Bijlage 2b - Artikelsgewijze toelichting Gemeenschappelijke regeling.pdf

Toelichting Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht

Hoofdstuk 1:

Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen In dit artikel worden de belangrijkste begrippen uiteengezet. Artikel 2. Belang De Omgevingsdienst is opgericht om de belangen van de provincie en de gemeenten op het gebied van omgeving, in de ruimste zin van het woord, te behartigen voor zover het betreft de taken of verantwoordelijkheden van de provincie en de gemeenten en voor zover die betreffende taken en verantwoordelijkheden aan de Omgevingsdienst zijn opgedragen in mandaat. Artikel 3. Openbaar lichaam Conform de bepalingen in artikel 18.21 van de Omgevingswet is de Omgevingsdienst vormgegeven als een openbaar lichaam, als bedoeld in artikel 8 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 4. Basistaken De basistaken worden verplicht door de deelnemers opgedragen aan de Omgevingsdienst. Dit betreffen in ieder geval alle taken die op grond van de wet door de Omgevingsdienst moeten worden uitgevoerd. Er is in de lijst opgenomen waaruit die taken in ieder geval bestaan. Er is gekozen om geen uitputtende lijst van de basistaken in de gemeenschappelijke regeling op te nemen, zodat bij een gewenste wijziging van de basistaken er geen wijziging van de gemeenschappelijke regeling vereist is. Expliciet is in de gemeenschappelijke regeling opgenomen dat er geen bevoegdheden worden overgedragen aan de Omgevingsdienst (delegatie).

Dat betekent dat de Omgevingsdienst alleen in mandaat namens de colleges verantwoordelijk is voor de uitvoering van de taken en de uitoefening van bevoegdheden. Uiteraard zorgen de betreffende bestuursorganen voor een juiste mandatering, machtiging of volmacht voor een juiste taakuitvoering door de Omgevingsdienst. Artikel 5. Plustaken Naast de basistaken, voert de Omgevingsdienst ook plustaken uit. Dit zijn taken waarvan de colleges niet verplicht zijn om de uitvoering er van door de Omgevingsdienst te laten verrichten. Voor de uitvoering van plustaken worden dienstverleningsovereenkomsten gesloten tussen de deelnemers en de Omgevingsdienst. In de dienstverleningsovereenkomsten staat de omvang van de afname van zowel de basistaken als de plustaken. Er is gekozen om geen uitputtende lijst van basistaken en plustaken in de GR op te nemen die door de Omgevingsdienst uitgevoerd kunnen worden, zodat bij een gewenste wijziging van de plustaken er geen wijziging van de gemeenschappelijke regeling benodigd is. De plustaken moeten vanzelfsprekend passen binnen het belang van de Omgevingsdienst zoals opgenomen in de gemeenschappelijke regeling. Het bestuur kan alleen besluiten tot uitvoering van bepaalde plustaken als daarvoor een drie vierde meerderheid bestaat binnen het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst.

Naast het uitvoeren van taken voor deelnemers, is het ook mogelijk dat derden taken in mandaat opdragen aan de Omgevingsdienst. Dit gebeurt op basis van daartoe te sluiten overeenkomsten. De taakuitvoering voor derden (nietdeelnemers) bedraagt maximaal 20% van de totale werkzaamheden die de Omgevingsdienst verricht, zodat de tussen de Omgevingsdienst en haar deelnemers geldende inbestedingsconstructie niet in gevaar komt.

Pagina 1 van 11

Artikel 6. Voorwaarden taakuitvoering Voor de uitvoering van de basistaken en plustaken stelt het algemeen bestuur een dienstverleningshandvest vast, die als algemene voorwaarden gelden voor de taakuitvoering. Hierin wordt in ieder geval geregeld onder welke voorwaarden de taakuitvoering van de basistaken en plustaken plaatsvindt, en hoe deze kunnen worden gewijzigd. Van belang is dat hierin ook wordt opgenomen tegen welke voorwaarden wijzigingen in de omvang van het takenpakket doorgevoerd kunnen worden. Bijvoorbeeld met inachtneming van een bepaalde opzegtermijn en tegen vergoeding van bepaalde de kosten, die uit de vermindering van taken voortvloeien. Op die manier hoeven andere deelnemers niet een hogere bijdrage te gaan betalen en anderzijds wordt de Omgevingsdienst in de gelegenheid gesteld de organisatie aan te passen aan het veranderde takenpakket. Ook de uitvoering van eventuele incidentele taken worden hierin opgenomen. Uiteraard wordt de aansprakelijkheid, verzekering en hoe met geschillen over de taakuitvoering worden omgegaan ook opgenomen in het dienstverleningshandvest. Ook de wijze waarop de financiële verrekening voor de taakuitvoering plaatsvindt wordt in het dienstverleningshandvest geregeld, voor zover hierbij aanvullende afspraken zijn gemaakt ten opzichte van datgene dat al in de bijdrageovereenkomst wordt geregeld.

Het spreekt vanzelf dat hierin ook afspraken worden gemaakt over situaties waarin de Omgevingsdienst haar taken niet volgens de gevraagde kwaliteitseisen uitvoert. Binnen de kaders van het dienstverleningshandvest, sluit de Omgevingsdienst met elke deelnemer een dienstverleningsovereenkomst. Hiervoor wordt een model-dienstverleningsovereenkomst opgesteld door het dagelijks bestuur. Elke deelnemer sluit zijn eigen dienstverleningsovereenkomst. Hierin worden de precieze werkafspraken opgenomen tussen de Omgevingsdienst en de deelnemer. Uiteraard kan er per deelnemer gedifferentieerd worden ten aanzien van de verschillende variabelen binnen de dienstverleningsovereenkomst, maar het is niet wenselijk dat de dienstverleningsovereenkomst vormvrij is. Om die reden is ervoor gekozen een model-overeenkomst te laten vaststellen door het dagelijks bestuur. Uiteraard zorgen de deelnemende colleges voor mandatering aan de directeur of het dagelijks bestuur om te garanderen dat de Omgevingsdienst bevoegd is tot het uitoefenen van de aan haar opgedragen taken. Elke deelnemer is in de dienstverleningsovereenkomst in de gelegenheid het gewenste kwaliteitsniveau van de dienstverlening ten aanzien van basistaken en plustaken af te spreken met de Omgevingsdienst. Dit kan per jaar gewijzigd worden.

In het dienstverleningshandvest wordt opgenomen tegen welke voorwaarden hierin wijzigen aangebracht kunnen worden. Voor het geval deelnemers besluiten tot taakvermindering, is in het zesde en zevende lid opgenomen op welke manier daarmee omgegaan wordt. Besluit een deelnemer tot vermindering van taken ten bedrage van 5% of meer van de in de dienstverleningsovereenkomst vastgelegde hoeveelheid taken (omvang in uren), dan is de betreffende deelnemer gehouden de frictiekosten en desintegratiekosten ten gevolge van de vermindering van taken te dragen. Voor de gevallen waarin wordt besloten tot een vermindering van taken ten bedrage van minder dan 5% van de laatstelijk vastgestelde hoeveelheid taken (omvang in uren), stelt het algemeen bestuur in een regeling vast in hoeverre desintegratiekosten en frictiekosten moeten worden betaald. Dit geeft de Omgevingsdienst de ruimte om bij kleinschalige wijzigingen af te zien van (ingewikkelde en tijdrovende) berekening van desintegratiekosten en frictiekosten, omdat in een dergelijk geval de baten de kosten van de berekening niet zullen overstijgen. Daarnaast wordt flexibiliteit gecreëerd voor kleine aanpassingen in de taakuitvoering (qua taken en uren) voor de deelnemers.

Pagina 2 van 11

Afdeling 2.1 Samenstelling bestuur Artikel 7. Algemeen Omdat de Omgevingsdienst een openbaar lichaam is in de zin van artikel 8 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, bestaat het uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van de Omgevingsdienst.

Afdeling 2.2 Algemeen bestuur Artikel 8. Aanwijzing leden Om de gezamenlijkheid te benadrukken is ervoor gekozen om alle deelnemende colleges één wethouder of gedeputeerde aan te laten wijzen voor het algemeen bestuur. Daarnaast wijst elk college een plaatsvervanger aan, die het lid van het algemeen bestuur kan vervangen bij verhindering of ontstentenis. Voor zover niet anders is opgenomen in de regeling, gelden alle bepalingen die voor een lid van het algemeen bestuur gelden, ook voor het plaatsvervangend lid. Artikel 9. Einde van het lidmaatschap Leden van het algemeen bestuur worden gekozen voor de zittingsduur van het college waaruit men gekozen is. Dit betekent dat het lid dat door het college van gedeputeerde staten van de provincie wordt aangewezen, op een ander moment wordt aangewezen en ophoudt lid te zijn dan de leden van het algemeen bestuur die vanuit de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten zijn aangewezen. Het artikel regelt verder de mogelijkheid tot het nemen van ontslag uit het algemeen bestuur en de mogelijkheid dat het college dat het lid in het algemeen bestuur heeft aangewezen, het lid ontslaat uit het algemeen bestuur.

Het is de bedoeling dat, nadat een plaats in het algemeen bestuur – om welke reden dan ook – is vrijgekomen, deze plaats zo snel mogelijk weer wordt opgevuld doordat het betreffende college zo spoedig mogelijk een nieuw lid aanwijst. Artikel 10. Vergaderorde Het algemeen bestuur stelt een reglement van orde vast voor haar vergaderingen. Daarbij gelden een aantal regels die in ieder geval daarin opgenomen worden. Deze hebben onder andere betrekking op de (wettelijk bepaalde) minimale hoeveelheid vergaderingen van het algemeen bestuur en de afspraken omtrent het beleggen van vergaderingen. In het vijfde lid is opgenomen dat een vergadering pas geopend kan worden als tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden bij de vergadering aanwezig is. Dit garandeert dat de besluiten die het algemeen bestuur neemt, voldoende draagvlak bij het totale aantal deelnemers genieten. Om te voorkomen dat obstructie gepleegd kan worden op de besluitvorming, is het voor de tweede keer afwezig zijn van meer dan de helft van de leden van het algemeen bestuur geen reden om de vergadering niet te kunnen openen. Wel blijft de besluitvorming dan beperkt tot die agendapunten die reeds op de agenda stonden toen de vergadering voor de eerste keer niet geopend kon worden omdat het quorum van tenminste de helft van het aantal zittende leden niet gehaald was. Artikel 11.

Handhaving vergaderorde In dit artikel wordt bepaald welke bevoegdheden de voorzitter heeft om de orde te bewaren tijdens de vergaderingen van het algemeen bestuur. Artikel 12. Open en besloten vergaderingen De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn in beginsel openbaar. Dit is alleen anders als een vijfde van het aantal leden van het algemeen bestuur erom verzoekt of in het geval de voorzitter het Pagina 3 van 11

nodig vindt dat de vergadering achter gesloten deuren plaatsvindt. Hiervoor gelden de algemene regels zoals die zijn neergelegd in artikel 22 en 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 13. Immuniteit Dit artikel regelt de immuniteit van de leden van het algemeen bestuur. Artikel 14. Besluitvorming Om de gelijkheid tussen de verschillende deelnemers te benadrukken, hebben alle leden van het algemeen bestuur één stem. Bestuurlijk is benadrukt dat dit één van de grondbeginselen is van de samenwerking binnen de Omgevingsdienst. Besluiten worden normaal gesproken genomen met een meerderheid van stemmen, tenzij in de gemeenschappelijke regeling een afwijkende meerderheid is opgenomen. Als de stemmen staken op een onderwerp, dan wordt het onderwerp op een volgende vergadering opnieuw in stemming gebracht. Als de stemmen dan wederom staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Alleen als het gaat over besluiten vanwege benoeming, voordracht of aanbeveling van personen, mag de voorzitter beslissen in het geval de stemmen voor de tweede keer staken. Voor een aantal belangrijke besluiten wordt in de gemeenschappelijke regeling (in de betreffende artikelen) een versterkte meerderheid gevraagd van drie vierde van de stemmen.

Dit betreft het vaststellen van de bijdrageverordening, het vaststellen van de begroting en begrotingswijzigingen, het besluiten tot deelname aan of oprichting van een privaatrechtelijke rechtspersoon, het vaststellen van de gevolgen van uittreding, het besluiten over toetreding tot of wijziging van de regeling en tot slot het besluit over beëindiging van de regeling. Om belangenverstrengeling te voorkomen, is opgenomen dat leden van het algemeen bestuur niet meestemmen indien het onderwerpen aangaat die het betreffende lid van het algemeen bestuur persoonlijk aangaat of waarbij diegene als vertegenwoordiger van de eigen gemeente of de provincie in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en er sprake is van belangenspanning of een integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval als de betreffende persoon behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt. Een stemming in het algemeen bestuur is alleen geldig als meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft aan de stemming heeft deelgenomen, en die leden samen tenminste de helft van de stemming vertegenwoordigt en zich niet van de stemming hoeft te onthouden. In twee specifieke gevallen kan hiervan worden afgeweken.

In de eerste plaats als er opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming niet geldig was. In de tweede plaats als het onderwerpen betreft die in een daaraan voorafgaande maar niet-geopende vergadering aan de orde waren gesteld. Om inzicht te geven in de afwegingen die binnen het algemeen bestuur zijn gemaakt, worden in de notulen van de vergaderingen en in de besluiten en adviezen zowel de gevoelen van de meerderheid als van de minderheid tot uitdrukking gebracht. Artikel 15. Zienswijze op besluiten van het algemeen bestuur Alleen voor besluiten van het algemeen bestuur waarvan dat specifiek in de wet of in deze regeling is opgenomen, wordt voorafgaand aan het nemen van het besluit zienswijze gevraagd aan de raden en staten. Dit betreft in ieder geval het vaststellen van de kadernota en de begroting. Voor de begroting en wijziging van de begroting geldt een (wettelijke) zienswijzetermijn van 12 weken. Voor de kadernota (en eventuele overige besluiten) geldt een zienswijzetermijn van 8 weken. Uiteraard is het zo dat het algemeen bestuur, in voorkomende gevallen, alsnog kan besluiten bepaalde besluiten voorafgaand aan het nemen ervan ter zienswijze aan de raden en staten voor te Pagina 4 van 11

leggen. Het algemeen bestuur heeft op voorhand al aangegeven dat de vaststelling van de eerste bijdrageverordening voorafgegaan zal worden door een zienswijzeprocedure bij de raden en staten. Bij eventuele toekomstige wijzigingen van de bijdrageverordening zal van geval tot geval door het bestuur worden bepaald of een zienswijzeprocedure opportuun wordt geacht (waarbij de investering in tijd en moeite wordt afgezet tegen de baten van een eventuele zienswijzeprocedure. Kleine wijzigingen zullen niet (onnodig) ter zienswijze worden voorgelegd aan de raden en staten. Artikel 16. Participatie van inwoners en belanghebbenden De omgevingsdienst voert alleen gemandateerde taken uit, er is geen sprake van delegatie. Dat betekent dat de bevoegdheid voor de taakuitvoering blijft liggen bij de opdragende colleges. Daarbij past dat de participatie van inwoners en belanghebbenden vanuit de gemeenten en de provincie plaatsvindt. Daarbij past de (minimale) wettelijk voorgeschreven variant. Het staat het algemeen bestuur overigens vrij om in voorkomende gevallen alsnog te besluiten zelfstandig participatie toe te passen voorafgaand aan het nemen van bepaalde besluiten. Waar nodig en gewenst zal het bestuur daartoe besluiten.

Afdeling 2.3 Dagelijks bestuur Artikel 17. Samenstelling en aanwijzing leden Gelet op het aantal deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht, is het passend het dagelijks bestuur uit minimaal vijf leden te laten bestaan. Het wettelijk minimum van drie leden wordt gezien als onevenwichtig, gelet op de grootte van het algemeen bestuur. Er is geen maximum voor het aantal leden van het dagelijks bestuur opgenomen, zodat een evenwichtige samenstelling kan worden gekozen door het algemeen bestuur. Hierbij kan gelet worden op geografische spreiding, spreiding in inwonersaantallen of elke andere variabele die relevant wordt geacht voor een evenwichtige samenstelling. Als voorwaarde geldt wel dat het lid in het algemeen bestuur dat is aangewezen door het college van gedeputeerde staten van de provincie Utrecht in ieder geval aangewezen wordt als lid van het dagelijks bestuur. Op die manier heeft de provincie, met haar eigen taken en een andere opdracht dan die van de gemeenten aan de Omgevingsdienst en als toezichthouder en hogere decentrale overheid, in ieder geval een rol in het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst. Vanwege diens gemeente-overstijgende positie is de provincie goed in staat binnen het dagelijks bestuur de belangen van de Omgevingsdienst te waarborgen en te abstraheren van de gemeentelijke belangen.

Die gemeentelijke belangen worden tenslotte niet gediend door het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst, aangezien het dagelijks bestuur de belangen van de organisatie vertegenwoordigt. Het is ook mogelijk dat in de eerste jaren na oprichting gebruik wordt gemaakt van een groter dagelijks bestuur, bijvoorbeeld zeven leden, en dat op een later moment vijf leden voor het dagelijks bestuur aangewezen worden. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur dient te werken met een portefeuilleverdeling, waarbij het aan het dagelijks bestuur is om te bepalen welke portefeuilles dit betreft. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan portefeuilles als ‘HR’ of ‘Financiën’. Door geen verplichte portefeuilles voor te schrijven, is het dagelijks bestuur vrij om naar behoefte een verdeling te maken. Artikel 18. Ontslag leden Omdat het algemeen bestuur de leden van het dagelijks bestuur uit diens eigen midden aanwijst, kan het ook de leden van het dagelijks bestuur ontslaan. Dit artikel bepaalt de voorwaarden waaronder dat kan.

Pagina 5 van 11

Artikel 19. Vergaderorde Het dagelijks bestuur stelt een reglement van orde op voor haar vergaderingen. Dit reglement wordt toegezonden aan het algemeen bestuur. In beginsel zijn de vergaderingen van het dagelijks bestuur besloten, zodat ook niet-uitgekristalliseerde standpunten en overwegingen onomwonden op tafel kunnen komen in het belang van een goede besluitvorming, ten einde de belangen van de Omgevingsdienst te kunnen dienen. Artikel 20. Besluitvorming Dit artikel regelt de wijze waarop het dagelijks bestuur besluit. Ieder lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Ook voor het dagelijks bestuur geldt een quorum van in ieder geval meer dan de helft van het aantal in het dagelijks bestuur zitting hebbende leden. De wijze van besluitvorming is overeenkomstig de besluitvorming van het algemeen bestuur. Er is dus geen sprake van gewogen stemmen. Artikel 21. Zienswijze op besluiten van het dagelijks bestuur Er zijn op voorhand geen besluiten waarover het dagelijks bestuur voorafgaand aan het nemen ervan, zienswijze vraagt aan de raden en staten.

Afdeling 2.4 Voorzitter Artikel 22. Aanwijzing De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur gekozen. Deze keuze is volledig vrij, zodat het algemeen bestuur daarvoor de meest geschikte persoon kan aanwijzen. Het algemeen bestuur wijst daarnaast nog één of meer plaatsvervangend voorzitters aan. Dit betreffen altijd leden van het algemeen bestuur die ook in het dagelijks bestuur plaats hebben. Van rechtswege is de voorzitter ook voorzitter van het dagelijks bestuur. Het is dus praktisch om de plaatsvervangend voorzitters uit de leden van het dagelijks bestuur te laten kiezen zodat de plaatsvervangend voorzitters ook bekend zijn met de dynamiek van de besluitvorming en de vergaderstructuur van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst. Artikel 23. Zienswijze op besluiten van de voorzitter Er zijn op voorhand geen besluiten waarover de voorzitter voorafgaand aan het nemen ervan zienswijze vraagt aan de raden en staten.

Afdeling 2.5 Commissies Artikel 24. Adviescommissies Met dit artikel wordt benadrukt dat het algemeen bestuur (permanente) adviescommissies kan instellen ter advisering van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter. Het dagelijks bestuur en de voorzitter kunnen ook zelfstandig een adviescommissie instellen ten behoeve van hetzij het dagelijks bestuur hetzij de voorzitter, maar dan mag het enkel om een adviescommissie gaan met een tijdelijk karakter.

Hoofdstuk 3:

Taken en bevoegdheden

Artikel 25. Algemeen bestuur Dit artikel beschrijft de bevoegdheden die het algemeen bestuur heeft. Dit betreffen in ieder geval alle bevoegdheden die niet bij of krachtens de wet aan het dagelijks bestuur of de voorzitter zijn toegekend. Daarnaast creëert dit artikel een grondslag om eventuele bevoegdheden van het algemeen bestuur te delegeren aan het dagelijks bestuur of de voorzitter, tenzij de aard van de

Pagina 6 van 11

bevoegdheid zich daartegen verzet. Een aantal bevoegdheden van het algemeen bestuur kunnen in ieder geval niet worden overgedragen, te weten: de bevoegdheid tot het vaststellen van de begroting, het vaststellen van de jaarrekening, het beslissen tot het verlenen van diensten aan derden, het benoemen, ontslaan of schorsen van leden van het dagelijks bestuur. In verband met het lidmaatschap aan een werknemersvereniging is het noodzakelijk dat het algemeen bestuur bevoegd is tot het besluiten tot oprichting van en deelneming in private rechtspersonen. De grondslag hiervoor wordt in het vierde lid van dit artikel gecreëerd. Artikel 26. Dagelijks bestuur Dit artikel bepaalt welke bevoegdheden het dagelijks bestuur in ieder geval heeft. Het betreffen de bevoegdheden die ingevolge de Wet gemeenschappelijke regelingen aan het dagelijks bestuur toebehoren, zoals het voorbereiden van de besluiten van het algemeen bestuur, het inrichten van de organisatie van de Omgevingsdienst, het aannemen van personeel en tot slot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Artikel 27. Voorzitter Dit artikel regelt de (wettelijke) bevoegdheden van de voorzitter.

Hoofdstuk 4:

Financiën

Artikel 28. Algemene financiële uitgangspunten In dit artikel wordt uiteengezet wat de financiële uitgangspunten zijn voor de Omgevingsdienst. Deze worden opgenomen in een bijdrageverordening. Daarin wordt opgenomen op welke wijze de colleges bijdragen aan de middelen van instandhouding van de Omgevingsdienst en daarnaast wordt in ieder geval opgenomen op welke manier met reservevorming wordt omgegaan. Vaststelling van de bijdrageverordening door het algemeen bestuur vraagt een versterkte meerderheid van drie vierde van de stemmen. In het derde lid wordt bepaald dat het maximale weerstandsvermogen 7% is. De algemene reserve vormt samen met het exploitatiesaldo (van een jaar) het weerstandsvermogen. Dit garandeert dat financiële risico’s worden afgedekt zodat de kans dat deelnemers financieel worden verrast, zo klein mogelijk wordt gehouden. Uit de systematiek van de Wet gemeenschappelijke regeling vloeit voort dat de deelnemers van een gemeenschappelijke regeling verplicht zijn ervoor te zorgen dat sprake is van voldoende middelen aanwezig zijn. Eventuele tekorten moeten daarom verplicht worden aangevuld door de deelnemers. In de bijdrageverordening wordt opgenomen welke verdeling hiervoor wordt aangehouden. Artikel 29. Begroting (nieuw) De begrotingsprocedure is gelijk met de wettelijke bepalingen en de termijnen die daarin zijn opgenomen.

Een uitzondering hierop is het feit dat de kadernota wordt aangeboden ter zienswijze aan de raden en staten terwijl de Wet gemeenschappelijke regelingen slechts verplicht tot de toezending er van. Naar goed gebruik en overeenkomstig andere gemeenschappelijke regelingen die provinciebreed zijn getroffen, is ook in deze gemeenschappelijke regeling opgenomen dat binnen een termijn van 8 weken zienswijze gegeven kan worden op kadernota voor de Omgevingsdienst. De reactie op de zienswijze op de kadernota wordt verwerkt in de ontwerpbegroting. Voor het vaststellen van de begroting is bepaald dat een versterkte meerderheid van drie vierde van de stemmen benodigd is. Voorafgaand aan de vaststelling van de begroting worden de raden en staten in de gelegenheid gesteld binnen de wettelijke termijn van twaalf weken een zienswijze te geven op de ontwerpbegroting. Het dagelijks bestuur stelt de raden en staten voorafgaand aan het vaststellen van de definitieve begroting gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze en de conclusies die het daaraan verbindt. Dit stelt de raden en staten in de gelegenheid voorafgaand aan

Pagina 7 van 11

de vaststelling van de begroting nog invloed uit te oefenen via het door het eigen college aangewezen lid van het algemeen bestuur. Ook voor een wijziging van de begroting is een versterkte meerderheid nodig van drie vierde van de stemmen. In het geval een wijziging van de begroting geen invloed heeft op de bijdrage van deelnemers, oftewel het betreft ‘kleine’ begrotingswijzigingen, gelden afwijkende regels en is bijvoorbeeld geen zienswijze-procedure van toepassing. In het geval een enkel college bijvoorbeeld een taakvermeerdering afspreekt met het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst, dan heeft dit niet tot gevolg dat de bijdrage van de deelnemende colleges (meervoud!) wordt verhoogd. Enkel de bijdrage van het betreffende college wordt verhoogd, maar dat is iets tussen het betreffende college en de Omgevingsdienst. Het is de verantwoordelijkheid van het betreffende college om voorafgaand aan het besluit tot vermeerdering de eigen raad daarin te kennen, maar dat spreekt voor zich. Omdat de overige colleges geen hogere bijdrage gaan betalen, hoeven de raden van de overige colleges hier ook niets van te vinden zodat een zienswijze ook niet nodig is. Het zou ook vreemd zijn dat een raad van de ene gemeente/provincie (in dat laatste geval dus de staten) zienswijze kan geven over een verhoging van de opdracht van een andere gemeente.

Van belang is hierbij ook dat het vragen van zienswijze, alhoewel van belang voor de democratische legitimatie van de samenwerking in de Omgevingsdienst, ook een tijdrovende en intensieve activiteit is die niet nodeloos ingezet dient te worden. Artikel 30. Jaarrekening De procedure tot vaststelling van de jaarrekening volgt de wettelijke procedure en termijnen. Artikel 31. Financiële verordening Dit artikel bepaalt dat er een financiële verordening wordt opgesteld waarin de uitgangspunten voor het financiële beleid en het financiële beheer voor de inrichting van de organisatie van de Omgevingsdienst worden opgenomen. Dit om te waarborgen dat wordt voldaan aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle. Ook de aanwijzing van één of meer accountants door het algemeen bestuur is geregeld in dit artikel.

Hoofdstuk 5:

Verantwoordingsrelaties

Artikel 32. Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur De verantwoordingsrelaties van het dagelijks bestuur volgen de bepalingen zoals opgenomen in de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 33. Verantwoordelijkheid voorzitter De verantwoordingsrelaties van de voorzitter zijn niet wettelijk geregeld, maar is overeenkomstig die van het dagelijks bestuur opgenomen.

Artikel 34. Verantwoordelijkheid algemeen bestuur In dit artikel is opgenomen welke verantwoordingsrelaties het algemeen bestuur heeft. De wettelijke regeling wordt hier gevolgd. Ook de actieve informatieplicht van het bestuur in relatie tot de raden en staten is in dit artikel opgenomen. Zij ontvangen van het algemeen bestuur alle informatie die zij nodig hebben om een goede beoordeling te kunnen maken van het bestuur en het te voeren beleid door het algemeen bestuur.

Pagina 8 van 11

Hoofdstuk 6:

Organisatie

Artikel 35. Directeur De Omgevingsdienst heeft een directeur die belast is met de leiding van de organisatie. Het dagelijks bestuur is belast met de benoeming van de directeur en kan tevens de directeur schorsen en ontslaan. De directeur is ook secretaris van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur en staat de besturen in die hoedanigheid bij. Formeel is de directeur de bestuurder als bedoeld in de Wet op de ondernemingsraden. Artikel 36. Archief In lijn met de Archiefwet 1995 is het dagelijks bestuur belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van de Omgevingsdienst. Het algemeen bestuur stelt een archiefregeling vast waarin dit verder uitgewerkt is. Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden is de archiefbewaarplaats van de provincie Utrecht aangewezen. De archivaris van de provincie Utrecht is vanuit de wet belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte bescheiden. Voor zover de archiefbescheiden nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats is de directeur belast met het beheer van de archiefbescheiden. Over het beheer van de archiefbescheiden die ontstaan uit hoofde van de uitvoering van door de onderscheidenlijke colleges gemandateerde taken dienen nadere regelingen te worden getroffen.

De archivaris van de provincie Utrecht is vanuit de wet belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de Omgevingsdienst voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Bij opheffing van de Omgevingsdienst, dient rekening gehouden te worden met het op termijn overbrengen naar de archiefbewaarplaats van de archiefbescheiden die permanent moeten worden bewaard. Archiefbescheiden die op termijn vernietigd moeten worden gaan niet naar de archiefbewaarplaats, maar zullen nog wel enige jaren moeten worden beheerd. Daarvoor dient één van de colleges te worden aangewezen, indien nodig met een afspraak over de kosten verbonden aan het beheer en toezicht.

Hoofdstuk 7:

Regeling

Artikel 37. Duur De regeling wordt voor onbepaalde tijd getroffen.

Artikel 38. Evaluatie In lijn met de gemeenschappelijke regeling van de Veiligheidsregio Utrecht is gekozen om periodiek, tenminste eens per zes jaar, de gemeenschappelijke regeling te evalueren. Artikel 39. Wijziging De gemeenschappelijke regeling kan worden gewijzigd als drie vierde van de deelnemende colleges daartoe besluiten. Uiteraard geldt hiervoor de procedure voor wijziging van een gemeenschappelijke (college)regeling, dus inclusief zienswijze-procedure en voorafgaande toestemming van de raden en staten aan de colleges. Voorstellen tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling kunnen door het algemeen bestuur worden geïnitieerd of kunnen bij het bestuur van de Omgevingsdienst worden ingediend door twee colleges gezamenlijk. In het laatste geval stuurt het algemeen bestuur het voorstel tot wijziging direct door aan alle colleges. Pagina 9 van 11

Artikel 40. Toetreding Colleges van andere provincies of gemeenten, of besturen van andere rechtspersonen kunnen een schriftelijk verzoek doen tot toetreding in de gemeenschappelijke regeling bij het algemeen bestuur. Dit verzoek wordt door het algemeen bestuur toegestuurd aan de deelnemende colleges. Indien drie vierde van de colleges instemt met de toetreding, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van zienswijze en toestemming door raden en staten, is de toetreding een feit. Het algemeen bestuur kan voorwaarden stellen aan de toetreding, bijvoorbeeld het stellen van financiële eisen als bijdragen aan de reserves of andere financiële compensatie voor deelneming. Artikel 41. Uittreding Vanaf 1 januari van het jaar nadat het besluit tot uittreding is genomen moet tenminste één jaar zijn verstreken voordat de uittreding daadwerkelijk plaats vindt. Dit geeft de Omgevingsdienst en haar blijvende deelnemers de gelegenheid de gevolgen van de uittreding in kaart te brengen en de organisatie daarop aan te passen. Het algemeen bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, waaronder in ieder geval wordt verstaan de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties.

Het algemeen bestuur stelt een uittredingsregeling, waarin is opgenomen op welke wijze met deze gevolgen wordt omgegaan en de voorwaarden waaronder uitgetreden kan worden, vast met een meerderheid van drie vierde van de stemmen. Uitgangspunt daarbij is dat alle frictiekosten en desintegratiekosten zoals gedefinieerd in artikel 1 van de regeling, voor rekening komen van het college dat uittreedt. Uiteraard worden de baten hierop in mindering gebracht, of de eventuele overname van personeel of activa. Tegen vergoeding van de kosten is het mogelijk om voorafgaand aan een besluit over de eventuele uittreding, een berekening te laten uitvoeren door het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst, zodat het college dat eventueel wenst uit te treden inzicht krijgt in de kosten die met een eventuele uittreding gemoeid zijn. Uiteraard is een dergelijke voorlopige berekening niet bindend. Pas op het moment dat het daadwerkelijk besluit tot uittreding genomen is, wordt de definitieve berekening gemaakt. Het staat het algemeen bestuur vrij een externe deskundige, zoals een registeraccountant, in te schakelen voor de berekening van de gevolgen van de uittreding. Artikel 42. Opheffing Opheffing van de regeling is mogelijk als de colleges daartoe met een drie vierde meerderheid besluiten. Het algemeen bestuur zal een liquidatieplan moeten vaststellen om de gevolgen van de opheffing te regelen.

Hoofdstuk 8:

Slotbepalingen

Artikel 43. Citeerwijze De regeling wordt aangehaald als Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht.

Artikel 44. Inwerkingtreding Overeenkomstig de wettelijke bepaling is het college van gedeputeerde staten van de provincie Utrecht verantwoordelijk voor de bekendmaking van de regeling, waarbij de regeling zoals opgenomen in artikel 52, eerste lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen wordt gevolgd. De regeling treedt in werking op de dag volgend op de dag dat de bekendmaking heeft plaatsgevonden. Vanaf 1 januari 2026 zal de taakuitvoering van de Omgevingsdienst voor de deelnemers starten. De Pagina 10 van 11

periode tussen inwerkingtreding van de regeling (oktober/november 2025) en de daadwerkelijke start van de taakuitvoering op 1 januari 2026 wordt gebruikt om de organisatie in te richten. Er zal sprake zijn van een verlengd eerste boekjaar, zodat de eerste jaarrekening op zowel de eerste maanden van 2025 en heel 2026 ziet. Artikel 45. Geschillen Bij eventuele geschillen tussen de Omgevingsdienst en één of meer van haar deelnemers proberen colleges allereerst gezamenlijk tot overeenstemming te komen. Het algemeen bestuur kan een regeling vaststellen voor de beslechting van geschillen, maar dit hoeft niet.

Pagina 11 van 11