Raadsvoorstel

Raadsvoorstel Openbare Raadsvergadering CONCEPT 21 maart 2023

Datum

Agendapunt 4

Gelegenheid tot indienen van zienswijze ten aanzien van het ontwerpbesluit van het college over de opdracht van de uitvoering van GEO-taken aan de gemeenschappelijke regeling ICT NML en toetreden tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML voor de geo module Portefeuillehouder(s) Mevrouw. D.H. Schmalschläger (burgemeester) Onderwerp

Inhoudelijk voorstel Het college van B&W verzoekt de gemeenteraad om zijn zienswijze te geven op het ontwerpbesluit van het college om de uitvoering van de gemeentelijke GEO-taken over te dragen aan ICT NML, waaronder de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT ) en Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG). Eveneens wordt de raad de gelegenheid gegeven om zijn zienswijze te geven op het ontwerpbesluit tot opheffing van de bestuursovereenkomst ECGeo per 1 januari 2024 en op het voornemen van het college om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML aangaande de geo taken. Inleiding Sinds 2017 hebben de gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert (LNRW-partners) een samenwerkingsverband op gebied van de geo(basis)registraties genaamd ECGeo. Bij ECGeo worden de wettelijke en ambtelijke taken geborgd waarvan de focus op geo-informatie ligt. Denk hierbij aan het landmeten, beheren van geo informatie maar ook verstrekken van kaarten en analyses ter ondersteuning voor gemeentelijke processen. Bij de bestuurlijk gewenste evaluatie in 2020 heeft Rijnconsult geconcludeerd dat ECGeo is uitgegroeid tot een kansrijke en robuuste organisatie. In het rapport worden enkele verbeterpunten benoemd om de organisatie toekomstbestendiger te maken door deze robuuster onder te brengen.

Als motivatie wordt gegeven dat het geo-domein een zeer snelle ontwikkeling doorgaat die gedegen ondervangen dient te worden. Het huidige construct is erg afhankelijk van de inbrengende gemeenten, waardoor is geadviseerd om de samenwerking in een gedegen construct te beleggen. Na het onderzoeken van meerdere scenario’s is gebleken dat het onderbrengen van de geo samenwerking bij ICT NML de beste optie bleek. Beoogd effect ECGeo is beoogd om per 1-1-24 als separaat programma in de ICT NML begroting te landen. ECGeo wordt een apart team met een eigen teamleider en zal haar diensten continueren voor haar afnemers. Bestuurlijk zal de samenwerking aansluiten bij de werkwijze van ICT NML waar het bestuurlijk overleg sturing geeft aan de GR middels stemrecht per inwonersaantal. Hierbij zullen de ICT afnemers van ICT NML enkel stemmen bij ICT onderwerpen en zullen de Geo afnemers van ICT NML enkel stemmen bij Geo onderwerpen. Over gemeenschappelijke onderwerpen wordt collectief gestemd. De bestuurlijke grip op de GR ICT NML is goed te noemen, zo zijn alle bestuurders lid van het bestuurlijk overleg en is het opdrachtgeversoverleg (OGO) bedoeld voor de ambtelijke en strategische vraagstukken. De huidige bestuurders van ICT NML hebben tevens de geo taken in diens portefeuille, dat brengt een optimalisatie in de bestuurlijke agenda’s.

De gemeenteraden zijn conform de WGR nauw betrokken bij wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling. De gemeente Leudal heeft als beoogde toetreder het ontwerpbesluit genomen om Burgemeester Schmalschläger te benoemen als bestuurslid ICT NML. Argumenten Met het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML ontstaat er een stabiele organisatie die in staat is om uitvoering te geven aan toekomstige ontwikkelingen in het Geo domein zoals de samenhangende objecten registratie (SOR), de Omgevingswet en data gedreven werken. Kansen die het de samenwerking geeft zijn: Positieve gevolgen voor de kwaliteit van de dienstverlening

21 maart 2023 Gelegenheid tot indienen van zienswijze ten aanzien van het ontwerpbesluit van het college over de opdracht van de uitvoering van GEO-taken aan de gemeenschappelijke regeling ICT NML en toetreden tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML voor de geo module 2 van 4

Datum Betreft

Pagina

Professionalisering, ontwikkelbaarheid van medewerkers directe aansturing; medewerkers in eigen beheer in plaats van gedetacheerd/aangestuurd door gemeenten ▪ ICT NML wordt gezien als een innovatieve omgeving, dit klimaat is daarmee gunstig voor de doorontwikkeling van ECGeo ▪ Bedrijfsvoering en borging van de dienstverlening op planning & control en PIOFACH taken. Vermindering van de kwetsbaarheid: ▪ Eenmansfunctie coördinator beter op te vangen, mits achtervang geborgd ▪ Door directe aansturing, functiedifferentiatie en achtervang beter te managen De medewerkers krijgen meer kansen: ▪ Ontwikkelen professionaliteit ▪ Mogelijkheden functiedifferentiatie ▪ Voor meerdere gemeenten werken ▪ Werken in een grotere Bedrijfsvoeringsorganisatie biedt meer doorgroeimogelijkheden en ontwikkelkansen ▪ ▪

-

-

Met deze transitie wordt een volgende stap gezet in het professionaliseren en robuuster maken van de geo samenwerking in de regio. Dit is noodzakelijk vanwege het steeds groter wordende belang van geoinformatie in de uitvoering van de bedrijfsvoering in het fysieke domein en de reeds benoemde wettelijke taken. Vanwege de zorgvuldige procesgang wordt de tijd genomen om de samenwerking per 1 januari 2024 onder te brengen bij ICT NML. Nadat de gemeenteraad diens zienswijze heeft gegeven en toestemming heeft verleend en de ondernemingsraad advies heeft gegeven op basis van artikel 25 van de wet WOR, kan het college het definitieve besluit nemen. Zienswijzen Overeenkomstig met artikel 1 van de wet Gemeenschappelijke Regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML ontvangt uw raad de gelegenheid tot het indienen van zienswijze bij wijzigen of aansluiten bij een GR. Ambtelijk en politiek is er veel aandacht geweest voor grip en sturing aangaande verbonden partijen. ICT NML heeft hierin gehoor gegeven middels het correct aanpassen van diens Gemeenschappelijke regeling.

De legitieme onderbouwing, de wijze waarop is omgegaan met grip en sturing van de verbonden partij en de gedegen aanvliegroute om te komen tot dit besluit, alsmede de wijze waarop de vier gemeenten inspraak hebben gehad op het tot stand komen van de geo module onder ICT NML geven ons college geen aanleiding de raad voor te stellen zienswijzen kenbaar te maken. Kanttekeningen en Risico’s Het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML kan gevolgen hebben voor de klanttevredenheid vanwege de fysieke afstand. Sinds het begin van de samenwerking is de standplaats de gemeente Leudal en werkt ECGeo al deels op afstand. Dit risico wordt gemitigeerd door maatwerk afspraken te maken aangaande fysieke aanwezigheid van ECGeo medewerkers in Leudal vanaf 1-1-24. Financiële paragraaf De bijgevoegde begroting en financiële consequenties zijn afgestemd in een financiële werkgroep van de deelnemende gemeente ECGeo. Als basis voor de financiële samenvatting dient de businesscase die begeleid is door Rijnconsult. Ten opzichte van deze businesscase zijn de BAG taken toegevoegd aan de begroting van de ECGeo. Tevens is een actualisatieslag gemaakt om een betere aansluiting te vinden met de grondslagen uit de begroting van ICT NML. Deze laatste actualisatie heeft met name betrekking op de indexering zoals deze wordt toegepast binnen ICT NML.

Datum Betreft

Pagina

21 maart 2023 Gelegenheid tot indienen van zienswijze ten aanzien van het ontwerpbesluit van het college over de opdracht van de uitvoering van GEO-taken aan de gemeenschappelijke regeling ICT NML en toetreden tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML voor de geo module 3 van 4

Door het onderbrengen van de ECGeo activiteiten binnen ICT NML, veranderen een aantal financiële punten zoals deze verwerkt worden in de ICT NML begroting. Verbonden partij ICT NML is in tegenstelling tot de huidige samenwerking in ECGeo verband een verbonden partij (Gemeenschappelijke regeling). Door de deelnemende partijen en het bestuur van ICT NML worden zoveel mogelijk zekerheden ingebouwd ten aanzien van de dekking van de vaste kosten. Dit leidt ertoe dat een verschuiving plaatsvindt van uitvoeringskosten naar collectieve kosten. Deze kosten zijn immers gedekt door de deelnemende gemeente als vaste bijdrage in de begroting. Voor de variabele (gemeente specifieke) kosten wordt betaald op basis van werkelijk aantal afgenomen uren. Indien deze niet worden afgenomen is betaling ook niet aan de orde. Geactualiseerde begroting Op basis van de geactualiseerde begroting is onderstaand het effect per deelnemende gemeente weergegeven. De financiële structurele consequenties voor de gemeenten op basis van de begroting zijn: Gemeente Bijdrage Leudal 543.467 Nederweert 262.895 Roermond 731.047 Weert 558.061 Dit overzicht bevat de geactualiseerde cijfers en sluit aan op de werkelijke begroting van ICT NML en is gebaseerd op de oorspronkelijke businesscase.

De incidentele kosten komen tot stand door het overnemen van activa (meetbus en apparatuur) en tegemoetkomen van personeel middels het sociaal plan. Gemeente Kosten Baten Resultaat Leudal * 37.000 5.800 - 31.200 Nederweert 2.793 2.793 Roermond 7.500 52.014 44.514 Weert 8.000 5.370 - 2.630 * De gemeente Leudal betaald € 1,- per inwoner voor het toetreden tot ICT NML. Financiële gevolgen gemeente Leudal De gemeente Leudal is op dit moment penvoerder en huisvader van de samenwerking binnen ECGeo verband. Dit betekent dat de gemeente een jaarlijkse vergoeding krijgt van € 47.801. Deze vergoeding is een tegemoetkoming voor het verhuren van “de Bron” en het leveren van ondersteunende diensten (financiële administratie, financieel adviseur, P&O etc.). Door het overgaan de samenwerking naar ICT NML zal deze vergoeding komen te vervallen. Echter kunnen de diensten die geleverd worden en de ruimte die verhuurd wordt niet direct ingezet worden als dekking van dit voorstel. Immers blijven de medewerkers van de ondersteunende op dezelfde contractbasis in dienst en zal ook “de Bron” gewoon geopend blijven. Daarnaast is in de vernieuwde businesscase rekening gehouden met de indexering zoals deze wordt toegepast binnen ICT NML. De huidige budgetten voor ECGeo zijn binnen de gemeente Leudal nog niet geïndexeerd met dit percentage, daar de reguliere begroting van de ECGeo wordt gevolgd.

Voor de hogere structurele lasten die voortkomen uit de businesscase voor het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML zijn aanvullende middelen nodig. Het tekort op basis van de nu voorliggende begroting bedraagt € 90.952 structureel en € 31.200 incidenteel. Van het structurele bedrag is € 46.294 als gevolg van de indexering in de businesscase. Voorgesteld wordt de indexering te dekken uit de hiervoor beschikbare stelpost. Het structurele tekort, dat zoals aangegeven veroorzaakt wordt door de wegvallende inkomsten, ad € 44.658 kan worden gedekt uit het beschikbare begrotingssaldo evenals de incidentele kosten in het jaar 2024.

Datum Betreft

Pagina

21 maart 2023 Gelegenheid tot indienen van zienswijze ten aanzien van het ontwerpbesluit van het college over de opdracht van de uitvoering van GEO-taken aan de gemeenschappelijke regeling ICT NML en toetreden tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML voor de geo module 4 van 4

Inkoopparagraaf n.v.t. Personele paragraaf Het ontwerpbesluit is integraal tot stand gekomen met het Opdrachtgeversoverleg en Bestuurlijk overleg van ECGeo, bijgestaan door de juridisch-, financieel- en privacy adviseurs van de deelnemende ECGeo gemeenten zijnde Nederweert, Roermond, Weert, Venlo Asten en Someren. De deelnemers aan de ICT samenwerking ontvangen een additioneel raadsvoorstel waarin de besluitvorming omtrent wijzigen van de GR en het toelaten van gemeente Leudal zijn voorzien.. Planning: Maart: Maart: Maart: Juni: Juli: Juli:

Adviesaanvraag Ondernemingsraden Leudal, Nederweert, Roermond, Weert en ICT NML aangaande artikel 25 wet WOR Zienswijze gemeenteraden Leudal, Nederweert, Roermond en Weert aangaande beleggen uitvoering BAG en BGT taken en transitie naar ICT NML Zienswijze gemeenteraden Nederweert, Roermond, Weert, Venlo, Asten en Someren aangaande wijzigen van de GR ICT NML naar een modulaire GR en toetreding Leudal Toestemming Gemeenteraden Leudal, Nederweert, Roermond, Weert, Venlo, Asten en Someren Formeel besluit colleges ICT NML gemeenten aangaande wijzigen van de GR ICT NML naar een modulaire GR Formeel besluit colleges Leudal, Nederweert, Roermond en Weert aangaande beleggen uitvoering BAG en BGT taken en transitie naar ICT NML

Bij definitieve besluitvorming zullen de provincie Limburg en Noord-Brabant in kennis gesteld worden. Tevens zal het besluit gepubliceerd worden in het gemeenteblad en het blad gemeenschappelijke regeling. Communicatieparagraaf n.v.t. Bijlage(n) 1. Ontwerp Tweede wijziging Gemeenschappelijke regeling ICT NML Heythuysen, 14 februari 2023 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN LEUDAL, De gemeentesecretaris, De burgemeester,

mr. drs. J.J.Th.L. Geraedts

D.H. Schmalschläger