Document · PDF

Bijlage 3. Toelichting nieuw beleid 2024.pdf

Raadsvergadering 29 juni 2023, gemeente LeusdenBij agendapunt: 11: RV Kadernota gemeente Leusden 20245.066 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Inventarisatie nieuw beleid 2024

(bedragen x € 1.000) Categorie*)

2024

Structureel 2025 2026

2027

Incidenteel

1. Domein Bestuur 1.1 Vernieuwing inrichting raadzaal

24,3

30,3

16,5

1.2

Procesmanagement (0,2 fte)

33,0

18,0

1.3

Digitaliseren bouwdossiers

250,0

p.m.

82,0

4. Domein Ruimte 4.1 Formatie Omgevingswet (1,34 fte)

140,0

4.2

Bijdrage aan Regiobureau Amersfoort

88,0

4.3

Visieontwikkeling Stoutenburg

30,0

4.4

Formatie VTH (2,67 fte)

231,0

4.5

Inrichten RX Mission

75,0

5. Overhead 5.1 Formatie vastgoedapplicatie (0,1 fte)

6,5

5.2

Sharepoint migratie (0,5 fte)

100,0

46,0

5.3

Inhuurbudget ICT

50,0

5.4

Telefonie managed services

10,0

2. Domein Leefomgeving 2.1

Beheerder civiele kunstwerken en begraafplaatsen (1 fte)

3. Domein Samenleving -

Categorie*)

2024

Structureel 2025 2026

2027

Incidenteel

5.5

Harmoniseren arbeidsvoorwaarden BLNP

132,0

5.6

Herstel capaciteit HRM (2 fte)

170,0

5.7

Directiesecretaris (0,67 fte)

61,0

5.8

Herstel secretariële en administratieve ondersteuning (1,89 fte)

147,0

5.9

Secretariële ondersteuning wethouders (0,67 fte)

49,0

5.10 Op orde brengen ICT (1 fte)

100,0

5.11 Herstel juridische ondersteuning (0,5 fte)

49,0

5.12 Faciliteiten ontwikkeling OR (0,22 fte)

24,0

5.13 Tijdelijke uitbreiding teammanagement (1 fte)

117,0

5.14 Business control (0,5 fte)

52,0

5.15 Organisatieadviseur (1 fte)

104,0

5.16 Communicatieadviseur (0,67 fte)

65,0

5.17 Webredacteur (1 fte)

73,0

5.18 Extra formatie facilitair servicepunt (0,22 fte)

13,0

5.19 Online tool rechtmatigheid Totaal

455,0

5,0 1.871,8

5,0 1.877,8

5,0 1.864,0

5,0 1.628,0

*) Categorie: 1. Inhaalslag, onvermijdelijk 2. Wettelijke plicht, keuze qua intensiteit 3. Verplichting die voortkomt uit een samenwerkingsverband 4. Overige beleidswens

Toelichting beleidswensen

1.1 Vernieuwing inrichting raadzaal De huidige audiovisuele middelen in de raadzaal zijn versleten. Ten dele vindt vervanging plaats in 2023. Bovendien zijn de middelen gedateerd en voldoen niet meer aan de eisen van deze tijd. De raad is een representant van de lokale samenleving en neemt besluiten, die de samenleving raken. Derhalve is het relevant te investeren in zichtbaarheid van dit hoogste gemeentelijk orgaan. Het betreft een upgrade van de raadzaal ten behoeve van de huidige ICT middelen, het meubilair en nieuwe stoffering en schilderwerk. Er is sprake van incidentele afboeking van de boekwaarde van de huidige investering in audiovisuele middelen ad € 18.800 in 2023. De extra investeringen zijn nodig om de huidige raadzaal weer te laten voldoen aan de huidige normen en eisen. Daar hoort ook regulier onderhoud bij teneinde het nieuwe niveau te kunnen blijven waarborgen. De investering bedraagt € 350.000. De hogere lasten in 2024 zijn € 24.300, in 2025 € 30.300 en vanaf 2026 structureel € 16.500. -

afschrijvingslasten jaarlijks onderhoud ICT inkomsten

2024 25.000 5.000 -5.700 24.300

2025 31.000 5.000 -5.700 30.300

2026 31.000 5.000 -19.500 16.500

2027 31.000 5.000 -19.500 16.500

1.2 Procesmanagement De werkprocessen binnen de ambtelijke organisatie zijn niet op orde. Dit veroorzaakt onnodige verstoringen en stress bij medewerkers. Investeringen zijn nodig in het maken van actuele procesbeschrijvingen, het optimaliseren van processen, het opzetten van management van processen, waardoor processen ook actueel en optimaal blijven en trainingen voor een ieder die daarin een rol speelt. Investeringen in procesmanagement betalen zich uiteindelijk terug in een soepeler en efficiënter functionerende organisatie. In 2023 is extern advies nodig over het opzetten van management van processen, het geven van trainingen en externe begeleiding voor het optimaliseren van de eerste twee processen. Hiervoor is € 10.000 benodigd. In de daaropvolgende jaren is een meerjarig incidenteel (2024-2026) bedrag opgenomen van € 15.000 waarmee externe begeleiding wordt ingekocht om jaarlijks zo'n zes processen te kunnen optimaliseren en een structureel bedrag van € 18.000 voor het aantrekken van 0,2 fte aan capaciteit (schaal 10) om processen te begeleiden. 1.3 Digitaliseren bouwdossiers Leusden is verplicht om haar bouwvergunningen van 20 jaar en ouder op korte termijn over te brengen naar Archief Eemland. Overbrenging kan in fysieke, papieren vorm, maar vanuit het oogpunt van dienstverlening wordt de voorkeur gegeven aan digitale overbrenging.

Dit laatste kan uitsluitend wanneer de papieren dossiers conform de regels voor vervanging zijn gedigitaliseerd en vervolgens zijn vernietigd. De bouwdossiers van de gemeente Leusden zijn in het verleden gedigitaliseerd, maar uitsluitend ten behoeve van de interne bedrijfsprocessen. Hierdoor voldoen de scans niet aan de voorwaarden voor vervanging en zullen ze opnieuw, volgens wettelijke eisen aan digitalisering en AVG gedigitaliseerd moeten worden. In de begroting zijn geen middelen om de digitalisering van de bouwvergunningen op korte termijn te realiseren. Naar aanleiding hiervan is overleg gevoerd met de Provincie. Dit heeft geresulteerd in de toezegging dat zij een verzoek van de gemeente Leusden om dispensatie voor de fysieke overbrenging van de bouwvergunningen naar Archief Eemland heeft gehonoreerd tot 2021. Tot op heden zijn er nog geen financiële middelen beschikbaar gesteld. In de toezichtsbrief van de provincie en toezichtrapportage van de gemeentearchivaris wordt dit opnieuw geëist. De inschatting van de incidentele kosten is € 250.000. De extra structurele kosten zijn nog niet bekend (p.m.). Dit betreffen de kosten voor de dienstverlening van Archief Eemland.

Toelichting beleidswensen

2.1 Beheerder civiele kunstwerken en begraafplaatsen De aanvraag betreft de uitbreiding van de bestaande formatie van team IBOR met 1 fte Beheerder civiele kunstwerken en begraafplaatsen (schaal 9). De kosten bedragen € 82.000 per jaar. Dit betreft een hersteloperatie vanwege keuzes die gemaakt zijn bij bezuinigingen op formatie in het verleden. Al jarenlang zijn op incidentele basis beheertaken door andere medewerkers, die geen expertise en capaciteit hebben, uitgevoerd. Deze medewerkers zijn daardoor weer onvoldoende in staat om aan de eigen taken op andere beheerdisciplines toe te komen waarvoor men feitelijk is aangenomen. De gemeente Leusden kent een uitgebreid areaal aan civiele kunstwerken (bruggen, kademuren, tunnels, geluidswanden, verdedigingswerken als bijvoorbeeld de Grebbelinie, etc.) die niet de juiste aandacht krijgen. Kunstwerken en de staat van onderhoud zijn onvoldoende in beeld en kunnen leiden tot maatschappelijke, veiligheids- en financiële risico's voor de gemeente als deze niet adequaat beheerd worden. Ook kunstwerken vormen een wezenlijk onderdeel van de fysieke assets van de gemeente, waarover de gemeente een wettelijke zorgplicht heeft. Als de formatie niet wordt uitgebreid voor deze discipline zal dit ook leiden tot problemen in de capaciteiten van het team IBOR om over de hele linie beheertaken voor de gemeente uit te voeren.

4.1 Formatie Omgevingswet Op 14 maart 2023 heeft de Eerste Kamer besloten dat de Omgevingswet per 1 januari 2024 in werking treedt. Hierdoor is er de benodigde duidelijkheid en is er hernieuwde prioriteit en urgentie om de werkzaamheden ingevolge deze wet op te pakken. - regisseur omgevingsvisie 24 uur (0,67 fte) schaal 11, kosten € 70.000 - regisseur omgevingsplan 24 uur (0,67 fte) indicatief schaal 11, kosten € 70.000 Het in niet bekend of en in hoeverre structurele kostenstijgingen door het Rijk zullen worden vergoed. Dit is onderwerp van gesprek in het bestuurlijk overleg tussen Rijk en VNG. 4.2 Bijdrage aan Regiobureau Amersfoort Het Bestuurlijk Overleg van de burgemeesters van de Regio Amersfoort heeft voorgesteld de formatie van het Regiobureau Amersfoort (RBA) uit te breiden naar structureel 13 fte waarvan 10 fte door de gemeenten te financieren en 3 fte door externe partijen zoals het Rijk en de provincie (bijvoorbeeld voor de RES). Dit is nodig om het RBA het hoogst noodzakelijke te laten doen terwijl de raming van het totaal benodigde om opgaves en kansen te pakken uitkomt op 22,3 fte. De samenwerkingsvorm binnen de Regio Amersfoort verandert niet, die voldoet nog steeds. Verder is € 521.000 nodig voor huisvesting, P&O, overhead, onderzoek, organisatie bijeenkomsten, out of pocket kosten etc.

Totaal vraagt dit om € 1.671.000 aan bijdragen door gemeenten wat resulteert in een verdubbeling van de gemeentelijke bijdragen, dus € 146.000 door Leusden met ingang van 2024 in plaats van de huidige € 73.000. Hierbij is nog geen rekening gehouden met mogelijk extra inzet door RBA voor o.a. woondeal en Handelingsperspectief Buitengebied en het mogelijk niet of minder bijdragen door de gemeente Barneveld. Het voorstel is hiervoor € 15.000 per jaar extra te reserveren waardoor de jaarlijkse bijdrage door Leusden in totaal € 161.000 wordt.

Toelichting beleidswensen

4.3 Visieontwikkeling Stoutenburg In collegebesluit L253108 (en opvolgend raadsbesluit) is aangegeven dat in Stoutenburg enige ruimte is voor woningbouw binnen de lintbebouwing na 2025. Inmiddels zijn diverse initiatieven voor woningbouw in Stoutenburg bij de gemeente ingediend, maar ontbreekt een kader om deze initiatieven te kunnen beoordelen of sturen. In samenspraak met de initiatiefnemers, bewoners en andere betrokkenen wordt een visie en kader opgesteld waarbinnen initiatieven getoetst en ontwikkeld kunnen worden. De capaciteit om dit uit te voeren is niet beschikbaar (zowel inhoudelijk als procesmatig). Hiervoor moet zowel stedenbouwkundige als landschappelijke expertise worden ingehuurd. Deze expertise moet ook de vaardigheid bezitten om visies te ontwikkelen in co-creatie. Deze expertise is na vaststelling van de visie ook betrokken bij de toetsing en begeleiding van de initiatieven. De kosten worden geraamd op incidenteel € 30.000 in 2024. 4.4 Formatie VTH Een recent capaciteitsonderzoek naar de benodigde formatie bij VTH, waarbij de impact op deze formatie van de implementaties van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (WKB) is meegewogen, laat zien dat er een tekort is qua formatie in de huidige situatie. Dit vormt de basis voor deze aanvraag. Het onderzoek naar de toekomstige behoefte is op het moment van schrijven nog niet afgerond.

Tijdens dit onderzoeksproces is al duidelijk dat er meer formatie nodig is. Daarom doen we al wel de aanvraag. Ook zijn er nog lokale keuzen mogelijk. Dit maakt dat de gehele formatiebehoefte voor VTH nog nader onderzoek nodig heeft, wat er precies nodig is. We houden er ook rekening mee dat vooral de inwerkingtreding van de WKB vanaf 1 januari 2024 voor onze organisatie een financieel nadeel oplevert, doordat er taken zijn die niet meer vanuit de leges kunnen worden bekostigd. Met deze aanvraag anticiperen we mede op deze aanstaande ontwikkeling in 2024. Het is niet uitgesloten dat aanvullende uitbreiding hierop nodig is bij de kadernota 2025. 4.5 Inrichten RX Mission Samenhangend met de implementatie van de Omgevingswet en de Wkb dient op ICT-gebied het nodige te worden ingericht op operationeel niveau, dienen systemen te worden aangepast om te kunnen worden aangesloten op het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet). Hiervoor is naast aanschaf van systemen (RX Mission), inhuur van expertise en begeleiding van implementatie nodig. Hiervoor is een incidenteel budget benodigd van € 75.000. 5.1 Formatie vastgoedapplicatie Via de Voorjaarsnota 2023 zijn aanvullende middelen gevraagd voor een vastgoedapplicatie. Na implementatie moet de applicatie/data beheerd worden. Hiervoor wordt rekening gehouden met een 0,1 fte medewerker voor 4 uur per week in schaal 5.

De kosten hiervoor bedragen € 6.500. 5.2 Sharepoint migratie De organisatie heeft in 2022 een nieuw intranet op basis van sharepoint gekregen. In 2023 gaan we over op de moderne werkplek zoals de VNG die als standaard heeft bedacht. Hier hebben we de bijbehorende licenties van Microsoft bij afgenomen. Nu is het tijd om de data op de schijven over te zetten naar de sharepoint omgeving. Hier is niet in voorzien. Reden hiervoor is dat we een beheerder kantoorautomatisering voor 1 fte zouden aannemen. Hier is via het CUP (1.2 robuuste en slagvaardige dienstverlening) ook ruimte aan gegeven voor 0,5 fte. In de beperkte tijd die een functioneel beheerder hiervoor heeft is een datamigratie naar sharepoint niet uit te voeren op korte termijn. Daarbij moeten medewerkers (zowel de gebruikers als beheerders) hiermee leren werken. Tevens zijn assessments voor functioneel en technisch beheer nodig om het gebruik te optimaliseren. Er is een bedrag van incidenteel € 100.000 nodig voor inhuur om achterstallige werkzaamheden weg te werken en structureel € 46.000 voor 0,5 fte medewerker kantoorautomatisering in schaal 10a.

Toelichting beleidswensen

5.3 Inhuurbudget ICT Al jaren wordt extra ingehuurd om werkzaamheden uit te voeren waar het systeembeheer de tijd niet voor heeft. De financiële dekking kwam op creatieve manier vooral ten laste van de bestaande budgetten waar dit niet op thuishoort. De budgetten zijn ergens anders voor bedoeld en bevatten door prijsstijgingen inmiddels ook geen ruimte meer om inhuur mee op te vangen. De kosten worden geraamd op € 50.000 structureel. 5.4 Telefonie managed services De telefonie is als taak niet belegd geweest. De mensen van ICT hebben telefonie erbij gekregen, maar door de al hoge werkdruk heeft dit niet de aandacht kunnen krijgen die nodig was. Het afgelopen jaar is gebleken dat dit niet zo kan blijven doorgaan. De kennis en capaciteit ontbreekt om dit goed uit te voeren in combinatie met alle andere taken. De kosten van uitbesteding via managed services worden geraamd op structureel € 10.000. 5.5 Harmoniseren arbeidsvoorwaarden BLNP In de projectgroep BLNP zijn meerdere modellen onderzocht voor het harmoniseren van de arbeidsvoorwaarden binnen BLNP-verband. Bij aanvang van de samenwerking was dit een van de doelen. Als de arbeidsvoorwaarden geharmoniseerd zijn is het eenvoudiger om de basis op orde te krijgen en te houden in het salarispakket. De kosten worden geraamd op € 132.000 en zijn structureel.

5.6 Herstel capaciteit HRM Door de bezuinigingen bij HRM is er in de afgelopen jaren geen beleid ontwikkeld waardoor het management in het bijzonder en de ontwikkeling van de organisatie is stilgelegd. Het gevolg daarvan is dat de organisatie achterloopt op cruciale vraagstukken en op onderdelen verwaarloosd is. Om een aantrekkelijke werkgever te zijn en blijven is het nodig om het beleid actueel te houden en mee te kunnen bewegen met de trends op de arbeidsmarkt. Daarom is er 1 fte PSA schaal 8, € 73.000 nodig, en 1 fte beleidsadviseur HRM schaal 10a, € 97.000. Totaal € 170.000. De formatie op het bezuinigde niveau van de afgelopen jaren houden betekent dat er een grote druk ligt op een toegenomen werkvoorraad waardoor risico’s in de kwaliteit optreden met name bij het werven van nieuwe mensen en het behouden van onze medewerkers. 5.7 Directiesecretaris Aanstellen van een directiesecretaris, 0,67 fte schaal 10, € 61.000. De kwaliteit van een aantal college- en directieprocessen laat te wensen over. De besluitvorming heeft daaronder te lijden (gehad). Met de ingreep om een medewerkster vrij te maken en in te zetten om de processen te optimaliseren en de kwaliteit van de formuleringen te verbeteren is inmiddels een verbeterslag tot stand gebracht. De directie dringt er op aan om deze proef als geslaagd te beschouwen en deze positie structureel in te zetten.

Het niet doen betekent een terugval in de kwaliteit van de processen en de besluitvorming.

Toelichting beleidswensen

5.8 Herstel secretariële en administratieve ondersteuning Door de uitgevoerde bezuinigingen in het secretariaat en de administratieve ondersteuning moet het management zelf het agendabeheer doen, de e-mails prioriteren, telefoontjes beantwoorden en is er geen ondersteuning meer. Het gevolg daarvan is dat in de dagelijkse praktijk niet of nauwelijks ruimte is voor de personele aansturing. De vereiste jaargesprekken en beoordelingsgesprekken blijven daardoor in belangrijke mate achterwege. Een deel van het management heeft al te kennen gegeven dit niet te kunnen volhouden en vanuit de Ondernemingsraad wordt aangedrongen op het houden van de jaarlijkse gesprekken. De organisatie heeft management en directie nodig om sturing en coaching te kunnen geven, als aantrekkelijk werkgever en om de ingezette ontwikkelingen in de organisatie vanuit het plan van aanpak organisatieontwikkeling te kunnen uitvoeren. Geen inzet van ondersteuning betekent dat management en directie de agenda’s vol hebben met ondersteunende taken, waardoor de organisatie niet uit de ad hoc werkwijze kan komen. Daarom zetten we in op het aanstellen van een directie assistent en managementondersteuning. De functie van directieassistente is tijdelijk ingevuld, er volgt een evaluatie van de functie.

Vooruitlopend op de evaluatie is de structurele budgetvraag voor 1 directieassistente schaal 9 (0,89 fte) en 1 fte managementondersteuning schaal 8, bij elkaar € 147.000. 5.9 Secretariële ondersteuning wethouders Extra ondersteuning is benodigd in verband met aanstelling van de 4e wethouder, voor 0,67 fte (24 uur) schaal 8. Dit is nodig omdat de werkdruk op het bestuurssecretariaat, ook met inzet van directie assistent en managementondersteuning, al hoog is. Niet honoreren van deze ondersteuning voor de vierde wethouder verhoogt de werkdruk op het secretariaat, waardoor de kwaliteit van de dienstverlening (afspraken wethouders) extra onder druk komt te staan. De structurele kosten bedragen € 49.000. 5.10 Op orde brengen ICT Aangedrongen wordt op een algehele doorlichting van de ICT-performance en het leveren van extra kwaliteit. We lopen als Leusden gewoon op onderdelen achter op diverse ontwikkelingen. Willen we een aantrekkelijke werkgever zijn en onze dienstverlening modern en up to date brengen en houden dan is een masterplan nodig op grond van een gedegen doorlichting. De kosten van het op orde brengen worden geraamd op structureel € 100.000.

5.11 Herstel juridische ondersteuning Op gebied van inkoop en aanbesteding en andere eerstelijnswerkzaamheden zoals APV-aanpassingen, erfpachtconstructies, contractmanagement, is 0,5 fte juridisch adviseur benodigd, schaal 10a € 49.000. Met de overgang van JZ naar de BLNP is een weeffout ontstaan. BLNP verleent “tweedelijnsdienstverlening”, wat betekent dat het juridische eerstelijnswerk zoals boven genoemd, verweven met het inhoudelijk werk van de organisatie, niet is belegd. De afgelopen periode is dit telkens incidenteel opgelost. De taken zijn echter structureel en de teams hebben er last van dat deze kennis niet voorhanden en inzetbaar is. De benodigde juridische kennis gaat verder dan wat we van de (beleids-) medewerkers kunnen verwachten. Dit niet invullen betekent dat we risico’s lopen bij de inkoop en aanbesteding en andere juridische eerstelijnstrajecten, wat de afgelopen jaren ook bij de accountant een aandachtspunt is geweest.

Toelichting beleidswensen

5.12 Faciliteiten ontwikkeling OR De organisatie heeft een goed functionerende OR nodig. De beschikbare middelen zijn minimaal evenals het aantal uren voor de secretaris van de OR. Voorgesteld wordt dit aan te passen naar de minimale noodzakelijke omvang. Faciliteiten ontwikkeling voor de OR via uitbreiden uren secretaris naar 12 uur per week. De huidig beschikbare formatie is 4 uur, de bezetting is 8 uur (met 4 uur dekking vanuit formatie financiën). Om deze 4 uur te repareren is structureel budget nodig (momenteel ingevuld schaal 11), kosten op jaarbasis € 12.000. De uitbreiding van 8 naar 12 uur in verband met begeleiding van nieuwe OR-leden, organisatieontwikkeling en BLNP kost eveneens € 12.000 op jaarbasis. 5.13 Tijdelijke uitbreiding teammanagement In het plan organisatieontwikkeling uit 2020 was voorzien in tijdelijke uitbreiding met 2 teammanagers voor de duur van het plan van aanpak (2023). Door natuurlijk verloop (pensioen) zou de situatie in 2023 weer teruggaan naar 6 teammanagers. Bij de teammanagers horen ook teams. 1 team was voorzien in 2023 over te zijn naar de BLNP (Financiën). Door de ontwikkelingen in de BLNP (onderzoek naar construct) is hierin vertraging gekomen. Daarom huren we momenteel in op de positie van teammanager Financiën in afwachting van de verkenning naar de bedrijfsvoeringsorganisatie.

De directie heeft in 2022 besloten dat het aanpassen van de aansturing van de organisatie nog niet kan plaatsvinden in 2023. De teams zijn in de huidige vorm gestart in 2020. Direct daarna ging een periode in van corona lockdowns, waardoor aan de teams niet of minimaal gebouwd kon worden. Tevens heeft de directie toen besloten dat het onderzoek naar de toekomstbestendige aansturing breed moet plaatsvinden. Simpel twee teams samenvoegen is te kort door de bocht. Het management heeft de tijd nodig om het situationeel leiderschap stevig neer te zetten. Daarom is dit onderzoek verplaatst van 2023 naar 2025. Dit betekent wel dat 1 team (IBOR) geen formatie meer heeft voor een teammanager. Aansturing en ontwikkeling is ook in dat team nodig. Er is geen ruimte bij andere managers om dit team “erbij” te nemen. Daarom zijn we gaan werven voor een vaste teammanager, met de afspraak dat een verschuiving van taken kan plaatsvinden (na 2026), op basis van de uitkomsten van het onderzoek in 2025 naar de aansturing van de organisatie. Gelukkig hebben we daardoor een nieuwe, ervaren, teammanager kunnen aantrekken in een werkveld waar dit erg lastig is. Voor deze functie (1fte t/m 2026, schaal 12, € 117.000) is nog geen dekking.

5.14 Business control Door diverse ontwikkelingen is de complexiteit binnen de vakafdelingen dermate toegenomen dat volumebeheersing en het goed sturen op uitgaven steeds moeilijker wordt. De Jeugdwet is hiervan een goed voorbeeld, waarbij het team Financiën niet alleen maar wordt gevraagd voorstellen te doen voor dekking van uitgaven, maar gevraagd wordt te adviseren over de sturing als geheel. Het team Financiën is hierop (nog) niet berekend qua capaciteit. Het team zou graag willen werken met business-controllers, die een bredere verantwoordelijkheid krijgen en daarmee de ruimte krijgen om te voorzien in de vraag. Hiervoor is een uitbreiding van capaciteit benodigd van 0,5 fte, schaal 11. De kosten bedragen structureel € 52.000. 5.15 Organisatieadviseur We zoeken tijdelijk (t/m 2026) een organisatie adviseur (1 fte, schaal 11) in verband met de focus op organisatieontwikkeling en teamontwikkeling. Om onze organisatie op de toekomst voorbereid te laten zijn is versterking nodig op het vlak van organisatieadvies. Deze zou nauw moeten samenwerken met de businesscontrollers, organisatiedirecteur en teammanagers, die daar meer een strategische adviserende taak in hebben. Waar de strategisch adviseur ondersteunt in het bepalen van richting/koers ondersteunt deze organisatieadviseur bij de realisatie van de noodzakelijke organisatorische en veranderkundige vraagstukken.

Hij/zij bereidt voor, ondersteunt en begeleidt de implementatie van deze adviezen in de organisatie. De kosten bedragen € 104.000.

Toelichting beleidswensen

5.16 Communicatieadviseur Door toename van gemeentelijk taken en verantwoordelijkheden vanuit de landelijke overheid is de formatie communicatieadvies al langere tijd onvoldoende. Onze interne communicatie vraagt zorg en aandacht, op dit moment huren wij extern in voor de interne communicatie. Deze inhuur stopt eind juli 2023. De interne communicatie zal dan weer een plek moet vinden binnen de bestaande formatie. Op dit moment bestaat communicatie uit 3,5 fte verdeeld over 4 adviseurs. De rollen van de communicatie adviseurs zijn recentelijk goed inzichtelijk gemaakt tijdens het traject herpositionering communicatie. Proactief, afwegend en voor in de bus. Om de advisering en ondersteuning te kunnen garanderen voor de portefeuillehouders, projecten, thema’s en interne communicatie is er ten minste uitbreiding nodig van 24 uur voor strategisch communicatie advies in de vorm van een nieuwe medewerker. De kosten bedragen structureel € 65.000. 5.17 Webredacteur We leven steeds meer in een online wereld, als gemeente zijn we hier geen uitzondering op. Inwoners verwachten dat wij via de diverse online kanalen bereikbaar zijn en het webteam ziet het als haar taak om er online voor de inwoners te zijn en daar met hen het gesprek aan te gaan. Echter merken wij dat de hoeveelheid werk en de contactmomenten met de inwoners steeds verder stijgen.

Hierdoor neemt de werkdruk toe en moeten wij helaas met enige regelmaat ‘nee’ verkopen aan collega’s, aan onszelf en de inwoners. Zo komen wij op dit moment bijvoorbeeld nauwelijks toe aan het schrijven van goede eigen content en het actief op zoek gaan naar nieuws voor onze socials. Iets wat noodzakelijk is omdat we daarmee de inwoners nog beter kunnen dienen en met hen in gesprek kunnen gaan. Ook zetten we hiermee de gemeente Leusden beter op de digitale kaart. Binnen het webteam is ook capaciteit nodig om te borgen dat de kwaliteit en het gebruik van ons nieuwe intranet op niveau is en blijft. Daarnaast moeten wij intern nee verkopen, bijvoorbeeld omdat we uren te kort komen om deel te nemen aan projectoverleggen. In 2022 is hier al aandacht voor gevraagd. Door de wisseling van teammanagers (2023) is deze formatie niet aangevraagd. Daarom nu alsnog deze formatie opnemen in de inhaalslag/nieuw beleid. Bij elkaar gaar het om 36 uur, schaal 8. De kosten bedragen structureel € 73.000. 5.18 Extra formatie facilitair servicepunt Er is een grote vraag door de organisatie, raad en fracties naar vergaderingen en bijeenkomsten in de avonduren. Dit betekent dat het Huis van Leusden gemiddeld meer avonden per week open is dan pre corona. Dit heeft gevolgen voor de capaciteit bij het facilitair servicepunt. Dit uit zich in een verlofstuwmeer voor de huidige medewerkers.

Het gaat om een uitbreiding van 8 uur (0,22 fte) per week, schaal 6. De kosten bedragen structureel € 13.000. 5.19 Online tool rechtmatigheid De financiële rechtmatigheid richt zich op een aantal processen met een financieel (grotere) materiële omvang met als doel de getrouwheid van de jaarrekening (en interne rapportages) te waarborgen. Door nieuwe wetgeving voor de financiële rechtmatigheid moeten gemeenten duidelijk inzichtelijk kunnen maken aan de accountant welke handelingen zijn verricht om de beheersmaatregelen te toetsen. Deze applicatie ondersteunt dit vereiste. Daarbij kan de opvolging van de aanbevelingen uit de managementletter ook hierin worden vastgelegd en gemonitord. De kosten bedragen structureel € 5.000.

Inhaalslag 2023 (bekostiging via collegevoorstel en najaarsnota)

(bedragen x € 1.000) Categorie*)

Structureel

Incidenteel 2023

Recruiter

100,0

Talent software

50,0

Impuls nieuwe werkplekken, inhaalslag ICT

80,0

Bezetting receptie

29,0

Inhuur communicatieadviseurs tijdens verandering

55,0

1.2

Procesmanagement

10,0

2.1

Beheerder civiele kunstwerken en begraafplaatsen

41,0

5.7

Directiesecretaris

46,0

5.8

Herstel secretariële en administratieve ondersteuning

110,0

5.9

Secretariële ondersteuning vierde wethouder

32,0

5.10 Op orde brengen ICT

30,0

5.12 Faciliteiten ontwikkeling OR

24,0

5.15 Organisatieadviseur

52,0

5.16 Communicatieadviseur

33,0

5.17 Webredacteur

37,0

5.18 Extra formatie facilitair servicepunt

6,0

Totaal

735,0

1 Recruiter Een incidenteel budget van € 100.000 is benodigd om bij vacatures een recruiter in te zetten om de kans op de best passende kandidaat zo groot mogelijk te maken. 2 Talent software Budget van € 50.000 voor talentmanagement software om medewerkers te behouden. Een belangrijke crisisinterventie was de inzet van de recruiters. Maar niet alleen het aantrekken van nieuwe goede collega’s is van belang. We willen onze goede en loyale medewerkers ook binden en boeien. We krijgen door de inzet en versteviging van het situationeel leiderschap steeds meer zicht op de talenten van onze medewerkers. Om die talenten meer te benutten willen we een software programma aanschaffen voor ondersteuning van het talentmanagement. Talentmanagement was al opgenomen in het plan van aanpak organisatieontwikkeling, maar was niet voorzien van een budget. 3 Impuls nieuwe werkplekken Budget van € 80.000 om impuls aan de nieuwe werkplek te geven en digitale ondersteuning snel te verbeteren. 4 Bezetting receptie Er is een onderzoek gestart om te onderzoeken welke bezoekersstromen er dagelijks/wekelijks zijn. De uitkomst kan leiden tot een voorstel om de bezetting mogelijk gerichter in te gaan zetten. Hieraan gekoppeld ook de balies van burgerzaken en de bereikbaarheid van het KCC. Gedurende dit onderzoek is incidenteel formatiebudget nodig om de bezetting op orde te houden.

De kosten worden geraamd op € 29.000. 5 Inhuur communicatieadviseurs tijdens verandering Budget van € 55.000 voor inzet extra tijdelijke communicatieondersteuning onder regie van team communicatie, in de overgang naar de herpositionering. 1.2 Procesmanagement Zie de toelichting bij inventarisatie nieuw beleid 2024 nr. 1.2. In 2023 is extern advies nodig over het opzetten van management van processen, het geven van trainingen en externe begeleiding voor het optimaliseren van de eerste twee processen. Hiervoor is € 10.000 benodigd. 2.1 Beheerder civiele kunstwerken en begraafplaatsen Zie de toelichting bij inventarisatie nieuw beleid 2024 nr. 2.1. De kosten voor de periode juli t/m december 2023 worden geraamd op € 41.000. 5.7 Directiesecretaris Zie de toelichting bij inventarisatie nieuw beleid 2024 nr. 5.7. De kosten voor de periode april t/m december 2023 worden geraamd op € 46.000. 5.8 Herstel secretariële en administratieve ondersteuning Zie de toelichting bij inventarisatie nieuw beleid 2024 nr. 5.8. De kosten voor de periode april t/m december 2023 worden geraamd op € 110.000. 5.9 Secretariële ondersteuning vierde wethouder Zie de toelichting bij inventarisatie nieuw beleid 2024 nr. 5.9. De kosten voor de periode mei t/m december 2023 worden geraamd op € 32.000. 5.10 Op orde brengen ICT Zie de toelichting bij inventarisatie nieuw beleid 2024 nr. 5.10.

De kosten in 2023 worden geraamd op € 30.000.

5.12 Faciliteiten ontwikkeling OR Zie de toelichting bij inventarisatie nieuw beleid 2024 nr. 5.12. De kosten in 2023 worden geraamd op € 24.000. 5.15 Organisatieadviseur Zie de toelichting bij inventarisatie nieuw beleid 2024 nr. 5.15. De kosten voor de periode juli t/m december 2023 worden geraamd op € 52.000. 5.16 Communicatieadviseur Zie de toelichting bij inventarisatie nieuw beleid 2024 nr. 5.16. De kosten voor de periode juli t/m december 2023 worden geraamd op € 33.000. 5.17 Webredacteur Zie de toelichting bij inventarisatie nieuw beleid 2024 nr. 5.17. De kosten voor de periode juli t/m december 2023 worden geraamd op € 37.000. 5.18 Extra formatie facilitair servicepunt Zie de toelichting bij inventarisatie nieuw beleid 2024 nr. 5.18. De kosten voor de periode juli t/m december 2023 worden geraamd op € 6.000.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeentebestuur.leusden.nl/api/v1/meetings/3445/documents/37356