Nieuwsbrief #2 september 2021

Nieuwsbrief #2 september 2021 Online bekijken

Beste {{Voornaam}} Vanaf april 2021 ontvangt u per kwartaal een nieuwsbrief met als doel om u als raads- en commissielid op hoofdlijnen te informeren over actuele ontwikkelingen en informatie over bedrijfsvoering, organisatie, dienstverlening en de uitvoering van de motie “strakker sturen” (motie 4.2 van Fracties Samen Verder, Ronduit Open en D66). De nieuwsbrief wordt op de agenda van de commissie B&M geplaatst. Hiermee wordt voldaan aan de motie om per kwartaal aan de raad te rapporteren over de stand van zaken.

In deze nieuwsbrief Nieuwe budgethouderregeling Jaarstukken 2020 Proeffase rechtmatigheidsverantwoording succesvol Aanbesteding nieuw financieel systeem Organisatiebreed vervoersplan

Nieuwe budgethouderregeling In de motie “strakker sturen” riep de raad het college op om de budgethouderregeling aan te scherpen. Wat niet uitgegeven wordt, hoeft immers ook niet bezuinigd te worden, is daarbij de gedachte. De concept budgethouderregeling is inmiddels een eerste keer besproken in het college. In september komt het aangepaste voorstel naar het college.

Jaarstukken 2020 - nieuwe werkwijze zorgt voor betere resultaten! Dit jaar was de planning met betrekking tot de jaarstukken anders dan voorgaande jaren. In het kader van strakker sturen is gekozen om eerst de volledige financiële administratie af te handelen, alvorens geschreven is aan de jaarstukken. Dit gebeurde dit keer op 31 december 2020, voorheen was dit pas op 31 januari. Ook is strakker gestuurd op het maken van afspraken met de accountant ten aanzien van de communicatie, aanlevering van de stukken en de planning van de controle. Dit heeft ertoe geleid dat de accountantscontrole dit jaar eerder plaatsvond en het accountantsverslag eerder is ontvangen. Dit was mede mogelijk doordat het schrijven van de jaarstukken efficiënter is verlopen door de verbeteringen in de procesaanpak waardoor alle cijfers beschikbaar waren. Om deze reden waren de jaarstukken dit jaar eerder klaar en in een eerder stadium al van hogere kwaliteit voor interne beraadslaging.

Proeffase rechtmatigheidsverantwoording 2021 succesvol In de vorige nieuwsbrief bent u geïnformeerd over de veranderingen vanaf 2021 aangaande de rechtmatigheidsverantwoording nieuwe stijl. Het management heeft het eerste en tweede kwartaal 2021 aangegrepen om in het kader van ‘Proeffase 2020’ te acteren alsof de nieuwe wetgeving al van kracht is. Dit is parallel gebeurd aan het reguliere proces. Het college heeft parallel aan de reguliere rechtmatigheidsverklaring, afgegeven door de accountant, een rechtmatigheidsverklaring nieuwe stijl ontvangen vanuit het management. Dit heeft het college in staat gesteld om het vergelijk te maken tussen de huidige en de toekomstige situatie. Tevens anticipeert de organisatie voortvarend op aanpassingen in het verantwoordings- en informatieproces. In het eerste en tweede kwartaal 2021 zijn processen en controles bijgesteld om zoveel als mogelijk aan te sluiten bij de ‘rechtmatigheidsverantwoording 2021’. Deze ontwikkeling wordt voortgezet richting de interim controle 2021. Hoewel de wet op grond waarvan de rechtmatigheidsverantwoording verplicht wordt, nog in werking moet treden (waarschijnlijk verslagjaar 2022) blijft (dus) strak gestuurd worden op deze processen zodat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording soepel kan verlopen.

Aanbesteding nieuw financieel systeem Dit jaar is de voorbereiding gestart voor een Europese aanbesteding ten behoeve van een nieuw financieel systeem. De aanbesteding moet er toe leiden dat er op 1 januari 2023 een nieuw/verbeterd financieel systeem werkt binnen onze organisatie. Een nieuw financieel informatiesysteem gaat helpen om de huidige processen en administraties kritisch tegen het licht te houden en waar nodig te verbeteren. Door deze verbeterslag wordt het monitoren op en het sturen van de financiële processen, inkoopprocessen en autorisaties makkelijker en efficiënter voor de budgetbeheerders. Bovendien wordt het mogelijk om actuele financiële managementinformatie te generen ten behoeve van rapportage, verantwoording en bijsturing. In het project is ook aandacht zijn voor inkoop- en crediteurenprocessen om mogelijke rechtmatigheidsvraagstukken gelieerd aan deze onderwerpen te beperken.

Organisatiebreed vervoersplan gemeente Leudal Binnen de gemeente Leudal worden jaarlijks ruim 400.000 kilometers geregistreerd voor zakelijk vervoer. Reden om tot een efficiëntere en meer doelmatige aanpak te komen. Het college stemde eind juni in met een organisatiebreed vervoersplan. Hierin zijn uitgangspunten geformuleerd voor vervanging, verduurzaming en een efficiënt beheer van alle gemeentelijke vervoersvormen. Zakelijk vervoer Onder zakelijk vervoer vallen ‘bedrijfswagens’, maar ook op andere vormen van zakelijk vervoer (eigen vervoer, openbaar vervoer, e-bike, scooter, tractor, heftruck, hoogwerker, etc.). Verder is er aandacht voor het incidenteel zakelijk vervoer: vervoer voor klantbezoek, opleiding of overleg. Door deelname aan het regionale project Duurzame Deelmobiliteit beschikt de gemeente Leudal ook over twee elektrische bedrijfswagens. Duurzaamheid Bij duurzaamheid wordt tegenwoordig de nadruk gelegd op milieuaspecten: energieverbruik, vervuiling etc. Maar efficiënte en effectieve inzet van middelen (geld, medewerkers, gebruiksgoederen) behoort ook tot de duurzaamheidsaspecten. In het kader van het organisatiebreed vervoersplan wordt gestreefd naar een duurzaam evenwicht tussen aandacht voor milieu en inzet van middelen. Aandacht voor de volgende elementen draagt bij aan de realisatie van de gemeentelijke duurzaamheidsdoelstellingen: 1.

Brandstofkeuze - er wordt gekozen voor duurzaam aangedreven voertuigen waar dit werktechnisch mogelijk is; 2. Opleiding en instructie van medewerkers - veilig en zuinig rijden; 3. (Duurzame) Deelmobiliteit; 4. Onderhoud en vervangend vervoer lokaal organiseren; 5. Wijze van aanbesteden. Samenvattend 1. Betere efficiëntie door de verantwoordelijkheid voor het zakelijk vervoer centraal te organiseren: minder versnippering van werkzaamheden; concentratie van kennis en kunde binnen de organisatie efficiëntere inzet van ( duurzamere) vervoermiddelen; betere inkoopmogelijkheden en een betere marktpositie. 2. Duurzamere oplossingen realiseren door de ontwikkelingen op dit gebied te volgen en te implementeren wanneer en waar dat mogelijk is.

Gemeente Leudal Leudalplein 1 6093 HE Heythuysen Telefoon: (0475) 85 90 00 www.leudal.nl

Als u geen nieuwsbrief meer wilt ontvangen, kunt u zich hier afmelden. U kunt ook uw gegevens inzien en wijzigen .