Bijlage 3. Overzicht van inhoudelijke wijzigingen.pdf

Overzicht van inhoudelijke wijzigingen De wijzigingen zijn zichtbaar in blauw > Pagina 6: Deel 1 De veranderingen in essentie; een samenvatting in vijf punten 2. De verantwoordingsgrens waarboven afwijkingen moeten worden toegelicht wordt bepaald door de raad en bedraagt maximaal 2% van de totale lasten (doel: door het stellen van een duidelijke “norm” is voor college en raad duidelijk waar de “grens” ligt voor bijvoorbeeld begrotingsoverschrijdingen; dit draagt bij aan scherpte in de financiële beheersing en het financieel vinger aan de pols houden); > Pagina 7: 2.2.1. Variant Basis; gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen. In deze variant wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door het College die alleen iets zegt over het naleven van wet- en regelgeving en die betrekking heeft op financiële beheershandelingen. Dit is gelijk aan de reikwijdte in de huidige situatie, waarbij de accountant ook op dit moment al over de rechtmatigheid een oordeel geeft. De Variant Basis past goed bij de wettelijke norm voor de verantwoordingsgrens van 2%. (bij de beleidskaders wordt daar nader op ingegaan). De interne beheersing is dus ook specifiek gericht op die rechtmatigheidsverantwoording. Dat geldt ook voor de interne controles.

Die worden zodanig systeem- of gegevensgericht gepland, dat het college tot een gedegen onderbouwd oordeel kan komen over de rechtmatigheid. > Pagina 10: Hoofdstuk 3.1 De verantwoordingsgrens Artikel 1 Voor de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden (de afwijkingen) hanteren burgemeester en wethouders een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. Toelichting en motivering artikel 1

De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverklaring. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. Het percentage voor de verantwoordingsgrens geldt vanaf 2025 voor de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden samen. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. De verantwoordingsgrens betekent dat rechtsmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverklaring worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. Wanneer het voor het college niet duidelijk is of financieel rechtmatig is gehandeld, worden deze onduidelijkheden eveneens pas in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht indien zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. Voor iedere gemeente (ongeacht de schaalgrootte) geldt dat de raad een afweging moet maken tussen enerzijds de hoogte van de verantwoordingsgrens en anderzijds de inspanningen die voor het ambtelijk apparaat verbonden zijn, aan het detecteren en rapporteren van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden.

Dit gesprek binnen de gemeente tussen college en de raad moet ten tijde van het bepalen van de verantwoordingsgrens gevoerd worden. Dit besluit kan gevolgen hebben voor de inrichting van de interne beheersing. Bij het bepalen van de verantwoordinggrens is de

informatiebehoefte van de raad het vertrekpunt. Daarbij kunnen vervolgens de inspanningen die door de organisatie gedaan moeten worden om de informatie op een goede wijze te verkrijgen, het kwaliteitsniveau van interne beheersing, ervaringen met rechtmatigheid in het verleden, risicovolle processen zoals aanbestedingen, betrouwbaarheid begrotingsproces en visie op de sturingsfilosofie van de gemeente worden betrokken. In artikel 1 is de verantwoordingsgrens bepaalt op 2%. Die keuze is ingegeven door de keuze Variant Basis (variant 1) zoals verwoord in deel 1 van deze nota over de visie en ambitie. Een keuze die aansluit bij de mate van interne beheersing en bedrijfsvoering en die op dit moment haalbaar en verantwoord is. Omdat we wel ambitie hebben en willen doorgroeien zullen we in de monitor rechtmatigheid ook inzichtelijk maken wat de ontwikkeling van de rechtmatigheid is bij een lager verantwoordingspercentage.

> Pagina 13: Hoofdstuk 3.5 Omgang begrotingsonrechtmatigheden 3.5 Omgang begrotingsonrechtmatigheden 1. Artikel 5 De volgende begrotingsafwijkingen zijn niet in strijd met het budgetrecht van de raad: a) begrotingsafwijkingen die passen binnen het vastgestelde beleid van de raad en niet tijdig konden worden gesignaleerd; b) begrotingsafwijkingen waarover de raad via een raadsvoorstel, raadsinformatiebrief of op andere wijze is geïnformeerd; c) begrotingsafwijkingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten en lasten; d) begrotingsafwijkingen bij (subsidie) en/of openeinde regelingen en die niet tijdig konden worden gesignaleerd; e) begrotingsafwijkingen ten gevolge van interpretatieverschillen bij de uitleg van wet en regelgeving en die zijn geconstateerd tijdens en na het verantwoordingsjaar; f) begrotingsafwijkingen als gevolg van een onttrekking aan een bestemmingsreserve op basis van realisatie voor zover deze onttrekking daarmee voor een gelijk bedrag overeenkomt met de realisatie van de last, en de activiteit of het project nog niet is beëindigd en de resterende lasten volgen in het jaar na het verantwoordingsjaar.

Is de activiteit of het project wel beëindigd en zijn de lasten definitief lager dan begroot, dan vindt de onttrekking overeenkomstig het begrote bedrag plaats en wordt de raad een voorstel gedaan tot nadere aanwending van de restant-bestemmingsreserve. g) begrotingsafwijkingen als gevolg van de verplichte uitgaven als bedoeld in artikel 193 Gemeentewet, te weten: 1) de renten en aflossingen van de door de gemeente aangegane geldleningen en alle overige opeisbare schulden; 2) de uitgaven die bij of krachtens de wet aan de gemeente zijn opgelegd; 3) de uitgaven die voortvloeien uit de van het gemeentebestuur gevorderde medewerking tot uitvoering van wetten en algemene maatregelen van bestuur, voor zover die uitgaven niet ten laste van anderen zijn gebracht; h) begrotingswijkingen die passen binnen de door de raad vastgestelde totale exploitatieopzet van een grondexploitatie. i) begrotingsoverschrijdingen van een jaarschijf binnen een investeringsbudget, waarbij aannemelijk is dat het totaal van de uitgaven binnen een investeringsbudget blijft.

j)

begrotingsafwijkingen als gevolg van onderschrijdingen van de lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot en die niet meer tijdig konden worden meegenomen in de Najaarsnota. k) Het melden en verantwoorden in de jaarrekening over begrotingsafwijkingen worden beschouwd als een tijdige melding aan de raad. 2. De begrotingsafwijkingen als bedoeld in lid 5.1 worden, voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten en onduidelijkheden is overschreden, als afzonderlijk bedrag wel opgenomen in de Rechtmatigheidsverklaring van het college, maar niet nader toegelicht in de Rechtmatigheidsverklaring. Dit laatste wordt toegelicht bij de rechtmatigheidsverantwoording, ofwel de rechtmatigheidsmonitor in de paragraaf bedrijfsvoering. 3. Alle afwijkingen waar het verschil per taakveld groter is dan de rapportagegrens van € 50.000 worden door het college gemeld en toegelicht in de jaarrekening bij de lasten en de verschillen analyse van de afzonderlijke programma’s of in de paragraaf bedrijfsvoering. 4. Alle begrotingsafwijkingen (ook die ingevolge lid 5.1 niet in strijd zijn met het budgetrecht van de raad) worden definitief vastgesteld door de raad bij de vaststelling van de jaarrekening.

> Pagina 19-20: Deel 4 De Monitor rechtmatigheidsverandering Bij de monitor is een extra kolom toegevoegd, zodat afwijkingen en onduidelijkheden afzonderlijk zichtbaar worden. Bij de evaluatie in deze monitor worden de afwijkingen en onduidelijkheden samengevoegd conform het aangepaste artikel 10. Monitor Rechtmatigheidsverantwoording

Afwijkingen

Onduidelijkheden

A. Begrotingscriterium 1A

Overschrijding lasten programma’s begroot versus werkelijk

€ 1.367.031

€

-

1B

Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

€

221.397

€

-

2

Ongeautoriseerde reserve mutaties

€

-

€

-

€

-

3

Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten, investeringen en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Subtotaal A. Begrotingsonrechtmatigheden (bruto)

€

Fict 0

ief

voo r

bee

ld-

€ 1.588.428

€

Acceptabele begrotingsafwijkingen waarvan de raad heeft besloten dat ze niet onrechtmatig zijn.

€

871.700

€

-

Niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden. Deze worden 4B inhoudelijk toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering .

€

716.728

€

-

€

498.282

€

73.575

4A

B. Voorwaardencriterium 5

Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed. Deze worden inhoudelijk toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering .

C. Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium

6

Geen bevindingen

€

-

€

-

€

73.575

Totaal rechtmatigheidsfouten (= Begrotingscriterium + Voorwaardencriterium)

€

Evaluatie rechtmatigheid

Afwijkingen + onduidelijkheden

2.086.710

Totaal bruto rechtmatigheidsfouten (afwijkingen + onzekerheden)

€

2.160.285

Af: acceptabele afwijkingen (4B)

€

-871.700

D. Totaal netto rechtmatigheidsfouten

€

1.289.285

Verantwoordingsgrens vastgesteld door de raad

2%

Totaal lasten inclusief toevoegingen aan de reserves

€ 100.000.000

E. Verantwoordingsgrens in euro

€

Ruimte (E-D)

2.000.000 €

710.715

De geconstateerde rechtmatigheidsfouten vallen binnen/buiten de verantwoordingsgrens. Conclusie: Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties (on)voldoende rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

> Pagina 23: Verantwoordingsgrens: de grens waarboven het College van B&W afwijkingen moet melden aan de gemeenteraad. De gemeenteraad stelt deze verantwoordingsgrens vast met een maximum van 2% van de totale lasten. > Pagina 28: Bijlage 3 Modelverantwoording (verplicht) (uit Kadernota

Rechtmatigheid 2023)

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders 17) De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 2) van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Het college stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € <Y> bedraagt. Dit is lager/hoger dan de daarvoor gestelde grens van € <X>. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het college overigens een bedrag van € <Z> acceptabel op basis van door de gemeenteraad vastgestelde afspraken. De geconstateerde afwijkingen betreffen 18): • • In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

In onderstaand overzicht wordt per type fout en/of onduidelijkheid het subtotaal inzichtelijk gemaakt. (de bedragen zijn fictief)

Begrotingscriterium

X €1 miljoen

1A. Overschrijding lasten programma’s (of indien van toepassing een ander door de gemeenteraad vastgesteld autorisatieniveau)

1,4

1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

0,2

2.

Ongeautoriseerde reservemutaties

0,0

3.

Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten, investeringen en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de raad zijn gemeld

0,0

Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4.

X €1 miljoen

1,6

Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid.

0,9

De niet -acceptabele begrotingsonrechtmatigheden worden inhoudelijk in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht.

0,7

Voorwaardencriterium 5.

Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering). Totaal onrechtmatigheden aanbestedingen

0,5 0,5

M&O criterium 6.

Geen bevindingen

Totaal Onrechtmatigheden (1,6 + 0,5)

2,1

Waarvan acceptabel

0,9

Waarvan niet-acceptabel

1,2