Raadsvoorstel Europese aanbesteding accountantsdiensten gemeente Leudal

Raadsvoorstel BLANCO Openbare Raadsvergadering REFNUMBER Datum

4 februari 2025

Onderwerp

Europese aanbesteding accountantsdiensten

Agendapunt

Portefeuillehouder(s)

1. Onderwerp Europese aanbesteding accountantsdiensten gemeente Leudal

2. Inleiding Inleiding Het contract met de huidige accountant (Q-Concepts Accountancy BV) loopt, na afronding van de controle op de jaarrekening over het boekjaar 2024, af. Voor de aankomende periode, vanaf 2025, dient er een nieuwe aanbesteding plaats te vinden voor accountantsdiensten. Gezien de geraamde opdrachtwaarde, is de gemeente Leudal gehouden de opdracht Europees aan te besteden. Het auditcomité heeft ingevolgde de verordening auditcomité gemeente Leudal 2023 de besluitvorming in de raad over de aanbestedingsleidraad voorbereid. Tijdens de voorbereiding is de aanbestedingsleidraad accountantsdiensten gemeente Leudal opgesteld (bijlage 1). Deze aanbestedingsleidraad is het beschrijvende document waarin de gemeente Leudal haar eisen, wensen en voorwaarden heeft verwoord en waarop de inschrijver zijn inschrijving dient te baseren.

3. Voorstel aan de Raad Voorstel aan Raad 1. Kennis te nemen van de aanbestedingsleidraad accountantsdiensten gemeente Leudal; 2. Instemmen met afwijken van de controleverordening (artikel 2, lid 1) de duur van de overeenkomst voor een periode van 3 jaar (boekjaar 2025, 2026, 2027) met de mogelijkheid tot verlenging van 3 jaar (boekjaar 2028, 2029, 2030); 3. Vast te stellen het in de aanbestedingsleidraad accountantsdiensten gemeente Leudal opgenomen selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging (hoofdstuk 6).

4. Argumenten 1.1 De raad te informeren over de aanbestedingsleidraad. Het auditcomité heeft in haar voorbereidende taak de aanbestedingsleidraad opgesteld. In het kader van transparantie wordt raad geïnformeerd de volledige aanbestedingsleidraad. Daarnaast is de raad bevoegd om specifieke onderdelen uit de aanbestedingsleidraad vast te stellen. 2.1 De raad is bevoegd om af te wijken van de controleverordening gemeente Leudal 2023. De raad is bevoegd om af te wijken van de benoemde opdrachtverlening zoals deze in de controleverordening is opgenomen. In artikel 2, lid 1 van de controleverordening is beschreven dat de benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 3 jaar, eventueel aangevuld met een verlening met 1 optiejaar. Deze periode is niet wenselijke voor de huidige aanbesteding. In de aanbestedingsleidraad is beschreven om de duur van de overeenkomst voor een periode van 3 jaar (boekjaar 2025, 2026, 2027) met de mogelijkheid tot verlenging van nogmaals 3 jaar (boekjaar 2028, 2029, 2030) te verstrekken. Het huidige aanbod voor gemeentelijke aanbestedingsdiensten is beperkt. Er zijn minder partijen die accountantsdiensten uitvoeren voor gemeenten. Hierdoor het mogelijk is dat er

Datum Betreft Pagina

4 februari 2025 Europese aanbesteding accountantsdiensten 2 van 2BLANCO

geen of beperkte inschrijvingen plaatsvinden. Door een langere looptijd mogelijk te maken, is de inschrijving voor gemeentelijke accountantspartijen aantrekkelijker. 3.1 De raad is bevoegd om de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast te stellen. De gemeenteraad is bevoegd om in het geval van een Europese aanbesteding van de accountantscontrole de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast te stellen. In de aanbestedingsleidraad zijn de selectiecriterium met bijbehorende weging beschreven in hoofdstuk 6 (gunningscriteria genoemd). Voorgesteld wordt om de opgestelde selectiecriterium grotendeels te richten op kwaliteitseisen (75 punten), die worden beoordeeld aan de hand van een plan van aanpak. Voor de prijs kunnen er dan maximaal 25 behaald worden.

5. Vervolg Na kennisneming van de aanbestedingsleidraad, instemmen met afwijking van de duur van de overeenkomt en de vaststelling van de selectiecriteria met bijbehorende weging wordt de aanbesteding zo snel mogelijk gepubliceerd op Tenderned. Het vervolg van de aanbestedingsprocedure wordt door het auditcomité uitgevoerd, conform verordening auditcomité gemeente Leudal 2023. Naar verwachting wordt in de raadsvergadering van april 2025 een besluit genomen over de benoeming van de accountant.

6. Bijlagen Bijlage(n) 1. Aanbestedingsleidraad accountsdiensten gemeente Leudal 2. Bijlage A – Inkoopvoorwaarden 4. Bijlage D – Sociale paragraaf 5. Bijlage G – Verwerkersovereenkomst

Heythuysen, 24 december 2024 Het auditcomité, De voorzitter,

P.H.L. van Melick