Bijlage 7 - Addendum.pdf

ADDENDUM aan:

Aan de colleges van RUD Utrecht en Omgevingsdienst regio Utrecht

van:

Stuurgroep Eén OD in Utrecht

onderwerp:

Nadere afspraken/verduidelijking uit de gezamenlijk AB-vergadering RUD Utrecht en ODRU d.d. 17 oktober 2024

t.b.v.:

Besluitvorming in colleges en zienswijze in raden/staten

Toelichting De algemeen besturen van de RUD Utrecht en de ODRU hebben op 17 oktober 2024 ingestemd met de start van fase 2 in het traject ‘Naar één omgevingsdienst in Utrecht’. Zij hebben de ontwerp gemeenschappelijke regeling, het richtingsplan en de routekaart fase 2 vastgesteld als basis voor de inrichting van de Omgevingsdienst Utrecht en vastgesteld dat op basis van de rudimentaire begroting de Omgevingsdienst Utrecht betaalbaar is. In de vergadering hebben zij op zeven punten toezeggingen gedaan en afspraken gemaakt om het collegevoorstel te verduidelijken voor besluitvorming in colleges en de zienswijze in raden en staten. In dit addendum zijn deze punten opgenomen. Zij zijn onderdeel van het voorstel dat aan de colleges wordt verstuurd.

Aanvullende afspraken A. Richtingsplan, uitgangspunt 2: deelnemers kunnen de omvang van hun opdracht tot 5% in 2026 verminderen. In fase 2 wordt een regeling uitgewerkt voor de vraag onder welke voorwaarden gegarandeerd werk verminderd kan worden en deze regeling wordt gelijktijdig met de financieringssystematiek aangeboden aan de deelnemers. Er bestaat een inspanningsverplichting voor de nieuwe omgevingsdienst om de verminderingen kleiner dan 5%, eenmalig in 2026, op te lossen zonder frictiekosten. Deze keuze betekent dat er geen taakstelling op de overhead meer kan komen. Het college kan de kosten in de hand houden via drie sporen: naast de efficiency van de nieuwe dienst, gaat het nadrukkelijk ook om de individuele keuzes die een deelnemer in zijn rol van opdrachtgever maakt ten aanzien van de op te dragen taken en de gezamenlijke keuzes die de deelnemers in hun rol van opdrachtgever maken ten aanzien van de op te dragen taken. B. Richtingsplan, uitgangspunten: bestuurders hebben nog eens expliciet afgesproken dat aan de gekozen uitgangspunten in het richtingsplan in fase 2 wel nadere aanscherping en betekenis kan worden gegeven, maar dat deze niet opnieuw ter discussie kunnen worden gesteld. C.

Ontwerp Gemeenschappelijke regeling, artikel 28: ten aanzien van de verdeelsleutel van de algemene kosten tussen de deelnemers wordt verduidelijkt dat: • De verdeelsleutel in fase 2 zo wordt ontworpen dat er uiteindelijk een eerlijke verdeling komt die in beginsel aansluit bij de huidige verdeling van de kosten; • De verdeelsleutel wordt geregeld in de Bijdrageverordening, die de eerste keer aan de deelnemers (raden/staten) wordt voorgelegd voor zienswijze. Als deze de jaren daarna zou moeten worden aangepast en er geen consensus over is in het algemeen bestuur van de nieuwe dienst, dan zal het wijzigingsvoorstel worden voorgelegd voor zienswijze. Deze afspraak wordt opgenomen in de Bijdrageverordening. D. Routekaart fase 2, paragraaf 4.2: de financiering van fase 2 heeft een toereikende dekking, die alleen wel een groot beslag legt op de bestaande organisaties. Dit komt doordat de ruimte voor vervangende externe inhuur beperkt is en doordat het bestaande weerstandsvermogen moet worden aangesproken dan wel de deelnemers een projectfactuur ontvangen. Om dit beslag te verminderen is het Ministerie van I en W met een positieve grondhouding aan het onderzoeken of het mogelijk is meer middelen ter

Addendum

24 oktober 2024

beschikking te stellen dan de huidige toegezegde middelen van 1 miljoen euro. Voorwaarden voor de middelen zijn bestuurlijke toezegging tot fusie en het bereiken van robuustheid in het traject vóór 1 april 2026, volgens de vastgestelde KPI's en randvoorwaarden voor robuustheid. E. Routekaart fase 2, hoofdstuk 5: het programmateam maakt in fase 2 een SWOT-analyse (Engelse afkorting voor sterktes, zwaktes, kansen, bedreigingen) en een risicoanalyse die vijf jaar vooruitkijkt. F. Routekaart fase 2, thema 5: in fase 2 wordt indicatief in beeld gebracht hoe de kostenontwikkeling voor deelnemers verloopt bij de nieuwe dienst ten opzichte van hoe de kostenontwikkeling zou zijn verlopen bij twee aparte diensten. G. Routekaart fase 2: in de uitvoering van fase 2 wordt extra aandacht besteed aan een gedegen (maar ambitieuze) planning, rolhelderheid en taakverdeling, zowel intern als extern. Voor de zekerheid worden er extra gezamenlijke AB's gepland om voldoende aandacht te kunnen geven aan belangrijke producten. Indien nodig worden deze geannuleerd.

Addendum

24 oktober 2024