Inkoopvoorwaarden
Tekst van het document
VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten
Inhoudsopgave VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten I Algemeen II Uitvoering Overeenkomst III Financiële bepalingen IV Bepalingen betreffende de Leveringen van Goederen V Bepalingen betreffende het verrichten van Diensten VI Einde Overeenkomst
3 6 10 21 23 25 28
Toelichting op VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten I Algemeen II Uitvoering Overeenkomst III Financiële bepalingen IV Bepalingen betreffende de Leveringen van Goederen V Einde Overeenkomst
30 33 37 49 51 55
Bijlage: Addendum
57
VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
3
Inhoud I Algemeen Artikel 1 Definities Artikel 2 Toepasselijkheid Artikel 3 Totstandkoming Overeenkomst II Uitvoering Overeenkomst Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente Artikel 6 Kwaliteit en controle Artikel 7 Geheimhouding Artikel 8 Intellectueel eigendom Artikel 9 Verwerking persoonsgegevens Artikel 10 Data Artikel 11 Wijziging Overeenkomst Artikel 12 Uitrusting en materialen Artikel 13 Tijdstip van nakoming Artikel 14 Toerekenbare tekortkoming Artikel 15 Niet-toerekenbare tekortkoming Artikel 16 Aansprakelijkheid en verzekering Artikel 17 Boete Artikel 18 Toepasselijk recht en geschillen III Financiële bepalingen Artikel 19 Prijzen, meerwerk en minderwerk Artikel 20 Facturering en betaling IV Bepalingen betreffende de Leveringen van Goederen Artikel 21 Leveringen Artikel 22 Verpakking en transport Artikel 23 Overdracht van eigendom en risico V Bepalingen betreffende het verrichten van Diensten Artikel 24 Diensten Artikel 25 Personeel van Contractant Artikel 26 Arbeidsvoorwaarden
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
4
VI Einde Overeenkomst Artikel 27 Opzegging Artikel 28 Ontbinding Artikel 29 Vernietiging
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
5
I Algemeen Artikel 1
Definities
Aflevering:
het verschaffen van het bezit van de Goederen aan de Gemeente
Contractant:
de in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente
Data:
digitale weergaves van handelingen, feiten of informatie en/of compilaties van dergelijke handelingen, feiten of informatie, ook in de vorm van geluids-, visuele of audiovisuele opnames
Diensten (Dienst):
de door de Contractant op basis van de Overeenkomst te verrichten werkzaamheden voor een specifieke behoefte van de Gemeente, niet zijnde werken of leveringen
Gebruiksrecht:
het recht op grond waarvan de Gemeente bevoegd is om de Resultaten in overeenstemming met de Overeenkomst te gebruiken en de toestemming van de Contractant om de Resultaten onbeperkt te verveelvoudigen, te wijzigen, openbaar te maken, toe te passen en te bewerken, in iedere vorm, nu bestaand of in de toekomst
Gemeente:
de gemeente [...], zetelend […] te […]
Goederen (Goed):
alle zaken en alle vermogensrechten in de zin van artikel 3:1 Burgerlijk Wetboek
IE-rechten:
alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten, waaronder maar niet beperkt tot, auteursrechten, databankenrechten en goodwill
Leveringen (Levering):
de door de Contractant op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Gemeente te leveren Goederen
Maatwerk:
de door de Contractant op basis van de Overeenkomst specifiek voor de Gemeente tot stand gebrachte, verrichte en/of ontwikkelde Prestaties en Goederen
Offerte:
een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
6
Offerteaanvraag:
een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten Prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen
Overeenkomst:
al hetgeen tussen de Gemeente en de Contractant is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen
Overeenkomst voor Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken:
de bij de Overeenkomst gevoegde overeenkomst voor gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, of bij gebreke daarvan, de door VNG opgestelde Modelovereenkomst Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken
Partijen/ Partij:
de Gemeente en/of de Contractant
Personeel van de door de Contractant voor de uitvoering van de Overeenkomst Contractant: in te schakelen personeelsleden of andere hulppersonen die met de Contractant een overeenkomst van opdracht hebben gesloten Prestaties (Prestatie):
te verrichten Leveringen en/of Diensten
Resultaten (Resultaat):
al hetgeen in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht, anders dan Maatwerk en ongeacht of de Contractant daarbij gebruikmaakt van enige bijdrage van de Gemeente en/of derden
Schriftelijk:
correspondentie per post of langs elektronisch weg waarbij: de kennisgeving raadpleegbaar is door de geadresseerde, de authenticiteit van de kennisgeving in voldoende mate is gewaarborgd, en de identiteit van de kennisgever met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld
Verwerkersovereenkomst:
de bij de Overeenkomst gevoegde verwerkersovereenkomst of, bij gebreke daarvan, de ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst door de VNG tot standaard verklaarde Standaard Verwerkersovereenkomst
Werkdag:
kalenderdagen behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3 lid 1 Algemene termijnenwet, plaatselijke feestdagen en door de Gemeente aangewezen brugdagen
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
7
Artikel 2 Toepasselijkheid 2.1.
Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de Offerteaanvraag, Offerte(n), nadere overeenkomsten en Overeenkomsten met betrekking tot Leveringen en Diensten.
2.2.
Van deze algemene inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, indien Partijen dit uitdrukkelijk Schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen.
2.3.
Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen treden in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen.
2.4.
Door het indienen van de Offerte aanvaardt de Contractant onverkort deze algemene inkoopvoorwaarden en wijst de Contractant uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden en markt- of branchespecifieke voorwaarden af.
Artikel 3 Totstandkoming Overeenkomst 3.1.
De Gemeente kan een Offerteaanvraag intrekken of wijzigen voor zover dit mogelijk is binnen de geldende Nederlandse en Europese jurisprudentie en wet- en regelgeving. De Gemeente vergoedt geen kosten of schade die hiermee samenhangen, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen of wet- of regelgeving daartoe dwingen.
3.2.
De Offerte van de Contractant heeft een gestanddoeningstermijn van negentig dagen of zoveel langer of korter als in de Offerteaanvraag is vermeld. De gestanddoeningstermijn vangt aan op de dag waarop de inschrijvingstermijn sluit of op de dag die wordt vermeld in de Offerteaanvraag.
3.3.
Een Overeenkomst komt tot stand nadat de Gemeente een expliciete Schriftelijke aanvaarding van de Offerte van de Contractant heeft verzonden aan de Contractant. De Schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160 lid 1 aanhef en onder d van de Gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171 lid 2 van de Gemeentewet de vertegenwoordiging van de Gemeente is opgedragen.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
8
3.4.
Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in het voorgaande lid of in de zin van artikel 6:217 lid 1 Burgerlijk Wetboek.
3.5.
Alle handelingen die de Contractant verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst zijn voor rekening en risico van de Contractant.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
9
II Uitvoering Overeenkomst Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant 4.1.
De Contractant zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst in goede samenwerking met de Gemeente nakomen, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de Contractant.
4.2.
De Contractant zal de Gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de Overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De Contractant is onder meer, maar niet uitsluitend, verplicht om de Gemeente direct Schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden.
4.3.
Slechts met voorafgaande Schriftelijke goedkeuring van de Gemeente, kan de Contractant de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden. Dit geldt niet voor het vestigen van beperkte rechten, zoals een pandrecht. De Gemeente is te allen tijde bevoegd om deze goedkeuring in te trekken, indien blijkt dat deze derden niet in staat zijn om (hun deel van) de Overeenkomst uit te voeren.
4.4.
De Contractant garandeert over de (totstandkoming van de) Overeenkomst dat de Contractant of Personeel van Contractant of een met de Contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van Offerten, en/of (3) verdeling van werkzaamheden.
4.5.
De Contractant vrijwaart de Gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2 lid 1 aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
10
begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Contractant of de Gemeente krijgt opgelegd. 4.6.
De Contractant zal bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijnde voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de Gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de Contractant, in acht nemen. Indien de Contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met deze derden, zal de Contractant dit eerst voorleggen aan de Gemeente.
4.7.
De Contractant draagt zelf de verantwoordelijkheid om de door de Contractant ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de Contractant en de Gemeente bij de uitvoering van de Overeenkomst.
4.8.
Slechts voor zover de Contractant expliciet en Schriftelijk is gemachtigd door de Gemeente zal de Contractant optreden als gemachtigde van de Gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Contractant.
Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente 5.1.
De Gemeente zal op verzoek van de Contractant alle inlichtingen en gegevens verstrekken voor zover die nodig zijn om de Overeenkomst naar behoren uit te voeren.
5.2.
De Gemeente zal zich inspannen zoals een goed opdrachtgever betaamt en zal zich indien nodig inspannen om haar medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 6 Kwaliteit en controle 6.1.
De Contractant garandeert dat de geleverde Prestaties voldoen aan de Overeenkomst, aan de algemeen geldende normen, aan gemeentelijke kwaliteitsnormen en aan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, maar niet uitsluitend, veiligheid, toegankelijkheid, gezondheid, milieu, Data en informatieveiligheid.
6.2.
De Gemeente is gerechtigd om de Prestaties te keuren en de Contractant verleent waar nodig zijn medewerking. Indien de Gemeente bepaalde Prestaties Schriftelijk heeft goedgekeurd, vervalt het recht zoals genoemd in de voorgaande zin ten aanzien van die Prestaties.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
11
6.3.
De Gemeente is gerechtigd om een integriteitsscreening uit te voeren, eventueel met behulp van een advies als bedoeld in de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob). Indien het screeningsresultaat daar aanleiding toe geeft, kunnen in de Overeenkomst aanvullende maatregelen worden opgenomen.
6.4.
De Gemeente heeft het recht om eventueel met behulp van ingeschakelde derden een controle te (laten) doen van de naleving door de Contractant van de Overeenkomst. De Contractant is verplicht om hieraan zijn medewerking te verlenen. De kosten voor deze controle komen voor rekening van de Gemeente, tenzij uit de controle blijkt dat de Contractant één of meer wezenlijke verplichtingen niet heeft nageleefd en/of het kosten zijn aan de zijde van de Contractant.
Artikel 7 Geheimhouding 7.1.
Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt.
7.2.
Partijen zullen de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden verplichten deze geheimhoudingsplicht na te leven.
7.3.
Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/of de voor die Partij werkzame personen en/of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.
7.4.
De Contractant is verplicht om op eerste verzoek van de Gemeente Personeel van Contractant een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.
7.5.
De Contractant is verplicht om Schriftelijke goedkeuring te vragen aan de Gemeente voor eventuele persberichten, reclame-uitingen of openbare mededelingen – inclusief mededelingen via kanalen van sociale media – met betrekking tot het (mogelijk) aangaan en de uitvoering van de Overeenkomst, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
12
Artikel 8 Intellectueel eigendom 8.1.
Over alle IE-rechten op de Resultaten (niet zijnde Maatwerk) verkrijgt de Gemeente een onbeperkt, eeuwigdurend, onvoorwaardelijk en onherroepelijk Gebruiksrecht, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen. De Gemeente aanvaardt dit Gebruiksrecht. De Contractant werkt op eerste verzoek kosteloos mee aan het bewerkstelligen en nader formaliseren van dit Gebruiksrecht. De eenmalige vergoeding voor dit Gebruiksrecht ligt besloten in de overeengekomen prijs.
8.2.
Alle IE-rechten op Maatwerk berusten bij de Gemeente, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen. De Contractant draagt hierbij alle IE-rechten die ten grondslag liggen aan het Maatwerk over aan de Gemeente. De Gemeente aanvaardt deze overdracht hierbij. De overdracht ziet op alle huidige en toekomstige rechten en omvat alle denkbare vormen van gebruik, openbaarmaking en/of verveelvoudiging, inclusief iedere vorm van bewerking, nu bestaand of in de toekomst. De Contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen en nader formaliseren van de overdracht. De eenmalige koopprijs voor deze overdracht ligt besloten in de overeengekomen prijs.
8.3.
De Contractant behoudt of verkrijgt geen gebruiksrecht met betrekking tot het Maatwerk, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.
8.4.
De Gemeente blijft rechthebbende van alle IE-rechten op door de Gemeente geleverde bijdragen op grond van de Overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende Resultaten en/ of Maatwerk. De Gemeente behoudt zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de Overeenkomst aan de Contractant openbaar gemaakt werk. De Contractant erkent dit voorbehoud. Ten aanzien van alle auteursrechtelijk beschermde werken die toekomen aan de Gemeente geldt: “Auteursrecht ten aanzien van tekst- en datamining en machine learning nadrukkelijk voorbehouden”.
8.5.
Voor zover de wet dat toestaat doet de Contractant afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijk beschermde werken.
8.6.
De Contractant garandeert dat de Prestaties, de Goederen, het Maatwerk, de Resultaten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de Gemeente in de weg zouden kunnen staan. De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
13
8.7.
In het geval van aanspraken van derden zal de Contractant alles in het werk stellen om in overleg met de Gemeente te bewerkstelligen dat de Gemeente het ongestoorde gebruik van het geleverde zal kunnen voortzetten.
8.8.
In het geval van aanspraken van derden waarvoor de in lid 6 genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de Contractant alle schade van de Gemeente vergoeden inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten.
Artikel 9 Verwerking persoonsgegevens 9.1.
De Contractant verwerkt persoonsgegevens, als gedefinieerd in artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
9.2.
Voor zover de Contractant in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens voor de Gemeente in de hoedanigheid van verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming verwerkt, is op die verwerking de Verwerkersovereenkomst van toepassing.
9.3.
Voor zover tussen de Contractant en de Gemeente in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst voor een of meer verwerkingen van persoonsgegevens sprake is van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid in de zin van artikel 26 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, is op die verwerking de Overeenkomst voor Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken van toepassing.
Artikel 10 Data 10.1.
Indien de te leveren Goederen in staat zijn om Data te genereren, te verzamelen of anderszins te verwerven, en/of er bij de te verrichten Diensten Data worden gegenereerd, verzameld, of anderszins worden verworven, zal de Contractant de Gemeente daarvan op de hoogte stellen.
10.2. De Contractant stelt de Gemeente kosteloos technisch in staat om de Data in te zien, en voor eigen gebruik te kunnen opslaan. De Contractant kan aan deze verplichting onder meer voldoen door: • de Data aan de Gemeente te verstrekken; • de Gemeente in staat te stellen om de Data in realtime in te zien en een kopie daarvan te downloaden; • de Data gedurende de looptijd van de Overeenkomst onder zich te houden, en de Gemeente op eerste verzoek een kopie van de Data te
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
14
verstrekken; • documentatie aan de Gemeente te verstrekken om de Gemeente in staat te stellen de Data zelf uit het Goed te ontsluiten; of • aan de Gemeente koppelingen ter beschikking te stellen, teneinde de Gemeente in staat te stellen de Data zelf op te vragen via deze koppelingen. 10.3. De ter beschikking gestelde of beschikbaar gemaakte Data zal: • in een algemeen leesbaar elektronisch bestandsformaat worden verstrekt; • vergezeld gaan van documentatie met een juiste, volledige en gedetailleerde beschrijving van de aan de Data ten grondslag liggende datamodellen; en • voldoen aan de voorschriften die aan Data worden gesteld in de Wet open overheid, de Wet hergebruik van overheidsinformatie en andere wet- en regelgeving die op de Gemeente van toepassing is. 10.4. De Contractant bevestigt dat de Gemeente het recht heeft om de Data voor eigen gebruik op te slaan en verder te gebruiken, waaronder begrepen het recht van de Gemeente om de Data openbaar inzichtelijk te maken en ter beschikking te stellen aan derden. Voor zover op de Data die ontstaan bij gebruik door de Gemeente of die specifiek zien op het gebruik door de Gemeente, hoe ook genaamd, IE-rechten (komen te) rusten, is wat in artikel 8 is bepaald over Resultaten van overeenkomstige toepassing. 10.5.
Indien de door de Contractant geleverde Data onjuist en/of onvolledig blijken te zijn, zal de Contractant, ook na beëindiging van de Overeenkomst, kosteloos zijn medewerking verlenen om deze onjuistheid en/of onvolledigheid te corrigeren. 10.6. Indien de Contractant zelf (mede) toegang heeft tot de Data, gelden de volgende bepalingen: • de Contractant zal de Data uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst en de nakoming van op de Contractant rustende wettelijke verplichtingen; • de Contractant zal op eerste verzoek van de Gemeente overgaan tot vernietiging van de Data; • de Contractant zal gedurende de looptijd van de Overeenkomst niet overgaan tot vernietiging van de Data zonder een verzoek daartoe; en • de Contractant zal de Data na het einde van de Overeenkomst vernietigen, maar niet voordat hij de Gemeente expliciet een redelijke
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
15
laatste kans heeft geboden om de Data te downloaden of anderszins te verkrijgen. 10.7. De Contractant zal, onverminderd de verplichting tot het verstrekken van deugdelijke documentatie, op eerste verzoek alles doen wat redelijkerwijs van hem gevergd kan worden om de Gemeente te helpen bij het duiden en interpreteren van de Data. De Contractant zal kosteloos voldoen aan deze verplichting, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen. 10.8. Hetgeen is bepaald in de leden 2 tot en met 7 geldt niet indien en voor zover: • het nakomen van de verplichtingen technisch onmogelijk is; • het nakomen van de verplichtingen in strijd komt met andere wettelijke verplichtingen; • de Data bedrijfsgeheimen van de Contractant betreffen; of • de Gemeente expliciet en ondubbelzinnig bij de Contractant heeft aangegeven de Data niet te willen ontvangen of anderszins in te willen zien.
Artikel 11
Wijziging Overeenkomst
11.1.
De Gemeente is bevoegd om de Overeenkomst Schriftelijk te wijzigen en/ of aan te vullen, na overleg met en instemming van de Contractant over de gevolgen van de wijziging of aanvulling.
11.2.
In dit kader blijven Partijen binnen de grenzen van de redelijkheid en billijkheid.
Artikel 12 Uitrusting en materialen 12.1.
De Contractant zal voor eigen rekening en risico zorgdragen voor alle bij de uitvoering van de Overeenkomst te gebruiken – niet van de Gemeente afkomstige – materialen en uitrusting (waaronder gereedschappen), tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.
12.2. De Contractant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de deugdelijkheid van de gebruikte Goederen, materialen en uitrusting en dient deze voor eigen rekening en risico te verzekeren, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen. 12.3. De Contractant kan voor eigen rekening en risico bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik maken van zaken die eigendom zijn van de Gemeente, en die voor dat doel aan de Contractant in bruikleen zijn gegeven. Aan deze bruikleen kan de Gemeente voorwaarden verbinden.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
16
Artikel 13 Tijdstip van nakoming 13.1.
De Contractant is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) voor de uitvoering van de Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst, is/zijn verstreken en die Prestatie(s) niet of niet volledig is/zijn uitgevoerd.
13.2. De Contractant stelt de Gemeente Schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de Contractant zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken.
Artikel 14 Toerekenbare tekortkoming 14.1.
Indien één van de Partijen toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van de Overeenkomst en/of deze algemene inkoopvoorwaarden, zal de andere Partij een aangetekend schrijven verzenden aan de tekortkomende Partij, alvorens gebruik te maken van de aan de Partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige Partij direct in verzuim verkeert.
14.2. Ieder van de Partijen is gerechtigd de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere Partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding – gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim – in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid. Elke ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven. 14.3. Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming van de Gemeente indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 15 Niet-toerekenbare tekortkoming 15.1.
De Contractant kan zich jegens de Gemeente enkel op een niettoerekenbare tekortkoming, als bedoeld in artikel 6:75 Burgerlijk Wetboek, beroepen, indien de Contractant de Gemeente zo spoedig mogelijk, onder overlegging van de bewijsstukken, Schriftelijk hiervan in kennis stelt.
15.2 . Onder een niet-toerekenbare tekortkoming aan de zijde van de Contractant wordt in ieder geval niet verstaan: • ziekte van Personeel van Contractant (behoudens bijvoorbeeld een pandemie); • gebrek aan Personeel van Contractant;
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
17
• stakingen; • grondstoffentekort; • transportproblemen; • tekortkoming of niet-nakoming van de verplichtingen van toeleveranciers; • storingen in de productie van de Contractant; of • liquiditeits- en/of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de Contractant.
Artikel 16 Aansprakelijkheid en verzekering 16.1.
Tenzij Schriftelijk anders overeengekomen, is de Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen tegenover de andere Partij aansprakelijk voor de door de andere Partij geleden dan wel te lijden schade, met dien verstande dat de aansprakelijkheid als volgt beperkt is tot: voor opdrachten waarvan de totale waarde kleiner is dan of gelijk aan € 50.000,-:
€150.000,- per gebeurtenis en € 300.000,- per contractjaar (of gedeelte van een jaar) dat de Overeenkomst van kracht is;
voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 50.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 100.000,-:
€ 300.000,- per gebeurtenis en € 500.000,- per contractjaar of gedeelte van een jaar dat de Overeenkomst van kracht is;
voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 100.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 150.000,-:
€ 500.000,- per gebeurtenis en € 1.000.000,- per contractjaar of gedeelte van een jaar dat de Overeenkomst van kracht is;
voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 150.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 500.000,-:
€ 1.500.000,- per gebeurtenis en € 3.000.000,- per contractjaar of gedeelte van een jaar dat de Overeenkomst van kracht is;
voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 500.000,-:
€ 3.000.000,- per gebeurtenis en € 5.000.000,- per contractjaar of gedeelte van een jaar dat de Overeenkomst van kracht is.
Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
18
16.2. De in het vorige lid bedoelde beperking van aansprakelijkheid komt te vervallen: • in geval van aanspraken op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel; en/of • indien sprake is van opzet of grove schuld van de Partij die toerekenbaar tekortschiet of diens personeel; en/of • in geval van schending van artikel 8; en/of • in geval van schending van artikel 9, waaronder de Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst voor Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken; en/of • in geval van vrijwaringen die Partijen aan elkaar hebben verleend in deze inkoopvoorwaarden en/of de Overeenkomst. 16.3. De Contractant zal vanaf het aangaan van de Overeenkomst adequaat verzekerd zijn voor het uitvoeren van de Overeenkomst en zal zich adequaat verzekerd houden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst. 16.4. De Contractant zal het verzekerd bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst niet ten nadele van de Gemeente wijzigen, tenzij de Gemeente hiervoor haar expliciete en Schriftelijke toestemming heeft gegeven. 16.5. Eventuele verzekeringen die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en waarover de Contractant nog niet beschikt, zal de Contractant afsluiten voor tenminste de periode van de uitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 17 Boete 17.1.
Indien een boetebepaling is overeengekomen, is deze boete zonder rechterlijke tussenkomst, ingebrekestelling of aanmaning direct opeisbaar.
17.2. De boete laat onverlet alle andere rechten of vorderingen, waaronder, doch niet uitsluitend, de vordering van de Gemeente tot nakoming en het recht op schadevergoeding.
Artikel 18 Toepasselijk recht en geschillen 18.1.
Op deze algemene inkoopvoorwaarden en de Overeenkomsten, alsmede op de totstandkoming en de interpretatie, is Nederlands recht van toepassing.
18.2. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
19
18.3. Geschillen tussen Partijen, daaronder begrepen, die slechts door één Partij als zodanig wordt beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht. 18.4. Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de Offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de Offerteaanvraag, de totstandkoming van de Overeenkomst of de uitvoering van de Overeenkomst, dan is elk van de Partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Gemeente is gevestigd.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
20
III Financiële bepalingen Artikel 19 Prijzen, meerwerk en minderwerk 19.1.
De Contractant zal de Overeenkomst uitvoeren tegen de in zijn Offerte genoemde prijzen in euro’s.
19.2. Niet redelijkerwijs in de Overeenkomst inbegrepen extra Prestaties, zijn slechts meerwerk voor zover dit uitsluitend aan de Gemeente is toe te rekenen. Als de in de Overeenkomst inbegrepen Prestaties redelijkerwijs worden verlicht en/of verminderd, is sprake van minderwerk. 19.3. Meerwerk zal door de Contractant slechts in behandeling worden genomen nadat de inhoud en de prijzen Schriftelijk zijn overeengekomen met de Gemeente. 19.4. Afrekening van meerwerk of verrekening van minderwerk vindt plaats tegen maximaal de prijzen zoals opgenomen in de Offerte, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen. 19.5. Voor zover de prijzen van meerwerk of minderwerk niet in de Offerte zijn opgenomen, verplicht de Contractant zich ertoe voor meerwerk en minderwerk uitsluitend marktconforme prijzen aan te bieden.
Artikel 20 Facturering en betaling 20.1. De Gemeente ontvangt elektronische facturen die voldoen aan de door de Gemeente te stellen aanvullende eisen voor elektronische verwerking. Indien Partijen dit Schriftelijk zijn overeengekomen, kunnen facturen als pdf-bestand per e-mail worden verzonden naar het door de Gemeente opgegeven e-mailadres. 20.2. Op de factuur vermeldt de Contractant: • de wettelijke vereisten waaraan de factuur moet voldoen: naam, adres, postcode, woonplaats, bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens, BTW-nummer, KvK-nummer; • het factuuradres van de Contractant;
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
21
• het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW; • factuurdatum; • uniek factuurnummer van de Contractant; • korte omschrijving van de Levering en/of Dienst; en • eventuele nadere eisen in overleg met de Gemeente. Eventuele nadere eisen worden opgenomen in de Overeenkomst dan wel de Offerteaanvraag. 20.3. De Contractant hanteert een betalingstermijn van dertig dagen na de ontvangst van de factuur of zoveel langer of korter als overeengekomen tussen Partijen in de Overeenkomst. De Gemeente zal binnen de gehanteerde betalingstermijn de factuur van de Contractant betalen. Indien de factuur niet voldoet aan de gestelde eisen, dan zal de betalingstermijn niet aanvangen. 20.4. Indien de Goederen of Diensten niet beantwoorden aan de Overeenkomst is de Gemeente bevoegd om de betaling naar rato van de tekortkoming geheel of gedeeltelijk op te schorten.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
22
IV Bepalingen betreffende de Leveringen van Goederen Artikel 21 Leveringen 21.1.
Aflevering vindt plaats op de overeengekomen locatie en het overeengekomen tijdstip en geschiedt voor rekening en risico, waaronder transport en verzekeringen, van de Contractant.
21.2. Tenzij Schriftelijk een andere tijd of plaats is overeengekomen, geschiedt de Aflevering uitsluitend op Werkdagen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. De Contractant dient zijn vervoerder hiervan op de hoogte te stellen. 21.3. Indien de Gemeente de Goederen gemotiveerd afkeurt, zal de Contractant op zijn eigen kosten de Goederen ophalen. 21.4. De Goederen worden geacht te zijn goedgekeurd vanaf het moment van volledige operationele ingebruikname door de Gemeente, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen of bepaalde omstandigheden nopen tot Schriftelijke goedkeuring van de Gemeente. 21.5. De Contractant verleent ten minste een garantie voor de Goederen van twaalf maanden vanaf het moment dat de Gemeente de Goederen heeft goedgekeurd, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen. Deze garantie laat de aansprakelijkheid van de Contractant onverlet. 21.6. De Contractant garandeert dat onderdelen van de Goederen kunnen worden geleverd voor een periode van tenminste vijf jaar na Aflevering van de Goederen of voor een periode die Schriftelijk is overeengekomen.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
23
21.7. De Contractant is gehouden om alle bij de Goederen behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken- of certificaten, opgesteld zoveel mogelijk in de Nederlandse taal, zonder extra kosten, aan de Gemeente ter beschikking te stellen. 21.8. De Contractant zal voor zijn rekening en risico alle voorkomende gebreken aan de geleverde Goederen na Aflevering of voltooiing binnen de door de Gemeente bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn wegnemen door herstel of vervanging.
Artikel 22 Verpakking en transport 22.1. De Contractant draagt zorg voor een deugdelijke en duurzame verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van de Goederen, dat deze in een goede staat en op duurzame wijze de plaats van Aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De Contractant is verantwoordelijk voor het naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen. 22.2. De Contractant neemt alle verpakkingen kosteloos terug, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen, en draagt zorg voor een milieuvriendelijke verwerking.
Artikel 23 Overdracht van eigendom en risico 23.1. De eigendom van de geleverde Goederen gaat over op het moment van Aflevering, waar nodig na eventuele installatiewerkzaamheden die daarmee gepaard gaan. Het risico gaat over op de Gemeente na acceptatie van de Goederen door de Gemeente. 23.2. De acceptatie van de Goederen zal geschieden door middel van een Schriftelijke verklaring van de Gemeente, na Aflevering en eventuele installatie van de Goederen. Indien de Gemeente de Goederen niet accepteert, geeft zij gemotiveerd aan waarom de acceptatie onthouden wordt.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
24
V Bepalingen betreffende het verrichten van Diensten Artikel 24 Diensten 24.1. De Contractant zal de Diensten uitvoeren binnen de termijn en op de plaats zoals deze zijn opgenomen in de Overeenkomst. 24.2. De Contractant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor zowel zijn eigen Prestaties, Prestaties van Personeel van Contractant alsmede Prestaties van de door de Contractant ingeschakelde derden. 24.3. Feitelijke uitvoering van de Diensten door de Contractant of daarmee gepaard gaande handelingen houdt niet in dat de Gemeente de Diensten zonder meer goedkeurt. De Gemeente behoudt zich het recht voor om eventuele verrichte Diensten te keuren, controleren of niet goed te keuren. 24.4. De goedkeuring van de Diensten zal geschieden door middel van een Schriftelijke verklaring van de Gemeente. Indien de Gemeente de Diensten niet goedkeurt, geeft zij gemotiveerd aan waarom de goedkeuring onthouden wordt.
Artikel 25 Personeel van Contractant 25.1. Voor zover Diensten worden verricht ten kantore en/of in de openbare ruimte van de Gemeente, zijn de Contractant, Personeel van Contractant en de door de Contractant ingeschakelde derden gehouden de vastgestelde huisregels voor dat kantoor/gebouw en/of die openbare ruimte na te leven. 25.2. Indien gedurende de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat Personeel van Contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de Overeenkomst en/of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft de Gemeente het recht de desbetreffende persoon door de Contractant per direct te laten vervangen.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
25
25.3. Voor de vervanging van Personeel van Contractant door de Contractant is voorafgaande Schriftelijke toestemming vereist van de Gemeente, tenzij directe vervanging noodzakelijk is. In dat laatste geval kan worden volstaan met mondelinge toestemming van de Gemeente. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben conform het vereiste in de Offerteaanvraag. 25.4. In vervanging van Personeel van Contractant wordt op een korte termijn – doch uiterlijk binnen twee weken of zoveel korter als noodzakelijk – door de Contractant voorzien. Eventuele kosten die gepaard gaan met vervanging komen voor rekening van de Contractant. 25.5. De Contractant staat ervoor in dat Personeel van Contractant gerechtigd is om in Nederland arbeid te verrichten dan wel Diensten te verrichten. 25.6. De Contractant is verantwoordelijk voor en aansprakelijk voor de nakoming van de uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen uit de belastingwetgeving en de socialezekerheidswetgeving, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken ter zake. De Contractant zal – indien wettelijk vereist dan wel door de Gemeente wordt vereist – met een G-rekening werken.
Indien de Gemeente geconfronteerd wordt met een naheffing, worden deze kosten een-op-een verhaald op de Contractant.
Artikel 26 Arbeidsvoorwaarden 26.1. De Contractant is bij de uitvoering van de Overeenkomst verantwoordelijk en aansprakelijk voor de nakoming van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de CAO die voor het Personeel van Contractant van toepassing is. De Contractant zal de Gemeente verzoeken de daarvoor noodzakelijke informatie Schriftelijk te verstrekken, aan welk verzoek de Gemeente zal voldoen. 26.2. De Contractant legt alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van het verrichten van de Diensten op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast. De Contractant verschaft op verzoek aan de Gemeente toegang tot arbeidsvoorwaardelijke afspraken, indien de Gemeente dit noodzakelijk acht in verband met het voorkomen van of de behandeling van een loonvordering.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
26
26.3. De Contractant verschaft op verzoek aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie. 26.4. De Contractant legt de verplichtingen voortvloeiend uit de vorige leden onverkort op aan alle partijen waarmee hij overeenkomsten aangaat ten behoeve van het verrichten van Diensten en bedingt tevens dat deze partijen vervolgens bedoelde verplichtingen onverkort opleggen aan alle partijen met wie zij op hun beurt contracten aangaan ten behoeve van het verrichten van de Diensten.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
27
VI Einde Overeenkomst Artikel 27 Opzegging 27.1. De Gemeente is gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn zoals bepaald in de Overeenkomst. Indien geen opzegtermijn in de Overeenkomst is opgenomen, kan de Gemeente de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de Overeenkomst.
Artikel 28 Ontbinding 28.1. Ieder van de Partijen heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien: • het bepaalde in de artikelen 4.4, 8 en/of 9.1 wordt geschonden; de andere Partij een besluit tot ontbinding van de rechtspersoon of onderneming heeft genomen; • de zeggenschap van de andere Partij bij een ander komt te rusten dan ten tijde van het sluiten van deze Overeenkomst; • ten aanzien van de andere Partij faillissement is aangevraagd dan wel uitgesproken of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is aangevraagd of verleend; • de andere Partij fuseert, splitst of op enigerlei wijze (een deel van) zijn bedrijf overdraagt; of • de andere Partij in een situatie van niet-toerekenbare tekortkoming, als bedoeld in artikel 6:75 Burgerlijk Wetboek, verkeert gedurende meer dan tien dagen. 28.2. De Gemeente heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien: • de Contractant zich schuldig heeft gemaakt aan een integriteitsschending die blijkt uit het screeningsresultaat zoals bedoeld in artikel 6.3 of zich ten aanzien van de Contractant een uitsluitingsgrond voordoet die is vermeld in de Offerteaanvraag; of • de Gemeente op goede gronden aanneemt dat de rechter de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
28
Overeenkomst zal aantasten doordat de Overeenkomst is gesloten in strijd met geldende wet- en regelgeving, zoals het staatssteunrecht en/ of (Europese) aanbestedingsrecht. 28.3. Elke ontbinding als bedoeld in de leden 1 en 2 dient door middel van een aangetekend schrijven te geschieden. 28.4. Ingeval van ontbinding door de Gemeente als bedoeld in de leden 1 en 2 is de Gemeente geen vergoeding verschuldigd aan de Contractant voor de Prestaties die niet door de Contractant zijn verricht. Eventuele aan de Contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de Contractant terug aan de Gemeente, vermeerderd met wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald.
Artikel 29 Vernietiging 29.1. Indien één van de Partijen zich beroept op vernietiging door middel van een buitengerechtelijke verklaring, dient dit te geschieden met een aangetekend schrijven.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
29
Toelichting op VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
30
Inleiding De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft in 2012 samen met haar leden (gemeenten) een Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten ontwikkeld (VNG Model AIv). De VNG heeft daarbij ook het bedrijfsleven gehoord. Aanleiding Bij veel gemeenten, met name bij kleinere gemeenten, bestaat de behoefte dat de VNG een gestandaardiseerde set inkoopvoorwaarden ontwikkelt. Gemeenten hebben aangegeven behoefte te hebben aan een pragmatische en beknopte set. Ook bij het bedrijfsleven bestaat deze behoefte: het bedrijfsleven wil niet bij elke gemeente te maken krijgen met een andere set inkoopvoorwaarden. Door het Rijk is in 2010 een convenant gesloten met de VNG over het aanvullend beleid onder de Aanbestedingswet 2012. In dit convenant is afgesproken dat de VNG een model Inkoopbeleid en een model Algemene Inkoopvoorwaarden ontwikkelt. Via deze modellen wil de VNG gemeenten stimuleren om aandacht te hebben voor inkopen en aanbesteden en hen ondersteunen bij de vormgeving daarvan. Het VNG Model AIv is een algemene set van inkoopvoorwaarden bestemd voor gemeenten die inkopen via het een-op-een aangaan van een overeenkomst met een dienstverlener of leverancier of een overeenkomst sluiten via een meervoudig onderhandse offerteaanvraag of een (Europese) aanbestedingsprocedure.
Het doel van het VNG Model AIv is om een gebalanceerde set inkoopvoorwaarden te realiseren die kan worden overgenomen door gemeenten. De toelichting bij het VNG Model AIv is bedoeld als handreiking voor gemeenten om het Model te kunnen toepassen bij het inkopen van leveringen en diensten. Deze toelichting is openbaar, maar maakt geen onderdeel uit van de algemene inkoopvoorwaarden (die worden gebaseerd op het VNG Model AIv) van een bepaalde gemeente noch van overeenkomsten van gemeenten. Deze toelichting doet geen afbreuk aan wat gemeenten en opdrachtnemers met elkaar overeenkomen.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
31
Actualisatie In 2018 is enkel de toelichting met inachtneming van jurisprudentie, adviezen van de Commissie van Aanbestedingsexperts en wijziging van (Europese) wetgeving geactualiseerd, verduidelijkt en nader uitgewerkt. In 2023 heeft de VNG onderzoek bij gemeenten laten doen naar het gebruik van en de tevredenheid over het VNG Model AIv. Uit het onderzoek is een zeer hoge mate van tevredenheid met het VNG Model AIv gebleken. Daarnaast heeft dit onderzoek veel waardevolle input voor de actualisatie van het VNG Model AIv opgeleverd. Vervolgens zijn in 2024 zowel het VNG Model AIv als de toelichting geactualiseerd. Toepasbaarheid Het VNG Model AIv is een algemeen model en breed toepasbaar op het inkopen van verschillende soorten diensten en producten. Door de algemeenheid van dit model zullen in de offerteaanvraag en/of overeenkomst bepalingen moeten worden opgenomen die voor een specifieke situatie nodig zijn. Het toesnijden van de bepalingen op de specifieke situatie wordt ook van een gemeente vereist door de Gids Proportionaliteit. Concrete voorbeelden hiervoor worden aangereikt in deze toelichting. Belangrijk is dat het VNG Model AIv rekening houdt met de belangen van de gemeenten en het bedrijfsleven. Minder vragen en onderhandelingen leiden voor beide partijen tot lastenverlichting.
Addendum Uniformiteit kan samenwerking tussen gemeenten bevorderen en vergemakkelijkt het inschrijven door geïnteresseerde partijen. Als een gemeente ervoor kiest om in haar gemeentelijke inkoopvoorwaarden van het VNG Model AIv af te wijken of dit aan te vullen is dan is van belang dat dit goed en eenduidig inzichtelijk wordt gemaakt. Deze afwijkingen geeft de gemeente aan in het (standaard) Addendum (zie bijlage).
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
32
I Algemeen Artikel 1
Definities
Dit artikel bevat definities van begrippen die verder in de tekst van het VNG Model AIv worden gehanteerd. Deze begrippen worden steeds met een hoofdletter geschreven. Daarmee wordt aangegeven dat de definitie van dit begrip wordt vermeld in artikel 1. De definitie van ‘Gebruiksrecht’ is toegevoegd aan de definities, omdat dit begrip in artikel 8 van het VNG Model AIv wordt gehanteerd: de Gemeente verkrijgt een Gebruiksrecht voor de IE-rechten van de Resultaten die niet Maatwerk zijn. De definities voor ‘Maatwerk’ en ‘Resultaten’ zijn ook terug te vinden in artikel 1. De definitie van ‘IE-rechten’ is toegevoegd (stond voorheen in artikel 8 zelf). Zodoende staan alle definities in één centraal artikel en niet verdeeld over het Model. ‘Levering’ en ‘Aflevering’ hebben aparte definities in het VNG Model AIv. Hierdoor is een verschil gemaakt tussen het aangaan van de Overeenkomst en de daadwerkelijke bezitsverschaffing van de Goederen aan de Gemeente, het moment dat de Goederen in handen zijn van de Gemeente (de ‘Aflevering’). Dit onderscheid is met name van belang bij het overgaan van de eigendom en het risico. Onder de definitie ‘Offerte’ valt ook een inschrijving die wordt ingediend in een (Europese) aanbesteding.
Dit geldt eveneens voor de definitie ‘Offerteaanvraag’ waaronder ook de aanbestedingsstukken in een (Europese) aanbesteding vallen, zoals een aanbestedingsleidraad, een bestek of nota’s van inlichtingen. Gekozen is voor de termen ‘Offerte’ en ‘Offerteaanvraag’, aangezien dit bij veel gemeenten de meest gangbare termen zijn. Als wordt gewerkt met een Offerteaanvraag en/of Overeenkomst, dan wordt aangeraden om dezelfde begrippen te hanteren in deze Offerteaanvraag en Overeenkomst. Dit maakt het beter leesbaar en voorkomt verschillende interpretaties. De definities voor ‘Overeenkomst voor Gezamenlijke Verwerkersverantwoordelijken’ en ‘Verwerkersovereenkomst’ zijn toegevoegd om te verwijzen naar de beschikbare modelovereenkomsten van de VNG. De begrippen ‘Partijen’ en ‘Partij’ kunnen zowel voor de Gemeente als de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
33
Contractant worden gebruikt. De context waarin deze worden gebruikt, moet dus zorgvuldig worden bezien. ‘Schriftelijk’ is gedefinieerd zodat ook correspondentie langs elektronische weg, zoals e-mail, hieronder kan worden geschaard. Hieraan worden wel een aantal eisen gesteld zodat de authenticiteit van de correspondentie blijft gewaarborgd. Deze eisen zijn gebaseerd op artikel 6:227a Burgerlijk Wetboek. Voor de definitie van ‘Werkdag’ wordt aangesloten bij de Algemene termijnenwet. De Algemene termijnenwet is niet altijd van toepassing. Het is daarom belangrijk om ook in de Offerteaanvraag zelf, in de Overeenkomst en op de website van de Gemeente te vermelden wat de algemeen erkende feestdagen zijn. Ook de plaatselijke feestdagen en de door de Gemeente aangewezen brugdagen dienen in de Offerteaanvraag, de Overeenkomst en op de website van de Gemeente te worden vermeld.
Artikel 2 Toepasselijkheid Dit VNG Model AIv is bedoeld om van toepassing te verklaren op in beginsel alle Offerteaanvragen (waaronder aanbestedingen), Offerten en Overeenkomsten die hieruit voortvloeien met betrekking tot het leveren van Goederen of het verrichten van Diensten. Hierbij is van belang dat de algemene inkoopvoorwaarden ter hand worden gesteld, bijvoorbeeld door de algemene inkoopvoorwaarden als bijlage toe te voegen aan de Offerteaanvraag en hierbij de volgende zin op te nemen in de Offerteaanvraag: “Op alle Offerteaanvragen, Offerten, nadere overeenkomsten en Overeenkomsten zijn onze algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. U treft deze in Bijlage […] aan.” De VNG Handreiking Contracteren voor de gemeentelijke praktijk “Wie vooraf goed oplet, blijft steeds aan zet” heeft specifiek aandacht voor het omgaan met algemene voorwaarden, inclusief de toepasselijkheid en het verwijzen naar meerdere sets algemene voorwaarden. Het VNG Model AIv is een algemeen model en breed toepasbaar op het inkopen van verschillende producten en diensten. Op Offerteaanvragen die zien op werken en opdrachten waarbij werken het hoofdvoorwerp van de opdracht vormt, is het VNG Model AIv dus niet van toepassing.
Uit de memorie van toelichting bij de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 (Aanbestedingswet) blijkt dat ervoor is gekozen om onder de Europese drempelwaarden werken enerzijds en leveringen en diensten anderzijds afzonderlijk te regelen. In het VNG Model AIv is gekozen voor het aanhouden van dezelfde splitsing.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
34
In bepaalde gevallen kan het VNG Model AIv niet worden toegepast of is het VNG model AIv (zonder aanpassingen) minder geschikt. Het VNG Model AIv kan niet worden toegepast in gevallen waarvoor paritair opgestelde voorwaarden bestaan. Een gemeente dient dan deze paritair opgestelde voorwaarden in principe integraal toe te passen. De Gids Proportionaliteit noemt als voorbeelden van paritair opgestelde voorwaarden: de uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken (UAV en UAV-GC). Een gemeente die dit kan motiveren, kan geheel of gedeeltelijk afwijken van deze paritair opgestelde algemene voorwaarden. Het VNG Model AIv is minder geschikt voor leveringen of diensten met betrekking tot het verrichten van accountancydiensten of informatie- en communicatietechnologie (ICT). Een gemeente die dit VNG Model AIv toch op deze specifieke diensten en/of leveringen van toepassing wil verklaren, dient te zorgen voor aanvullingen in de Offerteaanvraag en/of Overeenkomst die voor dergelijke specifieke opdrachten noodzakelijk zijn. Voor ICT-opdrachten kunnen de VNG Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) worden gebruikt. Gemeenten die voor architect- en ingenieursdiensten de DNR (De Nieuwe Regeling) hanteren, kunnen dit doen voor deze diensten.
Van het VNG Model AIv kan worden afgeweken, indien Partijen dit Schriftelijk met elkaar overeenkomen. Afgeweken kan worden in de te sluiten Overeenkomst (dan wel concept Overeenkomst bij de Offerteaanvraag) of in de Offerteaanvraag zelf. Het is aan te raden dan expliciet te vermelden, dat wordt afgeweken van de algemene voorwaarden. Eventuele algemene (verkoop)voorwaarden of markt- of branchespecifieke voorwaarden die de Contractant van toepassing verklaart, zijn niet van toepassing op de Overeenkomsten die op het gebied van Leveringen en Diensten zijn gesloten. De Contractant stemt hier ook uitdrukkelijk mee in door het indienen van een Offerte. Dit laat de tussen Partijen overeengekomen afwijkingen van het VNG Model AIv uiteraard onverlet.
Artikel 3 Totstandkoming Overeenkomst Bij het intrekken of wijzigen van de Offerteaanvraag blijft de Gemeente ondanks artikel 3.1 gebonden aan de beginselen van precontractuele trouw, de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en ook aan de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. Deze beginselen brengen onder andere met zich mee dat een Gemeente zorgvuldig zal moeten motiveren waarom zij een Offerteaanvraag intrekt of wijzigt. Indien de Gemeente overgaat tot intrekking van de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
35
Offerteaanvraag, dan zal zij gelet op de Gids Proportionaliteit acht moeten slaan op het eventueel vergoeden van de inschrijfkosten. In het geval van een (Europese) aanbesteding dient de Gemeente na te gaan of zij kan overgaan tot heraanbesteding. Als een opdracht wezenlijk gewijzigd wordt, kan normaal gesproken worden heraanbesteed. Als gestanddoeningstermijn is gekozen voor een termijn van negentig dagen. In (Europese) aanbestedingsprocedures is dit gebruikelijk, gelet op het feit dat eventueel een kortgedingprocedure aanhangig kan worden gemaakt en de Gemeente de definitieve gunning moet uitstellen tot na deze procedure. Indien de Gemeente verwacht veel tijd nodig te hebben voor de beoordeling of indien de definitieve gunning wordt uitgesteld tot na de hoger beroep procedure, dan is het verstandig om in afwijking van de algemene voorwaarden in de Offerteaanvraag een langere termijn op te nemen. In voorkomende gevallen kan ook een kortere termijn worden opgenomen. Hierbij kan worden gedacht aan de vijftig dagen termijn, zoals wordt gehanteerd in het geldende Aanbestedingsreglement Werken (ARW). In artikel 3.5 wordt duidelijk gemaakt dat de Contractant die bijvoorbeeld vooruitlopend op de Overeenkomst verplichtingen aangaat, dit doet op eigen risico.
Ten aanzien van het vergoeden van kosten tijdens een Offerteaanvraag wordt bekeken wat gebruikelijk is in de markt en of de Gemeente hiertoe verplicht is gelet op de Gids Proportionaliteit. Het is afhankelijk van welk soort Leveringen of Diensten wordt gevraagd of de Gemeente besluit (een deel van) de kosten te vergoeden. Dit kan worden vastgelegd in de Offerteaanvraag. Op grond van de Gids Proportionaliteit dient een Gemeente een vergoeding aan te bieden, in het geval dat een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de Offerte in te kunnen dienen.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
36
II Uitvoering Overeenkomst Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant Dit artikel geeft algemene verplichtingen weer die op de Contractant rusten in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst. Zo is in artikel 4.2 een waarschuwingsplicht voor de Contractant opgenomen. Artikel 4.3 zorgt ervoor dat de Gemeente zich niet onverwacht (zonder toestemming) geconfronteerd ziet met een andere wederpartij of uitvoerende partij dan de Contractant. Hiervoor zal de Gemeente voorafgaande Schriftelijke goedkeuring moeten verlenen. De Gemeente kan deze toestemming ook intrekken, als de derden niet in staat zijn (hieronder valt niet gekwalificeerd blijken te zijn) om de Overeenkomst uit te voeren. Indien de Gemeente Schriftelijke goedkeuring verleent en de Overeenkomst dus geheel of gedeeltelijk kan worden uitgevoerd door een derde, dan is het aan te bevelen om in de Overeenkomst ook een vrijwaring op te nemen voor eventuele boetes en sancties die de derde krijgt opgelegd of de Gemeente door toedoen van de derde. In artikel 4.5 is een vrijwaring opgenomen voor strafrechtelijke boetes en bestuursrechtelijke sancties die verband houden met de Overeenkomst. Denk hierbij met name aan boetes die worden opgelegd in het kader van de Wet arbeid vreemdelingen. Het gaat in dit artikel om boetes of sancties die worden veroorzaakt door de Contractant.
Voordat een boete of sanctie kan worden opgelegd aan de Contractant of aan de Gemeente moet eerst aan een aantal vereisten worden voldaan. Bij strafrechtelijke boetes is sprake van een overtreding, daderschap en verwijtbaarheid. Ook bij bestuursrechtelijke sancties moet de Contractant als overtreder worden aangemerkt. Aan artikel 4.5 is daarom niet toegevoegd dat het aan de ‘Contractant te verwijten is’. De Gemeente kan in de Overeenkomst nog nadere verplichtingen voor de Contractant opnemen.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
37
Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente Dit artikel somt algemene verplichtingen op die op de Gemeente als opdrachtgever rusten in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst. Deze verplichtingen kunnen nader worden uitgewerkt in de Overeenkomst. In artikel 5.2 is een verplichting opgenomen dat de Gemeente zich zal gedragen als ‘goed opdrachtgever’. De Gemeente zal zich inspannen om haar medewerking te verlenen, waaronder publiekrechtelijke medewerking, maar heeft de uitkomst van haar medewerking gelet op haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid niet altijd in de hand. De Contractant dient zich hiervan bewust te zijn. De Gemeente schiet derhalve niet toerekenbaar tekort in de nakoming van haar verplichtingen, wanneer haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid ertoe noopt dat geen inlichtingen en gegevens kunnen worden verstrekt. Meer in het bijzonder, hoeven er geen inlichtingen of gegevens te worden verstrekt, als op de Gemeente enige verplichting tot geheimhouding rust op grond van enig wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld de Gemeentewet, Wet open overheid, Wet hergebruik van overheidsinformatie of privacywetgeving). Voorts is er geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming, indien de Gemeente door haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid niet de medewerking als bedoeld in artikel 5.2 kan verlenen die nodig is voor de uitvoering van de Overeenkomst.
Dit is in zoveel woorden ook opgenomen in artikel 14.3.
Artikel 6 Kwaliteit en controle Op grond van artikel 6 garandeert de Contractant dat de door hem geleverde Goederen of de door hem te verrichten Diensten zullen voldoen aan de in de Overeenkomst vastgelegde eisen, algemeen geldende normen en voorschriften uit wet of verdrag. De Gemeente kan de Prestaties van de Contractant keuren en inspecteren. Hierbij neemt zij in acht dat dit niet ten koste moet gaan van de samenwerking met de Contractant. In dit artikel is gekozen om geen termijn op te nemen, aangezien dit zal verschillen per Prestatie en/of per Gemeente. Een nadere invulling van de artikelen 6.1 en 6.2 wordt gegeven in de artikelen 21 en 24. Het zakendoen met integere Contractanten is belangrijk voor gemeenten. De integriteitstoets kan voorafgaand aan het sluiten van de Overeenkomst plaatsvinden, door bijvoorbeeld het van toepassing verklaren van
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
38
uitsluitingsgronden in de Offerteaanvraag of een screening op grond van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob). De Gemeente kan op grond van artikel 6.3 ook de integriteit toetsen tijdens de uitvoering van de Overeenkomst. Als het screeningsresultaat daar aanleiding toe geeft, kunnen aanvullende maatregelen in de Overeenkomst worden opgenomen of kan de Overeenkomst worden ontbonden op grond van artikel 28. De Gemeente heeft het recht om een controle te laten doen door een derde (bijvoorbeeld een accountant of de gemeentelijke (eigen of gemeenschappelijke) rekenkamer op basis van artikel 184 Gemeentewet) van de naleving door de Contractant van de Overeenkomst. De Contractant is verplicht om aan deze controle mee te werken. De kosten voor de controle, waaronder de kosten voor de accountant, worden gedragen door de Gemeente. Als uit de controle blijkt dat de Contractant een wezenlijke verplichting niet heeft nageleefd, dan komen deze kosten voor rekening van de Contractant. De kosten voor de medewerking aan de controle worden geacht te zijn inbegrepen in de prijzen, conform artikel 19.