(Ongevraagd) advies griffier

Beste raadsleden en commissieleden bestuur en middelen, Het college heeft voor de aanstaande vergadercyclus (commissie BM 1feb23 + raad 14feb23) een voorstel ingebracht tot het instellen van een auditcomité. Ik e-mail nu naar jullie om mijn (ongevraagde) advies te geven om NIET tot het instellen van een auditcomité te besluiten. Mijn redenen zijn drieledig: 1. 2. 3.

Het instellen van een auditcomité vergoot – onnodig – de bestuurlijke drukte. Vergaderingen van het auditcomité vinden in beslotenheid plaats. De commissie bestuur en middelen heeft alle kennis en tijd voor de audittaken.

Ik licht deze drie argumenten hierna toe. Ad 1. Het instellen van een auditcomité vergoot – onnodig – de bestuurlijke drukte In de raadsvergadering van 27mei14 heeft de raad er unaniem mee ingestemd dat het toenmalige auditcomité werd opgeheven. De taken van dat comité werden ondergebracht bij de commissie bestuur en middelen, waartoe in diezelfde raadsvergadering de ‘Verordening op de raadscommissies 2014’ werd vastgesteld. Als redenen voor het in 2014 opheffen van het auditcomité golden: • de toegevoegde waarde van het als auditcomité apart van een raadscommissie bestuur en middelen overleggen weegt niet op tegen de extra belasting van al die leden om in hun drukke agenda drie extra avonden te vergaderen; • de gemiddelde vergaderduur van de commissie bestuur en middelen laat ruimte om de taken van het auditcomité over te nemen. De argumenten van 2014 gelden nu in 2023 nog steeds. Ad 2. Vergaderingen van het auditcomité vinden in beslotenheid plaats In het bij het raadsvoorstel van het college tot instelling van een auditcomité overgelegde concept van een ‘Verordening auditcomité gemeente Leudal 2023’ staat in artikel 9 ‘De vergaderingen zijn niet openbaar’.

In de afgelopen 9 jaren heeft de commissie bestuur en middelen haar audittaken in alle openbaarheid verricht: de commissievergaderingen zijn toegankelijk voor het publiek en die commissievergaderingen worden intussen al enkele jaren gestreamd waardoor ze live zijn te volgen via internet + ook achteraf via dat internet zijn te raadplegen. Die openbare wijze van vergaderen heeft tot nu toe geen problemen opgeleverd met het door de commissie vervullen van haar audittaken. En, als er al een keer een reden voor het in beslotenheid vergaderen zou zijn geweest of er zouden redenen zijn om als commissie geheimhouding op te leggen op informatie over auditachtige zaken dan heeft die mogelijkheid altijd al bestaan. Ad 3. De commissie bestuur en middelen heeft alle kennis en tijd voor de audittaken De leden van de commissie bestuur en middelen worden door de fracties aangewezen waarbij die commissieleden veelal affiniteit hebben met onder andere financiële en auditzaken. Dus de benodigde kennis is al in die commissie aanwezig, waarom zou je dan leden in een auditcomité benoemen? De commissie bestuur en middelen vergadert minimaal 8 keer per jaar. Haar gemiddelde vergaderduur bedraagt zo’n anderhalf uur tot een uur en drie kwartier, steevast het kortste van de drie raadscommissies.

De audittaken bij die commissie weghalen betekent dat de commissie nog korter gaat vergaderen terwijl van de andere kant auditcomitéleden (die naar verwachting ook commissielid bestuur en middelen zijn) op separate avonden naar het gemeentehuis dienen te komen voor auditcomitévergaderingen.

MIJN ADVIES Ga niet akkoord met het instellen van een auditcomité. HOE NIET AKKOORD GAAN? Het raadsvoorstel van het college ‘Vaststellen Verordening auditcomité gemeente Leudal 2023’ wordt, de commissie bestuur en middelen in haar vergadering van 1feb23 gehoord, normaal gesproken opgenomen in de raadsagenda van 14feb23. Voorlopig staat dat als agendapunt 10 bij de raadsstukken van 14feb23. Maar, let op: bij het daaraan voorafgaande agendapunt 9 van de raadsvergadering ligt nog een ander raadsvoorstel van het college voor geheten ‘Vaststellen Controleverordening gemeente Leudal 2023 + Vaststellen Financiële verordening gemeente Leudal 2023’.

In het concept van die ‘Controleverordening gemeente Leudal 2023’ komt al drie keer ‘het auditcomité voorbij’: ➢ artikel 2, tweede lid: ‘Het auditcomité, bestaande uit vertegenwoordigers van raad en college, bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.’ ➢ Artikel 4, derde lid: ‘Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en het auditcomité van de raad, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris/ algemeen directeur, de (concern-) controller en de senior adviseur financiën’; ➢ Artikel 7, derde lid:’ De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde) auditcomité.’ Indien de gemeenteraad het met mijn advies eens is om géén auditcomité in te stellen dient door minimaal één raadslid (of fractie) bij het agendapunt 9 een amendement te worden ingediend om de nieuwe controleverordening gewijzigd te krijgen vastgesteld. Om het jullie gemakkelijk te maken heb ik bij deze e-mail een conceptamendement gevoegd, die hoeft door dat raadslid dat dat wil oppakken tot het zijne of het hare te worden gemaakt en in de raadsvergadering van 14feb23, bij agendapunt 9, al dan niet met collega-raadsleden tezamen, te worden ingediend.

Indien dat amendement bij agendapunt 9 wordt aangenomen dan zijn er bij het aan de orde komen van agendapunt 10 ‘Vaststellen Verordening auditcomité gemeente Leudal 2023’ twee wijzen van behandeling: Óf de raad besluit dat agendapunt 10 niet meer te behandelen Óf de raad besluit, zonder beraadslaging’ het raadsvoorstel tot instelling van een auditcomité te verwerpen. In de commissievergadering bestuur en middelen van 1feb23 kunnen de commissieleden de portefeuillehouder zo nodig nog bevragen n.a.v. mij advies. Wim Cornelissen Griffier.