Opmerkingen PAL tav dit agendapunt

8b. Toerekening ambtelijke uren / interne memo Wij twijfelen niet aan de wettelijke grondslag om een en ander toe te passen vanuit de voorschriften van het BBV (art.63, lid 3), maar het gaat ons om de toepassing van dit voorschrift in concrete gevallen en om de manier van verantwoorden (het hoe ?). Thans wordt het systeem van tijdschrijven enkel voor personen met de functie van projectleider toegepast. U kunt toch ook voor alle projectleiders kiezen voor doorbelasting op basis van werkelijke uren. Op deze manier krijgt U een reëel beeld van de aan ieder project toe te schrijven uren, dus op basis van nacalculatie. De ambtelijke uren op basis van voorcalculatie toerekenen aan projecten is voor ons min of meer natte vinger werk, als U (nog) niet kunt beschikken over reële indicatoren. Een systeem van tijdschrijven geeft U tenminste op de lange termijn een beter inzicht in het te benaderen aantal werkelijk bestede uren. Op basis van voorcalculatie bent U juist niet in staat om makkelijk in te schatten of deze raming wordt gehaald en tijdig bijstellen kunt U al helemaal niet.

Op basis van welke indicatoren kunt U eventueel bijstellen, over welke reële gegevens beschikt U om bij te stellen of te corrigeren? Bijstellen op basis van voorcalculatie is nu eenmaal een utopie, dit gebeurt waarschijnlijk helemaal nooit! Op basis van welke afwegingen/gegevens kunt U bijstellen als U niet over de noodzakelijke basisgegevens kunt beschikken? Hoe worden steekproefsgewijs de geschreven uren gecheckt met de voorcalculatie en bij grove afwijkingen (hoe wordt dit geconstateerd?) dient een bijstelling (hoe?) te worden gedaan. Een en ander is onmogelijk uit te voeren zonder de beschikking over voorafgaande basisgegevens en gestandaardiseerde objectieve indicatoren. Als deze gegevens er niet zijn wordt het al gauw natte vinger werk-calculatie is onze mening. Hierbij wordt nog opgemerkt dat bij externe projecten vanaf nu ook de uren van de andere medewerkers/niet projectleider worden doorbelast aan een project. Deze actie wordt nog moeilijker als U niet over de nodige gegevens van tijdschrijven beschikt van alle betreffende medewerkers. Naar wij moeten aannemen geschiedt alles voor de andere medewerkers ook op basis van voorcalculatie, dit wordt echter niet expliciet medegedeeld in Uw memo.

Met betrekking tot de hantering van de systematiek van voorcalculatie kunnen wij in principe instemmen, onder de voorwaarde dat de voorcalculatie naderhand wordt gecorrigeerd door de werkelijke nacalculatie van de bestede uren op basis van urenverantwoording door alle betrokken medewerkers. Voor wat betreft de fietsbrug pleiten wij voor het stopzetten van alle ambtelijke capaciteit aan te besteden uren door welke medewerker dan ook. Als U dit project stopzet kan de ambtelijke capaciteit nuttiger worden ingezet in beter realiseerbare projecten, zonder verlies van inzet van ambtelijke uren.

Aan Uw conclusie tenslotte ontbreekt een onderdeel en dat is dat U de kosten van inzet van eigen medewerkers baseert op objectief meetbare grootheden/uren. Hiervoor is er maar een instrument geschikt en dat is een manier van tijdschrijven introduceren in Uw organisatie.