Addendum uitvoerende DVO Kostenscenario’s deelnemers Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland (1).pdf
Tekst van het document
Addendum Kostenscenario’s deelnemers Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland Voor de deelnemers aan de Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland wordt door Archief Eemland een drietal scenario’s aangeboden om te kunnen voldoen aan de financiële verplichtingen. Deelnemers die niet meteen kunnen voldoen aan het begrootte bedrag, heeft Archief Eemland de mogelijkheid geboden van een ingroeimodel. Het ingroeimodel brengt een geleidelijke kostenstijging met zich. Daar staat tegenover dat de deelnemer in de ingroeiperiode, een beperkte(re) dienstverlening ontvangt.
Artikel 1 Scenario’s Archief Eemland heeft de deelnemers in de Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland de volgende mogelijkheden voorgelegd. 1. Scenario 1: De deelnemer kiest ervoor om in één keer te voldoen aan het bedrag voor dienstverlening zoals begroot voor 2025, met daarna de jaarlijkse indexatie zoals vastgesteld wordt in de begroting van de gemeente Amersfoort. Hierbij garandeert Archief Eemland alle wettelijke dienstverlening uit de Producten en Diensten Catalogus zoals omschreven in artikel 3, eerste lid. 2. Scenario 2: De deelnemer kiest ervoor om gebruik te maken van het ingroeimodel. Dit betekent dat de deelnemer voor de duur van twee jaar (voor het jaar 2025 en 2026) voor een aangepaste facturatie kiest. Daarbij heeft de deelnemer gekozen voor een bijdrage bestaande uit: -
het minimumbedrag, zoals eind 2023 is gefactureerd; de kosten voor het digitaal depot; inclusief een verhoging van de bijdrage van 20%; en de indexatie.
In scenario 2 worden een aantal wettelijke advieswerkzaamheden uit de Producten en Diensten Catalogus zoals omschreven in artikel 3, tweede lid uitgevoerd. 3. Scenario 3: De deelnemer kiest ervoor om gebruik te maken van het ingroeimodel. Dit betekent dat de deelnemer voor de duur van twee jaar (voor het jaar 2025 en 2026) voor een aangeapaste facturatie kiest. Daarbij kan gekozen worden voor een bijdrage bestaande uit: - het minimumbedrag zoals eind 2023 is gefactureerd; - de kosten voor het digitaal depot (e-depot); en - de indexatie. In scenario 3 worden door Archief Eemland geen wettelijke advieswerkzaamheden uit de Producten en Diensten Catalogus zoals omschreven in artikel 3, derde lid uitgevoerd. Artikel 2. Meerwerk in scenario 2 en 3
1. Voor scenario 2 en 3 geldt dat eventueel meerwerk, bijvoorbeeld aanvullende adviestaken, door Archief Eemland kan worden uitgevoerd op basis van benutte uren en uurloon van de betrokken ambtenaar. Deze kosten zullen voor aanvang met de deelnemer worden afgestemd. 2. Voor scenario 2 en 3 geldt dat het gaat om een ingroeimodel, voor het jaar 2027 zullen de volledige kosten voor de dienstverlening zoals omschreven in de Producten en Diensten Catalogus worden doorberekend aan de deelnemende gemeente. Artikel 3. Producten en diensten behorende bij scenario’s 1. In scenario 1 (volledig) betaalt de deelnemer het bedrag zoals is begroot voor de archiefdiensten van Archief Eemland voor 2025, met jaarlijkse indexeringen. Archief Eemland garandeert in scenario 1 een dienstverlening voor de volgende taakgebieden zoals omschreven in de Producten en Diensten Catalogus: - A1 (Toezicht), - A2 (Advisering op het gebied van informatie- en archiefbeheer): - B1 (Opname informatieobject in het (e-)depot), - B2 (Bewaren, beheren, verantwoorden en beschikbaar stellen van informatieobjecten overgebracht naar het (e-)depot), - B3 (Dienstverlening particuliere instanties).
2. In scenario 2 (minimaal, met advies) betaalt de deelnemer voor 2025 het bedrag zoals is gefactureerd eind 2023, 20% kostenstijging en de indexatie van 5,73% (gebaseerd op CBS Q3 2023). Voor 2026 wordt dit bedrag opnieuw geïndexeerd gebaseerd op basis van de indexatie vanuit het CBS. Vanaf de facturatie voor 2027 betaalt de deelnemer het volledige kostendekkende bedrag, maar krijgt vanaf dat moment ook de volledige dienstverlening uit de PDC (inclusief alle adviestaken onder A2 advies). Archief Eemland garandeert in scenario 2 een dienstverlening voor de volgende taakgebieden zoals omschreven in de Producten en Diensten Catalogus: - A1 (Toezicht), - A2 (Advisering op het gebied van informatie- en archiefbeheer), geldend voor de onderdelen: 1. 2. 3. 4.
Vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt. (Handboek) vervanging Conversie, migratie of emulatie van informatie; Lokale wet- en regelgeving, Informatieverordening en Beheerregeling Informatiebeheer;
- B1 (Opname informatieobject in het (e-)depot), - B2 (Bewaren, beheren, verantwoorden en beschikbaar stellen van informatieobjecten overgebracht naar het (e-)depot), - B3 (Dienstverlening particuliere instanties).
3. In scenario 3 (minimaal, zonder advies) betaalt de deelnemer voor 2025 het bedrag zoals is gefactureerd eind 2023 en de indexatie van 5,73% (gebaseerd op CBS Q3 2023). Voor 2026 wordt dit bedrag opnieuw geïndexeerd gebaseerd op de indexatie vanuit het CBS. Vanaf de facturatie voor 2027 betaalt de deelnemer het volledige kostendekkende bedrag, maar krijgt vanaf dat moment ook de volledige dienstverlening uit de PDC (inclusief A2 advies). Archief Eemland garandeert in scenario 3 een dienstverlening voor de volgende taakgebieden zoals omschreven in de Producten en Diensten Catalogus: - A1 (Toezicht), - B1 (Opname informatieobject in het (e-)depot), - B2 (Bewaren, beheren, verantwoorden en beschikbaar stellen van informatieobjecten overgebracht naar het (e-)depot), - B3 (Dienstverlening particuliere instanties).
Artikel 4. Financiële afspraken In financiële afspraken met de deelnemers ligt vast voor welk scenario de betreffende deelnemer heeft gekozen. De financiële afspraken gelden tot 2027.