Raadsvoorstel

Raadsvoorstel Openbare Raadsvergadering

Datum 16 maart 2021

Onderwerp

agendapunt 10

Bespreken verdeling werklast over raadscommissies sociaal + fysiek + bestuur en middelen

Portefeuillehouder geen

1. De vigerende ‘Verordening op de raadscommissies 2014’ De gemeenteraad heeft in zijn vergadering van 27 mei 2014, ter gelegenheid van de start van de zittingsperiode 2014-2018’, de ‘Verordening op de raadscommissies 2014’ vastgesteld. Die verordening is op 21 april 2015 aangepast m.b.t. het onderdeel ‘spreekrecht voor nietcommissieleden’. De vigerende verordening is te raadplegen door hierop te klikken. 2. Taken van de drie raadscommissies In artikel 2 van die verordening is de instelling geregeld van drie raadscommissies: a. De raadscommissie bestuur en middelen; b. De raadscommissie fysiek; c.

De raadscommissie sociaal.

In dat artikel 2 zijn tevens - per commissie - de onderwerpen opgesomd waarover de commissie overlegt en adviseert. In artikel 3 van de verordening is de taak van de commissies vastgelegd. Die taak luidt: ‘Een raadscommissie a. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben. De commissie bespreekt in elk geval alle raadsvoorstellen voor die aan de gemeenteraad worden aangeboden voor zover die betrekking hebben op haar aandachtsveld. Bij die bespreking worden zoveel mogelijk alle daarmee samenhangende stukken meegenomen zoals amendementen en moties. b. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a; c.

voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen onder a’.

Datum Betreft

Pagina

16 maart 2021 Bespreken verdeling werklast over raadscommissies sociaal + fysiek + bestuur en middelen 2 van 5

3. Verzoek fractie Samen Verder tot wijziging verdeling werklast commissies In de presidiumvergadering van 8 december 2020 is een verzoek van de fractie Samen Verder besproken om de werklast van de drie raadscommissies te wijzigen. De redenen van die fractie voor haar verzoek: a. de naar haar mening scheve verhouding van de werklast tussen de commissies fysiek + bestuur en middelen; b. soms worden onderwerpen, in haar ogen althans, in de verkeerde commissie aan de orde gesteld. Ad a. Hoe groot is de werklast per commissie? De enige objectieve methode om de werklast te onderbouwen is de tijd die commissies besteden aan het houden van commissievergaderingen (de eventuele verschillen in voorbereidingstijd tussen commissievergaderingen kan ik als griffier niet duiden). De vergadertijd van commissies valt elk jaar te lezen in het (medio januari) verschijnende ‘jaarverslag raadsgriffie’ over het voorgaande kalenderjaar. In het recentelijk uitgebrachte ‘Jaarverslag raadsgriffie 2020’ staat het volgende.

Commissie sociaal Jaar

Gemiddelde vergaderduur

Absolute vergaderduur

2020

1 uur + 32 minuten

9 uur + 10 minuten

2011-2020

2 uur + 14 minuten

18 uur + 37 minuten (gem.)

Commissie fysiek Jaar

Gemiddelde vergaderduur

Absolute vergaderduur

2020

2 uur + 20 minuten

13 uur + 39 minuten

2011-2020

2 uur + 48 minuten

24 uur + 8 minuten (gem.)

Commissie bestuur en middelen Jaar 2020 2011-2020

Gemiddelde vergaderduur 1 uur + 39 minuten 2 uur +

5 minuten

Absolute vergaderduur 9 uur + 55 minuten 16 uur + 28 minuten (gem.)

Wat valt uit deze staatjes te lezen? Qua gemiddelde vergaderduur ontlopen de commissie sociaal + de commissie bestuur en middelen elkaar niet veel. Dat geldt zowel het gemiddelde over vorig jaar 2020 (gemiddeld net iets meer dan anderhalf uur) als het langjarig gemiddelde over de afgelopen 10 jaar (gemiddeld net iets meer dan twee uur).

Datum Betreft

Pagina

16 maart 2021 Bespreken verdeling werklast over raadscommissies sociaal + fysiek + bestuur en middelen 3 van 5

Ook qua absolute vergaderduur (= de totaaltijd die in enig kalenderjaar is vergaderd) zitten de cijfers van die twee commissies ook dicht bij elkaar. Vorig jaar 2020 heeft de commissie bestuur en middelen slechts drie kwartier langer vergaderd (over het hele jaar gerekend) dan de commissie sociaal. De cijfers van de commissie fysiek verschillen van die van de twee andere commissies: -

vorig jaar vergaderde de commissie fysiek gemiddeld 40 minuten langer;

-

over 10 jaar gezien geldt hetzelfde: gemiddeld per jaar 40 minuten langer;

-

vorig jaar vergaderde de commissie fysiek, in absolute zin, zo’n 4 uur langer;

-

over 10 jaar gezien vergaderde de commissie zo’n 6,5 uur per jaar langer.

Ad b. Soms worden onderwerpen in de verkeerde commissie aan de orde gesteld Dit aspect kan vanuit twee invalshoeken worden bekeken: 

vanuit de commissie of een commissielid;



vanuit de commissievoorzitter en de commissiegriffier.

Een commissie(lid) weet goed waarover de commissie gaat. Het staat immers in de Verordening op de raadscommissies 2014 beschreven. Toch wordt door een commissielid soms iets gevraagd of door hem/haar geagendeerd in een commissie terwijl dat eigenlijk in een andere commissie thuishoort. Welke motieven daarbij spelen? Dat zullen die commissieleden kunnen aangeven. De commissievoorzitters / commissiegriffiers hanteren bij het samenstellen van de voorlopige commissieagenda’s de werkverdeling die de gemeenteraad in genoemde verordening heeft vastgelegd. 4. Welke opties zijn er om aan verzoek fractie Samen Verder tot wijziging verdeling werklast commissies tegemoet te komen? Uit de vorige paragraaf blijkt dat – cijfermatig gesproken – het door de fractie Samen Verder gesignaleerde probleem in feite ’40 minuten vergadertijd groot is’, per commissievergadering. Anders gezegd: indien de verdeling van de werklast meer gelijk moet worden tussen de commissies dan dienen de commissies sociaal + bestuur en middelen voortaan gemiddeld 20 minuten langer te vergaderen en de commissie fysiek 20 minuten korter … Welke opties zijn er? Optie 1: Formeel wijzigen aandachtsvelden per commissie. Uw raad kan artikel 2 van de verordening wijzigen door te gaan schuiven met ‘de portefeuilles’ tussen de commissies.

Echte zekerheid om de werklast meer gelijk te krijgen levert dat overigens niet op, immers als een portefeuille wordt verschoven maar er komen daarover geen onderwerpen (vanuit het college, vanuit de commissie, vanuit de samenleving) aan de orde dan wijzigt er in feite niets.

Datum Betreft

Pagina

16 maart 2021 Bespreken verdeling werklast over raadscommissies sociaal + fysiek + bestuur en middelen 4 van 5

Om een overzicht te hebben van wat er wél zoal aan onderwerpen in een commissievergadering sociaal / fysiek / bestuur en middelen in de voorbije jaren heeft gespeeld, verwijs ik naar de jaarverslagen van de raadsgriffie. Optie 2: Formeel niets wijzigen aan aandachtsvelden maar af en toe iets een andere commissie ‘illegaal’ als onderwerp voorleggen. In deze optie passen de commissievoorzitters zoals gebruikelijk de formele verdeling toe bij het opstellen van de voorlopige commissieagenda’s. Zien zij dan (twee weken voorafgaande aan een commissievergadering) – de vergaderduur inschattende – dat het beter is om een bepaald agendapunt bij een andere commissie onder te brengen, dan wijken zij dus van de vaste verdeling af en stellen hun voorlopige commissieagenda in die zin bij. Nadelen kunnen wel zijn: -

dat niet-commissiespecialisten zich over een onderwerp moeten buigen;

-

dat een portefeuillehouder (en een ambtelijk ondersteuner) een extra vergaderavond heeft.

Optie 3: Totale wijziging aantal en werkwijze commissies. Een dergelijke ingrijpende wijziging is niet iets voor nu ‘tussendoor’. Een politiek-bestuurlijke discussie daarover is beter te voeren ter gelegenheid van de start van een nieuwe zittingsperiode, dus voor ’t eerst in de lente van volgend jaar 2022. Optie 4: Minder agendapunten in de commissie fysiek opvoeren / alternatief: raadsvragen Een wezenlijk bestanddeel van de agenda van de commissievergaderingen fysiek bestaat uit door de gemeenteraad, op voorspraak van één of meer raadsleden, voor bespreking in de commissie doorgestuurde ingekomen raadsstukken. Recent voorbeeld: de commissievergadering fysiek van 26 januari 2021: - behandelduur van drie raadsvoorstellen: 28 minuten (= 22 % van de vergadering); - behandelduur vanuit raad doorgestuurde raadsstukken: 76 minuten (= 59 % van de vergadering); - behandelduur van 6 rondvragen: 10 minuten (= 8 % van de vergadering; en dan te bedenken dat wethouder R. Martens niet aanwezig was terwijl 3 rondvragen aan hem gericht waren waardoor kortweg nu de beantwoording schriftelijk werd toegezegd).

Het gaat bij de door de raad, op voorspraak van een raadslid, doorgestuurde ingekomen raadsstukken geregeld om agendapunten die eigenlijk een één-tweetje inhouden tussen enerzijds de vertegenwoordiger in de commissie van de desbetreffende raadsfractie en anderzijds de portefeuillehouder die door ’t commissielid wordt bevraagd. De commissieleden van de andere fracties hebben er niet altijd (evenveel) belang bij. Het desbetreffende agendapunt zou bij wijze van spreken ook afgedaan kunnen worden door het stellen van een schriftelijke raadsvraag. Dat dat niet gebeurt kan bijvoorbeeld worden verklaard omdat er

Datum Betreft

Pagina

16 maart 2021 Bespreken verdeling werklast over raadscommissies sociaal + fysiek + bestuur en middelen 5 van 5

politieke motieven zijn voor die ene fractie om ’t onderwerp in de commissie te bespreken óf om een belanghebbende burger de mogelijkheid te geven om tijdens de commissievergadering in te spreken over dat (wellicht door die zelfde burger in een brief aan de raad aangekaarte) onderwerp. Door als raad minder scheutig te zijn met het voor commissieagendering fysiek voordragen van ingekomen raadsstukken (en als alternatief schriftelijke raadsvragen te stellen) zou de vergadertijd van de commissie kunnen worden beperkt. Optie 5: Minder rondvragen stellen in de commissie fysiek / alternatief: raadsvragen Voor deze optie geldt min of meer hetzelfde als optie 4. Er kan flink in vergadertijd worden gekort door tijdens de commissievergadering fysiek geen of minder rondvragen te stellen. Die vragen kunnen ook schriftelijk, als raadsvraag, worden ingediend. Daar waar in de vergaderingen van de andere commissies (sociaal + bestuur en middelen) nauwelijks rondvragen worden gesteld, worden ze te meer wél gesteld tijdens commissievergaderingen fysiek (deze week, zoals eerder aangehaald, nog 6 stuks). Optie 6: Niets wijzigen in regels en werkwijzen Deze optie komt natuurlijk niet tegemoet aan hetgeen de fractie Samen Verder beoogt, maar het is wel een optie die ik voor de volledigheid noem. 5.

Voorstel Ik geef uw raad in overweging om het verzoek van de fractie Samen Verder, om de werklast van de drie raadscommissies te wijzigen, te beoordelen en uw mening daarover in de raadsvergadering te geven. Mocht tijdens de vergadering zich een raadsmeerderheid aftekenen voor een bepaalde optie én die optie dient er toe te leiden dat de ‘Verordening op de raadscommissies 2014’ moet worden gewijzigd, dan zal ik in de eerstvolgende raadsvergadering (20 april 2021) een raadsvoorstel voorleggen om formeel te kunnen besluiten tot het codificeren van de gewenste wijziging in die verordening (de commissie bestuur en middelen, in haar vergadering van 7 april 2021, gehoord). Heythuysen, 3 februari 2021. DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE LEUDAL,

Drs. W.A.L.M. Cornelissen.