Bijlage bij RV Procedurevoorstel Strategische raadsagenda.pdf

Strategische raadsagenda (59637) Procedurevoorstel dd 27-9-2022 op basis van de 4 werkgroepbijeenkomsten en het gesprek met de griffier van Utrechtse Heuvelrug; versie 1.0 Ambitie, context en achtergrond In het coalitieakkoord hebben de 3 formerende partijen afgesproken slechts op een beperkt aantal onderwerpen politiek bindende afspraken met elkaar te maken. Ook hebben ze afgesproken dat alle overige zaken buiten de coalitieafspraken vallen en dat wat hen betreft daarover in de raad dus met wisselende meerderheden kaders en prioriteiten gesteld kunnen worden. De coalitiepartijen doen in het coalitieakkoord de raad de suggestie om dit proces vorm te geven met een z.g. Strategische Raadsagenda. Inmiddels heeft de raad besloten tot het instellen van een raadswerkgroep strategische raadsagenda met als opdracht om een proces vorm te geven om zo mogelijk tot een strategische raadsagenda te komen. Achterliggende doelen zijn om de maatschappelijk meest belangrijke thema’s de meeste aandacht te geven en de keuzes hierover van een brede democratische legitimiteit te voorzien. Dit document, opgesteld door/namens de raadswerkgroep, doet een voorstel voor dat proces met de bedoeling de raad het als versie 1.0 te laten vaststellen.

We hechten er aan om aan te geven dat we onderstaand een procedure beschrijven: een gedetailleerde weergave van de stappen die tot een vastgestelde strategische raadsagenda moeten leiden. Deze procedure is een onderdeel van het proces om het doel van een strategische raadagenda te bereiken. De procedure geeft houvast in een proces dat we nog niet eerder hebben uitgevoerd. Het blijft echter belangrijk om bij de uitvoering telkens alert te blijven op het doel dat we met de strategische agenda willen bereiken. Dat kan betekenen dat we gaandeweg de procedure de precies gedefinieerde stappen willen aanpassen.

Definities: Strategische raadsagenda: Een door de raad opgestelde en vastgestelde lijst van geprioriteerde maatschappelijke opgaven waar de raad extra belang aan hecht en voorrang aan wil geven. Longlist: de inventarisatie van maatschappelijke opgaven waaruit met enkele tussenstappen (zie procedurevoorstel) de shortlist wordt samengesteld. Shortlist: de top 10 (of welk aantal ter plekke wordt besloten) van de geprioriteerde longlist die samen met de al dan niet geamendeerde appreciatie (zie definitie hieronder) en wat de raad er verder over vaststelt de actuele strategische raadsagenda vormt. Opgave: een door een fractie/raadslid of ambtelijk aangedragen item op de longlist, shortlist of strategische agenda. Een opgave is in basis vormvrij, maar het advies van de raadswerkgroep is om te streven naar enige uniformiteit in vorm en aan te sluiten bij het

format van de ambtelijk voorbereide opgaven minisymposium: een eenregelige beschrijving van de maatschappelijke opgave, gevolgd door een alinea toelichting (ca. 10 regels) en daaronder enkele (1 tot max. ca. 5) dilemma’s, geformuleerd in 1 zin. Hoe concreet of juist abstract de opgave wordt geformuleerd is aan de steller; het meest passende abstractieniveau zal naar verwachting in praktijk vanzelf boven komen drijven en ook kan desgewenst de ambtelijke voorzet als referentie dienen. Dilemma: een lastige vraag/afweging/keuze voor de politiek die bij een opgave komt kijken. Dilemma’s horen -in dit kader- dus altijd bij een opgave. Een opgave hoeft geen dilemma’s te hebben. Formulering van een dilemma is vormvrij. De werkgroep adviseert het kernachtig in 1 zin te verwoorden met een duidelijk te maken keuze/tegenstelling er in. Appreciatie: de inhoudelijke beoordeling van ca. de bovenste helft van de shortlist door de ambtelijke organisatie. De appreciatie is nodig t.b.v. de definitieve besluitvorming door de raad over haar strategische agenda. Uitgangspunten - De strategische raadsagenda wordt bepaald op basis van een raadsbesluit. De raad is daarbij aan zet. - Er wordt wel geprioriteerd/gestemd op de opgaven en niet gestemd op de dilemma’s - De thema’s/opgaven uit het mini-symposium gaan mee in de longlist. Vraag is of de dilemma’s volledig zijn.

Fracties kunnen extra dilemma’s aanleveren bij de ambtelijk geformuleerde dilemma’s. - Daarnaast kunnen fracties nieuwe opgaven met dilemma’s toevoegen. Zo wordt de longlist samengesteld. - Opgaven kunnen (gedeeltelijk) overlappend zijn. Het is aan de fracties of ze samen tot een herformulering (willen) komen. Hiervoor wordt in het proces ruimte gegeven. De fracties kunnen ervoor kiezen om (ook) de werkgroep als gremium hiervoor te gebruiken, maar dat hoeft niet.

Voorstel om te komen van een longlist naar een shortlist Opmerkingen vooraf: Elke opgave voor de long- en shortlist heeft een eigenaar of eigenaren nodig. Deze is/zijn verantwoordelijk voor het indienen, terugtrekken, combineren en verkleinen van de opgave. Ook de opgaven uit het mini-symposium hebben een eigenaar nodig. Voorstel is dat raadsleden zich kunnen aanmelden als eigenaar. De procedurestappen: Vooraf: 1. De voorbereiding: raadsleden melden zich als ‘eigenaar’ van al beschreven opgaven uit het mini-symposium en/of beschrijven nieuwe opgaven en dienen hun conceptlijst in. Hiervoor moet voldoende tijd beschikbaar zijn. Het ligt voor de hand deze stap in fractieverband te zetten en in elke fractie een beroep te doen op het ‘eigen’ lid van de werkgroep strategische raadsagenda bij het kiezen en formuleren. 2. De volledige lijst met opgaven wordt voor iedereen zichtbaar gemaakt door de griffie (raadsplein?). Met het oog op de vervolgstappen is het behulpzaam als vooraf duidelijk wordt hoe concreet of verkennend het onderwerp op de agenda wordt gezet. Hiervoor kan (niet moet) de Eisenhower Matrix worden gebruikt. Zie onderstaand het voorstel daarvoor. De eigenaar bepaalt overigens zelf de manier waarop het onderwerp op de agenda wordt gezet.

Bestaand beleid actualiseren Nieuw beleid formuleren

Urgent Meteen doen: prio 1 Actieprogramma Delegeren en laten doen: prio 2 Verkennen

Minder urgent Uitvoering plannen: prio 3 Doorontwikkelen Tot slot: prio 4

*Termen van classificaties waar nodig aanpassen in overleg met gehele werkgroep.

3. Een eerste opschoning van de longlist: Fracties kijken naar overlap en kunnen eigen voorstellen terugtrekken of combineren met anderen. Gecombineerde voorstellen hebben meerdere ‘eigenaren.’ Dit proces vindt informeel en tussendoor plaats, bijvoorbeeld op een fractie-avond (maandag) voorafgaand aan de raadsavond (uitwisseling, maar dan van de raad zelf) waarop de shortlist tot stand komt. Ook zou de raadswerkgroep hierbij kunnen faciliteren door een suggestie te doen voor combineren/samenvoegen. 4. De raadsleden dienen hun definitieve lijst in. In principe is vanaf deze stap tot het besluiten over de definitieve strategische raadsagenda geen ruimte voor nieuwe opgaven. Tezamen vormen de lijsten de concept longlist Tijdens de agenderende avond (uitwisseling dus geen formele raadsvergadering). 5. De eerste stemronde: Elk raadslid kan op 10 opgaven 1 stem uitbrengen

6. De concept longlist wordt getoond in volgorde (op grond van het aantal stemmen). De hoogst scorende opgaven (ca. 20; ter plekke exact te bepalen) blijven staan, de rest wordt van de lijst verwijderd. 7. Reflectie op de stand van zaken: zitten we nog op koers naar het doel van de procedure: elke fractie krijgt -indien nodig- 2 minuten spreektijd om voorstellen voor combineren te doen, of om eigen opgaven terug te trekken of juist te pitchen. Daarna 3 minuten voor vragen van andere fracties. 8. De tweede stemronde: Deze kan op dezelfde manier worden uitgevoerd als bij de eerste stemronde Als gekozen wordt om elk raadslid een aantal stemmen te laten uitbrengen dan wordt het aantal bepaald op basis van het aantal opgaven dat nog in de concept longlist staat. 9. De definitieve longlist wordt getoond in volgorde (op grond van het aantal stemmen/prioritering). Op grond hiervan valt een aantal opgaven af op basis van beperkt aantal stemmen. 10. De top van de lijst is de concept shortlist. n.b. Het aantal bekijken vanuit het doel van de exercitie. In principe de eerste 5 op de shortlist, maar ook goed om te kijken of er rondom de 5 opgaven ook een duidelijke scheiding ligt in het aantal gegeven punten. Het kan zinvol zijn om het aantal opgaven daarop aan te passen.

Daarnaast is er behoefte om op dat moment nog te reflecteren op de opgaven en volgorde: zitten er geen 'gekke/onverwachte' dingen in? 2 weken na agenderende avond: 11. De appreciatie: het college wordt gevraagd een indicatie te geven van de inzet die nodig is om de geprioriteerde opgaven op te pakken (groot/beperkt beslag op geld en capaciteit). Dit resulteer in een korte notitie: wat verstaan we onder de opgave, doorlooptijd, indicatie inzet capaciteit en middelen. Ook kan worden aangegeven of opgaven gecombineerd kunnen worden met al lopende opgaven dan wel op welke manier een opgave haalbaar(der) kan worden. Het is aan de raad om te bepalen of dit advies wordt overgenomen. De appreciatie dient in korte tijd tot stand te komen en kan daarom niet uitvoerig of uitputtend zijn. Gedacht moet worden aan een korter en veel minder uitgewerkt niveau dan bijvoorbeeld een CUP-formulier of een startnotitie. De appreciatie wordt als memo aan de griffie gestuurd. 12. De griffie legt de shortlist & de appreciatie vast in een raadsvoorstel dat in een reguliere raadscyclus ter vaststelling wordt aangeboden aan de raad. Het raadsvoorstel kan geamendeerd worden. De resulterende lijst is de definitieve shortlist. 13. Het presidium neemt de vastgestelde lijst op in de planning van raadsvergaderingen. Dit resulteert in een opdracht van de raad aan het college.

De opdracht wordt toegevoegd aan het College UitvoeringsProgramma (CUP).

Proces van uitvoeren en monitoren Het college gaat aan de slag met de vastgestelde strategische agenda en komt per opgave met een aanpak. Er is geen standaardproces voor deze aanpak. Het college kan bij concrete en urgente zaken direct aan de slag gaan terwijl andere opgaven vragen om een verkenning, een startnotitie of een plan van aanpak dat eerst met de raad besproken wordt. Per opgave geeft het college op de LTA (lange termijn agenda) aan wat er wanneer naar de raad komt in welke vorm (informatie, consultatie, besluitvorming enz.) Financiële kaders Alle financiële kaders, dus ook die voor de uitvoering van de strategische raadsagenda, zijn aan de raad. Doel is om steeds een integrale afweging te kunnen maken tussen alle zaken waar geld voor nodig of wenselijk is en over dat geheel ook afwegingen over lokale lasten. Om die reden zullen incidentele en structurele middelen die nodig zijn voor het ter hand nemen van de opgaven van de SRA meelopen in de reguliere P&C cyclus. Daarbij zal de kadernota in juli waarschijnlijk het meest bepalende moment zijn voor de politieke prioritering van middelen en waarbij wordt voorgesorteerd op besluiten over investeringen, ombuigingen, lasten en financieel risicoprofiel. Een apart budget voor de SRA kan worden ingesteld als de raad dat wenst en daartoe besluit/het college opdracht toe geeft

Proces van herijken strategische raadsagenda Dit onderdeel moet nog nader uitgewerkt worden met de raadswerkgroep. Het hoeft ook nu nog niet klaar te zijn voor besluitvorming; het gaat immers niet over de SRA die nu gemaakt wordt maar over de manier waarop deze actueel gehouden gaat worden. Model 1: jaarlijks opnieuw doorlopen van hetzelfde proces als de eerste keer, bij grote voorkeur voorafgaand aan het opstellen van de kadernota, dus ergens in Q1 Voordeel: duidelijkheid over proces en timing Nadeel: grote kans dat grote wijzigingen plaatsvinden in de SRA waardoor het niet meer goed hanteerbaar is voor de organisatie; de vraag wat te doen met afgevallen onderwerpen die in uitvoering of voorbereiding zijn…… Model 2: Jaarlijks maximaal 1 opgave toevoegen met een identieke of n.t.b. verkorte procedure. Model 3: SRA in principe vaststellen voor de hele raadsperiode; Alleen in uitzonderingsgevallen herprioriteren. Kan altijd want de raad gaat er zelf over, maar geen vooraf beschreven proces nodig.

Actualiseren/bijsturen in proces van formuleren longlist en sorteer De raadswerkgroep strategische raadsagenda blijft ook nadat de agenda is vastgesteld het proces monitoren en kan tussentijds voorstellen doen aan de raad om bij te sturen.

Bijlage 1: Ambtelijk format Opgaven met dilemma’s t.b.v. longlist De opgaven en dilemma’s van het minisymposium van februari 2022 maken onderdeel uit van de 1e versie van de longlist. Het format kan (niet moet) als voorbeeld dienen voor andere opgaven die raadsleden aandragen. Daarom hieronder het destijds geformuleerd doel, resultaat en bijbehorende beschrijving van het format

Doel: Leusden helpen de belangrijkste zaken de meeste aandacht te geven; energie en inzet van ambtelijk apparaat te richten. Resultaat: Zo scherp als mogelijk de toekomstige raadsleden ’22-26 spiegelen welke afwegingen zij waarschijnlijk in die periode moeten gaan maken. We hoeven niet zeker te weten dat het dilemma gaat optreden, we moeten het wel waarschijnlijk achten. Het format Vervolgens hebben we het format als volgt vastgelegd: • Opgave in 1 kreet/korte zin met ca 5 regels toelichting (1 alinea) • Ca. 3 (max 4-5) dilemma’s (1 vraag/korte zin) Als bulletlist eronder • Dilemma is een (lastige) vraag, bij voorkeur keuze tussen 2 opties (dichotoom), maar afhankelijk van context kan het antwoord ook gradueel zijn (bijv. “in welke mate willen we….”). • 1 alinea toelichting per dilemma indien nodig. • Criteria dilemma’s: Moeten periode 22-26 relevant zijn voor Leusdense politiek. Niet af te doen met: “doe maar meer onderzoek” of “we wachten de maatregelen van het rijk af”. In de voorbereiding was het erg lastig het “juiste” abstractieniveau te pakken, dat zien we nu ook terug in de raadswerkgroep. Hulpmiddelen hierbij kunnen zijn: - Kan het thema verder worden toegespitst met een doel en zonder dat het een oplossing wordt. Dit is mede afhankelijk van de mate waarin het onderwerp al behandeld is in de raad Bijvoorbeeld: het thema ‘wonen’ is uitgewerkt in een Woonvisie.

Dan kan het behulpzaam zijn om te bespreken of er accenten gelegd moeten worden binnen het thema, zoals het thema ‘betaalbaar wonen’ (mini-symposium). Als je hier nog verder op inzoomt, kom je al snel bij oplossingen of instrumenten terecht. Een onderwerp als digitalisering is al veel minder bepaald door de raad en dan kan het goed zijn om niet verder in te zoomen op het thema. - Omgekeerd kun je je bij een onderwerp met een relatief laag abstractieniveau afvragen waarom je dit thema wilt benoemen en zo het doel formuleren. Dan is het de vraag of het thema dat daar uit voortkomt dilemma’s oproept en mogelijk ook meer oplossingsrichtingen. Bijvoorbeeld: meer bankjes in de openbare ruimte. Een behoorlijk concreet onderwerp. Dilemma daarbij kan zijn: gaan we bankjes voor ouderen realiseren ook als de omgeving tegen is vanwege het risico op hangjongeren? Vraag die je ook kunt stellen is: waarom wil je die bankjes in de openbare ruimte. Antwoord kan zijn: we willen ontmoeting stimuleren om eenzaamheid tegen te gaan. Het tegengaan van eenzaamheid (of stimuleren van sociale cohesie). Dit thema biedt

meer oplossingsrichtingen dan alleen de bankjes, maar heeft ook weer andere dilemma’s.