Verslag subsidieregeling dorpsplatforms 14 maart 2022 (vragenuurtje)

Overleg subsidieregeling Dorpsplatforms Volgnummer

Datum Eenheid Notulist Aanwezig

maandag 14 maart 2022 Samenleving Michelle Baats CONCEPT Dorpsplatforms Kelpen-Oler, Buggenum, Grathem, Baexem, Ittervoort, Ell, Hunsel

Afwezig

Het concept van de subsidieregeling Dorpsplatforms is vooraf naar de dorpsplatforms gemaild. Er zijn geen inhoudelijke opmerkingen, dus de regeling wordt in dit concept aan het college voorgelegd. De volgende zaken zijn besproken tijdens het digitale vragenuurtje. Planning: -

-

-

-

29 maart: er is sprake van een budgetverhoging waarover de raad moet besluiten. Het college besluit of de budgetverhoging aan de raad kan worden voorgelegd. 26 april: raadsvergadering waarin besloten wordt of het gevraagde budget wordt toegekend. 3 mei: indien het budget door de raad wordt toegekend, besluit het college of de subsidieregeling definitief wordt. 4 mei: vanaf deze datum kunnen subsidieaanvragen voor het jaar 2023 worden ingediend via de website www.leudal.nl/subsidies. Er is vanaf deze datum een digitaal aanvraagformulier beschikbaar, te starten via de button ‘Start hier uw aanvraag’. Een dorpsplatform wordt gevraagd de begroting en een activiteitenplan voor 2023 te uploaden. 1 juli: tot deze datum kunnen subsidieaanvragen voor 2023 worden ingediend (gelet op de late besluitvorming van deze subsidieregeling is deze datum eenmalig verlengd van 1 mei naar 1 juli 2022. Vanaf 2023 moet er weer subsidie vóór 1 mei worden aangevraagd). Na 1 juli: de gemeente besluit over de toekenning van de aangevraagde subsidies. Periode januari-april 2024: de subsidie 2023 moet worden verantwoord (is er gewerkt volgens vooraf aangeleverd plan of zijn er afwijkingen?).

Het dorpsplatform doet hiertoe een verzoek tot subsidievaststelling bij het college: dit betekent dat er een mail naar info@leudal.nl wordt gestuurd met daarin een overzicht van de uitgevoerde activiteiten en de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven. Dit moet uiterlijk 1 mei 2024 ingediend worden. Na 1 mei 2024: de gemeente besluit of de subsidieverlening definitief is. Hierover wordt het dorpsplatform geïnformeerd.

Deze planning gaat volledig over de subsidieregeling en de subsidieaanvraag voor het jaar 2023. Afwijkingen, doordat het college of raad anders besluiten, zijn mogelijk. Indien hiervan sprake is, wordt hierover bericht. Subsidie voor het jaar 2024 moet vóór 1 mei 2023 worden aangevraagd. Een reminder wordt in februari 2023 per mail verstuurd. Meer algemene informatie over subsidies, het proces en de regelingen kan worden gevonden op www.leudal.nl/subsidies. Vanaf 4 mei is hier ook algemene informatie over de subsidieregeling Dorpsplatforms te raadplegen.

Inhoudelijke vragen subsidieregeling Dorpsplatforms: -

-

Een begroting hoeft niet op detailniveau opgesteld te worden. Geef in grote lijnen aan wat de verwachte inkomsten en uitgaven zijn. Als een dorpsplatform meerdere openbare (thema)vergaderingen in een jaar houdt, hoeft er niet nog een aparte jaarvergadering georganiseerd te worden. Het is wel de bedoeling dat er notulen van openbare vergadering(en) worden gemaakt en een presentielijst wordt bijgehouden (dit is toegestaan in het kader van de AVG). Bij de subsidieverantwoording kan hier door de gemeente naar worden gevraagd. Er wordt één dorpsplatform per kern gesubsidieerd.

Onderscheid subsidieregeling Dorpsplatforms en subsidieregeling Evenementen: -

Regeling Dorpsplatforms: jaarlijks € 700 of € 2.000 beschikbaar voor de organisatie van een dorpsplatform. Hieronder vallen organisatiekosten en kosten van activiteiten die een platform organiseert ten gunste van de gemeenschap. Denk hierbij aan fysieke zaken zoals kerstbomen/bloemtorens, bloembollen planten, dorpsversiering, maar ook aan andere zaken zoals het organiseren van themasessies voor inwoners. Ook grotere projecten georganiseerd door een dorpsplatform vallen hieronder, denk aan het maken van dorpsboeken.

-

Regeling Evenementen: subsidie voor een eenmalige activiteit die door een dorpsplatform wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld een dorpsontbijt of een generatiefeest. Een subsidie wordt minimaal 12 weken voordat de activiteit plaatsvindt aangevraagd. Aanvragen kan digitaal via www.leudal.nl/subsidies. o

In de Evenementenregeling is ook een subsidie voor Sinterklaas en Koningsdag opgenomen, die slechts één keer per kern kan worden aangevraagd. Voor de organisatie van Sint Maarten stelt de gemeente geen subsidie beschikbaar. Mocht een dorpsplatform dit willen organiseren, dan moet dit uit de jaarlijkse subsidie betaald worden.

Overige besproken onderwerpen: -

Er vindt minimaal twee keer per jaar een fysieke bijeenkomst voor dorpsplatforms en gemeente plaats. In 2023 vindt een evaluatie van de subsidieregeling plaats. In het kader van de AVG worden in mailings de adressen in de BCC geplaatst, zodat deze niet zichtbaar zijn voor ontvangers. De gemeente wordt verzocht om bij het uitnodigen van belanghebbenden (bijvoorbeeld andere verenigingen), de dorpsplatforms mee te nemen in die verzoeken. Dit kan elkaar versterken.