Projectplan VTE Datahub 10 mei 2023

Projectplan VTE Datahub Limburg Versie 10 mei 2023

Inhoud:

1. Aanleiding VTE Datahub Limburg 2. Algemeen doel Datahub Limburg: toeristisch kenniscentrum Kennisknooppunt Kenniswerkplaats Kennispodium 3. Het doorlopen proces a. De informatiebehoefte b. De stakeholdersanalyse c. De beschikbaarheid van informatie d. De te hanteren uitgangspunten e. De kaders waarbinnen moet worden gewerkt 4. Organisatiemodel Datahub binnen SVL 5. Fasen Datahub Limburg 6. Financieel en juridische vorm opdrachtverstrekking 7. Pré-operationele fase 8. Risico’s en mitigerende maatregelen

1

Pagina: :2 :4

:5

: 10 : 10 : 11 : 12 : 13

1. Aanleiding VTE Datahub Limburg Limburg is een populaire toeristische bestemming met een groot aanbod aan toeristische voorzieningen. Het toerisme in Limburg zorgt voor een grote economische spin-off en houdt voorzieningen in stand die anders dreigen te verdwijnen. Echter het vinden van een goede balans tussen toeristische ontwikkeling, leefbaarheid en bescherming van landschap wordt hierbij steeds belangrijker. Er komt steeds meer aandacht voor de lusten maar ook de lasten die het toerisme voor inwoners oplevert. Om als toeristische bestemming duurzaam aantrekkelijk te blijven voor alle stakeholders omarmt ook Limburg het gedachtengoed van Waardevol Toerisme zoals geschetst door de Raad voor de Leefomgeving. Het gaat niet meer om groei maar om het vinden van de juiste balans zodat iedereen, bedrijven én inwoners zo optimaal mogelijk kunnen profiteren van de voordelen van toerisme. En nieuw toeristisch aanbod op de juiste plek ontwikkeld wordt en overaanbod voorkomen wordt. Limburg wil daarom aan de slag met het ontwikkelen van beleid voor bestemmingsmanagement. Hiermee kan ook gewerkt worden aan een betere spreiding van het toerisme in Limburg zodat ook andere regio’s en inwoners mee kunnen profiteren van de aantrekkingskracht van Limburg als toeristische bestemming en het drukke Heuvelland ontlast wordt.

Hiervoor is eerst een goed inzicht nodig van het toerisme in al zijn facetten en de opgaven die er liggen. Een eerste belangrijke stap hierbij is een integraal en actueel overzicht te krijgen van de data die een goed inzicht geven van de vraag en het aanbod, de diverse soorten impact van het toerisme en het structureel monitoren van de ontwikkeling ervan. Digitalisering en het beter benutten van databronnen binnen de toeristische sector is binnen de VTEvisies van zowel Zuid-, Midden als Noord Limburg gedefinieerd als prioriteit, zijnde: Bestemming Zuid-Limburg 2030, Visie & Actieprogramma R&T Midden Limburg (Verbinden, Vertellen, Verrijken) en het Actieprogramma Vrijetijdseconomie Noord-Limburg. De Coronacrisis heeft daarbij duidelijk gemaakt dat Limburg op een bescheiden niveau weliswaar beschikt over ‘data’, maar dat deze onvoldoende geschikt zijn voor de sturing op beleid of op gastenstromen. De data liggen verspreid over verschillende geografische niveaus (Rijk, Provincie, Gemeenten) en bij verschillende soorten organisaties (DMO’s, branches, bureaus, gemeenten, uitvoeringsorganisaties). Verder signaleerde het LIOF-kennistraject dat in Limburg ook op ondernemersniveau op veel vragen geen antwoord is.

Deze lacune is een ongewenste situatie voor een belangrijke toeristische bestemming als Limburg, omdat in de huidige samenleving (big) data voor zowel overheden als ondernemers(organisaties) steeds belangrijker worden bij het maken en sturen van beleid en bij het aanvragen en bepalen van investeringen en financieringen. Verder valt op ondernemersniveau op dat grote (inter)nationaal opererende ketenbedrijven meer data hebben dan de in Limburg opererende familiebedrijven, terwijl deze lokale ondernemers verreweg in de meerderheid zijn in Limburg en ook het feitelijke DNA en succes van onze provincie vertegenwoordigen. Deze onbalans kan ertoe leiden dat deze kleine familiebedrijven achterop raken vanwege deze lacune in kennis. Terwijl deze familiebedrijven kleur en identiteit geven aan de bestemming Limburg.

2

De waarde van 1 Datahub voor Limburg •

• • • • • • • • •

Geeft near realtime inzicht in gastenstromen in Limburg, waardoor near realtime sturing mogelijk is. Bijvoorbeeld tijdens congesties of evenementen of op hotspots. Minder relevant voor verblijfsaccommodaties. Helpt bij het sturen op beleid door overheden (Provincie en gemeenten). Biedt mogelijkheid tot een (betere) aansluiting op de landelijke data alliantie. Kan input geven voor publieke investeringen in toerisme en recreatie. Belangrijk als onderleggers voor banken bij investeringen door ondernemers (bestedingen en benchmark met andere gebieden en per bedrijfstak en gastprofielen) Besparing van tijd en geld voor (periodiek) onderzoek. Nu door diverse partijen bij diverse bureaus weggezet. Gezamenlijke databank stimuleert ook de samenwerking op andere domeinen. Vermindert versnippering en verwarring over dansende getallen en appels die met peren worden vergeleken. Eén portaal. Eén stem. Helpt en inspireert kleine bedrijven (leeuwendeel van de ondernemingen in Limburg) en zorgt voor een betere aansluiting op de markt. Is open en deelbaar zover als dit kan binnen financiële kaders, privacy wetgeving en collectieve commerciële belangen.

3

2. Algemeen doel Datahub: kenniscentrum toerisme-recreatie Een toeristisch-recreatief kenniscentrum voor Limburg, waarbinnen overheden, ondernemers en onderwijsinstellingen integraal samenwerken. Vanuit dit kenniscentrum kunnen we toerisme en recreatie in Limburg meer sturen vanuit (big) data, een beleid voor bestemmingsmanagement ontwikkelen en zo bijdragen aan toerisme en recreatie in balans, zijnde een duurzame, toekomstbestendige en weerbaardere sector. Het streven is dat in het kader van de brede welvaart alle inwoners kunnen profiteren van de aantrekkingskracht van Limburg als populaire toeristische bestemming en overdruk in bepaalde regio’s zoals het Heuvelland voorkomen wordt. Daar dreigt het draagvlak voor het toerisme af te nemen als de overlast niet afneemt. Door het periodiek monitoren van de impact van het toerisme op de brede welvaart kan hier door overheden op gestuurd worden en de positieve impact van het toerisme vergroot worden, waarbij alle regio’s in Limburg zoveel mogelijk meeprofiteren. Referentie is het rapport Waardevol Toerisme uit 2018 van de Raad van de Leefomgeving. De inzichten zullen meegenomen worden in de ontwikkeling van beleid voor bestemmingsmanagement.

Het kenniscentrum groeit toe naar drie onderdelen: Kennisknooppunt > Centraal punt waar data worden verzameld, gerubriceerd, waar allianties worden gesmeed, methodieken worden bekeken en cross-overs in data worden onderzocht en gebruikt. Kenniswerkplaats > Het structureel en duurzaam monitoren en onderzoeken van data middels het dashboard, op een aantal niveaus: bezoekersmonitor, bedrijvenmonitor, draagvlak/bewonersmonitor en concrete programmalijnen. Kennispodium > Op deze plaats vindt ook de interpretatie en doorvertaling van deze data plaats naar sectoren en regio’s. Inclusief advies en overdracht. Doel operationeel: verzamelen van relevante data en een structurele databorging • Verduurzamen, innoveren en vermarkten van de gastvrijheidseconomie in Limburg ten behoeve van een evenwichtige ontwikkeling van het toerisme in Limburg en dit meer in balans brengen met haar omgeving. • Verkenning uitvoeren naar het ontwikkelen van een draagkrachtanalyse (naar model van de Raad voor de Leefomgeving, met onderlegger studie Celth/CBS/NBTC) als onderlegger voor het ontwikkelen van beleid voor bestemmingsmanagement. • Het bevorderen van het inzicht in onderlinge relaties tussen betrokken deelsectoren (gasten, horeca, Leisure, zorg, etc.). • Het meten van effecten van o.a. innovaties van het bedrijfsleven.

• Limburg kan extra gasten uit binnen- en buitenland aantrekken, zodat de waarde toeneemt en de gastvrijheidseconomie substantieel en structureel een bijdrage levert aan de werkgelegenheid en het welbevinden in Limburg. • Investeringen zijn inzichtelijk en beter voorspelbaar en landen op de juiste plek met oog voor haar omgeving. Dit helpt organisaties, ondernemers en overheden in het maken van keuzes en het voorspellen van rendement van de investeringen.

4

3. Het doorlopen proces Samen met Provincie Limburg, de 31 gemeenten in Limburg, de branches en SVL is de afgelopen periode door het Public Services Lab/ VNG een verkenning doorgevoerd naar diverse aspecten van dit kenniscentrum. Over de volgende aspecten zijn standpunten ingenomen, dan wel visies bepaald: a. b. c. d. e.

De informatiebehoefte De stakeholdersanalyse De beschikbaarheid van informatie De te hanteren uitgangspunten De kaders waarbinnen moet worden gewerkt

De hiervoor genoemde (stand)punten worden hierna nader beschreven: a. De informatiebehoefte Er is geïnventariseerd welke overall informatiebehoefte er leeft bij de overheden, de branches en de DMO’s. Het onderstaande overzicht geeft een eerste indruk van de informatiebehoefte. Tijdens de eerste fase van de Datahub (zie verderop) wordt onderzocht op welke onderdelen uit de informatiebehoefte tegen welke kosten antwoord gegeven kan worden. Dit hangt immers af van de nog nader te onderzoeken beschikbaarheid en kosten van de data. Besloten is daarbij dat de focus in de eerste periode van de Datahub Limburg zal liggen op het Aanbod en op de Draagkrachtanalyse. Afhankelijk van de uitkomsten van het nadere onderzoek in de pré-operationele fase (zie hoofdstuk 5), dient besluitvorming plaats te vinden over datgene wat de Datahub Limburg feitelijk (que verdieping) binnen de onderdelen Aanbod en Draagkrachtanalyse kan aanbieden. Generieke informatiebehoefte: Aanbod:

Vraag:

Verblijfs- en dagrecreatie per gemeente (voor zover mogelijk) • Typen (verblijfssectoren, attracties, events, horeca) in ruimte en tijd • Capaciteit, doelgroepen, werkgelegenheid • Ontwikkelingen/verschuivingen • Routes • Natuurgebieden • POI’s (monumenten, sport e.a.)

Bezoekers verblijf, dag, recreant: • Aantal, herkomst, omvang, spreiding, type, doelen • Activiteiten, bestedingen • Near realtime gebruik routes/wegen/paden • Impact van toerisme en recreatie op het (economisch-maatschappelijk) bestel van Limburg

Bezettingsgraad • Hotels, camping’s, B&B’s, boten, Groepsaccommodaties, e.a. • Nachten en verblijfsduur in ruimte en tijd

Trendanalyse (subjectief en objectief) • Trends en prognoses in vrijetijdsgedrag • Analyse aansluiting op status quo en ontwikkelingen in Limburg • Thema’s

Doorvertaling data: Aansluiting op beleid • Draagkrachtanalyse (model Raad voor de Leefomgeving) • Duurzame transitie sectoren

5

• •

Innovatie binnen sectoren Sluit het aanbod aan bij ontwikkelingen en omgeving

Waarde bepalen • Benchmark met andere regio’s • Meten effecten campagnes • Is de positionering passend bij doelgroepen

6

b. Stakeholdersanalyse Sturen en beslissen: Aannemer & uitvoerder Kennisinput en kennispartner

Kennis klanten (betaald en onbetaald)

Provincie Limburg Gemeenten SVL/ DMO’s, samen met bijv. Smart Services Campus (i.o. SVL) O.a.: Onderwijs (o.a. Zuyd, OU, UM) MKB Limburg, LWV en LIOF Landelijke Data Alliantie Data leveranciers Centrummanagementorganisaties Branches: HISWA-RECRON & Koninklijke Horeca NL Natuur-en terrein beherende organisaties (NBO/TBO’s) Individuele toeristische ondernemers Limburg O.a. Provincie Gemeenten Ondernemers(organisaties) Maatschappelijke organisaties Banken Pers Landelijke en internationale partners i.k.v. o.a. benchmark Onderwijs

c. Informatiebeschikbaarheid De Datahub zal putten uit verschillende bronnen (betaald en onbetaald). Onderstaand een nog niet compleet overzicht van partijen en de aldaar aanwezige data/info. In de eerste fase van de Datahub (zie verderop) volgt nader onderzoek naar de feitelijke én relevante content die deze en mogelijk ook andere partijen beschikbaar stellen op de prioritaire informatieonderdelen Aanbod en Draagkrachtanalyse evenals de kosten die samenhangen met het gebruik en de eventuele verrijking van deze data: Marktaanbod

Marktvraag

Markteffecten

KVK/E’til/Locatus: Accommodaties: type/locatie/banen Locatie: dagrecreatie/horeca/retail BsGW (Belastingsamenwerking): Overnachtingen per locatie. Idealiter: realtime via 1 nachtregister. BAG/ Kadaster: Locaties aanbod Landelijke Data Alliantie Gegevens OTA’s (scraving) Gebruik OV

LDA (Landelijke Data Alliantie) Bezoekers NL Leeftijd, inkomen, huishouden Leefstijl Bezoek, activiteiten, bestedingen, overnachtingen SIT (Statistiek Inkomend Toerisme) Bezoekers BE, DE, etc. Motivatiedrivers: bijv. leefstijlen

CBS Trendrapportage : BRP KVK/ LISA : Banen: horeca, verblijf en dagrecreatie Indirecte werkgelegenheid (LISA) Banken: trends o.b.v. pinbetalingen Toeristische bedrijven: prognoses DMO’s: positionering, campagnes Media monitoring: wat vinden gasten van de activiteiten, de ondernemers en het gebied dat ze bezoeken?

7

Trends Datalab NECSTOUR UNWTO Horwarth Nationale partijen

Telecombedrijven: near realtime bewegingen Locatieapps SoMe

Doorontwikkeling

Doorontwikkeling

Doorontwikkeling

Doorontwikkeling

Doelgroepen van de marketing van Limburg

App-data: locatie, spreiding Leefstijlvinder Koopstromenonderzoek

Belevingsonderzoek (periodiek) Type banen Koopstromenonderzoek

Trendoverzicht voor Limburg

d. Uitgangspunten Leefomgeving in balans

Beschikbaarheid & overdraagbaarheid en daarmee de bruikbaarheid

De data moeten (ook) inzicht bieden in de wijze waarop toerisme en recreatie in Limburg in balans zijn of kunnen worden met hun leefomgeving. Referentie is het rapport Waardevol Toerisme uit 2018 van de Raad van de Leefomgeving. Celth heeft hier reeds een eerste onderzoeksopzet voor gepresenteerd. Uitgangspunten: De data zijn geanonimiseerd, betrouwbaar, actueel (continu) en toegankelijk. De data zijn zo veel als mogelijk toepasbaar voor benchmarking met andere regio’s in NL De data(bewerkingen) zijn zoveel als mogelijk open source. De data zijn gezamenlijk eigendom van de financiers (inbreng geld) en de organisatie SVL (inbreng T&R kennis).

De onderstaande aspecten worden nog nader bekeken. Ze zijn namelijk afhankelijk van de uitkomsten zoals deze uit het nadere onderzoek (fase één, zie verderop) voortvloeien. Kosten

Toegankelijkheid

Rendabel: efficiency Kosten-baten balans betrokkenen Duurzaam borgen bij financiers Data als grondstof voor nieuwe inzichten (besparing) Pay-per-use voor gebruikers Performance Gebruiksvriendelijk/laagdrempelig Bewezen technologie Schaalbaar, beheersbaar, open source standaarden Mogelijkheid tot benchmark met andere bestemmingen

8

e. De kaders waarbinnen wordt gewerkt In de eerste fase van de Datahub (zie verderop) worden ook de juridische en organisatorische aspecten nader onderzocht. Deze zijn namelijk afhankelijk van de keuzes die voortvloeien uit de analyse van de informatiebehoefte, de informatiebeschikbaarheid en de uitvoeringspartners waar de samenwerking mee wordt aangegaan. In die eerste fase worden de volgende zaken nader uitgewerkt: Juridisch

Organisatorisch

• • • • • • • •

Toetsing via juristen, ethiek via IIAMA Voldoen aan privacywetgeving AVG Impact van Omgevingswet en Archiefwet Dataclassificatie (vertrouwelijkheid) Data versleutelen ivm datalekken Bepalen van passende entiteit Zorg voor exit-overeenkomst Voorkom vendor lock-in

• • •

Eigenaarschap/zeggenschap over data bij financiële founding partners Dataspecialisten: duiding data, beheer, beveiliging Klein beginnen: eenvoudige governance

9

4. Organisatiemodel Datahub binnen SVL Uit een quick scan van enkele voorbeelden van datahubs, zowel nationaal (Marketing Oost, Kenniscentrum Kust) als internationaal (Toerisme Vlaanderen) blijkt dat het ‘onderbrengen’ van de Datahub bij de SVL potentieel goed kan werken. Dit omdat de vier Limburgse DMO’s die binnen SVL opereren nu al de plek zijn waar veel toeristische kennis samenkomt. Bovendien zijn de DMO’s van nature de linking pin tussen de diverse stakeholders waar de Datahub in de toekomst mee gaat/moet samenwerken. Te denken valt aan overheden, ondernemers, burgers, cultuur, sport, evenementen, maatschappelijke organisaties e.a. De directie van SVL heeft tijdens haar directieoverleg van 18 april 2023 besloten dat zij de Datahub binnen haar organisatie wil opnemen. Tijdens de eerste fase van de Datahub zal de wijze van organisatorische invulling nader worden onderzocht en uitgewerkt. Mede ook na gesprekken met de voornoemde nationale en internationale voorbeelden.

5. Fasen Datahub Limburg Onderstaand volgt een generiek overzicht van de fasen ter realisatie van een Datahub Limburg: -

Initiatiefase. Streven is afronding in juni 2023. o Brainstormsessies onder leiding van VNG: afstemming over doel project, gewenst resultaat en mogelijkheden. Uitgevoerd i.s.m. met gemeenten, provincie, branches en DMO’s (gereed). o Schrijven concept projectplan (gereed). o Bepalen juridisch model opdrachtverstrekking richting SVL en toekomstige verantwoording zijdens SVL naar opdrachtgever(s). o Vaststellen projectplan. o Schrijven college/raadsstuk. o Besluitvorming gemeenten en Provincie. o Opdrachtverstrekking SVL en via SVL aan Brightlands. ➢ 1e besluitvormingsmoment. Bestuurlijk go of no-go Datahub Limburg.

-

Pré-operationele fase (vanaf besluitvorming colleges B&W en GS, doorlooptijd 6 maanden) o Analyse inhoudelijk en organisatorisch. Hoe gaan we de governance vormgeven en hoe blijven overheden betrokken. Zie toelichting onder hoofdstuk 7 (SVL). o Analyse technisch (zie hoofdstuk 7). Bepalen functioneel ontwerp en technisch ontwerp (Brightlands). o Opstellen programma van eisen inrichting Datahub en dashboard met implementatie huidige infra InLimburg (Brightlands). o Kostenoverzicht en organisatiestructuur (SVL). o Eigenaarschap en beveiliging data beschrijven. o Oplevering operationeel plan Datahub Limburg (SVL). ➢ 2e Besluitvormingsmoment. Ambtelijk gemeenten/Provincie bijsturen op inhoud

-

Ontwikkel- en uitvoeringsfase (duur afhankelijk van keuzes uit de pré-operationele fase) 10

o o o o o

Stapsgewijs bouwen en vullen Datahub met dashboard. Periodiek bespreken 1e conceptresultaten met stakeholders, mogelijke uitbreiding schil stakeholders. Pilot presentatie. 1e bredere uitnodiging richting grotere kring stakeholders voor gedragen resultaat. Uitrol communicatie B2B. ➢ 3e Besluitvormingsmoment. Ambtelijk gemeenten/provincie bijsturen op inhoud

-

Implementatiefase o Vervolgstappen, eventueel bijstellen strategie en communicatie

6. Financieel & juridische vorm opdrachtverstrekking Financieel Voor het dataportaal Toerisme Limburg is de volgende begroting opgesteld:

Hierbij zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: -

Er is in 2023 een pre-operationele fase van 6 maanden ingelast voor verdiepende onderzoeken die nodig zijn om te kunnen starten met de ontwikkelfase. ingevoerd verwerkt, alsmede de financiering hiervan.

-

Als gevolg van de pre-operationele fase verschuift de periode van ontwikkeling en exploitatie ook met een half jaar. Totale projectduur wordt 4,5 in plaats van 4 jaar. Als gevolg hiervan zijn ook de kosten voor ontwikkeling en exploitatie opgeschoven.

-

Het impulsbudget van NBTC ad € 35.000,- wordt toegekend.

-

Bijdrage van de Provincie Limburg bedraagt € 125.000,-

-

Er zijn 31 deelnemende gemeenten. 11

-

Er is geen rekening gehouden met eventuele financiële risico’s (zie hoofdstuk 8 “Risico’s en mitigerende maatregelen”).

Juridisch Uit te werken door de gemeenten en de Provincie Limburg -

Vormgeving opdrachtverstrekking aan SVL. Convenanten Visit ZL als kader.

-

Uitwerking meerjarige opdracht en de wijze waarop de geldstroom is gegarandeerd. Qua indexering CPI index CBS opnemen in collegevoorstel en in convenant om een eventuele inflatie op te vangen.

-

Betalingstermijnen (voorstel volledige bedrag start boekjaar).

-

Het toetsingskader en de output waarop wordt gestuurd, volgt uit de pré-operationele fase. Hetzelfde geldt voor de wijze waarop de opdrachtgevers bij de uitvoering worden betrokken.

-

Benoemen beschikbare bedrag voor de komende 4,5 jaar.

7. Pré-operationele fase Datahub Limburg Vóór de operationele start van de Datahub Limburg is er eerst een pré-operationele fase van ca. zes maanden. In deze periode wordt een nadere analyse doorgevoerd evenals een nadere definiëring van 3 aspecten: de Datahub Limburg inhoudelijk, organisatorisch en technisch. De analyse van de inhoudelijk en organisatorische aspecten wordt uitgevoerd door SVL en bevat: • Analyse van reeds bestaande Datahubs van andere DMO’s met SWOT. • Toetsing informatiebehoefte op basis van beschikbare data met kosten van belangrijk naar minder belangrijk (waar liggen de zwaartepunten). Met focus op Aanbod en Draagkrachtanalyse. • De beschikbaarheid van informatie en hun kosten. • De doorvertaling naar de uitgangspunten. • De marktanalyse van softwareproducten met een programma van eisen en kosten (zwaartepunt van de werkzaamheden door de Brightlands Public Services Lab, zie onderstaande overzicht). • Doorvertaling naar de kaders waarbinnen moet worden gewerkt. • De juridische en personele organisatie van de Datahub. • De begrote meerjaren exploitatie. De analyse van de technische aspecten van de Datahub Limburg word uitgevoerd door de Brightlands Public Services Lab en bevat: • • •

Marktanalyse: uitgebreid onderzoek naar de huidige softwareproducten in de markt, hun belangrijkste functies, voordelen en nadelen. Stakeholderanalyse: belanghebbenden identificeren (zoals eindgebruikers, management en IT-afdeling) en hun behoeften en verwachtingen met betrekking tot het softwareproduct inventariseren. Dit helpt ons bij het opstellen van een programma van eisen. Programma van eisen: Op basis van de input van de belanghebbenden het opstellen van een gedetailleerd programma van eisen op, inclusief functionele en niet-functionele eisen, gewenste integraties, beveiliging, schaalbaarheid en andere belangrijke aspecten van het softwareproduct.

12

• • •

Kosten-batenanalyse: een kosten-batenanalyse uitvoeren om de financiële haalbaarheid van het project te beoordelen en te bepalen of het gunstiger is om een bestaand software product aan te schaffen (voorbeeld Overijssel) of om een nieuw product te ontwikkelen. Besluitvorming: op basis van de marktanalyse, de stakeholdersanalyse, het programma van eisen en de kostenbatenanalyse advies opstellen voor de opdrachtgevers in de passende oplossing en de daarbij horende financiering. Voorstellen doen voor toekomstbestendige ‘systemen’ die aldus gereed zijn voor nieuwe (voorspellende) technieken.

8. Risico’s en mitigerende maatregelen Elk project kent risico’s. Belangrijk is de risico’s tijdig te onderkennen en hieraan zogenaamde beheersmaatregelen te koppelen om deze risico’s zoveel mogelijk te voorkomen dan wel te mitigeren mochten ze zich onverhoopt voordoen. De risico’s die we voor het project Dataportaal Toerisme Limburg onderkennen en de bijbehorend beheersmaatregelen zijn in het volgende overzicht weergegeven: Nr.

Risico

Mogelijke oorza(a)k(en)

Beheersmaatregel(en)

1

Financieel: Budget ontoereikend

1. In de begroting een post van 5% te reserveren voor onvoorziene omstandigheden. 2. Ambities bijstellen en/of fasering oprekken. 3. Rapporteren op het moment dat zich dit voordoet en begroting bijstellen.

2

Politiek: Samenwerking onder druk

3

Tijd: Planning wordt niet gehaald

Onvoorziene substantiële kostenstijging als gevolg van externe factoren zoals bijv. energiecrisis of krapte op de arbeidsmarkt, prijsstijgingen van materialen en diensten of hoge prijzen voor verkrijging van / toegang tot datasets. Onvoldoende draagvlak van één of meer partijen kan de samenwerking onder druk zetten. Andere/nieuwe politieke ambities kunnen leiden tot andere belangen en prioritering van inzet van mensen/middelen. Dit kan tevens financiële risico’s en/of planningsrisico’s tot gevolg hebben. Capaciteitsproblemen bij stakeholders en/of aanleverende partijen van producten of diensten of leveringsproblemen van bepaalde producten kunnen het project aanzienlijk vertragen. Dit kan tevens financiële risico’s veroorzaken.

4

Kwaliteit:

Mogelijke oorzaken:

13

1. Baten (kwalitatief en kwantitatief) goed onder de aandacht brengen en houden van de diverse bestuurders/directies van stakeholders. 2. Resultaten snel zichtbaar maken en middels inspirerende informatiesessies/demonstratiesessies de voortgang periodiek laten zien. De volgende maatregelen zorgen ervoor dat eventuele vertragingsrisico’s zo vroeg mogelijk worden opgespoord: 1. Een strakke regie en sturing op de uitvoering van de planning en de mijlpalen; 2. Evaluatiemomenten per stap en per fase; 3. Afspraken over communicatie- en overlegmomenten, en over escalaties. 1. Doelen en resultaten (per fase) eenduidig en helder vastleggen;

Beoogde kwaliteit wordt niet behaald

-

-

-

Uitkomsten of producten voldoen niet aan verwachtingen (Verborgen) gebreken /beperkingen van het systeem komen pas later aan het licht. Deze kunnen technisch en/of functioneel van aard zijn. Datakwaliteit (betrouwbaarheid, actualiteit, beschikbaarheid) is onvoldoende.

2. Verwachtingen goed afstemmen en vastleggen (per fase); 3. Vervolgens per stap de resultaten toetsen, ijken aan de doelen en verwachtingen; 4. Signaalfunctie als verplichting invoeren en niet wachten op evaluatiemomenten; 5. Contractueel vastleggen hoe om te gaan met (verborgen) gebreken/beperkingen. 6. Met aanleverende partijen van data afspraken vastleggen over beschikbaarheid en kwaliteit van data; 7. Afspraken maken over data governance, verantwoordelijkheden beleggen voor elk onderdeel van data governance (zie onderstaand schema).

Schema: onderdelen data governance

14