Managementletter 2022 Gemeente Leudal

Managementletter 2022 Gemeente Leudal 21/11/2022

2 Managementletter Gemeente Leudal 2022 Gemeente Leudal T.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Postbus 3008 6093 ZG Heythuysen 17 november 2022

Aard en reikwijdte controle

Referentie: A00390/ML2022/EK/KB/hv Geacht College,

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Hierbij ontvangt u ons overzicht met bevindingen naar aanleiding van onze interim-controle van Gemeente Leudal voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2022. Dit rapport is opgesteld naar aanleiding van onze verrichte interim-controle in oktober 2022. Onze zienswijzen, bevindingen en aanbevelingen zijn transparant en constructief besproken met uw ambtelijke organisatie.

In dit rapport blikken wij tevens vooruit op de eindejaarscontrole voor wat betreft planning alsmede een aantal aspecten betreffende verslaggeving waarvan wij denken dat deze aandacht behoeven.

Het rapport beschrijft onze visie met betrekking tot uw administratieve organisatie en interne beheersing voor zover wij deze hebben geëvalueerd in het kader van de jaarrekeningcontrole. Wat ons positief opvalt is de wijze waarop uw organisatie heeft geanticipeerd op de invoering van de rechtmatigheids-verantwoording. Met name het investeren in de bewustwording omtrent deze significante ontwikkeling, het herijken van uw processen en de aanscherping van de interne controlecyclus en aanpak vallen in positieve zin op. Hierin is Gemeente Leudal een voorbeeldgemeente. De gesignaleerde aandachtspunten rondom uitvoering en documentatie van interne controlewerkzaamheden worden voortvarend opgepakt.

Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden.

Daarnaast hebben wij de status van de opvolging van de bevindingen uit de managementletter en accountantsverslag van voorgaand jaar opgenomen.

21/11/2022

Dit rapport wordt ook ter beschikking gesteld aan de commissie Bestuur en Middelen c.q. de Gemeenteraad.

Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van dit rapport nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Q-Concepts Accountancy B.V.

drs. E.E.T.M. Kalnenek RA

3 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Reikwijdte van de controle

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

21/11/2022

Het doel van onze jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel, zoals bedoeld in het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Vanuit de jaarrekeningcontrole beoordelen wij de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor zover relevant voor onze oordeelsvorming. Deze bevat geen zelfstandig oordeel over de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De controle van de jaarrekening omvat het uitvoeren van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyses, cijferbeoordelingen, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van voldoende controle-informatie ter onderbouwing van ons oordeel.

Indien er na deze datum nieuwe bevindingen zijn met betrekking tot de interne beheersing zullen wij dit met u delen in ons accountantsverslag. Het algemene beeld is dat de interne beheersing van Gemeente Leudal van ruim voldoende niveau is voor de omvang van de organisatie, doch dat deze op specifieke aspecten kan worden aangescherpt en verbeterd. Wij hebben ons tijdens de interimcontrole grotendeels gericht op de review van de werkzaamheden van uw verbijzonderde interne controlefunctie. U heeft, net zoals in vorige jaren, weer slagen gemaakt ter verbetering van de positionering alsmede van de kwaliteit van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controlefunctie. We concluderen dat deze werkzaamheden over de gehele lijn bezien gedegen worden uitgevoerd, met enkele aandachtspunten ter verbetering.

De interim-controle heeft zich niet verder uitgestrekt dan noodzakelijk is om tot een oordeel te komen over de jaarrekening 2022. Het onderzoek is dus niet primair gericht op het signaleren van alle aandachtspunten in de administratieve organisatie en interne beheersing. Hieronder vallen ook de procedures die zijn gericht op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatiesystemen. Verder is onze jaarrekeningcontrole niet specifiek gericht op het ontdekken van mogelijke onregelmatigheden, waaronder fraudes.

Wat naar onze mening positief opvalt, is de bereidheid om het lerend vermogen van de organisatie naar een hoger plan te tillen met het oog op de aankomende rechtmatigheidsverantwoording. Zo heeft u besloten om alle processen binnen Gemeente Leudal door te lichten om helder te krijgen waar bijstelling van de huidige processen en controles nodig is om over boekjaar 2023 de rechtmatigheidsverantwoording door het college af te kunnen geven. Om deze reden gaat u boekjaar 2022, net als 2021 gebruiken als ‘testjaar’.

Onze tussentijdse bevindingen werkzaamheden t/m oktober 2022.

In de volgende hoofdstukken gaan wij in meer detail in op onze bevindingen en aanbevelingen alsmede de opvolging van de bevindingen uit de managementletter en accountantsverslag van voorgaand jaar.

zijn

gebaseerd

op

onze

4 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Jaarstukken De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren (mede afhankelijk van de materialiteit). Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken. In de volgende paragraaf gaan wij in op de materialiteit.

Aard en reikwijdte controle

Jaarstukken Gemeente Leudal

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Jaarverslag

Jaarrekening

Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Programmaverantwoording

Paragrafen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze aansluiten op de jaarrekening.

21/11/2022

Balans + toelichting

Overzicht van baten en lasten + toelichting

WNT-bijlage

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

5 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

Rapporteringstolerantie

Bijlagen Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is de grens die u als raad bepaalt met een maximum van 1% van de totale lasten. Indien wij afwijkingen in de jaarrekening constateren boven deze grens leidt dat er toe dat wij geen goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven. De goedkeuringstolerantie 2021 wijkt af van 2022 omdat de werkelijke lasten 2021 (incl. toevoegingen aan reserves) hoger waren dan voor 2022 begroot zijn. Wij zullen de materialiteit updaten op basis van de gegevens zoals opgenomen in de concept-jaarrekening.

Goedkeuringstolerantie in € '000 1.200 1.100

1.027

1.000 900

864

800

700 2021

21/11/2022

SiSa/WNT

2022

6 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

SiSa/WNT

Rapporteringstolerantie

Bijlagen Uitvoeringstolerantie Omdat wij in de controle gebruik maken van deelwaarnemingen en steekproeven ‘reserveren’ wij een deel van de goedkeuringstolerantie voor onontdekte fouten. Om die reden nemen wij een afslag van 25% van de goedkeuringstolerantie om te komen tot de uitvoeringstolerantie. De uitvoeringstolerantie wordt door ons gebruikt in de uitvoering van de controle. De uitvoeringstolerantie voor 2022 bedraagt € 648.000 (2021: € 770.000).

€ 864k

€ 648k

Goedkeuringstolerantie Uitvoeringstolerantie

21/11/2022

2022

Afslag voor onontdekte fouten.

7 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

Bijlagen

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Uitvoeringstolerantie

Rapporteringstolerantie

Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij geconstateerde afwijkingen aan u rapporteren. Deze grens bepaalt u zelf en is afhankelijk van de mate van detail waarmee u geïnformeerd wilt worden. De hoogte van de rapporteringstolerantie heeft geen invloed op de nauwkeurigheid of diepgang waarmee wij controleren. In uw controleprotocol voor de accountantscontrole 2022 heeft u de rapporteringstolerantie bepaald op 10% van de materialiteit. Dit sluit aan op onze methodologie.

SiSa/WNT

Rapporteringstolerantie in € '000 110

102,75

100 86

90 80 70

60 50 2021

21/11/2022

2022

8 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

Bijlagen

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

Wet Normering Topinkomens (WNT) Voor de controle op de bijlage Wet Normering Topinkomens gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De betreffende toleranties variëren van 0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording. Single information, Single audit (SiSa) Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De hiervoor toegepaste toleranties wijken af van de jaarrekening:

21/11/2022

Rapporteringstolerantie • • •

SiSa/WNT

Goedkeuringstolerantie: gelijk aan die voor de jaarrekening; Uitvoeringstolerantie: gelijk aan de jaarrekening, maar voor elke uitkering > € 125.000 dient één deelwaarneming uitgevoerd te worden; Rapporteringstolerantie: • Voor regelingen < € 125.000: € 12.500; • Voor regelingen > € 125.000 en < € 1.000.000: 10% van de omvangbasis van de specifieke uitkering; • Voor regelingen > € 1.000.000: € 125.000.

9 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Interim-controle

Verbijzonderde interne controlefunctie (VIC)

Wij hebben tijdens onze interim-controle de procesrisico’s onderzocht en ons primair gericht op de opzet, het bestaan en, indien mogelijk, de werking van de beheersingsmaatregelen. Allen voor zover deze relevant zijn voor de jaarrekening 2022. Tijdens de eindejaarscontrole zullen wij de toetsing van de werking van de interne beheersingsmaatregelen uitbreiden voor het gehele boekjaar 2022.

Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het ‘3 lines-of-defence’ model. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. De verschillende lines-of-defence staan voor de volgende plaats in de interne beheersing:

De volgende stromen en processen hebben tijdens onze interimcontrole de aandacht gehad: •

Inkopen en betalingen;

•

Aanbestedingen;

•

Leges omgevingsvergunningen;

•

Leges burgerzaken;

Gegevensgerichte werkzaamheden

•

Subsidies verenigingen;

Bevindingen en aanbevelingen

•

Lonen en salarissen;

•

Sociaal Domein (opzet en bestaan).

Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording IT audit

Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Wij zijn van mening dat Rechtmatigheidsverantwoording het huidige niveau van uw interne beheersing voldoende is om een getrouwe en rechtmatige jaarrekening te kunnen bewerkstelligen. Voor de aard en omvang van uw organisatie heeft u voldoende interne beheersingsmaatregelen in de processen ingericht om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen. Echter constateren wij wel dat binnen de interne beheersing van uw gemeente op onderdelen nog verbeteringen mogelijk zijn. Met name rondom de controle van de inkopen en aanbestedingen is versterking wenselijk. In dit hoofdstuk gaan wij hierop verder in.

21/11/2022

•

De eerste lijn: in het primaire verantwoordelijkheid van de proceseigenaar;

•

De tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren.

•

De derde lijn: in uw (verbijzonderde) interne controle achteraf.

proces,

onder

Op de volgende pagina wordt het ‘3 lines-of-defence’ model schematisch weergegeven.

10 Managementletter Gemeente Leudal 2022

1e Aard en reikwijdte controle

Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording

Gemeente

Evaluatie interne beheersing

IT audit

Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Qconcepts

Gegevensgerichte werkzaamheden

lijn

2e

lijn

3e

lijn

Lijnmanagement

Ondersteuning

Interne controle

Teams

Financiële adviseurs en controllers

IC-functie

•Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.

•Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.

•De IC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen.

•Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C producten.

•De administratie voert bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.

•Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.

•Adviseert (met de IC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire process.

•Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.

•Adviseert/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.

•Geeft adviezen om effectiviteit control•Geeft feedback om leesbaarheid/ werkzaamheden te vergroten. informatiewaarde P&C documenten te Rechtmatigheidsverantwoording verhogen.

•Maakt zoveel als mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de IC.

Wij rapporteren via het push-left principe

Bijlagen Het push-left principe is er op gericht de interne beheersing in de 1e en 2e lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de 1e en 2e lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de 3e lijn middels (verbijzonderde) interne controle ondervangen wordt. Ons doel is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de werkzaamheden van de VIC. Idealiter steunen wij op de VIC als beheersingsmaatregel, een en ander conform de BADO-notitie “De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden”. De 3e lijn is bij Gemeente Leudal dan ook primair ons aanspreekpunt.

21/11/2022

11 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Verbijzonderde interne controlefunctie (VIC)

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC

We merken op dat uw verbijzonderde interne controlefunctie haar werkzaamheden over het algemeen gedegen uitvoert, conform de voorhanden zijnde werkplannen. De verbijzonderde interne controlefunctie stelt per proces controlememoranda op, die onderdeel uitmaken van de jaarlijkse PDCA cyclus rondom de administratieve organisatie en interne beheersing. Hierdoor is een hogere betrokkenheid in de samenwerking met de lijnafdelingen zichtbaar. Uitkomsten van de verrichte interne controlewerkzaamheden worden actief gecommuniceerd met de lijnafdelingen en met ons als accountant. Met de geïntroduceerde controlememoranda kan de organisatie nog adequater sturen, monitoren en tijdig verantwoorden.

Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

21/11/2022

We merken op dat we niet bij alle processen steunen op interne beheersingsmaatregelen dan wel de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. Enkele processen bevatten namelijk onvoldoende zichtbare interne beheersingsmaatregelen om als accountant (en VIC-functie) op te kunnen steunen. Het gevolg hiervan is dat de aan de processen ten grondslag liggende stromen primair gegevensgericht worden gecontroleerd door de Rechtmatigheidsverantwoording VIC-functie en de accountant. Ook kan het zo zijn dat het gewoonweg efficiënter is om bepaalde stromen gegevensgericht te controleren. Wij adviseren om per stroom/proces een keuze te maken tussen het steunen op interne beheersingsmaatregelen of een gegevensgerichte controle en deze keuze toe te lichten in de betreffende verantwoording.

Op basis van het reviewen van de door u uitgevoerde interne controlewerkzaamheden, besprekingen met de proceseigenaren, alsmede het uitvoeren van onafhankelijke deelwaarnemingen, concluderen we dat de processen over het algemeen voldoende interne beheersingsmaatregelen en aanknopingspunten bevatten om een getrouwe en rechtmatige jaarrekening te kunnen bewerkstelligen.

12 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

21/11/2022

Rechtmatigheidsverantwoording

IT audit

Zoals bekend is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld tot minimaal het verslagjaar 2023. Dit houdt in dat wij ook over het verslagjaar 2022 een oordeel zullen geven over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening.

Artikel 2:393, lid 4 BW vereist dat we een reflectie geven op de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover deze relevant is voor de jaarrekeningcontrole. Bij onze IT-audit controleren wij de betrouwbaarheid en continuïteit van de kritische applicaties (Civision Middelen ofwel CMD) voor de jaarrekeningcontrole inclusief de relevante IT infrastructuur en databases. Hierbij richten wij ons op de opzet en het bestaan van de algemene IT beheersmaatregelen.

Voorgaand jaar hebben wij reeds vastgesteld dat binnen de Gemeente Leudal acties zijn ondernomen om te voldoen aan de eis van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook dit jaar constateren wij dat de gemeente veel inspanning heeft geleverd op weg naar de rechtmatigheidsverantwoording en dat er stappen zijn gemaakt binnen de organisatie. Voorbeelden zijn: • Het interne controleplan (2022-2023) is herijkt; • De risicoanalyse per relevant proces is opnieuw onder de loep genomen en aangepast, waar noodzakelijk geacht; • De coördinatie van de VIC-werkzaamheden is beter georganiseerd. Er is sprake van een continu proces; • Werkzaamheden zijn tijdiger gereed; • De kwaliteit van de controlememoranda is verbeterd. De organisatie krijgt hierdoor meer grip op het proces.

Rechtmatigheidsverantwoording

Voor nadere details omtrent onze bevindingen verwijzen we naar de bijlage van de managementletter, waarin we ook de opvolging van onze bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande rapportages hebben uitgewerkt.

De IT-audit is momenteel nog onderhanden. Aangezien de IT audit plaatsvindt na het verstrekken van de managementletter, zullen wij de bevindingen uit de IT audit 2022 in het accountantsverslag opnemen. Mochten er significante bevindingen uit de IT audit naar voren komen, zullen wij deze natuurlijk tijdig en voorafgaand aan het uitbrengen van het accountantsverslag met u communiceren. In de bijlagen hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de IT audit van 2021 en voorgaande jaren. De feitelijke opvolging van deze punten zullen wij aldus aan u rapporteren in ons accountantsverslag.

13 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen Bijlagen

21/11/2022

Status bevindingen en aanbevelingen voorgaande jaren

Tussentijdse gegevensgerichte werkzaamheden

In voorgaande rapportages (managementletter en accountantsverslag) hebben wij bevindingen en aanbevelingen aan u gerapporteerd. Deze bevindingen en aanbevelingen worden door u samengevat in een voortgangsrapportage, welke ieder kwartaal besproken wordt binnen het managementteam. Hierdoor houdt u als organisatie grip op de aanbevelingen van de accountant.

Tijdens de interim-controle hebben wij al enkele gegevensgerichte werkzaamheden (deels) verricht om hiermee de druk enigszins van de jaareindecontrole af te halen. De werkzaamheden hebben betrekking op de periode 2022 t/m medio oktober. Het betreffen de volgende gegevensgerichte werkzaamheden:

Van de 5 processen/onderwerpen waarbij vorig jaar bevindingen zijn geconstateerd, heeft u per heden van 1 proces/onderwerp de bevinding opgevolgd. Daarnaast bent u met de overige aanbevelingen gestart met de opvolging ervan. Wij verwijzen naar bijlage ‘Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren’ voor de gedetailleerde status van de openstaande bevindingen en aanbevelingen. In het accountantsverslag over 2021 hebben wij geconstateerd dat reeds 5 aanbevelingen uit voorgaande jaren zijn opgevolgd (betreffende de frauderisicoanalyse, de controle van de secretarieleges, controle rechtmatigheid aanbestedingen, bevindingen controle Particpatiewet, subsidieverstrekkingen en de controleaanpak ten aanzien van de WMO). Deze hebben wij niet meer opgenomen in Rechtmatigheidsverantwoording deze managementletter. Wij hebben de status in kaart gebracht met behulp van de controlememoranda per proces van de VIC, de bespreking hiervan met uw adviseur AO/IC en de uitgevoerde werkzaamheden tijdens de interim-controle 2022.

•

•

•

Controle (des-)investeringen materiële vaste activa: wij hebben een statistische deelwaarneming verricht en de geselecteerde investeringsfacturen gecontroleerd. Hieruit volgen geen bevindingen. Controle aanbestedingen: voor de uitkomsten van onze werkzaamheden verwijzen wij naar de bijlage ‘Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren.’ Controle wijzigingen crediteurenstamgegevens: wij hebben een deelwaarneming verricht en gecontroleerd of gewijzigde bankrekeningnummers aansluiten met de onderliggende inkoopfacturen. Hieruit volgen geen bevindingen.

Bevindingen en aanbevelingen interim-controle 2022

Naar aanleiding van de uitgevoerde interim-controle 2022 en de tussentijdse gegevensgerichte werkzaamheden hebben wij geen nieuwe bevindingen en aanbevelingen die wij aan u wensen te communiceren.

14 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Aard en reikwijdte controle

Aandachtspunten jaarrekening 2022

Planning eindejaarscontrole

Op basis van onze kennis die wij van de Gemeente Leudal hebben verkregen bij onze voorgaande controles, onze risicoanalyse, de uitgevoerde interim-controle 2022, actuele ontwikkelingen en overige aandachtsgebieden, onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten die van belang zijn voor een efficiënte jaarrekeningcontrole en een tijdige afronding:

Wij zullen op korte termijn een lijst op te leveren stukken aanleveren, waarbij wij per jaarrekeningpost de documenten zullen opnemen die wij minimaal wensen te ontvangen bij de start van de controlewerkzaamheden. Op de volgende pagina is de resterende planning in kaart gebracht.

•

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

•

Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

21/11/2022

•

Bij de start van de jaarrekeningcontrole verwachten wij dat de concept jaarstukken gereed zijn en zichtbaar zijn gecontroleerd aan de hand van de checklist jaarverslaggeving en het modelrapport 2022; Alle balansposten, transactiestromen en toelichtingen in de jaarrekening zijn voor aanvang van de jaarrekeningcontrole door de Gemeente Leudal zichtbaar gecontroleerd en eventuele correcties naar aanleiding van deze controle zijn verwerkt in de concept jaarstukken; Belangrijkste schattingsposten in de jaarrekening (waardering van grondexploitaties, voorzieningen) zijn bij de start van de jaarrekeningcontrole onderbouwd en zichtbaar gecontroleerd.

Onze pre-final dient ter afronding van de review van de VICwerkzaamheden, het dynamiseren van het proces van de jaarrekeningcontrole alsook ter identificatie en bespreking van eventuele bijzonderheden met een impact op de jaarrekening. Hierdoor worden eventuele belangrijke discussies ten aanzien van de jaarrekening besproken voorafgaand aan de eindejaarscontrole, welke start in april 2023.

Activiteit Toelichten managementletter in Commissie Bestuur en Middelen IT audit Start controlewerkzaamheden jaarrekeningcontrole (excl. 3D’s) Start controlewerkzaamheden 3D’s (afhankelijk van oplevering controleverklaring Gemeente Roermond v.w.b. Jeugd/WMO) Aanleveren concept-accountantsverslag Eindbespreking jaarrekeningcontrole/bespreking accountantsverslag met ambtelijke organisatie Bespreking accountantsverslag met portefeuillehouder Toelichten accountantsverslag in commissie Bestuur en Middelen Raadsvergadering waarin de jaarrekening 2022 zal worden vastgesteld

Planning Week 48 N.t.b. N.t.b. N.t.b.

N.t.b. N.t.b.

N.t.b. N.t.b. N.t.b.

15 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Risicomanagement - frauderisico’s Reeds meerdere jaren is fraude binnen de publieke sector een belangrijk onderwerp van gesprek. De maatschappelijke aandacht voor dit onderwerp heeft ervoor gezorgd dat meer en meer wordt verwacht dat het college en de directie zelfstandig een interne frauderisicoanalyse opstelt. Een dergelijke analyse helpt de organisatie om frauderisicofactoren te identificeren en te beheersen. Hierdoor kan fraude zoveel mogelijk worden tegen gegaan. Binnen de gemeente is nog geen opzet gemaakt van een frauderisicoanalyse die ingaat op onderkende frauderisico’s en eventueel getroffen beheersmaatregelen. De volgende stap in dit proces is dat getoetst wordt of de beheersmaatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd zoals ze zijn bedacht en of deze beheersmaatregelen voldoende zijn om de geformuleerde risico’s af te dekken.

• • • • •

Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; Controle van ongebruikelijke boekingen (boekingen buiten het normale proces om) in uw administratie; Controle van het gunningsproces van inkoopen aanbestedingstransacties; Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; Controle van de zakelijkheid van omvangrijke grond- en vastgoedtransacties.

Uit bovenstaande werkzaamheden bijzonderheden voortgekomen.

zijn

tot

op

heden

Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

21/11/2022

Frauderisico’s in onze controle Tijdens onze controle besteden wij nadrukkelijk aandacht aan het onderwerp fraude. Op basis van onze frauderisicobeoordeling verrichten wij o.a. de volgende controlewerkzaamheden: • Risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid zijn afgezet tegen de kans en de impact; • Frauderisico bespreken met het auditcomité, het college en de ambtelijke organisatie; • Beoordelen of nevenfuncties van het college aanleiding geven tot een verhoogd risico;

Financieel wangedrag door management/ directie

Kosten en uitgaven door fraude

Inkomsten en activa verkregen door fraude

Frauduleuze financiële verslaggeving

Verduistering van activa

Uitgaven en schulden voor ongepaste doelen

geen

16 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Definitieve invoering rechtmatigheidsverantwoording

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

Na diverse malen uitgesteld te zijn, is het dan eindelijk zover. Met de definitieve invoering van de rechtmatigheidsverantwoording leggen het college van burgemeester en wethouders zelf verantwoording af over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De Tweede Kamer heeft het voorstel hiertoe op 31 mei 2022 aangenomen. Het voorstel is door de Eerste Kamer op 27 september 2022 als hamerstuk afgedaan. Daarmee is de parlementaire behandeling van dit wetsvoorstel ten einde gekomen op 27 september. De rechtmatigheidsverantwoording zal voor de eerste keer gaan gelden voor het verslagjaar 2023, waarbij de vaststelling van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening zal plaatsvinden in het kalenderjaar 2024. Invoering Omgevingswet opnieuw uitgesteld In het bestuurlijk overleg met de minister van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening over de invoering en voortgang van de Omgevingswet, is een voorstel gedaan voor een beperkt uitstel van de ingangsdatum van 1 januari 2023. Hierbij is een periode van 6 maanden genoemd.

Het Koninklijk Besluit dat de eerder beoogde invoering per 1 januari 2023 regelt, trekt de minister in om vervolgens een nieuw besluit in procedure te brengen met als ingangsdatum 1 juli 2023. Dit houdt derhalve in dat de invoering van de Omgevingswet niet eerder zal zijn dan dit moment. Nieuwe Financieringssystematiek medeoverheden In de Kamerbrief ‘Contourennota financieringssystematiek medeoverheden,’ gepubliceerd op 11 juli 2022, heeft de Minister van Binnenlandse Zaken de Tweede Kamer geïnformeerd over de stappen die het kabinet wil zetten om te komen tot een nieuwe financieringssystematiek voor medeoverheden voor de periode na 2025.

21/11/2022

Centraal hierbij staat dat er een goede balans moet ontstaan tussen financiën voor medeoverheden en de taken waar zij voor staan, met meerjarige stabiliteit en helderheid over hun meerjarig begrotingskader. Daarnaast dient het financieel en interbestuurlijk instrumentarium, specifiek het uitkeringsstelsel richting medeoverheden, beter aan te sluiten op taken en de wettelijke kaders van waaruit die taken worden toebedeeld. Eenmalige Rijksbijdrage Het Rijk werkt samen met gemeenten en provincies aan een nieuwe financieringssystematiek vanaf 2026. In aanloop daarnaartoe stelt het kabinet eenmalig € 1,1 miljard extra in 2026 beschikbaar. Dit leidt ertoe dat in het gemeentefonds een bedrag van € 76 miljoen aan het BTW-compensatiefonds wordt toegevoegd. Tevens komt er bedrag van € 924 miljoen beschikbaar via de algemene uitkering van het gemeentefonds. Onderliggend aan de kamerbrief ‘Contourennota financieringssystematiek medeoverheden’ zijn nog twee documenten gepubliceerd, namelijk:

1. Het rapport van mw. Lazeroms: ‘Samenwerkingsvermogen: Samen werken aan maatschappelijke opgaven met financiën in balans’. De analyse biedt een helder overzicht van de financiële gevolgen van het Coalitieakkoord voor medeoverheden. 2. De bijlage ‘Overkoepelende notitie uitkeringsstelsel’. Een belangrijk onderdeel van de financiële verhoudingen wordt gevormd door de uitkeringen, waarmee medeoverheden vanuit het Rijk worden bekostigd. De overkoepelende notitie bij de contourennota geeft een overzicht van de uitkomsten uit de ambtelijke interdepartementale Taskforce die werkt aan de uitwerking van de gewenste en benodigde aanpassingen in het uitkeringsstelsel.

17 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

21/11/2022

Verfijning Iv3 voor taakvelden WMO en Jeugd

Concept verantwoordingsoverzicht Sisa 2022 gepubliceerd

BZK en VWS hebben een document gepubliceerd met daarin veel gestelde vragen en antwoorden over de verfijning van de taakvelden op het gebied van WMO en Jeugd. Aan bod komen onder meer hoe de begroting van 2023 in te vullen, hoe eigen bijdragen moeten worden verantwoord en hoe baten en lasten over de taakvelden moeten worden verdeeld als sprake is van taakgerichte financiering. Het document is hier te vinden. Het document met veel gestelde vragen is een levend document. Daarom zal het de komende maanden worden aangevuld met nieuwe vragen die beantwoord zijn.

Het verantwoordingsloverzicht SiSa 2022 is opengesteld en wordt de komende weken gevuld aan de hand van informatie van verstrekkers van de uitkeringen. Het verantwoordingsoverzicht is te raadplegen vi:a https://teverantwoordenregelingen.rijksoverheid.nl.

Verder inventariseert onderzoeksbureau Significant Public momenteel in opdracht van het Rijk bij een aantal gemeenten de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van de verfijnde taakvelden WMO en Jeugd. Het is de bedoeling de resultaten van de inventarisatie na oplevering te publiceren. Significant Public verwacht in oktober verslag te doen. Sisa regeling A16 Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne Op 29 augustus is de concept ‘invulwijzer SiSa 2022’ gepubliceerd op rijksoverheid.nl. De afgelopen maand heeft een zogenaamde ‘proefcontrole’ plaatsgevonden van de concept invulwijzer voor de Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne, omdat de invulwijzer onder grote (tijds)druk tot stand was gekomen. Het doel van de proefcontrole was toetsen of de huidige indicatoren en de invulwijzer, horende bij de bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne, een juiste en uniforme interpretatie en toepassing van de (controle)voorschriften mogelijk maakten. Zo niet dan worden mogelijkheden verkend om de ‘echte’ controle in de eerste helft van 2023 te verhelderen en vergemakkelijken. Naar aanleiding van de proefcontrole zijn diverse wijzigingen aangebracht die volledig in de definitieve invulwijzer zullen worden opgenomen.

Dit betekent dat uw gemeente kan gaan bijhouden of alle specifieke uitkeringen, die voor uw gemeente van toepassing zijn, op deze lijst aangevuld worden. Deze controle is een belangrijke eerste stap voor de verantwoording over het jaar 2022. De verantwoordingslijst vormt de basis voor de SiSa-bijlage op maat die uw organisatie ontvangt. Wacht dus niet met controleren tot de verantwoordingslijst begin januari 2023 definitief is. Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo) In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Wet Open overheid (Woo) wordt voorgeschreven dat het college van burgemeester en wethouders in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. In de memorie van toelichting bij de Woo staat onder andere dat met dit artikel beoogd wordt een impuls te geven aan de actieve openbaarheid door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag aan moeten geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo. Deze verplichting geldt reeds voor de jaarrekening 2022. Voor meer informatie over de Woo klik op de volgende link: Wet open overheid.

18 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Speerpunten Gemeenteraad

Aard en reikwijdte controle

U heeft momenteel nog geen speerpunten voor onze controle geformuleerd. Daarom hebben wij gemeend u in de managemenletter nader te informeren over de voortgang van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de positie van de verbijzonderde interne controlefunctie hierbinnen.

Evaluatie interne beheersing

Indien u andere speerpunten wenst in te brengen, dan zullen we trachten deze samen met u en de ambtelijke organisatie nader uit te werken. Wij rapporteren over deze speerpunten in ons accountantsverslag.

Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

21/11/2022

19 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2022

Open

21/11/2022

→

Opgevolgd

Aspect

Bevinding en opvolging

Controle rechtmatigheid inkopen (aanbestedingen)

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2021 en eerder De werkzaamheden rondom aanbestedingen zijn belangrijk met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording. Wij signaleren enkele aandachtspunten. Wij adviseren u zorg te dragen dat deze controle tijdig en overeenkomstig de SDOnotitie “Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid” wordt uitgevoerd. Daarnaast adviseren wij u om, mede gezien de complexiteit, een 4-ogen principe toe te passen bij deze controle. Opvolging Tijdens de interim-controle hebben wij vastgesteld dat uw organisatie grote stappen heeft gezet rondom de controle op de rechtmatigheid van de (europese) aanbestedingen. Om vast te stellen dat de inkooplasten rechtmatig zijn aanbesteed, wordt door de adviseur inkoop tezamen met de adviseur AO/IC ieder kwartaal een spendanalyse opgesteld. Als uitgangspunt worden hierbij op crediteurniveau alle bestedingen in het boekjaar hoger dan € 50.000 meegenomen. Vervolgens wordt er per crediteur aangegeven of de gedane bestedingen rechtmatig tot stand zijn gekomen. De uitkomsten van deze controle worden vervolgens door middel van een interne controlememo teruggekoppeld aan het MT. Naar aanleiding van de controle over boekjaar 2021 hebben wij als gevolg hiervan beperkte controlebevindingen gedaan.

Aspect

Bevinding en opvolging Door het tussentijds uitvoeren van de controle op de (Europese) aanbestedingen heeft uw organisatie eerder zicht op eventuele (aankomende) onrechtmatigheden binnen het proces en bent u sneller in staat om hier op te acteren. Om de controle op de (Europese) aanbestedingen verder te optimaliseren achten we het van belang om onderstaande aanbevelingen in de tussentijdse controles mee te nemen: ▪ Bij de controle tevens de boekjaren 2019 t/m 2021 betrekken. Op dit moment wordt immers alleen de last van boekjaar 2022 in de tussentijdse analyse meegenomen. Hierdoor bestaat het risico dat niet alle onrechtmatigheden tussentijds worden opgemerkt; ▪ In de controlesheet op de aanbestedingen de kolommen contractduur (inclusief verlengingen), contractwaarde en type gedane aanbesteding per crediteur toevoegen. Hierdoor is direct inzichtelijk wat de onderliggende contractwaarde is, en ook wanneer bepaalde contracten aflopen. Daarnaast bevordert dit de efficiency van de tussentijdse controles in opvolgende perioden, aangezien de kritische gegevens zoals contractduur dan reeds weergegeven zijn; ▪ Wij adviseren u om per crediteur een map aan te maken, waarin de relevante stukken voor de aanbestedingscontrole in opgenomen worden. Denk hier bijvoorbeeld aan documenten zoals het onderliggend contract en gunningsbesluit.

Hierbij kan een koppeling gemaakt worden met het geactualiseerde contractenregister.

20 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren

Aspect

Bevinding en opvolging

Prestatielevering Inkopen

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder U heeft de interne beheersingsmaatregel geïmplementeerd dat een ‘’prestatie-akkoordverklaarder’’ (PAV-er) inkoopfacturen digitaal dient te autoriseren nadat hij/zij heeft vastgesteld dat de gefactureerde prestatie ook daadwerkelijk is geleverd. In de praktijk constateren wij dat dit enkel gebeurt aan de hand van bijvoorbeeld een offerte of opdrachtbevestiging. Door deze werkwijze resteert het risico dat de gefactureerde prestatie helemaal niet geleverd is. Wij adviseren u om de PAV-er de daadwerkelijke levering van de prestatie vast te stellen en dit kort te documenteren binnen het autorisatieproces. Om de administratieve lasten, die hiermee gemoeid zijn, niet onevenredig te laten oplopen, stellen wij een groeiproces voor, waarbij ten minste bij de representatieve deelwaarneming door de VIC-functie evident dient te blijken dat de onderliggende prestatie ook daadwerkelijk is geleverd. .

Bevindingen / aanbevelingen 2022

Open

21/11/2022

→

Opgevolgd

Aspect

Bevinding en opvolging Opvolging Aan de hand van onze review op de door u verrichte interne controlewerkzaamheden ten aanzien van inkoopfacturen, hebben wij vergelijkbare bevindingen geconstateerd, namelijk dat bij de prestatie-akkoordverklaring door de PAV-ers niet altijd zichtbaar bewijs van prestatielevering is gedocumenteerd. Wij hebben echter wel aanvullende controledocumentatie ontvangen waaruit blijkt dat de prestaties daadwerkelijk geleverd zijn. Wij adviseren u om blijvend aandacht te vragen binnen de organisatie ten aanzien van het proces rondom het vaststellen van de prestatielevering van inkopen en het beleid hieromtrent ook expliciet vast te leggen. De organisatie onderzoekt in hoeverre de BADO-notitie ‘vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen’ onderdeel kan worden van het vast te leggen beleid.

21 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2022

21/11/2022

→

Bevinding en opvolging

Aspect

Bevinding en opvolging

VIC Algemeen

Bevinding ML 2021 Wij merken op dat de VIC werkzaamheden niet altijd volledig gereed zijn voor aanvang van onze (interim-) controle. Dit wordt veroorzaakt doordat nog vragen openstaan binnen de organisatie. Hierdoor kunnen wij onze (interim-) controle minder efficiënt uitvoeren. Tijdens de interim-controle 2021 hebben wij geconstateerd dat met name ten aanzien van de processen inkopen en omgevingsvergunningen de VIC werkzaamheden nog niet volledig waren afgerond en nog vragen openstonden.

Lonen en salarissen

Bevinding ML 2021 De controle van de maandelijkse mutatieverslagen worden wel nog uitgevoerd door de 2 medewerkers salarisadministratie, echter deze controle vindt sinds Covid-19/thuiswerken niet meer zichtbaar plaats.

De gedurende de interim-controle openstaande vragen zijn overigens beantwoord, waardoor de interim-controle tijdig kon worden afgerond. Wij verzoeken de VIC om haar werkzaamheden volledig gereed te hebben voor aanvang van de start van onze (interim-) controle.

Bijlagen

Open

Aspect

Opgevolgd

Opvolging Aanbeveling is opgevolgd, aangezien de aanlevering van de VIC-werkzaamheden tijdiger heeft plaatsgevonden tijdens onze interim-controle 2022.

Aanbeveling Uit de interim-controle 2022 blijkt dat deze controle nog niet altijd zichtbaar wordt uitgevoerd. Wij adviseren u om deze controle meer zichtbaar uit te voeren, waardoor aangetoond kan worden dat de maandelijkse salarismutaties juist en rechtmatig verloond worden.

22 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2022

Open

21/11/2022

→

Opgevolgd

Aspect

Bevinding en opvolging

IT-audit

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder In de management letter en accountantsverslag van voorgaande jaren zijn meerdere bevindingen en aanbevelingen opgenomen welke voortkomen uit de uitgevoerde IT-audits. De bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande jaren inzake IT betreffen de volgende: - Logische toegangsbeveiliging en gebruikersbeheer van Civision bij in- en uitdiensttreding van personeel - Documentatie intern uitgevoerde IT-controles; - Formele vastlegging van uitgevoerde procedures en besprekingen ten aanzien van de IT omgeving; - Jaarlijkse aandacht voor gedegen IT-risicoanalyse; - 15 gebruikers hebben volledige toegang in Civision Middelen (CMD); - Instellingen productieomgeving dienen te worden aangescherpt; - Logging op tabellen in CMD is uitgeschakeld; - Inloginstellingen binnen CMD zijn zwak geconfigureerd. Opvolging De aanbevelingen zijn deels opgevolgd. De GAPanalyse is in 2022 niet uitgevoerd. Gezien de aanbesteding voor een nieuwe financiële applicatie is voor de huidige omgeving geen autorisatiematrix meer opgesteld. Het aantal gebruikers met volledige toegang in CMD is gereduceerd tot slechts drie gebruikers. Inloginstellingen zijn reeds verbeterd in 2021.

23 Managementletter Gemeente Leudal 2022

Aspect

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2022

21/11/2022

Bevinding en opvolging

Aspect

Bevinding en opvolging

Qconcepts Reitscheweg 45 5232 BX ‘s-Hertogenbosch t +31 (0)73 - 61 32 510 e info@qconcepts.nl i qconcepts.nl

21/11/2022