Raadsvoorstel

Raadsvoorstel Openbare Raadsvergadering

Datum 11 december 2023

Onderwerp

Agendapunt ..

Voteren krediet verbeteren vergaderinstallatie in de raadzaal

Portefeuillehouder n.v.t.

1. Inleiding Op 25 juli 2011 is het huidige gemeentehuis aan het Leudalplein 1 in Heythuysen als nieuwbouw in gebruik genomen. Voor de raadzaal is destijds vergaderapparatuur en -software aangeschaft waarvan de kwaliteit intussen te wensen overlaat. Met name voor de voorzitters van de vergaderingen (vooral die van raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen) is het geen doen meer om - in technische zin - de vergaderingen in goede banen te leiden. 2. Oplossen van technische problemen + verbeteren (geluids)kwaliteit In overleg met het presidium heeft de griffie aan Foxx AV te Roermond, zijnde de leverancier van de vergaderapparatuur en -software en degene die sinds die tijd storingen verhelpt, een offerte gevraagd voor het verhelpen van de huidige technische problemen respectievelijk voor het verbeteren van de kwaliteit. In de bijlage bij dit raadsvoorstel treft u een overzicht aan van de problemen en wensen + de oplossingen die Foxx AV Roermond heeft aangedragen, inclusief haar prijsopgave. Het gaat in hoofdzaak om: a. het toevoegen van een softwareplatform van MVI BV uit Zwolle + het met haar afsluiten van een service en onderhoudscontract (t/m het 5e jaar); b. het plaatsen van langere microfoons door Foxx AV uit Roermond; c. het sluiten van een service-onderhoudsovereenkomst met Bosch (t/m het 5e jaar).

Het toevoegen van het softwareplatform van MVI BV is een flinke investering maar moet dé oplossing (voor zeker 10 jaar) betekenen voor de bediening van de vergaderapparatuur door de vergadervoorzitters en hun commissie- en raadsgriffier. Om een goed beeld te krijgen van datgene wat dat softwareplatform kan en hoe het in de praktijk te bedienen valt heeft MVI BV (in samenspraak met Foxx AV) op 23 oktober 2023 een digitale (MS-Teams-)demonstratie gegeven waaraan burgemeester mevrouw D. Schmalschläger, commissievoorzitter mevrouw C. Piepers, commissiegriffier de heer J. Lommen en ik als raadsgriffier hebben deelgenomen. De positieve bevindingen van die demonstratie zijn, tezamen met genoemde offerte, voorgelegd aan de (voltallige) presidiumvergadering van 30 oktober 2023.

Datum

11 december 2023

Betreft

Voteren krediet verbeteren vergaderinstallatie in de raadzaal

Pagina

2 van 2

Het presidium ging akkoord met m’n voorstel van tot: 1. het doorvoeren van de voorgestelde verbeteringen; 2. het door mij aan de raad (raadsvergadering 11 december 2023), de commissie bestuur en middelen op 29 november 2023 gehoord, voorleggen van een voorstel voor het voteren van een krediet van € 33.000 (de afschrijvingslasten, op basis van 10 jaar, van € 3.300 ten laste van het begrotingssaldo te brengen en de begroting dienovereenkomstig te wijzigen). 3. Voorstel Ik stel uw raad voor om, in de lijn van het advies van het presidium, een krediet van € 33.000 te voteren voor het doorvoeren van de voorgestelde verbeteringen in de vergaderinstallatie en de -software in de raadzaal, en de afschrijvingslasten, op basis van 10 jaar, van € 3.300, ten laste van het begrotingssaldo te brengen en de begroting dienovereenkomstig te wijzigen.

Heythuysen, 14 november 2023. DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE LEUDAL,

Drs. W.A.L.M. Cornelissen.