Discussienotitie van griffier 3mei23

Discussienotitie van griffier ‘Voorbereidingsproces presidiumbesluitvorming i.v.m. expireren per 1 februari 2024 overeenkomsten uitzenden raadsvergaderingen via lokale tv + internet’ 1. Gemeente heeft (binnen 8 maanden aflopende) overeenkomsten met twee organisaties voor uitzending van raadscommissie- en/of raadsvergaderingen Het is in onze gemeente gebruikelijk dat het presidium, telkens voor een periode van 4 jaar, bekijkt of de raadsvergaderingen moeten worden uitgezonden: a. via een lokale tv-zender; b. via het internet. Punt a wordt, al vanaf de start van de gemeente Leudal op 1jan07, verzorgd door de ‘Stichting Omroep Leudal-Maasgouw’, roepnaam ‘3ML’. NB. Geregeld ziet men de naam ‘ML5’ voorbij komen, maar dat is de naam van het samenwerkingsverband dat die stichting met RTV Roermond heeft en dus niet de stichting waarvan de gemeente diensten afneemt. ML5 is gevestigd aan de Bredeweg 10 in Roermond. Punt b wordt sinds 1feb16 verzorgd door Company Webcast BV uit Capelle aan den IJssel. Voordien vond geen uitzending (‘stream’) van raadsvergaderingen via internet plaats. Company Webcast verzorgt overigens (anders dan 3ML) ook de uitzending van de raadscommissievergaderingen sociaal + fysiek + bestuur en middelen. Voor zowel stichting 3ML als Company Webcast BV geldt dat de huidige 4-jarige overeenkomst voor dienstverlening expireert op 1feb24. 2.

Kijkcijfers tv- en internetuitzendingen + kosten In de bijlage treft u een uittreksel aan uit het ‘Jaarverslag raadsgriffie 2022’ waarin onder meer wordt ingegaan op de kijkcijfers: -

Omroep 3ML heeft nooit kijkcijfers raadsvergaderingen onderzocht, althans heeft die nooit aan de gemeente overgelegd;

-

Company Webcast stelt direct na afloop van elke raads- en commissievergadering de kijkcijfers beschikbaar.

In diezelfde bijlage staan ook de kosten van 3ML resp. Company Webcast vermeld: ➢

Omroep 3ML: € 9.375

➢

Company Webcast: € 11.262.

Daarbij dient in acht te worden genomen dat de kosten van 3ML uitsluitend verband houden met de 11 raadsvergaderingen resp. die van Company Webcast van de 11 raadsvergaderingen én de 25 raadscommissievergaderingen.

3. Inkoop- en aanbestedingsbeleid De gemeenteraad heeft op 17apr18 het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2018 vastgesteld. In paragraaf 5.5 staat: ‘De Gemeente zal, met inachtneming van de Gids Proportionaliteit, bij de onderstaande drempelbedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren.’

Aanbesteding s-vorm Enkelvoudig

Leveringen

Tot € 40.000,-

Diensten

Tot € 40.000,-

Werken

Sociale en

Concessie

specifieke

overeenkomste

diensten

n

Tot € 150.000,-

€ 40.000,- tot Verwezen wordt

€ 40.000,- tot

naar de

Verwezen wordt naar

Meervoudig

tweejaarlijks

de tweejaarlijks

3 - 5 offertes

wettelijk

wettelijk vastgestelde

vastgestelde

drempelbedragen

drempelbedragen

Europees

€ 150.000,- tot € 1.500.000,-

Europees

<Europese <750.000,00

drempel voor Werken.

Meest geëigende

De meeste

procedure

geëigende

€ 1.500.000 – tot

procedure

Verwezen wordt naar

Nationaal n.v.t.

n.v.t.

de tweejaarlijks wettelijk vastgestelde drempelbedragen Europees

Europees

Verwezen wordt naar de tweejaarlijks wettelijk vastgestelde drempelbedragen Europees

Bij de berekening van de drempelbedragen dient het geschatte jaarbedrag te worden vermenigvuldigd met het aantal jaren (in de afgelopen jaren was dat telkens 4 jaar) waarover een overeenkomst wordt gesloten. Dat zou zowel voor een offerte van de lokale omroep als voor de webcastaanbieder betekenen dat we (voor het totaal in de perioden 1feb24 t/m 31jan28) ‘iets’ uitkomen boven het drempelbedrag van € 40.000 en dat er dús meervoudig onderhands moet worden aanbesteed. Tenzij, zo staat in paragraaf 5.5 van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid, ‘blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren’. Voor de lokale omroep is ’t evident dat ’t niet aansluit ‘bij het karakter van de markt’ want zij is in feite monopolist qua lokale tv-omroep in onze gemeente. Voor de webcastaanbieder ligt dat wat anders. Discussiepunt: vindt u dat er enkelvoudig (offerte vragen aan lokale omroep 3ML resp. aan webcastaanbieder Company Webcast) dan wel meervoudig onderhands (offerte vragen aan 3 tot 5 lokale omroepen resp. 3 tot 5 webcastaanbieders) moet worden aanbesteed?

4. Wil de gemeente überhaupt verder met uitzending van commissie- en/of raadsvergaderingen? Discussiepunt: Prealabele vragen aan die welke ik zojuist in paragraaf 3 stelde zijn: a. Willen we de raadsvergaderingen nog wel via de lokale tv uitgezonden hebben; b. Willen we de raadsvergaderingen nog wel via internet gestreamd hebben; c. Willen we de raadsvergaderingen ook nog via andere media de wijde wereld in helpen? d. Willen we offertes voor nog andere diensten vragen die te maken hebben met het bekendheid geven aan / transparanter maken van politieke beraadslagingen en besluitvorming? Punten die bij de beantwoording van die vragen een rol kunnen spelen zijn onder andere: -

Dienen kijkcijfers gewicht te hebben? Zoals eerder vermeld (in paragraaf 2): lokale omroep 3ML heeft geen kijkcijfers. Met andere woorden, raadsvergaderingen worden op de lokale tv getoond maar of en zo ja hoeveel personen er (geregeld, en voor welke tijdsduur) kijken is niet bekend. De kijkcijfers van de webcast zijn wel bekend maar dat gaat ook maar over tientallen per vergadering. Wel dient daarbij te worden gezegd dat de webcasts achteraf nog vele keren (kunnen) worden bekeken + de webcasts vervullen ook een functie als ‘verslag van een vergadering’ aan de hand waarvan zo nodig verantwoording moet worden afgelegd.

-

Heeft het recente afhaken van gemeente Maasgouw gevolgen voor de door omroep 3ML aan de gemeente Leudal te offreren kostprijs? Omroep 3ML zond tot 1jan23 ook de raadsvergaderingen van de gemeente Maasgouw uit. Het presidium van Maasgouw wilde (‘om hem moverende redenen’) geen nieuw contract sluiten met 3ML. Gaat Leudal de daardoor eventuele extra kostenstijgingen in de nieuwe offerte voor lief nemen of zit er wel een – nog door het presidium te bepalen - grens aan wat een redelijke kostprijs is?

-

Is het zinvol om raadsvergaderingen via sociale media te streamen en zo ja welke?

Hebt u nog andere aandachtspunten voor het presidium? 5. Graag verneem ik uw mening De mening van uw commissie neem ik mee in een voorstel aan het presidium in zijn vergadering van 23mei23 om de volgende processtap te zetten gelet op het expireren van de twee overeenkomsten met omroep 3ML resp. Company Webcast per 1feb24.

Heythuysen, 3 mei 2023. Wim Cornelissen Griffier. PS. Het presidium heeft zich in zijn vergadering van 18apr23 op het standpunt gesteld dat de commissiebespreking bestuur en middelen van 17mei23 in openbaarheid kan plaatsvinden maar het acht in- of meespreken van mogelijke aanbieders, gelet op de aard van de bespreking, daarbij niet wenselijk.