Raadsvoorstel

Raadsvoorstel Openbare Raadsvergadering CONCEPT Datum

13 juli 2021

Onderwerp

Aanwijzen accountant onderzoek jaarstukken 2021 t/m 2024

Agendapunt 15

1. Periodieke aanwijzing van een accountant De gemeenteraad van Leudal wijst periodiek, zo ongeveer voor de duur van 4 kalenderjaren, een accountant aan belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Bij uw raadsbesluit van 4 juli 2017 hebt u dat voor ’t laatst gedaan en wel voor het onderzoek van de boekjaren 2017 t/m 2020. Toen hebt u als accountant aangewezen: Q-Concepts Accountancy BV te ’s-Hertogenbosch (met toen ook een vestiging in Maastricht). De werkzaamheden m.b.t. een boekjaar lopen niet gelijk op met een kalenderjaar. Immers, nadat een kalenderjaar is geëindigd begint eigenlijk het werk voor een accountant pas echt. Met het aanbieden van z’n controleverklaring en het accountantsverslag over de door het college opgestelde voorlopige jaarrekening komen die werkzaamheden na zo’n half jaar tot een einde. Zie in dit verband agendapunt 9 van deze raadsvergadering van 13 juli 2021, waarbij een raadsvoorstel voorligt tot vaststelling van de jaarrekening 2020 c.a. 2. Nationale aanbesteding Het presidium besloot in zijn vergadering van 13 april 2021, in afwijking van het advies van de raadscommissie bestuur en middelen van 7 april 2021, dat er geen onderhandse, enkelvoudige aanbesteding gaat plaatsvinden maar een nationale aanbesteding.

De aankondiging van de opdracht met bijbehorende bijlagen is, met behulp van het Inkoopcentrum Zuid te Echt (een ‘coöperatieve vereniging van aanbestedende diensten u.a.’, waarvan de gemeente Leudal lid is), op 17 mei 2021 op TenderNed (het ‘marktplein voor aanbestedingen’) gepubliceerd. Met deze publicatie hadden alle potentieel geïnteresseerde partijen de mogelijkheid om kennis te nemen van deze opdracht. 3 potentieel geïnteresseerde partijen hebben daadwerkelijk kennisgenomen van de stukken. Zij hadden tot en met 14 juni 2021 de mogelijkheid om vragen te stellen naar aanleiding van de aangekondigde opdracht. Ze hebben daar ook alle gebruik van gemaakt en in totaal 22 vragen gesteld. Die zijn alle van een antwoord voorzien waarvan een zogenoemde ‘nota van inlichtingen’ is opgemaakt. Deze nota van inlichtingen is 16 juni 2021 gepubliceerd op TenderNed. Door 1 partij zijn naar aanleiding van deze nota nog 4 vervolgvragen gesteld. De antwoorden op die vragen zijn op 17 juni 2021 gepubliceerd op TenderNed. Vervolgens hebben partijen de mogelijkheid gekregen om tot en met 28 juni 2021, 12.00 uur, een inschrijving in te dienen via de zogenoemde digitale kluis van TenderNed. Die middag bleken 2 partijen een aanbieding te hebben gedaan.

Datum

13 juli 2021 Aanwijzen accountant onderzoek jaarstukken 2021 t/m 2024 2 van 3

Betreft Pagina

3. Werkzaamheden (ad hoc) beoordelingscommissie Zoals in één van de bijlagen bij de aankondiging van de opdracht is beschreven diende een ad hoc beoordelingscommissie inschrijvingen aanbesteding accountancy te worden geformeerd. Naar aanleiding van een e-mailoproep van de griffier d.d. 3 juni 2021 aan de raadsleden en enkele ambtelijke adviseurs hebben de raadsleden de heer L. Linssen + de heer H. Hermans + mevrouw G. Teeuwen toegezegd zitting te nemen in die commissie; zij hebben dan stemrecht. Daarnaast hebben ook enkele adviseurs toegezegd de drie raadsleden van advies te willen dienen, namelijk mevrouw C. Geraads (controller), de heer R. Meertens (adviseur rechtmatigheid administratieve organisatie / interne controle), de heer M. Jacobs (senior inkoopadviseur, van Inkoopcentrum Zuid te Echt) en W. Cornelissen (griffier). De beoordelingscommissie heeft in haar vergadering van 7 juli 2021 de (twee) inschrijvingen beoordeeld. Allereerst is een formeel voorgeschreven toets uitgevoerd m.b.t. de volledigheid en geldigheid van de inschrijvingen + de uitsluitingsgronden en kwalitatieve minimumeisen + het voldoen aan het programma van eisen. Die toets konden beide inschrijvingen doorstaan. Daarna is de beoordelingscommissie overgegaan tot het inhoudelijk beoordelen van de beide inschrijvingen.

De commissie kwam na beraad tot een unaniem oordeel over de scores per subgunningscriterium (controleaanpak + controlerapportages + natuurlijke adviesfunctie + dienstverlening + kennisdeling en informatievoorziening). Daarna is door adviseur M. Jacobs van het Inkoopcentrum Zuid de digitale kluis wederom geopend en konden door hem de inschrijfbedragen (die tot dat moment voor de anderen nog onbekend waren) worden bekendgemaakt. Elke inschrijving ontving voor de daarin geoffreerde prijs, volgens een tevoren vastgelegde formule, een aantal punten. Dat leidde uiteindelijk tot een rangschikking van ‘economisch meest voordelige inschrijving’. Daaruit kwam als winnaar tevoorschijn: Q-Concepts Accountancy BV te ’s-Hertogenbosch (met nu ook een vestiging in Sittard). Alle raadsleden kunnen, zo gewenst, voorafgaande aan de raadsvergadering van 13 juli 2021, vertrouwelijk kennisnemen van de bevindingen van de commissie. Daartoe dienen zij te contacteren met de griffier. 4. Advies aan de gemeenteraad Ik stel uw raad, gelet op het oordeel van de beoordelingscommissie, voor: 1a. onder toepassing van de wettelijke opschortingstermijn, de accountancywerkzaamheden voor het onderzoek van de jaarstukken van de gemeente Leudal van 2021 t/m 2024 te gunnen aan Q-Concepts Accountancy B.V. te ‘s-Hertogenbosch; 1b.

Q-Concepts Accountancy BV te ‘s-Hertogenbosch, op grond van artikel 213 van de Gemeentewet, aan te wijzen als accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening voor de boekjaren 2021, 2022, 2023 en 2024, en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Datum Betreft Pagina

13 juli 2021 Aanwijzen accountant onderzoek jaarstukken 2021 t/m 2024 3 van 3

2. De andere partij, die had ingeschreven, in kennis te stellen van deze beslissing en mede te delen dat zij niet voor gunning van de opdracht in aanmerking komt, onder toepassing van de opschortingstermijn van 7 dagen (bezwaartermijn, bij de Rechtbank Limburg in Maastricht). Heythuysen, 8 juli 2021. DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE LEUDAL,

Drs. W.A.L.M. Cornelissen.