Bijlage actualisatie agendacommissie - Was - wordt art 3 agendacommissie.pdf

Was (in rood) – Wordt (in groen) m.b.t. artikel 3 Agendacommissie nr 3.1.

Was

nr

wordt

Algemeen doel Agendacommissie Er is een overleg dat belast is met de 1.1 De gemeenteraad benoemt een agenda’s van de raad en met de agendacommissie die zorgdraagt voor de huishoudelijke gang van zaken agenda’s van de raad

toelichting De huishoudelijke gang van zaken rondom de raad is aan het fractievoorzittersoverleg.

Samenstelling 3.2.

Het agendaoverleg wordt gevormd door:

3.2.a.

Een voorzitter (raadslid) en maximaal één raadslid per fractie

1.2.

De agendacommissie bestaat uit maximaal twee leden van verschillende oppositiefracties en maximaal twee leden van verschillende coalitiefracties, met elk één stem

3.2.b. Een lid kan zich laten vervangen door een vaste vervanger

Is geen mogelijkheid

3.2.c

Een lid wordt benoemd door de raad op voordracht van de fractie

Is niet geregeld

3.2.d

De raad wijst een voorzitter aan op voordracht van de agendacommissie

1.3.

De agendacommissie wijst uit haar midden een voorzitter aan

3.2.e

Elk lid van het agendaoverleg heeft één stem in de agendacommissie

(1.2)

Is geregeld in artikel 1.2. zie hierboven

3.2.f

De agendacommissie beslist bij meerderheid van stemmen De voorzitter van de raad is adviseur van de agendacommissie; hij kan zich in

(4.3.)

Is geregeld in artikel 4.3. zie hieronder

1.4.

De voorzitter van de raad en de griffier nemen deel aan de vergaderingen als adviseur van de

3.2.g.

Bijlage bij RV Actualisatie regels en samenstelling Agendacommissie 12-12-2024

In de oude regeling was de agendacommissie te groot (8 fracties) en te politiek. -> Een kleinere agendacommissie, benoemd op basis van vaardigheid, met wel de eventueel verschillende perspectieven van coalitie en oppositie. Het gaat om vaardigheid en continuïteit bij de leden agendacommissie -> niet vervangen bij incidentele afwezigheid. Bij structurele afwezigheid nieuwe benoeming door de raad Als de raad benoemt kunnen alle raadsleden zich kandidaat stellen. Desgewenst kan het FvO proberen vooraf consensus te krijgen Dit voorzitterschap heeft geen belangrijke externe / openbare functie en is vooral interntechnisch De bedoeling is consensus (zie art. 4.3.) maar als het op stemmen aankomt is het een aangelegenheid van de raad -> adviseurs geen stem

Van belang is de inbreng van het perspectief en de informatie over raadsvoorstellen en 1

Was (in rood) – Wordt (in groen) m.b.t. artikel 3 Agendacommissie vergaderingen van de agendacommissie laten vervangen door een wethouder 3.2.h 3.2.i

De griffier is secretaris van de agendacommissie De voorzitter van de agendacommissie kan anderen verzoeken de vergaderingen geheel of gedeeltelijk bij te wonen

(1.4.)

agendacommissie. De voorzitter kan zich laten vervangen door een wethouder. De griffier is secretaris van de agendacommissie Is geregeld in artikel 1.4. zie hierboven

agendaverzoeken vanuit het college

Is niet geregeld

De agendacommissie gaat over zijn eigen werkwijze; dit te regelen in een Verordening is niet nodig

Taken en bevoegdheden 3.3. 3.3.a.

De agendacommissie heeft in ieder geval de volgende taken Voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en het beslissen of voorstellen daarop als hamerstuk of als debatonderwerp worden geplaatst

(Zie art. 3.4. )

3.3.b. Vaststellen van vergaderingen als bedoeld in artikel 17 tweede lid van de wet

3.3.c.

Voorbereiden en vaststellen van

Niet geregeld

2.1.

De agendacommissie draagt zorg voor de

Bijlage bij RV Actualisatie regels en samenstelling Agendacommissie 12-12-2024

De agendacommissie heeft geen bijzondere taak meer mbt agenda raadsvergadering: - Bij aanvang cyclus kan de agendacommissie een raadsvoorstel als hamerstuk aanwijzen -> zie art. 3.4. - Voor het overige wijst de oordeelsvormende bijeenkomst aan of raadsvoorstellen als hamerstuk of bespreekstuk worden geagendeerd. - Formeel verstuurt de voorzitter van de raad de oproep met agenda voor de raadsvergadering - de raad zelf stelt bij aanvang van de vergadering de agenda definitief vast. Art.17.2 Gemeentewet luidt: voorts vergadert de raad indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien tenminste een vijfde van het aantal leden waaruit de raad bestaat schriftelijk, met opgave van redenen, daarom verzoekt. De uitvoering van deze wettelijke regeling ligt bij de voorzitter van de raad (en de griffier) Aanpassing ivm vervallen informatieavond en 2

Was (in rood) – Wordt (in groen) m.b.t. artikel 3 Agendacommissie informatiemarkt en -ronde en uitwisseling 3.3.d. Toezien op de afhandeling van toezeggingen en moties en de lange termijn agenda

3.3.e.

3.3.f

Het bespreken van de huishoudelijke gang van zaken en de overige punten die het functioneren van de raad betreffen en het voorbereiden en aan de raad zenden van voorstellen op deze gebieden Vaststellen en uitgeven van een vergaderschema met daarop vergadercycli en de uiterste aanleverdata

agendering van de BOB avonden en de uitwisseling. Belangrijkste taak raadsvergaderingen, inclusief de duur en de wijze agendacommissie is om de behandelwijze per van behandeling van een onderwerp. onderwerp te bepalen Niet geregeld Afhandeling van toezeggingen en moties is geen taak meer voor de agendacommissie, maar politiek voor de fracties in de raadsvergadering. Ambtelijk houdt de griffie de lijst bij op basis van de feiten en de input van of namens het college. Dit is een taak voor het overleg van fractievoorzitters

2.2.

De agendacommissie draagt tevens zorg voor de planning van de overige activiteiten van de raad, zoals werkbezoeken en scholingsbijeenkomsten

2.3.

De agendacommissie bewaakt de procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid

Bijlage bij RV Actualisatie regels en samenstelling Agendacommissie 12-12-2024

Dit is een taak voor het overleg van fractievoorzitters. Kan uiteraard wel worden voorbereid en/of van advies worden voorzien door agendacommissie Naast de BOB avonden houdt de agendacommissie ook nut, noodzaak, effectiviteit en efficiency van de raadskalender in de gaten t.b.v. de belastbaarheid van de raad Kwaliteit = leesbaarheid, begrijpelijkheid en consistentie van de tekst; tijdigheid = minimaal 1 dag voor vergadering agendacommissie, en voor de raad minimaal één weekend, bij voorkeur twee weekends voorafgaand aan de 1e BOB avond volledigheid = inclusief alle bijlagen

3

Was (in rood) – Wordt (in groen) m.b.t. artikel 3 Agendacommissie Werkwijze inhoudelijk 3.1. Raadsvoorstellen worden, zodra ontvangen, in de Het college stuurt de raadsvoorstellen meteen agendavoorraad van de raadsvergadering van de na collegebesluit via de griffie naar de raad. eerstvolgende vergadercyclus geplaatst De fracties en de agendacommissie kunnen dan meteen beginnen met de voorbereiding / beeldvorming, en niet pas nadat de agendacommissie de BOB avonden heeft vastgesteld. 3.2. Raadsvoorstellen worden, voorafgaand aan die Een vaste regel, beproefd in de experimentele raadsvergadering, eerst in een fase oordeelsvormende bijeenkomst op een BOB avond geagendeerd. Het raadsvoorstel wordt ambtelijk toegelicht op de informatiemarkt van de betreffende BOB avond 3.3. In de oordeelsvormende bijeenkomst wordt Een vaste regel, beproefd in de experimentele geconcludeerd of het raadsvoorstel in de fase raadsvergadering geagendeerd kan worden, en zo ja als bespreekstuk of als hamerstuk 3.4. De agendacommissie kan beslissen dat Een vaste regel, beproefd in de experimentele raadsvoorstellen als hamerstuk rechtstreeks op fase. De fracties kunnen hier op reageren: de agenda van de raadsvergadering worden - met een verzoek om mondelinge toelichting geplaatst, zonder voorafgaande behandeling in door de behandelend ambtenaar een oordeelsvormende BOB bijeenkomst.

In - met een agenda-verzoek voor alsnog een deze gevallen kan verzocht worden het beeldvormende en/of oordeelsvormende raadsvoorstel tijdens de informatiemarkt van de bijeenkomst in een BOB avond 1e BOB avond in de betreffende cyclus ambtelijk - met een agenda-voorstel in de te laten toelichten raadsvergadering het raadsvoorstel niet als hamerstuk maar als bespreekstuk te agenderen. 3.5. De agendacommissie kan beslissen dat een Een vaste regel, beproefd in de experimentele raadsvoorstel eerst in een beeldvormende fase bijeenkomst op een BOB avond wordt besproken. Indien mogelijk in een eerdere vergadercyclus. Dan wel in de 1e BOB avond van Bijlage bij RV Actualisatie regels en samenstelling Agendacommissie 12-12-2024

4

Was (in rood) – Wordt (in groen) m.b.t. artikel 3 Agendacommissie

3.6.

3.7.

3.8.

de vergadercyclus ten behoeve van agendering van de oordeelsvormende bijeenkomst in de 2e BOB avond van de cyclus Raadsleden, fractievertegenwoordigers en collegeleden kunnen een agenda-verzoek indienen bij de agendacommissie, dit verzoek wordt schriftelijk toegelicht en beargumenteerd Oordeelsvormende bijeenkomsten zijn openbaar; raadsvoorstellen waar geheimhouding is opgelegd worden in beeldvormende en/of oordeelsvormende bijeenkomsten besproken achter gesloten deuren; hst VII artikel 37 t/m 40 van de Verordening Raadswerk 2023 is van toepassing

Beeldvormende bijeenkomsten zijn openbaar, tenzij: a) Schriftelijke of mondelinge informatie waar geheimhouding is opgelegd wordt besproken achter gesloten deuren; hst VII artikel 37 t/m 40 van de Verordening Raadswerk 2023 is van toepassing b) De agendacommissie kan beslissen dat een beeldvormende bijeenkomst intern is. Interne bijeenkomsten zijn informeel en worden niet uitgezonden en opgenomen.

Bijlage bij RV Actualisatie regels en samenstelling Agendacommissie 12-12-2024

Een vaste regel, beproefd in de experimentele fase. Het agenda-verzoek is een raadsinstrument dat (later) in de verordening vastgelegd zal worden Openbaarheid in het raadswerk is van groot belang en de standaard, tenzij. Bij oplegging geheimhouding worden wettelijke regels toegepast. Deze bijeenkomsten worden niet opgenomen en uitgezonden, en zijn alleen toegankelijk voor raadsleden en fractievertegenwoordigers die de eed hebben afgelegd, en zich aan de geheimhoudingsplicht moeten en willen houden. Schending van de geheimhoudingsplicht is strafbaar Openbaarheid in het raadswerk is van groot belang en de standaard, tenzij. a) Zie toelichting hierboven b) Een beeldvormende bijeenkomst kan intern zijn als de uit te wisselen informatie (feiten, interpretaties, plannen, voornemens, meningen) nog niet rijp is voor actieve openbaarheid, bijvoorbeeld omdat het nog aan verandering onderhevig is en/of omdat daar op (korte) termijn een ander communicatie-, participatie-, besluitvormingstraject voor komt dat wel actief openbaar is. Een interne bijeenkomst is niet voor iedereen toegankelijk en de deelnemers 5

Was (in rood) – Wordt (in groen) m.b.t. artikel 3 Agendacommissie

3.9.

4

Na de gemeenteraadsverkiezingen nemen leden en voorzitter van de bestaande agendacommissie, voor zover zij in de nieuwe raad zijn gekozen, de taken waar, tot een nieuwe agendacommissie door de raad is benoemd. Wanneer geen der leden, noch de commissievoorzitter in de nieuwe raad is gekozen, nemen de nieuwe fractievoorzitters de taken voor de genoemde periode waar

5 5.a.

De agendacommissie vergadert Bij de start van de nieuwe cyclus en zo dikwijls als zijn voorzitter het nodig oordeelt

De agendacommissie laat elke bijeenkomst vergezeld gaan van een oplegnotitie waarin tenminste aanleiding, doel en vorm van de bijeenkomst worden aangegeven Werkwijze procedureel Niet geregeld

4.1.

De agendacommissie vergadert minstens een week voor aanvang van een vergadercyclus, en voorts zo vaak als zij dat nodig vindt ten behoeve van tussentijdse bijstelling van de agenda’s

4.2.

Het programma van de vergadercyclus wordt zo spoedig mogelijk na de vaststelling door de agendacommissie doch minstens een weekend voor aanvang van de eerste BOB avond aan de

Bijlage bij RV Actualisatie regels en samenstelling Agendacommissie 12-12-2024

verplichten zich om “prudent” met de informatie om te gaan. Dit zijn geen wettelijk afdwingbare maar onderlinge afspraken. Een vaste regel, beproefd in de experimentele fase: hiermee worden de verwachtingen van alle vergaderdeelnemers gelijkgesteld

Overbodig om dit in een Verordening zo gedetailleerd te regelen. Benoeming van een nieuwe agendacommissie kan z.s.m. in een raadsvergadering na de verkiezingen plaatsvinden. Het ligt voor de hand dat direct na de verkiezingen het FvO bestaande uit de (op)nieuw gekozen fractievoorzitters de (lopende) zaken regelen, waaronder de agendering.

De BOB avonden zijn in deze raadsperiode op de donderdagavond gepland, de agendacommissie op de dinsdagmiddag. Verplaatsing van de agendacommissie naar de donderdag is gewenst in verband met een tijdige beschikbaarheid van de raadsvoorstellen en agendaverzoeken die nog uit de collegevergadering van dinsdag komen. De fractievergaderingen zijn in deze raadsperiode aan het begin van de week, veelal op maandagavond. Dan is minimaal het weekend nodig om de stukken voor te bereiden 6

Was (in rood) – Wordt (in groen) m.b.t. artikel 3 Agendacommissie

4.3.

5.b. 5.c.

6 6.a.

6.b.

Eveneens wanneer tenminste twee leden daarom verzoeken Vergaderingen van de commissie zijn 4.4. openbaar, tenzij de commissie beslist over een agendapunt waarover hoofdstuk Va van de wet van toepassing is

De voorzitter van de agendacommissie: Roept de leden via het raadsinformatiesysteem op, de oproep wordt tenminste vier dagen voor de aanvang van de vergadering aan de leden digitaal beschikbaar gesteld en bestaat uit een agenda plus bijlagen Kan in spoedeisende gevallen afwijken van het in lid 5a gestelde 4.5.

fracties bekend gemaakt en in het elektronisch raadsinformatiesysteem gepubliceerd op de website van de gemeenteraad De agendacommissie streeft naar consensus; bij het ontbreken daarvan wordt besloten op basis van de meerderheid van stemmen van de leden; bij het staken van stemmen beslist de voorzitter van de agendacommissie

(en zoveel eerder als de stukken in de agendavoorraad zijn geplaatst, zie art. 3.1.

De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar. De agenda, vergaderstukken en de besluitenlijst van de agendacommissie zijn intern beschikbaar voor raadsleden, fractievertegenwoordigers, collegeleden en behandelend ambtenaren

In de praktijk betekent dit dat de stukken voor de agendacommissie in GO achter een slotje worden gezet.

Niet geregeld

De agendacommissie regelt zijn eigen werkwijze: In de praktijk spreekt de agendacommissie met de griffie af hoe en wanneer de vergaderingen van de agendacommissie voorbereid worden.

De griffier bereidt de vergaderingen van de agendacommissie voor, en draagt zorg voor een besluitenlijst en de uitvoering van de besluiten.

Bijlage bij RV Actualisatie regels en samenstelling Agendacommissie 12-12-2024

7