Raadsvoorstel

Raadsvoorstel BLANCO Openbare Raadsvergadering REFNUMBER Datum

10 december 2024

Onderwerp

Budget voor organisatie van het Oud Limburgs Schuttersfeest 2025 D.H. Schmalschläger

Portefeuillehouder(s)

Agendapunt 11

1. Onderwerp Budget voor organisatie van het Oud Limburgs Schuttersfeest 2025

2. Inleiding Aanleiding Sinds jaar en dag vieren Nederlands en Belgisch Limburgs op de eerste zondag van juli het Oud Limburgs Schuttersfeest (OLS). Op zaterdag 13 juli 2024 won schutterij St. Nicolaas uit Heythuysen de D'n Um tijdens het Oud Limburgs Schuttersfeest (OLS) in Doenrade. Dit betekent automatisch, dat deze schutterij de zorg heeft om het daaropvolgende OLS te organiseren. In het jaar 2025 vindt het Oud Limburgs Schuttersfeest daarom plaats in Heythuysen. De schutterij heeft daartoe een stichting opgericht genaamd stichting OLS Heitse 2025. Ook zijn er verschillende werkgroepen met tientallen vrijwilligers die aan de slag zijn gegaan met de organisatie. Stichting OLS Heitse 2025 heeft op 11 oktober 2024 een deelsubsidie aangevraagd voor het inhuren van expertise ter voorbereiding en ondersteuning op de vergunningaanvragen en het verkeersveiligheidsplan in 2024 en 2025. Daarbij hebben ze aangegeven dat er nog een tweede subsidieaanvraag zal volgen. Ook worden er verschillende interne gemeentelijke kosten gemaakt voor de organisatie van het OLS in 2025. Beoogd effect Evenementen zoals het OLS zorgen voor sociale samenhang en leefbaarheid in de kernen en verbinding van alle inwoners in Leudal. Daarbij spelen de actieve verenigingen en de betrokken inwoners een belangrijke rol. Ook zet het Leudal als gemeente en schuttersgemeente op de kaart.

Proces tot nu toe -Middels collegevoorstel Z/24/162412/493040 is een subsidie verleend aan Stichting OLS Heitse 2025 die het Oud Limburgs Schuttersfeest 2025 organiseert, voor het inhuren van expertise ter voorbereiding en ondersteuning op de vergunningaanvragen en het verkeersveiligheidsplan in 2024 en 2025.

3. Voorstel aan de Raad Aan uw Raad wordt voorgesteld om: 1) Een budget van maximaal € 250.000 beschikbaar te stellen voor de kosten van het organiseren van het Oud Limburgs Schuttersfeest 2025 in Heythuysen door Stichting OLS Heitse 2025 en de gemeente, ten laste van de algemene reserve. 2) Het in lid 1 genoemde budget voor het organiseren van het OLS toe te voegen aan de gecommitteerde reserve in 2024.

4. Argumenten 1.1 Er is geen budget beschikbaar voor de kosten van het organiseren van het OLS in Heythuysen Voor de organisatie van het OLS worden intern verschillende kosten gemaakt door de gemeente. Hiervoor is geen budget beschikbaar.

Datum Betreft Pagina

10 december 2024 Budget voor organisatie van het Oud Limburgs Schuttersfeest 2025 2 van 5BLANCO

Stichting OLS Heitse 2025 heeft reeds een subsidie ontvangen in 2024 van € 25.000,- voor het inhuren van expertise ter voorbereiding en ondersteuning op de vergunningaanvragen en het verkeersveiligheidsplan. Daarbij heeft Stichting OLS Heitse 2025 aangegeven een tweede subsidie aan te gaan vragen. Het evenement OLS valt onder het evenementenbeleid en Kunst en Cultuurbeleid. De subsidieregeling Kunst en Cultuur gemeente Leudal 2024 is echter niet van toepassing omdat deze niet gericht is op de subsidiëring van evenementen. Ook de subsidieregeling Evenementen gemeente Leudal 2024 is op deze subsidieaanvraag niet van toepassing, aangezien deze is bedoeld voor lokale of bovenlokale evenementen. De regeling is niet bedoeld voor het organiseren van dergelijke majeure evenementen als het OLS. Omdat het OLS niet onder deze subsidieregelingen valt, kan de subsidie aan het OLS niet worden verstrekt vanuit de (beschikbare) budgetten van deze regelingen. Omdat het OLS een uniek evenement is, kan op basis van de Algemene wet bestuursrecht een incidentele subsidie worden verstrekt. Voor het verstrekken van een dergelijke subsidie aan het OLS is geen budget beschikbaar. Verwacht wordt dat de tweede subsidieaanvraag eind 2024 / begin 2025 wordt ingediend.

Door nog in 2024 aan de Raad voor te stellen om budget beschikbaar te stellen voor de kosten van het organiseren van het OLS, kan het college direct nadat de aanvraag is ingediend de subsidieaanvraag beoordelen en beschikken binnen het beschikbaar gestelde budget. Waarbij de eerste subsidie als activiteitensubsidie is verleend, is een overweging om de tweede subsidie te verlenen als een exploitatiesubsidie. Middels een exploitatiesubsidie kan enkel het tekort op de begroting van het OLS gesubsidieerd worden tot een nader te bepalen maximum bedrag. Als het tekort lager uitvalt dan begroot, leidt dit tot lagere vaststelling van de subsidie en daarmee een gedeeltelijke terugbetaling. Deze terugbetaling zal terugvloeien naar de algemene reserve van de gemeente. Afgaande op subsidies die verstrekt zijn door eerder organiserende gemeente zal de totale subsidieaanvraag (inclusief de reeds verstrekte € 25.000,- ) tussen de € 100.000,- en € 150.000,- liggen. Daarnaast is er door het reeds verstrekken van een subsidie van € 25.000,- een begrotingsonrechtmatigheid ontstaan. Het is wenselijk om deze begrotingsonrechtmatigheid zo snel mogelijk te verhelpen. 1.2 Het OLS is een uitzonderlijk en uniek evenement in de gemeente Leudal en past binnen de gemeentelijke doelstellingen op het gebied van kunst en cultuur.

Het Oud Limburgs Schuttersfeest wordt gezien als het grootste volksfeest van de Limburgse cultuur en is een van de grootste cultureel-historische evenementen van Limburg. Sinds 2008 heeft het de status van nationaal immaterieel cultureel erfgoed in Vlaanderen en sinds 2014 heeft het dezelfde status in Nederland. Het is daarmee een uitzonderlijk en uniek evenement in de gemeente Leudal. 1.3 Door de grote bekendheid van het OLS en de (boven) provinciale uitstraling komen er vele bezoekers, waardoor de gemeente Leudal positief op de kaart wordt gezet. Aan het Oud Limburgs Schuttersfeest nemen ongeveer 135 schutterijen deel. Het evenement trekt vele duizenden bezoekers die komen kijken naar de optocht, de schietwedstrijden en de vele andere activiteiten die op het evenementen-terrein plaatvinden. Naar verwachting trekt het OLS 30.000 tot 40.000 bezoekers. Van het evenement wordt ook uitgebreid verslag gedaan door lokale, (eu)regionale en landelijke media. Dit alles vergroot de bekendheid van Heythuysen en de gemeente Leudal. Hiermee wordt de gemeente Leudal op een positieve manier op de kaart gezet en wordt het toeristische en cultureel potentieel verhoogd. 1.4 Het OLS draagt bij aan de sociale samenhang, verbinding en leefbaarheid in de kernen.

Het OLS is het grootste cultureel-historisch evenement van Limburg, een volksfeest dat vele mensen verbindt en een gemeenschap stimuleert tot samenwerking. Een feest van tradities, van het doorgeven van waarden en van verbroedering. Zo wordt het OLS vrijwel volledig georganiseerd door de inzet van vrijwilligers. De Stichting OLS Heitse 2025 doet daarbij een beroep op verschillende organisaties en verenigingen in de gemeente Leudal. Dit draagt bij aan de samenwerking, samenhorigheid en actief lidmaatschap van de verschillende verenigingen in Leudal. Ook is er bij het evenement veel aandacht voor kinderen en jongeren, zoals bij het Kinder-OLS. Hiervoor worden onder andere de basisscholen in de gemeente Leudal uitgenodigd om dele te nemen.

Datum Betreft Pagina

10 december 2024 Budget voor organisatie van het Oud Limburgs Schuttersfeest 2025 3 van 5BLANCO

Ook trekt het vele duizenden bezoekers, wat ook de leefbaarheid in de kernen ten goede komt. 1.5 Aan de organisatie van het OLS zijn hoge kosten verbonden. Stichting OLS Heitse 2025 kan deze kosten niet alleen te dragen en heeft hiervoor een verzoek ingediend voor een financiële bijdrage. Voor de organisatie van het OLS worden onder andere kosten gemaakt op het gebied van veiligheids(maatregelen), organisatiekosten, de bestuurlijke ontvangst tijdens het evenement en benodigde onderzoeken voor de vergunningen. Mede gelet op de aard van deze kosten is het gebruikelijk dat de gemeente en de Provincie Belgisch- en Nederlands Limburg waar het OLS plaatsvindt financieel bijdraagt aan de organisatie van het evenement. Het is nog niet bekend hoeveel de provincies bijdragen. 1.6 Er dienen verschillende interne kosten gemaakt te worden vanwege de organisatie van het OLS. Naast de Stichting Ols Heitse 2025 heeft ook de gemeente Leudal een cruciale rol bij de organisatie van het OLS. De organisatie van het OLS wordt gezien als een gezamenlijke verantwoordelijkheid waarin zowel de schutters als de gemeente hun krachten bundelen. Om alles in goede banen te leiden is er een gemeentelijke projectgroep opgestart, waarbij 10 ambtenaren van verschillende disciplines iedere 2 tot 3 weken bij elkaar komen.

Voor het gereed maken van het terrein waar het evenement gaat plaats vinden als het herstellen van het terrein na gebruik dienen extra groen- en grijswerkzaamheden te worden uitgevoerd door de buitendienst van de gemeente. Ook moeten er verschillende (flora en fauna) onderzoeken worden uitgevoerd op het terrein. Daarnaast loopt de gemeente pachtgelden mis, doordat het gebruik van verschillende terreinen toegezegd zijn aan de schutterij. Al deze zaken brengen extra kosten met zich mee die niet vallen binnen de reguliere werkzaamheden of budgetten. De totale kosten hiervan worden geschat op € 100.000,-. Daarnaast zijn er ook een aantal zaken die (gedeeltelijk) wel binnen de reguliere werkzaamheden van de gemeente medewerkers vallen, denk aan vergunningverlening, veiligheid, toezicht en handhaving. 1.7 Bestuurlijk is reeds toegezegd het OLS 2025 in Heythuysen te ondersteunen. Wanneer de finale van de OLS plaatsvindt, worden de burgemeesters van de kanshebbende winnaars door de OLS-federatie gevraagd of zij het organiseren van een OLS kunnen én willen ondersteunen. De gemeente heeft, via de burgemeester, toegezegd dat bij het winnen van het OLS door één van de schutterijen uit Leudal de gemeente het evenement (financieel) ondersteunt. Het verstrekken van subsidie is een onderdeel van de bestuurlijke toezegging het evenement te ondersteunen.

1.8 Middels het beschikbaar stellen van een budget voor het organiseren van het OLS 2025 verdwijnt de begrotingsonrechtmatigheid. Aan Stichting OLS Heitse 2025 is reeds een subsidie verstrekt en reeds uitbetaald van € 25.000,- voor het inhuren van expertise ter voorbereiding en ondersteuning op de vergunningaanvragen en het verkeersveiligheidsplan. Het evenementenbudget was niet toereikend om deze subsidie van € 25.000,uit te bekostigen, noch was er een ander budget beschikbaar hiervoor. Omdat de subsidie van € 25.000 is betaald voordat de gemeenteraad hiervoor budget beschikbaar heeft gesteld, is er een begrotingsonrechtmatigheid ontstaan. Door het beschikbaar stellen van een budget van € 250.000,- is er geen begrotingsonrechtmatigheid meer. 2.1 De voorbereidingen van het OLS vinden plaats in zowel 2024 als 2025, daarom zullen er ook nog kosten worden gemaakt in 2025. Verwacht wordt dat de tweede subsidieaanvraag mogelijk begin 2025 wordt ingediend en beschikt. Ook worden een deel van de interne gemeentelijke kosten pas gemaakt in 2025, zoals het op orde maken van de openbare ruimte. Daarom wordt voorgesteld dat het restant budget van 2024 meegenomen mag worden naar het jaar 2025 via de gecommitteerde reserves.

Datum Betreft Pagina

10 december 2024 Budget voor organisatie van het Oud Limburgs Schuttersfeest 2025 4 van 5BLANCO

5. Risico’s Totale subsidieaanvraag nog niet bekend Stichting OLS Heitse 2025 heeft aangegeven naast de aanvraag van € 25.000,- nog een subsidieaanvraag te zullen doen voor de organisatie van het OLS. Op dit moment is de hoogte van deze aanvraag nog niet bekend, omdat er nog geen begroting is overlegd door de Stichting. Afgaande op subsidies die verstrekt zijn door eerder organiserende gemeente zal de totale subsidieaanvraag tussen de € 100.000,- en € 150.000,- liggen.

6. Juridische context Bevoegdheid Het is een bevoegdheid van de Gemeenteraad om budget beschikbaar te stellen ex art. 189 Gemeentewet. Daarbij is het de bevoegdheid van het college om een subsidie te verlenen binnen dit beschikbare budget ex art. 1 lid 5 Algemene Subsidieverordening gemeente Leudal 2016. Grondslag De subsidieregeling Evenementen gemeente Leudal 2024 is op de subsidieaanvragen van Stichting OLS Heitse 2025 niet van toepassing, aangezien deze is bedoeld voor lokale of bovenlokale evenementen. De regeling is niet bedoeld voor het organiseren van dergelijke majeure evenementen. Ook de subsidieregeling Kunst en Cultuur gemeente Leudal 2024 is niet van toepassing omdat deze niet gericht is op de subsidiëring van evenementen. Bij gebreke van een toepasselijke subsidieregeling kan het college – indien budget beschikbaar is- een incidentele subsidie verlenen, die gebaseerd is op de Awb (artikel 4:23, derde lid onder d), ter hoogte van een nader te bepalen bedrag. Dit wordt na ontvangst van de tweede subsidieaanvraag separaat aan het college voorgelegd. Middels onderhavig raadsvoorstel wordt uitsluitend om budget aan de raad gevraagd voor de organisatie van het OLS door stichting OLS Heitse 2025 en de gemeente.

7. Financiële toelichting Het gevraagde budget voor het organiseren van het OLS 2025 in Heythuysen is een incidentele aanvraag en niet opgenomen in de huidige begroting. Het gevraagde bedrag is een voorlopige inschatting van de te maken kosten, waarbij de extra materiële kosten voor de gemeente naar verwachting € 100.000 bedragen. Het resterende bedrag kan ingezet worden voor een eventueel aanvullende subsidieverstrekking gebaseerd op ervaringscijfers van andere gemeenten. Mogelijk komen er nog aanvullende kosten, dat is nu nog niet bekend. Het reeds verstrekte bedrag van € 25.000 aan subsidie aan de Stichting OLS Heitse maakt onderdeel uit van dit totale budget. De ureninzet door de gemeente van een projectleider en medewerkers ruimtelijk beheer wordt gedaan vanuit de reguliere formatie. Bij de 2e raadsrapportage 2024 is de lijst van de gecommitteerde reserve reeds vastgesteld. Omdat het organiseren van het evenement een tijdsbeslag heeft in 2024 en 2025 en ook uitgaven in beide jaren wordt voorgesteld aan de raad in het budget voor het organiseren van het OLS toe te voegen aan de gecommitteerde reserve 2024. Niet uitgegeven middelen op dit budget op het einde van het jaar blijven hiermee beschikbaar voor uitgaven in 2025. Naar verwachting wordt begin 2025 een separaat voorstel inclusief definitieve begroting van het OLS voorgelegd aan het college ter besluitvorming.

Datum Betreft Pagina

10 december 2024 Budget voor organisatie van het Oud Limburgs Schuttersfeest 2025 5 van 5BLANCO

8. Communicatie Tussen de Stichting OLS Heitse 2025 en de gemeentelijke projectleider vindt periodieke afstemming plaats. Daar zal ook de tweede subsidieaanvraag van Stichting OLS Heitse 2025 besproken worden. Na vaststelling van dit raadsvoorstel worden de lokale media hierover geïnformeerd.

9. Vervolg Eind 2024/begin 2025 zal nog een subsidieaanvraag volgen van Stichting OLS Heitse 2025 voor de organisatie van het OLS in 2025. De interne projectgroep OLS komt iedere 2 tot 3 weken bij elkaar voor afstemming over het OLS, totdat het OLS heeft plaatsgevonden.

10.Bijlagen Bijlage(n): -Raadsbesluit Budget OLS

Heythuysen, 5 november 2024 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN LEUDAL, De gemeentesecretaris, De burgemeester,

mr. drs. J.J.Th.L. Geraedts

D.H. Schmalschläger