A.8 Bijlage Reactienota Boardletter 2021.pdf
Tekst van het document
Reactie op Boardletter 2021
november 2021
Algemeen Onze accountant, Eshuis, heeft de tussentijdse controle uitgevoerd. De voornaamste bevindingen zijn opgenomen in het bijgevoegde rapport ‘Boardletter 2021’. In onze reactienota reageren wij op de belangrijkste observaties en adviezen. Over onze administratieve organisatie en interne beheersing is onze nieuwe accountant voorzichtig positief. Het beeld dat de accountant van onze processen heeft ligt in lijn met de bevindingen van onze vorige accountant.
Verbijzonderde Interne Controle Met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant aan, dat er aan de verbijzonderde interne controle (VIC) andere eisen gesteld gaan worden. Momenteel is de positie van de verbijzonderde interne controle (VIC) functie in de organisatie nog onvoldoende duidelijk. Wat gaat niet goed?:
De VIC vangt ontbrekende beheersmaatregelen op die feitelijk in de lijn horen te liggen. Dit doet afbreuk aan de onafhankelijke controlerol van de VIC. De beschikbare capaciteit wordt niet volledig ingezet voor de uitvoering van de taken van de VIC. Het takkenpakket van de applicatiebeheerders van ons financieel systeem is te breed, waardoor het risico op functievermenging ontstaat.
Wij zijn voornemens om de positionering en onafhankelijkheid van de VIC functie formeel vorm te geven via een organisatiebesluit. In BLNP verband werken we samen om ons voor te bereiden op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Zo werken we aan het voorbereiden van het opstellen van de benodigde kaders. Gezamenlijk werken we aan het verbeteren van de VIC. Met onze huidige personeelsbezetting zien we op korte termijn nog geen mogelijkheden om de interne beheersing volgens het Three Lines of Defence-model in te richten. Op de langere termijn zien we hiervoor wel kansen. Een mogelijke oplossing kan het verschuiven van taken van medewerkers binnen de BLNP samenwerking zijn. Hiermee kan ook het takkenpakket van de applicatiebeheerders zuiverder belegd worden. De VIC kan zich dan meer richten op het vaststellen dat afspraken en procedures ook worden nageleefd. Randvoorwaarde hiervoor is dat het niveau van interne beheersmaatregelen en de vastlegging verbeterd moet worden in onze organisatie.
IT financiële systeem De accountant ziet mogelijkheden om door middel van een IT-audit op ons financiële systeem risico’s met betrekking tot inkopen af te dekken. Momenteel onderzoeken we in BLNP verband de effectiviteit van een dergelijk audit. Het is nog onduidelijk of de benodigde investering en tijdsbeslag opwegen tegen de beoogde voordelen.