B.13 Jaarverslag Rekenkamer commissie.pdf

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

Voorwoord Graag bied ik u het jaarverslag 2020 van de rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand aan. Het is een jaarverslag geworden in dezelfde opmaak en hetzelfde logo als het vorige jaarverslag. Toen zijn we daar mee begonnen. Inhoudelijk is er wel een verschil als gevolg van de coronapandemie. In ons jaarplan 2021 dat we u pas hebben aangeboden, is daar ook aandacht aan geschonken. Toen met een accent op de doorwerking ervan in dit jaar. In dit jaarverslag is het dan ook logisch dat we ingaan op de doorwerking in het jaar 2020. Dat wil ik vooral in dit voorwoord doen, liefst met maar één zin. En die luidt dat het onvermijdbaar was dat de coronapandemie doorwerking heeft gehad in uw en onze werkzaamheden: fysiek vergaderen werd digitaal vergaderen, grote bijeenkomsten werden kleine bijeenkomsten of helemaal geen bijeenkomsten, afspraken maken lastiger, deadlines moeilijker haalbaar, contacten minder. Wat echter overheerst, is tevredenheid over wat er allemaal wel kon en dat is grotendeels door de coöperatieve houding vanuit uw negen gemeenten. Vorig jaar schreef ik dat wij de samenwerking met raden, colleges en ambtelijk apparaat van de negen gemeenten van “onze” rekenkamercommissie als prettig en vooral constructief hebben ervaren. Dat gold over 2020 in nog sterkere mate. En dus is veel van wat wij voornemens waren te doen ook gelukt.

Waar dat niet helemaal kon, leest u verderop in dit verslag. De politieke druk op rekenkamers, waar Binnenlands Bestuur magazine (12 februari 2021) aandacht aan besteedt, ervaren wij gelukkig niet. De onderwerpen die we in 2020 hebben onderzocht waren heel uiteenlopend: van het woonbeleid in Nijkerk tot het vrijwilligersbeleid in Leusden. We zijn blij dat de gemeenteraden de rapporten uitgebreid behandelen en dat ook nieuwe onderwerpen aangedragen worden die lokaal relevant zijn. In 2020 hadden we ook een belangrijke personele wisseling. Een van de beide secretaris/onderzoekers vond een andere werkkring. Daarom is de werving van een nieuwe secretaris/onderzoeker gestart en ruim een half jaar geleden ook al weer afgerond. Met succes. Marjolein Barel-Glashouwer is voortvarend begonnen. Inwerken leek overbodig, ondanks het vele thuiswerken. Tot aan haar komst was er een halve bezetting, maar dankzij de extra inzet van Ingrid Spoor is er verhoudingsgewijs weinig vertraging opgetreden.

Met vriendelijke groet, Jan van Zomeren Voorzitter Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand

Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand.

2

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

1. Inleiding De Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand is net als alle andere rekenkamercommissies in ons land onafhankelijk en heeft ten doel de gemeenteraad te ondersteunen bij zijn kaderstellende en controlerende rol. Wij toetsen - uiteraard op onderdelen - het beleid dat door het gemeentebestuur wordt gevoerd op doeltrefendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Met onze onderzoeksrapporten willen wij bijdragen aan de efectiviteit en efciency van de gemeenten.

Samenstelling van de rekenkamercommissie

De rekenkamercommissie draagt bij aan het afeggen van rekenschap (verantwoording) door het gemeentebestuur aan de bevolking, onder andere doordat de rapporten in het openbaar besproken worden. Via persberichten, die met regelmaat worden geplaatst in de lokale media, en de website geeft de rekenkamercommissie bekendheid aan haar bestaan, werkwijze en producten.

Mevrouw ir. Ine van de Vlierd EMFC RC (lid/plaatsvervangend voorzitter) heeft na een studie Technische Bedrijfskunde en een postdoctorale opleiding tot Controller diverse functies vervuld bij een gemeente. Momenteel is zij werkzaam als strategisch fnancieel adviseur bij een gemeente.

De rekenkamercommissie werkt voor negen gemeenten te weten Barneveld, Bunnik, Bunschoten, Nijkerk, Leusden, Renswoude, Scherpenzeel, Woudenberg en Zeewolde. Deze gemeenten liggen in drie provincies (Gelderland, Utrecht en Flevoland). De samenwerking is vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst met alle negen deelnemende gemeenten. In 2014 is bij het toetreden van de gemeente Bunschoten de samenwerkingsovereenkomst geactualiseerd. Alle raden hebben de overeenkomst afzonderlijk vastgesteld. Deze samenwerkingsovereenkomst is met ingang van 1 januari 2020 voor een periode van zes jaar stilzwijgend verlengd. Wel is dit besproken met de grifers van de negen gemeenten.

De heer dr. Joost Scheltinga (lid) heeft zowel ervaring in het bedrijfsleven, als bij de overheid en de universitaire onderzoekswereld. Hij is lid van de gemeenteraad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug.

De rekenkamercommissie bestaat uit een externe voorzitter en vier externe leden. De commissie wordt ondersteund door twee parttime ambtelijk secretarissen/onderzoekers (in totaal 1,2 fte). Zij nemen ook de uitvoering van een deel van het onderzoeksprogramma voor hun rekening. De huidige samenstelling van de rekenkamercommissie staat in onderstaand kader. Een overzicht van de nevenactiviteiten van de rekenkamerleden vindt u in bijlage 1.

3

De heer drs. Jan van Zomeren (voorzitter) was 12,5 jaar burgemeester in de gemeenten Heumen en Gemert-Bakel. Daarvoor was hij bestuurssecretaris bij een politieregio en plaatsvervangend kabinetschef van de Commissaris van de Koningin in twee provincies. Ook was hij statenlid in Gelderland en raadslid in de gemeente Amerongen. Nu vervult hij enkele bestuursfuncties, o.a. vice-voorzitter RvT Stichting Kasteel Amerongen en voorzitter NFVM (Nederlandse Federatie van Vrienden van Musea). Ook is hij betrokken bij activiteiten met betrekking tot Srebrenica.

De heer dr. Mark Pen (lid) is hoofd onderzoekbeleid bij de Universiteit Utrecht. Eerder was hij strateeg bij een grote gemeente, plaatsvervangend grifer, (wetenschappelijk) onderzoeker, consultant en lid van een gemeentelijke rekenkamercommissie.

De heer drs. Herbert ter Beek MPM (lid) is algemeen en bedrijfseconoom en Master of Public Management. Hij is eigenaar-adviseur van een economisch beleidsonderzoeks- en adviesbureau en was zes jaar lid van een andere rekenkamercommissie. Mevrouw ir. Ingrid Spoor werkt sinds 2011 als secretaris/onderzoeker bij de rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand. Daarvoor heeft zij bij een andere gemeente gewerkt als secretaris van de rekenkamercommissie. Ook is zij werkzaam geweest als planning en control adviseur bij Wageningen UR. Met ingang van 1 januari 2021 is ze ook parttime secretaris van de rekenkamer van Wageningen. Mevrouw drs. Els de With werkte tot 1 maart 2020 als secretaris/onderzoeker bij de rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand. Na haar studie Bestuurskunde en de politieopleiding heeft zij eerst bij de politie gewerkt. Daarna heeft zij ruim acht jaar bij een gemeente gewerkt als beleidsmedewerker Openbare Orde en Veiligheid/ Crisisbeheersing. Mevrouw Marjolein Barel MSc werkt sinds juli 2020 als secretaris/onderzoeker bij de rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand. Na haar studie internationale ontwikkelingsstudies heeft zij eerst in het buitenland en bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten gewerkt. Daarna heeft zij vijf jaar als secretaris bij een andere rekenkamercommissie gewerkt.

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

onderzoek

rekenschap

2. wat wilden we bereiken? 2.1 Onderzoek De belangrijkste taak van de rekenkamercommissie is het uitvoeren van onderzoeken naar het door het gemeentebestuur gevoerde beleid voor een geselecteerd beleidsterrein. Het gaat in de onderzoeken om: • Doeltrefendheid: zijn de beoogde doelen en efecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? • Doelmatigheid: zijn de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke inzet van middelen bereikt? • Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? Meestal heeft het onderzoek betrekking op beleid dat al uitgevoerd is, het zogeheten ex-post onderzoek. Het kan ook voorkomen dat de rekenkamercommissie ex-ante onderzoek uitvoert. Dergelijke onderzoeken vinden voorafgaand aan de invoering van beleid plaats. In zo’n onderzoek worden bijvoorbeeld de neveneffecten of de uitvoerbaarheid van de beleidsvoornemens onderzocht. De onderzoeken worden in principe door de rekenkamercommissie zelf uitgevoerd. Voor onderzoeken waarvoor specialistische kennis noodzakelijk is, huurt de rekenkamercommissie externe deskundigheid in.

De rekenkamercommissie wil met haar onderzoeksrapporten leeren verbeterprocessen stimuleren - zodat de gemeenten efectiever en efciënter kunnen werken - en de rol van de raad ondersteunen en versterken. Hiertoe doet zij aanbevelingen aan de gemeenteraad. Twee tot drie jaar na het uitbrengen van het onderzoeksrapport kijkt de rekenkamercommissie vervolgens wat er gebeurd is met de aanbevelingen die de raad overgenomen heeft. Zo’n doorwerkingsonderzoek doen wij om de raden te informeren over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen. Daarnaast is het een kwaliteitstoets voor de rekenkamercommissie zelf, aangezien we kijken in hoeverre de aanbevelingen ook daadwerkelijk opgevolgd konden worden. Incidenteel kan de rekenkamercommissie na overleg met een afvaardiging van de gemeenteraad (zoals een auditcommissie of begeleidingscommissie) besluiten om een doorwerkingsonderzoek niet uit te voeren, bijvoorbeeld omdat men van mening is dat het beschikbare onderzoeksbudget beter gebruikt kan worden voor nieuw onderzoek of omdat een onderwerp niet meer actueel is of omdat bekend is dat aan alle aanbevelingen is voldaan. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn bij de kleinere gemeenten, omdat zij een beperkter onderzoeksbudget hebben.

Daarnaast voert de rekenkamercommissie ook onderzoeken uit samen met rekenkamercommissies van andere gemeenten (die niet tot het samenwerkingsverband van rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand horen). Ook nemen we, als gemeenten dat willen, deel aan de Doe-mee onderzoeken van de landelijke vereniging van rekenkamers, de NVRR. Verder kennen we de mogelijkheid van een quick scan of een brief aan de raad.

4

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

onderzoek

rekenschap

2.2 Rekenschap De rekenkamercommissie draagt bij aan het afeggen van verantwoording (rekenschap) van het gemeentebestuur aan de burgers. De rapporten zijn openbaar en toegankelijk voor zowel de gemeenteraden als voor de burgers en organisaties. Indien de resultaten van een onderzoek de belangen van de gemeente kunnen schaden, kan besloten worden om de resultaten wel te delen met de raad en het college, maar om de resultaten niet verder openbaar te maken. Met haar onderzoeksrapporten wil de rekenkamercommissie het publieke debat in de gemeenten stimuleren en daaraan bijdragen door het toelichten van de onderzoeksrapporten tijdens openbare vergaderingen van de raad(-scommissies).

5

Door middel van nieuwsbrieven, persberichten, LinkedIn, en de website www.rkvalleienveluwerand.nl geeft de rekenkamercommissie bekendheid aan haar bestaan, werkwijze en activiteiten. De communicatie van de rekenkamercommissie richt zich zowel op de gemeenteraden, de colleges en ambtelijke organisaties, als op de inwoners en organisaties uit de negen betrokken gemeenten; in voorkomend geval ook daarbuiten.

Onze producten bieden wij steeds meer digitaal aan, daarbij rekening houdend met de internationale digitale toegankelijkheidseisen, zodat onze informatie ook toegankelijk is voor mensen met een functiebeperking, zoals blinden en slechtzienden. De informatie is daardoor overigens digitaal ook beter leesbaar voor mensen zonder beperkingen.

jaarverslag jaarverslag2020 2019

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendheid rekenkamercommissie

overige activiteiten

3. Wat hebben we gedaan? 3.1 Inventariseren onderzoeksonderwerpen Hoewel de rekenkamercommissie onafhankelijk is, staat zij open voor verzoeken van de gemeenteraden en inwoners en wil ze een onderzoek graag afstemmen op de behoefte van de gemeenteraden. De rekenkamercommissie gebruikt criteria waaraan een onderwerp moet voldoen. Voor aanvang van het onderzoek, maar ook tussentijds, vindt afstemming plaats over onderzoeksonderwerpen, onderzoeksvoorstellen en de voortgang van het onderzoek. Alle gemeenten in ons samenwerkingsverband hebben een raadscommissie, auditcommissie of een vergelijkbare commissie, waar de afstemming met de rekenkamercommissie plaats kan vinden. Een afvaardiging van de rekenkamercommissie is bij de betrefende vergaderingen in 2020 aanwezig geweest.

6

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendheid rekenkamercommissie

overige activiteiten

3.2 Onderzoek Onderzoeken

In 2020 hebben wij vijf onderzoeken afgerond. De eindrapporten van de afgeronde onderzoeken zijn aangeboden aan de betrefende gemeenteraden en zijn gepubliceerd op de website www.rkvalleienveluwerand.nl. Daarnaast waren er in 2020 nog vier lopende (doorwerkings)onderzoeken. Deze zullen in 2021 worden afgerond (zie hiervoor ook het jaarplan 2021 van de rekenkamercommissie). Hiernaast staat een overzicht van alle onderzoeken in 2020.

Afwijking jaarplan 2020

De onderzoeksactiviteiten wijken beperkt af ten opzichte van het jaarplan 2020. Voor de gemeente Barneveld zou een nieuw onderzoek gestart worden. Het onderwerp dat de voorkeur van de auditcommissie had - schaalgrootte - heeft de rekenkamercommissie uitgewerkt in een onderzoeksopzet. In de loop van het jaar heeft de auditcommissie aangegeven het onderzoek nog niet te willen starten, in afwachting van een open overleg over de toekomst van Scherpenzeel, mogelijk in relatie tot Barneveld. In de gemeente Leusden hebben we in afwijking van de planning niet het doorwerkingsonderzoek naar de kwaliteit van beleidsinformatie uitgevoerd. Op verzoek van de gemeente is dit uitgesteld naar 2021. Voor de gemeenten Barneveld, Leusden en Nijkerk zouden we een doorwerkingsonderzoek doen naar digitale veiligheid. Daarbij wilden we een extern bureau opdracht geven om een onderzoek specifek gericht op thuiswerken, en toename daarvan als gevolg van de coronapandemie, te laten uitvoeren. Na gesprekken met de CISO’s (chief information en security ofcers) van Barneveld en Leusden en met het externe bureau is geconcludeerd dat een dergelijk onderzoek geen meerwaarde had. De gemeenten laten deze onderzoeken zelf uitvoeren en hebben daar ook de opdracht al voor gegund.

Aangezien Nijkerk in hetzelfde samenwerkingsverband deelneemt als Leusden, is ook daarvoor - in overleg met de auditcommissie - besloten om een dergelijk onderzoek niet uit te voeren.

7

Afgeronde onderzoeken in 2020

Dienstverlening

Leusden Dit onderzoek is eind 2019 gestart op verzoek van de raadswerkgroep fnanciële verantwoording. In het onderzoek is gekeken naar de efectiviteit van het beleid en hoe het staat met de duurzame inzet van vrijwilligers in Leusden. Er blijkt dat het vrijwilligersbeleid naar tevredenheid wordt uitgevoerd door welzijnsorganisatie Lariks. Daarnaast lijkt de omvang van vrijwilligers wel voldoende, maar de gemeente heeft daar onvoldoende inzicht in en dit is een risico voor de toekomst. Vrijwilligers zullen steeds belangrijker worden en de rekenkamercommissie adviseert dan ook om het inzicht in de groep vrijwilligers te verbeteren en te streven naar een toename van het aantal vrijwilligers. De resultaten zijn in december aangeboden aan de raad.

Nijkerk Dit onderzoek is uitgevoerd op verzoek van de auditcommissie van Nijkerk, omdat de dienstverlening in Nijkerk een lagere score had dan het gemiddelde in Nederland. Het onderzoek richtte zich op de dienstverlening op het gebied van bouwen, wonen en woonomgeving. Uit het onderzoek blijkt dat de gemeentelijke dienstverlening op gebied van bouw, wonen en woonomgeving kan worden verbeterd. Met name het afhandelen van de meldingen openbare ruimte en de bereikbaarheid van medewerkers kan beter. Verder heeft de gemeente geen actueel dienstverleningsbeleid. Vooral een gemeentelijke reorganisatie en het organiseren van zelfsturende teams vroegen de laatste jaren veel aandacht van de ambtenaren. Hierdoor kwam de dienstverlening op een tweede plan. De resultaten van het onderzoek zijn in augustus aangeboden aan de raad en openbaar gemaakt.

Woonbeleid

Risicomanagement sociaal domein

Vrijwilligersbeleid

Nijkerk Op verzoek van de auditcommissie van Nijkerk heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar de efectiviteit van het woonbeleid in Nijkerk. De beleidsdoelen en resultaten zijn onderzocht, maar het was lastig om een helder beeld naar voren te brengen. Daarom adviseerde de rekenkamercommissie de gemeente om duidelijker aan te geven welke typen woningen voor welke doelgroepen worden ontwikkeld. Een andere aanbeveling was om preciezer te zijn in de verantwoording aan de gemeenteraad. Positief is dat de gemeente de Woonvisie heeft opgesteld in samenwerking met diverse partijen uit de samenleving en dat zij alle relevante beleidsterreinen binnen haar organisatie daarbij heeft betrokken. Daarnaast is het ook positief dat de doelstelling om 300 sociale woningen te bouwen is gehaald. Het rapport is in februari 2020 aangeboden aan de raad.

Zeewolde In navolging van vergelijkbare onderzoeken in Barneveld, Scherpenzeel en Leusden is in het najaar van 2018 het onderzoek naar het risicomanagement sociaal domein in Zeewolde opgestart. Net als in andere gemeenten in Nederland is het voor Zeewolde een hele opgave met fnanciële risico’s om de taken op het gebied van de Jeugdwet, Participatiewet en de Wet op de maatschappelijke opvang uit te voeren. De gemeente heeft aandacht voor deze risico’s, maar heeft er nog niet voldoende inzicht in. De informatie hierover naar de gemeenteraad kan verder geoptimaliseerd worden. Om dit te realiseren is het college bezig met het ontwikkelen van een zogeheten dashboard. De bedoeling van het dashboard is om duidelijke informatie te verkrijgen en zo de gemeenteraad optimaal inzicht te geven in de mogelijkheden waarop gestuurd kan worden. Verder concludeert de rekenkamercommissie dat de gemeente voorlopig voldoende fnanciële reserves heeft om de tekorten op te vangen. Desondanks wijst de rekenkamercommissie

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendheid rekenkamercommissie

overige activiteiten

erop dat de gemeente rekening moet blijven houden met fnanciële tegenvallers. Het onderzoek is voor het grootste deel uitgevoerd in 2019, heeft door omstandigheden vertraging opgelopen, en is in augustus 2020 aangeboden aan de raad.

Doorwerking handhaving en legalisering ruimtelijke ordening en bouwregelgeving

Barneveld In dit doorwerkingsonderzoek is onderzocht in hoeverre de aanbevelingen van het onderzoek uit 2014 naar handhaving van bouwregelgeving zijn opgevolgd. Destijds concludeerden wij dat het college soms afzag van handhaving, omdat zij bijvoorbeeld economische belangen belangrijker achtte dan de bouwregelgeving. De rekenkamercommissie adviseerde in 2014 onder andere om zeer terughoudend te zijn met het afwijken van vigerende regelgeving. Uit het doorwerkingsonderzoek is gebleken dat het college de aanbevelingen die destijds door de raad zijn overgenomen, heeft opgepakt en uitgevoerd. In oktober 2020 is de gemeenteraad geinformeerd over de bevindingen van dit doorwerkingsonderzoek.

8

Lopende onderzoeken in 2020 (afronding in 2021) Doelgroepenvervoer

Zeewolde De auditcommissie van de gemeenteraad heeft aangegeven dat een onderzoek naar ‘besloten’ of doelgroepenvervoer op veel draagvlak kan rekenen bij de fracties. Met ‘besloten vervoer’ wordt gedoeld op collectieve vormen van vervoer waarvan niet iedereen gebruik van kan maken, of bepaalde groepen tegen gereduceerd tarief, en dat bovendien vraagafhankelijk is. In het onderzoek ligt de focus op de efectiviteit van het doelgroepenvervoer en de doelmatigheid waarmee deze is georganiseerd. Het klantperspectief krijgt nadrukkelijk aandacht. De uitvoering van het onderzoek is gestart in september 2020.

Schuldhulpverlening

Nijkerk In dit onderzoek kijkt de rekenkamercommissie - op verzoek van de auditcommissie - hoe de gemeente Nijkerk de schuldhulpverlening heeft georganiseerd. Is dit efectief en bereikt de schuldhulpverlening de juiste inwoners? De rekenkamercommissie onderzoekt welke afspraken de gemeente gemaakt heeft met organisaties die schuldhulpverlening uitvoeren. Het onderzoek is opgestart in juli 2020.

Evaluatie Coöperatie “De Kleine Schans”

Woudenberg Dit onderzoek naar het functioneren van “De Kleine Schans” wordt uitgevoerd op verzoek van de auditcommissie. De Kleine Schans is een coöperatie van zorgaanbieders en de gemeente Woudenberg en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken in het sociaal domein. In het onderzoek zal gekeken worden in hoeverre “De Kleine Schans” bijdraagt aan het bereiken van de doelstellingen in het sociaal domein. Het onderzoek is gestart in januari 2020. Het heeft vertraging opgelopen door een tijdelijk onderbezetting bij de secretaris/onderzoekers vanwege een vacature.

Doorwerking kwaliteit raadsvoorstellen en werkwijze raad

Barneveld In 2016 heeft de rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand de kwaliteit van de raadsvoorstellen en werkwijze van de gemeenteraad onderzocht. In 2020 hebben we een doorwerkingsonderzoek uitgevoerd. De rekenkamercommissie concludeert uit het doorwerkingsonderzoek dat het college en de raad de aanbevelingen uit 2016 hebben opgevolgd, zij het dat een deel daarvan pas recent is opgepakt. De aanbevolen verbeteringen voor het sjabloon voor raadsvoorstellen zijn doorgevoerd. Het is in de praktijk wel lastig om bepaalde onderdelen in te vullen, met name de formulering van concrete beslispunten, tegenargumenten en alternatieve scenario’s. Ook de aanbevelingen voor de werkwijze van de raad zijn opgevolgd. De gemeenteraad vult zijn rol tijdens het politieke debat goed in en focust op kaderstelling en op - amendering van de beslispunten. Via een brief is de gemeenteraad in januari 2021 geïnformeerd over de bevindingen.

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendheid rekenkamercommissie

overige activiteiten

3.3 Bekendheid van de rekenkamercommissie De rekenkamercommissie wil over zichzelf en haar activiteiten bekendheid geven aan de gemeenteraden, de gemeentelijke organisaties, maatschappelijke organisaties in de gemeenten, maar ook de inwoners. In 2020 hebben we de publiciteit gezocht door: • het opstellen van persberichten voor de lokale media bij aanvang van een onderzoek en bij het openbaar maken van een rapport; • het versturen van een nieuwsbrief (in november) aan de raden, colleges en gemeentelijke organisaties om hen te informeren over de onderzoeken bij de negen gemeenten en over de voortgang van de werkzaamheden; • het plaatsen van de onderzoeksrapporten, persberichten en de nieuwsbrief op de website www.rkvalleienveluwerand.nl en op LinkedIn. Uiteraard sturen wij de onderzoeksrapporten, zodra ze gereed zijn, ook naar de betrefende gemeenteraden, colleges en andere betrokkenen; • het opstellen, publiceren en verspreiden van het jaarplan en jaarverslag van de rekenkamercommissie.

9

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendheid rekenkamercommissie

overige activiteiten

3.4 Overige activiteiten Vergaderingen rekenkamercommissie

Werven secretaris-onderzoeker

Evaluatie van onderzoek

De rekenkamercommissie heeft in 2020 zes keer vergaderd, één keer fysiek en vijf keer digitaal vanwege de coronamaatregelen. Deze vergaderingen gaan voornamelijk over de onderzoeken die plaatsvinden. Ook de onderwerpkeuze per gemeente vindt plaats tijdens die vergaderingen.

Eén van de twee secretaris-onderzoekers heeft per maart een andere baan gekregen. Daarom heeft de rekenkamercommissie een werving- en selectieprocedure doorlopen. De nieuwe secretaris-onderzoeker is gestart vanaf juli.

Om de kwaliteit van de rekenkamercommissie te waarborgen voert de rekenkamercommissie evaluaties uit: • De rekenkamercommissie evalueert na afronding van een onderzoek het verloop en resultaat van het onderzoek met de gemeente, via een evaluatieformulier of via een evaluatiegesprek met één of meerdere personen van de gemeente die nauw betrokken zijn geweest bij het onderzoek. De wijze van evaluatie is afhankelijk van de situatie en de wens van de gemeente. Het onderzoeksteam van de rekenkamercommissie vult een evaluatieformulier in. Verbeterpunten naar aanleiding hiervan worden verwerkt in het onderzoeksprotocol van de rekenkamercommissie en/of in de checklist onderzoek (werkdocument van de secretarissen). • Ongeveer drie jaar na het uitbrengen van een onderzoeksrapport doet de rekenkamercommissie in principe een doorwerkingsonderzoek, mede om de efectiviteit van de eigen aanbevelingen te meten.

Vergaderingen en overleg bij de negen gemeenten In 2020 zijn de leden van de rekenkamercommissie aanwezig geweest bij de diverse vergaderingen van de auditcommissies en begeleidingscommissies van de gemeenten. Ook bij de behandeling van de onderzoeksrapporten in de raad(-scommissies) zijn vanuit de rekenkamercommissie de voorzitter, en/of één van de leden (de onderzoekscoördinator) en één secretaris/onderzoeker aanwezig geweest. Vanwege de coronamaatregelen gebeurde dit vaak digitaal.

Griffiersoverleg In maart zou een gezamenlijk overleg plaatsvinden met de voorzitter, leden en secretarissen van de rekenkamercommissie en de grifers van de deelnemende gemeenten. Dit overleg vindt eenmaal per jaar plaats en dan wordt er gesproken over typen onderzoeken, de voortzetting van de samenwerkingsovereenkomst en werkprocedures. Door de coronapandemie heeft de bijeenkomst niet plaatsgevonden.

1

10

Volgen landelijke ontwikkelingen De secretarissen, maar ook de voorzitter en de leden volgen landelijke ontwikkelingen op het gebied van rekenkamer(onderzoek), onder andere via vakliteratuur en internet. De secretarissen onderhouden daarnaast collegiale contacten met andere rekenkamercommissies en de landelijke kring van secretarissen van de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamer en Rekenkamercommissies) om ervaringen uit te wisselen en relevante ontwikkelingen te volgen. In 2019 heeft een landelijke ‘werkgroep lokale rekenkamers’ geconstateerd dat versterking en professionalisering van lokale rekenkamers mogelijk en gewenst is. Ter uitwerking van die aanbeveling zijn drie inspiratiekaders samengesteld met inspirerende informatie over een efectieve invulling van de rekenkamer. De voorzitter en één van de secretarissen is betrokken geweest bij de totstandkoming van deze inspiratiekaders.1

Het rapport met daarin de Inspiratiekaders is te downloaden via Inspiratiekaders: efectieve invulling lokale rekenkamer | Publicatie | Rijksoverheid.nl.

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale baten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschrijding of onderschrijding

voorziening

4. Wat heeft dat gekost? In de samenwerkingsovereenkomst hebben de negen raden afspraken vastgelegd over de kosten van de rekenkamercommissie. Op basis hiervan golden voor 2020 de volgende bedragen 2: • De bijdrage per gemeente bedroeg € 1,07 per inwoner. • De voorzitter en de leden ontvingen een bruto urenvergoeding van € 54,18 per daadwerkelijk ingezet uur. • De voorzitter en de leden ontvingen een reiskostenvergoeding van € 0,19 per km (reistijd wordt niet vergoed). • De voorzitter ontving een vaste jaarlijkse vergoeding van € 1.083,- naast de vergoeding voor werkelijk ingezette uren. Op basis van de samenwerkingsovereenkomst geldt een streven om minimaal 70% van het budget in te zetten voor onderzoek. In de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd dat elke gemeente over een periode van drie jaar een inzet voor onderzoek dient te ontvangen, gelijk aan haar eigen fnanciële bijdrage.

2

11

In de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd dat de gemeentelijke bijdrage per inwoner, de uurvergoeding van de leden en de voorzitter en de vaste jaarlijkse vergoeding van de voorzitter vanaf 1 januari 2015 jaarlijks geïndexeerd zullen worden op basis van de prijsmutatie Bruto Binnenlands Product (pBBP) volgens de meicirculaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken van het voorafgaande jaar.

4.1 Totale baten De baten van de rekenkamercommissie in 2020 bestonden uit een bijdrage van € 1,07 per inwoner van alle deelnemende gemeenten. De begroting ging uit van een geschat budget van € 234.785,-. Dit was gebaseerd op een inschatting van het totale aantal inwoners per 1 januari 2020. Op basis van het werkelijke aantal inwoners per gemeente bedraagt het totale budget € 236.530.

Tabel 1 Bijdrage per gemeente 2020 Gemeente

Begroot

Werkelijk

( € 1,07 per inwoner)

( € 1,07 per inwoner)

Barneveld

€ 62.442

€ 63.212

Bunnik

€ 16.254

€ 16.254

Bunschoten

€ 23.239

€ 23.398

Leusden

€ 32.251

€ 32.527

Nijkerk

€ 46.010

€ 46.198

Renswoude

€ 5.711

€ 5.829

Scherpenzeel

€ 10.537

€ 10.572

Woudenberg

€ 14.171

€ 14.297

Zeewolde

€ 24.170

€ 24.242

Totaal

€ 234.785

€ 236.530

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale baten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschrijding of onderschrijding

voorziening

4.2 Totale inkomsten en kosten per kostensoort De kosten van de rekenkamercommissie zijn te verdelen in kosten voor de secretaris/onderzoekers, kosten voor de voorzitter en leden, externe inhuur en overige kosten. In tabel 2 en de toelichting daaronder is dit verder uitgewerkt.

Tabel 2: Totale inkomsten en kosten per kostensoort in 2019 (werkelijk) en 2020 (begroot en werkelijk) Kostensoort

Werkelijk 2019

Twee secretaris/onderzoekers

Begroot 2020

€ 161.772

Werkelijk 2020

€ 162.000

€ 147.880

salaris + sociale lasten

€ 107.848

€ 108.000

€ 98.587

opslag 50% (huisvesting e.d.)

€ 53.924

€ 54.000

€ 49.293

- onderzoek

€ 108.891

€ 113.400

€ 104.010

- secretaris

€ 52.881

€ 48.600

€ 43.870

besteed aan:

Rekenkamercommissie (voorzitter + leden ) + Externe inhuur

€ 43.008

€ 81.083

€ 73.323

Vaste vergoeding voorzitter

€ 1.068

€ 1.083

€ 1.083

Vergaderkosten (rekenkamercommissie, auditcommissies, afstemmingsoverleggen, e.d.)

€ 10.894

€ 15.000

€ 13.074

Onderzoekskosten leden rekenkamercommissie

€ 17.175

€ 20.000

€ 28.799

Onderzoekskosten externe inhuur

€ 13.870

€ 45.000

€ 30.367

€ 6.186

€ 5.000

€ 4.098

Overige (website, drukwerk, verzekering, reiskosten, et cetera)

12

Totaal kosten

€ 210.966

€ 248.083

€ 225.301

Totaal inkomsten

€ 231.419

€ 234.785

€ 236.530

Tekort (-)/ Overschot (+)

€ 20.453

€ -13.298

€ 11.229

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale baten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschrijding of onderschrijding

voorziening

Kosten voor twee secretaris/onderzoekers Dit zijn de kosten voor in totaal 1,2 fte (43 uur per week). Deze zijn te verdelen in kosten voor onderzoek en kosten voor secretariswerkzaamheden. In het salaris zitten de kosten verwerkt van sociale lasten en een opslag van 50% voor overhead (o.a. werkplek, administratie, ICT) voor de gemeente Barneveld. De kosten voor onderzoek bedragen € 97,53 per uur (dit tarief is inclusief overhead) en deze zijn doorberekend naar de gemeenten op basis van werkelijk bestede tijd. De kosten van de twee secretaris/onderzoekers waren in 2020 lager dan in 2019 doordat er een aantal maanden in 2020 een vacature is geweest.

13

Kosten voor de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie + externe inhuur Deze kosten bestaan uit een vaste vergoeding voor de voorzitter, vergaderkosten van de leden, kosten voor directe inzet van de leden voor onderzoek en kosten voor inhuur van externen. Uit de tabel blijkt dat met name de externe onderzoekskosten lager waren dan gepland, maar hoger dan in 2019. De kosten voor externe inhuur waren lager, omdat de geplande onderzoeken voor digitale veiligheid niet doorgingen. De onderzoekskosten van de leden waren iets hoger dan begroot, omdat één van de leden van de rekenkamercommissie het onderzoek naar de Kleine Schans uitvoert.

Overige kosten Deze overige kosten betrefen o.a. reiskosten, uitgaven voor verzekeringen, drukwerk en onderhoud van de website. Deze kosten zijn lager dan in 2019, omdat in 2019 extra kosten zijn gemaakt voor het ontwerp van een nieuw logo.

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale baten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschrijding of onderschrijding

voorziening

4.3 Kosten per gemeente De kosten van de rekenkamercommissie zijn te verdelen in kosten voor onderzoek en overige (indirecte) kosten. De kosten worden als volgt verdeeld over de gemeenten:

Overige kosten (indirecte, niet onderzoekskosten)

Tabel 3 Kosten per gemeente 2020 Gemeente

Kosten onderzoek

Overige kosten

secretaris/ onderzoekers

voorzitter en leden + externe inhuur

Naar rato verdeeld naar inwonersaantal

€ 15.613

€ 3.534

€ 16.603

€ 35.750

€0

€ 230

€ 4.269

€ 4.499

€ 948

€ 358

€ 6.145

€ 7.451

Leusden

€ 26.536

€ 8.088

€ 8.543

€ 43.166

Nijkerk

€ 43.002

€ 10.984

€ 12.134

€ 66.120

Renswoude

€ 379

€ 109

€ 1.531

€ 2.020

Scherpenzeel

€ 1.706

€ 149

€ 2.777

€ 4.632

Woudenberg

€ 2.346

€ 8.547

€ 3.755

€ 14.647

Zeewolde

€ 13.481

€ 27.167

€ 6.367

€ 47.016

€ 104.010

€ 59.166

€ 62.125

€ 225.301

Barneveld Bunnik Bunschoten

Totaal

Kosten voor onderzoek

De onderzoekskosten zijn direct gerelateerd aan concrete onderzoeksactiviteiten en zijn verdeeld over de gemeenten naar werkelijk daarvoor gemaakte uren. De onderzoekskosten bestaan uit uren gemaakt door de secretaris/onderzoekers, de voorzitter en

14

Totaal

leden van de rekenkamercommissie en externe inhuur. Daarnaast zijn er in geringe mate ook algemene onderzoekuren, die niet direct gerelateerd zijn aan een bepaald onderzoek, deze worden naar rato verdeeld over de gemeenten.

De overige kosten worden verdeeld over de gemeenten naar rato van het aantal inwoners. Het gaat hierbij om de kosten voor de volgende activiteiten: • vergaderingen van de rekenkamercommissie (gaan hoofdzakelijk over de onderzoeken, maar worden toch tot de indirecte uren gerekend), zie tabel 2; • het opstellen van het jaarplan en het jaarverslag van de rekenkamercommissie; • het uitvoeren van de administratie en fnanciën van de rekenkamercommissie; • inzet van de voorzitter in zijn rol als leidinggevende van secretaris/onderzoekers; • de communicatie met de gemeenten over jaarplan, jaarverslag, nieuwsbrief, LinkedIn, e.d.; • de vaste jaarlijkse vergoeding voor de voorzitter; • reiskosten van de leden en de voorzitter van de rekenkamercommissie; • het volgen van gemeentelijke ontwikkelingen; • het inventariseren van onderzoeksonderwerpen bij de gemeenteraden; • afstemming met delegaties van de verschillende raden en de aanwezigheid bij vergaderingen van bijvoorbeeld auditcommissies, raadscommissies en begeleidingscommissies; • werving- en selectieprocedures wanneer dat aan de orde is. Op basis van de samenwerkingsovereenkomst geldt een streven om minimaal 70% van het budget in te zetten voor onderzoek. In 2020 heeft de rekenkamercommissie in totaal 72% van haar uitgaven direct besteed aan onderzoek (€ 163.176,- van de totale uitgaven van € 225.301).

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale baten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschrijding of onderschrijding

voorziening

4.4 Overschrijding of onderschrijding per gemeente Zoals eerder al opgemerkt mag de rekenkamercommissie budget overhevelen naar een volgend jaar (tot een maximum van de helft van het jaarbudget). In de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd dat elke gemeente over een periode van drie jaar een inzet voor onderzoek dient te ontvangen, gelijk aan haar eigen fnanciële bijdrage voor onderzoek (ongeveer 70% van de totale fnanciële bijdrage).

Tabel 4 overschot of tekort per gemeente over 2020

Tabel 4 vergelijkt de bijdrage per gemeente voor 2020 met de kosten die de rekenkamercommissie per gemeente gemaakt heeft. Zo wordt inzichtelijk welke gemeenten over 2020 een overschrijding hebben en welke gemeenten een onderschrijding. De overschrijdingen en onderschrijdingen per gemeente worden verrekend met de voorzieningen per gemeente aan het begin van het jaar. Zie hiervoor paragraaf 4.5.

Gemeente

Bijdrage over 2020

Totale kosten 2020

Overschot of tekort over 2020

Barneveld

€ 63.212

€ 35.750

€ 27.462

Bunnik

€ 16.254

€ 4.499

€ 11.756

Bunschoten

€ 23.398

€ 7.451

€ 15.947

Leusden

€ 32.527

€ 43.166

-€ 10.639

Nijkerk

€ 46.198

€ 66.120

-€ 19.922

Renswoude

€ 5.829

€ 2.020

€ 3.810

Scherpenzeel

€ 10.572

€ 4.632

€ 5.940

Woudenberg

€ 14.297

€ 14.647

-€ 350

Zeewolde

€ 24.242

€ 47.016

-€ 22.774

Totaal

€ 236.530

€ 225.301

€ 11.229

Voor de gemeenten Leusden, Nijkerk, Woudenberg en Zeewolde waren de kosten per gemeente groter dan de bijdrage. Voor deze gemeenten zijn daarom middelen onttrokken aan de voorziening (opgebouwde reserve) van die gemeente bij de rekenkamercommissie. Voor de gemeenten Barneveld, Bunnik, Bunschoten, Renswoude en Scherpenzeel waren de uitgaven van de rekenkamercommissie lager dan de bijdrage per gemeente. Voor deze gemeenten is het overschot toegevoegd aan de voorziening die de rekenkamercommissie per gemeente bijhoudt (zie tabel 5).

15

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale baten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschrijding of onderschrijding

voorziening

4.5 Voorziening Totale voorziening

Het budget voor 2020 op basis van het werkelijke aantal inwoners per 1 januari 2020 bedroeg € 236.530. De rekenkamercommissie heeft in 2020 in totaal € 225.301 uitgegeven. Eind 2019 bedroeg de totale voorziening van de rekenkamercommissie voor de negen gemeenten € 76.302. De onderschrijding uit 2020 van € 11.229 is toegevoegd aan de reserves. De totale voorziening per 31 december 2020 bedraagt daarmee € 87.531 (zie tabel 5).

Voorziening per gemeente

Een overzicht van de voorzieningen verdeeld over de gemeenten staat in tabel 5. Bij het opstellen van het onderzoeksprogramma van de rekenkamercommissie voor 2021 is rekening gehouden met de omvang van de verwachte voorziening per gemeente. Dat betekent dat de rekenkamercommissie in 2021 voor Barneveld, Bunschoten, Nijkerk en Scherpenzeel onderzoeken gepland heeft. Voor Leusden en Woudenberg is er in principe in de tweede helft van 2021 budget beschikbaar voor het opstarten van een nieuw onderzoek. Dit is mede afhankelijk van de inzet op de lopende onderzoeken en doorwerkingsonderzoeken voor de andere gemeenten.

16

Tabel 5 Overzicht totale voorziening rekenkamercommissie Gemeente

Voorzieningen per 31/12/2019

Overschot of tekort over 2020

Voorziening per 31/12/2020

Barneveld

€ 4.824

€ 27.462

€ 32.286

Bunnik

-€ 20.507

€ 11.756

-€ 8.752

-€ 2

€ 15.947

€ 15.945

Leusden

€ 14.206

-€ 10.639

€ 3.566

Nijkerk

€ 33.839

-€ 19.922

€ 13.918

Renswoude

€ 1.954

€ 3.810

€ 5.764

Scherpenzeel

€ 7.280

€ 5.940

€ 13.219

Woudenberg

€ 16.612

-€ 350

€ 16.262

Zeewolde

€ 18.097

-€ 22.774

-€ 4.677

Totaal

€ 76.302

€ 11.229

€ 87.531

Bunschoten

jaarverslag 2020

voorwoord/inleiding

Bijlage 1

wat wilden we bereiken?

bijlage

Nevenactiviteiten leden rekenkamercommissie

Deze bijlage bevat een overzicht van de beroepsmatige - en nevenactiviteiten van de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie op 31 december 2020 - naast de activiteiten die zij verrichten voor de rekenkamercommissie.

Overzicht van beroepsmatige - en nevenactiviteiten Naam

Functies

Bezoldigd

J. van Zomeren (voorzitter)

Lid, vice-voorzitter RvT Stichting Kasteel Amerongen

Nee

Projectadviseur “Srebrenica Genocide”-tentoonstelling

Nee

Ambassadeur Euregio Rijn-Waal, Kleve

Nee

Voorzitter Nederlandse Federatie van Vrienden van Musea

Nee

F.T. van de Vlierd

Strategisch fnancieel adviseur bij de Gemeente Veenendaal

Ja

(lid/ plaatsvervangend voorzitter)

Rekenkamercommissie Ede

Ja

M. Pen (lid)

Hoofd onderzoekbeleid bij de Universiteit Utrecht

Ja

J.G.W. Scheltinga (lid)

Raadslid gemeente Utrechtse Heuvelrug

Ja

Penningmeester Stichting “Samen aan de soep”

Nee

Eigenaar-adviseur van Bureau voor Economische Argumentatie (BEA)

Ja

Penningmeester Stichting Vrienden van Sint Ansfridus

Nee

H.M. ter Beek (lid)

17

wat heeft dat gekost?

wat hebben we gedaan?

jaarverslag 2020

colofon Dit jaarverslag is een uitgave van Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand, maart 2021 www.rkvalleienveluwerand.nl info@rkvalleienveluwerand.nl