Raadsvoorstel

Raadsvoorstel Openbare Raadsvergadering

Datum 2 juli 2024

Onderwerp

Agendapunt

Vaststellen 1e wijziging van de Verordening op de raadscommissies gemeente Leudal 2023 + Vaststellen 4e wijziging van het Reglement van orde raadsvergaderingen Leudal 2015 + Vaststellen Verordening op de raadsinformatiebijeenkomsten gemeente Leudal 2024 + Vaststellen Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie gemeente Leudal 2024.

Portefeuillehouder Burgemeester D.H. Schmalschläger

1. Inleiding In de vergaderingen van het presidium van 12 maart 2024 en 16 april 2024 hebben de presidiumleden beraadslaagd over een aantal aspecten inzake het beleggen van extra en besloten commissievergaderingen inclusief geheimhoudingsaspecten (ook voor raadsvergaderingen). Rondom het beleggen en houden van extra, besloten commissievergaderingen waarbij bovendien sprake was van door het college naar de gemeenteraad of naar de commissie onder opgelegde geheimhouding verstuurde stukken resp. in de commissievergadering door of namens het college/de portefeuillehouder verstrekte mondelinge informatie waarop ter vergadering geheimhouding werd gelegd, is in 3 à 4 maanden tijd veel te doen geweest. Hierna ga ik in op de door het presidium besproken discussiepunten en stel ik uw raad, per discussiepunt, voor om: a. de Verordening op de raadscommissies gemeente Leudal 2023 te wijzigen; b. het Reglement van orde raadsvergaderingen Leudal 2015 te wijzigen; c. een Verordening op de raadsinformatiebijeenkomsten gemeente Leudal 2024 vast te stellen; d. een Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie gemeente Leudal 2024 vast te stellen. 2.

De discussiepunten 2.1 Toename verzoeken om het beleggen van een besloten (gedeelte van een) commissievergadering Het college heeft in een relatief korte tijd drie keer aan de voorzitter van de commissie sociaal gevraagd om een besloten commissievergadering te beleggen. De commissievoorzitter heeft aangegeven dat zij als commissievoorzitter uiteraard een extra (besloten) vergadering wil voorzitten maar plaatst daarbij wél de kanttekening dat zij daar om haar bewegende redenen ‘niet onbeperkt in mee kan en wil gaan’.

Datum Betreft

2 juli 2024 Wijzigen Verordening op de raadscommissies + Wijzigen Reglement van orde raadsvergaderingen + Vaststellen Verordening raadsinformatiebijeenkomsten +

Pagina

Vaststellen Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie 2 van 7

Een verzoek van het college tot het beleggen van een besloten commissievergadering komt bij de commissievoorzitter terecht. Hij of zij plant, in samenspraak met de commissiegriffier, een datum/tijd/plaats van de vergadering. Indien de commissievoorzitter een extra commissievergadering niet wil (bijvoorbeeld vanwege te verrichten privétaken), kan (ziekte/vakantie/andere afspraak) of mag (integriteitmelding) voorzitten dan zal de door de commissie aangewezen vaste waarnemend commissievoorzitter worden gevraagd. Er mag er van worden uitgegaan dat het college niet lichtvaardig een verzoek om het beleggen van een besloten commissievergadering uitstuurt naar een commissievoorzitter maar dat laat onverlet dat de commissievoorzitter het college mag bevragen over de dringende redenen van het verzoek om het beleggen van een extra commissievergadering. En als die redenen hem of haar niet kunnen overtuigen dan mag hij/zij zich op het stand punt stellen om het verzoek van het college te weigeren (‘er wordt geen extra commissievergadering belegd’), daarbij het college in overweging gevend om z’n informatie op een andere wijze met de commissie (en/of de raad) te delen, bijvoorbeeld schriftelijk. Voorstel: De verordening aanpassen waardoor deze werkwijze wordt vastgelegd. 2.2.

Opleggen van geheimhouding heeft keuze bepaald tussen vergaderen in commissie of in raadsinformatiebijeenkomst Het college heeft in het voorbereidingstraject van de extra commissievergadering sociaal van 18 december 2023 aangegeven dat ’t per se een commissievergadering wilde laten beleggen en niet een raadsinformatiebijeenkomst omdat een commissie op grond van artikel 87 van de Gemeentewet, onder bepaalde voorwaarden, geheimhouding kan opleggen ten aanzien van informatie die bij die commissie berust; raadsinformatiebijeenkomsten kunnen dat niet. Dat is juist, maar ’t is oplosbaar. Het is slechts een kwestie van om op grond van artikel 84, bij verordening, ‘een andere commissie’ in te stellen, zoals de wet dat noemt. Die ‘andere commissie’ kent dan als leden álle 25 raadsleden en álle (op dit moment) 16 commissieleden. Daar een ‘andere commissie’ ex artikel 84 behoort tot ‘hoofdstuk V’ van de Gemeentewet kan die andere commissie op grond van artikel 87 geheimhouding opleggen aan alle aanwezigen tijdens een vergadering van die commissie en dus in feite aan de aanwezigen tijdens een, zoals dat nu heet, raadsinformatiebijeenkomst.

Bijkomend voordeel is dat, anders dan bij raadscommissies ex artikel 82 van de Gemeentewet (zoals onze commissies sociaal + fysiek + bestuur en middelen), bij verordening geregeld kan worden dat een collegelid de vergadering van een ‘andere commissie’ voorzit. M.a.w., hij of zij van de collegeleden vraagt als portefeuillehouder om het beleggen van zo’n raadsinformatiebijeenkomst, ‘dan mag ie ‘m ook voorzitten’. Daardoor neemt de bestuurlijke drukte voor de raadscommissievoorzitters niet toe. Bovendien zijn de collegeleden vele malen beter ingevoerd in de te bespreken materie en kunnen zij de raadsinformatiebijeenkomst veel beter in de juiste banen leiden. In de praktijk zal dan de portefeuillehouder z’n taak beperken tot het technisch

Datum Betreft

2 juli 2024 Wijzigen Verordening op de raadscommissies + Wijzigen Reglement van orde raadsvergaderingen + Vaststellen Verordening raadsinformatiebijeenkomsten +

Pagina

Vaststellen Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie 3 van 7

voorzitten van de bijeenkomst en de inhoudelijke, leidende woordvoering overlaten aan de desbetreffende interne ambtelijke adviseur (of zelfs een externe adviseur). Het presidium bepaalt of een vergadering van ‘de andere commissie’ plaatsvindt (net zoals tot nu toe met raadsinformatiebijeenkomsten), wanneer, hoe laat en waar die plaatsvindt, of die voor zowel raads- als commissieleden is bedoeld, wie de vergadering voorzit en of die openbaar dan wel besloten plaatsvindt. Voorstel: Het raadsbesluit nemen tot instelling van ‘een andere commissie’ die de naam krijgt van ‘raadsinformatiebijeenkomst’. 2.3 Voorzitters raadscommissies (sociaal + fysiek + bestuur en middelen) + voorzitter raadsinformatiebijeenkomst bepalen wie er toegang tot een vergadering of bijeenkomst heeft Bij de raadsinformatiebijeenkomsten van 7 + 20 september 2023, over de begrotingsvoorbereiding, ontstond vlak voor aanvang van die bijeenkomsten een niet prettige situatie omdat personen die daar niet over gingen zich gingen bemoeien met het al dan niet toelaten van commissieleden (terwijl het presidium tevoren had afgesproken dat zowel raadsleden als commissieleden de bijeenkomsten mochten bijwonen). Vlak voor aanvang van de extra, besloten commissievergadering sociaal van 21 januari 2024 is juist aan enkele raadsleden de toegang tot de commissievergadering ontzegd omdat zij geen lid van die commissie zijn.

Ook al is het bijvoorbeeld het college of een portefeuillehouder die aan een bepaalde commissievoorzitter vraagt een besloten vergadering te houden en die voorzitter gaat tot het beleggen daarvan over, dan is het aan die voorzitter om voorafgaande aan tot en met de vergadering zelf te bepalen wie naast de desbetreffende vaste commissieleden ook nog toegang krijgen. Denk aan de collegeleden, bepaalde ambtenaren, de overige raadsleden en de commissieleden van de 2 andere raadscommissies. Maar het is, dunkt me, wenselijk dat voor de toekomst wordt bepaald dat indien een besloten commissievergadering wordt gehouden ook álle raadsleden welkom zijn die geen lid zijn van die desbetreffende commissie, met die beperking dat die ‘overige raadsleden’ in beginsel toehoorder zijn en uitsluitend met toestemming van de commissievoorzitter vanaf de tribune mogen spreken. Bij het beleggen van raadsinformatiebijeenkomsten bepaalt het presidium of zowel raadsleden als commissieleden worden uitgenodigd + of de bijeenkomst besloten dan wel openbaar is. In de nog vast te stellen verordening ‘op de andere commissie’ (die voortaan wordt gelegd onder de raadsinformatiebijeenkomsten) moet dat duidelijk zijn.

Maar ook hier geldt dat over de bevoegdheden van de ad hoc voorzitter van de raadsinformatiebijeenkomst (om te bepalen wie naast de raads- en mogelijk ook de commissieleden toegang hebben tevens toegang hebben) iets in de verordening moet worden opgenomen.

Datum Betreft

2 juli 2024 Wijzigen Verordening op de raadscommissies + Wijzigen Reglement van orde raadsvergaderingen + Vaststellen Verordening raadsinformatiebijeenkomsten +

Pagina

Vaststellen Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie 4 van 7

Om hierover geen misverstand te laten bestaan waren in de ‘Verordening op de raadscommissies gemeente Leudal 2023’ + in de ‘Verordening op de raadsinformatiebijeenkomsten gemeente Leudal 2024’ hierover enkele bepalingen op te nemen. 2.4 Geheime stukken die door het college aan een commissie worden verstrekt dienen door het college aan álle raadsleden te worden verstrekt Ter gelegenheid van de extra, besloten commissievergadering sociaal van 21 februari 2024 kregen de commissieleden, onder geheimhouding, informatie van het college. De raadsleden die geen zitting hebben in die commissie ontbeerden daardoor die informatie én zij konden ook niet worden bijgepraat door hun commissieleden ‘want er is geheimhouding opgelegd’. Dat klemde temeer omdat 5 dagen later, op 26 februari 2024, de raadsleden van de gemeenten Leudal, Nederweert en Weert door de ‘Regievoerder Herstelplan Mutsaersstichting’ waren uitgenodigd voor een consultatiebijeenkomst om ‘wensen en bedenkingen mee te geven voor het gesprek dat de bestuurlijke vertegenwoordiging van de gemeenten voert over het verzoek om steun van de Mutsaersstichting’. Dat meegeven van wensen en bedenkingen is erg lastig als je als raadslid niet door het college of de portefeuillehouder tevoren goed op de hoogte bent kunnen worden gesteld. Er is voor zo’n situatie een wettelijke bepaling.

In artikel 88 van de Gemeentewet staat namelijk ‘Indien het college of de burgemeester overeenkomstig het tweede of derde lid informatie verstrekt aan een commissie waarin leden van de raad zitting hebben, verstrekt het college of de burgemeester die informatie tevens aan de raad.’ In een wijziging van de Verordening op de raadscommissies gemeente Leudal 2023 ware te regelen op welke wijze het college daaraan uitvoering dient te geven. 2.5 Inzage voor raadsleden in geheime stukken van het college Af en toe vertrekt het college geheime informatie aan een raadslid n.a.v. een raadsvraag of een dossieraanvraag. Die inzage gebeurt bij en onder toeziend oog van de griffier. Er mogen dan geen (foto)kopieën worden gemaakt. Soms krijgt de gehele raad een geheim stuk van het college aangeboden dat behoort bij een raadsvoorstel. In een enkel geval neemt het college een besluit dat de raadsleden alleen inzage mogen nemen bij en onder toezicht van de griffier maar meestal staat er niets bij en dan dient de griffier zelf te bepalen wat ie doet: - aanbieden via iBabs, achter een digitaal slotje; - e-mailen naar de raadsleden. Het alleen maar inzage kunnen nemen bij en onder toezicht van de griffier is niet meer van deze (digitale) tijd. Het kan voor mij als griffier soms ‘aardig wat tijd kosten’ om die inzage te

Datum Betreft

2 juli 2024 Wijzigen Verordening op de raadscommissies + Wijzigen Reglement van orde raadsvergaderingen + Vaststellen Verordening raadsinformatiebijeenkomsten +

Pagina

Vaststellen Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie 5 van 7

faciliteren. In ‘het ergste geval’ komen 25 raadsleden inzage nemen. Dat betekent 25 afspraken maken … Maar ook voor (met name tijdens openstellingsuren elders werkende) raadsleden kan het een hele lastige manier zijn om van een stuk kennis te nemen. In de gemeente Weert worden die stukken ter inzage gegeven via een afgesloten kluisje (daarbij beseffende dat de inzage dus zonder toezicht van de griffier plaatsvindt). In de gemeente Horst aan de Maas hebben ze het probleem ‘getackeld’ door gewoon af te spreken dat er slechts twee soorten stukken zijn, openbare en niet-openbare (achter een digitaal slotje in het raadsstukkensysteem). Zij hebben daar, in principe, 0 raadsstukken waarop het college geheimhouding heeft gelegd. Ik stel voor om, in de gevallen dat in onze gemeente wordt gewerkt met voor de raadsleden bestemde geheime stukken, de inzage daarvan niet meer op de raadsgriffie plaatsvindt maar waarbij de griffie die stukken (voorzien van de term ‘geheim’) e-mailt naar de raadsleden.

De raadsleden hebben een eed afgelegd en zij hebben zich te houden aan artikel 3.1 van de Gedragscode integriteit raadsleden gemeente Leudal 2015: ‘Het raadslid zorgt ervoor dat vertrouwelijke en geheime informatie waarover hij beschikt veilig wordt bewaard.’ Voorstel Mijn bovenstaande voorstel regelen in het Reglement van orde raadsvergaderingen Leudal 2015 (alternatief: het aanschaffen van en werken met een afgesloten kluisje à la de gemeente Weert). 2.6 Maken en kennisnemen van besluitenlijsten van besloten commissie- en raadsvergaderingen Maken Van openbare raads- en commissievergaderingen worden in onze gemeente besluitenlijsten gemaakt waarin ook wordt verwezen naar van die vergaderingen gemaakte en openbaar te raadplegen video-opnamen. Zodra een vergadering achter gesloten deuren plaatsvindt worden daarvan geen videoopnamen gemaakt. In dat geval is het wenselijk dat de griffier of commissiegriffier een verslag maakt in plaats van een besluitenlijst, zodat achteraf de beraadslagingen op hoofdlijnen zijn te raadplegen voor degenen die rechtens inzage mogen nemen in dat soort verslagen. Dit ware te regelen in het reglement en in de verordening.

Datum Betreft

2 juli 2024 Wijzigen Verordening op de raadscommissies + Wijzigen Reglement van orde raadsvergaderingen + Vaststellen Verordening raadsinformatiebijeenkomsten +

Pagina

Vaststellen Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie 6 van 7

Kennisnemen In de Verordening op de raadscommissies gemeente Leudal 2023 is een artikel 20 gewijd aan het verslag van besloten vergaderingen. Daarin staat onder andere: ‘Verslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.’ Da’s op zich prima, maar ik denk dat het een goede zaak is dat ook de (overige) raadsleden het recht moeten krijgen om een dergelijk verslag in te zien + dat de commissievoorzitter bepaalt wie er daarnaast nog desgevraagd inzage mogen hebben. Dit ware te regelen in genoemd artikel 20 van de commissieverordening. 2.7 Nadere regels stellen over het als gemeenteraad aan derden verstrekken van (van het college / de burgemeester / een commissie) verkregen geheime informatie Dit punt 2.7 heeft niets met de recente problematieken inzake de besloten commissievergaderingen van doen maar ware toch in het voorliggende raadsvoorstel mee te nemen nu van alles kan worden aangepast inzake geheimhouding. Bijna een jaar geleden is de Gemeentewet per 1 april 2023 gewijzigd. Artikel 88, zesde lid, eerste volzin, van de Gemeentewet luidt als volgt: ‘Indien het college, de burgemeester of een commissie overeenkomstig het tweede, derde of vierde lid informatie verstrekt aan de raad, kan de raad die informatie verstrekken aan anderen’.

Dit betreft het verstrekken van informatie aan de raad ten aanzien waarvan het college, de burgemeester of een commissie een verplichting tot geheimhouding heeft gelegd. De raad is vervolgens als enige orgaan nog bevoegd deze informatie aan derden te verstrekken. Artikel 88 lid 6 van de Gemeentewet bepaalt verder: ‘De raad kan regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of een commissie en die tevens aan de raad is verstrekt.’ Om aan mogelijke praktische nadelen voor de dagelijkse uitvoeringspraktijk tegemoet te komen maakt de wet het dus mogelijk dat de raad ten aanzien van de geheime stukken die met hem zijn gedeeld zogenaamde ‘nadere regels’ stelt over het uitbreiden van de kring van geheimhouders. Vastgelegd wordt dan in welke gevallen het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft opgelegd deze geheime informatie ook nog met anderen kan delen nadat deze aan de raad is verstrekt en onder welke voorwaarden dat mag gebeuren. Veel gemeenten worstelen met de vraag hoe deze nadere regels vorm te geven. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten komt vooralsnog niet met een modelverordening, ‘zij wacht goede voorbeelden uit het land af’.

Datum Betreft

2 juli 2024 Wijzigen Verordening op de raadscommissies + Wijzigen Reglement van orde raadsvergaderingen + Vaststellen Verordening raadsinformatiebijeenkomsten +

Pagina

Vaststellen Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie 7 van 7

Mijn collega van de gemeente Weert heeft recent de raad aldaar een mandaat-constructie laten kiezen. Ik stel uw raad voor om dat (goede) voorbeeld te volgen door in het te nemen raadsbesluit over de hiervoor onder 2.1 t/m 2.6 genoemde punten ook te besluiten tot het vaststellen van het (bijgevoegde) ‘Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie gemeente Leudal 2024’. 3. Voorstel Ik stel uw raad voor te besluiten tot het vaststellen van: 1. de 1e wijziging van de Verordening op de raadscommissies gemeente Leudal 2023; 2. de 4e wijziging van het Reglement van orde raadsvergaderingen Leudal 2015; 3. de Verordening op de raadsinformatiebijeenkomsten gemeente Leudal 2024; 4. het Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie gemeente Leudal 2024, zoals verwoord in bijgevoegd conceptraadsbesluit, inclusief de daarbij behorende 2 bijlagen. 4. Naschrift In de presidiumvergadering van 12 maart 2024 heeft het lid de heer J. Raemakers de suggestie geopperd om commissieleden voortaan niet meer door de fracties te laten benoemen maar (wel op hun voordracht) door de gemeenteraad en om z’n voorstel mee te nemen in het nu voorliggende raadsvoorstel. Ik stel u voor om over zijn voorstel niet nu te beraadslagen en te besluiten.

Reden: in de presidiumvergadering van 16 april 2024 heeft het presidium de wens geuit om de raad voor te stellen door te gaan met de zogenoemde denktank en om die tanktank als eerste opdracht te geven ‘Hoe gaan we met ingang van de nieuwe zittingsperiode, per 1 april 2026, verder met de commissiestructuur’. In de binnen de denktank te voeren discussie kan het voorstel van de heer Raemakers prima aan de orde komen.

Heythuysen, … juni 2024. DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE LEUDAL,

Drs. W.A.L.M. Cornelissen.