Nieuwsbrief #5 december 2022. over actuele ontwikkelingen en informatie over bedrijfsvoering, organisatie, dienstverlening

CONCEPT

Nieuwsbrief #5 december 2022

Vanaf april 2021 ontvangt u elk kwartaal een nieuwsbrief met als doel om u als raads- en commissielid op hoofdlijnen te informeren over actuele ontwikkelingen en informatie over bedrijfsvoering, organisatie, dienstverlening. De nieuwsbrief wordt op de agenda van de commissie B&M geplaatst. Hiermee wordt voldaan aan de motie om per kwartaal aan de raad te rapporteren over de stand van zaken.

In deze nieuwsbrief: •

Fysiek Omgevingsloket

•

De Omgevingswet: (alweer) uitgesteld!

•

Ondernemersteam Leudal

•

Opvang en inschrijving Oekraïense vluchtelingen

•

Nieuw personeelsinformatiesysteem

•

Nieuw financieel pakket

•

Single Digital Gateway

•

Werken aan kwaliteit

•

Visie op dienstverlening & organisatie

CONCEPT

Fysiek Omgevingsloket Vanaf oktober 2022 kunnen inwoners die hulp nodig hebben bij een aanvraag of het vinden van een bestemmingsplan ook fysiek bij het omgevingsloket terecht. Op dinsdagmiddag hebben we een loket ingericht waar inwoners op afspraak fysiek langs kunnen komen met hun vragen. In het coalitieakkoord is opgenomen dat de communicatie met de inwoners verbeterd moet worden waarbij we speciale aandacht hebben voor inwoners die niet digitaal vaardig zijn. Inwoners met vragen over bestemmingsplannen, (vergunningvrij) bouwen of het indienen van een vergunningaanvraag kunnen via het callcenter telefonisch in contact komen met de frontoffice van het omgevingsloket. Wanneer vragen niet via de telefoon of e-mail beantwoord kunnen worden, kunnen we meteen een fysieke afspraak inplannen. Het is niet nodig om eerst onze website te bezoeken. Uiteraard staat daar wel de informatie over dit loket: https://www.leudal.nl/omgevingsvergunning

De Omgevingswet: (alweer) uitgesteld! Maar we waren er toch klaar voor? De Omgevingswet staat voor een goed evenwicht tussen het benutten en beschermen van de fysieke leefomgeving. Dat gaat niet zomaar. Bestaande wetten worden aangepast, regels worden samengevoegd en gemeenten krijgen meer (beleids)ruimte om een goede (lokale) afweging te maken. Hiermee zou het omgevingsrecht integraler worden, meer ruimte bieden voor maatwerk, besluitvorming sneller en beter gaan én dit alles wordt transparanter voor de inwoners en ondernemers. Om dat allemaal te laten slagen is een goed werkend digitaal stelsel nodig; het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Deze landelijke voorziening werkt (nog) niet (goed). Vanwege de essentiële rol van dit DSO voor het bereiken van de verbeterdoelen en uitvoering van de wet, is de Omgevingswet alweer uitgesteld. En dat is jammer! We waren immers goed op weg om ook op 1 januari 2023 de inwoners en ondernemers goed te faciliteren. Hiervoor hebben wij onze regels in beeld gebracht, vereenvoudigd en opgeschoond. Er is nu één Algemene verordening, waarin de regels over de fysieke leefomgeving (die niet in het bestemmingsplan staan) zijn opgenomen. Medewerkers zijn opgeleid over de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging, processen zijn aangepast en door middel van pilots of proefcasussen wordt geoefend met het werken met de nieuwe wetten.

De software die nodig is om vergunningen en meldingen te kunnen ontvangen en behandelen, is aangeschaft en hiermee wordt al gewerkt. Ook de software voor het wijzigen van een omgevingsplan en het ontsluiten van regels en melding- of vergunningenchecks is werkend. Daarnaast heeft u het afgelopen jaar al diverse besluiten genomen en zal u die nog gaan nemen over instrumenten, bevoegdheden en beleidskaders. Met deze maatregelen wordt (nagenoeg) voldaan aan de minimale eisen waaraan een gemeente moet voldoen op het moment dat de wet in werking treedt. En toch ook opgelucht! Toch zijn we ook opgelucht. Het werken met en in de geest van de Omgevingswet zit namelijk nog niet in ons DNA (ambtelijk, college en raad). Daaraan moeten we samen de komende tijd (hard) gaan werken. Daarnaast geeft het uitstel ons enige ruimte om lastige vraagstukken (bijvoorbeeld leges)

CONCEPT beter in beeld te brengen en te overwegen. Deze tijd is er nu en die benutten wij ook. Dit betekent dat een aantal voorstellen pas volgend jaar aan u worden voorgelegd. We gaan door… Uiteraard gaan we gewoon door. We gaan door met het inrichten of verbeteren van onze werkwijze en processen, het inrichten van instrumenten (Omgevingsvisie, Omgevingsplan, Programma’s) en het vullen van onze softwaresystemen. Op die manier werken wij aan een soepele invoering van de wetten en een verbetering van de dienstverlening. Dit is geen statisch gegeven, maar een dynamisch proces dat, ook na inwerkingtreding van de wet, nog jaren doorgaat.

Ondernemersteam Leudal Gemeente Leudal zet een ondernemersteam in om samen met ondernemers te bouwen aan Leudal. Dit komt voort uit het coalitieakkoord 2022-2026 ‘Samen bouwen aan Leudal,’ waarbij de wens uitgesproken is om het reeds bestaande accountmanagement te versterken. Het ondernemersteam bestaat uit 4 accountmanagers. Zij helpen startende en bestaande ondernemers in Leudal met hun ondernemersvragen waar de gemeente een rol in speelt. Het ondernemersteam is daarmee voor ondernemers het vaste aanspreekpunt binnen onze gemeente. Zij vangen de vragen van ondernemers op en antwoorden snel. Een persoonlijke afspraak kan plaatsvinden op locatie, het gemeentehuis of digitaal op een tijdstip dat de ondernemer het beste past. Daarnaast is het ondernemersteam ook telefonisch bereikbaar op werkdagen van 9 tot 17 uur via het algemene nummer of via het rechtstreeks nummer van de accountmanager. Mailen is uiteraard altijd mogelijk via: ondernemersteam@leudal.nl.

Opvang en inschrijving Oekraïense vluchtelingen Op 1 april 2022 heeft het kabinet het staatsnoodrecht geactiveerd. Onder het staatsnoodrecht kregen burgemeesters de wettelijke taak om zorg te dragen voor de opvang en verzorging van vluchtelingen uit Oekraïne. Om te voorzien in deze taak, heeft de gemeente Leudal de Taskforce Oekraïne in het leven geroepen. In deze taskforce zitten medewerkers van verschillende disciplines, zoals ruimte, samenleving, communicatie en burgerzaken. In de gemeentelijke opvanglocaties worden momenteel 77 personen opgevangen. In de particuliere opvang zijn op 1 december ongeveer 108 personen gehuisvest. De opvang van de Oekraïense vluchtelingen bracht een aantal maatschappelijke opgaven met zich mee. Beginnend met het vinden en gereed maken van de gemeentelijke opvanglocaties van Oekraïense vluchtelingen. Vervolgens zijn ook het verstrekken van leefgeld, inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP), aanmelding bij huisartsen, aanmelding bij het onderwijs, leerlingenvervoer, inenten van kinderen, WMO voorzieningen voor ouderen (zoals een rolstoel en rollator) en het verkrijgen van het bewijs van verblijf, voorbeelden van opgaven waarmee de medewerkers van de taskforce aan de slag zijn gegaan.

Omdat deze werkzaamheden volgend uit het Taskforce moesten worden uitgevoerd naast de reguliere werkzaamheden, heeft dit op onderdelen tot een hogere werkdruk geleid. Zo ook bij het team Burgerzaken. De rol van team Burgerzaken binnen deze Taskforce ligt bij het zo actueel en up to date houden van de BRP. In totaal zijn 220 personen door team Burgerzaken ingeschreven in de BRP. Enkelen van hen zijn inmiddels verhuisd buiten de gemeente.

CONCEPT Registratie van vluchtelingen Personen met de Oekraïense nationaliteit kunnen worden ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) op aangifte van verblijf en adres bij de gemeente waar zij (tijdelijk) verblijven. De gemeente hoeft geen verblijfsrechtelijke toets te doen. Zij hebben rechtmatig verblijf op grond van de Richtlijn Tijdelijke bescherming Oekraïne. De gemeente hoeft niet te onderzoeken of te inventariseren welke verblijfsrechtelijke status precies op deze Oekraïense burgers van toepassing is. Deze Oekraïners hebben in ieder geval rechtmatig verblijf in Nederland. Gegevens die direct bij inschrijving moeten worden geregistreerd Het is van groot belang dat bij het inschrijven van gezinnen (met één of beide ouders verblijvend op één adres) de relaties tussen ouders en kinderen over en weer direct worden vastgelegd. Daarvoor moeten gegevens over een actueel huwelijk of over ouders en kinderen op de persoonslijsten van gezinsleden worden opgenomen. Als deze gegevens niet of niet volledig worden geregistreerd, kunnen problemen ontstaan bij uitvoeringsinstanties, bijvoorbeeld bij het toekennen van toeslagen.

Personeel informatiesysteem De aanbesteding van een nieuw personeel informatiesysteem heeft niet geleid tot de implementatie daarvan per 1 januari a.s. Op grond hiervan is met de huidige leverancier de afspraak gemaakt nog 1 jaar door te gaan met het huidige systeem. We zijn inmiddels gestart met het formuleren van het pakket van eisen voor een nieuwe aanbesteding. Het nieuwe systeem zal met ingang van 1 januari 2024 de huidige pakketten vervangen.

Nieuw financieel pakket Afgelopen jaar is hard gewerkt aan een implementatie van het nieuwe financiële pakket. Dit is niet gelopen zoals verwacht in de aanbesteding. De leverancier kon het implementeren van de verplichtingenadministratie en de adaptie van het nieuwe systeem inclusief opleidingen niet tijdig waarmaken. Hierdoor is de implementatie niet voltooid en is besloten het nieuwe systeem pas op 1 januari 2024 te gaan gebruiken. De komende periode zal worden gebruikt om de laatste onderdelen, in overeenstemming met de aanbesteding te implementeren. Vervolgens zullen we starten met de verdere inrichting van het systeem en het opleiden van medewerkers. Met de leverancier is overeengekomen dat in 2023 met de oude applicatie kan worden doorgewerkt.

Single Digital Gateway De gemeente is sinds november aangesloten op de Single Digital Gateway (SDG). Het doel van de Single Digital Gateway (SDG) is om burgers en bedrijven gemakkelijk toegang te geven tot digitale overheidsdienstverlening in EU-lidstaten. Dat gebeurt met het portaal Your Europe https://europa.eu/youreurope/, ook wel gateway genoemd. Dit is op grond van wetgeving vanuit het Europees parlement (Single Digital Gateway-verordening). Hiermee heeft ook gemeente Leudal de wettelijke verplichting gekregen om onderdelen van de verordening uit te voeren vóór 1 januari 2023.

Werken aan Kwaliteit Vanaf het voorjaar 2022 is de organisatie gestart met het groeimodel Werken aan Kwaliteit. Doel van dit leermodel is om slimmer te werken en het kwaliteitsdenken meer onderdeel te laten zijn van onze organisatiecultuur.

CONCEPT Om het kwaliteitsdenken te ontwikkelen binnen de organisatie is gekozen voor de ‘Lean’ filosofie. In Lean staat de klantwaarde centraal waarmee de focus ligt op activiteiten die voor de klant waarde toevoegen en daarmee op het efficiënt inrichten van werkprocessen. Uitgangspunten daarbij zijn het stimuleren van een cultuur van continu verbeteren, klanttevredenheid en medewerkersbetrokkenheid. Twaalf medewerkers hebben inmiddels het theoretisch gedeelte van de Lean Green Belt opleiding afgerond. Zij werken momenteel aan verschillende praktijkopdrachten waarin zij collega’s op een gestructureerde wijze begeleiden bij het verbeteren en slimmer inrichten van hun werk(proces) en het continu blijven verbeteren daarvan. Ook deze collega’s worden middels een e-learning Yellow Belt opgeleid in de basiskennis van Lean werken, de terminologie en de methodieken. Daarnaast kunnen leidinggevenden door een training Lean Leiderschap hun essentiële rol van opdrachtgever bij het verbeteren van werkprocessen goed vervullen. Zo ontstaat een gemeenschappelijke werkwijze in het werken aan kwaliteit. In 2023 zal het Werken aan Kwaliteit met veel enthousiasme verder geïmplementeerd worden. Over de voortgang en de geboekte successen zult u via deze nieuwsbrief geïnformeerd worden.

Visie op dienstverlening & organisatie In mei is gestart met de voorbereidingen om tot een actuele, integrale en gedragen visie op dienstverlening en organisatie te komen. In deze visie wordt duidelijk waarvoor we staan in onze dienstverlening, hoe de ambities uit de strategische visie kunnen worden waargemaakt en wat dat vraagt van onze organisatie. Vanaf de zomer zijn daarvoor een aantal bijeenkomsten georganiseerd om beelden en input van medewerkers op te halen. De laatste en grootste bijeenkomst heeft eind oktober plaatsgevonden. Om alle medewerkers de gelegenheid te geven om hieraan deel te nemen, is die dag het gemeentehuis voor publiek gesloten. Ruim 140 medewerkers hebben actief deelgenomen aan de verschillende gespreksronden en hun inbreng geleverd. Inmiddels is de projectgroep bezig met het verwerken van alle uitkomsten en het opstellen van de visie en het uitvoeringsplan. Begin 2023 zal de visie in concept aan de medewerkers worden voorgelegd. Het is de verwachting dat na verwerking van de reacties daarop de visie en het uitvoeringsplan in het 1e kwartaal van 2023 definitief kunnen worden vastgesteld.

Wilt u voorgaande nieuwsbrieven van ons teruglezen? Dan kunt u deze vinden op iBABS bij Commissie Bestuur en Middelen onder nieuwsbrief.