2025-12-18 Werkwijzer Formatie Routekaart Raad aan zet.pdf

De raad aan zet: het verkenning- en formatieproces De deelnemers aan het eerste overleg hebben per partij/lijst het boek Binnenskamers ontvangen. Dit boek geeft een goede basis om als partijen je goed voor te bereiden op het komende bestuursvormingsproces. Iedereen ontving een korte samenvatting van de belangrijkste thema’s die spelen tijdens een formatieproces. In deze tweede bijeenkomst proberen we een stap verder met elkaar te zetten. Dit doen we aan de hand van bijgaande praatplaat.

Werkwijzer Formatie – Routekaart – raad aan zet – griffier – december 2025

Stap 1 Wat doe je vòòr de gemeenteraadsverkiezingen? 1a. Het gesprek voeren over de aanstaande formatie Dit stappenplan ligt voor met als doel om vooraf afspraken te maken over het formatietraject. In het stappenplan worden procesafspraken gemaakt en wordt duidelijkheid gegeven over de rolverdeling van de verschillende deelnemers en betrokkenen bij de formatie. 1b. Zorg dat er duidelijkheid bestaat over de rolverdeling De gemeenteraad De raad kan variëren in de mate van invloed: • • • •

Een betrokken rol: de raad wordt geïnformeerd tijdens het proces. De rol van de raad kan in dit geval beschouwd worden als minimaal. Een controlerende rol: de raad wordt geïnformeerd tijdens het proces en mag een (adviserende) uitspraak doen tijdens het proces. Een (bij)sturende rol: de raad wordt geïnformeerd, mag een uitspraak doen en kan het proces anders doen laten verlopen. Een initiërende en/of leidende rol: de raad bepaalt hoe het proces verloopt. De rol van de raad kan beschouwd worden als maximaal.

Burgemeester - Wordt geïnformeerd door de verkenner en door formateur (Gemeentewet) - Wordt geconsulteerd door formerende fracties, adviesfunctie - Is verantwoordelijk voor risicoanalyse en screening van de wethouders Griffier - Verzorgt praktische en inhoudelijke ondersteuning tijdens proces van verkenning - Verzorgt tijdens de formatiefase de communicatie naar raad (obv verslaglegging uit het proces) - Verzorgt het benoemingsvoorstel wethouders en proces van screening. Secretaris - Verzorgt ambtelijke ondersteuning tijdens proces van formatie - Verzorgt inhoudelijke advisering en verdieping op (beleids-)thema’s uit de formatie - Verzorgt het overdrachtsdossier en evt de keuzenknoppennotitie. - Is gericht op college, minder op de raad. Ambtelijke organisatie - Verzorgt het overdrachtsdossier dat beschikbaar is voor de nieuwe raad, zodat deze snel op vlieghoogte is. Optie om een keuzeknoppennotitie op te stellen, per thema kan daaruit een keuzerichting worden gekozen obv uitvoerbaarheid en capaciteit. - Worden betrokken bij de onderhandelingen. Kunnen zorgen voor realisme aan de onderhandelingstafel (uitvoerbaarheid en betaalbaarheid). Politieke partijen - Stellen een onderhandelingsteam samen. - Bepalen met elkaar bestuursvormingsproces

Stap 2. Duidelijk proces I. De openbare verkenningsfase start op 26 maart in het duidingsdebat  

 

Tijdens dit debat geeft/geven de partij(en) die obv de uitslag aan zet zijn opening van zaken hoe zij te werk wil(len) gaan en welke persoon/personen zij voordragen. We stellen voor om bij de start van zowel de verkenning als bij de start van de inhoudelijke onderhandelingen een gesprek te voeren met de griffier en met de gemeentesecretaris om te bespreken wat er nodig is aan ondersteuning en wat er geboden kan worden. Daarmee volgen we de bepaling uit de Verordening Raadswerk over ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Ook kan er dan helder gemaakt worden in hoeverre er afspraken gemaakt moeten worden over bijvoorbeeld openbaarheid (denk aan de Woo), persoonlijke levenssfeer (AVG) capaciteit en veiligheid (lees: rolzuiverheid en rolvastheid). Ook kan er een kostenindicatie gemaakt worden. De burgemeester is beschikbaar vanuit zijn adviesfunctie om partijen/fractie te ondersteunen in de keuze voor een verkenner/formateur. Wij stellen tevens voor om de start van de informateur en formateur door de raad te laten bekrachtigen, inclusief de opdracht aan deze persoon en de daarbij behorende inzet van middelen, afspraken over bevindingen en rapportage en zo nodig tussentijdse terugkoppeling. Hierover kan dan nog debat gevoerd worden.

Ruimte voor invulling en aanvulling van de politieke partijen

II. Tips om raad te betrekken tijdens de onderhandelingen 1) Informeer de raad tijdens de onderhandelingen. Zorg voor een (tussen)rapportage van de verkenner, informateur en/of formateur. Het informeren van de raad middels een (tussen)rapportage van de procesbegeleider over de afgeronde fase, kan de rol van de raad doen toenemen. 2) Bied ruimte voor debat. Zorg dat naast het informeren van de raad middels een rapportage, er ook ruimte is om in een (raads-)debat de rapportage te bespreken zodat de raad zich kan uitspreken over het vervolg van het proces. 3) Bied ruimte voor bijsturing. Mocht de raad ontevreden zijn over het verloop van de onderhandelingen, is het verstandig om de raad ruimte te bieden om het proces bij te sturen. Denk bijvoorbeeld aan het aanstellen van een nieuwe of extra begeleider, maar ook het verplaatsen van de focus op de inhoud naar de persoonlijke invulling (of vice versa). 4) Gebruik het overdrachtsdocument als inhoudelijke leidraad.  

Wij leggen deze tips voor. We stellen voor om afspraken te maken in welke frequentie minimaal wordt geïnformeerd over de voortgang.

Ruimte voor invulling en aanvulling van de politieke partijen

III. Inrichting eindfase   

Wij stellen voor om de eindrapportage van de formateur en als mogelijk een coalitieakkoord voor debat aan de raad voor te leggen. Wij stellen voor om de voordracht van wethouders vanuit de coalitievormende partijen te laten plaatsvinden. Wij stellen voor om in 2026 uiterlijk twee maanden na de vorming van een nieuw college een evaluatiegesprek te voeren met in elk geval de informateur, formateur, griffier, gemeentesecretaris, burgemeester en een vertegenwoordiger uit de in de raad deelnemende fracties. Doel is vooral om te leren van dit proces en mogelijke verbeterpunten voor een volgende periode te formuleren.

Ruimte voor invulling en aanvulling van de politieke partijen

Bewaken en afstemmen (onderwerp op laatste bijeenkomst vóór GR26) - Betrokkenheid van griffier bij verkenning en eerste gespreksvoering. - Betrokkenheid van ambtelijke organisatie bij bestuurlijke onderhandelingen. - Bestuursvormingsproces op processtapniveau bepalen partijen met elkaar. Op basis van keuzes kunnen griffier en secretaris de ondersteuning daar op afstemmen.

Vragen over deze Werkwijzer? - Neem contact op met Ina Schutte, i.schutte@leusden.nl.