Bijlage 1 Controleprotocol jaarrekening 2024 definitief v101124.pdf

Controleprotocol 2024

Inhoud 1

2

3

4

5

Algemeen ..................................................................................................................................................3

1.1 1.2 1.3

Inleiding ......................................................................................................................................3 Doelstelling .................................................................................................................................3 Wettelijk kader ............................................................................................................................3

2.1 2.2 2.3 2.4

Algemene uitgangspunten ............................................................................................................4 Goedkeuringstolerantie ................................................................................................................4 Rapporteringtolerantie.................................................................................................................4 Single Information Single Audit (SiSa) ............................................................................................5

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Rechtmatigheidscriteria ...............................................................................................................6 Normenkader ..............................................................................................................................7 Verantwoordingsgrens .................................................................................................................7 Rapportagegrens .........................................................................................................................7 Rechtmatigheidsverantwoording ..................................................................................................7

4.1 4.2 4.3

Managementletter.......................................................................................................................8 Accountantsverslag ......................................................................................................................8 Controleverklaring .......................................................................................................................8

Ten behoeve van de accountantscontrole ...........................................................................................4

Reikwijdte van de controle op rechtmatigheid ..................................................................................6

Rapportering door de accountant .........................................................................................................8

Hardheidsclausule....................................................................................................................................9

Bijlage I: Normenkader rechtmatigheid .................................................................................................10

2

1

Algemeen

1.1 Inleiding Bij besluit van 12 november 2020 heeft de raad aan Eshuis Accountants & Adviseurs opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art. 213 van de Gemeentewet uit te voeren. In dit controleprotocol wordt ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole in hoofdlijnen een aantal zaken nader geregeld door de gemeenteraad. Het object van controle is de jaarrekening en het gevoerde financieel beheer. 1.2 Doelstelling In voorliggend controleprotocol, waarbij het normenkader als bijlage is bijgevoegd, stelt de gemeenteraad specifieke richtlijnen vast ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de rechtmatigheidscontrole en de accountantscontrole van de jaarrekening over verslagjaar 2024. Ten behoeve van de accountantscontrole: 1. Nadere aanwijzingen van de raad aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Ten behoeve van het uitvoeren van de rechtmatigheidscontrole door het college van B&W: 2. De te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W. 3. De rapportagegrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college van B&W in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag.

In dit protocol is rekening gehouden met de door de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (commissie BBV) opgestelde eisen zoals verwoord in: ▪ de nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 2023 gemeente Leusden (geactualiseerd in mei 2024) ▪ de BBV Kadernota rechtmatigheid 2024 (per oktober 2024). 1.3 Wettelijk kader In artikel 213 lid 1 van de Gemeentewet wordt voorgeschreven dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringstoleranties. Tevens wordt in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de rechtmatigheidscontrole is. De voor de toetsing door de accountant relevante wet- en regelgeving is in dit controleprotocol opgenomen.

3

2

Ten behoeve van de accountantscontrole

2.1 Algemene uitgangspunten De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording – als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; - de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten); - de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. 2.2

Goedkeuringstolerantie

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn bovengrenzen voorgeschreven van de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de strekking van de af te geven controleverklaring, zoals in de onderstaande tabel met minimumeisen is aangegeven. De raad geeft de accountant de volgende algemene goedkeuringstoleranties mee om toe te passen bij de controle. Deze toleranties zijn gelijk gesteld aan het wettelijk maximum. Strekking controleverklaring accountant: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten)

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

2.3

Rapporteringtolerantie

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie heeft betrekking op het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden altijd opneemt in de rapportage van controlebevindingen. 4

Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De rapporteringtolerantie die door de raad wordt aangegeven is € 50.000 per taakveld. 2.4 Single Information Single Audit (SiSa) Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen waarvan de verantwoording verloopt via de SISAsystematiek. SISA oftewel Single information, single audit betekent ‘eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole’. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken van de gemeente. Fouten en onzekerheden Sisa Voor fouten en onzekerheden van specifieke uitkeringen geldt een andere rapporteringstolerantie dan voor de jaarrekening. De accountants van gemeenten en provincies moeten specifieke controlewerkzaamheden verrichten voor de oordeelsvorming. Deze eisen zijn opgenomen in artikel 3a en artikel 5 lid 4 van het BADO. Artikel 3a Bado luidt: ‘De accountant beoordeelt voor elke specifieke uitkering of er sprake is van risico’s die richtinggevend zijn voor de inrichting van de accountantscontrole. Indien de provincie of gemeente een of meer specifieke uitkeringen ontvangt met een omvang van tenminste € 125.000,- in het verantwoordingsjaar voert de accountant in ieder geval voor elk van die specifieke uitkeringen een deelwaarneming uit.’ Er kan op grond van art.

3a Bado worden volstaan met één deelwaarneming per specifieke uitkering (dus niet per indicator per specifieke uitkering), bestaande uit één post. Een deelwaarneming houdt in dat de accountant beoordeelt of een post conform de voorschriften in wet- en regelgeving is uitgevoerd en verantwoord door de gemeente. Bevindingen Sisa Voor de bevindingen over specifieke uitkeringen gelden op grond van art. 5 lid 4 Bado zwaardere rapporteringtoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening, zodat de vakdepartementen voldoende informatie hebben om de specifieke uitkeringen vast te stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien. Artikel 5 lid 4 Bado luidt: ‘In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd met een rapporteringstolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering, in alle gevallen met een ondergrens van te melden bevindingen van: a. € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn; b. 10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn; c. € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn.’

5

3

Reikwijdte van de controle op rechtmatigheid

3.1 Rechtmatigheidscriteria Met ingang van het verslagleggingsjaar 2023 is het College van B&W verantwoordelijk om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven bij de jaarrekening. Op grond van artikel 212 Gemeentewet stelt de raad bij verordening (financiële verordening) regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. In de nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 2023 heeft de raad de beleidskaders voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. Onder rechtmatigheid wordt verstaan: -

het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen.

Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer moet aandacht besteed worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: 1. Het begrotingscriterium; 2. Het voorwaardencriterium; 3. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium). Begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat de financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten alsmede de balansposten, tot stand moeten zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. In de (programma)begroting zijn de maxima voor de lasten per programma door de gemeenteraad vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen moeten passen binnen de vastgestelde begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. Hogere dan in de begroting opgenomen lasten en/of investeringenzijn onrechtmatig. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringen en baten worden als acceptabel beschouwd. Dit conform de nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 2023 gemeente Leusden (geactualiseerd in mei 2024).

Voorwaardencriterium Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden, zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving (normenkader). Het betreft o.a. de aspecten hoogte, recht en duur. Het normenkader wordt actueel gehouden en jaarlijks aangepast op basis van nieuwe interne en externe wet- en regelgeving. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Dit criterium spits zich toe op de toetsing van de juistheid en volledigheid van de gegevens die door belanghebbenden, waaronder de gemeente zelf, verstrekt moeten worden om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. 6

Onder misbruik wordt verstaan: “Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen”. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: “Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan”. Wanneer het college concludeert dat het M&O-beleid (op onderdelen) niet actueel is en/of dat de er geen M&O-beleid bestaat of het M&O-beleid feitelijk niet is nageleefd dan vermeldt het college dit in de paragraaf bedrijfsvoering. Bij geconstateerd misbruik waarbij het M&O-beleid niet juist is uitgevoerd, zal veelal ook een afwijking in het getrouwe beeld van de jaarrekening ontstaan. Daadwerkelijk geconstateerd misbruik waarbij het M&O-beleid wel juist is uitgevoerd en een getrouwe verwerking in de jaarrekening heeft plaatsgevonden wordt niet betrokken bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel dient via de paragraaf bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en de (financiële) impact van het geconstateerde misbruik.

3.2 Normenkader Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de raad en bestaat uit wet- en regelgeving waaraan in het kader van de rechtmatigheid moet worden voldaan. Het normenkader betreft de inventarisatie van relevante wet- en regelgeving en bestaat uit de externe wetgeving en de eigen regelgeving (o.a. verordeningen) waaruit handelingen met financieel gevolg tot stand komen. Het normenkader is opgenomen in bijlage I. 3.3 Verantwoordingsgrens Voor de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden (de afwijkingen) hanteren burgemeester en wethouders een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. 3.4 Rapportagegrens Voor de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden (de afwijkingen) hanteren burgemeester en wethouders per individuele afwijking een rapportagegrens van € 50.000 per taakveld. 3.5 Rechtmatigheidsverantwoording Het college legt in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatigheidscontrole in de paragraaf bedrijfsvoering waarbij wordt ingegaan op de wijze van controle, bevindingen en maatregelen tot verbetering. Daarnaast neemt zij expliciet in de financiële jaarrekening (niet het jaarverslag) de rechtmatigheidsverantwoording op.

7

4

Rapportering door de accountant

4.1 Managementletter In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenoemde interimcontrole uitgevoerd. De uitkomsten hiervan worden middels een managementletter uitgebracht aan het college van Burgemeester en Wethouders en de raadswerkgroep financiële verantwoording. 4.2 Accountantsverslag Overeenkomstig de gemeentewet wordt na afronding van de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen (het accountantsverslag) uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover kan waarborgen. 4.3 Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

8

5

Hardheidsclausule

Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld is het onmogelijk te garanderen dat dit kader hiermee limitatief is. Dat betekent dat in die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving zoals die is opgenomen in het normenkader niet voorziet, dan wel (interpretatie) ruimte laat, het College gemandateerd is om beslissingen te nemen. Wanneer het College van dit mandaat gebruik maakt, legt het hierover verantwoording af in de jaarrekening.

9

Bijlage I: Normenkader rechtmatigheid Het normenkader bestaat uit een overzicht van externe wetgeving en interne regelgeving die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Hieronder treft u het normenkader aan, zoals dat gebruikt wordt voor de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening.

Nr.

Proces

1.

Algemeen financieel beheer

2.

Treasury

3.

Inkopen en aanbestedingen

Extern/ intern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern

Regelgeving / verordening

Extern Extern

Aanbestedingswet 2012 Gids Proportionaliteit

Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Gemeentewet Wet financiële verhouding Wet Gemeentelijke schuldsanering Wet op de Omzetbelasting Wet op het BTW Compensatiefonds (BCF) Wet op de Vennootschapsbelasting Kadernota rechtmatigheid commissie BBV Financiële verordening gemeente Leusden 2017 Controleverordening gemeente Leusden 2023 Nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 2023 Wet financiering decentrale overheden (FIDO) Wet Houdbare overheidsfinanciën (Hof) Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden Regeling schatkistbankieren decentrale overheden Besluit Leningsvoorwaarden lagere overheid Treasuryverordening Leusden 2016 Verordening Duurzaamheidslening Leusden 2010 Verordening Provinciale Starterslening Leusden 2009 Verordening VROM Starterslening 2007

4.

Belastingen en heffingen

5.

Personeel en salarisadministratie

6.

Subsidies

Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern

EU-aanbestedingsregels en -richtlijnen Algemene wet inzake Rijksbelastingen Wet waardering onroerende zaken Algemene termijnwet Invorderingswet 1990 Leidraad invordering gemeentelijke belastingen 2015 gemeente Leusden Legesverordening 2024 Verordening lijkbezorgingsrechten 2024 Verordening precariobelasting 2024 Verordening rioolaansluitrecht 2024 Verordening rioolheffing 2024 Verordening reinigingsheffingen 2024 Verordening toeristenbelasting 2024 Verordening onroerende-zaakbelastingen 2024 Ambtenarenwet Wet op de loonbelasting Sociale verzekeringswetten Pensioenwet CAR/UWO Werkkostenregeling (WKR) Wet normering topinkomens (WNT) Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden Verordening rechtspositie raads- en fractievertegenwoordigers Leusden 2019 Algemene wet Bestuursrecht (AWB) Algemene subsidieverordening Leusden 2024 Subsidieregeling groene daken en groene gevels gemeente Leusden 2024-2026 Subsidieregeling Peuteropvang en Voorschoolse Educatie Leusden 2024 Subsidieregeling Algemene Voorziening Ouderen Leusden 2022 Subsidieregeling isolatie koopwoningen gemeente Leusden Subsidieregeling Eurowoningen Toekomstbestendig Tijdelijke subsidieregeling Energiezuinig Witgoed Leusden 2024-2025

11

7.

Omgevingsvergunningen

8.

Sociaal Domein Uitkeringen en inkomensondersteuning en participatiewet

Jeugdzorg

Wet maatschappelijke ondersteuning 9.

Grondexploitaties

10.

Onderwijs (onderwijshuisvesting & leerlingenvervoer)

Extern Extern Intern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Extern Extern Intern Intern Extern Intern

Omgevingswet Wet dwangsom Legesverordening 2024 Participatiewet Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) Welzijnswet IOAW en IOAZ Verordening maatregelen Participatiewet, IOAW en IOAZ 2018 Verordening participatieraad gemeente Leusden 2018 Verordening individuele studietoeslag Participatiewet 2017 Verordening cliëntenparticipatie Wet sociale werkvoorziening 2017 Re-integratieverordening Participatiewet Leusden 2024 Verordening tegenprestatie 2015 Verordening individuele inkomenstoeslag 2015 Verordening verrekening bestuurlijke boete bij recidive Verordening Persoonsgebonden budget begeleid werken Wet sociale werkvoorziening. Jeugdwet Wet gemeenschappelijke regelingen Verordening Jeugdhulp gemeente Leusden 2024 Nadere regels Verordening Jeugdhulp gemeente Leusden 2024 Uitvoeringsbesluit Wmo Verordening maatschappelijke ondersteuning Leusden 2024

Intern Intern Intern Intern Extern Extern Extern Intern Intern Intern

Nota financiële beleidskaders grondbeleid 2020 Nota Grondbeleid 2020-2025 Nota Kostenverhaal 2019 gemeente Leusden Verordening nadeelcompensatie gemeente Leusden 2023 Wet op het primair onderwijs Wet op het voortgezet onderwijs Wet op de expertisecentra Verordening leerlingenvervoer 2015 Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Leusden 2015 Verordening materiële financiële gelijkstelling onderwijs gemeente Leusden 12

11.

Leges burgerzaken

12.

Overige

Extern Extern Intern Intern Intern Intern

Wet basisregistratie personen (BRP) Paspoortwet Legesverordening 2024 Beleidsregels Opvang- en Leefgeldregeling Ontheemden Oekraïne Leusden 2023 Wegsleepverordening gemeente Leusden 2013 Verlegregeling Leusden 2015

13