02 Uitvoerende DVO Archief Eemland (2).pdf

Uitvoerende dienstverleningsovereenkomst Archief Eemland

ONDERGETEKENDEN 1. de gemeente Amersfoort, te dezen krachtens artikel 171 eerste lid Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester @, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. @ (hierna te noemen “Opdrachtnemer”); en 2a. gemeente Baarn, te dezen krachtens artikel 171 eerste lid Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Burgemeester, ……. handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. ……………………………………………; 2b. gemeente Bunschoten, te dezen krachtens artikel 171 eerste lid Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Burgemeester, ……. handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. ……………………………………………; 2c. gemeente Eemnes, te dezen krachtens artikel 171 eerste lid Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Burgemeester, ……. handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. ……………………………………………; 2d. gemeente Leusden, te dezen krachtens artikel 171 eerste lid Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Burgemeester, ……. handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. ……………………………………………; 2e. gemeente Renswoude, te dezen krachtens artikel 171 eerste lid Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Burgemeester, …….

handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. ……………………………………………; 2f. gemeente Soest, te dezen krachtens artikel 171 eerste lid Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Burgemeester, ……. handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. ……………………………………………;

1 van 10

2g. gemeente Woudenberg, te dezen krachtens artikel 171 eerste lid Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Burgemeester, ……. handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. …………………………………………… 2h. de gemeenschappelijke regeling Afval Verwijdering Utrecht, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door @ 2i. de gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Baarn, Bunschoten en Soest (BBS), te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door @ 2j. de gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door @ 2k. de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door @ 2l. de gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door @ en 2m. de Coöperatie ParkeerService U.A., statutair gevestigd te Amersfoort en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 32170377 te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door @, elk van hen hierna te noemen: “Opdrachtgever” hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”

OVERWEGEN DAT: 1. de gemeenten Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest en Woudenberg op @ de Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland (hierna: “de Regeling”) hebben getroffen op grond van artikel 8, vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: “de Wgr”); 2. daarnaast een samenwerking is aangegaan op het gebied van archieftaken in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst (hierna: “de DVO”) tussen de gemeente Amersfoort enerzijds en de gemeente Bunschoten evenals de gemeenschappelijke regelingen de Afval Verwijdering Utrecht, Uitvoeringsorganisatie Baarn, Bunschoten en Soest (BBS), de BEL Combinatie, het Reinigingsbedrijf Midden Nederland, Het Waterschapshuis en de coöperatie ParkeerService U.A. anderzijds;

2 van 10

3. De samenwerking als doel heeft het bepaalde in artikel 32 lid 1 en 2 van de Archiefwet 1995 gezamenlijk te doen verrichten; 4. Amersfoort in de Regeling is aangewezen als centrumgemeente als bedoeld in artikel 8, vierde lid Wgr; 5. Partijen ten aanzien van de wijze van beheer van de archiefbewaarplaats nadere afspraken hebben gemaakt, welke zij in deze uitvoerende dienstverleningsovereenkomst (hierna: “de Overeenkomst”) wensen vast te leggen; 6. Partijen de intentie hebben om op een goede en constructieve manier met elkaar samen te werken. 7. De totstandkoming en werking van deze Overeenkomst ten aanzien van de gemeente Bunschoten onderworpen is aan de opschortende voorwaarde dat de deelnemers aan de Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland binnen 3 maanden na de ondertekening van deze Overeenkomst instemmen met de deelname van de gemeente Bunschoten aan deze Overeenkomst. Indien binnen voornoemde termijn geen instemming verkregen is, deze Overeenkomst voor de gemeente Bunschoten niet tot stand komt, zonder dat dit gevolgen heeft voor de geldigheid en werking van deze Overeenkomst ten aanzien van de overige partijen.

VERKLAREN HET VOLGENDE TE ZIJN OVEREENGEKOMEN: Definities Artikel 1. Definities 1. a) b) c)

d) e) f) g) h) i) j)

In deze overeenkomst wordt verstaan onder: Archief Eemland: de gemeenschappelijke regeling “Archief Eemland”; archiefbewaarplaats: voorziening als bedoeld in de Archiefwet 1995; DVO: de dienstverleningsovereenkomst op het gebied van archieftaken tussen de gemeente Amersfoort enerzijds en de gemeente Bunschoten evenals de gemeenschappelijke regelingen de Afval Verwijdering Utrecht, Uitvoeringsorganisatie Baarn, Bunschoten en Soest (BBS), de BEL Combinatie, het Reinigingsbedrijf Midden Nederland, Het Waterschapshuis en de coöperatie ParkeerService U.A. anderzijds; Informatieobject: een identificeerbaar, mogelijk samengesteld geheel van gegevens; Niet-overgebrachte archieven: informatieobjecten die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; Opdrachtgever: elk van de (colleges van burgemeester en wethouders van) de deelnemende gemeenten, (besturen van) de deelnemende gemeenschappelijke regelingen of coöperaties; Opdrachtnemer: de gemeente Amersfoort. Overeenkomst: de onderhavige uitvoerende dienstverleningsovereenkomst; Partijen: Opdrachtnemer en Opdrachtgever; Regeling: de Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland; 3 van 10

Toezicht en advisering Artikel 2. Niet-overgebrachte archieven 1. Opdrachtnemer houdt toezicht op de niet-overgebrachte archieven van Opdrachtgever. 2. Opdrachtnemer stelt jaarlijks een toezichtrapportage op ten aanzien van het toezicht als bedoeld in lid 1. De toezichtrapportage wordt jaarlijks uiterlijk op 30 juni door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever toegestuurd. De toezichtrapportage omvat in ieder geval de volgende aspecten: a. Aanbiedingsbrief; b. Toezichtrapportage; c. Verbeterplannen. 3. Opdrachtgever draagt voor eigen rekening en risico zorg voor het verstrekken van de gegevens aan Opdrachtnemer die benodigd zijn voor het opstellen van de in lid 2 bedoelde toezichtrapportage. Opdrachtgever verstrekt deze gegevens jaarlijks uiterlijk 4 weken voorafgaand aan het daadwerkelijk toezicht. 4. Opdrachtnemer gaat zorgvuldig om met de door Opdrachtgever ten behoeve van de taakopdracht van Opdrachtnemer verstrekte gegevens. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor ze door Opdrachtgever zijn aangeleverd. 5. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het doorvoeren van de verbeterpunten uit de verbeterplannen zoals opgenomen in de in lid 2 bedoelde toezichtrapportage. Opdrachtnemer voert gedurende het jaar een monitor uit op het doorvoeren van de verbeterplannen. 6.

Opdrachtgever draagt zorg voor de organisatie van het Strategisch Informatieoverleg met een frequentie van twee keer per jaar en stelt telkens twee weken voorafgaand aan de vergadering de agenda vast. Opdrachtnemer neemt telkens deel aan het Strategisch Informatieoverleg. 7. Indien te dien aanzien geen sprake is van een doorlopende machtiging, draagt opdrachtgever zorg voor het aanleveren van analoge en digitale vernietigingslijsten. Opdrachtnemer draagt zorg voor controle van de vernietigingslijsten. De uitkomsten van de controle zijn onderdeel van de in lid 2 bedoelde toezichtrapportage. 8. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het verstrekken van tijdelijke en doorlopende machtigingen. Artikel 3. Archiefproducten en -diensten 1. Opdrachtnemer en Opdrachtgever hebben, indien hij deelneemt in de Regeling, afspraken gemaakt over kostenscenario’s en de daarbij behorende archiefproducten en -diensten voor de periode 2025-2027.

4 van 10

2. In het “Addendum kostenscenario’s deelnemers Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland” zijn de in het eerste lid bedoelde kostenscenario’s met bijbehorende archiefproducten en diensten opgenomen. Artikel 4. Archiefadvies 1. Opdrachtgever kan Opdrachtnemer verzoeken om advies uit te brengen omtrent alle in de Producten- en dienstencatalogus onder A.2 beschreven onderwerpen. 2. Indien Opdrachtgever een advies als bedoeld in lid 1 wenst, dient hij daartoe een verzoek in bij Opdrachtnemer. Het verzoek omvat in ieder geval: a. een duidelijke omschrijving van de adviesvraag; b. de grondslag op basis waarvan advies benodigd is; c. ondersteunende informatieobjecten, waaronder begrepen alle documentatie, video’s, geluidsfragmenten of andere informatieobjecten die inhoudelijk verduidelijking geven bij hetgeen waar advies om wordt gevraagd; d. een versie van het betreffende document waarop advies van toepassing is, zodanig uitgewerkt dat alleen gerichte, concrete vragen bij de Opdrachtnemer worden neergelegd. e. beslispunten waarin is benoemd welke eventuele besluiten van de Archivaris archief Eemland vereist zijn. 3. Na ontvangst van de in lid 2 bedoelde aanvraag, beoordeelt Opdrachtnemer of de aanvraag volledig is. Indien de aanvraag naar het oordeel van Opdrachtnemer onvolledig is, verzoekt hij Opdrachtgever om een aanvulling van de aanvraag. 4.

Na ontvangst van een – naar het oordeel van Opdrachtnemer – volledige aanvraag, brengt Opdrachtnemer in beginsel binnen twee weken na ontvangst een advies uit. Indien naar het oordeel van Opdrachtnemer sprake is van een complexe adviesaanvraag (bijvoorbeeld omdat overleg met derden noodzakelijk is), stelt Opdrachtnemer in overleg met Opdrachtgever een verlengde reactietijd vast. Opdrachtgever wordt hiervan terstond op de hoogte gesteld. 5. Indien sprake is van een advies dat op grond van wet- en regelgeving (bijvoorbeeld Archiefwet, Archiefbesluit, Archiefregeling, Informatieverordening, Beheerregeling) noodzakelijk is, gelden - in afwijking van het bepaalde in lid 4 - de in de betreffende wet- en regelgeving genoemde termijnen. Opdrachtgever draagt in dat geval zorg voor een tijdige aanlevering van de door Opdrachtnemer voor de behandeling van het verzoek benodigde informatie, zodanig dat de geldende termijnen kunnen worden gehaald. 6. Het advies wordt door Opdrachtnemer uitgebracht in een adviesnotitie. De adviesnotitie omvat in ieder geval: a. inleiding / context / wettelijke basis; b. algemene opmerkingen; c. opmerkingen per hoofdstuk / kopje. Artikel 5. Escalatiepad

5 van 10

Wanneer een adviesvraag naar de mening van de Opdrachtgever onvoldoende naar behoren is beantwoord, dan wel niet binnen de gestelde tijd is beantwoord zonder voortijdige melding, dan is het eerste aanspreekpunt de Archivaris Archief Eemland. De Archivaris beoordeelt de klacht en verzamelt daarvoor bij beide partijen de nodige inlichtingen, met een advies aan Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Indien de kwestie volgens een van de partijen niet naar behoren is opgelost, dan zal het geschil binnen het ambtelijk overleg worden besproken met als doel te komen tot een oplossing.

Opslag, beheer en dienstverlening Artikel 6. Overdracht 1. Opdrachtgever draagt in ieder geval de volgende informatieobjecten over aan Opdrachtnemer: a. alle blijvend te bewaren informatie na 20 jaar; b. informatie uitgezonderd van vernietiging, vallend onder een vastgestelde hotspot; 2. De overdracht als bedoeld in lid 1 geschiedt conform de aanlevervoorwaarden van Archief Eemland (Bijlage 1). Digitale informatie wordt door Opdrachtgever overgedragen inclusief de bijbehorende (inhoudelijke en technische) metadata. 3. De Opdrachtnemer stelt na overbrenging van informatieobjecten een Verklaring van Overbrenging op. Artikel 7. Opname 1. Opdrachtnemer draagt zorg voor correcte opname in de archiefbewaarplaats, waaronder ook bedoeld het (e-)depot, van door Opdrachtgever aan hem overgebrachte informatieobjecten, als bedoeld in artikel 6. Artikel 8. Bewaren, beheren, verantwoorden en beschikbaarstellen 1. Opdrachtnemer draagt zorg voor het duurzaam bewaren van de door Opdrachtgever aan hem overgebrachte informatieobjecten, als bedoeld in artikel 6. 2. Openbare informatie wordt door Opdrachtnemer via de website van Archief Eemland openbaar gemaakt. 3. Opdrachtnemer faciliteert personen die (digitale) informatie aanvragen bij zoeken naar en inzage in archiefbescheiden. Artikel 9. Toegang 1.

Opdrachtgever heeft toegang tot de door hem overgedragen informatieobjecten, ook indien sprake is van niet-openbare informatieobjecten.

6 van 10

2. Indien Opdrachtgever toegang tot de door hem overgedragen informatieobjecten wenst, dient hij daartoe bij Opdrachtnemer een verzoek in. Het verzoek omvat in ieder geval: a. de archiefblokken en inventarisnummers; b. onderwerp/omschrijving; c. op studiezaal inzien of opsturen. Artikel 10. Dienstverlening particuliere instanties 1. Acquisitie van particuliere archieven is overeenkomstig artikel 4, eerste lid, onder c van de Regeling mogelijk en betreft meerwerk. 2. Particuliere archieven worden door de Opdrachtgever, waar de particulier(e instantie) woonachtig is c.q. gevestigd is, aangeboden aan de Opdrachtnemer. 3. Opdrachtnemer beoordeelt of het particuliere archief past in het acquisitieplan. 4. Opdrachtnemer, Opdrachtgever en de particulier(e instantie) komen gezamenlijk overeen hoe het particuliere archief wordt overgedragen en beheerd, evenals hoe wordt omgesprongen met de daaraan verbonden kosten. Mandaat Artikel 11. Mandaat De taken van opdrachtnemer zoals omschreven in deze Overeenkomst wordt uitgevoerd binnen het door het bevoegd gezag vastgestelde mandaatbesluit, zoals bedoeld in artikel 3 van de Regeling c.q. artikel 4 van de DVO. Looptijd, wijziging en beëindiging Artikel 12. Looptijd, wijziging en beëindiging 1. Deze Overeenkomst tussen Partijen wordt gesloten voor onbepaalde tijd. 2.

Voor wijziging en beëindiging van de Overeenkomst gelden voor gemeentelijke deelnemers de termijnen en voorwaarden hoofdstuk 8 van de Regeling. Voor Gemeenschappelijke regelingen gelden de termijnen van de dienstverleningsovereenkomst, hoofdstuk 6. 3. Deze overeenkomst kan slechts schriftelijk tussentijds worden gewijzigd door middel van een aan deze Overeenkomst te hechten addendum dat door Partijen is ondertekend. 4. Indien er sprake is van uitbreiding met nieuwe c.q. wijziging van bestaande producten of diensten, waarbij deze Overeenkomst behoort te worden gewijzigd, treden Partijen in overleg. 5. Indien er sprake is van een wijziging in aantallen m.b.t. één of meer producten/varianten welke consequenties heeft voor de dienstverlening, treden Partijen in overleg. 6. Indien een zaak qua benodigde inzet in bijzondere mate afwijkt van de kengetallen, treden Partijen in overleg. Informatie Artikel 13. Informatieverschaffing

7 van 10

1. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan zijn eigen (bestuurs)organen. Artikel 14. Geheimhouding 1. Partijen zijn verplicht geheimhouding te betrachten met betrekking tot alle gegevens, waarvan partijen of de personen waarvan partijen zich bij de uitvoering van deze overeenkomst bedienen, kennisnemen en waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat deze gegevens een vertrouwelijk karakter hebben 2. Het voorgaande lid is niet van toepassing indien: - Openbaarmaking verplicht is op grond van wet- en regelgeving; - Een der partijen zich voor de rechter moet verdedigen of openbaarmaking berust op een bindende uitspraak van de rechter; - Een der partijen de andere partij heeft ontheven van de geheimhoudingsplicht; - De betreffende informatie via openbare bronnen is verkregen. 3. Partijen nemen, ook na afloop van deze overeenkomst, jegens derden die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken, zorgvuldigheid en geheimhouding in acht van alle vertrouwelijke gegevens dan wel concurrentiegevoelige informatie van de andere partij die in het kader van de opdracht ter kennis is gekomen. Hierbij worden de bepalingen van de Wet open overheid in acht genomen. Artikel 15. Gegevensbeveiliging 1.

De Opdrachtnemer waarborgt dat de benodigde technische maatregelen en organisatorische regelingen worden getroffen teneinde eventuele (persoons)gegevens die hij onder zich heeft ingevolge de uitvoering van de hem opgedragen taken, te beschermen tegen toevallige of onrechtmatige vernietiging, toevallig verlies of onbevoegde bekendmaking, verandering, toegang of onbevoegde vormen van verwerking. In het bijzonder treft Opdrachtnemer de nodige maatregelen om te waarborgen dat uitsluitend daartoe bevoegde personen toegang hebben tot (persoons)gegevens. 2. Er wordt voldaan aan geldende wet- en regelgeving en in het bijzonder de Algemene Verordening gegevensbescherming. Slotbepalingen Artikel 16. Aansprakelijkheid en verzekering 1. Het bevoegd gezag blijft aansprakelijk voor de vermogensrechtelijke gevolgen van de besluiten die namens hem in mandaat worden genomen. 2. Partijen regelen in goed overleg dat hun wettelijke aansprakelijkheidsrisico’s in verband met de uitvoering van deze Overeenkomst zijn verzekerd en houden deze verzekering gedurende de looptijd van deze Overeenkomst in stand. Artikel 17. Geschillen 1. In geval van geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met deze is de geschillenregeling van hoofdstuk 7 van de Regeling c.q. hoofdstuk 5 van de DVO van toepassing. Artikel 18. Tegenstrijdigheid

8 van 10

1. Bij tegenstrijdigheid van het bepaalde in de Regeling en/of de DVO enerzijds en deze Overeenkomst anderzijds, prevaleren de bepalingen van de Regeling en/of de DVO boven deze Overeenkomst.

9 van 10

Handtekeningenpagina

10 van 10