Memo doorbelasting interne uren

Interne memo

Datum aan CC Van Betreft

24 januari 2022

Commissie Bestuur en middelen Wethouder Verlinden Steve van Ham Toerekening ambtelijke uren

Prioriteit

CONCEPT

Beste commissieleden, In het kader van het beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet ten behoeve van het dorpshuis Neeritter zijn vragen gesteld ten aanzien van het opnemen van ambtelijke uren in de kredietvotering. Naar aanleiding van een toezegging van de portefeuillehouder wordt deze notitie verstrekt om inzicht te geven in de doorbelasting van ambtelijke uren naar de gemeentelijke projecten en op welke manier dit binnen Leudal wordt gedaan. Wettelijke grondslag In artikel 63 lid 1 tot met lid 3 van het BBV is het volgende opgenomen: 1. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. 3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd. De gemeente Leudal heeft middels de vigerende financiële verordening een aanvulling hier op aangebracht. In artikel 7 lid 1 is bepaald dat de minimale waarde van het activeren actief € 10.000 bedraagt.

Onder dit bedrag worden investeringen niet geactiveerd. De loonkosten mogen op basis van artikel 63 lid 3 van het BBV worden toegerekend aan projecten en binnen de gemeente Leudal wordt hier gebruik van gemaakt, om de kosten van een project zo goed als mogelijk in beeld te hebben. Kostenverdeling aan projecten Voor het toerekenen van ambtelijke uren aan projecten bestaan over de algehele lijn een drietal varianten: 1. Geen doorbelasting Ambtelijke uren worden nooit meegenomen in kredietvoteringen. 2. Doorbelasting op basis van een voorcalculatie Op basis van een inschatting worden ambtelijke uren meegenomen in kredietvoteringen. Deze ambtelijke uren worden op basis van deze voorcalculatie toegerekend aan de projecten. 3. Doorbelasting op basis van werkelijke uren Indien een gemeente gebruik maakt van tijdschrijven kunnen jaarlijks de werkelijke uren worden toegerekend aan diverse projecten. Deze vorm wordt ook wel doorbelasting op basis van nacalculatie genoemd. Binnen de gemeente Leudal wordt op dit moment enkel voor de personen met de functie van projectleider gebruik gemaakt van een systeem voor tijdschrijven. Derhalve is het niet mogelijk om bij alle projecten te werken middels variant 3. In het verleden is bij projecten een mix

Interne memo

ontstaan van de varianten 2 en 3. Daarom is intern de afspraak gemaakt om voor projecten, waarbij het krediet gevoteerd wordt per 2021 in de votering rekening te houden met interne uren die op basis van voorcalculatie worden doorbelast (variant2). Hierdoor worden zowel interne kosten (middels doorbelasting) en externe kosten (directe facturatie) toegerekend aan het project. Steekproefsgewijs worden de geschreven uren gecheckt met de voorcalculatie en bij grove afwijkingen (groter dan 10%), dient een bijstelling gedaan te worden van de budgetten. Indien een project wordt uitgesmeerd over meerdere jaren, vindt de doorbelasting ook plaats over meerdere jaren. Dit wordt gedaan op basis van de inschatting van de looptijd van een project. Effecten van de doorbelasting op de projecten Op dit moment is binnen de begroting reeds een bedrag opgenomen voor de doorbelasting van uren aan de projecten van circa € 125.000. Door het volledig werken met het doorbelasten op voorcalculatorische basis kan makkelijker worden ingeschat of deze raming wordt gehaald en tijdig worden bijgesteld. Voor projecten zelf kan het echter wel effect hebben. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe projecten. Interne projecten betreffen de interne organisatie zoals de vervanging van een financieel systeem of het personeelsinformatie systeem.

Externe projecten betreffen alle projecten voor onze inwoners zoals de reconstructies en de nieuwe voetbalclub. 1. Interne projecten In het verleden werden niet of nauwelijks uren toegerekend aan interne projecten. De uren die benodigd zijn voor de projecten werden wel berekend, maar de doorbelasting vond niet plaats. Wanneer een medewerker buiten zijn reguliere werk om een extra bijdrage levert aan projecten leidt dit mogelijk tot problemen. Indien deze medewerker meer tijd kwijt is aan het project of uitvalt wegens ziekte is er binnen het project geen geld aanwezig om voor vervanging te zorgen. Derhalve kunnen projecten door de oude werkwijze vertraging oplopen indien zich dit voordoet. Daarnaast dient opgemerkt te worden dat wanneer men externe medewerkers in wil zetten dit WEL meegenomen wordt in de projectcalculatie. Hierdoor ontstaat een scheefgroei in de vergelijkbaarheid van projecten. Hierna wordt een voorbeeld gegeven wat de mogelijke gevolgen zijn van het al dan niet opnemen van interne uren bij projecten. Stel in project A wordt voor € 200.000 aan krediet gevoteerd. Hierin zijn niet meegenomen de € 50.000 aan interne uren (voor medewerker a, b en c) die gewerkt moeten worden voor het project. Op enig moment valt medewerker a uit en dient er vervanging te komen voor werkzaamheden binnen het project.

Indien geen uren worden meegenomen in de kredietvotering is geen geld aanwezig voor de vervanging van deze persoon binnen het project. Was het krediet voor interne uren wel gevoteerd, dan had de projectleider een deel hiervan kunnen inzetten voor de vervanging van de uitgevallen medewerker. Let wel: Bij het project dient wel rekening gehouden te worden met wat van iemand verwacht mag worden uit hoofde van zijn of haar functie. Als voorbeeld is het logisch dat een financieel adviseur mee leest met de begroting van een project. Dit valt in de reguliere werkzaamheden en wordt niet meegenomen in de doorbelasting. Als de vraag echter is om deze begroting op te stellen en toe te lichten, dan is dit buiten de reguliere werkzaamheden en dienen deze uren meegenomen te worden in het project. 2. Externe projecten Voor externe projecten is het grootste verschil dat vanaf nu ook de uren van medewerkers anders dan de projectleider worden doorbelast aan het project. Ook dit heeft als voordeel, dat wanneer interne medewerkers de gevraagde uren door omstandigheden niet meer kunnen leveren, er middelen aanwezig zijn om een externe partij in te schakelen zonder dat dit direct gevolgen heeft voor het project. Denk hierbij aan het opstellen van een advies met betrekking tot een overeenkomst inzake de te bouwen nieuwe school.

In de oude methode werden interne uren niet aan het project doorbelast en kon, in geval van drukte of expertise bij de eigen juridische afdeling, niet gezocht worden naar een externe partij. Door het opnemen van uren in de kredietvotering is ruimte aanwezig om zowel eigen medewerkers als ook externe capaciteit in te zetten bij projecten. Daarnaast blijkt dat in het verleden onderscheid is gemaakt tussen projecten in uitvoering en projecten in de voorbereiding met andere partijen. Bij deze laatste is enkel het afgesproken

Interne memo

bedrag gevoteerd en niet de ambtelijke uren, terwijl deze wel van belang zijn. Denk aan projecten als de N280 en de nieuwe fietsbrug, waar veel ambtelijke capaciteit zit in de voorbereiding en het begeleiden van de uitvoering. Deze uren zijn tot op heden niet gevoteerd, waardoor de gewerkte uren eigenlijk ook niet doorbelast kunnen worden in verband met het ontbreken van budget. Dit dient in de toekomst te veranderen om ook de werkelijke kosten en tijdsbesteding van dergelijke projecten inzichtelijk te krijgen. Kostenverdeling ingehuurde medewerkers Indien medewerkers worden ingehuurd voor specifieke projecten worden de facturen direct geboekt op het project. De kosten komen in dat geval volledig ten laste van het project en indien dit vooraf bekend is wordt dit altijd meegenomen in de kredietaanvraag. In de andere gevallen wordt een inschatting van de uren meegenomen in de kredietaanvraag. Een voorbeeld hiervan is de kredietaanvraag van voor de fusie van de voetbalverenigingen. Hierbij is in de stichtingskostenraming (die onder geheimhouding is gedeeld) rekening gehouden met ambtelijke uren die derhalve onderdeel zijn van het krediet. Conclusie Binnen de gemeente Leudal is het gebruikelijk om ambtelijke uren toe te rekenen aan projecten en deze mee te nemen in de kredietvotering.

Daarmee is er tevens ruimte binnen het krediet om bij uitval van eigen medewerkers over te schakelen naar inhuur. Tot slot is hierdoor de vergelijkbaarheid tussen projecten beter. In het geval van inhuur als ook van inzet van eigen medewerkers zijn de kosten hiervoor meegenomen in de raming van het project.