Bijlage 5a - Routekaart fase 2 versie 3.0.pdf
Tekst van het document
Routekaart fase 2 Omgevingsdienst Utrecht Onderdeel van traject ‘Naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht’
Versie 3.0 17 oktober 2024 Status: Definitief (ongewijzigd vastgesteld in gezamenlijk AB 17 oktober 2024)
Inhoudsopgave 1.
2.
3.
4.
Inleiding.............................................................................................................................................. 4 1.1 Wat voorafging ...................................................................................................................... 4 1.2
Doel en resultaat fase 2 ‘inrichten’ ......................................................................................... 4
1.3
Opdrachtgever en opdrachtnemer ......................................................................................... 5
1.4
Leeswijzer ............................................................................................................................. 5
Opzet en uitvoering ........................................................................................................................... 6 2.1 Thema’s ................................................................................................................................ 6 2.2
Aanpak en resultaat .............................................................................................................. 6
2.3
Mijlpalen ................................................................................................................................ 7
Programmaorganisatie en betrokkenen ....................................................................................... 10 3.1 Bouwen doen we samen! .................................................................................................... 10 3.2
Programmaorganisatie ........................................................................................................ 10
3.3
Medezeggenschapsorganen ............................................................................................... 12
3.4
Organisaties van de ODRU en RUD Utrecht ....................................................................... 12
Begroting fase 2 en financiële dekking ........................................................................................ 13 4.1 Begroting routekaart fase 2 ................................................................................................. 13 4.2
5.
Financiële dekking ............................................................................................................... 16
Risicoparagraaf ............................................................................................................................... 18 5.1 Algemene risico’s ................................................................................................................ 18 5.2
Risico’s fase 2 ..................................................................................................................... 20
BIJLAGE 1: THEMA’S............................................................................................................................. 22 1.
Inleiding............................................................................................................................................ 23
2.
Thema 1: Core business ................................................................................................................. 24 2.1 Doel ..................................................................................................................................... 24
3.
4.
2.2
Projectteam ......................................................................................................................... 24
2.3
Vereisten ............................................................................................................................. 24
2.4
Resultaten per 1 januari 2026.............................................................................................. 24
2.5
Overige resultaten ............................................................................................................... 25
Thema 2: Organisatie ...................................................................................................................... 26 3.1 Doel ..................................................................................................................................... 26 3.2
Projectteam ......................................................................................................................... 26
3.3
Resultaten per 1 januari 2026.............................................................................................. 26
3.4
Overige resultaten ............................................................................................................... 27
Thema 3: Personeel ........................................................................................................................ 28 4.1 Doel ..................................................................................................................................... 28
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 2 van 46
5.
6.
7.
8.
9.
4.2
Projectteam ......................................................................................................................... 28
4.3
Vereisten ............................................................................................................................. 28
4.4
Resultaten per 1 januari 2026.............................................................................................. 28
4.5
Overige resultaten ............................................................................................................... 30
Thema 4: Communicatie ................................................................................................................. 32 5.1 Doel ..................................................................................................................................... 32 5.2
Projectteam ......................................................................................................................... 32
5.3
Resultaten per 1 januari 2026.............................................................................................. 32
5.4
Overige resultaten ............................................................................................................... 33
Thema 5: Financieel ........................................................................................................................ 34 6.1 Doel ..................................................................................................................................... 34 6.2
Projectteam ......................................................................................................................... 34
6.3
Vereisten ............................................................................................................................. 34
6.4
Resultaten per 1 januari 2026.............................................................................................. 34
6.5
Overige resultaten ............................................................................................................... 36
Thema 6: Informatievoorziening .................................................................................................... 37 7.1 Doel ..................................................................................................................................... 37 7.2
Projectteam ......................................................................................................................... 37
7.3
Vereisten ............................................................................................................................. 37
7.4
Resultaten per 1 januari 2026.............................................................................................. 37
7.5
Overige resultaten ............................................................................................................... 38
Thema 7: Huisvesting en facilitair ................................................................................................. 40 8.1 Doel ..................................................................................................................................... 40 8.2
Projectteam ......................................................................................................................... 40
8.3
Vereisten ............................................................................................................................. 40
8.4
Resultaten per 1 januari 2026.............................................................................................. 40
8.5
Overige resultaten ............................................................................................................... 40
Thema 8: Inkoop .............................................................................................................................. 41 9.1 Doel ..................................................................................................................................... 41 9.2
Projectteam ......................................................................................................................... 41
9.3
Resultaten per 1 januari 2026.............................................................................................. 41
9.4
Overige resultaten ............................................................................................................... 42
10. Thema 9: Juridisch ......................................................................................................................... 43 10.1 Doel ..................................................................................................................................... 43 10.2
Projectteam ......................................................................................................................... 43
10.3
Resultaten per 1 januari 2026.............................................................................................. 43
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 3 van 46
BIJLAGE 2: PLANNING .......................................................................................................................... 45
1.
Inleiding
Deze inleiding begint met het standaard-onderdeel ‘Wat voorafging’, waarmee alle vier de documenten openen.
1.1
Wat voorafging
In Nederland zijn er momenteel 28 omgevingsdiensten. Het werkveld van omgevingsdiensten ontwikkelt zich in hoog tempo en het aantal taken neemt toe in complexiteit en in omvang. De verwachting is dat deze ontwikkelingen doorzetten. Een bijkomende factor is de krapte op de arbeidsmarkt voor medewerkers met kennis op de specialistische werkzaamheden van de omgevingsdiensten. Ook de twee omgevingsdiensten in Utrecht hebben met deze ontwikkelingen te maken. De afgelopen jaren weten medewerkers van de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) en de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Utrecht elkaar steeds beter te vinden om samen te werken op veel terreinen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de voorbereiding op de Omgevingswet, de aanpak van PFASverontreiniging in de bodem en energiecontroles bij bedrijven. In deze gezamenlijke projecten werd en wordt duidelijk dat de ODRU en de RUD Utrecht samen meer kunnen bereiken voor inwoners, bedrijven en voor een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving. De beide omgevingsdiensten in de provincie Utrecht, de ODRU en de RUD Utrecht, onderschrijven het belang van efficiënte en effectieve samenwerking en een grotere omvang om de kwaliteit van de taakuitvoering te verhogen en te borgen.
Op 7 december 2023 hebben de gezamenlijke algemeen besturen van de ODRU en RUD Utrecht besloten om te starten met het traject om één robuuste omgevingsdienst voor de hele provincie Utrecht op te richten. Het doel hiervan is om een omgevingsdienst te creëren die beter in staat is om de door de deelnemers (provincie en gemeenten) gevraagde producten en diensten te leveren en een rol te spelen bij toekomstige opgaven. Beide besturen stemden in met de ‘Routekaart naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht’, bestaande uit drie fasen: richten, inrichten en verrichten. Zij gaven opdracht om de eerste fase ‘richten’ uit te voeren. Een belangrijke voorwaarde die de besturen hierbij mee hebben gegeven, is: bouw samen aan de omgevingsdienst van de toekomst vanuit een blanco situatie, zonder bezuinigingsdoelstelling. Bouw een dienst voor iedereen waarbij alle partijen gelijkwaardig zijn en kwaliteit voorop staat. In fase 1 worden de volgende producten opgeleverd: 1. Het richtingsplan: missie, visie en de essentiële bestuurlijke uitgangspunten als basis voor de volgende drie producten 2. De gemeenschappelijke regeling: de juridische basis voor een nieuwe Omgevingsdienst Utrecht 3. Een rudimentaire begroting: een analyse van de uiteindelijke betaalbaarheid van de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht 4.
De route kaart fase 2 waarin zijn opgenomen: de programmaorganisatie, de belangrijkste producten, de planning voor fase 2 inrichten, de programmabegroting voor fase 2 en een risicoanalyse
1.2
Doel en resultaat fase 2 ‘inrichten’
In fase 2 ‘inrichten’ wordt de Omgevingsdienst Utrecht ingericht, zodat deze per 1 januari 2026 van start kan gaan. Tijdens deze fase maken we keuzes over hoe de primaire processen en bedrijfsvoering
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 4 van 46
worden ingericht en over wat de Omgevingsdienst Utrecht zelf gaat uitvoeren of eventueel gaat uitbesteden. Dit gebeurt op basis van de inhoudelijke uitgangspunten die in fase 1 zijn geformuleerd in het richtingsplan. Het primaire resultaat van fase 2 is een Omgevingsdienst Utrecht die vanaf 1 januari 2026 functioneert. Het secundaire resultaat is een volledig volgens de keuzes uit het richtingsplan ingerichte Omgevingsdienst Utrecht. De verwachting is dat de inrichting twee jaar na de formele fusie volledig is afgerond.
1.3
Opdrachtgever en opdrachtnemer
De stuurgroep is opdrachtgever voor het programma “Naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht”. Voor fase 2 zal een nieuw mandaat worden afgegeven voor een stuurgroep. De programmamanager(s) is de ambtelijk opdrachtnemer voor alle projecten die worden uitgevoerd in het traject op weg naar één omgevingsdienst in de provincie Utrecht. Dit geldt ook voor de uitvoering van deze routekaart.
1.4
Leeswijzer
De routekaart voor fase 2 bestaat uit twee delen: het deel dat de route beschrijft en de bijlagen waarin per thema op hoofdlijnen wordt toegelicht wat er in fase 2 gerealiseerd wordt. Deel één bestaat uit de hoofdstukken 2 tot en met 5. In hoofdstuk 2 staan de aanpak, resultaten en mijlpalen van fase 2 ‘inrichten’. Hoofdstuk 3 gaat in op de programmaorganisatie en de betrokkenen. De begroting voor fase 2 en de financiële dekking komen in hoofdstuk 4 aan de orde. Hoofdstuk 5 gaat in op de risico's voor de nieuwe omgevingsdienst en voor de uitvoering van fase 2. Het tweede deel van de routekaart bestaat uit de bijlagen, met daarin per thema het doel, de samenstelling van het projectteam, de resultaten per thema en de afhankelijkheden van de resultaten. De uitgangspunten hiervoor staan beschreven in het richtingsplan.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 5 van 46
2.
Opzet en uitvoering
2.1
Thema’s
De inrichting van de Omgevingsdienst Utrecht gebeurt aan de hand van negen thema’s. Per thema is in deze routekaart voor fase 2 weergegeven welke resultaten nodig zijn voor de inrichting van de Omgevingsdienst Utrecht. De inhoudelijke uitgangspunten voor de inrichting staan in het richtingsplan. Bijvoorbeeld: in het richtingsplan is aangegeven waaraan de financieringssystematiek voor de Omgevingsdienst Utrecht moet voldoen. In de routekaart voor fase 2 staat dan dát er een keuze gemaakt wordt voor een bepaalde financieringssystematiek en wat hiervoor nodig is om hiermee te kunnen starten. De thema’s zijn: -
Core business
-
Organisatie
-
Personeel
-
Communicatie
-
Financieel
-
Informatievoorziening
-
Huisvesting en facilitair
-
Inkoop
-
Juridisch
2.2
Aanpak en resultaat
Fase 2 ‘inrichten’ start met het principebesluit tot de oprichting van Omgevingsdienst Utrecht door de algemeen besturen van de ODRU en RUD Utrecht op 17 oktober 2024 en loopt door totdat de Omgevingsdienst Utrecht conform de uitgangspunten uit het richtingsplan is ingericht. Dit zal naar verwachting in december 2027 zijn. Per 1 januari 2026 start de nieuwe omgevingsdienst. Vanaf die datum moet zij minimaal in staat zijn om: •
heldere afspraken met de opdrachtgevers te maken over te verrichten werkzaamheden, deze te verrekenen met een eenduidige financieringssystematiek en hierover te rapporteren;
•
eenduidig en juridisch correct met inwoners en bedrijven binnen de provincie Utrecht te communiceren;
•
medewerkers van de nieuwe omgevingsdienst rust en duidelijkheid te geven over hun (financiële en organisatorische) positie en zich thuis te laten voelen;
•
een heldere organisatiestructuur te hebben met bijbehorende rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
•
medewerkers met voldoende hulpmiddelen te faciliteren, zodat zij hun taken kunnen uitvoeren;
•
dienstverlening door leveranciers te borgen.
In deze routekaart voor fase 2 staat voor ieder thema uitgewerkt welke resultaten voor 1 januari 2026 bereikt moeten zijn en welke zaken later opgeleverd mogen worden.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 6 van 46
2.3
Mijlpalen
Elk thema in fase 2 heeft een eigen planning. Er zijn echter belangrijke beslismomenten voor de stuurgroep c.q. de algemeen besturen van de huidige omgevingsdiensten, alsmede voor de colleges en/of raden/Staten van de deelnemers. De stuurgroep besluit na bespreking met of consultatie van het dagelijks bestuur van de huidige omgevingsdiensten. Verder moeten de Bijzondere ondernemingsraad (BOR) en het Bijzonder lokaal overleg (BLO) op een aantal, met name personele, onderwerpen advies geven dan wel instemming verlenen. Deze kritische mijlpalen, voor zover nu bekend, zijn hieronder opgesomd: Vóór de start van fase 2, uiterlijk oktober 2024 is de definitieve naam van Omgevingsdienst Utrecht vastgesteld; -
Uiterlijk 1 maart 2025 neemt de stuurgroep na advies van de BOR en/of overeenstemming met het BLO besluiten over: o
Hoofdlijn organisatiestructuur en sturingsmodel/-filosofie
o
CAO en functiewaarderingssystematiek
o
Functieboek sleutelfuncties, zoals directeur(en), management en controller.
-
Uiterlijk 3 maart 2025 geven de colleges hun zienswijze op de ontwerp-GR (einde eerste ronde)
-
Uiterlijk 18 april 2025 neemt het gezamenlijk algemeen bestuur na advies van de BOR besluiten over de financieringssystematiek.
-
Uiterlijk 1 mei 2025 benoemt de stuurgroep de kwartiermakers op de sleutelposities.
-
Uiterlijk 1 mei 2025 stelt de stuurgroep de huisstijl voor de Omgevingsdienst Utrecht vast;
-
Uiterlijk 1 augustus 2025 neemt de stuurgroep na advies van de BOR en/of overeenstemming van het BLO besluiten over: o
Sociaal Plan
o
Lokale regelingen personeel met arbeidsrechtelijke werking
-
Uiterlijk 1 mei 2025 stellen de colleges de urenafname voor 2026 vast. De dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) en uitvoeringsprogramma’s (UVP’s) worden uiterlijk 1 juni door de deelnemers ondertekend geretourneerd;
-
Uiterlijk 15 augustus 2025 leveren ODRU en RUD Utrecht de liquidatieplannen voor de ODRU en de RUD Utrecht aan de twee AB’s.
-
Uiterlijk 11 juli 2025 stelt de stuurgroep c.q. het gezamenlijk AB de ontwerpbegroting 2026 vast op basis van de dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) met de deelnemers en biedt deze aan de deelnemers aan. De deelnemers doorlopen het zienswijzeproces met hun gemeenteraad of provinciale staten en komen voor 24 november 2025 met een zienswijze op de ontwerpbegroting 2026. Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Utrecht zendt de deelnemers een reactie op de zienswijze. Daarna zal het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Utrecht in de decembervergadering met inachtneming van de zienswijzen en de reactie van het dagelijks bestuur (eventueel na wijziging) overgaan tot het vaststellen van de begroting 2026;
-
Uiterlijk 11 juli 2025 stelt de stuurgroep c.q. het gezamenlijk AB (voorlopig) de concept bijdrageverordening vast en biedt deze aan de deelnemers aan. De deelnemers doorlopen het zienswijzeproces met hun gemeenteraad of provinciale staten en komen voor 24 november 2025 met een zienswijze op de bijdrageverordening;
-
Uiterlijk 19 december 2025 stelt het AB de begroting 2026 en de bijdrageverordening vast.
-
Uiterlijk 1 oktober 2025 besluit de stuurgroep na advies van de (voorlopig) benoemde sleutelfunctionarissen, na advies van de BOR en na overeenstemming in het BLO over:
o
Formatieplaatsenplan/functieboek
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 7 van 46
-
Uiterlijk 6 oktober 2025 moeten alle colleges (na instemming van hun raden of staten) besluiten tot oprichting van de nieuwe gemeenschappelijke regeling (GR). De colleges benoemen hun vertegenwoordiger in het AB van de nieuwe GR;
-
Rond 10 november 2025 vindt de oprichtingsvergadering van de nieuwe GR plaats. Het AB wijst een voorzitter en een DB aan. Het nieuwe bestuur bekrachtigt eerder genomen besluiten, ten minste: 1. de organisatie en het sturingsmodel, 2. de CAO, 3. de lokale regelingen, 4. de aanstellingen van de sleutelfunctionarissen, 5. het plaatsingsplan, 6. de financieringssystematiek, 7. de financiële verordening, 8. de controleverordening, 9. de archiefverordening met bijbehorende regelingen, 10. de bijdrageverordening, 11. het DVO-format, 12. de regeling taakvermindering <5%.
-
Uiterlijk 1 december 2025 beslist de stuurgroep (voorlopig) op advies van de plaatsingscommissie c.q. bezwarencommissie over: o
Het plaatsingsplan.
-
Uiterlijk 1 januari 2026 is de Omgevingsdienst Utrecht ingeschreven bij Bank Nederlandse gemeenten (BNG), Kamer van Koophandel (KvK), Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV) en dergelijke.
-
Op 1 januari 2026 is de Omgevingsdienst Utrecht ingericht op een zodanige manier dat de organisatie haar werk kan verrichten en kan starten met fase 3 ‘verrichten’;
-
Uiterlijk 31 december 2026 zijn de ODRU en RUD Utrecht opgeheven;
-
Eind 2027 zijn alle inrichtingsactiviteiten afgerond.
Algemeen is het van belang om te benoemen dat waar in dit overzicht staat dat overeenkomsten met eigenaren/deelnemers, maar ook anderen worden aangegaan, dat deze onder voorbehoud van daadwerkelijke oprichting van de nieuwe gemeenschappelijke regeling zijn. Voor de leesbaarheid is dit niet iedere keer toegevoegd. Bestuurlijke besluitvorming tijdens fase 2 Tot het algemeen bestuur (AB) van de nieuwe gemeenschappelijke regeling (GR) Omgevingsdienst Utrecht in functie is, nemen de gezamenlijke algemeen besturen de (voorgenomen) besluiten over de vorming van de nieuwe omgevingsdienst. Daarna vindt nog formele besluitvorming plaats in het algemeen bestuur van de RUD Utrecht en het algemeen bestuur van de ODRU. Besluiten over de vorming van één omgevingsdienst die het dagelijks bestuur (DB) moet nemen, leggen we tot de eerste vergadering van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Utrecht voor aan de stuurgroep. Na oprichting van de GR Omgevingsdienst Utrecht vindt zo snel mogelijk de eerste vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Utrecht plaats. Voorafgaand hebben colleges van de deelnemende gemeenten en provincie hun AB-lid en plaatsvervangend AB-lid aangewezen. In de eerste AB-vergadering worden onder meer het DB van de Omgevingsdienst Utrecht en een voorzitter aangewezen.
Hierna worden bestuurlijke besluiten over de Omgevingsdienst Utrecht door het AB/DB of de voorzitter van de Omgevingsdienst Utrecht genomen. Bestuurlijke besluiten over de
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 8 van 46
gemeenschappelijke regelingen ODRU en RUD Utrecht – die blijven nog tot uiterlijk 31 december 2026 bestaan - worden door het AB/DB of de voorzitter van de betreffende GR genomen.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 9 van 46
3.
Programmaorganisatie en betrokkenen
3.1
Bouwen doen we samen!
De omgevingsdienst van de toekomst in de provincie Utrecht bouwen doen we samen! Belangrijk is dat alle betrokkenen zich daadwerkelijk betrokken voelen, weten wat hun rol is en wanneer communicatie volgt. In hoofdlijnen zijn de betrokkenen in het proces: de programmaorganisatie, de organisaties van de ODRU en RUD Utrecht, de medezeggenschapsorganen, de provincie Utrecht en 26 gemeenten in de provincie Utrecht. Het proces om te komen tot één Omgevingsdienst Utrecht doorlopen we samen, ieder vanuit zijn of haar eigen positie en rol. Met inachtneming van het noodzakelijke tempo investeren we daarom in het informeren en meenemen van betrokkenen. In de rest van dit hoofdstuk willen we per betrokken groep toelichten wat hun rol is in het proces van fase 2 en hoe de communicatie verloopt.
3.2
Programmaorganisatie
In fase 2 van de routekaart werken we met een programmaorganisatie die bestaat uit een stuurgroep, programmateam, projectgroepen en eventueel projectklankbordgroepen voor projecten. De programmaorganisatie heeft als hoofdtaak om deze routekaart uit te voeren en de Omgevingsdienst Utrecht te realiseren. De programmaorganisatie neemt de besluiten over de inrichting van de nieuwe organisatie en is verantwoordelijk voor de afstemming en verbinding met de organisaties ODRU en RUD Utrecht en met de deelnemers/eigenaren van de huidige twee omgevingsdiensten.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 10 van 46
Stuurgroep De stuurgroep voor fase 2 geeft opdracht, houdt zicht op de governance en zorgt voor de bestuurlijke- en ambtelijke verbinding naar de eigen achterban. In de stuurgroep zitten de voorzitters van beide omgevingsdiensten en een afvaardiging van twee leden per omgevingsdienst van de dagelijks besturen van RUD Utrecht en ODRU. De directeuren van ODRU en RUD Utrecht en de programmamanager sluiten aan in de rol van adviseur. De stuurgroep komt gemiddeld maandelijks bijeen. De stuurgroep heeft mandaat gekregen om te opereren als een dagelijks bestuur van de nieuwe omgevingsdienst. De bestuurders in de stuurgroep hebben geen mandaat om besluiten te nemen namens de algemeen besturen. Programmateam Het programmateam is gericht op de inrichting van de nieuwe organisatie. Hier vindt afstemming tussen verschillende projecten plaats en worden input en (tussen)resultaten vanuit de verschillende projectgroepen besproken. Het programmateam voor het uitvoeren van de routekaart fase 2 bestaat uit programmamanager(s) en de projectleiders van de projectgroepen. De programmamanager(s) heeft de leiding, brengt resultaten naar de stuurgroep en agendeert deze bij de algemeen besturen. De projectleiders van de projectgroepen nemen deel aan het programmateam. Op het moment dat kwartiermakers zijn benoemd, kan de samenstelling van de stuurgroep en het programmateam wijzigen.
De kwartiermakers krijgen dan een plek in de programmaorganisatie. Projectgroepen Ieder thema in fase 2 heeft één of meerdere projectgroepen. Afspraak is dat we het programma zoveel mogelijk met eigen medewerkers uitvoeren. Daarom bestaat een projectgroep primair uit betrokken experts uit beide organisaties, zo nodig aangevuld met externe expertise c.q. een externe projectleider. Iedere projectgroep heeft een projectleider die primair verantwoordelijk is en het aanspreekpunt is voor de op te leveren resultaten. Regievoerders Het programmateam, onder leiding van de programmamanager zorgt ervoor dat de regievoerders van de ODRU en RUD Utrecht regelmatig worden geïnformeerd over de voortgang van fase 2. Dit gebeurt in
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 11 van 46
fase 2 via de reguliere regievoerdersoverleggen (RVO’s) of gezamenlijke sessie van alle regievoerders. Voor fase 2 wordt geen programma-brede klankbordgroep ingericht; in fase 2 zijn vooral de organisaties zelf aan zet. Voor enkele thema-projecten (financieel, core business) stellen we een projectklankbordgroep in van regievoerders c.q. specialisten van deelnemers.
3.3
Medezeggenschapsorganen
Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) Voor zowel de ODRU als de RUD Utrecht is het essentieel dat de medezeggenschapsorganen nauw betrokken zijn in de periode tot aan de daadwerkelijke start van de nieuwe organisatie. In het kader van het komen tot één Omgevingsdienst Utrecht is een Bijzondere ondernemingsraad (BOR) ingericht door de ondernemingsraden van de ODRU en RUD Utrecht. De BOR is daarmee de overlegpartner van de voor dit traject aangewezen WOR-bestuurder conform de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Dit is de directeur van de ODRU. De directeuren van de ODRU en RUD Utrecht spreken echter samen met de BOR. Bijzonder Lokaal Overleg (BLO) In het kader van het fusietraject is ook een Bijzonder Lokaal Overleg ingericht. Dit overleg is vooral van belang voor de onderwerpen van het thema personeel. In het BLO nemen deel: de portefeuillehouders HRM van de ODRU en RUD Utrecht, (georganiseerde) medewerkers van de RUD Utrecht en de ODRU, vakbondsvertegenwoordigers (als adviseurs). In het BLO wordt op overeenstemming gericht overleg gevoerd. Het BLO heeft periodiek overleg met de directeuren. Vanuit de stuurgroep (gezamenlijk DB) is één bestuurder als portefeuillehouder voor het BLO aangewezen. Tussen BOR en BLO moeten nog afspraken worden gemaakt over de afbakening van de onderwerpen die in BLO en BOR aan de orde komen.
3.4
Organisaties van de ODRU en RUD Utrecht
De managementteams en medewerkers van de beide omgevingsdiensten dragen, los van een directe bijdrage in de programmaorganisatie, ook indirect bij aan het bereiken van de Omgevingsdienst Utrecht. Dit doen ze op de volgende manieren: •
Het continueren van de dienstverlening tot 1 januari 2026: de bestaande omgevingsdiensten zijn verantwoordelijk voor het continueren van de dienstverlening. Tijdens fase 2 zal dit meer onder druk komen te staan, omdat door het programma een beroep wordt gedaan op medewerkers.
•
Beide omgevingsdiensten werken zoveel mogelijk samen om te komen tot één Omgevingsdienst Utrecht. Door het gezamenlijk werken aan één organisatie, één cultuur en één werkwijze wordt voorgesorteerd en ontstaat een voorbeeldfunctie (‘we werken al samen’). Het is belangrijk dat er voldoende afstemming is tussen de lopende initiatieven op samenwerking en de projectgroepen die bezig zijn met de inrichting van de nieuwe organisatie. Daarnaast worden er activiteiten georganiseerd waarbij de collega’s informeel kennis kunnen maken.
De beide algemeen besturen nemen besluiten voor de nieuwe dienst, zolang het algemeen bestuur van de omgevingsdienst Utrecht nog niet is opgericht. Uiteindelijk gaan alle bezittingen en schulden, contracten, klanten en medewerkers over van de ODRU en de RUD Utrecht naar de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht. Na de overgang volgt het liquidatieproces van de ODRU en RUD Utrecht. Tot de laatste financiële afrekening blijven de zittende besturen zorgdragen voor de afwikkeling.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 12 van 46
4.
Begroting fase 2 en financiële dekking
4.1 Begroting routekaart fase 2 De begroting van fase 2 omvat de kosten voor het programma om de Omgevingsdienst Utrecht in te richten. Deze begroting geldt dus voor de programmakosten vanaf oktober 2024 tot en met de volledige inrichting van de omgevingsdienst in 2027. Dit zijn incidentele programmakosten (los van de reguliere begroting 2026). De begroting van fase 2 is hieronder opgenomen en gespecificeerd.
Ref a. Programmaleiding De aard en de complexiteit van dit programma vereist dat extern programmamanagement wordt ingezet. Er is hierbij uitgegaan van totaal 14 maanden programmaleiding voor gemiddeld 3 dagen (24 uur) per week. Hierbij is uitgegaan van 53 weken (ongeveer 8 weken vakantie in 14,5 maanden) programmaleiding per jaar tegen een dagtarief van € 1.750. Ref b. Programmaondersteuning Voor programmaondersteuning is 2,5 dag (20 uur) voor 14 maanden opgenomen. Gezien de omvang van het aantal betrokken partijen (27 deelnemers) is het essentieel dat (gezamenlijke) afspraken/bijeenkomsten eenduidig en tijdig worden gepland, georganiseerd en gecommuniceerd. De administratieve begeleiding van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen is van groot belang en vereist grote zorgvuldigheid. Daarnaast is het belangrijk om het programma goed te documenteren en te
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 13 van 46
archiveren, zodat de uitkomsten later goed kunnen worden overgedragen aan het nieuwe management van de Omgevingsdienst Utrecht. Het is van belang deze werkzaamheden intern te beleggen bij een medewerker die goed op de hoogte is van alle bestuurlijke processen. Beide diensten hebben onvoldoende capaciteit om dit naast het reguliere werk te doen. Een deel van deze werkzaamheden (bijvoorbeeld de vertaling naar de interne communicatie) wordt wel vanuit de lopende begroting van de beide omgevingsdiensten gefinancierd. Hierbij is uitgegaan van ongeveer 52 weken programmaondersteuning per jaar tegen een dagtarief van € 725. Ref c. Externe inhuur voor ondersteuning van werkgroepen Aanvullend op de eigen werknemers op specialistische onderwerpen als bijvoorbeeld op juridisch, financieel, inkoop en ICT-gebied, zijn er externe specialisten nodig. De huidige markt is krap en de verwachting is dus ook dat dit aanzienlijke kosten met zich mee zal brengen. Voor ICT is de verwachting dat veruit de meeste kosten gemaakt moeten worden. Deze zijn daarom specifiek onder het onderdeel ICT opgenomen. Daarnaast zullen voor enkele onderdelen externe projectleiders noodzakelijk zijn. Ref d. Inzet eigen medewerkers in de programmaorganisatie Bij de start is besloten dat het programma zoveel mogelijk door interne medewerkers wordt uitgevoerd.
Voor fase 2 staat een groot aantal projecten gepland, bijvoorbeeld voor de informatievoorziening (voor integratie van systemen met bijbehorende migraties). Ook moeten (Europese) aanbestedingen voor allerlei nieuwe contracten van de nieuwe dienst worden opgezet en uitgevoerd. Daarnaast moet een nieuwe financieringssystematiek met bijbehorende bijdrageverordening en mandaten worden ontwikkeld en uitgewerkt. Hiervoor zullen medewerkers van bedrijfsvoering worden ingezet, en medewerkers in de primaire uitvoering daar waar het hen raakt. Het in de totale programmabegroting opgenomen bedrag (fase 1 en2) staat gelijk aan 12-13 FTE tijdens de hele periode (ruim 2 jaar). Dus ongeveer 6 FTE per jaar. Besparing: Als besparing is besloten deze kosten voor fase 2 door beide diensten uit de eigen begroting te laten dekken. Het effect hiervan is dat vanaf de start fase 2 beide omgevingsdiensten zich nog zullen richten op het leveren van de afgesproken productie, maar alle verdere capaciteit zal worden ingezet voor de samenvoeging van beide diensten. Voor met name 2025 zijn dan op gebied van bijvoorbeeld informatievoorziening/ICT vrijwel geen andere projecten en ontwikkelingen meer mogelijk. Ref e. Medezeggenschap Om tot een gedragen en goed functionerende nieuwe organisatie te komen, hebben we de inbreng vanuit de medewerkers nodig.
We zetten daarom in op het faciliteren van de medezeggenschap in het BLO en de BOR. Zeker in fase 2 komen de belangrijke onderwerpen voor de medewerkers aan bod. Dat betekent dat de BOR en het BLO een budget krijgen voor externe advisering, opleiding en training. Ook worden uren vrijgemaakt voor de werkzaamheden van de in de BOR en het BLO gekozen medewerkers. Deze post was in de initiële begroting nog niet opgenomen. Ref f. Werving en selectie van management en sleutelfuncties (plaatsing functieboek) In het richtingsplan is opgenomen dat er geen gedwongen ontslagen zullen zijn, met uitzondering van directie, management en de controller. Voor een eerlijke en transparante procedure wordt een externe partij ingezet om deze werving, selectie en plaatsing te begeleiden. Voorafgaand hieraan zal het functieboek voor de sleutelfuncties worden uitgewerkt. Hiervoor zal gebruik gemaakt worden van externe expertise. Ref g. Plaatsingsprocedure Bij de oprichting van een nieuwe omgevingsdienst hoort ook een plaatsingsprocedure voor de medewerkers. We gaan uit van een samengestelde plaatsingscommissie die de plaatsing voorbereidt en tot een advies aan het nieuwe bestuur komt. Ook houden we rekening met een beperkte
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 14 van 46
bezwarenprocedure, waarvoor een onafhankelijke adviescommissie moet worden samengesteld. Beide commissies moeten in verband met de vertrouwelijkheid extern worden ondersteund. Voorafgaand aan deze procedure zal het functieboek worden opgezet. Ref h. Kosten voortvloeiend uit het sociaal plan Voor de medewerkers zijn geen gedwongen ontslagen te verwachten. Voor directie, management en de controllers zijn andere afspraken gemaakt. Beide organisaties zijn eigen risicodrager voor de Werkeloosheidswet. De meeste medewerkers in het management hebben langdurige dienstverbanden bij de overheid en het is daarom erg kostbaar om afscheid van hen te nemen. We verwachten hier echter niet aan te ontkomen, ook omdat de nieuwe organisatie mogelijk andere kennis, kunde en ervaring vraagt. Met het hier opgenomen budget is ruimte om van ongeveer drie medewerkers afscheid te nemen (afkoop = € 900.000). Het restant van dit budget is bedoeld voor onder meer de kosten voor de compensatie van de verschillen in regelingen en de verschillen in CAO’s (€ 100.000). Ook zal extra moeten worden geïnvesteerd in opleiding en training van medewerkers die nog niet volledig toegerust zijn voor hun nieuwe functie (€ 100.000). Ref i. Communicatiekosten De nieuwe omgevingsdienst van de hele provincie Utrecht zal met 26 gemeenten en één provincie qua deelnemers de grootste dienst van Nederland worden.
Om deze partijen voldoende betrokken en geïnformeerd te houden en om samenwerking en een efficiënte besluitvorming mogelijk te maken, zal een breed scala aan communicatiemiddelen ingezet worden. Ref j. ICT De huidige diensten kennen grote verschillen in de IT-infrastructuur en gebruiken een ander VTHzaaksysteem en een ander documentmanagementsysteem. De taken zijn ook op een aantal vlakken verschillend, zo heeft de ene omgevingsdienst provinciale taken en de ander bijvoorbeeld bouwtaken. Ook de ondersteunende systemen en beheer van informatievoorziening is verschillend georganiseerd. Zo is het werkplekbeheer bij twee verschillende partijen, een gemeente en een commerciële partij, ondergebracht. Er moet dus een aantal complexe projecten op het gebied van informatievoorziening worden uitgevoerd, met forse datamigraties. De informatievoorziening-projecten zullen voor een deel door eigen medewerkers kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast zullen ook externe projectmanagers, specialisten en leveranciers nodig zijn. Gezien de omvang is de verwachting dat dit traject meerdere jaren zal lopen. Besparing: Op deze post is in totaal € 100.000 bespaard. Het effect van deze besparing zit voornamelijk in het voor met name tertiaire systemen langer doorwerken met twee systemen naast elkaar.
De harmonisering zal plaatsvinden op een financieel gunstig moment in plaats van op een gunstig moment voor de uitvoering. De uitvoering wordt hier echter maar zeer beperkt door geraakt. Ref k. Onvoorzien De omvang van het programma brengt zeker in de fase waarin deze begroting wordt opgesteld met zich mee dat niet alle kosten volledig in beeld zijn. Daarom is er een stelpost onvoorzien opgenomen van ongeveer 5% van de totale begrote kosten. Ref l. Huisvesting Beide organisaties zijn gehuisvest in het provinciehuis van de provincie Utrecht. Hier zal ook de nieuwe dienst gehuisvest worden. Beide diensten hebben de verdiepingen echter anders ingericht. Voor de medewerkers en voor de uitstraling naar buiten is het belangrijk dat er één nieuwe ‘look en feel’ komt die aansluit bij de nieuw te ontwikkelen huisstijl. Besparing: De kosten rondom huisvesting zijn nader beoordeeld en hierbij is geconstateerd dat deze vrijwel allemaal voldoen aan de criteria om deze te mogen activeren en afschrijven. In beide huidige begrotingen van de
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 15 van 46
omgevingsdiensten is hiervoor nog voldoende ruimte. De verwachting is dat dit voor de nieuwe dienst ook geldt. Ref m. Huisstijl De nieuwe dienst zal een nieuwe huisstijl moeten (laten) ontwikkelen. Zowel het ontwikkelen als implementeren, bijvoorbeeld op de verdiepingen, maar ook en bij de belettering van de dienstauto’s, brengen kosten met zich mee.
4.2
Financiële dekking
De herziene begroting gaat uit van een totaal aan begrote kosten voor fase 2 van € 3.429.000. De provincie Utrecht heeft voor het gehele programma 2 miljoen euro toegezegd. Hiervan is € 360.000 voor fase 1 gereserveerd. Er blijft dus € 1.640.000 over voor fase 2. Vanuit het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (I&W) is in het kader van de vorming van robuuste omgevingsdiensten voorlopig een bedrag van € 1 miljoen beschikbaar. In het kader van het interbestuurlijk programma versterking VTH (IBP-VTH) zijn eerder specifieke uitkeringen (SPUK’s) beschikbaar gesteld aan omgevingsdiensten. Deze zijn bij de ODRU en de RUD Utrecht volledig ingezet voor kosten in fase 1, waardoor hieruit voor fase 2 geen middelen meer resteren. Uiteindelijk blijft er over een bedrag van € 789.000 dat nog niet gedekt is. Samenvattend:
De totale kostenbegroting voor fase 2
€ 4.973.000
Verwachte dekking: Bijdrage Provincie Utrecht ter realisatie van fase 1 en 2
€ 2.000.000
Daarvan reeds besteed in fase 1
-€ 360.000
Bijdrage van I&W ihkv robuustheid en fusie
€ 1.000.000
Totale dekking naar verwachting beschikbaar voor fase 2
€ 2.640.000
Het dekkingstekort komt hiermee op:
€ 2.333.000
Voorstel definitieve dekking: Oplossing 1: Begroting verlagen Oplossing 2: Inzet vermogen huidige diensten / projectfactuur Totaal
€ 1.544.000 € 789.000 € 2.333.000
Oplossing één is reeds in de vorige paragraaf beschreven en toegelicht. Oplossing twee betekent dat voor het restant van het dekkingstekort de huidige beschikbare vermogens van beide huidige omgevingsdiensten zullen worden ingezet. Deze zijn op dit moment toereikend (zie ook onderstaand overzicht). Eventueel zou ook één of beide diensten zelf kunnen besluiten niet de vermogens van de omgevingsdienst in te zetten, maar alle deelnemers te laten bijdragen via een eenmalige (project)factuur/bijdrage.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 16 van 46
RUD Utrecht
ODRU
€ 1.173.000
€ 870.000
Dekkingstekort
€ 349.000
€ 440.000
Restant vrije vermogen
€ 824.000
€ 430.000
Beschikbaar (vrije) vermogen vanuit de oude GR'en *1
*1 Dit is de beste inschatting van de stand van zaken per 31 december 2025 rekening houdend met de jaarrekening 2023 en verwachte mutaties in 2024 en 2025.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 17 van 46
.
5.
Risicoparagraaf
Onderstaande tabellen bevat de tot nu toe onderkende risico’s. Hierbij maken we onderscheid in de risico’s voor het programma als geheel en dus voor de nieuwe omgevingsdienst (fase 3) en risico’s voor de uitvoering van fase 2. Het programmateam zal de risico’s tijdens de uitvoering van fase 2 continu monitoren en waar nodig bijsturen.
5.1 Algemene risico’s Risico We vinden onvoldoende dekking voor de begrote kosten voor fase 2 en 3. De deelnemers voelen zich onvoldoende meegenomen, waardoor weerstand ontstaat.
Deelnemers gaan met het oog op het “ravijnjaar” besparingen doorvoeren die effect hebben op de begroting van 2026. Dit kan betekenen dat in het eerste jaar van de nieuwe dienst de omzet lager wordt. Het besluitvormingsproces van fase 1 loopt vertraging op, waardoor de oprichtingsdatum van de Omgevingsdienst Utrecht per 1 januari 2026 in gevaar komt. Eén of meer deelnemers besluiten niet mee te doen met de nieuwe omgevingsdienst. Dit kan tot gevolg hebben dat: -
de hiermee gemoeide kosten mogelijk niet kunnen worden verrekend met de uittredende deelnemer omdat de deelnemer samen met alle deelnemers uittreedt bij opheffen van de huidige gemeenschappelijke regelingen
-
overheadkosten door minder deelnemers gedragen moet worden
-
de nieuwe dienst start met minder uren
Uit de due diligence komen financiële verliezen of risico's die voor deelnemers een bezwaar vormen om het fusietraject door te laten gaan.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Mitigerende maatregel(en) Als het ministerie van I&W niet extra bijdraagt dan stellen we de doelstellingen bij of we stellen de tijdslijn bij of zoeken naar andere alternatieven. Duidelijker vastleggen welke verantwoordelijkheden waar zijn belegd. Voldoende tijd creëren om de belangrijke onderdelen tussen de diverse lagen van de deelnemers alsmede de organisatie met elkaar te laten afstemmen. Gezien het hoge aantal inhuurmedewerkers bij de ODRU verwachten we dit op te kunnen vangen, behalve als de besparingen zich concentreren op bepaalde specialismen. Zorgvuldig plannen en uitvoeren van de besluitvorming van fase 1 en tijdig en goed blijven communiceren richting alle deelnemers en betrokkenen. Zorgvuldig plannen en uitvoeren van de besluitvorming van fase 1 en tijdig en goed blijven communiceren richting alle deelnemers en betrokkenen. Voldoende informatie verstrekken aan raden en staten zodat besluitvorming plaats kan vinden
Door het opstellen van de rudimentaire begroting is een eerste inzicht in de betaalbaarheid opgedaan. Nu al starten met gedeelde waarderingsgrondslagen en aannames voor inschattingen.
Pagina 18 van 46
Door onvoldoende capaciteit kan de Omgevingsdienst Utrecht niet meteen alle producten en diensten leveren die de RUD Utrecht en de ODRU nu leveren. Hierdoor kunnen deelnemers aan de ODRU nog geen producten en diensten afnemen die de RUD Utrecht nu wel en de ODRU nog niet levert. Deelnemers kunnen hierdoor onvoldoende profijt hebben van het samenvoegen van de diensten. Externe factoren kunnen effect hebben op de aan de omgevingsdienst gevraagde dienstverlening. Dit kan extra aandacht en capaciteit vergen. Het kan hierbij gaan om de uitwerking van de overdracht van bodemtaken, aanpassingen naar aanleiding van de Omgevingswet etc. Per 2026 eindigt de doorsluisconstructie van apparaatskosten bodemtaken vanuit de provincie. Hier zit in principe een dekkingsrisico voor de gemeenten wanneer het Rijk niet tijdig over de brug komt met een rechtstreekse dekking via de gemeentecirculaire. Gemeenten stellen nu dat hierin voorzien zouden moeten worden in de begroting 2026 voor de Omgevingsdienst Utrecht, omdat door minder financiële dekking gemeenten minder bodemtaken afnemen.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Zorgen dat de financiële afdelingen zo vroeg mogelijk met elkaar kennis maken en kennisnemen van elkaars werkwijze, zodat verschillen vroegtijdig naar voren komen. Deelnemers goed informeren over wat zij kunnen verwachten.
Nauw contact houden van de programmaorganisatie met de twee huidige diensten. Scherpe afspraken maken over wat onder reguliere verandering valt en wat onder het programma.
Dit is een risico dat ook geldt voor de twee diensten zonder te fuseren. Het is primair een risico voor de deelnemer, maar wanneer dit leidt tot inbreng van minder bodemuren ontstaat ook voor de Omgevingsdienst Utrecht potentieel een probleem. Zorgen dat de huidige diensten hierover in gesprek blijven om tijdig op te anticiperen.
Pagina 19 van 46
5.2 Risico’s fase 2 Risico Kosten zijn nog niet volledig inzichtelijk omdat niet alle projecten voor de thema's tot op detail zijn uitgewerkt.
Onrechtmatigheid van contracten: het aanbesteden en contracteren van leveranciers volgt de behoeften van de thema projecten. Dit heeft mogelijk tot gevolg dat contracten incidenteel (tijdens de looptijd van fase 2) niet rechtmatig zijn.
Mitigerende maatregel(en) Zo snel mogelijk projectleiders benoemen c.q. inhoudelijk deskundigen opdracht geven om projecten op het gebied van met name de thema’s financieel, personeel en informatievoorziening gedetailleerder uitwerken. Hierdoor is al eerder meer zicht op de mogelijke kosten. Binnen het programma dit zoveel mogelijk voorkomen door: -
inventarisatie van alle contracten maken, zodat tijdig met aanbestedingsjuristen de consequenties van keuzes kunnen worden bepaald. Hierbij extra aandacht schenken aan contracten die in de nieuwe organisatie door samenvoegen van inkoopvolumes over de EUaanbestedingsgrens gaan.
Vertrek of uitval van medewerkers waardoor project(onderdelen) haperen of stil komen te vallen.
Leveranciers zijn het niet eens met de overname van de lopende contracten door Omgevingsdienst Utrecht. Gemeenschappelijke ICT-voorzieningen zijn niet op tijd beschikbaar. Benodigde instemming van de BOR of het BLO is er niet op tijd. Leverancier dient na 1 januari 2026 een claim in naar aanleiding van einde contract of op basis van een schade die voor hem zou zijn opgetreden voor 1 januari 2026 De diensten hebben verschillende culturen. Cultuurverschillen kunnen de onderlinge verhoudingen, en daarmee de samenwerking binnen de Omgevingsdienst Utrecht, verstoren.
De bijdrage van deelnemers in de begroting van 2026 wijkt flink af van de rudimentaire begroting omdat de nieuwe financieringssystematiek een andere verdeelsleutel kent. Binnen de financieringssystematiek komt spanning op de grootte van de overhead of de definitie van efficiënt en effectief ingerichte overhead-taken.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Voor de formele start van fase 2 aanbestedingen gezamenlijk uitvoeren. Vanaf het begin de samenwerking tussen medewerkers van de twee diensten stimuleren zodat vervanging mogelijk is tussen de twee diensten. Onderkennen van belangrijke posities voor het programma en deze medewerkers extra aandacht geven en afspraken met hen meemaken. Vroegtijdig starten met inventarisatie van contracten en overleg met cruciale leveranciers. Op tijd beginnen met de voorbereidingen, direct na besluitvorming door het bestuur. Tijdig inplannen van stukken die voor instemming of advies naar BOR of BLO moeten, zodat de formele termijnen geen belemmering zijn. Onderdeel maken van de geplande due diligence, zodat deze risico’s eerder inzichtelijk zijn.
In het voorjaar van 2024 zijn op afdelingsniveau kennismakingsprogramma’s gestart. Op vakinhoudelijke onderwerpen zijn al veel samenwerkingsprojecten gestart. Cultuur is een belangrijk onderwerp in fase 2. Hiervoor wordt een plan gemaakt binnen het thema personeel. Overgangsregeling ontwerpen zodat deelnemers in een aantal jaren naar hun nieuwe bijdrage toe kunnen groeien. Proces zorgvuldig uitvoeren met voldoende tijd en sturing.
Pagina 20 van 46
Topstructuur/kwartiermakers worden niet tijdig benoemd waardoor fase 2 vertraging oploopt, of dat er zaken opnieuw moeten worden gedaan. Programmamanagement is belangrijk om (tussentijdse) resultaten te halen en alle belanghebbenden vertrouwen te geven dat het traject onder controle is. Voor fase 2 is op dit moment nog geen programmamanager. Er is vrijwel geen ruimte in de begroting om vervangende inhuur te bekostigen voor medewerkers die in het programma meewerken. Dit betekent dat andere geplande veranderactiviteiten in het geding kunnen komen en kan leiden tot productieverlies. Het programma heeft veel kennis en kunde van medewerkers van de huidige twee diensten nodig. Vervangende inhuur voor hun reguliere werk is mogelijk moeilijk te vinden, waardoor het komen tot één Omgevingsdienst Utrecht kan vertragen. Als ijkpunt voor de UVP’s voor 2026 is afgesproken om de UVP’s van 2025 te gebruiken. Het risico is dat deelnemers van de ODRU het aantal T-uren 2025 te laag zullen inschatten om zo het UVP van 2026 te beïnvloeden.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Sturing door de programmamanager. Deze moet dus tijdig door de stuurgroep worden aangesteld. Programmamanagement fase 2 wordt tijdig aanbesteed. Proces loopt vooruitlopend op besluit 17 oktober.
Zoveel mogelijk noodzakelijke veranderactiviteiten uitvoeren in het kader van het programma om te komen tot één omgevingsdienst Utrecht. Temporiseren van de integratie inspanningen om productieverlies te voorkomen. Goed prioriteren. Veranderingen in de huidige organisaties afstemmen met het fusieprogramma. Dit is de rol van de huidige directeuren.
In goed overleg tussen ODRU en gemeenten de UVP’s voor 2025 afspreken. Daarbij kijken naar de reële afname van uren in de afgelopen jaren.
Pagina 21 van 46
BIJLAGE 1: THEMA’S
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 22 van 46
1.
Inleiding
In deze bijlagen beschrijven we de thema’s van fase 2: -
Core business
-
Organisatie
-
Personeel
-
Communicatie
-
Financieel
-
Informatievoorziening
-
Huisvesting en facilitair
-
Inkoop
-
Juridisch
Per thema is onderscheid gemaakt tussen resultaten die voor 1 januari 2026 opgeleverd moeten zijn, zodat de Omgevingsdienst Utrecht kan starten, en resultaten die op een later moment opgeleverd kunnen worden. Voor ieder thema wordt een projectgroep opgericht die een projectplan maakt op basis van deze routekaart en het richtingsplan. In dit projectplan staan de resultaten, eventueel verder uitgewerkt tot subresultaten, de planning van de oplevering hiervan en door wie en hoe de besluitvorming plaatsvindt. Goedkeuring van deze plannen vindt plaats door de stuurgroep.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 23 van 46
2.
Thema 1: Core business
2.1
Doel
Het hart van de Omgevingsdienst Utrecht zal bestaan uit vergunningverlening, toezicht, handhaving en advies voor de 27 deelnemers (26 gemeenten en de provincie Utrecht). Het doel is deze zodanig in te richten dat huidige en toekomstige opgaven in het milieudomein, het natuurdomein en het bouwdomein en aanverwante domeinen kunnen worden uitgevoerd en ondersteund.
2.2
Projectteam
Het projectteam bestaat uit medewerkers relatiemanagement/accountmanagement, afdelingshoofden of medewerkers uit de afdelingen, juristen en inzet van medewerkers die processen kunnen optekenen.
2.3
Vereisten
Om het thema core business succesvol te laten zijn, is het van belang dat de Uitvoering- en handhavingsstrategie Utrecht (U&H-strategie) door de 27 deelnemers is getekend en gepubliceerd.
2.4
Resultaten per 1 januari 2026
Resultaat
Omschrijving/ ambitie
Afhankelijkheden
Producten- en diensten catalogus (PDC)
De PDC is het startpunt om te bepalen welke werkprocessen moeten worden ingeregeld. Het is ook de basis voor de afspraken met opdrachtgevers. De PDC is daarnaast ook noodzakelijk voor verantwoording aan en afrekening met de deelnemers. De PDC moet worden vastgesteld door het AB van de Omgevingsdienst Utrecht.
Financieringssystematiek, GR, mandaat
Dienstverleningsovereenkomst (DVO):
De basis van de afspraken tussen de Omgevingsdienst Utrecht en de deelnemers is de DVO. Hierin staat wat de betreffende deelnemer tenminste afneemt. De model-DVO moet worden vastgesteld in het AB.
Financieringssystematiek, PDC, GR
Het uitvoeringsprogramma geeft invulling aan de uitvoering van de DVO, waarbij rekening gehouden kan worden met specifieke wensen en uitkomsten uit de risicoanalyse van bedrijven (MBA's) en gebieden.
PDC, GR, begroting 2026, tarief 2026.
-
Model, geaccordeerd door AB
-
Getekende DVO per deelnemer
Uitvoeringsprogramma (UVP): -
Model, geaccordeerd door AB
-
Getekend UVP per deelnemer
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Pagina 24 van 46
Mandaat-besluit: -
Uniform mandaat geaccordeerd door AB
-
Mandaat getekend per deelnemer
Inventarisatie van primaire processen van RUD Utrecht en ODRU
Sjablonen primair proces geïmplementeerd in applicaties
2.5
De opgave is te komen tot een (uniform) mandaat van alle deelnemers aan de directeur van de Omgevingsdienst Utrecht. Dit mandaat moet zodanig vormgegeven zijn dat de Omgevingsdienst Utrecht kan opereren volgens de gestelde richting Processen gaan over het werk in een organisatie en zijn daarmee onlosmakelijk verbonden aan de medewerkers van een organisatie. Een goed overzicht van processen, zaaktypes en de koppeling met de PDC is noodzakelijk om later in het project de processen te uniformeren. Voor communicatie met inwoners en bedrijven zijn sjablonen in gebruik. Deze moeten conform de nieuwe huisstijl en begrijpelijk zijn.
PDC
Naam, huisstijl, implementatie VTH/zaaksysteem
Overige resultaten
Resultaat
Omschrijving/ ambitie
Afhankelijkheden
Uniforme primaire processen:
Het uiteindelijke doel is dat er voor elke activiteit waarvoor de RUD Utrecht en de ODRU een eigen proces hebben, één nieuw proces komt. Het werken in één gezamenlijk zaaksysteem is een randvoorwaarde om een proces volledig te kunnen uniformeren. Omgekeerd is het werken in uniforme processen randvoorwaarde voor de implementatie van het VTH-/zaaksysteem.
VTH-zaaksysteem
-
Beschreven proces
-
Geaccordeerd door de proceseigenaar
-
Geïmplementeerd in het VTH-/zaaksysteem
-
Medewerkers geïnstrueerd om conform de uniforme processen te werken.
Inventarisatie stand van zaken kwaliteitscriteria
Risicogerichte benadering
Afspraken over projecten met een regionaal of gezamenlijk belang.
De eisen van de kwaliteitscriteria gebruiken we als basis bij het opstellen en vaststellen van de werkprocessen. Beide diensten voldoen op dit moment niet aan de geldende kwaliteitscriteria, met name omdat er te weinig medewerkers zijn per vakgebied. Door de samenvoeging voldoen we wel, maar dit moet wel formeel worden vastgesteld. Verder uitwerken wat onder een risicogerichte benadering wordt verstaan en deze doorvoeren in de primaire processen. Wijze van toewijzen van structureel toegewezen budget, procesafspraken.
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Richtingsplan
Richtingsplan
Pagina 25 van 46
3.
Thema 2: Organisatie
3.1
Doel
De Omgevingsdienst Utrecht moet worden georganiseerd op een manier die past bij de gestelde doelen en uitgangspunten. De ambitie voor een robuuste omgevingsdienst die klaar is voor de toekomst, betekent dat er binnen de organisatie naast de uitvoering van de taken voor de deelnemers, ruimte moet zijn voor verdere ontwikkeling.
3.2
Projectteam
Het projectteam bestaat uit de programmamanager ondersteund door een externe organisatieadviseur, relatiemanagers/accountmanagers, bestuurssecretarissen en HRM-medewerkers.
3.3
Resultaten per 1 januari 2026
Resultaat Vastgestelde bestuurlijke en ambtelijke organisatie bij de deelnemers
Vastgestelde processen voor de ambtelijke en bestuurlijke samenwerking
Organisatie nieuwe omgevingsdienst (organisatieen formatierapport): -
Heldere inrichtingsprincipes
Omschrijving/ ambitie We hebben helder welke bestuurlijke en ambtelijke gremia aan de kant van de deelnemers moeten worden opgestart. Ook is duidelijk hoe de samenwerking is vormgegeven. Denk hierbij aan: -
opdrachtgeverschap en opdrachtnemersrol
-
regievoerders kunnen hun wethouder goed ondersteunen
-
de colleges kunnen hun raden goed informeren
-
hoe zorgen we dat deelnemers samenwerken waar dat opportuun is en hoe identificeren en regelen we dat?
-
wat heeft de Omgevingsdienst Utrecht nodig van de regievoerders om de opdracht goed te kunnen uitvoeren?
-
wat is de rol van het DB en van het AB?
Dit gaat over de manier waarop de Omgevingsdienst Utrecht en de deelnemers samenwerken. Extra aandacht is hierbij nodig voor het “fusieproces” van de ambtelijke organisatie van de deelnemers. De nieuwe organisatie heeft een organisatie-, management- en sturingsfilosofie nodig die breed wordt uitgedragen en doorgevoerd. Onder andere span of control en ontwerp van de organisatie zijn hier onderdelen van. Ook komen keuzes over bijvoorbeeld de
Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0
Afhankelijkheden GR
GR, vastgestelde bestuurlijke en ambtelijke organisatie deelnemers, organisatie nieuwe omgevingsdienst.
Pagina 26 van 46
-
Organisatiestructuur
-
Globale formatie per organisatorische eenheid
-
Sturing- en beheersingsfilosofie
-
Initiële overlegstructuren
-
Beschrijving managementfuncties en eventuele andere sleutelfuncties
-
Globaal formatieplan
toepassing van het principe van integraal management en de zelfstandige professional aan bod.
Benoeming leden algemeen en dagelijks bestuur en de voorzitter
De bestuurlijke inrichting van de organisatie start met de benoeming van het algemeen en dagelijks bestuur en de voorzitter.