Managementletter 2021 - Gemeente Leudal

Managementletter 2021 Gemeente Leudal 15/11/2021

2 Managementletter Gemeente Leudal 2021 Gemeente Leudal T.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Postbus 3008 6093 ZG Heythuysen 10 november 2021

Aard en reikwijdte controle

Referentie: A00390/002/EK/ED/hv Geacht College,

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Hierbij ontvangt u ons overzicht met bevindingen naar aanleiding van onze interim-controle van Gemeente Leudal voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2021. Dit rapport is opgesteld naar aanleiding van onze verrichte interim-controle in week 44 2021. Onze zienswijzen, bevindingen en aanbevelingen zijn transparant en constructief besproken met uw ambtelijke organisatie.

In dit rapport blikken wij tevens vooruit op de eindejaarscontrole voor wat betreft planning alsmede een aantal aspecten betreffende verslaggeving waarvan wij denken dat deze aandacht behoeven.

Het rapport beschrijft onze visie met betrekking tot uw administratieve organisatie en interne beheersing voor zover wij deze hebben geëvalueerd in het kader van de jaarrekeningcontrole. Wat ons positief opvalt is de wijze waarop uw organisatie heeft geanticipeerd op de invoering van de rechtmatigheids-verantwoording. Met name het investeren in de bewustwording omtrent deze significante ontwikkeling, het herijken van uw processen en de aanscherping van de interne controlecyclus en aanpak vallen in positieve zin op. Hierin is Gemeente Leudal een voorbeeldgemeente. De gesignaleerde aandachtspunten rondom uitvoering en documentatie van interne controlewerkzaamheden worden voortvarend opgepakt.

Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden.

Daarnaast hebben wij de status van de opvolging van de bevindingen uit de managementletter en accountantsverslag van voorgaand jaar opgenomen.

15/11/2021

Dit rapport wordt ook ter beschikking gesteld aan de commissie Bestuur en Middelen c.q. de Gemeenteraad.

Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van dit rapport nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Q-Concepts Accountancy B.V.

drs. E.E.T.M. Kalnenek RA

3 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Reikwijdte van de controle

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Het doel van onze jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel, zoals bedoeld in het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Vanuit de jaarrekeningcontrole beoordelen wij de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor zover relevant voor onze oordeelsvorming. Deze bevat geen zelfstandig oordeel over de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De controle van de jaarrekening omvat het uitvoeren van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyses, cijferbeoordelingen, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van voldoende controle-informatie ter onderbouwing van ons oordeel. De interim-controle heeft zich niet verder uitgestrekt dan noodzakelijk is om tot een oordeel te komen over de jaarrekening 2021. Het onderzoek is dus niet primair gericht op het signaleren van alle aandachtspunten in de administratieve organisatie en interne beheersing. Hieronder vallen ook de procedures die zijn gericht op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatiesystemen.

Verder is onze jaarrekeningcontrole niet specifiek gericht op het ontdekken van mogelijke onregelmatigheden, waaronder fraudes. Onze tussentijdse bevindingen zijn werkzaamheden tot en met week 44 2021.

15/11/2021

gebaseerd

op

Indien er na deze datum nieuwe bevindingen zijn met betrekking tot de interne beheersing zullen wij dit met u delen in ons accountantsverslag. Het algemene beeld is dat de interne beheersing van Gemeente Leudal van voldoende niveau is voor de omvang van de organisatie, doch dat deze op specifieke aspecten kan worden aangescherpt en verbeterd. Wij hebben ons tijdens de interimcontrole grotendeels gericht op de review van de werkzaamheden van uw verbijzonderde interne controlefunctie. U heeft, net zoals in vorige jaren, weer slagen gemaakt ter verbetering van de positionering alsmede van de kwaliteit van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controlefunctie. We concluderen dat deze werkzaamheden over de gehele lijn bezien gedegen worden uitgevoerd, met enkele aandachtspunten ter verbetering. Wat naar onze mening positief opvalt, is de bereidheid om het lerend vermogen van de organisatie naar een hoger plan te tillen met het oog op de aankomende rechtmatigheidsverantwoording. Zo heeft u besloten om alle processen binnen Gemeente Leudal door te lichten om helder te krijgen waar bijstelling van de huidige processen en controles nodig is om over boekjaar 2022 de rechtmatigheidsverantwoording door het college af te kunnen geven. Om deze reden gaat u boekjaar 2020 en 2021 gebruiken als ‘testjaar’.

Per interne controleproces wordt een projectopdracht en een projectplan gemaakt, die uiteindelijk zullen moeten leiden tot een controlemix die ervoor zorgt dat voor onderhavige proces de rechtmatigheidsverantwoording kan worden gegeven.

onze In de volgende hoofdstukken gaan wij in meer detail in op onze bevindingen en aanbevelingen alsmede de opvolging van de bevindingen uit de managementletter en accountantsverslag van voorgaand jaar.

4 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Jaarstukken De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren (mede afhankelijk van de materialiteit). Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken. In de volgende paragraaf gaan wij in op de materialiteit.

Aard en reikwijdte controle

Jaarstukken Gemeente Leudal

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Jaarverslag

Jaarrekening

Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Programmaverantwoording

Paragrafen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze aansluiten op de jaarrekening.

15/11/2021

Balans + toelichting

Overzicht van baten en lasten + toelichting

WNT-bijlage

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

5 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

Rapporteringstolerantie

Bijlagen Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is de grens die u als raad bepaalt met een maximum van 1% van de totale lasten. Indien wij afwijkingen in de jaarrekening constateren boven deze grens leidt dat er toe dat wij geen goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven. De goedkeuringstolerantie 2020 wijkt af van 2021 omdat de werkelijke lasten 2020 (incl. toevoegingen aan reserves) hoger waren dan voor 2021 begroot zijn. Wij zullen de materialiteit updaten op basis van de gegevens zoals opgenomen in de concept-jaarrekening

SiSa/WNT

Goedkeuringstolerantie in € '000 1.100 1.016 1.000 900

834

800

700 2020

15/11/2021

2021

6 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

SiSa/WNT

Rapporteringstolerantie

Bijlagen Uitvoeringstolerantie Omdat wij in de controle gebruik maken van deelwaarnemingen en steekproeven ‘reserveren’ wij een deel van de goedkeuringstolerantie voor onontdekte fouten. Om die reden nemen wij een afslag van 25% van de goedkeuringstolerantie om te komen tot de uitvoeringstolerantie. De uitvoeringstolerantie wordt door ons gebruikt in de uitvoering van de controle. De uitvoeringstolerantie voor 2021 bedraagt € 625.500 (2020: € 762.000).

€ 834k

€ 625,5k

Goedkeuringstolerantie Uitvoeringstolerantie

15/11/2021

2021

Afslag voor onontdekte fouten.

7 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

Bijlagen

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Uitvoeringstolerantie

Rapporteringstolerantie

Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij geconstateerde afwijkingen aan u rapporteren. Deze grens bepaalt u zelf en is afhankelijk van de mate van detail waarmee u geïnformeerd wilt worden. De hoogte van de rapporteringstolerantie heeft geen invloed op de nauwkeurigheid of diepgang waarmee wij controleren. In uw controleprotocol voor de accountantscontrole 2021 heeft u de rapporteringstolerantie bepaald op 10% van de materialiteit. Dit sluit aan op onze methodologie.

SiSa/WNT

Rapporteringstolerantie in € '000 110

101,5

100 90

83

80 70

60 50 2020

15/11/2021

2021

8 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

Bijlagen

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

Wet Normering Topinkomens (WNT) Voor de controle op de bijlage Wet Normering Topinkomens gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De betreffende toleranties variëren van 0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording. Single information, Single audit (SiSa) Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De hiervoor toegepaste toleranties wijken af van de jaarrekening:

15/11/2021

Rapporteringstolerantie • • •

SiSa/WNT

Goedkeuringstolerantie: gelijk aan die voor de jaarrekening; Uitvoeringstolerantie: gelijk aan de jaarrekening, maar voor elke uitkering > € 125.000 dient één deelwaarneming uitgevoerd te worden; Rapporteringstolerantie: • Voor regelingen < € 125.000: € 12.500; • Voor regelingen > € 125.000 en < € 1.000.000: 10% van de omvangbasis van de specifieke uitkering; • Voor regelingen > € 1.000.000: € 125.000.

9 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Interim-controle

Verbijzonderde interne controlefunctie (VIC)

Wij hebben tijdens onze interim-controle de procesrisico’s onderzocht en ons primair gericht op de opzet, het bestaan en, indien mogelijk, de werking van de beheersingsmaatregelen. Allen voor zover deze relevant zijn voor de jaarrekening 2021. Tijdens de eindejaarscontrole zullen wij de toetsing van de werking van de interne beheersingsmaatregelen uitbreiden voor het gehele boekjaar 2021.

Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het ‘3 lines-of-defence’ model. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. De verschillende lines-of-defence staan voor de volgende plaats in de interne beheersing:

De volgende stromen en processen hebben tijdens onze interimcontrole de aandacht gehad: •

Inkopen en betalingen;

•

Aanbestedingen;

•

Leges omgevingsvergunningen;

•

Leges burgerzaken;

Gegevensgerichte werkzaamheden

•

Subsidies verenigingen;

Bevindingen en aanbevelingen

•

Lonen en salarissen.

Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording IT audit

Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Wij zijn van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing voldoende is om een getrouwe en rechtmatige Rechtmatigheidsverantwoording jaarrekening te kunnen bewerkstelligen. Voor de aard en omvang van uw organisatie heeft u voldoende interne beheersingsmaatregelen in de processen ingericht om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen. Echter constateren wij wel dat binnen de interne beheersing van uw gemeente op onderdelen nog verbeteringen mogelijk zijn. Met name rondom de controle van de inkopen en aanbestedingen is versterking wenselijk. In dit hoofdstuk gaan wij hierop verder in.

15/11/2021

•

De eerste lijn: in het primaire verantwoordelijkheid van de proceseigenaar;

•

De tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren.

•

De derde lijn: in uw (verbijzonderde) interne controle achteraf.

proces,

onder

Op de volgende pagina wordt het ‘3 lines-of-defence’ model schematisch weergegeven.

10 Managementletter Gemeente Leudal 2021

1e Aard en reikwijdte controle

Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording

Gemeente

Evaluatie interne beheersing

IT audit

Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Qconcepts

Gegevensgerichte werkzaamheden

lijn

2e

lijn

3e

lijn

Lijnmanagement

Ondersteuning

Interne controle

Teams

Financiële adviseurs en controllers

IC-functie

•Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.

•Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.

•De IC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische prossen.

•Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C producten.

•De administratie voert bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.

•Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.

•Adviseert (met de IC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire process.

•Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.

•Adviseert/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.

•Geeft adviezen om effectiviteit control•Geeft feedback om leesbaarheid/ werkzaamheden te vergroten. informatiewaarde P&C documenten te Rechtmatigheidsverantwoording verhogen.

•Maakt zoveel als mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de IC.

Wij rapporteren via het push-left principe

Bijlagen Het push-left principe is er op gericht de interne beheersing in de 1e en 2e lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de 1e en 2e lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de 3e lijn middels (verbijzonderde) interne controle ondervangen wordt. Ons doel is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de werkzaamheden van de VIC. Idealiter steunen wij op de VIC als beheersingsmaatregel, een en ander conform de BADO-notitie “De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden”. De 3e lijn is bij Gemeente Leudal dan ook primair ons aanspreekpunt.

15/11/2021

11 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Verbijzonderde interne controlefunctie (VIC)

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

We merken op dat uw verbijzonderde interne controlefunctie haar werkzaamheden over het algemeen gedegen uitvoert, conform de voorhanden zijnde werkplannen. De rapportages van de verbijzonderde interne controlefunctie worden opgenomen in LIAS en daarnaast worden per proces controlememoranda opgesteld, die onderdeel uitmaken van de jaarlijkse PDCA cyclus rondom de administratieve organisatie en interne beheersing. Hierdoor is een hogere betrokkenheid in de samenwerking met de lijnafdelingen zichtbaar. Uitkomsten van de verrichte interne controlewerkzaamheden worden actief gecommuniceerd met de lijnafdelingen en met ons als accountant. Met de geïntroduceerde controlememoranda kan de organisatie nog adequater sturen, monitoren en tijdig verantwoorden. Wij merken op dat de VIC werkzaamheden niet altijd volledig gereed zijn voor aanvang van onze (interim-) controle. Dit wordt veroorzaakt doordat nog vragen binnen de organisatie zelf open staan. Hierdoor kunnen wij onze (interim-) controle minder efficiënt uitvoeren. Wij verzoeken de VIC om haar werkzaamheden volledig gereed te hebben voor aanvang van de start van onze (interim-) Rechtmatigheidsverantwoording controle. Wij hebben tijdig van u begrepen dat ten tijde van de interimcontrole 2021 nog geen VIC-werkzaamheden zijn uitgevoerd ten aanzien van de volgende processen: • • •

15/11/2021

Subsidieverstrekkingen professionele instellingen; Participatiewet; Jeugd en WMO.

Wij hebben afgesproken met uw ambtelijke organisatie dat deze processen gereed zijn voor aanvang van de pre-final, welke zal plaatsvinden in week 7, 2022. We merken op dat we niet bij alle processen steunen op interne beheersingsmaatregelen dan wel de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. Enkele processen bevatten namelijk onvoldoende zichtbare interne beheersingsmaatregelen om als accountant (en VIC-functie) op te kunnen steunen. Het gevolg hiervan is dat de aan de processen ten grondslag liggende stromen primair gegevensgericht worden gecontroleerd door de VIC-functie en de accountant. Ook kan het zo zijn dat het gewoonweg efficiënter is om bepaalde stromen gegevensgericht te controleren. Wij adviseren om per stroom/proces een keuze te maken tussen het steunen op interne beheersingsmaatregelen of een gegevensgerichte controle en deze keuze toe te lichten in de betreffende verantwoording. Op basis van het reviewen van de door u uitgevoerde interne controlewerkzaamheden, besprekingen met de proceseigenaren, alsmede het uitvoeren van onafhankelijke deelwaarnemingen, concluderen we dat de processen over het algemeen voldoende interne beheersingsmaatregelen en aanknopingspunten bevatten om een getrouwe en rechtmatige jaarrekening te kunnen bewerkstelligen.

12 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden

Rechtmatigheidsverantwoording

IT audit

Zoals bekend is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld tot minimaal het verslagjaar 2022. Dit houdt in dat wij ook over het verslagjaar 2021 een oordeel zullen geven over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening.

Artikel 2:393, lid 4 BW vereist dat we een reflectie geven op de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover deze relevant is voor de jaarrekeningcontrole. Bij onze IT-audit controleren wij de betrouwbaarheid en continuïteit van de kritische applicaties (Civision Middelen ofwel CMD) voor de jaarrekeningcontrole inclusief de relevante IT infrastructuur en databases. Hierbij richten wij ons op de opzet en het bestaan van de algemene IT beheersmaatregelen.

Voorgaand jaar hebben wij reeds vastgesteld dat binnen de Gemeente Leudal acties zijn ondernomen om te voldoen aan de eis van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook dit jaar constateren wij dat de Gemeente veel inspanning heeft geleverd op weg naar de rechtmatigheidsverantwoording en dat er stappen zijn gemaakt binnen de organisatie. Voorbeelden zijn: • Het interne controleplan (2021-2022) is herijkt; • De risicoanalyse per relevant proces is opnieuw onder de loep genomen en aangepast, waar noodzakelijk geacht; • De coördinatie van de VIC-werkzaamheden is beter georganiseerd. Er is sprake van een continu proces; • De kwaliteit van de controlememoranda is verbeterd.

Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

15/11/2021

De organisatie krijgt hierdoor meer grip op het proces, maar er dienen nog wel belangrijke stappen gezet te worden. Zo constateren Rechtmatigheidsverantwoording we dat de VIC-werkzaamheden niet in alle gevallen tijdig gereed zijn (voorafgaand aan onze interim-controle), dat de vastlegging op enkele punten nog verbeterd kan worden en dat de frauderisico’s nog onvoldoende expliciet zijn uitgewerkt en getoetst. Voor nadere details hieromtrent verwijzen we tevens naar de bijlage van de managementletter, waarin we de opvolging van onze bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande rapportages hebben uitgewerkt.

De IT-audit is momenteel nog onderhanden. Aangezien de IT audit plaatsvindt na het verstrekken van de managementletter, zullen wij de bevindingen uit de IT audit 2021 in het accountantsverslag opnemen. Mochten er significante bevindingen uit de IT audit naar voren komen, zullen wij deze natuurlijk tijdig en voorafgaand aan het uitbrengen van het accountantsverslag met u communiceren. In de bijlagen hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de IT audit van 2020 en voorgaande jaren. De feitelijke opvolging van deze punten zullen wij aldus aan u rapporteren in ons accountantsverslag.

13 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Status bevindingen en aanbevelingen voorgaand jaar

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden

In voorgaande rapportages (managementletter en accountantsverslag) hebben wij bevindingen en aanbevelingen aan u gerapporteerd. Deze bevindingen en aanbevelingen worden door u samengevat in een voortgangsrapportage, welke ieder kwartaal besproken wordt binnen het managementteam. Hierdoor houdt u als organisatie grip op de aanbevelingen van de accountant. Van de 8 processen/onderwerpen waarbij vorig jaar bevindingen zijn geconstateerd, heeft u per heden van 1 proces/onderwerp de bevindingen opgevolgd. Daarnaast bent u met de overige aanbevelingen gestart met de opvolging ervan. Wij verwijzen naar bijlage ‘Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren’ voor de gedetailleerde status van de openstaande bevindingen en aanbevelingen. In het accountantsverslag over 2020 hebben wij geconstateerd dat 6 aanbevelingen uit voorgaande jaren zijn opgevolgd. Deze hebben wij niet meer opgenomen in deze managementletter.

Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen Bijlagen

15/11/2021

Wij hebben de status in kaart gebracht met behulp van de controlememoranda per proces van de VIC, de bespreking hiervan Rechtmatigheidsverantwoording met uw adviseur AO/IC en de uitgevoerde werkzaamheden tijdens de interim-controle 2021.

•

Controle (des-)investeringen materiële vaste activa: wij hebben een statistische deelwaarneming verricht en de geselecteerde investeringsfacturen gecontroleerd. Hieruit volgen geen bevindingen.

•

Controle aanbestedingen: voor de uitkomsten van onze werkzaamheden verwijzen wij naar de bijlage ‘Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren.’

•

Controle wijzigingen crediteurenstamgegevens: wij hebben een deelwaarneming verricht en gecontroleerd of gewijzigde bankrekeningnummers aansluiten met de onderliggende inkoopfacturen. Hieruit volgen geen bevindingen.

Bevindingen en aanbevelingen interim-controle 2021 Naar aanleiding van de uitgevoerde interim-controle 2021 en de tussentijdse gegevensgerichte werkzaamheden hebben wij enkele nieuwe bevindingen en aanbevelingen die wij aan u wensen te communiceren. Deze hebben betrekking op de volgende onderwerpen en processen: • • • •

VIC algemeen; Inkopen; Aanbestedingen; Lonen en salarissen.

Tussentijdse gegevensgerichte werkzaamheden Tijdens de interim-controle hebben wij al enkele gegevensgerichte werkzaamheden (deels) verricht om hiermee de druk enigszins van de jaareindecontrole af te halen. De werkzaamheden hebben betrekking op de periode 2021 t/m medio oktober. Het betreffen de volgende gegevensgerichte werkzaamheden:

Wij verwijzen u naar bijlage ‘Bevindingen / aanbevelingen 2021’ voor een detailoverzicht van deze bevindingen en aanbevelingen. De bevindingen / aanbevelingen 2021 ten aanzien van inkopen, betalingsorganisatie en aanbestedingen hebben wij toegevoegd aan de reeds geïdentificeerde bevinding / aanbeveling ten aanzien van dit proces in voorgaande jaren.

14 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Aard en reikwijdte controle

Aandachtspunten jaarrekening 2021

Planning eindejaarscontrole

Op basis van onze kennis die wij van de Gemeente Leudal hebben verkregen bij onze voorgaande controles, onze risicoanalyse, de uitgevoerde interim-controle 2021, actuele ontwikkelingen en overige aandachtsgebieden, onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten die van belang zijn voor een efficiënte jaarrekeningcontrole en een tijdige afronding:

Het vervolg van de jaarrekeningcontrole staat gepland in februari 2022, wanneer onze pré-final gepland staat. Vanaf begin april 2022 staat onze eindejaarscontrole (final) gepland.

•

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

•

Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

15/11/2021

•

Bij de start van de jaarrekeningcontrole verwachten wij dat de concept jaarstukken gereed zijn en zichtbaar zijn gecontroleerd aan de hand van de checklist jaarverslaggeving en het modelrapport 2021; Alle balansposten, transactiestromen en toelichtingen in de jaarrekening zijn voor aanvang van de jaarrekeningcontrole door de Gemeente Leudal zichtbaar gecontroleerd en eventuele correcties naar aanleiding van deze controle zijn verwerkt in de concept jaarstukken; Belangrijkste schattingsposten in de jaarrekening (waardering van grondexploitaties, voorzieningen) zijn bij de start van de jaarrekeningcontrole onderbouwd en zichtbaar gecontroleerd.

Onze pre-final, die plaatsvindt in februari 2022, dient ter afronding van de review van de VIC-werkzaamheden, het dynamiseren van het proces van de jaarrekeningcontrole alsook ter identificatie en bespreking van eventuele bijzonderheden met een impact op de jaarrekening. Hierdoor worden eventuele belangrijke discussies ten aanzien van de jaarrekening besproken voorafgaand aan de eindejaarscontrole, welke start in april 2022.

Wij zullen op korte termijn een lijst op te leveren stukken aanleveren, waarbij wij per jaarrekeningpost de documenten zullen opnemen die wij minimaal wensen te ontvangen bij de start van de controlewerkzaamheden. Op de volgende pagina is de resterende planning in kaart gebracht. Activiteit Toelichten managementletter in Commissie Bestuur en Middelen IT audit Subsidiecontrole Start controlewerkzaamheden jaarrekeningcontrole (excl. 3D’s) Start controlewerkzaamheden 3D’s (afhankelijk van oplevering controleverklaring Gemeente Roermond v.w.b. Jeugd/WMO en BsgW v.w.b. belastingen) Aanleveren concept-accountantsverslag Eindbespreking jaarrekeningcontrole/bespreking accountantsverslag met ambtelijke organisatie Bespreking accountantsverslag met portefeuillehouder Toelichten accountantsverslag in commissie Bestuur en Middelen Raadsvergadering waarin de jaarrekening 2021 zal worden vastgesteld

Planning 1-12-2021 N.t.b. Week 51 N.t.b.

N.t.b.

N.t.b. N.t.b.

N.t.b. N.t.b. N.t.b.

15 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject

Controleprotocol WNT

Europese aanbestedingen

Op 1 juni 2021 is de ‘’Regeling Controleprotocol WNT 2021’’ in de Staatscourant gepubliceerd.

De drempelbedragen voor Europese aanbestedingen 2021 zijn gelijk gebleven aan de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen welke zijn vastgesteld per 1 januari 2020 (deze gelden 2 jaar). De drempelbedragen bedragen:

Het controleprotocol 2021 is ten opzichte van het controleprotocol 2020 beperkt gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen, welke mogelijk impact hebben op uw organisatie, betreffen: • Het generieke bezoldigingsmaximum is verhoogd naar € 209.000 (2020: € 201.000); • Voor 2021 gelden voor externe topfunctionarissen hogere maxima dan voor 2020. De maxima per maand waarin is gewerkt zijn:

•

Voor de eerste zes maanden: € 27.700 (2020: € 26.800);

•

Voor de tweede zes maanden: € 21.000 (2020: € 20.300);

•

Met een maximum van € 199 (2020: € 193) per uur.

Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

15/11/2021

Wij verzoeken u na te gaan in hoeverre deze wijzigingen van invloed zijn op uw WNT verantwoording over boekjaar 2021.

• •

Werken: € 5.350.000. Leveringen en diensten: € 214.000.

16 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Beheersing van frauderisico’s

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude en onregelmatigheden berust bij het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Leudal. In haar toezichthoudende rol is de Gemeenteraad er verantwoordelijk voor dat het college van burgemeester en wethouders adequate procedures volgt en dat passende maatregelen worden genomen als dat nodig is. Om de geïdentificeerde frauderisico’s zichtbaar te maken, dient een frauderisico-analyse te worden opgesteld. In deze analyse koppelt u per gemeentelijk proces de geïdentificeerde risico’s aan de relevante beheersingsmaatregelen. Wij hebben vastgesteld dat u deze frauderisico-analyse reeds in uw organisatie heeft geïmplementeerd. Als uw accountant hebben we de verantwoordelijkheid om frauderisico’s te identificeren, voor zover deze risico's tot een materiële fout in de jaarrekening kunnen leiden. Wij hebben een significant frauderisico geïdentificeerd voor de jaarrekening 2020 in overeenstemming met onze standaard NVCOS 240: •

Bijlagen

Doorbreking administratieve organisatie beheersing door management/college.

en

interne

Dit betreft een ‘standaard’ significant risico waar de accountant op basis van de controlestandaarden aandacht aan dient te besteden. Hierbij richten we ons met name op significante schattingsposten en de controle van memoriaalboekingen. Het door de wetgever veronderstelde frauderisico in de opbrengstenverantwoording hebben wij, gezien de aard van de opbrengsten van de gemeente, weerlegd.

15/11/2021

Wij hebben geen aanwijzingen van materiële fraude geconstateerd tijdens de interim-controle met betrekking tot boekjaar 2021. Wij zullen u in ons accountantsverslag op de hoogte houden van eventuele bevindingen die wij tijdens de resterende periode constateren.

Financieel wangedrag door management/ directie

Kosten en uitgaven door fraude

Inkomsten en activa verkregen door fraude

Frauduleuze financiële verslaggeving

Verduistering van activa

Uitgaven en schulden voor ongepaste doelen

17 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Invoering rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld De rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld tot minimaal het verslagjaar 2022. Hierop zijn wij reeds in hoofdstuk ‘Evaluatie interne beheersing’ ingegaan.

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

15/11/2021

Gemeenteraadsverkiezingen 2022 Op 16 maart 2022 vinden de Gemeenteraadsverkiezingen plaats. Hierdoor is het risico aanwezig dat wij ons accountantsverslag 2021 met andere raadsleden zullen bespreken dan de raadsleden die hun inbreng hebben gehad in het controleplan 2021. Daarom introduceren wij ons graag zo spoedig als mogelijk aan de nieuwe raad. Invoering Omgevingswet Op 1 juli 2022 gaat de naar alle waarschijnlijkheid dan toch de Omgevingswet in. Alhoewel de Gemeente ambtelijk zeer druk is met de voorbereidingen, is het ook goed de actiepunten voor u als raad te onderkennen en te monitoren. De Omgevingswet geeft de raad immers meer mogelijkheden om een kaderstellende rol in te vullen. Maar alleen als de raad zich daar bewust van is én de handvatten weet beet te pakken. De belangrijkste actiepunten hebben wij hieronder toegelicht: •

De raad dient de Omgevingsvisie vast te stellen en neemt hierin mee de kaders die voldoen aan uw specifieke wensen;

•

Maakt afspraken met het college over informatievoorziening (vorm, inhoud, frequentie);

•

Overigens verwachten wij dat de impact van de Omgevingswet op onze controle beperkt is.

18 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Speerpunten Gemeenteraad

Aard en reikwijdte controle

U heeft momenteel nog geen speerpunten voor onze controle geformuleerd. Daarom hebben wij gemeend u in de managemenletter nader te informeren over de voortgang van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de positie van de verbijzonderde interne controlefunctie hierbinnen.

Evaluatie interne beheersing

Indien u andere speerpunten wenst in te brengen, dan zullen we trachten deze samen met u en de ambtelijke organisatie nader uit te werken. Wij rapporteren over deze speerpunten in ons accountantsverslag.

Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

15/11/2021

19 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2021

Open

15/11/2021

→

Opgevolgd

Aspect

Bevinding en opvolging

Aspect

Bevinding en opvolging

IT-audit

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder In de management letter en accountantsverslag van voorgaande jaren zijn meerdere bevindingen en aanbevelingen opgenomen welke voortkomen uit de uitgevoerde IT-audits. Zoals reeds in deze management letter genoemd, heeft de IT-audit 2021 nog niet plaatsgevonden bij gemeente Leudal. Wij hebben ervoor gekozen de bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande jaren, incl. de eventuele opvolging ervan in 2021, in het geheel mee te nemen in het accountantsverslag 2021. Derhalve gaan wij in deze management letter hierop niet verder in. Wij benoemen onderstaand enkel puntsgewijs welke onderwerpen het betroffen: - Logische toegangsbeveiliging en gebruikersbeheer van Civision bij in- en uitdiensttreding van personeel; - Documentatie intern uitgevoerde IT-controles; - Formele vastlegging van uitgevoerde procedures en besprekingen ten aanzien van de IT omgeving; - Jaarlijkse aandacht voor gedegen ITrisicoanalyse; - 15 gebruikers hebben volledige toegang in Civision Middelen (CMD); - Instellingen productieomgeving dienen te worden aangescherpt; - Logging op tabellen in CMD is uitgeschakeld; - Inloginstellingen binnen CMD zijn zwak geconfigureerd.

Frauderisicoanalyse

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder Wij bevelen aan om: - de frauderisicoanalyse te actualiseren; - bij het opstellen van de diverse P&C-documenten zichtbaar te refereren aan de frauderisicoanalyse; - de in de frauderisicoanalyse beschreven (interne) beheersingsmaatregelen ‘verbijzonderd’ te toetsen. Opvolging De frauderisico-analyse is ondervangen door het opnemen van de risico’s in de controlememoranda. Dit wordt jaarlijkse geactualiseerd en de beheersingsmaatregelen worden verbijzonderd getoetst. Dit betreft dus een doorlopend proces waarvan wij tijdens de eindejaarscontrole de voortgang opnieuw zullen beoordelen.

Secretarieleges

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder Wij hebben opgemerkt dat de controle van de ingevoerde tarieven 2020 pas heeft plaatsgevonden op 10-4-2020 in plaats van aan het begin van boekjaar 2020. Wij adviseren u deze controle direct aan het begin van het nieuwe jaar uit te voeren om foutieve tarieven te voorkomen. Opvolging Wij hebben geconstateerd dat de ingevoerde legestarieven 2021 direct aan het begin van boekjaar 2021 gecontroleerd zijn. De bevinding/aanbeveling is dus opgevolgd.

20 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2021

Open

15/11/2021

→

Opgevolgd

Aspect

Bevinding en opvolging

Controle rechtmatigheid inkopen (aanbestedingen)

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder De werkzaamheden rondom aanbestedingen zijn belangrijk met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording. Wij signaleren enkele aandachtspunten. Wij adviseren u zorg te dragen dat deze controle tijdig en overeenkomstig de SDOnotitie “Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid” wordt uitgevoerd. Daarnaast adviseren wij u om, mede gezien de complexiteit, een 4-ogen principe toe te passen bij deze controle. Als laatste bevelen wij aan om deze inkoopanalyse ten minste tweemaal per jaar uit te voeren. Opvolging Wij hebben tijdens de interim-controle de tussentijdse controle van de spendanalyse (2018 t/m 2021) beoordeeld. U heeft de frequentie van de controle conform onze aanbeveling uitgebreid naar tweemaal per jaar. Wij merken hierbij nog het volgende op: Ten aanzien van het aanbestedingsproces constateren wij dat uw organisatie verdere stappen heeft gemaakt om de rechtmatigheid van uw inkopen aan te kunnen tonen. Zo bent u dus gedurende het jaar al gestart met de controle op de aanbestedingen waardoor u in een vroeg stadium inzicht hebt in eventuele onrechtmatigheden binnen dit proces. Bevindingen uit uw controle zijn vastgelegd in een interne controlememo.

Aspect

Bevinding en opvolging Wij hebben geconstateerd dat er voor 7 dossiers een nadere analyse is uitgevoerd. Uit uw analyse is gebleken dat van deze 7 dossiers ten minste 1 dossier leidt tot een rechtmatigheidsfout inzake de gekozen aanbestedingsvorm. Wij hebben vernomen dat uw organisatie bezig is om hier adequate opvolging aan te geven. Wij merken op dat in de spendanalyse op dit moment nog niet per crediteur aangegeven wordt of de inkopen rechtmatig dan wel onrechtmatig zijn geweest. Per jaareinde adviseren wij u om per crediteur aan te geven of deze wel of niet rechtmatig is aanbesteed inclusief de onderliggende onderbouwing waarop u deze conclusievorming baseert. Om de rechtmatigheid van uw inkopen aan te kunnen tonen adviseren wij u daarnaast om in de spendanalyse per crediteur inzichtelijk te maken wat de onderliggende contractwaarde en contractduur is van de inkopen.

Participatiewet

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder Wij adviseren de financiële impact van de geconstateerde fouten naar aanleiding van de verrichte dossiercontroles op de sociale uitkeringen in het vervolg aan de rapportage van de VIC toe te voegen. Daarnaast bevelen wij u aan om het aantal deelwaarnemingen door de VIC-functie in te perken om zodoende ook meer tijd vrij te maken voor de controles binnen andere processen. Voorwaarde hiervoor is wel dat de financiële omvang van de bevindingen niet leidt tot een materiele fout in de jaarrekening.

21 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Aspect

Bevinding en opvolging

Participatiewet

Vervolg vorige pagina: Opvolging De VIC-werkzaamheden inzake de Participatiewet zijn nog niet uitgevoerd ten tijde van de interimcontrole 2021. Wij hebben afgesproken met uw ambtelijke organisatie dat dit proces gereed is voor aanvang van de pre-final, die zal plaatsvinden in week 7 2022. Wij zullen dan nagaan of onze bevinding/aanbeveling is opgevolgd.

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Prestatielevering Inkopen

Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2021

Open

15/11/2021

→

Opgevolgd

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder U heeft de interne beheersingsmaatregel geïmplementeerd dat een ‘’prestatie-akkoordverklaarder’’ (PAV-er) inkoopfacturen digitaal dient te autoriseren nadat hij/zij heeft vastgesteld dat de gefactureerde prestatie ook daadwerkelijk is geleverd. In de praktijk constateren wij dat dit enkel gebeurt aan de hand van bijvoorbeeld een offerte of opdrachtbevestiging. Door deze werkwijze resteert het risico dat de gefactureerde prestatie helemaal niet geleverd is. Wij adviseren u om de PAV-er de daadwerkelijke levering van de prestatie vast te stellen en dit kort te documenteren binnen het autorisatieproces. Om de administratieve lasten, die hiermee gemoeid zijn, niet onevenredig te laten oplopen, stellen wij een groeiproces voor, waarbij ten minste bij de representatieve deelwaarneming door de VIC-functie evident dient te blijken dat de onderliggende prestatie ook daadwerkelijk is geleverd.

Aspect

Bevinding en opvolging Wij bevelen aan om in dit kader kennis te nemen van de BADO-notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheden” en het beleid rondom de documentatie van inkoopprestaties waar mogelijk aan te scherpen. Opvolging Aan de hand van onze review op de door u verrichte interne controlewerkzaamheden ten aanzien van inkoopfacturen, hebben wij vergelijkbare bevindingen geconstateerd, namelijk dat bij de prestatie-akkoordverklaring door de PAV-ers niet altijd zichtbaar bewijs van prestatielevering is gedocumenteerd. Wij hebben echter wel aanvullende controledocumentatie ontvangen waaruit blijkt dat de prestaties daadwerkelijk geleverd zijn. Wij adviseren u om blijvend aandacht te vragen binnen de organisatie ten aanzien van het proces rondom het vaststellen van de prestatielevering van inkopen en het beleid hieromtrent ook expliciet vast te leggen. De organisatie onderzoekt in hoeverre de BADOnotitie ‘vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen’ onderdeel kan worden van het vast te leggen beleid

22 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Aspect

Bevinding en opvolging

Aspect

Bevinding en opvolging

Subsidieverstrekkingen

WMO

Evaluatie interne beheersing

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder Binnen het proces subsidieverstrekkingen wordt door de medewerkers van de betrokken afdeling niet structureel gewerkt met checklisten waaruit blijkt dat aan de geldende subsidievoorwaarden is voldaan. De controle hierop vindt hierbij achteraf plaats door de VIC-functie. Het risico bestaat hierdoor dat subsidies aan de voorkant onrechtmatig verstrekt worden.

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder Ten aanzien van het proces WMO merken wij op dat er binnen de ‘lijn’ ruim voldoende besluiten worden getoetst door de kwaliteitsmedewerkers; overeenkomstig onze constatering bij het proces Participatiewet. Deze controles zijn voor ons echter niet voldoende zichtbaar. Wij bevelen aan om net als voorgaande jaren ook een verbijzonderde controle op de WMO-verstrekkingen uit te voeren.

Vooruitblik en ontwikkelingen

Wij adviseren u om per subsidieregeling een checklist te hanteren waarmee aangetoond kan worden dat aan de subsidievoorwaarden is voldaan.

Aard en reikwijdte controle

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2021

Open

15/11/2021

→

Opgevolgd

Opvolging Daar de VIC enkel werkzaamheden heeft uitgevoerd inzake subsidieverstrekkingen aan niet-professionele instellingen hebben wij op basis van efficiency overwegingen ervoor gekozen dit proces tijdens de eindejaarscontrole geheel gegevensgericht te controleren.

Opvolging De VIC werkzaamheden inzake WMO zijn nog niet uitgevoerd ten tijde van de interim-controle 2021. Wij hebben afgesproken met uw ambtelijke organisatie dat dit proces gereed is voor aanvang van de préfinal, welke zal plaatsvinden in week 7 2022. Wij zullen dan nagaan of onze bevinding/aanbeveling is opgevolgd.

23 Managementletter Gemeente Leudal 2021

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2021

15/11/2021

Aspect

Bevinding en opvolging

Aspect

Bevinding en opvolging

VIC Algemeen

Bevinding ML 2021 Wij merken op dat de VIC werkzaamheden niet altijd volledig gereed zijn voor aanvang van onze (interim-) controle. Dit wordt veroorzaakt doordat nog vragen openstaan binnen de organisatie. Hierdoor kunnen wij onze (interim-) controle minder efficiënt uitvoeren. Tijdens de interim-controle 2021 hebben wij geconstateerd dat met name ten aanzien van de processen inkopen en omgevingsvergunningen de VIC werkzaamheden nog niet volledig waren afgerond en nog vragen openstonden.

Lonen en salarissen

Bevinding ML 2021 De controle van de maandelijkse mutatieverslagen worden wel nog uitgevoerd door de 2 medewerkers salarisadministratie, echter deze controle vindt sinds Covid-19/thuiswerken niet meer zichtbaar plaats.

De gedurende de interim-controle openstaande vragen zijn overigens beantwoord, waardoor de interim-controle tijdig kon worden afgerond. Aanbeveling Wij verzoeken de VIC om haar werkzaamheden volledig gereed te hebben voor aanvang van de start van onze (interim-) controle. Wij hebben met uw VIC afgesproken om de werkzaamheden inzake de processen inkopen en omgevingsvergunningen verder te complementeren waarna wij tijdens de prefinal (week 7 2022) deze controles verder oppakken.

Aanbeveling Wij adviseren u om deze controle meer zichtbaar uit te voeren, waardoor aangetoond kan worden dat de maandelijkse salarismutaties juist en rechtmatig verloond worden.

Qconcepts Reitscheweg 45 5232 BX ‘s-Hertogenbosch t +31 (0)73 - 61 32 510 e info@qconcepts.nl i qconcepts.nl

15/11/2021