Document · PDF

E-mail BsGW 8dec22 met bestuursrapportage 3e kwartaal 2022

Commissievergadering Bestuur en middelen 1 februari 2023, gemeente LeudalBij agendapunt: E-mail BsGW met bestuursrapportage 3e kwartaal 20229.621 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Van: Hans Engelen <h.engelen@bsgw.nl> Verzonden: donderdag 8 december 2022 16:38 Aan: Hans Engelen <h.engelen@bsgw.nl> Onderwerp: Bestuursrapportage 3e kwartaal 2022 BsGW L.S., Onderstaand het bericht dat zojuist naar uw vertegenwoordiger in het Algemeen Bestuur van BsGW is verzonden. Met vriendelijke groet,

| Hans Engelen | Bedrijfsvoering | Regisseur Bestuur en Management | | M: +31611469998 | E: h.engelen@bsgw.nl | W: www.BsGW.nl| Van: Hans Engelen <h.engelen@bsgw.nl> Verzonden: donderdag 8 december 2022 16:28 Onderwerp: Bestuursrapportage 3e kwartaal 2022 BsGW Geacht lid Algemeen Bestuur BsGW, Bijgaand treft u aan de Bestuursrapportage BsGW 3e kwartaal 2022. Tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur BsGW d.d. 24 juni 2021 is aangegeven dat dit document via het AB-lid aan de deelnemer wordt aangeboden. In dezelfde vergadering is afgesproken dat deze stukken ook digitaal aan de adviseurs en het bestuurssecretariaat aangeboden worden, die vervolgens zorgdragen voor de routing binnen de eigen organisatie. Zou u erop willen toezien dat de documenten op de juiste plek binnen uw organisatie (algemeen bestuur/raad) terecht komen? Een aantal deelnemers hebben aangegeven de documenten voortaan ook via de griffie te willen ontvangen. In dat geval gaan deze documenten ook rechtstreeks naar de betreffende griffie. Bedankt voor uw medewerking.

Met vriendelijke groet,

BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen Kerkeveldlaan 2 6042 JX Roermond Postbus 1275 6040 KG Roermond T: 088 84 20 444 W: www.BsGW.nl KvK-nr.: 52426297

Aan de leden van het algemeen bestuur BsGW,

BS22.0665 1

Telefoonnummer:

Bijlage(n):

E-mail:

Planning & Control S. Koelen 06-57919350 s.koelen@bsgw.nl

Onderwerp:

Bestuursrapportage 3e kwartaal

Datum:

08-12-2022

Uw kenmerk:

Afdeling:

Uw brief van:

Behandeld door:

Ons kenmerk:

2022

Geachte bestuursleden, Onlangs is de Bestuursrapportage BsGW kwartaal 3 - 2022 vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van BsGW en door het Algemeen Bestuur van BsGW voor kennisgeving aangenomen. Hierbij sturen wij u de bestuursrapportage toe. In deze derde kwartaalrapportage 2022 leest u de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen binnen BsGW. Het verwacht totaal negatief resultaat bedraagt € 373 duizend en komt hiermee ten opzichte van het tweede kwartaal € 1,241 miljoen gunstiger uit. De toelichting wordt gegeven over de prognose: de gerealiseerde cijfers geven namelijk een enigszins vertekend beeld geven doordat bepaalde kosten niet gelijkmatig over het jaar heen worden gemaakt terwijl de bijdragen van de deelnemers gelijkmatig over het jaar worden geboekt. De toelichting wordt daarom gegeven over de totale (verwachte) realisatiecijfers 2022 afgezet tegen de begrotingscijfers. Deze (verwachte) realisatiecijfers zijn onderverdeeld in de categorieën Covid-19 kosten, extra WOZ-bezwaren, CAO/inflatie, Oekraïne en reguliere bedrijfsvoering. In de begroting 2023 (vastgesteld door het AB op 30 juni j.l.) zijn een aantal correcties opgenomen (zoals sociale lasten en ICT afschrijving), die ook op 2022 van toepassing zijn. Deze financiële consequenties worden derhalve met ingang van kwartaal 2 inzichtelijk gemaakt in de bestuursrapportages van 2022.

Het aantal ingediende bezwaren met bijkomende proceskosten gaat op basis van een actuele inschatting daadwerkelijk lager uitvallen. De prognose is derhalve benedenwaarts bijgesteld. Het toekenningspercentage van bezwaren ingediend door ncnp-bedrijven is lager dan voorgaande jaren. Hierdoor worden er evenwel extra beroepen verwacht en dient bij de (lagere) inschatting enige voorzichtigheid te worden betracht. Overigens dient benadrukt te worden dat de uitvoeringskosten per bezwaarschrift onevenredig hoger zijn dan voorheen. Dit vanwege het feit dat de bezwaarschriften uitgebreider en complexer zijn, zoals ook al eerder aangegeven.

BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is een zelfstandig samenwerkingsverband voor heffing en inning van gemeentelijke belastingen en waterschapsbelastingen en voor uitvoering van de wet WOZ. BsGW verzorgt de uitvoering van deze taken voor negenentwintig Limburgse gemeenten en het Waterschap Limburg.

Voor een uitgebreidere tekst met betrekking tot de te verwachte ontwikkelingen verwijzen we u naar de bestuursrapportage.

Het Dagelijks Bestuur BsGW,

N.M.J.G. Lebens, directeur

Bijlage 1: Bestuursrapportage BsGW kwartaal 3 – 2022

M.H.E. Pelzer, voorzitter

BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen

Kerkeveldlaan 2 6042 JX Roermond Postbus 1275 6040 KG Roermond T: 088 8420 444 W: www.bsgw.nl KvK-nr.: 52426297

Bestuursrapportage 3e kwartaal 2022 Aan: Van: Onderwerp:

Leden algemeen bestuur BsGW Dagelijks bestuur BsGW Rapportage 3e kwartaal 2022 BsGW

I.a.a.: Datum:

25-10-2022

Inleiding In deze derde kwartaalrapportage 2022 leest u de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen binnen BsGW. Het verwacht totaal negatief resultaat bedraagt € 373 duizend en komt hiermee ten opzichte van het tweede kwartaal € 1,241 miljoen gunstiger uit. De toelichting wordt gegeven over de prognose: de gerealiseerde cijfers geven namelijk een enigszins vertekend beeld geven doordat bepaalde kosten niet gelijkmatig over het jaar heen worden gemaakt terwijl de bijdragen van de deelnemers gelijkmatig over het jaar worden geboekt. De (verwachte) realisatiecijfers zijn onderverdeeld in de categorieën Covid-19 kosten, extra WOZ-bezwaren, CAO/inflatie, Oekraïne en reguliere bedrijfsvoering. In de begroting 2023 (vastgesteld door het AB op 30 juni jl.) zijn een aantal correcties opgenomen (zoals sociale lasten en ICT afschrijving), die ook op 2022 van toepassing zijn. Deze financiële consequenties worden derhalve met ingang van kwartaal 2 inzichtelijk gemaakt in de bestuursrapportages van 2022. Het aantal ingediende bezwaren met bijkomende proceskosten gaat op basis van een actuele inschatting daadwerkelijk lager uitvallen. De prognose is derhalve benedenwaarts bijgesteld. Het toekenningspercentage van bezwaren ingediend door ncnp-bedrijven is lager dan voorgaande jaren.

Hierdoor worden er evenwel extra beroepen verwacht en dient bij de (lagere) inschatting enige voorzichtigheid te worden betracht. Overigens dient benadrukt te worden dat de uitvoeringskosten per bezwaarschrift onevenredig hoger zijn dan voorheen. Dit vanwege het feit dat de bezwaarschriften uitgebreider en complexer zijn, zoals ook al eerder aangegeven. De overige personeelskosten zijn afgenomen vanwege een lagere uitputting van het opleidingsbudget. De daling in de verwachte huisvestingskosten is een gecombineerd effect van enerzijds lagere energiekosten en facilitaire kosten voor het gebouw en anderzijds hogere leasekosten inventaris. De stijging in de verwachte algemene kosten is voornamelijk toe te schrijven aan hoger dan verwachte accountantskosten.

Bestuursinformatiebrief BsGW – derde kwartaalrapportage 2022

-1-

Exploitatie tot en met het derde kwartaal 2022 Exploitatieoverzicht (bedragen * € 1.000,-)

Begroting

Realisatie t/m september

Verwacht Q2

Verwacht Q3

Verschil verwacht Q3 t.o.v. Q2

10.380 2.373 675 0 13.427

7.093 2.086 268 -7 9.440

9.626 3.008 404 -36 13.002

9.626 3.008 354 -36 12.952

0 0 -50 0 -50

Huisvestingskosten

793

633

743

705

-38

Afschrijvingskosten

261

274

366

ICT-kosten

3.227

2.725

4.192

4.164

-28

Print- en kopieerwerk Drukwerk Portikosten Telefoniekosten Incassokosten Kosten brongegevens Kostenvergoeding bezwaar- en beroep Dwangsom Bezwaar Overige diensten door derden Overige operationele kosten Operationele kosten

175 11 509 25 0 376 3.000 436 109 4.641

171 1 339 91 1 161 712 2 1.394 0 2.872

230 1 471 120 24 295 3.000 5 2.118 0 6.264

230 1 450 120 2 295 1.884 5 2.118 0 5.105

0 0 -21 0 -22 0 -1.116 0 0 0 -1.159

algemene kosten onvoorzien Algemene kosten

444 323 767

430 0 430

532 0 532

566 0 566

34 0 34

bankkosten rentekosten Bank- en rentekosten

268 32 300

192 0 192

254 0 254

0 0 0

Totaal lasten

23.417

16.567

25.353

24.112

-1.241

Renteopbrengsten overige opbrengsten Opbr. vervolgingskosten Totaal baten

0 -13 -2.162 -2.175

0 -99 -1.575 -1.674

0 -335 -2.162 -2.497

0 0 0 0

Netto kosten

21.242

14.892

22.856

21.615

-1.241

Bijdragen deelnemers

-21.242

-15.924

-21.242

-1.031

1.614

373

-1.241

Bruto lonen Sociale lasten Overige personeelskosten Personeel derden Personeelskosten

Netto-resultaat (+ = verlies)

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 2 -

De gerealiseerde exploitatiecijfers in 1 oogopslag Exploitatie 2022 Bedragen x 1.000,-

Verschil uitgesplitst in: Extra CAO cq. Oekraïne WOZinflatie bezwaren

Realisatie t/m september

Verwacht

Begroot

Verschil verw -/begr

COVID-19 kosten

9.440 633 274 2.725 2.872 430 192

12.952 705 366 4.164 5.105 566 254

13.427 793 261 3.227 4.641 767 300

-475 -88 105 937 464 -201 -46

Totaal lasten

16.567

24.112

23.417

695

Overige opbrengsten Opbrengst vervolgingskosten Totaal baten

-99 -1.575 -1.674

-335 -2.162 -2.497

-13 -2.162 -2.175

322 0 322

Netto kosten

14.892

21.615

21.242

373

1.238

Bijdragen deelnemers

-15.924

-21.242

Netto resultaat (+ = verlies)

-1.031

373

1.238

Personeelskosten Huisvestingskosten Afschrijvingskosten IC T-kosten Operationele kosten Algemene kosten Bank- en rente kosten

71 54

-624 -142 105 933 -775 -201 -46

4 1.238

1.238

126

Reguliere Bedrijfs voering

-750

322 0 322

126

-1.072

126

-1.072

Verwachte exploitatie derde kwartaal Het verwachte negatieve resultaat over 2022 van BsGW bedraagt € 373 duizend, uitgesplitst in: Covid-19: € 81 duizend (nadeel); Extra WOZ-bezwaren: € 1.238 duizend (nadeel); CAO/inflatie: € 126 duizend (nadeel); Reguliere bedrijfsvoering: € 1.072 duizend (voordeel). Onderstaande toelichting heeft betrekking op de prognose ten opzichte van de begroting 2022. Daar waar in het derde kwartaal ten opzichte van het tweede kwartaal een materiële bijstelling heeft plaatsgevonden, wordt deze hieronder toegelicht. Covid-19: + € 81 duizend (nadeel) Dit betreft de extra kosten die zijn gemaakt uit hoofde van Covid-19. Ten opzichte van het tweede kwartaal heeft (nagenoeg) geen bijstelling plaatsgevonden. Mogelijk zijn deze kosten (nog) steeds te verleggen naar het Rijk, waarmee ze per saldo niet op de begroting van de deelnemers drukken. Extra WOZ-bezwaren (uitvoeringskosten): + € 1.238 duizend (nadeel) In de begroting 2022 is, conform de in het verleden door het Algemeen Bestuur vastgestelde werkwijze, geen rekening gehouden met de extra uitvoeringskosten van de ontvangen (WOZ-) bezwaren. De verwachte benodigde extra inzet hiervoor bedroeg tot en met het derde kwartaal € 1,238 miljoen. Ten aanzien van de uitvoeringskosten zijn er geen bijstellingen doorgevoerd ten opzichte van het tweede kwartaal.

CAO-effect: + € 71 duizend (nadeel) In de begroting 2022 is rekening gehouden met 2,2% loonsverhoging. De gemiddelde CAOloonsverhoging in het onderhandelaarsakkoord bedraagt echter 2,89%. Ten opzichte van het tweede kwartaal is er geen wijziging in de prognose doorgevoerd. Inflatie: + € 54 duizend (nadeel) Per 1 oktober van dit jaar heeft BsGW een nieuw 4-jarig energiecontract afgesloten. Binnen dit contract bestaat de zekerheid van een vaste prijs, maar gedurende de contractduur kan de leveringsprijs direct worden verlengd indien zich een significante tariefsverlaging voordoet. Dit zogenaamde ‘Herprijzen’ houdt in dat de nieuwe vaste prijs wordt vastgesteld als een gewogen gemiddelde van de huidige vaste prijs en de nieuwe vaste prijs. Op basis van de realisatie

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 3 -

en de nog te verwachten uitgaven in het laatste kwartaal van dit jaar heeft een neerwaartse bijstelling van € 46 plaatsgevonden ten opzichte van het tweede kwartaal. Reguliere bedrijfsvoering: € 1,072 miljoen (voordeel) Personeelskosten: € 624 duizend (voordeel) Ten opzichte van het tweede kwartaal hebben zich geen significante wijzigingen voorgedaan binnen de bruto lonen en de daarmee samenhangende sociale lasten. De post overige personeelskosten is met € 50 duizend afgenomen door een lagere uitputting van het opleidingsbudget. ICT: € 933 duizend (nadeel) In de tweede kwartaalrapportage is onderstaande nadere specificatie van de overschrijding op de ICT-begroting gegeven. De totale overschrijding van € 961 duizend kan worden uitgesplitst in een viertal onderdelen: 1. Aanbesteding Hosting en Applicaties: + € 500 duizend 2. Aanschaf, onderhoud en licenties: + € 285 duizend 3. Diensten derden/outsourcing: + € 79 duizend 4. Wijziging afvalsystematiek: + € 97 duizend Door het lager uitvallen van kosten m.b.t. onderhoud van licenties is de verwachting met € 28 duizend neerwaarts bijgesteld ten opzichte van het tweede kwartaal. Operationele kosten: € 1.028 duizend (voordeel) De onderschrijding is een combinatie van enerzijds hogere uitgaven voor de post ‘overige diensten door derden’ en anderzijds lager dan verwachte proceskostenvergoedingen.

Het aantal ingediende bezwaren met bijkomende proceskosten gaat op basis van een actuele inschatting daadwerkelijk lager uitvallen. Dit leidt tot een neerwaartse bijstelling in de proceskostenvergoedingen van € 1,116 miljoen ten opzichte van het vorige kwartaal. Overigens dient benadrukt te worden dat de uitvoeringskosten per bezwaarschrift onevenredig hoger zijn dan voorheen. Dit vanwege het feit dat de bezwaarschriften uitgebreider en complexer zijn, zoals ook al eerder aangegeven. Algemene kosten: € 201 duizend (voordeel) Deze post bestaat uit ‘algemene kosten’ en de post ‘onvoorzien’. Uit de opdrachtbevestiging van onze accountant blijken hogere kosten voor de jaarrekeningcontrole 2022. Aangezien deze kosten als reservering worden meegenomen in de exploitatie van het huidige verslagjaar heeft dit geleid tot een opwaartse kostenbijstelling ten opzichte van het vorige kwartaal van € 30.000 duizend. Opbrengst vervolgingskosten: Binnen het gehele dwanginvorderingsproces heeft vanwege corona een verschuiving plaatsgevonden. Tot en met het 3e kwartaal 2022 zijn de (dwang)invorderingstaken conform planning opgestart. Op dit moment zien wij in de prognose een lichte stijging. Echter de effecten van de huidige energieproblematiek en hoge inflatie zijn op dit moment lastig in te schatten, derhalve is er geen wijziging in de prognose doorgevoerd.

Effect verwacht tekort per deelnemer In bijlage 1 is een financiële doorrekening gemaakt van het verwachte financieel effect per deelnemer.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 4 -

Te verwachten (financiële) ontwikkelingen Oekraïne: Net als bij Corona worden gemeenten op enigerlei wijze door het Rijk gecompenseerd voor hun inzet en betrokkenheid bij de opvang van vluchtelingen uit de Oekraïne. De wijze waarop en de mate waarin is op dit moment nog niet bekend. Analoog aan Corona zal BsGW haar (extra) inzet in dit kader inzichtelijk maken en doorberekenen aan de deelnemers. De gemaakte uren (vanaf april) worden hiertoe door BsGW bijgehouden. Tot en met het derde kwartaal zijn nog geen materiële kosten (in de vorm van interne uren) gemaakt. Experiment vroegsignalering Met ingang van 1 januari 2021 is vroegsignalering van schulden opgenomen in de gewijzigde Wet Gemeentelijke Schuldhulp. Dit houdt in dat woningcorporaties, zorgverzekeraars en energieleveranciers de verplichting hebben om betaalachterstanden te signaleren richting de gemeente waarin hun klanten wonen. De gemeente heeft op haar beurt de verplichting om iets met dit signaal te doen. Op 15 september jl. heeft een bijeenkomst plaatsgevonden met de pilotdeelnemers Experiment vroegsignalering, de VNG en het ministerie van Sociale Zaken om het eerste half jaar van de pilot te evalueren. Er zijn een aantal onderwerpen besproken, waaronder de mogelijkheden van het terugleveren van gegevens.

In het kader van de AVG mogen vanuit de gemeenten maar een tweetal gegevens worden teruggeleverd namelijk: • Ja, inwoner wil hulp. • Nee, inwoner is nog niet bereikt of wil geen hulp. Vanuit de kant van de lokale belastingen is aangegeven dat het voor het verdere verloop van de dwanginvordering wel een wezenlijk verschil betreft of de inwoner niet bereikt is met het hulpaanbod of dat de inwoner het hulpaanbod heeft afgewezen. Vanuit het ministerie van Sociale Zaken wordt gekeken of het mogelijk is om deze terugkoppeling te specificeren. Verder is gebleken dat de signalen die BsGW doorgeeft aan de gemeente veelal enkelvoudige signalen zijn. Dit betekent dus dat deze inwoners bij de gemeente nog niet bekend zijn. Dit geeft aan dat het niet betalen van lokale belastingen een goede indicatie kan zijn voor vroegsignalering van schulden.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 5 -

Liquiditeitsontwikkeling Liquiditeitsprognose 01-10-2022

3.500.000 2.500.000

1.500.000 500.000 -500.000

-1.500.000 -2.500.000

Jan

Feb

Mrt

April

Mei

Juni

Juli

Aug

Sept

Okt

Nov

Dec

-3.500.000

2021

Exploitatiebijdrage in 2022 eerder ontvangen tov 2021. Leningbehoefte hierdoor weggenomen.

2022 Realisatie

2022 Forecast

Bijdrage COVID €0,8 mio

2023 Forecast

limiet

Aanvulling weerstandsvermogen €0,8 mio

Toelichting: In bovenstaande grafiek is de ontwikkeling inzake de liquiditeit te zien. De trend van 2021 zet zich voort in 2022. Het derde kwartaal opereert, na bijdrage COVID en aanvulling weerstandsvermogen, weer in het groen. Door uitgestelde betalingen, die in het 4e kwartaal worden uitbetaald, zal het saldo zich normaliseren. Enkele mogelijke onzekerheden, zoals extra proceskostenvergoedingen, inhuur als gevolg van afhandeling van mogelijke extra bezwaren en beroepen (uitvoeringskosten) en projecten zijn niet in de grafiek verwerkt. De uitgangspunten zijn gelijk aan die van vorig jaar, waarbij de kosten van de aanbesteding van het belastingpakket als p.m.-post zijn meegenomen. De uitdaging ligt in de eerste maanden van 2023, waarin de meeste hoge facturen worden uitbetaald. Het verdient de voorkeur, zoals vorig jaar, om de exploitatiebijdrage over januari 2023 in december 2022 van de deelnemers te ontvangen. De kredietlimiet bedraagt € 1,9 miljoen.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 6 -

Aanbevelingen Rekenkamer(commissie)s In de zomer van 2021 is het rapport van de rekenkamer(commissie)s van elf (van de negenentwintig deelnemende) gemeenten opgeleverd. Het onderzoek, dat hieraan ten grondslag ligt, heeft geresulteerd in zes aanbevelingen, die rechtstreeks op (de relatie tussen de deelnemers en) BsGW betrekking hebben. De uitvoering van de aanbevelingen is ter hand genomen. Een en ander is afgestemd met het Algemeen Bestuur van BsGW. Aanbeveling 1 Het gefaseerd ontwikkelen van een volledige en samenhangende set kwaliteitsindicatoren Op 24 juni 2021 heeft het Algemeen Bestuur een set indicatoren vastgesteld. Aan de hand van deze set vinden metingen plaats. Inmiddels gebeurt dit ook voor wat betreft de indicatoren voor dienstverlening. De leden van de werkgroep, die betrokken zijn geweest bij de samenstelling van de hierboven genoemde set indicatoren, zijn bereid gevonden om de eerste resultaten van de metingen, in de vorm van een tussenevaluatie, te bestuderen. Het betreft hierbij vertegenwoordigers van het Waterschap Limburg en de gemeenten Landgraaf, Maastricht, Meerssen, Sittard-Geleen, Vaals, Venlo en Weert. De werkgroep is tot de conclusie gekomen dat de kwaliteitsnormatiek voldoende inzicht biedt in de resultaten van de meest kritische processen binnen BsGW. Er is op dit moment geen aanleiding om de kwaliteitsnormatiek aan te passen.

Daarnaast heeft de werkgroep geadviseerd om op basis van een nulmeting de bestaande kwaliteitsnormatiek uit te breiden met de KPI Dienstverlening en de KPI Klanttevredenheid. Het Algemeen Bestuur heeft hier op 29 september jl. mee ingestemd. Communicatie met de gemeenteraden en het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg hierover vindt initieel via de Informatiebrief plaats en vervolgens op kwartaalbasis via de Bestuursrapportages. Aanbeveling 2 Het op interactieve wijze ontwikkelen van een overzichtelijk dashboard met relevante financiële informatie Vertegenwoordigers van de gemeenten Bergen, Echt-Susteren, Kerkrade, Landgraaf, Maasgouw, Maastricht, Peel en Maas, Roerdalen en Roermond hebben zich bereid verklaard om samen met een aantal BsGW-medewerkers een werkgroep te formeren om vorm en inhoud te geven aan een overzichtelijk dashboard met relevante financiële informatie. Naast een diepgaande analyse van de begroting(sopzet) heeft een nadere bestudering van een aantal voorbeeld-dashboards plaatsgevonden. Dit vormt de basis voor de start van het proces, dat vanwege een tweetal langdurig zieken is vertraagd.

Aanbeveling 3 Het actiever en gerichter communiceren met gemeenteraden In 2021 heeft BsGW op verzoek een presentatie (bestaande uit een korte, algemene introductie, tekst en uitleg over waarderen en proceskostenvergoeding en deelnemer-specifieke zaken) verzorgd aan de raad(scommissie) van de gemeenten Beek, Bergen, Heerlen, Kerkrade, Roermond en Sittard-Geleen. In Q1 2022 heeft een digitale sessie met de gemeenteraad van Beesel plaatsgevonden. In Q2 2022 hebben fysieke sessies plaatsgevonden met de raad(scommissie) van Beekdaelen, Kerkrade en Maastricht. In Q3 2022 hebben fysieke sessies plaatsgevonden met de raad(scommissie) van de gemeente Meerssen, Mook en Middelaar en de gemeenschappelijke raden van de Noord-Limburgse gemeenten. Voor Q4 2022 staan sessies gepland met de Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 7 -

raad(scommissie) van Bergen (onder voorbehoud), Roerdalen, Simpelveld, Sittard-Geleen, Voerendaal en het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg. Eind 2021 is een begin gemaakt met het (via het betreffende AB-lid) verstrekken van een Informatiebrief (onderwerpen: Bestuursrapportage derde kwartaal 2021, Kadernota 2023, Normen- en toetsingskader 2021, Verzoek tot specificatie proceskosten per deelnemende gemeente m.i.v. het aanslagjaar 2022, Procesvoorstel Harmonisatie / Kostenverdeelmethode) aan de gemeenteraadsleden van de deelnemende gemeenten en het Algemeen Bestuur. Naar aanleiding van de AB-vergadering van 24 maart 2022 is eveneens een Informatiebrief (onderwerpen: Bestuursrapportage vierde kwartaal 2021, Kadernota risicomanagement en weerstandsvermogen BsGW 2022, Aanbesteden accountantsdiensten, Flexibele openingstijden Klantcontactcentrum tijdens schoolvakanties) opgesteld en verstuurd. Ook de AB-vergadering van 30 juni 2022 is doorvertaald in een Informatiebrief (onderwerpen: Jaarrekening 2021, Jaarverslag BsGW 2021, Begroting 2023 en Meerjarenraming 2023-2027, Bestuursrapportage BsGW 1e kwartaal 2022, Stand van zaken ingediende bezwaren, Eindrapport Waarderingskamer). Bij deze Informatiebrief is tevens het Jaarverslag in één oogopslag 2021 en de Begroting 2023 in één oogopslag bijgevoegd.

In navolging van eerdere AB-vergaderingen is ook met betrekking tot de vergadering van 29 september jl. een Informatiebrief (onderwerpen: Bestuurswisseling DB, Stand van zaken ingediende bezwaren, Stand van zaken implementatie gewijzigde Wgr, Kwaliteitsnormatiek: evaluatie en uitbreiding KPI’s met dienstverlening, Bestuursrapportage BsGW 2 e kwartaal 2022, Bekostiging kinderopvangtoeslagaffaire (KOTA) en Vergaderschema 2023) opgesteld. Aanbeveling 4 Het opstellen en vaststellen van een strategische aanpak ten einde de proceskosten terug te dringen Het terugdringen van de proceskosten vindt langs twee hoofdlijnen plaats: de landelijke lijn en de BsGW-lijn. Over de aanpak worden het Algemeen Bestuur en via het Algemeen Bestuur de gemeenteraden resp. het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg op kwartaalbasis geïnformeerd via een geactualiseerde versie van het “Actieplan reductie proceskosten”. Landelijk staat de aanpak van de proceskosten en in het bijzonder de rol van de NCNP-bedrijven hierin hoog op de agenda. BsGW levert samen met een aantal collega-samenwerkingsverbanden input aan de voorkant en tijdens het proces. Wat de BsGW-lijn betreft, kan gesteld worden dat afgelopen aanslagronde op het vlak van communicatie intensief is samengewerkt met Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BsOB), GBTwente en Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB).

De uitkomsten en meerwaarde van deze samenwerking zijn in het tweede kwartaal geanalyseerd en worden verwerkt in de aanpak aanslagronde 2023. Het rapport van de Waarderingskamer, waarin de toekenning van het predicaat ‘Goed’ c.q. de score 4 nader wordt onderbouwd, bevat zeer zeker ook een aantal aanbevelingen aan de hand waarvan wij onze processen en werkwijze verder kunnen verbeteren. Deze aanbevelingen worden betrokken bij de aanslagronde 2023. In het tweede kwartaal 2022 heeft de BsGW-organisatie, aan de hand van een simulatie van het gehele proces, de aanslagronde 2022 stap voor stap ‘doorgenomen’. De hieruit voortvloeiende aandachts- en verbeterpunten worden betrokken bij de aanslagronde 2023. Door voortdurend aandacht te hebben en te houden voor de kwaliteit van de aanslagoplegging doet BsGW er alles aan om het beïnvloedbare gedeelte met betrekking tot de NCNP-bedrijven in het algemeen en de reductie van de proceskosten in het bijzonder maximaal te beïnvloeden.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 8 -

De afgelopen periode heeft BsGW ervaren dat de door de NCNP-bedrijven ingediende bezwaren complexer (steeds meer componenten en grieven) en diverser (bijv. combinatie met een informatieverzoek) worden. Daarnaast breiden de NCNP-bedrijven hun aandachtsgebieden uit. Zo komen er meer en meer niet WOZ-gerelateerde bezwaren binnen, bijvoorbeeld inzake de rioolen afvalstoffenheffing. Hierbij worden met name het kenbaarheidsvereiste en de kostendekkendheid ter discussie gesteld. Aanbeveling 5 Het organiseren van het harmonisatietraject inclusief het kostenaspect Op 9 december 2021 heeft het Algemeen Bestuur ingestemd met het procesvoorstel met betrekking tot de harmonisatie en de herziening van de kostenverdeelmethode. Tevens zijn in de betreffende AB-vergadering de eerste resultaten gepresenteerd. Op 31 maart jl. is een start gemaakt met stap 2 “interactief harmonisatieproces“ in de vorm van een kick-off sessie voor de projectorganisatie. Deze bestaat uit de interne projectgroep van BsGW en een adviesgroep, waarin de contractmanagers van het Waterschap Limburg en de gemeenten Stein, Gennep, Weert, Venlo, Heerlen, Simpelveld en Vaals zijn vertegenwoordigd. In de afgelopen periode heeft een aantal projectoverleggen plaatsgevonden, zowel intern als met de adviesgroep. In stap 2 vindt een verdere verdieping plaats van de diensten, die BsGW voor de deelnemers uitvoert.

Vervolgens worden de voorkeursvariant(en) en de alternatieven per belastingsoort (ambtelijk) geformuleerd. Voor deze stap is de periode Q2 2022 t/m Q4 2022 uitgetrokken. Het Algemeen Bestuur is middels een presentatie ‘bijgepraat’ op 29 september jl. Op 18 en 20 oktober 2022 vinden informatiesessies plaats voor de contractmanagers van de deelnemers. Begin 2023 vinden informatiesessie voor gemeenteraden en het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg plaats, zodat zij aansluitend tot weloverwogen keuzes kunnen komen. Aanbeveling 6 Het maken van afspraken ter verbetering van het samenspel tussen Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur Het Dagelijks Bestuur is enige tijd geleden overgegaan tot het instellen van portefeuilles, hetgeen het bestuurlijk samenspel ten goede komt. De meest actuele portefeuilleverdeling luidt als volgt: M. Pelzer, voorzitter Harmonisatie en Bedrijfsvoering excl. ICT J. Teeuwen, vice-voorzitter SOR/Samenwerkingsportaal/Mutatiedetectie M. Fokke, lid ICT en Haagse lobby R. Braun, lid Proceskosten G. Frische, lid Kostenverdeelmethode F. Schatorjé, lid Opvolging aanbevelingen RKC en Toeslagen/Kwijtscheldingen C. Wilbach, lid Strategie incl. aanbesteding accountant en Gewijzigde Wgr De uitvoering van de aanbevelingen van de Rekenkamer(commissie)s is geen eenzijdige coproductie van de BsGW-organisatie en het Dagelijks Bestuur.

Nadrukkelijk worden hier zo veel als mogelijk vertegenwoordigers van de deelnemers bij betrokken, zodat vanaf het begin en vervolgens gedurende het gehele proces de belangen van alle deelnemers zo goed mogelijk worden behartigd.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 9 -

Ook bij het proces van de Samenhangende Objectenregistratie (SOR) is het Algemeen Bestuur in de vorm van deelname aan Stuurgroep en/of Projectgroep en/of Werkgroepen betrokken. Het voorstel van het Dagelijks Bestuur om dit proces vanwege landelijke onduidelijkheid over de governance en de financiering van de implementatie van het beheer van de SOR stop te zetten, is door het Algemeen Bestuur geaccordeerd. Na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022 is het Algemeen Bestuur van BsGW deels vernieuwd. Het DB én BsGW vinden het belangrijk dat de nieuwe AB-leden goed geïntroduceerd worden en dat alle AB-leden goed aangehaakt blijven bij de belangrijkste dossiers en ontwikkelingen. Reden om in de vorm van presentaties (of gecombineerd met een AB-vergadering dan wel in de vorm van aparte themasessies) het Algemeen Bestuur op gezette tijden ‘bij te praten’. Van de presentaties worden opnames gemaakt, zodat deze ook achteraf (bestuurlijk en ambtelijk) blijvend te raadplegen zijn.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 10 -

Projecten Het Ondernemings- en Ontwikkelplan (OOP) Na de oprichting in 2011 groeide BsGW in slechts vier jaar tijd uit tot het huidige samenwerkingsverband, waarin 29 van de 31 Limburgse gemeenten en het Waterschap Limburg deelnemen. De consolidatie van het aantal deelnemers heeft om een herijking van de organisatie gevraagd. Hiertoe heeft BsGW een separaat ontwikkeltraject uitgevoerd, zijnde het Ondernemings- en Ontwikkelplan (OOP). Het OOP kan (in financieel opzicht) in drie fase worden onderverdeeld: Fase 1 2018 tot 2021 Projectfase Fase 2 2021 tot 2028 Terugbetalen projectkosten Fase 3 vanaf 2028 Structureel voordeel deelnemers Projectfase Tijdens de Projectfase is het OOP zowel inhoudelijk als financieel verantwoord via de P&C-cyclus getoetst door de accountant. Terugbetalen projectkosten De financieringswijze van het OOP is op 14 december 2017 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Er is destijds een investerings- en ontwikkelbudget vrijgegeven van € 4 miljoen. De balans laat een opgenomen geldlening van € 2 miljoen zien. Deze lening is voor 7 jaar aangetrokken en wordt vanaf 2021 in zeven termijnen lineair afgelost. Structureel voordeel deelnemers Het OOP moet -conform besluitvorming door het Algemeen Bestuur d.d. 14 december 2017met ingang van 2028 leiden tot een structurele reductie van de netto-kosten van € 1,3 miljoen.

Anders gezegd, vanaf 2028 wordt in de BsGW begroting een structurele taakstelling van € 1,3 miljoen opgenomen. Het is daarmee primair een financiële exercitie. Deze kostenreductie staat los van de niet begrote kosten (denk aan het traject AHA [zie Memorandum implementatiekosten AHA d.d. 24 maart 2022]), te laag begrote sociale lasten [zie Memorandum Sociale lasten d.d. 24 maart 2022] of hoger dan begrote kosten (denk aan loonen prijsstijgingen), waarmee BsGW zich in de afgelopen en komende jaren geconfronteerd zag en ziet. Vanaf het jaar 2028 wordt de structurele daling van de deelnemersbijdrage à € 1,3 miljoen verwerkt in de begroting. Investerings-/ontwikkelbudget (x € 1.000,-) Investering op kosten van BsGW * Ontwikkelfase (terugbet. investering) Jaarlijks voordeel (structureel) **

2018

2019

2020

2.000

1.000

2021

2022

2023

2024

2025

Ontwikkelfase & Aflossing (langlopende lening) -

2026

2027

2028

1.300

2018 tm 2020: investering van € 4 miljoen (gefinancierd door BsGW via kasgeldlening en langlopend deel ad. € 2 miljoen * zonder investering van de deelnemers. 2021 tm 2027: ontwikkelafase OOP en terugbetaling van de lening. ** vanaf 2028: lagere bijdrage voor deelnemers € 1,3 miljoen (te zien als structureel taakstellende bezuiniging miv 2028)

Tabel Financiering OOP in relatie tot de terugverdientijd

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 11 -

2029

Niet-geplaatsten Het OOP-project leidde ertoe dat 10 medewerkers (vooralsnog) niet geplaatst konden worden in de ‘nieuwe’ organisatie. Onderstaand overzicht biedt inzage in de positie van de niet-geplaatsten en het momentum waarop dit al dan niet tot een financieel voordeel leidt. Medewerker 1 Medewerker 2 Medewerker 3 Medewerker 4 Medewerker 5 Medewerker 6 Medewerker 7

0,40 fte 1,00 fte 0,41 fte 0,11 fte 0,50 fte 0,50 fte 0,50 fte ===== 3,42 fte

uit dienst per 04-10-2021 uit dienst per 01-01-2022 uit dienst per 01-04-2022 uit dienst per 01-07-2022 uit dienst per 10-07-2022 uit dienst per 26-08-2022 vanaf 01-07-2023 met pré-pensioen

Medewerker 8 Medewerker 9 Medewerker 10

0,72 fte 1,00 fte 0,53 fte ===== 2,25 fte

uiteindelijk herplaatst in andere functie per 01-07-2022 uiteindelijk herplaatst in andere functie per 01-07-2022 belast met andere werkzaamheden per 04-04-2022

Bezuinigingen Het doel van het OOP was minder handwerk door meer te automatiseren en te digitaliseren, hetgeen moet leiden tot een formatiereductie. Om hier een realistisch beeld bij te krijgen, dient de uitkomst van de aanbesteding AHA te worden afgewacht in combinatie met de uitkomst van het Harmonisatietraject. Voor de goede orde: meer automatiseren en digitaliseren leidt enerzijds tot een bepaalde formatiereductie, maar aan de andere kant ook tot een stijging van afschrijvings- en onderhoudskosten. De BsGW-begroting bestaat aan de kostenkant met name uit personele lasten en ICT-kosten. Desondanks heeft de BsGW-organisatie afgelopen periode gekeken waar eventueel bespaard c.q. bezuinigd kan worden. De betreffende posten worden ter objectieve controle voorgelegd aan uw accountant, waarna de uitkomst met het Dagelijks Bestuur resp. het Algemeen Bestuur wordt gedeeld. Niet alleen minder, maar ook meer Na afloop van de projectfase hebben zich buiten de invloedssfeer van BsGW ontwikkelingen voorgedaan, die tot extra c.q. aanvullende werkzaamheden hebben geleid dan wel binnen afzienbare termijn gaan leiden. Een sprekend voorbeeld is de Wet open overheid (Woo). Deze wet leidt net, zoals bij de deelnemers, ook voor BsGW tot extra én aanvullende inspanningen. Inspanningen, waartoe de huidige organisatie niet geoutilleerd is.

Extra formatie op het terrein van communicatie/juridische zaken is dientengevolge noodzakelijk. De deelnemers hebben in het kader van de Woo niet alleen middelen ontvangen voor de eigen organisatie, maar ook voor de GR-en waarin zij deelnemen. De BsGW-begroting dient in dit soort gevallen logischerwijs in redelijkheid en billijkheid bovenwaarts te worden aangepast.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 12 -

Aanbesteding Hosting en Applicaties (AHA)

Eind 2020 is gestart met de voorbereidingen op de noodzakelijke Europese aanbesteding voor zowel de applicaties als ook voor de hosting. In 2021 is na de marktconsultatie de aanbesteding gepubliceerd. Op het perceel waarderen zijn in 2022 twee inschrijvingen ontvangen. Deze zijn in het tweede kwartaal van dit jaar beoordeeld, hetgeen in eerste instantie tot een voorlopige gunning heeft geleid en na de concretiserings- en contractteringsfase nu een definitieve gunning kent. Voor wat betreft het andere perceel (belastingapplicaties) zijn er helaas geen inschrijvingen ontvangen. Na het inwinnen van juridisch advies hebben, onder regie van de externe inkoopbegeleider, verkennende gesprekken (formeel: procedure van onderhandelen) plaatsgevonden met een geïnteresseerde marktpartij, die behoefte had aan een nadere toelichting binnen het aanbestedingskader en met inachtneming van de aanbestedingsregels. De verkennende gesprekken hebben ertoe geleid dat de geïnteresseerde marktpartij voor de gestelde deadline van 15 september 2022 een offerte heeft ingediend. Momenteel wordt de offerte, mede aan de hand van demo’s, bestudeerd. De aanbestedingsprocedure schrijft voor dat pas nadat is vastgesteld dat de offerte in formele zin aan de gestelde inhoudelijke voorwaarden voldoet, gekeken mag worden naar de financiële kant van de offerte (lees: blijft de marktpartij beneden het plafond).

Hierover kan naar verwachting in de volgende BERAP (Q4) duidelijkheid worden verstrekt. Een actualisatie van de financiële prognose is om voorliggende redenen momenteel dan ook niet mogelijk. Implementatie

2022

2023 ev.

Parallel draaien

€

Transitiekosten hosting platform

€

1.000.000 275.000

Implementatie pakket/platform

€

500.000

€

1.000.000

Inschatting kosten per jaar

€

500.000

€

2.275.000

Totaal

€

2.775.000

De geprognotiseerde € 2,275 miljoen zijn opgenomen in de begroting 2023; de € 500 duizend zijn opgenomen in de totale verwachte kosten 2022 (onder de component ICT). Het AB heeft op 30 juni 2022 besloten om voor de implementatiefase een bestemmingsreserve te creëren. Hiertoe zal in de vergadering van 8 december a.s. een separaat voorstel aan het AB worden aangeboden. De betreffende reserve zal gevoed (dotatie) worden via een verhoging van de deelnemersbijdrage op basis van de vigerende kostenverdeelmethode (KVM). De implementatiekosten worden vervolgens onttrokken aan deze reserve (zie ook Memorandum implementatiekosten AHA d.d. 24 maart 2022). Op basis van de ingediende zienswijzen over de begroting 2023 en de meerjarenbegroting 2023-2027, zal tevens het voorstel worden gedaan om de bestemmingsreserve na implementatie aan te houden voor het volgende aanbestedingstraject. Aan toekomstige dotaties zal uiteraard een expliciet AB besluit voorafgaan.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 13 -

Samenwerkingsportaal (voorheen regieportaal) gebruiksoppervlakte (GBO) Restant

Samenwerkingsportaal (GBO)

2022-2024

t / m 4 e k w 2 0 2 1 t / m 1e k w 2 0 2 2

t/ m 2e kw 2022 t/ m 3e kw 2022

x 1.000

Begroting Prognose

Realisatie

Aanschaf (eenmalig)

€

250

€

250

€

111

€

178

€

Onderhoud (jaarlijks 2021-2024)

€

290

€

290

€

232

Doorontwikkeling (jaarlijks 2021-2024)

€

250

€

250

€

220

Overige IC T kosten (jaarlijks 2021-2024)

€

120

€

120

€

113

Beheer- en regiekosten (jaarlijks 2021-2024)

€

Totale projectkosten regieportaal

€

1.000

€

1.000

€

101

134

€

101

138

€

218

€

273

€

727

Na(ast) de daadwerkelijke omzetting van het bestand van m3 naar m2, dienen de gegevens in beheer te worden genomen en actueel te worden gehouden. De kosten van de beheerfase worden apart verantwoord onder het project Samenwerkingsportaal GBO (begroot € 1 miljoen voor de jaren 2022 tot en met 2024). Tot nu toe zijn er kosten gemaakt voor begeleiding van de Europese aanbesteding Samenwerkingsportaal, ontwikkelkosten softwareleverancier, beheer- en regiekosten en kosten met betrekking tot de start van een onderzoek inzake de Samenhangende Object Registratie (SOR), welke als beoogde ingangsdatum 1 januari 2025 heeft. Het is en blijft evenwel de vraag of deze ingangsdatum realistisch is. Op nationaal niveau is in grote mate overeenstemming over de inhoud en architectuur van de SOR. Dat geldt evenwel niet voor de governance en financiering van de implementatie en het beheer van de SOR. Uit oogpunt van zekerheid en continuïteit wordt het samenwerkingsportaal begrotingstechnisch ook voor de jaren 2025 tot en met 2027 voortgezet. Alle projectmatige activiteiten met betrekking tot de SOR zijn in dit kader in opdracht van het bestuur tot nader order opgeschort. Dit ook om onnodige projectkosten (o.a. de inzet van Berenschot) te voorkomen. Het project bevindt zich momenteel in de livefase en wordt inmiddels gefaseerd uitgerold over de deelnemers.

Tevens is een Kwaliteitsmedewerker Samenwerkingsportaal geworven, die verantwoordelijk wordt voor het beheer en de doorontwikkeling van het Samenwerkingsportaal. De kosten van de kwaliteitsmedewerker worden binnen de begroting van het project opgevangen en zullen vanaf het 4e kwartaal zichtbaar worden. Samenhangende Objecten Registratie (SOR) Verschillende bestaande (geografische) basisregistraties zijn op verschillende momenten en gescheiden van elkaar ontstaan. Dat heeft er toe geleid dat gegevens over hetzelfde object verspreid zijn geraakt, over verschillende registraties ondergebracht bij verschillende organisaties met elk hun eigen inhoud en wijze van bijhouden van processen en elk hun eigen ICT-systemen. Op dit moment wordt in opdracht van het ministerie van BZK, gewerkt aan het concept Samenhangende Objectenregistratie (SOR). De wettelijke ingangsdatum van de SOR is vooralsnog gepland voor 1-1-2025. Het is en blijft evenwel de vraag of de beoogde ingangsdatum van 1 januari 2025 van de SOR realistisch is. Dit vanwege het feit dat er onduidelijkheid bestaat over de governance en financiering van de implementatie en het beheer van de SOR. Alle projectmatige activiteiten met betrekking tot de SOR zijn in dit kader door het bestuur tot nader order opgeschort. Dit ook om onnodige projectkosten (o.a. de inzet van Berenschot) te voorkomen.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 14 -

Verbetering archiefbeheer BsGW In november 2021 heeft het Dagelijks Bestuur de opdracht gegeven tot een verbetertraject, zodat BsGW binnen afzienbare termijn voldoet aan de Archiefwet. Aanleiding was het Archiefinspectierapport, waaruit bleek dat BsGW op een aantal punten niet aan de norm voldeed. Na een gedegen voorbereiding is het verbetertraject in de vorm van een project in mei 2022 gestart. Het project omvat drie sporen: 1. Het op orde brengen van de informatiehuishouding (opleiding en coaching medewerkers, opstellen van beleidsdocument DIV, vertalen van beleidsdocument naar stappenplan voor verbetering archiefbeheer, informatiebeveiliging) 2. Het ontwikkelen van een nieuwe documentaire informatievoorziening (inrichten postproces digitaal, inrichten informatiebeheer, inrichten proces waardering, selectie, vernietiging) 3. Het op orde brengen van het DIV-instrumentarium (opstellen programma van eisen Document Management Systeem (DMS), inrichten kwaliteitssysteem). De eerste twee sporen lopen op dit moment. De medewerkers DIV hebben inmiddels aan een aantal sessies ter actualisering van het kennisniveau deelgenomen. Medio november 2022 wordt dit spoor afgerond. Tijdens de sessies wordt aandacht besteed aan het voorbereiden en opstellen van een Vervangingsbesluit. De definitieve versie hiervan zal begin 2023 ter besluitvorming worden aangeboden aan het Dagelijks Bestuur.

Na een analyse van de bestaande regelgeving op het gebied van archivering wordt op dit moment gewerkt aan aanpassing en actualisering hiervan. Aanpassing van de archiefparagraaf in de GR BsGW wordt door de daarvoor ingestelde projectgroep meegenomen in het kader van de gewijzigde Wgr. Rechtmatigheidsverantwoording Tot en met verslagjaar 2022 geven externe accountants een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een wetswijziging wordt vanaf verslagjaar 2023 het Dagelijks Bestuur zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Met een rechtmatigheidsverantwoording wordt verantwoording afgelegd over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansposities in de jaarrekening. Middels deze rechtmatigheidsverantwoording verklaart het Dagelijks Bestuur (DB) met ingang van het verslagjaar 2023 dat zij rechtmatig heeft gehandeld. Zowel de accountant als BsGW hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid om vroegtijdig afspraken te maken over de onderbouwing door BsGW resp. de controle door de accountant van de rechtmatigheidsverantwoording. Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening wordt een toelichting opgenomen in de bedrijfsvoeringparagraaf van het jaarverslag over de financiële rechtmatigheid.

Er wordt helder geschetst hoe het DB tot deze verantwoording is gekomen, welke processen zijn getoetst aan welke normen en indien nodig welke verbeteringen zij wil doorvoeren. Om tijdig en adequaat te kunnen voldoen aan het (minimale) ambitieniveau: financiële rechtmatigheid over verslagjaar 2023, is een project gevormd, waarbij de opzet en uitvoering van het interne controleplan inclusief bijbehorende procedures/procesbeschrijvingen tegen het

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 15 -

licht worden gehouden. Het DB c.q. BsGW wordt hierin ondersteund door een externe deskundige, wiens kosten onder ‘inhuur derden’ worden verantwoord. Kindertoeslagaffaire Naar aanleiding van het rapport “Ongekend Onrecht” heeft het kabinet besloten een vast bedrag van € 30.000 aan compensatie - ook wel de forfaitaire tegemoetkoming genoemd - uit te betalen aan gedupeerde ouders van de kinderopvangtoeslag. In Limburg gaat het om ongeveer 1.000 gedupeerden verdeeld over de verschillende deelnemers van BsGW. Er worden nog tweewekelijks nieuwe (voorlopig erkende) gedupeerden aangeleverd door de Rijksbelastingdienst en de verwachting is dat dit voorlopig nog een tijd doorgaat. BsGW is in het tweede kwartaal van 2022 gestart met het kwijtschelden van deze schulden. Na een lange voorbereidingsperiode, waarin diverse activiteiten hebben plaatsgevonden, zoals het aanleveren van bestanden door de belastingdienst, het aanschaffen/inregelen van een ICTapplicatie (eind 2021) en de voorbereiding van een zorgvuldige communicatie naar gedupeerden toe, zijn in de zomerperiode 800 kwijtscheldingen (brieven/beschikkingen) verzonden.

De financiële dekking voor het uitvoeren van deze regeling wordt bekostigd door het ministerie van BZK en bestaat uit twee elementen: De hoogte van het kwijtgescholden bedrag, inclusief de kosten die rechtstreeks het gevolg zijn van het kwijtschelden of restitueren van de schulden, ter dekking door de deelnemers. Uitvoeringskosten tegen een eenmalige vergoeding van € 150 en € 100 per gedupeerde ouder en diens toeslagpartner van gemeenten respectievelijk Waterschap Limburg. De eenmalige vergoeding dekt de kosten, die samenhangen met de activiteiten voor zowel de gedupeerde ouder als de toeslagpartner. Het gaat hierbij om: het opschorten van de betaling (moratorium); de activiteiten in het kader van het kwijtschelden van openstaande vorderingen; het opstarten van de vordering wanneer blijkt dat de aangemelde ouder als niet-gedupeerde wordt aangemerkt. Voor het heffen en invorderen van de gemeentelijke belastingen is BsGW de uitvoerende organisatie in Limburg. In de AB-vergadering van 29 september jl. is besloten dat de forfaitaire vergoeding per gemeente en het Waterschap Limburg van respectievelijk € 150,- en € 100,per dossier in haar geheel aan BsGW wordt vergoed.

Mocht blijken dat de hierboven genoemde bedragen niet voldoende dekking bieden voor de door BsGW te maken kosten, dan zal BsGW deze kosten of wel rechtstreeks bij het Rijk declareren dan wel bij de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling doorberekenen op basis van de vigerende kostenverdeelmethode.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 16 -

Ziekteverzuim 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% 1

Ziekteverzuim werkelijk maand 2022

Ziekteverzuim werkelijk maand 2021

Gemiddelde 2021

Met het aantrekken van een nieuwe, meer pro-actieve arbodienst, is het doel gesteld te komen tot een verlaging van het ziekteverzuim. In onderstaande tabel wordt de procentuele verdeling van het aantal ziektedagen per periode weergegeven. Verzuim per 30 september 2022 Totaal aantal verzuimde dagen BsGW 2022 285

Kort: > 7 dagen

Middellang: 8-42 dagen

Lang > 43 dagen

38%

12%

50%

De toename in het eerste kwartaal van 2022 was met name toe te schrijven aan de vele ziekmeldingen in maart als gevolg van enerzijds corona en anderzijds grotendeels niet-werkgerelateerd verzuim. In het tweede kwartaal van 2022 was een daling van het ziekteverzuim zichtbaar en deze daling heeft zich in het 3e kwartaal doorgezet. Op dit moment is sprake van acht langdurige verzuimdossiers, waarvan zes medewerkers in opbouw van werkzaamheden zijn. Van deze acht langdurig zieken heeft een dossier een werkgerelateerde oorzaak en bij zeven dossiers is de combinatie van werk en privé als grondslag aan te merken. Het verzuimpercentage over het derde kwartaal van 2022 is gemiddeld 3,8%.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 17 -

Aanslagoplegging, kwijtschelding, oninbaar, afdrachten, openstaande vorderingen

Belastingen

Belastingjaar 2022

Realisatie

bedragen x € 1.000,-

Prognose

t/m 3e kw

Aanslagoplegging

763.122

100,0%

741.498

95,9%

Kwijtschelding

19.160

2,5%

15.093

1,9%

Oninbaar

4.200

0,6%

227

0,0%

Netto te innen belasting

739.762

96,9%

726.178

95,1%

Afdracht

739.762

100,0%

589.574

79,7%

- waarvan in 2022

685.606

100,0%

589.574

86,0%

- waarvan in 2023

54.156

100,0%

0,0%

Aanslagoplegging: De aanslagoplegging tot en met het derde kwartaal is volgens planning verlopen. De prognose voor de aanslagoplegging 2022 was initieel € 758,4 miljoen. Tot en met het tweede kwartaal is deze naar boven bijgesteld met € 4,7 miljoen naar € 763,1 miljoen. In het derde kwartaal zijn geen noodzakelijke prognosewijzigingen doorgevoerd. Indien de cijfers worden vergeleken met die van 2021 dan kan worden geconstateerd dat de procentueel geprognosticeerde netto te innen belasting in lijn ligt met die van 2021 (96,8%). Kwijtschelding: De verleende kwijtschelding in het 3e kwartaal ontwikkelt zich binnen de prognose kwijtschelding. Er is vooralsnog geen aanleiding de prognose op totaalniveau aan te passen. De afhandeling verloopt volgens planning. Oninbaar: In het 3e kwartaal ontwikkelen de percentages 2022 zich vooralsnog (in totaliteit en per deelnemer) binnen de prognose. Naar verwachting zullen de na-ijleffecten van corona, de huidige problemen op de energiemarkt en de hoge inflatie leiden tot een hoger percentage oninbaar. Afdracht: Van de opgelegde belastingen 2022 is per eind september 2022 in totaal € 589,6 miljoen als ontvangen belastingen afgedragen aan de deelnemers. Dit is € 31,8 miljoen hoger dan het totaal geprognosticeerde bedrag van € 557,8 miljoen dat BsGW per 30 september 2022 zou afdragen aan de deelnemers.

Dit heeft betrekking op de gespreide aanslagoplegging in 2022, waardoor een deel van de aanslagen eerder is opgelegd en de gelden eerder zijn ontvangen.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 18 -

Openstaande vorderingen:

Uit de tabel ‘openstaand saldo belastingvorderingen’ blijkt dat het openstaand saldo van de belastingvorderingen per 30 september 2022 € 148,55 miljoen bedraagt. Hiervan is € 28,80 miljoen (19,4%) vervallen per 30 september 2022. Tot en met het 3e kwartaal 2022 zijn de (dwang)invorderingstaken conform planning opgestart. De vangnetregeling, die inhoudt dat voor klanten met (problematische) schulden middels maatwerk naar een passende oplossing wordt gezocht (om verdere achterstanden te voorkomen), is nog steeds van kracht. Zoals eerder gesteld zullen de effecten van de huidige energieproblematiek en de hoge inflatie naar verwachting duidelijk merkbaar gaan worden binnen het gehele (dwang)invorderingsproces en het daaraan gekoppelde openstaande posten bestand.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 19 -

Kwaliteit van de dienstverlening Nr.

Keten

Resultaat

toelichting

WOZ

Tijdige WOZ-waardebepaling woningen en niet woningen ten behoeve de jaarlijkse herwaardering cf. norm Waarderingskamer Tijdige verzending WOZ-beschikkingen met goedkeuring Waarderingskamer cf. norm Waarderingskamer Afhandeling WOZ-waardebezwaren (taxatietechnisch en administratief) cf. norm wet waardering onroerende Zaken art. 30 lid 9.

WOZ-waardebepaling per 1 december jaar X-1 gereed en gecontroleerd. Uiterlijk 1 februari jaar X gereed en gecontroleerd. vóór 28 februari vóór 30 april vóór 31 mei flitswaardebezwaren

4a.

WOZ

4b. 5a.

Juiste WOZ-waardebepaling: aantal WOZ objecten waarbij de waarde na bezwaar wordt verlaagd, afgezet tegen het totale aantal WOZ-objecten binnen het BsGW domein

WOZ

Juiste WOZ-waardebepaling: de mate waarin na bezwaar de WOZwaarde ten opzichte van de initieel vastgestelde WOZ-waarde percentueel is verlaagd

5b.

waardebezwaren via de Digitale belastingbalie met dagtekening 28 februari of 31 maart waardebezwaren met dagtekening in belastingjaar (excl. flits en DBB febr en maart) woningen

niet-woningen woningen: totaal areaal (* € 1,000,-) waarvan verlaagd

2022 Q1

2022 Q2

2022 Q3

≥ 90%

100%

≥ 98%

98%

≥ 95% ≥ 97% ≥ 99% 95% binnen 5 werkdagen ≥ 90% vóór 1 juli (groeimodel, in 2023 ≥ 95% vóór 1 juli) ≥ 95% vóór 31-12

98% n.v.t. n.v.t. 99%

98% 99,8% 99,9% 99%

38%

88%

95%

16%

66%

≤ 4% (groeimodel, in 2023 ≤ 2% voor zowel woningen als niet-woningen) ≤ 4%

0,1%

0,2%

0,25%

0,1%

0,2%

0,37%

99.963.892

100.964.262

101.013.597

134.176 (0,13%)

193.133 (0,19%)

252.122 (0,25%)

22.163.228

1% (groeimodel, in 2023 ≤ 0,5%)

niet-woningen: totaal areaal (* € 1,000,-) waarvan verlaagd

WOZ

Jaarlijkse beoordeling gradaties: moet dringend worden Waarderingskamer WOZ-waardebepaling verbeterd, moet op onderdelen worden verbeterd, voldoende of goed

Heffen

Innen

Tijdige en volledige verzending van de grootkohieren (combi-)aanslagen 1e kwartaal jaar x Verleende machtigingen automatische incasso

aanslagregeling conform de productieplanning (matdagenplanning) eind eerste gemeten opkwartaal het totale aantal belastingplichtigen

Innen

Geautomatiseerde kwijtschelding

10.

BedrijfsAccountantsverklaring voering Klantzaken Klantzaken Kpi's dienstverlening (jaarlijkse rapportage klanttevredenheid)

Totaal aantal kwijtscheldingen dat zonder voorafgaand verzoek kan worden verleend en afgezet tegen het jaarlijks totale aantal kwijtscheldingsdossiers jaarafrekeningen voorgaand jaar

11a. 11a.

norm

11b. Klantzaken

Klanttevredenheid per kanaal (rapportage over de piekperiode)

jaarrekening voorgaand jaar - meteen goed - tijd en moeite - klanttevredenheid van (aan)vraag ontvangen antwoord -tot zelfbediening: * website * Mijn BsGW - eerste reactietijd: * telefoon * schriftelijk (aantal werkdagen) - telefoon - digitaal - schriftelijk

23.138.294

23.188.374

2% (groeimodel, in 2023 ≤ 1%) Goed

24.930 (0,11%)

47.342 (0,20%)

86.203 (0,37%)

Voldoende

Goed

≥ 95%

94%

97%

98%

≥ 65%

65%

≥ 60% (jaarindicator)

n.v.t.

goedkeuring goedkeuring norm 70% 2 7

goedkeuring goedkeuring n.v.t. n.v.t. n.v.t.

goedkeuring goedkeuring piekperiode 73% 2 7,2

1 88%

n.v.t. n.v.t.

2 89%

80% 5 7,5 7 7

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

68% 7 7,5 6,7 7,3

In bovenstaande tabel zijn de resultaten weergegeven. De algemene conclusie is dat BsGW aan nagenoeg alle gestelde normen voldoet. Ten aanzien van de KPI ‘eerste reactietijd – telefoon’ is het resultaat lager dan de gestelde norm. Uit de nulmeting vorig jaar bleek een score van 53%. Dit betekent dat 53% van alle oproepen binnen 100 seconden werd beantwoord. BsGW scoort thans 68%. Dit is een opgaande lijn, echter de doelstelling van 80% in de piekperiode is hiermee helaas niet gerealiseerd. Dit heeft te maken met te weinig beschikbare capaciteit als gevolg van ziekte en verloop.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 20 -

Over het hele jaar scoort BsGW (tot nu toe) gemiddeld 72%. Dat is dus iets hoger dan in de piekperiode.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 21 -

Actuele stand van zaken proceskosten, kengetallen WOZ bezwaren

Ontwikkelingen proceskosten BsGW

voor-

schatting

ziening

31-5-2022

30-6-2022

30-9-2022

2022

gerealiseerde proceskosten bezwaar-beroepfase nog te verwachten proceskosten

3.000.000

1.329

22.862

712.498

2.998.671

2.977.138

1.171.609

totale procekosten 2021

3.000.000

1.884.106

begrotingspost proceskosten

-3.000.000

Verwachte vermindering begrotingspost

-1.115.894

De bezwaarafhandeling 2022 is in volle gang. De bezwaartermijn is inmiddels verlopen en het inboekproces is (nagenoeg) afgerond. De digitale bezwaarschriften zijn inmiddels afgehandeld. Momenteel worden de ncnp-bezwaren afgehandeld. Naarmate deze worden afgehandeld, kan een steeds beter onderbouwde inschatting gemaakt worden van de te verwachten proceskosten 2022.

Aantallen bezwaren per indiener d.d.

30-9-2022 2022 2021 t.o.v.2021 t.o.v.2020

2022

2021

2020

in %

NC NP

9.087

13.196

12.761

-31%

Overige gemachtigden

1.744

2.061

2.191

-15%

-6%

Totaal gemachtigden

10.831

15.257

14.952

-29%

Bedrijven & Particulieren

7.310

10.279

11.566

-29%

-11%

18.141

25.536

26.518

-29%

-4%

4.910

6.264

3.018

-22%

108%

23.051

31.800

29.536

-28%

Totaal Flitsbezwaren Totaal incl. flitsbezwaren

Het aantal ingediende bezwaren met bijkomende proceskosten gaat op basis van een actuele cijfers daadwerkelijk lager uitvallen. De prognose is derhalve benedenwaarts bijgesteld. Het toekenningspercentage bij de ncnp-bedrijven is lager dan voorgaande jaren. Hierdoor worden er wel extra beroepen verwacht en is bij de (lagere) inschatting enige voorzichtigheid betracht. Overigens dient benadrukt te worden dat de uitvoeringskosten per bezwaarschrift onevenredig hoger zijn dan voorheen. Dit vanwege het feit dat de bezwaarschriften uitgebreider en complexer zijn, zoals ook al eerder aangegeven. BsGW heeft ook in 2022 actief ingezet om burgers en bedrijven contact op te laten nemen met BsGW (flitsbezwaren) om zo het aantal ingediende bezwaren via een gemachtigde te reduceren en daarmee ook de proceskosten. De 2022 cijfers tonen in vergelijking met 2021 een lager aantal flitsbezwaren, maar nog steeds beduidend hoger dan in 2020.

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 22 -

Kengetallen In de volgende tabel worden voor de belastingjaren 2019 t/m 2022 de aantallen objecten uitgesplitst naar woningen (particulieren) en niet-woningen (bedrijven)- vermeld, waartegen bezwaar en beroep tegen de waarde is ingediend. In het tweede deel worden de toegekende waardeverminderingen en de daaruit voortvloeiende verminderingen van de belastingopbrengsten Onroerende Zaakbelastingen (OZB) gepresenteerd. In het derde deel staan de uitbetaalde proceskosten. Kengetallen bezwaren en beroepen tegen de waarde d.d. Exclusief woningcorporaties

30-9-2022

2022

2021

2020

2019

Aantallen beschikkingen Aantal beschikkingen niet-woningen - bedrijven

47.468

47.563

53.196

53.997

Aantal beschikkingen woningen - particulier

378.295

375.003

368.164

365.447

Aantal beschikkingen particulieren en bedrijven

425.763

422.566

421.360

419.444

Aantallen objecten onder bezwaar

Aantal niet-woningen onder bezwaar

2.238

4,7%

3.462

7,3%

2.900

5,5%

2.865

5,3%

Aantal woningen onder bezwaar

15.903

4,2%

22.074

5,9%

23.618

6,4%

14.740

4,0%

Totale objecten onder bezwaar

18.141

4,3%

25.536

6,0%

26.518

6,3%

17.605

4,2%

* Aantal unieke objecten waarvoor bezwaar is ingediend tegen de waarde uitgedrukt in aantal beschikkingen in enig belastingjaar Afhandelpercentage bezwaren

72,2%

99,8%

99,9%

Aantallen beroepen

Aantallen beroepen Afhandelpercentage beroepen Beschikte waardes

117

604

752

621

13,6%

71,7%

96,8%

98,7%

x 1.000

Beschikte waarde niet-woningen

€

23.188.374

23.420.253

€

23.979.582

€

Beschikte waarde woningen

€ 101.013.597

95.019.832

€

87.344.066

€

80.421.375

Totale beschikte waarde excl WOC O's

€ 124.201.971

€ 118.440.085

€ 111.323.648

€

104.375.176

Verminderde waardes OZBE x 1.000

23.953.801

Verminderde waarde niet-woningen

€

86.203

0,37%

261.739

1,12%

€

315.698

1,32%

€

384.573

1,61%

Verminderde waarde woningen

€

252.122

0,25%

477.258

0,50%

€

399.632

0,46%

€

317.756

0,40%

Totale verminderde waarde excl WOC O's

€

338.325

0,27%

738.997

0,62%

€

715.330

0,64%

€

702.329

0,67%

1.686.229

€

** Waardevermindering uitgedrukt in percentage van de beschikte waarde in enig belastingjaar Verminderde heffing Verminderde heffing niet-woningen

€

442.795

1.320.630

€

1.594.475

€

Verminderde heffing woningen

€

374.781

684.124

€

593.606

€

478.975

Totale verminderde heffing excl WOC O's

€

817.576

2.004.754

€

2.188.081

€

2.165.204

€

Uitbetaalde proceskostenvergoeding Uitbetaalde proceskosten niet-woningen

€

47.019

0,00%

189.780

7,60%

€

287.754

9,20%

€

288.128

16,80%

Uitbetaalde proceskosten woningen

€

745.752

0,00%

2.160.372

92,40%

€

2.392.979

90,80%

€

1.208.658

83,20%

Totaal uitbetaalde proceskostenvergoeding

€

792.771

€

2.350.152

100%

€

2.617.501

100%

€

1.467.669

100%

Waarvan aan NCNP

€

714.537

0,00%

€

1.905.412

81,33%

€

2.178.151

81,51%

€

1.003.432

66,98%

Bestuursrapportage BsGW – derde kwartaalrapportage 2022 - 23 -

Tabel afhandel- en toekenningspercentages In de volgende tabel worden per belastingjaar de toekenningspercentages weergegeven van bezwaren ingediend door particulieren, door bedrijven/organisaties, door beroepsmatige gemachtigden namens particulieren of bedrijven/organisaties. De Waarderingskamer maakt daarbij nog onderscheid naar de beroepsmatige gemachtigde op ‘no cure, no pay’ basis, de zogenaamde ncnp’s.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Leudal&id=2107c110-0ebd-4443-8f8d-fbe9779292c6