20241210 Rapportage Ontmanteling BLNP v3__212804__.pdf
Tekst van het document
10 december 2024 Maxim ter Hedde, Mirthe van ’t Hooft, Fleur Schneider | KokxDeVoogd
Ontvlechting BLNP-samenwerking Conceptrapport
Inhoudsopgave 1.
2.
3.
Inleiding ............................................................................................................................... 2 1.1
Context en achtergrond........................................................................................................ 2
1.2
Aanleiding ........................................................................................................................... 2
1.3
Vraagstelling en opdracht ..................................................................................................... 3
1.4
Leeswijzer ........................................................................................................................... 3
Plan van aanpak .................................................................................................................... 4 2.1
Denkmodel ......................................................................................................................... 4
2.2
Uitgangspunten en spelregels............................................................................................... 5
2.3
Globale inventarisatie van te ontvlechten boedel ................................................................... 5
2.4
Beoogde ontmantelingsdatum.............................................................................................. 6
2.5
BLNP-governance ................................................................................................................ 7
2.6
Personeel ............................................................................................................................ 7
2.7
Opheffingsproces ................................................................................................................ 7
2.8
Opheffingsprocedure ........................................................................................................... 8
2.9
Mijlpalen ............................................................................................................................. 9
2.10
Projectorganisatie ontmantelingsproces ..............................................................................10
2.11
Benodigde middelen ontmantelingsproces ..........................................................................11
Gevolgen van de BLNP-opheffing ......................................................................................... 13 3.1
Gevolgen voor het personeel ...............................................................................................13
3.2 Doorlopende leverancierscontracten ...................................................................................14 3.2.1 Juridische zaken..........................................................................................................14 3.2.2 HRM ...........................................................................................................................14 3.2.3 Financiën ...................................................................................................................15 3.2.4 ICT .............................................................................................................................16 3.3
Conclusie ..........................................................................................................................17
1
1.
Inleiding
1.1
Context en achtergrond
Onder de titel BLNP hebben de gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten enkele jaren geleden de krachten gebundeld door samen te werken op de bedrijfsvoering terreinen HRM, ICT, Juridische zaken en Financiën. Iedere gemeente fungeert als gastgemeente voor een aandachtsgebied. De verdeling is als volgt: -
Bunschoten – ICT;
-
Leusden – Financiën;
-
Nijkerk – HRM, en;
-
Putten – Juridische Zaken.
Voor de samenwerking is destijds gekozen een Regeling Zonder Meer (RZM). De RZM vloeit voort uit artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), maar wordt niet beschouwd als gemeenschappelijke regeling. De RZM is geen rechtspersoon, geen bestuursorgaan en kent geen begroting. Alle medewerkers zijn in dienst van de lokale gemeente, maar enkele rollen en functies worden gedeeld, zoals de teamhoofden die de vier individuele taakvelden aansturen en een gedeelde FG / CISO-functionaris.
1.2
Aanleiding
Op basis van een analyse van de staat van de samenwerking BLNP is in de eerste helft van 2023 door een extern bureau een advies uitgebracht voor de doorontwikkeling van de BLNPsamenwerking. Het advies hield in om ervoor te kiezen de huidige samenwerking door te ontwikkelen tot een volwaardige bedrijfsvoeringsorganisatie, of anders de samenwerking te beëindigen. Een daaruit volgende verkennende periode van 12 maanden stond in het teken van verkenningen van de gewenste vorm van samenwerking binnen de BLNP-context met als doel te onderzoeken hoe de verschillende visies nader tot elkaar konden worden gebracht. Deze verkenningen maakten duidelijk dat de behoeften met betrekking tot samenwerking bij de vier gemeenten dusdanig verschillen, dat er geen eenduidig gedragen beeld van de gewenste vorm van de toekomstige samenwerking kon ontstaan. Naar aanleiding van deze situatie heeft de Stuurgroep Plus op 25 september 2024 besloten om de huidige Regeling Zonder Meer BLNP te beëindigen. De Stuurgroep Plus hecht aan een zorgvuldig proces van ontmanteling van de huidige samenwerking en heeft daarom voor KokxDeVoogd gekozen als externe coördinator van dit proces.
2
1.3 Vraagstelling en opdracht De vier gemeenten hebben de opdracht gegeven om een Plan van Aanpak voor het proces van beëindiging op te stellen. In dit plan dient allereerst aandacht te zijn voor het in kaart brengen van de gevolgen voor de medewerkers die nu volledig/deels voor meerdere gemeenten werken. Dezelfde aandacht is nodig voor ongewenste kwetsbaarheden binnen de bedrijfsvoering bij een of meerdere gemeenten ten gevolge van de ontmanteling van de samenwerking die nu goed verlopen. Als vervolg op het Plan van Aanpak wordt een Rapportage verwacht. Deze rapportage dient een volledige inventarisatie te omvatten van die gevolgen voor medewerkers die aandacht behoeven en de ongewenste kwetsbaarheden binnen de bedrijfsvoering ten gevolge van de ontmanteling. Deze Rapportage dient ook inhoudelijk adviezen te bevatten betreffende de nodige vervolgstappen, concrete oplossingsrichtingen voor knelpunten en de financiële eindafrekening tussen de gemeenten, rekening houdend met de reeds van toepassing zijnde afspraken in de RZM. De Rapportage dient uiteindelijk een deugdelijke basis te geven voor de benodigde bestuurlijke- als organisatiebesluiten (directie, OR etc.).
1.4 Leeswijzer Deze rapportage vormt het resultaat van de activiteiten die in november en december 2024 zijn verricht door vertegenwoordigers van de vier gemeenten om tot een zorgvuldige maar ook praktische ontmanteling van de BLNP-samenwerking te komen en de taken die gezamenlijk werken uitgevoerd te ontvlechten naar de vier afzonderlijke gemeenten. In het eerstvolgende hoofdstuk beschrijven we het plan van aanpak van de ontmanteling. In het derde hoofdstuk van deze rapportage gaan we per taakveld in op hoe de nieuwe situatie eruit ziet en de wijze waarop de taken worden ‘overgedragen’ van de gezamenlijke uitvoering naar individuele uitvoering.
3
2. Plan van aanpak In dit hoofdstuk zetten we het plan van aanpak uiteen waarmee de gemeenschappelijke BLNP-taken worden ontvlochten. Dit plan van aanpak bestaat uit een weergave van de overeengekomen uitgangspunten en spelregels, een eerste inventarisatie van de gezamenlijke ‘boedel’, een planning en een raming van de capaciteit en middelen die met de ontvlechting (en invlechting) gepaard gaat.
2.1
Denkmodel
Het denkmodel achter de ontmanteling is om alle formele relatielijnen die in het kader van de BLNP-samenwerking zijn aangelegd ‘door te knippen’. Figuur: relatielijnen doorknippen
a.
b.
a.
b.
c.
d.
e.
a.
b.
a. BLNP
In bovenstaande figuur onderscheiden we verschillende typen formele relatielijnen, te weten: a.
Binnen ieder van de deelnemers afzonderlijk
b.
Tussen de deelnemers onderling (maar buiten BLNP-verband)
c.
Tussen de deelnemers en de BLNP-samenwerking
d.
Binnen de BLNP-samenwerking
e.
Tussen de BLNP-samenwerking en de leveranciers van producten of diensten.
De aard van de formele relatielijn kan (arbeids-)contractueel zijn, hiërarchisch, incidenteel (projectmatig) of structureel. De relatielijnen c, d en e vormen de scope van de ontmanteling.
4
2.2 Uitgangspunten en spelregels Ten behoeve van een zorgvuldig ontmantelingsproces is het nodig dat er vanaf het moment dat de intentie tot ontvlechting is uitgesproken enkele uitgangspunten en spelregels door de partijen in acht worden genomen. Deze uitgangspunten en spelregels zijn: 1.
‘Gooi geen oude schoen weg alvorens alle gemeenten nieuwe hebben’
2. De going-concern taken op de vier taakvelden wordt niet belemmerd door de opheffing. 3. Het opheffingsproces kan alleen rechtvaardig en volledig worden uitgevoerd zonder selectief handelen van de betrokken partijen (geen cherry-picking). 4. Iedere gemeente neemt zijn eigen (werkgevers-) verantwoordelijkheid voor zowel de invlechting
als
de
uitvlechtingswerkzaamheden,
naar
de
geest
van
de
oorspronkelijke samenwerking1. 5. Uitvlechten spiegelen met invlechten. Bij invlechten geldt dat iedere organisatie zijn eigen bedrijfsvoering naar eigen keuze kan inrichten (verschillen zijn dus mogelijk). 6. Wel: gelijk tempo houden van invlechten, elkaar niet in de problemen brengen. 7.
Nieuwe samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoeringsfuncties pas opbouwen als opheffing BLNP klaar is.
8. Interne communicatie over de opheffing gaat langs één kanaal (teamleider ICT BLNP en de communicatiemedewerker voor BLNP). De bestuurlijke communicatie loopt via de secretarissen. Deze spelregels zorgen voor een zorgvuldige overgang van medewerkers die BLNP-taken uitvoeren, het waarborgen van continuïteit in dienstverlening en bedrijfsvoering en het minimaliseren kwetsbaarheden tijdens de transitieperiode. De regiegroep en stuurgroep (plus) hebben deze uitgangspunten en spelregels onderschreven.
2.3 Globale inventarisatie van te ontvlechten boedel Uit een eerste globale inventarisatie van de te ontvlechten boedel blijkt het volgende: •
1
Er is een beperkte gemeenschappelijke ‘boedel’ te ontvlechten, te weten o
Enkele medewerkers die werk verrichten voor de samenwerking
o
Een aantal gezamenlijke contracten
o
Enkele gezamenlijke BLNP voorzieningen en beheeractiviteiten
Wanneer één of meerdere partners dit niet waar kan maken, wordt gezamenlijk gezocht naar een oplossing.
5
•
Er is door enkele gemeenten al geacteerd op beëindiging van de samenwerking door bijvoorbeeld beëindiging van arbeidscontracten teamleiders HRM en Financiën en het terugtrekken van medewerkers uit de samenwerking (JZ)
•
De gemeenschappelijke taken kunnen op korte termijn door de gemeenten zelf worden uitgevoerd, met uitzondering van een beperkt aantal taken: o
Salarisadministratie
o
Applicatiebeheer
(functioneel-
en
technisch)
Youforce
(HRM)
en
Key2Finance
•
o
Servicedesk
o
ARBO-dienst
o
Beheer BLNP-infrastructuur incl. shared services
Mandaatregelingen behoeven niet te worden aangepast omdat deze sinds de start van de BLNP-samenwerking niet zijn gewijzigd
•
De organisatieregelingen behoeven niet te worden aangepast, met uitzondering van de organisatieregeling van de gemeente Putten, waar de BLNP-taken in een separate organisatie-eenheid zijn ondergebracht.
Er bestaat bij de vier gemeenten welwillendheid om elkaar te helpen de gezamenlijke BLNPtaken goed over te nemen. Tevens is er bereidheid eigen verantwoordelijkheid te nemen voor de uitvoering van de BLNP-taken. Op onderdelen is er na de ontmanteling van de BLNP-samenwerking bereidheid om bij enkele taken in kleiner verband samen te werken.
2.4 Beoogde ontmantelingsdatum De vier gemeenten hebben de intentie uitgesproken om de samenwerking zo snel mogelijk te beëindigen . De ontvlechtingswerkzaamheden dienen met inachtneming van realisme en zorgvuldigheid te worden gerealiseerd. Het voornemen is om de ontvlechtingswerkzaamheden snel op te starten, projectmatig uit te voeren en waar mogelijk de gezamenlijke taakuitvoering op enkele taakvelden echt al zoveel als mogelijk te stoppen per 1 januari 2025. Doordat in de afgelopen maanden gemeenten de gezamenlijke taakuitvoering in de praktijk al langzaam hebben afgebouwd, kan in praktische zin de BLNP-samenwerking op 1 januari 2025 worden beëindigd. In materiële zin lopen de gemeenschappelijk ontwikkelde BLNP-voorzieningen (zoals bijv. de ICT-infrastructuur en gezamenlijk aangegane leverancierscontracten) gewoon door, maar worden niet meer onder de BLNP-vlag uitgevoerd.
6
2.5 BLNP-governance De huidige aansturingsafspraken van de BLNP-samenwerking stoppen per 31 december 2024 en worden vanaf 1 januari 2025 als projectorganisatie voor het ontmantelingsproces voortgezet. Dit betekent voor de teamleiders van de vier BLNP-taakgebieden dat de teamleiderstaken en -bevoegdheden (die nooit in mandaatregelingen zijn vastgelegd) per die datum komen te vervallen. Vanaf die datum worden onderlinge coördinatie- en afstemmingsmechanismen niet langer gestuurd door formele BLNP relaties. In plaats daarvan vindt projectmatige aansturing plaats voor zowel de
ontmantelingswerkzaamheden en de
opdrachtgever-opdrachtnemer-relaties voor de gezamenlijke going-concerntaken en dienstverlening.
2.6 Personeel Doordat enkele gemeenten reeds hebben geanticipeerd op de beëindiging van de BLNPsamenwerking zijn de personele frictiekosten per de beoogde opheffingsdatum nihil. Rekening houdende met de vierde spelregel (iedere gemeente neemt zijn eigen werkgevers-verantwoordelijkheid) kan worden geconstateerd dat er geen gedwongen ontslagen aan de orde zijn als gevolg van de BLNP-opheffing. Waar er bij individuele gemeenten sprake is van frictiecapaciteit als gevolg van het vervallen van BLNP-werkzaamheden zal deze capaciteit door de individuele werkgevers van de betreffende medewerkers door andere gelijkwaardige taken en werkzaamheden worden ingevuld.
2.7 Opheffingsproces Voor het proces van de ontmanteling geldt in algemene zin het volgende: a. Pragmatisch in plaats van formeel, proces niet onnodig te zwaar maken b. Procedureel – juridisch spoor splitsen van het praktische en materiële spoor → datum opheffing formeel wijkt af van de datum van opheffing materieel (operationeel) en de datum waarop de BLNP-samenwerking praktisch is beëindigd. c. Datum van opheffing (materieel) wordt bepaald door de laatste gemeente die de vier taken zelfstandig kan uitvoeren en het tempo waarmee de gezamenlijke activiteiten kunnen worden afgebouwd. d. Voor wat betreft het procedureel – juridische spoor moet worden voldaan aan art. 11 GR-tekst (zie onderstaand kader).
Artikel 11 Wijzigingen in de samenwerking 1.
Een wijziging van deze regeling wordt schriftelijk overeengekomen.
7
2.
Voor wijziging van deze regeling is een goedkeurend besluit van alle deelnemende
gemeenten
noodzakelijk
en
toestemming
van
de
gemeenteraden. 3.
Een deelnemende gemeente kan besluiten de samenwerking te beëindigen. Hiertoe is een besluit van haar college en toestemming nodig van haar gemeenteraad. Het beëindigen van de samenwerking kan niet eerder plaatsvinden dan één jaar volgend op de datum van bekendmaking van het in het derde lid bedoelde uittredingsbesluit.
4.
Bij beëindiging van de samenwerking dienen de gemeenten de gezamenlijk aangegane contractuele verplichtingen met betrekking tot een of meer van de vier taakvelden te respecteren.
5. Bij beëindiging van de samenwerking van een of meer van de gemeenten worden de consequenties van de gedurende de samenwerking gedane substantiële investeringen en personele beslissingen door de gemeenten gezamenlijk in beeld gebracht. Op basis hiervan vindt overleg plaats en worden nadere afspraken gemaakt over de gevolgen van de uittreding. e. Voor wat betreft het materiële spoor geldt: •
Contractanalyse uitvoeren op de namens de samenwerking aangegane contracten (inclusief arbeidscontracten)
•
Was-wordt
analyse
opstellen
inclusief
overzicht
kosten:
wat
zijn
de
consequenties van de gedurende de samenwerking gedane substantiële investeringen en personele beslissingen? •
Waar contracten gesplitst moeten worden in gesprek met de leverancier gaan en indien niet gesplitst kan worden (of hieraan zijn teveel kosten verbonden) uitdienen.
•
Daar waar sprake is van een gemeenschappelijk beheer van voorzieningen: een realistisch migratiepad schetsen.
2.8 Opheffingsprocedure Op het procedureel-juridische spoor wordt het volgende stappenplan voorgesteld: 1.
KDV stelt i.o.m. OG gezamenlijk collegevoorstel en raadsvoorstel op (voorzien van een toelichting). In dit voorstel wordt het voornemen tot opheffen beschreven met argumentatie. (december 2024)
2.
Colleges stellen collegevoorstel en raadsvoorstel vast. Er wordt rekening gehouden met 1 iteratieslag. (januari 2025).
3.
Gemeenteraden dienen zienswijzen in (8 weken termijn, art. 1 Wgr), maart 2025.
4.
KokxDeVoogd verzamelt zienswijzen en stellen document weging zienswijzen op. We beantwoorden de ingekomen zienswijzen en geven aan welke wel en niet over worden
8
genomen. Daarbij voegen we het document toe waarin de colleges aan de raden toestemming vragen om de BLNP op te heffen. (maart-april 2025) 5.
Bespreking document weging zienswijzen in begeleidingsgroep, regiegroep en stuurgroep. Dit leidt tot een besluit. (april 2025)
6.
Colleges gemeenten stellen document weging zienswijzen vast en sturen het document verzoek om toestemming opheffing BLNP naar de gemeenteraad. (april 2025).
7.
Raden besluiten de colleges toestemming te geven de regeling op te heffen.
8.
Na verkregen toestemming nemen de colleges het definitieve opheffings-besluit.
9.
Het opheffingsbesluit wordt gepubliceerd (waarbij de publicatiedatum leidend is voor de formele opheffingsdatum).
Naar verwachting is deze procedure in het tweede kwartaal van 2025 afgerond.
2.9 Mijlpalen Samenvattend voorziet het plan van aanpak in de volgende mijlpalen: •
Praktische opheffing van de BLNP-samenwerking op 31 december 2024. Op 1 januari 2025 werken de vier gemeenten in de praktijk op de vier taakvelden weer volledig zelfstandig.
•
Formele opheffing van de BLNP-regeling zonder meer na het doorlopen van de stappen in de opheffingsprocedure. Naar verwachting is deze in het tweede kwartaal van 2025 afgerond.
•
Materiële opheffing van de BLNP-samenwerking is bereikt wanneer ofwel alle gezamenlijke taken zijn beëindigd ofwel deze taken in het kader van een nieuwe samenwerkingsafspraak worden gecontinueerd. Het definitieve moment wordt bepaald door de laatste gemeente die alle taken zelfstandig kan uitvoeren, met een richtdatum van uiterlijk 1-7-2025.
Er zijn enkele contracten plus onderliggende voorzieningen (YouForce, Key2FIN), die doorlopen tot 31 december 20262 en waarbij de contractuele frictiekosten bij splitsing te hoog zijn. Deze contracten zullen worden uitgediend.
2
Met maximaal 3 maanden migratie uitloop
9
2.10 Projectorganisatie ontmantelingsproces De huidige aansturing van de BLNP-samenwerking wordt vanaf 1 januari 2025 als projectorganisatie voor het ontmantelingsproces voortgezet (zie onderstaand). Figuur: projectgovernance ontmanteling BLNP
Per taakveld is een werkgroep actief, die de ontmantelingswerkzaamheden uitvoert. Iedere werkgroep wordt geleid door een uitvlechter. Voor iedere taakveld is een uitvlechter aangewezen, die als opdracht heeft de BLNP-werkzaamheden over te dragen aan de vier invlechters. Iedere gemeente heeft een invlechter aangewezen. De uitvlechter kan worden gedechargeerd van de opdracht na acceptatie door alle vier de invlechters. Figuur: uitvlechters en invlechters
10
De projectorganisatie bestaat uit een viertal uitvlechters en een viertal invlechters, waarbij sommigen een dubbele functie bezetten. Het uitgangspunt voor alle gemeenten is dat zorgvuldigheid vóór snelheid gaat om zo risico’s te voorkomen.
2.11 Benodigde middelen ontmantelingsproces De incidentele kosten voor de realisatie van het ontmantelingsproces worden als volgt geraamd: Tabel: incidentele transitiekosten
#
Incidentele transitiekosten
Bedrag
1
Onderzoekskosten
€
30.000
2
Projectkosten ontmanteling
€
25.000
3a
Frictiekosten - personeel
€
0
3b
Frictiekosten - contractueel
€
10.000
4
Desintegratiekosten
€
0
5
Sociaal plankosten
€
0
6
Inrichtingskosten
€
60.000
TOTAAL
€
125.000
Nadere toelichting per onderdeel: 1.
Tot de onderzoekskosten kunnen worden gerekend de kosten voor de ondersteuning in de besluitvorming (waaronder deze rapportage) van KokxDeVoogd. We ramen deze kosten op € 30.000.
2.
Wanneer het voorgenomen besluit is genomen om te ontmantelen, wordt de ontmanteling in een project gerealiseerd. We ramen deze kosten op € 25.000.
3.
Frictiekosten zijn niet aan de orde omdat alle BLNP-vrijgestelde medewerkers bij hun eigen werkgever vervangende taken krijgen toebedeeld. Wel kan contractuele frictie ontstaan door het opdelen van BLNP-contracten en de incidentele kosten die hiermee samenhangen We ramen deze contractuele frictie op € 10.000. Aanvullend daarop zullen structurele schaalnadelen ontstaan doordat de gemeenten met de leveranciers kleinere contracten moeten sluiten.
4. Omdat de BLNP-samenwerking geen eigen zelfstandige organisatie heeft zijn desintegratiekosten niet aan de orde. Ook bij de BLNP-gemeenten ontstaan geen desintegratiekosten als gevolg van leegloop bij de overheadtaken of leegstand van huisvesting. 5. Sociaalplankosten als gevolg van de ontmanteling van BLNP zijn niet aan de orde. 6. De invlechtende organisaties zullen kosten maken voor de invlechting van de taken. We ramen hiervoor € 10.000 - € 20.000 per gemeente (totaal € 60.000).
11
Het totaal van de geraamde incidentele transitiekosten komt daarmee op € 125.000. De kostencategorieën 1 t/m 5 worden berekend op basis van een verdeelsleutel, die in principe voor alle kosten en baten wordt toegepast binnen de BLNP context. Deze is gebaseerd op de formatie en de kosten van derden tijdens de oprichting van BLNP in 2016. De verdeelsleutel is als volgt: Bunschoten – 16,33%, Leusden – 28,95%, Nijkerk – 35,53%, Putten – 19,19%. De ontmantelingskosten per gemeenten worden op basis hiervan als volgt geraamd: Tabel: verdeling incidentele transitiekosten
Gemeente
Sleutel (%)
Bunschoten
16,33
€
10.615
Leusden
28,95
€
18.818
Nijkerk
35,53
€
23.095
Putten
19,19
€
12.474
100,00%
€
65.000
TOTAAL
Bedrag
12
3. Gevolgen van de BLNP-opheffing In dit hoofdstuk worden de gevolgen van de opheffing van de BLNP-samenwerking beschreven. We gaan achtereenvolgens in op het personeel, de organisatie en de contracten. Daarnaast gaan we in op de financiële gevolgen van de ontmanteling van BLNP voor de vier gemeenten individueel.
3.1 Gevolgen voor het personeel Een zestal medewerkers vervult specifieke BLNP-taken. In de huidige situatie zijn alle medewerkers betrokken bij de samenwerkingsconstructie BLNP in dienst bij één van de BLNP gemeenten, en zullen binnen deze gemeenten hun dienstverband voort kunnen zetten. De werkgevende gemeente zal zorgen voor vervangende taken en werkzaamheden, wanneer door het vervallen van de BLNP-werkzaamheden leegloop ontstaat. Tabel: medewerkers met inzet voor BLNP-taken
# Functie 1
Uren/ week Schaal
CISO
Werkgever per 1/1/2025
18
11
Bunschoten
2 Functionaris Gegevensbeheer
32
11
Leusden
3 Teamhoofd ICT
36
13
Bunschoten
4 Communicatiemedewerker
12
8
Putten
5 Projectmedewerker
16
10A
Leusden
6 Teamhoofd HRM
28
12
Nijkerk
Doordat enkele gemeenten reeds hebben geanticipeerd op de beëindiging van de BLNPsamenwerking zijn de personele frictiekosten per de beoogde opheffingsdatum nihil. Rekening houdende met de vierde spelregel (iedere gemeente neemt zijn eigen werkgevers-verantwoordelijkheid) kan worden geconstateerd dat er geen gedwongen ontslagen aan de orde zijn als gevolg van de BLNP-opheffing. Waar er bij individuele gemeenten sprake is van frictiecapaciteit als gevolg van het vervallen van BLNP-werkzaamheden zal deze capaciteit door de individuele werkgevers van de betreffende medewerkers door andere gelijkwaardige taken en werkzaamheden worden ingevuld.
Continuering bestaande detacheringsovereenkomsten Ten behoeve van de BLNP-samenwerking zijn in de loop van de jaren detacheringsovereenkomsten gesloten tussen de gemeenten onderling. De reden hiervoor was dat medewerkers
alleen
konden
werken
in
bijvoorbeeld
de
systemen
voor
de
personeelsadministratie, salarisadministratie en de financiële administratie als zij hiertoe rechten hadden. Op deze manier werd toch samenwerking mogelijk zonder een gemeenschappelijke zelfstandige organisatie te hebben.
13
De bestaande detacheringsovereenkomsten eindigen per 31 december 2024. Deze zullen worden geëvalueerd en waar nodig aangepast. Het doel is om detacheringen waar mogelijk stop te zetten, maar om de continuïteit van werkzaamheden te waarborgen, zullen enkele overeenkomsten voorlopig moeten blijven doorlopen. Voor medewerkers waarbij de detacheringsovereenkomst moet worden verlengd, worden verlengingen aangeboden met een looptijd van zes maanden tot maximaal één jaar met optie tot verlenging.
3.2 Doorlopende leverancierscontracten In deze paragraaf vatten we de gevolgen van de ontmanteling voor de uitvoering van de vier taakvelden samen.
3.2.1 Juridische zaken Voor het ondersteunende systeem t.b.v. privacy- en informatieveiligheid (ISMS) moet een memo worden opgesteld over de beslissing tot ontvlechting. Hoewel er geen directe haast is, dient deze beslissing uiterlijk in 2028 te zijn genomen. Een haalbare termijn voor het opstellen van dit memo is de zomer van 2025. Daarnaast staat er in januari 2025 een laatste afrekening gepland met betrekking tot het jaar 2024. De kennisbank Kluwer Navigator wordt in het eerste halfjaar nog via verrekening afgehandeld. Vanaf 1 juli 2025 zullen de gemeenten zelfstandig verantwoordelijk kunnen zijn voor hun eigen kennisbank. Met betrekking tot de Ombudsman wordt vastgesteld dat de gemeenten zelf contact opnemen voor het maken van werkafspraken. De klachtencoördinatoren regelen dit op lokaal niveau, met uitzondering van Leusden. De Ombudsman blijft een lokaal georganiseerd proces, waarbij de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor deze taken de benodigde opleiding al hebben afgerond. De positie van huisadvocaat (Nysingh advocaten) kan door de gemeenten individueel worden verlengd met een jaar, tot eind december 2025. Leusden is momenteel in gesprek over deze functie. Hierbij dient rekening te worden gehouden met mogelijk hogere kosten voor de voortzetting van deze dienst. Conclusie: Het taakveld Juridische Zaken kan per 1 januari 2025 volledig ontvlochten zijn.
Dit betekent dat de werkzaamheden van het taakveld JZ dan zelfstandig door de afzonderlijke gemeenten kan worden uitgevoerd.
3.2.2 HRM Het lopende contract met Youforce (Visma/RAET) blijft van kracht tot tenminste 1 januari 2027 en zoveel langer als nodig is om de jaarstukken 2026 op te kunnen stellen en de migratie naar een eventueel nieuw systeem mogelijk te maken. In het eerste kwartaal van 2025 zal de gemeente Nijkerk als penvoerder namens de vier BLNP-gemeenten een DVO
14
opstellen voor de drie andere gemeenten. De DVO bestaat uit de licentiekosten en de ondersteuning van de medewerkers die in dienst zijn van de gemeente Nijkerk. De aanbesteding voor een nieuw personeels- en salarissysteem zal starten in september 2025. Er wordt hierin samen opgetrokken totdat het programma van eisen is vastgesteld. Dit zal resulteren in één aanbesteding, verdeeld over vier percelen, die kunnen leiden tot vier afzonderlijke contracten. De salarisadministratie blijft doorlopen tot tenminste 1 januari 2027 en zoveel langer als nodig is om de jaarstukken 2026 op te kunnen stellen en de migratie naar een eventueel nieuw
systeem
mogelijk
te
maken.
Hiervoor
zijn
zowel
een
DVO
als
een
detacheringsovereenkomst nodig, waarbij de inzet van drie personen is voorzien. Ook het functioneel applicatie beheer zal tot 2027 worden verlengd, waarvoor één persoon wordt ingezet. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is de huidige kwetsbaarheid in capaciteit. De verantwoordelijkheid voor de WerkenbijBLNP-omgeving dient door de HR-afdelingen van de individuele gemeenten zelfstandig te worden overgenomen. Leusden kan de taak van juridisch advies op het gebied van arbeidsrecht blijven aanbieden. Van de invlechters wordt echter vereist een inschatting te maken van de verwachte afname in uren per week of per traject. Op basis van deze inschatting wordt een voorstel gedaan voor de manier waarop deze afspraken kunnen worden vastgelegd, bijvoorbeeld in een DVO. Deze inschatting en het voorstel moeten uiterlijk op 1 februari 2025 gereed zijn. Na deze datum zal Leusden een aanbod doen. Voor het contract met Circle8 geldt dat dit al gesplitst is en door kan blijven lopen. Hier zijn geen verdere aanpassingen nodig. Conclusie: voor het taakveld HRM wordt nog zeker twee jaar gezamenlijk opgetrokken voor de systemen en uitvoering van de salarisadministratie en voor de systemen van de personeelsadministratie. Ook zal in de aanbesteding voor een nieuw salaris- en personeelsadministratiesysteem nog tot en met de totstandkoming van het programma van eisen worden samengewerkt.
3.2.3 Financiën Het lopende contract met Centric voor Key2Fin wordt uitgediend tot tenminste 1 januari 2027 en zoveel langer als nodig is om de jaarstukken 2026 op te kunnen stellen en de migratie naar een eventueel nieuw systeem mogelijk te maken. Dit betekent dat de bestaande contracten en de bijbehorende ICT infrastructuur tot die tijd blijven functioneren zoals ze nu zijn ingericht. In september 2025 wordt gestart met de aanbesteding voor nieuwe contracten. In het eerste kwartaal van 2025 worden afspraken gemaakt over de verrekening en de bijbehorende DVO’s door de gemeente Leusden.
15
Voor het applicatiebeheer (functioneel- en technisch) Key2Fin wordt afgesproken dat Leusden de huidige aanpak zal handhaven. Bunschoten laat nog weten of zij ondersteuning wenst te ontvangen via Putten of via Leusden. De invlechters van de gemeenten Putten en Bunschoten zullen contact opnemen om deze mogelijkheid te bespreken en afspraken vast te leggen in een DVO. Voor de accountant blijven de vier afzonderlijke contracten gehandhaafd, hier behoeft geen aparte actie op te worden ondernomen. Het kernteam Financiën en de kerngroep Aanbestedingen Financiën blijven actief zolang het ontvlechtingsproject loopt en de gezamenlijke contracten lopen en zijn ontvlochten (naar verwachting medio 2027). Conclusie: de gezamenlijke BLNP-contracten voor Key2Financiën (met daaraan gekoppeld Kofax, Bluem,Cognos en de hieraan gekoppelde ICT voorzieningen) worden niet ontvlochten maar worden uitgediend tot 1/1/2027. De gemeente Leusden heeft de gemeenten Nijkerk, Bunschoten en Putten aangeboden het applicatiebeheer in een DVO aan te bieden.
3.2.4 ICT De gezamenlijke servicedesk ICT stopt per 1 januari 2025. Dit besluit is ambtelijk al bevestigd en akkoord bevonden door de vier gemeenten. Ook de gezamenlijke aanpak voor informatieveiligheid wordt per 1 januari 2025 beëindigd. Gemeenten krijgen de vrijheid om het beleid aan te passen aan hun eigen behoeften. Tegelijkertijd wordt dringend geadviseerd gebruik te maken van de gezamenlijk opgestelde notitie waarin richtlijnen voor informatieveiligheid zijn opgenomen. Gemeenten zullen zelf verantwoordelijk zijn voor het regelen van lokale aanbestedingen. Voor het gebruik van beveiligd mailen dienen gemeenten zelf actie te ondernemen. Het ligt op de weg van de individuele gemeenten om afspraken en implementaties lokaal te organiseren. De migratie van Microsoft Teams wordt uitgevoerd als een afzonderlijk deelproject en centraal gecoördineerd. Binnen de BNLP-samenwerking vervalt de staffelkorting voor Topdesk. Bovendien is de prijs van het contract fors gestegen, wat een extra belasting zal zijn voor de gemeenten.. De migratie van het systeem Topdesk staat gepland voor uiterlijk 1 december 2025. Historische gegevens worden tijdens deze migratie overgezet naar de eigen systemen van de gemeenten. Bij een overstap naar een nieuwe omgeving is het noodzakelijk dat elke gemeente een individueel contract afsluit met Topdesk.
Conclusie: de gezamenlijke ICT-activiteiten kunnen naar verwachting in het eerste halfjaar van 2025 worden beëindigd. Voor het succesvol afronden van de ontvlechting is er zowel ICT-mankracht van de individuele gemeenten en expertise voor JZ (voor ISMS),
16
HRM, en FIN nodig. Als mitigerende maatregel voor dit risico is tijdens de werksessie inen uitvlechters BLNP van 5 december een wederzijds commitment op het leveren van mankracht afgesproken.
3.3 Conclusie Samenvattend kunnen de mijlpalen in het ontmantelingsproces als volgt schematisch worden weergegeven: Figuur: schematische weergave mijlpalen ontmanteling BLNP
Concluderend kan worden gesteld dat de ontmanteling van de BLNP-samenwerking na de zomer van 2023 is gestart, praktisch vanaf 1 januari 2025 niet meer kan worden gesproken over een BLNP-samenwerking naar de bedoeling van de start, dat de ontmanteling formeel wordt afgerond in het tweede kwartaal van 2025 en dat op onderdelen (ICT-systemen HRM en financiën) nog diensten over en weer worden geleverd tot tenminste medio 2027 (wanneer de migratie voor YouForce en Key2FIN is afgerond).
17