Document · PDF

Beleidskader rechtmatigheid en accountantscontrole.pdf

Raadsvergadering 10 november 2022, gemeente LeusdenBij agendapunt: 8: RV Controleprotocol voor de accountantscontrole 20224.930 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

BELEIDSKADER RECHTMATIGHEID EN ACCOUNTANTSCONTROLE (CONTROLEPROTOCOL) 2022 GEMEENTE LEUSDEN

Augustus 2022

Inhoud 1

Algemeen .................................................................................................................................................. 3 1.1 1.2 1.3

2 3

Algemene uitgangspunten voor de controle ................................................................................ 3 Controletoleranties ............................................................................................................................... 4 3.1 3.2 3.3

4 5

Algemeen ................................................................................................................................ 4 Goedkeuringstolerantie ........................................................................................................... 4 Rapporteringtolerantie............................................................................................................ 4

Reikwijdte van de controle op rechtmatigheid .......................................................................... 5 Normenkader rechtmatigheid .......................................................................................................... 5 5.1

6 7

Inleiding .................................................................................................................................. 3 Doelstelling ............................................................................................................................. 3 Wettelijk kader........................................................................................................................ 3

Collegebesluiten ...................................................................................................................... 5

Toetsingskader ....................................................................................................................................... 5 Rapportering door de accountant ................................................................................................... 6 7.1 7.2 7.3

Bevindingen ............................................................................................................................ 6 Uitgangspunten voor de rapportagevorm ................................................................................ 6 Controleverklaring .................................................................................................................. 6

8 Hardheidsclausule................................................................................................................................. 6 Bijlagen............................................................................................................................................................... 7 Bijlage I: Toelichting rechtmatigheidscriteria ....................................................................................... 7 Bijlage II: Normenkader rechtmatigheid ............................................................................................ 12 Bijlage III: Toetsingskader ................................................................................................................. 16 Bijlage IV: Verordeningen Gemeente Leusden die geen bepalingen omvatten over financiële beheershandelingen .......................................................................................................................... 18

______________________________________________________________________________________________________________________ BELEIDSKADER RECHTMATIGHEID EN ACCOUNTANTSCONTROLE (CONTROLEPROTOCOL) 2022 GEMEENTE LEUSDEN

1 Algemeen 1.1

Inleiding

Bij besluit van 12 november 2020 heeft de raad aan Eshuis Accountants & Adviseurs opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art. 213 van de Gemeentewet uit te voeren. In dit controleprotocol wordt ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole in hoofdlijnen een aantal zaken nader geregeld door de gemeenteraad. Het object van controle is de jaarrekening en het gevoerde financieel beheer.

1.2

Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Leusden.

1.3

Wettelijk kader

In artikel 213 lid 1 van de Gemeentewet wordt voorgeschreven dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringstoleranties. Tevens wordt in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole is. De voor de toetsing door de accountant relevante wet- en regelgeving is in dit controleprotocol opgenomen.

2 Algemene uitgangspunten voor de controle De controle van de jaarrekening door de accountant wordt gericht op het afgeven van een oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; - de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); - het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie als bedoeld in artikel 1 sub c van de Controleverordening gemeente Leusden: ” het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten”. ______________________________________________________________________________________________________________________ BELEIDSKADER RECHTMATIGHEID EN ACCOUNTANTSCONTROLE (CONTROLEPROTOCOL) 2022 GEMEENTE LEUSDEN

3 Controletoleranties 3.1

Algemeen

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt zich op het ontdekken van belangrijke fouten. De accountant richt zijn controle zo in dat rekening wordt gehouden met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die het vastgestelde bedrag overschrijden en alle vastgestelde onderwerpen ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

3.2

Goedkeuringstolerantie

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De raad geeft de accountant de volgende algemene goedkeuringstoleranties mee om te rekenen in de controle. Deze toleranties zijn gelijk gesteld aan het wettelijk minimum. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

3.3

Strekking controleverklaring accountant: Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding >1%<3% ≤ 1% -

Afkeurend

(≈ € 687.450) ≤ 3% (≈ € 2.062.350)

>3%<10%

≥ 10%

≥ 3%

Rapporteringtolerantie

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie heeft betrekking op het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden altijd opneemt in de rapportage van controlebevindingen. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De rapporteringtolerantie die door de raad wordt aangegeven is € 50.000. N.B.: Bij de analyse van de verschillen tussen begroting en rekening in de jaarstukken wordt ook uitgegaan van een bedrag van € 50.000 per taakveld.

4 Reikwijdte van de controle op rechtmatigheid Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer moet aandacht besteed worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: 1. Het begrotingscriterium; 2. Het voorwaardencriterium; 3. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium). De raad geeft met dit beleidskader invulling aan de reikwijdte en uitsluitingen van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O-criterium. Voor een verdere toelichting zie bijlage I.

5 Normenkader rechtmatigheid De accountantscontrole op rechtmatigheid is in beginsel veelomvattend: alle bepalingen met een (mogelijk) financieel gevolg zijn onderwerp van controle. De accountantscontrole is erop gericht vast te stellen, dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Om richting te geven aan de accountantscontrole is het noodzakelijk tot een afbakening te komen van de te controleren onderwerpen die van belang zijn voor de accountantscontrole. De accountantscontrole op rechtmatigheid maakt gebruik van het normenkader. Het normenkader bestaat uit een overzicht van externe wetgeving en interne regelgeving die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen en wordt jaarlijks geactualiseerd. Voor het geactualiseerde normenkader wordt verwezen naar bijlage II. Verder zijn er ook verordeningen die geen bepalingen over financiële beheershandelingen bevatten voor de rechtmatigheid. Een overzicht hiervan is opgenomen in bijlage IV.

5.1

Collegebesluiten

Collegebesluiten worden alleen beoordeeld op aanwezigheid wanneer ze een uitwerking zijn van hogere wet- en regelgeving en/of besluiten van de raad én wanneer er financiële beheershandelingen uit volgen. Uitgaande van het basisniveau voor rechtmatigheid worden er geen collegebesluiten en/of regelingen expliciet benoemd binnen het normenkader.

6 Toetsingskader Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de accountantscontrole en ook na de invoering van de rechtmatigheidsinvoering (naar verwachting vanaf boekjaar 2023 voor de eigen verbijzonderde interne controle moet het worden geoperationaliseerd. Dit gebeurt via het toetsingskader. De gemeenteraad geeft in het toetsingskader aan op welke terreinen de raad wil dat de accountant en na de invoering van de rechtmatigheidscontrole het college controle uitvoert met betrekking tot rechtmatigheid. In het toetsingskader zijn die verordeningen opgenomen die direct financieel belang omvatten. Daarbij zijn verordeningen die slechts tot een zeer beperkte geldstroom leiden achterwege gelaten. Voor de grensbepaling is aansluiting gezocht bij de rapporteringstolerantie. Deze grens ligt bij een bedrag van € 50.000. Voor het geactualiseerde toetsingskader wordt verwezen naar bijlage III. ______________________________________________________________________________________________________________________ BELEIDSKADER RECHTMATIGHEID EN ACCOUNTANTSCONTROLE (CONTROLEPROTOCOL) 2022 GEMEENTE LEUSDEN

7 Rapportering door de accountant 7.1

Bevindingen

Na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant de bevindingen in het kort weergegeven als volgt: Interimcontrole en managementletter Het doel van de interim controle is een beeld krijgen van de mate waarin de organisatie de bedrijfsvoering intern beheerst. De uitkomsten hiervan worden middels een managementletter uitgebracht aan het college van Burgemeester en Wethouders. De managementletter die aan de raad wordt verstuurd heeft meer de vorm van een ‘boardletter’ vanuit de behoefte van de raad om meer de hoofdlijn van de controle te delen. De gedachte daarbij is dat met dat accent de toezichtfunctie van de Raad effectiever en ook efficiënter kan worden ingevuld. Controle jaarrekening en verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt na afronding van de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen (het accountantsverslag) uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarvan waarborgen.

7.2

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard en het financiële gevolg of risico. Fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3.3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatieverzorging en dataverwerking, indien en voor zover relevant voor de accountantscontrole en van bestuurlijke betekenis.

7.3

Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

8 Hardheidsclausule Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld is het onmogelijk te garanderen dat dit kader hiermee limitatief is. Dat betekent dat in die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving zoals die is opgenomen in het normenkader niet voorziet, dan wel (interpretatie) ruimte laat, het College gemandateerd is om beslissingen te nemen. Wanneer het College van dit mandaat gebruik maakt, legt het hierover verantwoording af in de jaarrekening. ______________________________________________________________________________________________________________________ BELEIDSKADER RECHTMATIGHEID EN ACCOUNTANTSCONTROLE (CONTROLEPROTOCOL) 2022 GEMEENTE LEUSDEN

Bijlagen Bijlage I: Toelichting rechtmatigheidscriteria Begrotingscriterium Algemeen Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium richt zich primair op de baten en lasten op programmaniveau. Het bestaande beleid van de raad wordt afgeleid uit: de programmabegroting met toelichting; • de begrotingswijzigingen met toelichting zoals blijkend uit de tussentijdse rapportages (Voor• en Najaarsnota) en raadsbesluiten. Begrotingsafwijkingen worden in de jaarrekening/het jaarverslag toegelicht. Begrotingsafwijkingen Begrotingsafwijkingen De algemene lijn is dat begrotingsafwijkingen die binnen de beleidskaders van de raad passen niet meegewogen worden in het accountantsoordeel. Bij het operationaliseren van rechtmatigheid worden de volgende categorieën afwijkingen onderscheiden: Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsafwijkingen worden onderkend: Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q.

de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing).

Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar - geconstateerd na verantwoordingsjaar Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen)waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. - jaar van investeren - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren

Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel

Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel X

X X X

In aanvulling op het schema worden ook begrotingsafwijkingen niet meegewogen als gevolg van een onttrekking aan een bestemmingsreserve op basis van realisatie voor zover deze onttrekking daarmee voor een gelijk bedrag overeenkomt met de realisatie van de last, en de activiteit of het project nog niet is beëindigd en de resterende lasten volgen in het jaar na het verantwoordingsjaar. Is de activiteit of het project wel beëindigd en zijn de lasten definitief lager dan begroot, dan vindt de onttrekking overeenkomstig het begrote bedrag plaats en wordt de raad een voorstel gedaan tot nadere aanwending van de restant-bestemmingsreserve. Deze handelswijze betreft het bestaande beleid van de gemeente Leusden maar was tot op heden niet in het beleidskader opgenomen. Door dit nu wel op te nemen voorkomen we mogelijke interpretatieverschillen met het uitvoeren van de controle op begrotingsafwijkingen.

Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium richt zich op het handelen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Aangezien de hoeveelheid wet- en regelgeving te groot is om een volledige controle op de naleving hiervan mogelijk te maken, stelt de raad kaders ten aanzien van de omvang en invulling van de controleopdracht aan de accountant. A. Kader omvang van de controle Met betrekking tot de omvang van de controle is een controleprogramma opgesteld, waarbij de lijst van interne regelgeving (= bijlage bij dit beleidskader) door de accountant wordt ingepast bij de controle van de relevante bedrijfsprocessen. B. Kader invulling controleopdracht Met betrekking tot de invulling van de controle is een kader opgesteld, waarbij de volgende uitgangspunten worden gehanteerd bij de controleopdracht aan de accountant: a. Niet-financiële verordeningen worden buiten beschouwing gelaten bij het rechtmatigheidsoordeel; b. (Deels) financiële verordeningen worden alleen beoordeeld op artikelen waaruit financiële beheershandelingen volgen; c. Gemeentelijke beleidsnota’s worden buiten beschouwing gelaten bij het rechtmatigheidoordeel, tenzij anders is aangeven door de raad in een verordening; d.

Collegeregelingen worden alleen beoordeeld op aanwezigheid wanneer ze een uitwerking zijn van hogere wet- en regelgeving en/of besluiten van de raad én wanneer er financiële beheershandelingen uit volgen. e. De financiële- en controleverordening (art. 212, 213 GW), worden integraal als basisdocumenten betrokken in de controle.

Misbruik en & Oneigenlijk gebruik -criterium Definitie M&O • Misbruik De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik maken van overheid/gemeentelijke regelingen. • Oneigenlijk gebruik De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheid/gemeentelijke regelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling. ______________________________________________________________________________________________________________________ BELEIDSKADER RECHTMATIGHEID EN ACCOUNTANTSCONTROLE (CONTROLEPROTOCOL) 2022 GEMEENTE LEUSDEN

Te denken is hierbij aan subsidies, kwijtschelding en uitkeringen, maar ook om de juistheid en volledigheid van opbrengsten (bijvoorbeeld de verstrekte gegevens die hebben geleid tot het opleggen van gemeentelijke belastingen.) M&O beleid is gericht op verstrekkingen aan derden en is daarom extern gericht. Het beleid betreffende misbruik en oneigenlijk gebruik is situationeel vastgelegd in wetten, verordeningen, interne richtlijnen en procedures. Risicogebieden M&O Hieronder zijn de belangrijkste risicogebieden weergegeven, waarbij sprake is van M&Ogevoeligheid. Van M&O- gevoeligheid is sprake zodra de aanspraak op een uitkering, de verplichting om een heffing te betalen of het verstrekken van een vergunning of subsidie afhankelijk is van gegevens die door een belanghebbende zelf moeten worden verstrekt. Dit maakt maatregelen noodzakelijk om te kunnen borgen dat er geen sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik. 1. Subsidies Het beleid ten aanzien van subsidies is vastgelegd in de betreffende verordeningen. In de verordening is bepaald aan welke voorwaarden instellingen moeten voldoen en welke informatie zij moeten overleggen. Beoordeling van deze informatie en toetsing aan de voorwaarden vindt plaats in het proces van subsidievaststelling. 2. Leerlingenvervoer Op grond van de verordening leerlingenvervoer worden (individuele) bijdragen verstrekt voor vervoer.

In deze verordening is vastgelegd welke voorwaarden er gelden en welke informatie moet worden overlegd. Beoordeling van de informatie en toetsing aan de voorwaarden vindt plaats bij de beoordeling van de aanvraag. 3. Sociale verstrekkingen in geld en natura Het betreft hier onder andere uitkeringen in de vorm van geld. Daarnaast kan het gaan om verstrekkingen in natura zoals re-integratietrajecten, vergoeding voor woningaanpassingen en het verstrekken van hulpmiddelen voor gehandicapten. Voorwaarden rond de beoordeling van aanvragen voor deze categorie verstrekkingen liggen vast in diverse verordeningen en uitvoeringsregels. 4. Burgerzaken De procedure van uitgifte van onder andere reisdocumenten is gedetailleerd weergegeven in wettelijke voorschriften. Naleving hiervan wordt cyclisch getoetst door middel van audits. 5. Belastingen en heffingen Elementen binnen de belastingoplegging die M&O gevoelig zijn betreffen: vaststelling WOZwaarden, aanslagoplegging, invordering en kwijtschelding. Belastingheffing en de waardebepaling vinden plaats aan de hand van wettelijke regelingen. 6. Vergunningsverlening Als gemeentelijke overheid wordt een scala aan vergunningen verleend (omgevingsvergunningen, vergunningen vanuit de APV, etc..) Ook hierbij kan sprake zijn van misbruik, veelal in de vorm van het verstrekken van niet juiste, of niet volledige informatie.

De vereisten voor het afgeven van vergunningen ligt vast in verordeningen, besluiten en andere regelgeving. Preventieve borging M&O-maatregelen A. Borging M&O in de beleidsvoorbereiding/regelgeving M&O dient zoveel mogelijk preventief geborgd te worden. Van op te stellen regelgeving en richtlijnen, zoals gemeentelijke verordeningen, beleids- en uitvoeringsregelingen, dienen daarom M&O maatregelen integraal onderdeel uit te maken. De volgende richtlijnen dienen meegenomen te worden om tot een kwalitatief goede preventieve borging te kunnen komen: 1. Kenbaarheid van de regeling ______________________________________________________________________________________________________________________ BELEIDSKADER RECHTMATIGHEID EN ACCOUNTANTSCONTROLE (CONTROLEPROTOCOL) 2022 GEMEENTE LEUSDEN

Er mag geen onzekerheid bestaan over de interpretatie van de geldende regelgeving. Een regeling dient daarom zoveel mogelijk te voldoen aan de principes van eenvoud, inzichtelijkheid en begrijpelijkheid. Dit ter voorkoming van situaties waarbij sprake is van niet opzettelijk misbruik en oneigenlijk gebruik. Controlemaatregelen voor misbruikgevoelige elementen Misbruikgevoelige elementen in de regelgeving onderkennen en onderzoeken op welke wijze dit misbruik kan worden voorkomen. De controlemogelijkheden en bevoegdheden van de organisatie dienen hierbij duidelijk geformuleerd te worden en in de regeling te worden opgenomen of op een andere wijze te worden vastgelegd. Informatieplicht derden In de regeling dient te worden voorzien in de verplichting voor een derde-belanghebbende om binnen het kader van de regeling alle gegevens volledig en naar waarheid te verstrekken. Deze gegevens vormen de basis voor de vaststelling van de rechten/plichten van de derden. Het is hierbij noodzakelijk dat beoordeeld kan worden of, en in hoeverre de door de derden verstrekte gegevens voldoende betrouwbaar zijn. Voor interne toetsing van het naleven van de voorwaarden rond het vaststellen van rechten en verplichtingen van derden is het noodzakelijk dat bij toetsing sprake is van een zichtbare vastlegging door de toetser (parafen, e.d.).

Communicatie richting derden Belanghebbenden dienen op een gestructureerde wijze te worden geïnformeerd over hun informatieplicht en de van toepassing zijnde voorwaarden (folders, persoonlijke voorlichting, etc.). Sanctiemogelijkheden De mogelijkheid om bij niet-naleving een sanctie te kunnen opleggen vergroot de handhaafbaarheid. Binnen aanpassing en invoering van regelgeving beoordelen of een sanctie wenselijk en mogelijk is.

B. Borging M&O in werkprocessen Maatregelen in het kader van M&O maken integraal onderdeel uit van de werkprocessen in de organisatie. De beleidsinhoudelijke afdelingen zijn verantwoordelijk voor het opnemen van afdoende M&O maatregelen binnen de werkprocessen. De opzet van de administratieve organisatie zal per risicogebied verschillen en vereist dus maatwerk. Ondanks dit feit kan een aantal activiteiten worden benoemd die in elk risicogebied van toepassing kunnen zijn. Deze gebieden zijn in het onderstaande overzicht opgenomen. Hierbij is tevens aangegeven welk type M&O- maatregelen van toepassing zijn. Deze vallen in zijn algemeenheid samen met de reeds aanwezige AO/IC-maatregelen. Gelet hierop vervult de adviseur Bedrijfsvoering en Control als verantwoordelijke voor de uitvoering van de interne controle een ondersteunende rol om ertoe bij te dragen dat er voldoende M&O waarborgen aanwezig zijn. Activiteiten

Gebieden

M&O-maatregelen

Innen

Debiteurenbeheer

Werken/diensten door derden

Aanbestedingen, aangaan verplichtingen

Uitkeringen

Subsidies, uitkeringen, toelagen

Handhaven

Toezicht, controle, opsporing en sancties

Functiescheiding, kwijtscheldingsprocedures, bank- en kasprocedures, inbouwen van controles Functiescheiding, aanbestedingsprocedures, inbouwen van controles Functiescheiding, inbouwen van controles Functiescheiding, selectie en screening personeel, vastlegging via rapportages, sanctiemaatregelen

Geld contant/giraal

Declaraties, kasbeheer en girale geldstromen

Goederen

Aanschaf, beheer en gebruik

Informatie

Documenten, dossiers

Beperking contant geldverkeer, functiescheiding, bank- en kasprocedures, inbouwen van controles Fysieke beveiliging, voorraadbeheer, inventarisaties, registratie eigendommen Informatiebeveiligingsbeleid, fysieke toegangsbeveiliging, archiefbeheer.

Repressieve borging M&O maatregelen Vastgesteld dient te worden dat de M&O maatregelen worden nageleefd en of de kwaliteit van de maatregelen voldoende is. Hiertoe zal achteraf getoetst worden op ‘bestaan en werking’ van het aanwezige M&O beleid. Het gaat hierbij om verbijzonderde controles, specifieke accountantsverklaringen, reviews en audits. Deze toetsing achteraf zal in belangrijke mate gecoördineerd en/of uitgevoerd worden door de adviseur Bedrijfsvoering & Control. Aan de hand van een risico-inventarisatie zal binnen de M&O-gevoelige terreinen een prioritering worden aangebracht. Op basis hiervan wordt jaarlijks een aantal werkprocessen getoetst op naleving van het geformuleerde M&O-beleid. Deze toetsing zal zoveel mogelijk worden ingepast binnen de bestaande (verbijzonderde) interne controle systematiek. De beoordeling zal plaatsvinden aan de hand van de uitgangspunten van dit beleidskader en eventueel gestelde voorwaarden in relevante hogere wet- en regelgeving. De bevindingen zullen worden vastgelegd en worden vertaald in aanbevelingen en actiepunten welke teruggekoppeld worden aan de verantwoordelijke afdeling. De accountant zal erop toezien dat het systeem van waarborgen in het kader van M&O voldoende is en zal hierover rapporteren binnen de geëigende rapportagestructuur.

Bijlage II: Normenkader rechtmatigheid Het normenkader bestaat uit een overzicht van externe wetgeving en interne regelgeving die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Hieronder treft u het normenkader aan, zoals dat gebruikt wordt voor de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening.

Nr.

Proces

Extern/intern Regelgeving / verordening

1. 1.1 1.2

Financiële administratie Begrotingswijzigingen Debiteurenbeheer

1.3

Belastingen

Extern Intern Extern Extern Extern Extern Extern Extern

Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Financiële verordening gemeente Leusden 2017 Gemeentewet Wet financiële verhouding Wet Gemeentelijke schuldsanering Wet op de Omzetbelasting Wet op het BTW Compensatiefonds (BCF) Wet op de Vennootschapsbelasting

Treasury

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern

Wet financiering decentrale overheden (FIDO) Wet Houdbare overheidsfinanciën (Hof) Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden Regeling schatkistbankieren decentrale overheden Besluit Leningsvoorwaarden lagere overheid Treasuryverordening Leusden 2016 Verordening Duurzaamheidslening Leusden 2010 Verordening Provinciale Starterslening Leusden 2009 Verordening VROM Starterslening 2007

Inkopen en aanbestedingen

Extern Extern

Aanbestedingswet 2012 EU-aanbestedingsregels en -richtlijnen

Belastingen en heffingen

Personeel en salarisadministratie

Subsidies

Omgevingsvergunningen

Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Extern Intern Extern Extern Extern Extern Intern

Algemene wet inzake Rijksbelastingen Wet waardering onroerende zaken Algemene termijnwet Invorderingswet 1990 Leidraad invordering gemeentelijke belastingen 2015 gemeente Leusden Legesverordening 2022 Verordening lijkbezorgingsrechten 2022 Verordening precariobelasting 2022 Verordening rioolaansluitrecht 2022 Verordening rioolheffing 2022 Verordening reinigingsheffingen 2022 Verordening toeristenbelasting 2022 Verordening onroerende-zaakbelastingen 2022 Ambtenarenwet Wet op de loonbelasting Sociale verzekeringswetten Pensioenwet CAR/UWO Werkkostenregeling (WKR) Wet normering topinkomens (WNT) Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden Verordening rechtspositie raads- en fractievertegenwoordigers Leusden 2019 Algemene wet Bestuursrecht (AWB) Algemene Subsidieverordening Leusden 2017 Wet algemene bepalingen (Wabo) Woningwet Wet Ruimtelijke Ordening Wet Natuurbescherming Legesverordening 2022

8. 8.1

Sociaal Domein Uitkeringen en inkomensondersteuning en participatiewet

Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern

8.2

Jeugdzorg

Extern Extern Intern

Participatiewet Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) Welzijnswet IOAW en IOAZ Verordening maatregelen Participatiewet, IOAW en IOAZ 2018 Verordening participatieraad gemeente Leusden 2018 Verordening individuele studietoeslag Participatiewet 2017 Verordening cliëntenparticipatie Wet sociale werkvoorziening 2017 Verordening re-integratie Participatiewet Verordening tegenprestatie 2015 Verordening individuele inkomenstoeslag 2015 Verordening verrekening bestuurlijke boete bij recidive Verordening Persoonsgebonden budget begeleid werken Wet sociale werkvoorziening. Jeugdwet Wet gemeenschappelijke regelingen Verordening Jeugdhulp gemeente Leusden 2021

8.3

Wet maatschappelijke ondersteuning

Extern Intern

Uitvoeringsbesluit Wmo Verordening maatschappelijke ondersteuning Leusden 2022

Grondexploitaties

10.

Onderwijs (onderwijshuisvesting & leerlingenvervoer)

11.

Leges burgerzaken

Extern Intern Intern Intern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Extern Extern Intern

Besluit ruimtelijke ordening Nota financiële beleidskaders grondbeleid 2020 Nota Grondbeleid 2020-2025 Nota Kostenverhaal 2019 gemeente Leusden Wet op het primair onderwijs Wet op het voortgezet onderwijs Wet op de expertisecentra Verordening leerlingenvervoer 2015 Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Leusden 2015 Verordening materiële financiële gelijkstelling onderwijs gemeente Leusden Wet basisregistratie personen (BRP) Paspoortwet Legesverordening 2022

12.

Overige

Intern Intern Intern

Wegsleepverordening gemeente Leusden 2013 Huisvestingsverordening Leusden 2015 Verlegregeling Leusden 2015

Bijlage III: Toetsingskader Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de accountantscontrole, en ook na de invoering van de vernieuwing rechtmatigheidsverantwoording in 2023 voor de eigen verbijzonderde interne controle, moet het worden geoperationaliseerd. Dit gebeurt via het toetsingskader. De gemeenteraad geeft in het toetsingskader aan op welke terreinen de raad wil dat de accountant, en na de invoering van de rechtmatigheidscontrole het college, controle uitvoert met betrekking tot rechtmatigheid. Kern van het toetsingskader is dat wordt aangeven aan welke bepalingen al dan niet financiële consequenties worden verbonden (uitwerking van het voorwaardencriterium). Voor het kunnen uitvoeren van een rechtmatigheidscontrole in de huidige situatie is het in eerste instantie voldoende als aan de accountant alle verordeningen met financiële gevolgen worden verstrekt. Hiervoor zijn in de bijlage “normenkader” de verordeningen opgenomen die een direct financieel belang omvatten. Dat laat onverlet dat de gemeente verantwoordelijk is voor het inrichten van de beheersorganisatie en het bepalen welke beheersmaatregelen getroffen moeten worden om te waarborgen dat de bepalingen uit de externe en interne regelgeving worden nageleefd. In de praktijk vormt het toetsingskader een hulpmiddel als tussenstap tussen het normenkader en de inrichting van de beheerorganisatie.

Hiermee wordt aangegeven welke bepalingen uit de regelgeving in het normenkader financiële consequenties hebben. Dit helpt bij: • Het gestructureerd en planmatig inrichten van de beheersorganisatie, door een duidelijke link te leggen tussen het (abstracte) normenkader en de (concrete) beheersmaatregelen. • Het maken van risicoanalyses en kosten/batenafwegingen door een gerichte focus op (alleen) de relevante bepalingen uit de regelgeving. • De afstemming met de externe accountant, die bij de controle van de jaarrekening ook gebruik kan maken van een reeds aanwezig toetsingskader. In deze bijlage wordt een eerste aanzet gegeven voor het toetsingskader, waarmee wel als eerste stap de verordeningen worden uitgesloten welke niet relevant zijn voor het toetsingskader. Daarbij zijn verordeningen die jaarlijks slechts tot een zeer beperkte geldstroom leiden uitgezonderd voor de (financiële) rechtmatigheidscontrole. Voor de grensbepaling is aansluiting gezocht bij de rapporteringstolerantie. Deze grens ligt bij een bedrag van € 50.000. Wij hebben het toetsingskader in 2022 verder uitgewerkt door op artikelniveau de financiële rechtmatigheid (recht, hoogte en duur) van onze verordeningen aan te geven.

Verordening

Uit te zonderen artikelen voor de rechtmatigheidscontrole Toelichting uitzonderingen

Verordening lijkbezorgingsrechten 2022

Gehele verordening