Nieuwsbrief aan raadscommissie Bestuur & Middelen, februari 2022

Nieuwsbrief 22 februari 2022 Online bekijken

Beste {{Voornaam}} Vanaf april 2021 ontvangt u per kwartaal een nieuwsbrief met als doel om u als raads- en commissielid op hoofdlijnen te informeren over actuele ontwikkelingen en informatie over bedrijfsvoering, organisatie, dienstverlening en de uitvoering van de motie “strakker sturen” (motie 4.2 van Fracties Samen Verder, Ronduit Open en D66). De nieuwsbrief wordt op de agenda van de commissie B&M geplaatst. Hiermee wordt voldaan aan de motie om per kwartaal aan de raad te rapporteren over de stand van zaken.

In deze nieuwsbrief

Wet kwaliteitsborging in de bouw

Zelfevaluatie BRP en reisdocumenten

Kwaliteitsdenken

Hybride werken

Social intranet

Volop aan de slag in aanloop naar de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen We bereiden ons voor op de veranderende werkzaamheden voor vergunningverlening, toezicht én handhaving in de bouw per 1 juli 2022. Dit doen we door onze processen daarop aan te passen én te oefenen met de nieuwe werkwijze. Wat is het doel van de nieuwe wet? Bewoners en gebruikers willen kwalitatief goede gebouwen. De overheid wil meer toezicht en controle in de bouw, zodat bouwers zich aan de geldende kwaliteitseisen houden. De wet Kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) gaat hiervoor zorgen. Belang voor de gemeenteraad De gemeente blijft verantwoordelijk voor het toezicht op de bestaande bouw en omgevingsveiligheid en blijft het bevoegd gezag. Voor de gemeente houdt deze wetswijziging in dat de verantwoordelijkheid van de bouwkwaliteit meer bij de markt wordt gelaten en dat de gemeente zich meer op omgevingsrisico gaat richten. Deze verandering zal ook iets gaan betekenen voor onze leges. De Wkb hangt samen met de invoering van de omgevingswet. De totale doorrekening van die wet moet nog plaatsvinden. Zodra daarover meer duidelijkheid bestaat, zullen we uw raad informeren hoe we met de leges om zullen gaan. Wij zijn blij u te kunnen informeren dat wij deze processen integraal beschouwen en wij ons samen gedegen voorbereiden op deze nieuwe wet.

Wat gaat er veranderen per 1 juli 2022? Op 1 juli 2022 treedt de Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) in werking. Hierdoor verandert de vergunningplicht voor bouwwerken. In de vergunningplicht wordt een knip aangebracht tussen de ruimtelijke component (toets aan omgevingsplan en -veiligheid) en de bouwtechnische component voor bouwwerken in gevolgklasse 1. Voor de ruimtelijke component is nog wel een vergunning nodig maar voor de bouwwerken in gevolgklasse 1 geldt alleen nog een meldingsplicht. Dit betreft eenvoudige bouwwerken zoals grondgebonden woningen, vakantiehuizen, bedrijfspanden van 2 bouwlagen, verbouwingen, kleine fiets- en voetgangersbruggen en gebouwen geen gebouw zijnde van max. 20 m hoog.

Er zijn ook uitzonderingen. Voor monumenten, bouwwerken waar een milieuvergunning en/of melding/vergunning brandveilig gebruik of een gelijkwaardigheid van toepassing is, blijft vergunningplicht gelden. Daarnaast verandert met de Wkb ook het toezicht. De toets door de gemeente verschuift naar private partijen (de private kwaliteitsborger) voor de toetsing aan het bouwbesluit en het toezicht op de bouw. De kwaliteitsborger is een onafhankelijke partij die de opdrachtgever/vergunninghouder inschakelt voorafgaand aan en tijdens de bouw. De kwaliteitsborger zorgt voor een borgingsplan en neemt de lokale risico’s mee. Deze controleert de bouw én schakelt de gemeente in indien er strijdigheden met de bouwregels worden geconstateerd. Wat betekent dit voor ons werk? Deze nieuwe wet betekent een wijziging/verschuiving van de soort werkzaamheden van onze medewerkers. Ook van onze externe partners (aannemers/architecten/aanvragers) wordt iets anders verwacht. De technische toets door de gemeente vervalt. In plaats van vooraf een compleet bouwdossier in te dienen, wordt er nu alleen een melding gedaan, zonder bouwtekeningen. Ook het toezicht op de technische aspecten door de gemeente vervalt. Deze toetsen worden overgedragen aan een kwaliteitsborger. Voorheen lagen deze 2 taken bij de toezichthouder.

Voorbeelden van veranderingen van rollen zijn: Als bouwtechnische fouten aan het licht komen tijdens de bouw, moet de kwaliteitsborger dit melden bij de gemeente. De toezichthouder kan dan de bouw stilleggen. Uiteindelijk krijgt een opdrachtgever een asbuild-dossier van de kwaliteitsborger en weet deze welke kwaliteit de aannemer heeft geleverd. Voor de markt betekent dit dat de aansprakelijkheid van aannemers ten opzichte van particuliere en professionele opdrachtgevers wordt uitgebreid. Hoe pakken we dit aan? Om goed voorbereid te zijn, zijn we nu al aan de slag met deze verandering in de wet. Onderstaande roadmap geeft een doorkijk naar onze aanpak.

Om ons voor te bereiden op de nieuwe manier van werken hebben we in oktober/november de nieuwe processen in kaart gebracht en hebben alle betrokken medewerkers opleidingen gevolgd (1). Eind 2021/begin 2022 informeren we onze externe partners dat onze processen Wkb-proof zijn en nodigen we hen uit om proefprojecten met ons aan te gaan (2 + 3). Het aangaan van proefprojecten geeft inzicht in en ervaring met het werken met deze wet. Tijdens deze proefprojecten gaan we praktijkervaring opdoen en worden mogelijke knelpunten zichtbaar (4). Door nu al met deze processen aan de slag te gaan, zijn we op 1 juli 2022 klaar om aanvragen onder de Wkb te behandelen (5).

Zelfevaluatie BRP en Reisdocumenten Elke gemeente moet jaarlijks een zelfevaluatie uitvoeren in het kader van de Wet Basisregistratie Personen (BRP) en de Paspoortwet. Ook gemeente Leudal controleert elk jaar of nog gewerkt wordt volgens de huidige wet- en regelgeving en of de bestaande procedurebeschrijvingen hieraan voldoen. Wat houdt zo’n zelfevaluatie in? Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) houdt het hele jaar de kwaliteit van de persoonslijsten in gemeente Leudal bij. Een persoonslijst bevat alle gegevens van burgers die het team burgerzaken bijhoudt. Voorbeelden hiervan zijn gegevens over de burgerlijke staat of het adres waar iemand woont. Het resultaat van deze continue controle wordt meegenomen in de eindbeoordeling van de zelfevaluatie.

BZK selecteert voor gemeente Leudal jaarlijks 50 persoonslijsten die aan een diepgaande controle onderworpen worden. Hierbij wordt dan ook het originele aangifteformulier, akte of andere brondocumenten betrokken.

Alle procedures die worden gebruikt bij het uitvoeren van de Wet Basisregistratie Personen (bijvoorbeeld een verhuizing, een correctieverzoek, verstrekking van gegevens etc.) en bij het uitvoeren van de Paspoortwet (denk hierbij aan het aanvragen van alle mogelijke reisdocumenten, de procedures bij verlies van reisdocumenten of wanneer iemand geen reisdocument mag krijgen) moeten up tot date zijn. Nieuwe wetgeving moet verwerkt zijn in deze procedures. Jaarlijks worden alle procedures hierop gecontroleerd.

Steekproefsgewijs voeren we ook zelf controles uit of in de praktijk ook gewerkt wordt volgens deze procedures. Een voorbeeld hiervan is dat wettelijk is vastgelegd dat de medewerker die de paspoortaanvraag behandelt, niet dezelfde medewerker mag zijn die het paspoort aan de burger uitreikt.

Resultaat zelfevaluatie 2021 Net als voorgaande jaren is ook de zelfevaluatie in 2021 met goed gevolg afgesloten. Zowel in het kader van de Wet Basisregistratie Personen (score gemiddeld 97%) als voor de Paspoortwet (score 100%) voldoet de gemeente Leudal aan de door BZK gestelde eisen. Dit geeft aan dat gemeente Leudal secuur en accuraat werkt en dat eventuele fouten direct worden opgepakt en opgelost. Ook betekent dit dat de procedurebeschrijving bij deze taakvelden goed op orde zijn en juist worden toegepast. Een resultaat waarop team Burgerzaken met recht trots is.

Kwaliteitsdenken In 2022 starten we met het traject Werken aan kwaliteit. Dit doen we met het oog op het project Goed en Tijdig Antwoorden en meer nadrukkelijk om het kwaliteitsdenken (PDCA) en de procesinrichting en -optimalisatie in het algemeen te bevorderen. In 2021 heeft een aanbesteding plaatsgevonden voor het opleiden van medewerkers, het ontwikkelen van een vaste methodiek en het optimaliseren van 9 geprioriteerde processen waaronder behandeling melding openbare ruimte en behandeling van klachten. De gegunde partij start in het voorjaar van 2022 met een quickscan van het zaaksysteem (JOIN) en deze bevindingen vormen de basis voor procesoptimalisatie van de geprioriteerde processen binnen de verschillende afdelingen van gemeente Leudal. Het traject Werken aan kwaliteit is een groeimodel met enerzijds opleidingen op het gebied van kwaliteitsdenken (continu verbeteren) en anderzijds het vrijwel gelijktijdig toepassen van deze kennis bij het beschrijven en optimaliseren van processen. Door te werken met een Leidende Coalitie van medewerkers die het kwaliteitsdenken blijven uitdragen, wordt de kennis in onze organisatie geborgd. De klantwaarde staat bij het herontwerpen altijd centraal. Alle medewerkers worden getraind in kwaliteitsdenken en resultaatgerichte sturing (op afstand) krijgt hierin een centrale rol, dit sluit aan op de motie strakker sturen.

Hybride werken De afgelopen 1,5 jaar hebben we onder invloed van corona en de bijbehorende maatregelen noodgedwongen thuisgewerkt. Dit heeft veel gevraagd van onze samenleving en ook medewerkers en leidinggevenden. Gelukkig zagen we vindingrijkheid, flexibiliteit en creativiteit met als doel de dienstverlening aan onze inwoners doorgang te laten vinden. Medewerkers hebben veelvuldig thuis gewerkt, maar vaak zonder optimale faciliteiten en met het gebruik van eigen middelen. Voordelen thuiswerken Los van de uitdagingen die dit met zich meebrengt, hebben we ook van medewerkers voordelen van het thuiswerken gehoord. Efficiencyvoordelen, betere mogelijkheden vacatures te vullen, versnelde digitalisering en betere werk-privébalans werden o.a. benoemd. In een peiling van de OR gaf 40-60% van de deelnemende medewerkers aan graag meer thuis te willen werken. Toekomst hybride werken In de toekomst willen we dit hybride werken (thuis of op kantoor), optimaal implementeren en faciliteren. Inmiddels zijn een kader, regeling en overeenkomst hybride werken vastgesteld en heeft de OR hierover positief geadviseerd. De zorgplicht van de werkgever heeft hierin een centrale rol. Daar waar we door corona noodgedwongen thuis moeten werken, is de werkgever bij hybride werken verantwoordelijk voor het faciliteren van een veilige en arboproof thuiswerkplek.

Investeringskrediet Momenteel ligt er een raadsvoorstel voor om budgetten die deels onbenut zijn gelaten door Corona, te voteren tot een investeringskrediet hybride werken. Hiermee kunnen we medewerkers faciliteren hun thuiswerkplek goed in te richten. Door de nieuwe CAO krijgen medewerkers straks ook recht op een thuiswerkvergoeding. De projectgroep hybride werken, werkt gefaseerd acties uit. Deze maken de implementatie van hybride werken dit jaar mogelijk in nauw overleg met het MT, de OR en de verantwoordelijk wethouder.

Social intranet Het afgelopen kwartaal zat het project Social intranet in de realisatiefase. Deze fase is vooral een technische fase waarin het Programma van Eisen is opgesteld en de aanbesteding is gedaan. Waarom een social intranet? Het doel is een social intranet dat functioneert als een centrale plek waar de medewerkers van de gemeente Leudal informatie kunnen halen en brengen. Doordat informatie, kennis en onderling contact gemakkelijker toegankelijk zijn, verbetert dit de efficiëntie en snelheid van handelen binnen de organisatie en daarmee ook de klanttevredenheid. Het is ondersteunend aan het hybride werken. Een nieuw social intranet voorziet in de huidige en toekomstige behoeften: gericht en bondig informeren, kennis delen en samenwerken binnen één organisatie. Aanbesteding De aanbesteding is succesvol doorlopen en de opdracht is gegund aan de firma Embrace. De overeenkomst wordt op korte termijn getekend. De gekozen leverancier heeft ruime ervaring met het opzetten van een social intranet voor overheden en andere organisaties, waardoor we gebruik kunnen maken van hun kennis en ervaring. Bouwen en implementeren In januari is het bouwen van het nieuwe intranet van start gegaan. De ambtelijke organisatie is daarbij meegenomen in de mogelijkheden van het nieuwe intranet middels een demo. Er is veel aandacht voor de communicatie en adoptie naar de gebruikers.

De verwachting is dat de organisatie vanaf mei 2022 met een nieuw intranet zal werken.

Gemeente Leudal Leudalplein 1 6093 HE Heythuysen Telefoon: (0475) 85 90 00 www.leudal.nl

Als u geen nieuwsbrief meer wilt ontvangen, kunt u zich hier afmelden. U kunt ook uw gegevens inzien en wijzigen .