Bijlage 5a - Routekaart fase 2 versie 3.0.pdf

Benoeming kwartiermakers:

Met de benoeming van de sleutelfuncties in het management is de besluitvorming ingeregeld en kunnen besluiten over de bedrijfsvoering worden genomen door de kwartiermakers.

-

Directeur(en)

-

Management

-

Controller

-

En eventuele andere geselecteerde sleutelfuncties

3.4

Organisatiestructuur, functiebeschrijvingen management. (Functieboek sleutelfuncties)

Overige resultaten

Alle resultaten van dit thema moeten gereed zijn voor de start van de nieuwe organisatie op 1 januari 2026. De doorontwikkeling van de organisatie is onderdeel van fase 3 ‘verrichten’. Het gaat hierbij ook om de verdere ontwikkeling van de dienst volgens de U&H-strategie.

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 27 van 46

4.

Thema 3: Personeel

4.1

Doel

Medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van de huidige omgevingsdiensten en straks van de Omgevingsdienst Utrecht. Een goede overgang van de ODRU en de RUD Utrecht naar de nieuwe omgevingsdienst is dan ook van groot belang. De belangrijkste doelen zijn het zorgvuldig en tijdig plaatsen van medewerkers binnen de Omgevingsdienst Utrecht en een zo goed mogelijke kwalitatieve en kwantitatieve invulling van de benodigde formatie.

4.2

Projectteam

Het projectteam bestaat uit HRM-adviseurs van de twee diensten, aangevuld met een externe arbeidsjurist, een projectleider voor het plaatsingsproces en een arbeidsrechtelijk adviseur.

4.3

Vereisten

Om het thema personeel succesvol te laten zijn, moeten de ODRU en RUD Utrecht op basis van het richtingsprincipe “schoon door de poort” aan de volgende aanvangsvereisten voldoen: -

Huidige functiehuis op orde: alle bestaande functies zijn beschreven en gewaardeerd in de voor de organisaties geldende systematiek, of minimaal zijn de taken die de medewerkers regulier uitvoeren vastgelegd.

-

Huidige personeels- en salarisadministratie op orde, alle personeelsdossiers zijn digitaal.

-

Huidige personele regelingen zijn actueel: goede versie, juiste besluitvorming.

4.4

Resultaten per 1 januari 2026

Resultaat CAO en functiewaarderingssystematiek: -

Keuze van CAO en functiewaarderingssystematiek

-

Inzicht in consequenties (CAO en regelingen vergelijking)

-

Afspraken over overgangsrecht

Personeelsregelingen (arbeidsrechtelijk): -

Inventarisatie benodigde regelingen

-

Door juiste partijen geaccordeerde arbeidsrechtelijke personeelsregelingen.

Omschrijving/ ambitie Vanuit de CAO Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) wordt HR 21 aanbevolen als systematiek voor beschrijving en waardering van functies. De RUD Utrecht hanteert deze systematiek al.

Afhankelijkheden

Het HR-beleid voor Omgevingsdienst Utrecht wordt in samenspraak met de BOR dan wel de OR in de nieuwe organisatie ontwikkeld. Omdat sprake is van de Wet overgang ondernemingen houden medewerkers hun rechten en plichten. Eventueel kunnen we tijdelijk (maximaal één jaar) de oude

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 28 van 46

Sociaal plan Omgevingsdienst Utrecht

Functieboek: -

Functiebeschrijving

-

Functiewaardering

Plaatsing medewerkers: -

Draaiboek

-

Plaatsingsproces en organisatie

-

Organisatie- en formatieplan (O&F-plan)

-

Conversietabel, was-wordt

- Plaatsingsbrief of nieuw contract Personeels- en salarisadministratie: -

HRM-processen (workflows) ingericht

-

HRM-administratie ingericht en gevuld

Vastgesteld inhuurbeleid

Geïmplementeerde contracten met leveranciers van tijdelijk personeel

regelingen nog van toepassing verklaren voor zittend personeel. Voor de totstandkoming van het sociaal statuut en het sociaal plan vindt overleg tussen vertegenwoordigers van de werkgevers en werknemers plaats (BLO). Er moet overeenstemming zijn tussen partijen over de aard, inhoud en weging van de functie, voordat personeel in de nieuwe organisatie geplaatst kan worden. We starten hierbij met de sleutelfuncties. Dit zijn de functies nodig om de organisatie verder in te richten zoals de directeur(en), management, controller, en bestuurssecretaris. Alle medewerkers worden geplaatst in de nieuwe organisatie.

Organisatiestructuur

Sociaal statuut, functieboek, CAO, functiewaarderingssystematiek

Om alle medewerkers per januari 2026 hun salaris te kunnen uitbetalen.

Organisatiestructuur, functieboek, functiewaardering, formatie, plaatsing ERP-systeem

Wat verwachten we aan typen inhuur te moeten doen, gegeven de formatie en UVP’s, en op wat voor voorkeurswijzen doen we dit (DAS, contract voor inkoop diensten, etc.). Alle noodzakelijke contracten voor het goed uitvoeren van de HRM functie.

Inkoopbeleid

Naast de “harde” inrichting van de organisatie is het belangrijk om aandacht te geven aan de gewenste cultuur van de Omgevingsdienst Utrecht. Denk hierbij aan het formuleren en

Missie, visie

ERP-systeem, Inhuurbeleid

Andere HRM-contracten, zoals Arbodienstverlener, salarisverwerker. Kernwaarden doorleefd door de medewerkers

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 29 van 46

doorleven van kernwaarden van de organisatie. Kennismaking medewerkers

4.5

Om vóór de start van de nieuwe organisatie zoveel mogelijk medewerkers al kennis te maken.

Overige resultaten

Resultaat

Omschrijving/ ambitie

Afhankelijkheden

HR-beleid, personeelshandboek (alleen beleidscomponenten): -

Inventarisatie benodigd HRbeleid

-

HR-beleid, goedgekeurd door (B)OR Inzicht in te verwachten vacatures

Formatie, geplaatste medewerkers

Werving openstaande vacatures

Cultuur- en/of samenwerkingsprogramma uitgevoerd

Personeelsadministratie: werving & selectie en onboarding proces Om voldoende aandacht te besteden aan het creëren van een nieuwe cultuur, zullen we een gestructureerd cultuurintegratieprogramma opzetten vanaf fase 2 van het fusietraject. Dit programma richt zich op het verbinden van medewerkers van beide organisaties, waarbij we gezamenlijke workshops, dialoogsessies en teambuildingactiviteiten organiseren om de verschillende waarden, normen en werkwijzen te verkennen. We zullen regelmatig feedback verzamelen en ruimte bieden voor open communicatie, zodat medewerkers zich gehoord voelen en actief kunnen bijdragen aan de vorming van de nieuwe cultuur. Daarnaast wordt het management geholpen om als cultuurambassadeurs op te treden, waarbij zij het goede voorbeeld geven en de transitie naar een gedeelde identiteit stimuleren. Het doel is om een cultuur te ontwikkelen waarin alle medewerkers zich verbonden en gewaardeerd voelen, met behoud van de sterke punten van beide organisaties. Dit traject zal ook na 1 januari 2026, de beoogde startdatum,

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 30 van 46

Systeem waarmee we (blijvend) kunnen aantonen te voldoen aan de inhoudelijke, proces- en competentiecriteria uit de VTHkwaliteitscriteria.

worden doorgezet om een maximale integratie te realiseren. Uitgangspunt is dat we aan de VTHkwaliteitscriteria voldoen. Dit moet aantoonbaar zijn.

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

VTH-kwaliteitscriteria 3.0

Pagina 31 van 46

5.

Thema 4: Communicatie

5.1

Doel

De communicatie van de Omgevingsdienst Utrecht is zo ingericht dat deze een belangrijke bijdrage levert aan het behalen van de doelen en ambities van de nieuwe organisatie. Als overheidsorganisatie moet de Omgevingsdienst Utrecht in haar communicatie aan een aantal voorwaarden voldoen wat betreft zichtbaarheid, toegankelijkheid, informatievoorziening en transparantie. De Omgevingsdienst Utrecht heeft een eenduidige uitstraling (huisstijl) en medewerkers zijn herkenbaar als werknemers van de Omgevingsdienst Utrecht. Daarnaast heeft de Omgevingsdienst Utrecht als veel grotere organisatie dan de ODRU en de RUD Utrecht een goede infrastructuur voor interne communicatie nodig. Aan de hand van de tijdens het fusietraject gemaakte keuzes, worden de overige communicatieopgaven voor de Omgevingsdienst Utrecht bepaald.

5.2

Projectteam

Het projectteam bestaat uit een externe communicatiespecialist, aangevuld met communicatieadviseurs van de twee diensten. Externe inzet zal nodig zijn om de verschillende resultaten te behalen: merken/huisstijl-bureau en een websitebouwer.

5.3

Resultaten per 1 januari 2026

Resultaat

Omschrijving/ ambitie

Afhankelijkheden

Communicatiestrategie

We beschrijven wat we willen bereiken met communicatie en wat de ambities zijn. Aan bod komen onder andere de visie op communicatie, communicatiedoelen, middelen voor de communicatie met de interne en externe omgeving, contentstrategie, het pers- en woordvoeringsbeleid en de arbeidsmarktcommunicatie. De naam voor de nieuwe omgevingsdienst definitief bepalen en vastleggen. Dit is van belang voor veel vervolgresultaten. Door het opnemen van de naam van de nieuwe dienst in de Gemeenschappelijke regeling is formele vaststelling door de diverse colleges geborgd. Op basis van de huisstijl kunnen de corporate communicatiemiddelen, zoals de website, brieven en andere uitingen gemaakt worden. Voor communicatie met de medewerkers en ondersteuning van de bedrijfsvoering is intranet belangrijk. De Omgevingsdienst Utrecht heeft als overheidsorganisatie een eigen website nodig.

Richtingsplan

Naamgeving

Handboek huisstijl

Intranet

Website

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Richtingsplan, communicatiestrategie

Pagina 32 van 46

5.4

Overige resultaten

Resultaat Overige communicatiemiddelen

Omschrijving/ ambitie Op basis van de naam en huisstijl worden nieuwe communicatiemiddelen ontwikkeld zoals social media en briefpapier.

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Afhankelijkheden Naamgeving, huisstijl en communicatiebeleid

Pagina 33 van 46

6.

Thema 5: Financieel

6.1

Doel

De Omgevingsdienst Utrecht heeft voldoende financiële middelen nodig om de taken voor de deelnemers op lange termijn uit te kunnen voeren en in te spelen op toekomstige ontwikkelingen. Als gemeenschappelijke regeling wordt de omgevingsdienst gefinancierd door de 27 deelnemers. De nieuwe omgevingsdienst moet financieel robuust worden georganiseerd. En financieel toegerust zijn om de doorontwikkeling te maken die nodig is om toekomstbestendig de (grote) milieuvraagstukken die in de regio Utrecht spelen het hoofd te kunnen bieden, in samenwerking met de deelnemers. De basis onder de financiën voor de Omgevingsdienst Utrecht is de financieringssystematiek.

6.2

Projectteam

Het projectteam bestaat uit een externe projectleider met financiële achtergrond en medewerkers uit de financiële afdelingen van de RUD Utrecht en ODRU.

6.3

Vereisten

Om het thema financieel succesvol te laten zijn, moeten de ODRU en RUD Utrecht op basis van het richtingsprincipe schoon door de poort aan aanvangsvereisten voldoen:

-

Quick-scan van beide latende organisaties (due diligence) financieel, juridisch en archieven.

-

Afhandeling lopende financiële zaken van de ODRU en RUD Utrecht

-

Het hanteren van gemeenschappelijke waarderingsgrondslagen en uitgangspunten bij de berekening van diverse posten in de jaarrekeningen 2025 waar dat mogelijk is. Dit geldt met name bij voorzieningen en inschattingen van overige schulden.

6.4

Resultaten per 1 januari 2026

Resultaat

Omschrijving/ ambitie

Afhankelijkheden

Besluit over financieringssystematiek:

De Omgevingsdienst Utrecht heeft een nieuwe financieringssystematiek nodig op basis waarvan de afrekening met opdrachtgevers plaatsvindt en die dus de opbrengstenkant van de organisatie vormt. De ambitie is een hybride systeem, waarbij de uitvoering middels werkelijke realisatie wordt afgerekend en de bedrijfsvoering via een vaste bijdrage. Middels de bijdrageverordening die, de eerste keer, voor zienswijze aan alle deelnemers wordt voorgelegd is geborgd dat de colleges de financieringssystematiek goedkeuren.

PDC, richtingsplan (financieel)

De begrotingen van de ODRU en RUD

Financieringssystematiek,

-

Bijdrageverordening

Begroting 2026, goedgekeurd

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 34 van 46

door AB.

Utrecht over 2024 en 2025 zullen als basis dienen voor de begroting 2026 van de Omgevingsdienst Utrecht.

Financiële afspraken:

In de bijdrage- en financiële verordening wordt de systematiek bepaald om de deelnemersvergoeding te berekenen. De ambitie is om te komen tot een transparante manier van verdelen van de kosten voor de deelnemers die zowel tegemoetkomt aan de wensen van de deelnemers als aan de wens om een omgevingsdienst te bouwen met een stabiele bedrijfsvoering met oog voor continuïteit en deskundigheid.

-

Bijdrage- en financiële verordening

-

Verrekeningen

-

Weerstandsvermogen op basis van risicoanalyse

rudimentaire begroting 2026, sociaal statuut/sociaal plan, organisatie. Financieringssystematiek

Uitwerking van de wijze waarop de dienst de deelnemers factureert. Dit bepaalt mede de liquiditeit en dus of de dienst in staat is om ten alle tijde te kunnen voldoen aan lopende verplichtingen. Bij de begroting 2026 moet een risicoanalyse worden opgesteld. Deze wordt doorgerekend met de kans en impact dat een risico zich voordoet. De uitkomst is relevant voor de criteria van het weerstandsvermogen. Planning & control-cyclus: -

Kalender voor P&C- cyclus

Ingerichte administratieve organisatie: -

Administratieve organisatie (AO) plan,

-

Verbijzonderde Interne Controle (VIC) plan

Normenkader Financiële administratie: -

Begroting

In de P&C-cyclus wordt op een systematische manier inhoud gegeven aan het proces van het richting geven (besturen, plannen) en het op koers houden (beheersen, controleren) van de organisatie. Voor de Omgevingsdienst Utrecht moeten afspraken worden gemaakt over de manier waarop planning en control worden ingericht. Het gaat hier om de instrumenten waarmee en waardoor management en bestuur inzicht hebben in financiële gegevens en processen en daarop kunnen sturen. Ingerichte administratieve organisatie met interne beheersing, inclusief bijbehorende procesbeschrijvingen, regelingen en verordeningen voor Omgevingsdienst Utrecht. Uitwerking instrumenten voor sturing en verantwoording.

Besturingsfilosofie

In het ERP-systeem ingevoerde begroting en financiële processen, zodat de

ERP-systeem, personeelsen salarisadministratie,

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

ERP-systeem

Pagina 35 van 46

-

Financiële processen (workflows)

-

Financiële administratie: grootboek etc.

Rapportagestructuur Project- en urenadministratie

Inleg van deelnemers ontvangen

Inschrijving/aanstellen van: -

UWV (Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen)

-

Belastingdienst

-

Kamer van Koophandel

-

Pensioenfonds ABP

-

Werkgeversorganisatie (WSGO)

-

Omgevingsdienst NL

Banken Liquidatieplan ODRU en liquidatieplan RUD Utrecht

Benoeming Accountant

6.5

boekhouding en betalingen kunnen worden gevoerd, etc.

inkoop- en contract administratie, procuratie schema, financieringssystematiek, DVO, UVP

Om de verrekening met de deelnemers op basis van bestede uren te kunnen uitvoeren, is een project- en urenadministratie nodig. We beginnen schoon, dus de deelnemers moeten eerst hun inleg (voorschot diensten en weerstandsvermogen) inleggen. Noodzakelijke inschrijvingen voor de nieuwe organisatie.

ERP-systeem, DVO, UVP

Plan voor hoe de liquidatie van de bestaande gemeenschappelijke regelingen wordt uitgevoerd, inclusief de afrekening met de deelnemers. Aanbesteden van de accountant, benoeming accountant door AB.

Overige resultaten

Resultaat Financiële afronding ODRU en RUD Utrecht

Omschrijving/ ambitie Voor beide omgevingsdiensten moet het boekjaar worden afgesloten, de jaarrekeningen opgesteld en goedgekeurd en financieel worden afgewikkeld.

Afhankelijkheden

Meerjarenbegroting 2027 en verder

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 36 van 46

7.

Thema 6: Informatievoorziening

7.1

Doel

Het doel is om de hele infrastructuur van de informatievoorziening in te richten, zodat iedereen binnen de Omgevingsdienst Utrecht zijn werk kan doen. Daarnaast hebben we de ambitie om onze informatievoorziening te moderniseren. Bij de start van Omgevingsdienst Utrecht wordt eerst nog gebruik gemaakt van de verschillende softwarepakketten en diensten op het gebied van informatievoorziening, die vervolgens op termijn gemigreerd moeten worden naar één dienst of pakket voor informatievoorziening. Er wordt tijdelijk gebruik gemaakt van de bestaande applicaties om uiteindelijk te kunnen groeien naar één integraal pakket per discipline voor de nieuwe omgevingsdienst. In lijn met de bestuurlijke opdracht bekijken we de gewenste informatievoorziening zoveel mogelijk vanuit de nul-situatie. Dit betekent dat we vanuit een strategische visie een nieuw ontwerp (architectuur) voor de informatievoorziening van de nieuwe organisatie opbouwen. Onder het thema informatievoorziening vallen ook alle activiteiten nodig voor archivering en records management.

7.2

Projectteam

Binnen dit thema zullen meerdere projectteams tegelijk aan het werk zijn. De werkzaamheden zijn deels onafhankelijk uit te voeren. De projectteam(s) bestaan uit een (externe) architect, diverse adviseurs informatievoorziening van beide organisaties, leveranciers die in de huidige situatie het beheer van de infrastructuur en applicaties verzorgen, archiefinspecteurs, adviseurs recordmanagement/DIV van beide organisaties, (externe) adviseur informatiebeveiliging en privacy, functionaris gegevensbescherming. De projectteams zullen nauw moeten samenwerken c.q. samen een team vormen met de thema's waarvoor de betreffende onderdelen van de informatievoorziening van belang zijn.

7.3

Vereisten

Om de informatievoorziening voor de Omgevingsdienst Utrecht te realiseren, moeten de ODRU en de RUD Utrecht in 2024 en 2025 de eigen informatievoorziening op orde brengen conform het principe “schoon door de poort” waar dat nodig is. Dit geldt met name op het gebied van archieven en datakwaliteit. De archiefinspecteurs van beide diensten doen een gezamenlijke due diligence op de kwaliteit van de analoge én digitale archieven.

7.4

Resultaten per 1 januari 2026

Resultaat

Omschrijving/ ambitie

Afhankelijkheden

Informatiebeleid:

Het informatiebeleid van de Omgevingsdienst Utrecht is een strategische visie voor de komende jaren

Richtingsplan (informatie gestuurd werken)

-

Informatiebeleid met algemene uitgangspunten

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 37 van 46

-

Informatiebeveiligingsbeleid

-

Privacy beleid, inclusief Wet Politiegegevens (WPG)beleid

-

Architectuur document/ informatieplan

-

Beleid informatiebeheer

-

Archiefverordening

Due diligence Informatiebeveiliging huidige infrastructuren

Leverancier voor ICTondersteuning geselecteerd en actief

Netwerk en cloud infrastructuur ingericht Kantoor applicaties ingericht

ERP-systeem geïmplementeerd

7.5

met betrekking tot de gehele informatievoorziening van de Omgevingsdienst Utrecht, vanuit de ambities uit het richtingsplan. Dit beleid bepaalt de uitgangspunten voor de applicaties en infrastructuur, zodat uiteindelijk een samenhangende set met applicaties kan worden ingericht. Deze uitgangspunten omvatten ook de wettelijke kaders voor informatiebeveiliging, zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Network and Information Security directive (NIS2), privacy (AVG) en archivering (Archiefwet). In de nieuwe informatievoorziening zullen hoogstwaarschijnlijk onderdelen van de huidige situatie een plek krijgen, tijdelijk of definitief. Om te zorgen dat de informatiebeveiliging op het gewenste niveau komt/blijft, moeten we vaststellen wat het huidig niveau is. Keuze voor de leverancier voor het beheren van apparatuur (servers, werkplekken, telefonie), kantoorautomatiseringssoftware (Microsoft365) en de basis security. Omgevingsdienst Utrecht heeft één netwerk infrastructuur, die gemonitord wordt door één ICT-leverancier. Microsoft365-applicaties (Outlook, Word, Sharepoint, Teams etc.) ingericht volgens nieuwe naamgeving. Voor de finance, inkoop en HRprocessen en informatie wordt een software as a service (SaaS) ERPoplossing geïmplementeerd (Afas).

Informatiebeveiligingsbeleid

Omschrijving/ ambitie Selecteer en implementeer één VTHzaaksysteem waarin de Omgevingswetprocessen, VTH- en adviestaken en gerelateerde activiteiten en archiefstukken kunnen worden ondersteund/vastgelegd.

Afhankelijkheden Informatiebeleid

Inkoopbeleid

Informatiebeleid, proces on boarding personeel, leverancier voor ICT Informatiebeleid, naam

Informatiebeleid, personeels- en salarisadministratie, inkoop- en contractadministratie, financiële administratie, project- en urenadministratie

Overige resultaten

Resultaat VTH-zaaksysteem en archief/DMS (documentmanagementsysteem) geïmplementeerd.

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 38 van 46

Business intelligence (BI)platform geïmplementeerd

GEO-platform geïmplementeerd

Bodeminformatie-systeem geïmplementeerd Websites

Loketten: dit zijn online formulieren, mijn-zaken etc. Vakspecialistische applicaties zoals: -

Processen platform

-

Geluidsapplicaties

-

Verkeersmodellen

- Etc. Samenvoegen (fysieke) archieven

Voldoen aan KPI’s (kritische prestatie-indicatoren) voor archivering

Selecteer en implementeer een BI-platform. Migreer de data, integraties en gerealiseerde rapportage en analysefunctionaliteit naar het platform vanuit Qlik. Selecteer en implementeer een GEO/ GIS-platform. Migreer de huidige kaartlagen, eventuele toepassingen, koppelingen en data naar het nieuwe platform. Migreer beide bodeminformatiesystemen naar één systeem. Selecteer een leverancier voor het leveren en hosten van een internet CMS, het maken en implementeren van een nieuwe look & feel, begeleiden van content-indeling en uitwerking, implementatie en beheer van (eenvoudige) integraties. Dit is een veelheid aan applicaties die op basis van de architectuur worden ingevuld. Dit is een veelheid aan applicaties die op basis van de architectuur worden ingevuld.

Informatiebeleid

De (fysieke) archieven van de twee diensten moeten worden samengevoegd en toegankelijk worden gemaakt op eenduidige wijze. Op basis van de due diligence van de archiefinspecteurs en de inrichting van de informatievoorziening zorgen dat aan alle KPI’s die gesteld zijn voor archivering wordt voldaan.

Informatiebeleid, archiefverordening

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Informatiebeleid

Informatiebeleid Informatiebeleid

Informatiebeleid

Informatiebeleid

Pagina 39 van 46

8.

Thema 7: Huisvesting en facilitair

8.1

Doel

Voor de Omgevingsdienst Utrecht geldt dat deze voorlopig in het huis van de provincie gehuisvest wordt met een nieuwe uitstraling, gebaseerd op de huisstijl van de Omgevingsdienst Utrecht. Dit om bij de start het gevoel van eenheid te borgen in het huisvestingsconcept en de facilitaire voorzieningen. Voor de vier buitenlocaties van de ODRU verandert er qua huisvesting niets.

8.2

Projectteam

Het projectteam bestaat uit medewerkers met facilitaire taken van beide diensten, externe inhuur voor vertalen van de huisstijl naar inrichting, leveranciers van facilitaire diensten

8.3

Vereisten

Beide organisaties zullen hun huurcontract in 2024 met de provincie verlengen met 5 jaar met de optie deze samen te voegen. Met de provincie worden heldere afspraken gemaakt over mogelijke interne verhuizingen in het kader van de verduurzaming van het provinciehuis.

8.4

Resultaten per 1 januari 2026

Resultaat Centrale locatie op het huis van de provincie ingericht conform de nieuwe huisstijl

Omschrijving/ ambitie De nieuwe organisatie krijgt een nieuwe naam en huisstijl. Voor de huidige inrichting geldt dat deze technisch versleten is en dus vervangen moet worden. De nieuwe organisatie zal in ieder geval bij de start zijn gehuisvest in het huis van de Provincie. Bij afloop van de huurcontracten zal hierover opnieuw een besluit moeten worden genomen.

Huisstijl verwerken in uitingen: -

Bestickering dienstauto’s en boot

-

Bedrijfskleding

-

Briefpapier en enveloppen

8.5

Overige resultaten

Resultaat Uniformeren overige facilitaire diensten: -

Organisatie bedrijfshulpverlening

Afhankelijkheden Naam, huisstijl

Naam, huisstijl

Omschrijving/ ambitie Beide omgevingsdiensten zijn centraal gehuisvest in het provinciehuis met vergelijkbare facilitaire dienstverlening vanuit de provincie. De facilitaire diensten en

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Afhankelijkheden

Pagina 40 van 46

-

Reserveringsprocessen

-

Meldingsprocessen etc.

processen zullen echter wel geüniformeerd moeten worden.

9.

Thema 8: Inkoop

9.1

Doel

Inkoop hangt samen met alle thema’s waarvoor goederen of diensten worden afgenomen van leveranciers. Door de schaalvergroting van de organisatie zullen we contracten veelal op een andere manier moeten aanbesteden. Als we bijvoorbeeld de nieuwe financiële administratie willen inrichten, is hier een nieuw ERP-systeem voor nodig. Dan moeten we onderzoeken of we met een bestaand contract verder kunnen of een nieuwe aanbesteding moeten starten. Hierbij zijn de uitgangspunten (richtingsplan) uit het thema organisatie van invloed. Uiteindelijk is het doel: doelmatige en rechtmatige contracten met leveranciers van inhuur, producten en diensten voor de Omgevingsdienst Utrecht.

9.2

Projectteam

Het projectteam bestaat uit medewerkers met kennis van de contracten van beide organisaties, aangevuld met een externe aanbestedingsjurist en externe inkoopadviseurs voor het inkoop-technisch ondersteunen van benodigde aanbestedingen.

9.3

Resultaten per 1 januari 2026

Resultaat Gepubliceerd inkoop- en aanbestedingsbeleid en inkoopvoorwaarden.

Omschrijving/ ambitie De nieuwe organisatie heeft een geldend inkoop- en aanbestedingsbeleid nodig. Dit is voor de helderheid voor (mogelijke) leveranciers en voor interne toetsing.

Afhankelijkheden Richtingsplan (duurzame bedrijfsvoering)

Aanbestedingskalender:

Het uitvoeren van een aanbesteding en met name het opstellen van de eisen en wensen is tijdrovend voor de aanbestedende afdeling. Voor de begeleiding van een aanbesteding is specialistische aanbestedingskennis noodzakelijk. We kunnen dus als Omgevingsdienst Utrecht niet in korte tijd alle noodzakelijke aanbestedingen uitvoeren. Om de prioritering vast te kunnen stellen, is het nodig om een goed beeld te hebben van alle lopende contracten bij beide diensten, zowel op inhoud als op looptijd en contractsom. Op basis van dit inzicht kan de behoefte van de Omgevingsdienst Utrecht de benodigde inkoopacties c.q. aanbestedingen worden geprioriteerd en gepland. Dit is de aanbestedingskalender.

Planning en prioritering andere thema’s, met name HRM en IV.

-

Inventarisatie van alle lopende contracten bij ODRU en RUD Utrecht

-

Inzicht in behoeften van andere thema’s

-

Keuze tussen gebruiken lopend contract versus nieuwe aanbesteding

-

Aanbestedingskalender

-

Inzicht in rechtmatigheid

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 41 van 46

Processen voor inkoop, aanbesteden en contractmanagement geïmplementeerd.

De processen van aanbesteden, inkoop tot en met betaling en contractmanagement moeten worden ingericht en geïmplementeerd in het ERP-systeem.

ERP-systeem

Contract met inkoopadviesbureau

Voor het ondersteunen van aanbestedingen vanuit de inkoop discipline is extern ondersteuning nodig.

Inkoopbeleid.

9.4

Overige resultaten

Resultaat

Omschrijving/ ambitie

Afhankelijkheden

Uitvoeren aanbestedingen

De daadwerkelijke aanbestedingsprocedures uitvoeren. Voor iedere aanbesteding zal een project worden gestart met een opdrachtgever uit de lijn en ondersteuning van een inkoopadviseur.

Contract met inkoopadviesbureau

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 42 van 46

10. Thema 9: Juridisch 10.1

Doel

De Omgevingsdienst Utrecht moet op de startdatum juridisch, fiscaal en bedrijfsmatig gereed en operationeel zijn. Naast voorwaarden zoals fusiebesluit, begroting 2026 Omgevingsdienst Utrecht, gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht, plaatsing van medewerkers en essentiële bedrijfsvoering is ook een reeks van regelingen en afspraken nodig om de start van Omgevingsdienst Utrecht te kunnen realiseren. Allereerst wordt een inventarisatie gemaakt van noodzakelijke en gewenste verordeningen, regelingen en besluiten. De inventarisatie wordt opgesteld in samenhang met de andere thema’s. Het gaat daarbij om alle relevante juridische componenten, om als nieuwe organisatie en als bestuur te kunnen starten zoals: -

Mandaatbesluit

-

Dienstverleningshandvest

-

Reglementen van orde bestuur

-

Verordeningen organisatie

-

Interne regelingen, mandaten toezichthouders/BOA’s e.d.

-

Alle relevante bedrijfsmatige documenten en afspraken zoals DVO en UVP om met de deelnemers afspraken over de taakuitvoering te kunnen maken;

-

Formele benoemingen van medewerkers in rollen, zoals Functionaris Gegevensbescherming (FG) en boa’s de aanwijzing van een accountant;

Niet alleen is van belang dat de benodigde verordeningen, overeenkomsten, afspraken, regelingen en dergelijke op tijd zijn vastgesteld, zij moeten ook voldoen aan de benodigde kwaliteit. Daarbij hoort een beoordeling van de inhoud, de samenhang van de voorgestelde regelingen (uit andere thema's) en de volledigheid. Daarnaast wordt de benodigde besluitvorming per product vastgesteld, en wordt een totaalplanning opgesteld. In elke bovenstaande opgave wordt bekeken welke documenten worden opgesteld. Hierbij wordt nadrukkelijk het principe gevolgd dat alleen het strikt noodzakelijke voor de Omgevingsdienst Utrechtstart moet zijn gerealiseerd. Er moet uitdrukkelijk ruimte zijn om in de beginfase van de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht daar waar mogelijk nog keuzes te maken.

10.2

Projectteam

Het projectteam bestaat uit de bedrijfsjuristen van beide organisaties, aangevuld met juridisch expertise op specialismes.

10.3

Resultaten per 1 januari 2026

Resultaat Volledige lijst van vast te stellen regelingen en verordeningen Volledige lijst van benodigde inschrijvingen/aanwijzingen

Omschrijving/ ambitie Inventarisatie benodigde en gewenste verordeningen/regelingen organisatie Omgevingsdienst Utrecht Inventarisatie benodigde administratieve handelingen

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Afhankelijkheden Keuzes inrichting organisatie (in andere thema’s) Keuzes inrichting organisatie (in andere

Pagina 43 van 46

functionarissen Volledige lijst met overeenkomsten die al dan niet worden overgedragen

Alle voor de start van de Omgevingsdienst Utrecht benodigde regelingen, verordeningen en dergelijke zijn in werking, alle benodigde besluiten zijn genomen, alle benodigde inschrijvingen, aanwijzingen, benoemingen en dergelijke zijn verricht en alle benodigde overeenkomsten zijn gesloten.

(inschrijvingen) en benodigde aanwijzingen functionarissen Inventarisatie benodigde en gewenste overeenkomsten Omgevingsdienst Utrecht met derden

thema’s) Keuzes inrichting organisatie (in andere thema’s) Beschikbare informatie

Als uitvoerder van VTH-taken, gemeenschappelijke regeling en werkgever moeten de nodige juridische zaken geregeld worden voor de Omgevingsdienst Utrecht van start kan. Hiervoor moeten de nodigde verordeningen, overeenkomsten, afspraken, regelingen en dergelijke op tijd zijn vastgesteld en voldoen aan de benodigde kwaliteit. Kwaliteitsaspecten zijn bijvoorbeeld inhoud, samenhang en volledigheid.

Afspraken over afhandeling contracten en andere bestaande (contractuele) verplichtingen; onder andere aansprakelijkheid RUD Utrecht en ODRU als voormalig werkgever (gedurende één jaar)

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 44 van 46

BIJLAGE 2: PLANNING

Routekaart Fase 2 Omgevingsdienst Utrecht – versie 3.0

Pagina 46 van 46