Nieuwsbrief #6 tav commissie bestuur en middelen

CONCEPT

Nieuwsbrief #6 juni 2023

Vanaf april 2021 ontvangt u elk kwartaal een nieuwsbrief met als doel om u als raads- en commissielid op hoofdlijnen te informeren over actuele ontwikkelingen en informatie over bedrijfsvoering, organisatie, dienstverlening. De nieuwsbrief wordt op de agenda van de commissie B&M geplaatst. In deze nieuwsbrief: •

Wet open overheid (Woo)

•

Verkiezingen Provinciale Staten en Waterschap

•

Werken aan kwaliteit

•

Zero Based Budgeting

•

Beleid Uitvaart van Gemeentewege

•

Personeelsinformatiesysteem

•

Hybride werken

Wet open overheid Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo is bedoeld om de openheid en transparantie van de overheid te bevorderen en onderhouden. Dit betekent dat ook gemeenten meer informatie uit eigen beweging openbaar en toegankelijk moeten maken. De Woo kent drie hoofdonderdelen: passieve openbaarmaking, actieve openbaarmaking en het op orde brengen van de informatiehuishouding. Passieve openbaarmaking Op grond van de Woo kan iedereen een verzoek om publieke informatie bij een bestuursorgaan indienen. Er worden geen bijzondere eisen aan het Woo-verzoek gesteld; het verzoek is vormvrij. Voor het indienen van een verzoek hoeft niet te worden aangegeven wat het belang daarbij is.

CONCEPT Het proces van de passieve openbaarmaking is in Leudal al ingeregeld. In het eerste kwartaal 2023 zijn 13 Woo-verzoeken ingediend. Ter vergelijking: in 2022 zijn in totaal 50 Woo-verzoeken ingediend en afgehandeld. Actieve openbaarmaking Actief openbaar maken houdt in dat documenten, verdeeld in 11 informatiecategorieën, openbaar worden gemaakt zonder dat daaraan een verzoek ten grondslag ligt. Binnen 14 dagen nadat documenten de status definitief hebben gekregen, moeten deze elektronisch gepubliceerd worden. Oorspronkelijk werd gerekend op publicatie via Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) om daarop documenten te ‘uploaden’. In december 2022 heeft de minister de ontwikkeling van dit landelijke publicatieplatform echter stopgezet en bijgesteld naar een Woo-index. De Woo-index is een verwijsindex met zoekfunctie. Het biedt overzicht van actief openbaar gemaakte documentverzamelingen en ontsluit deze op één plek. Dit betekent dat de gemeente Leudal zelf een plaats moet vinden om documenten online te zetten. De verwijsindex ‘linkt door’. Voor gebruikers is deze vindbaar via www.overheid.nl. Overeenkomstig het advies van de VNG en het Rijk gaat de gemeente Leudal niet wachten op de uitwerking van de Woo-index, maar gaan we alvast aan de slag met de actieve publicatieplicht via een eigen web omgeving met de toepasselijke naam open.leudal.nl.

Twee projectleiders die ook ambassadeurs van de Woo zijn, voeren dit uit met inachtneming van het projectplan actieve openbaarmaking dat in maart 2022 is vastgesteld. Voor deze transitie naar een open overheid staat een termijn van 5 jaar. Informatiehuishouding op orde De Woo verplicht gemeenten om de informatiehuishouding op orde te brengen en hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden. Dit heeft betrekking op weten welke informatie er is en die snel kunnen vinden, gecontroleerd opslaan, meta dateren en vernietigen. De informatiehuishouding is het fundament onder de gemeentelijke dienstverlening. Juiste informatie draagt bij aan een goede en efficiënte taakuitvoering door de gemeente en aan de kwaliteit van publieke dienstverlening. Als de informatiehuishouding op orde is en documenten digitaal toegankelijk zijn, kunnen zowel de openbaarmaking op verzoek (passieve openbaarmaking) als de actieve openbaarmaking soepeler verlopen. Voor de implementatie van dit onderdeel van de Woo staat een wettelijke termijn van 8 jaar. Grootste uitdagingen De grootste uitdagingen met betrekking tot het actief openbaar maken van overheidsinformatie (11 informatiecategorieën) hangen samen met de huidige staat van de informatiehuishouding. Het optimaliseren van de informatiehuishouding is een grote opgave.

De techniek en systemen moeten up-to-date gebracht worden. Ook hebben de processen voor het opstellen van documenten en de juiste archivering hiervan aandacht nodig. Bovendien moeten veranderingen doorgevoerd worden en tegelijkertijd ook al documenten actief openbaar gemaakt worden. Voor een succesvolle implementatie van de Woo is het noodzakelijk dat iedereen in de organisatie zich bewust is van het belang van transparantie en dit in de dagelijkse werkzaamheden uitdraagt door documenten in begrijpelijke taal te schrijven en juist te archiveren. Medewerkers moeten bekend raken met de Woo en zich nieuwe werkwijzen eigen maken. De informatiehuishouding op orde brengen is een complex verbetertraject dat zich niet beperkt tot één discipline. Het is de combinatie van gedrag, processen, organisatie en techniek.

CONCEPT Transitie van analoge naar digitale overheid Het verbeteren van de informatiehuishouding kan geplaatst worden in het kader van de transitie van de analoge naar de digitale overheid en de impact van de verschillende wetswijzigingen die daardoor op ons af komen en als volgt te categoriseren zijn: (1) open en transparant, (2) digitaal zaken doen, (3) duurzame toegankelijkheid en (4) gegevensbescherming. Bestaande structuren moeten worden aangepast om ‘van papier naar digitaal’ over te schakelen en beter om te gaan met (de vindbaarheid en toegankelijkheid van) informatievormen als e-mail en berichten applicaties. We zijn bewust van de opgaven die voor ons liggen. We gaan de uitdaging aan door een variabele inzet van de benodigde expertise in/extern afhankelijk van de fase en ontwikkeling. Stapsgewijs werken wij aan een soepele invoering van de Woo en een verbetering van de dienstverlening. Onze ambitie voor de actieve openbaarmaking voor 2023 – 2024 is vastgesteld op het openbaar maken van de volgend informatiecategorieën: • wet- en regelgeving • organisatiegegevens • raadsstukken • bestuursstukken • Woo-dossiers. De implementatie van de Woo is geen statisch gegeven, maar een dynamisch proces dat nog jaren doorgaat.

Verkiezingen Provinciale Staten en het Waterschap Op 15 maart jl. vond een dubbele verkiezing plaats. Zowel voor de leden van Provinciale Staten als voor het algemeen bestuur van het Waterschap kon een stem worden uitgebracht. Dubbele verkiezingen betekent ook veel dubbel werk. De organisatie van de verkiezingen ligt bij het team Burgerzaken van de afdeling Dienstverlening. In oktober 2022 zijn de voorbereidingen hiervoor gestart. Wet vaststelling verkiezingsuitslagen In de aanloop naar de verkiezingen kregen we te maken met de nieuwe ‘wet vaststelling verkiezingsuitslagen’. Belangrijkste doel van deze wet is het creëren van mogelijkheden om tijdig voor de vaststelling van de uitslag van een verkiezing eventuele (tel)fouten te constateren en op een transparante en controleerbare manier te corrigeren. Hiermee werd direct duidelijk dat deze veranderingen veel invloed zouden hebben op het proces van de verkiezingen. In tegenstelling tot de organisatie van verkiezingen in Coronatijd waren de covid-maatregelen niet meer verplicht. Ook was er bij deze verkiezing slechts 1 verkiezingsdag. Stembureaus Leudal In Leudal konden de inwoners in 23 stembureaus terecht om hun stem uit te brengen. Al deze stembureaus waren bemand door goed getrainde voorzitters en stembureauleden, in totaal ruim 140 personen, waarvan een deel uit onze eigen organisatie kwam.

Voorafgaand aan de verkiezing was hiervoor in de media ongekend veel aandacht. De landelijke politieke situatie zorgde dat de opkomst voor deze verkiezing dan ook ongebruikelijk hoog was. Ruim 60% van de kiesgerechtigden maakte de gang naar het stembureau. In de stembureaus leverde dit de hele dag veel drukte op. Ook na het sluiten van de stembureaus duurde het tellen van de stemmen veel langer dan van te voren verwacht. Dit zorgde voor een onrustige nacht die in veel gevallen erg laat eindigde. Uiteindelijk werden om 4.30 uur pas de spullen van het laatste stembureau bij het verzamelpunt (het gemeentehuis) ingeleverd. Op dat moment konden de laatste medewerkers van burgerzaken en de bodes ook naar huis, om enkele uren later, om 9 uur weer aanwezig te zijn voor de zitting van het gemeentelijk stembureau.

CONCEPT Het gemeentelijk stembureau Het gemeentelijk stembureau is een nieuw orgaan in de wet. Voorheen kon het team Verkiezingen de verkiezing al op de avond zelf zo goed als afsluiten. Dit was nu anders. Tijdens de zitting van het gemeentelijk stembureau op 16 maart werden de processen verbaal die enkele uren eerder in de stembureaus waren opgemaakt, gecontroleerd. Daar waar het proces verbaal daar aanleiding toe gaf, dienden alle stemmen van het betreffende stembureau te worden herteld. Daarna werden de uitslagen van gemeente Leudal pas definitief. Vervolgens heeft team Burgerzaken ook het gehele administratieve, proces afgehandeld. Na 2 lange arbeidsintensieve dagen konden de einduitslagen van Leudal tijdig worden aangeleverd bij de centrale stembureaus. Evaluatie Na afloop van deze verkiezing is landelijk maar ook lokaal veel te doen geweest over de arbeidsintensiteit van de verkiezingsdagen. Zowel van de stembureauleden zelf “Dit nooit meer” als ook van de projectteams verkiezingen van gemeenten kwam veel kritiek richting ministerie en Kiesraad. In evaluatiebijeenkomsten werd onderkend dat de processen als voorgeschreven veel intensiever zijn geweest dan vooraf ingeschat. In de aanloop naar een volgende verkiezing zullen deze vanuit het rijk herzien worden waar dit mogelijk is.

De lokale evaluatie leverde daarnaast nog wat kleine operationele aandachtspunten die zullen worden meegenomen naar de projectvoorbereiding van de volgende verkiezing.

Werken aan kwaliteit Zoals in de vorige nieuwsbrief is vermeld, is in 2022 is het groeimodel Werken aan kwaliteit gestart, waarin een cultuur van slimmer werken en kwaliteitsdenken wordt gestimuleerd. Hierbij is gekozen voor de ‘Lean’ filosofie en methodiek. Het groeimodel bestaat uit een combinatie van opleidingen en concrete procesoptimalisaties binnen de organisatie. Lean leiderschap De Lean Leiderschapstraining is eind 2022 afgerond. Leidinggevenden die hierna zijn gestart in onze organisatie krijgen dit jaar een verkorte versie van deze training aangeboden, zodat zij makkelijk kunnen aanhaken bij het groeimodel. Lean Green Belt In maart zijn 8 medewerkers uit de eerste groep Lean Green Belts geslaagd voor de opleiding en hebben een (internationaal) erkend certificaat ontvangen. Zij zijn als volwaardig Lean Green Belt inzetbaar binnen de organisatie. Zij hebben inmiddels ook al een aantal (werk)processen geoptimaliseerd zoals Behandeling klachten en Jongeren 27+ werkfit. Werkwijze procesoptimalisatie Een Lean Greenbelt faciliteert het proces om op een gestructureerde manier en samen met collega’s te komen tot slimmer werken en verbeteren. Dit gebeurt in een aantal sessies waarin naar optimale klantwaarde, voorkomende verspillingen, oorzaken en tegenmaatregelen wordt gezocht.

Slimmer werken betekent onder meer dat het werk anders wordt ingericht, de informatie of communicatie duidelijker wordt en dat doorlooptijden verkorten. Collega’s die meedoen in de sessies, doen hun Lean basiskennis op via een e-learning Yellow Belt.

Zero Based Budgeting Gedurende de maanden maart en april is gewerkt om zero based budgeting uit te werken voor de 3D’s binnen het sociaal domein. In een intensief traject zijn daarbij de budgetten vanaf 0 opgebouwd op basis van beschikbare informatie en data. Hierbij zijn de budgetten opgebouwd aan de hand van

CONCEPT prijs x aantal (PxQ), beschikbare gegevens van externe partners en historische kosten. Het bestaande beleid is hierbij steeds als basisuitgangspunt genomen. De resultaten van zero based budgeting en de hieruit voortgekomen inzichten, hebben ertoe geleid dat het project over de gehele organisatie wordt uitgerold. Voor de uitgebreide resultaten verwijzen wij u naar de Raadsinformatiebrief (kenmerk LE2023UIT/1037) van 23 mei jl. De intentie is in de loop van 2023 de overige onderdelen van het sociaal domein uit te werken. De komende jaren zullen ook de andere programma’s/organisatieonderdelen met de zero base budgeting methodiek onder de loep genomen worden. De bedoeling is om daarna een terugkerende cyclus te volgen waarin iedere drie jaar de budgetten opnieuw worden opgebouwd.

Beleid Uitvaart van Gemeentewege Sinds december 2022 heeft gemeente Leudal beleid inzake de Uitvaart van Gemeentewege. Er is sprake van een Uitvaart van Gemeentewege wanneer een persoon overlijdt in de gemeente Leudal en er geen nabestaanden zijn die zich over de uitvaart kunnen of willen ontfermen. De gemeente is dan verantwoordelijk voor het regelen van een uitvaart. Dit dient binnen zes werkdagen na overlijden plaats te vinden. Uitgangspunt van ons beleid is dat wij eerst grondig onderzoek doen naar nabestaanden. Zo willen we toch een familielid of nabestaande proberen op te sporen die zich over de uitvaart wil ontfermen. Is dit niet het geval dan organiseert de gemeente Leudal een sobere, doch respectvolle uitvaart in de vorm van een begrafenis. De begrafenis vindt plaats op de algemene begraafplaats van de gemeente. Hierbij mogen een klein aantal vrijwilligers, bekenden en/of zorgmedewerkers aanwezig zijn. De eerste ervaringen met het beleid laten zien dat, ondanks de trieste situatie waarvan sprake is, de respectvolle manier van afscheid nemen, wordt gewaardeerd.

Personeel informatiesysteem In het eerste kwartaal 2023 zijn we gestart met de aanbesteding van het nieuwe personeel informatiesysteem. In dit systeem worden de gegevens van het personeel beheerd, zoals functionele en beoordelingsgegevens maar bijvoorbeeld ook de volledige salarisadministratie. In de eerste week van juni volgen presentaties en een testfase. Alles verloopt momenteel volgens planning. Het nieuwe systeem zal vanaf 1 januari 2024 de huidige pakketten vervangen.

Hybride werken: Sinds januari 2023 ontvingen 160 medewerkers een thuiswerkplek. Hiermee is een belangrijke stap gezet in het implementeren van Hybride werken binnen de gemeente Leudal. Goed werkgeverschap en optimale dienstverlening aan onze burgers blijven de belangrijkste pijlers binnen het Hybride werken. Voor de zomervakantie wordt gestart met het inrichten van 1 Hybride vergaderzaal als proefplaatsing. Hierbij testen we met een gemakkelijker bediening en faciliteiten die zorgen voor een betere beeld- en geluidskwaliteit tijdens Hybride vergaderen. Daarnaast voeren we geluidsonderzoek uit op de verschillende domeinen en evalueren we Hybride werken fase 1. Dit levert nieuwe input voor Hybride werken fase 2, waarbij de verdere doorontwikkeling van Hybride werken binnen de gemeente Leudal en herinrichting van het gemeentehuis centraal staan. Wilt u voorgaande nieuwsbrieven van ons teruglezen? Dan kunt u deze vinden op iBabs bij Commissie Bestuur en Middelen onder nieuwsbrief.