Commissievoorstel

Commissievoorstel

Datum 7 april 2021

Onderwerp

agendapunt

Voorbereiding aanbestedingsprocedure inkoop accountancy voor onderzoek jaarstukken 2021 t/m 2024

Portefeuillehouder Geen

0. Samenvatting voorstel griffier aan commissie bestuur en middelen + portefeuillehouder De griffier vraagt aan (a) de commissie bestuur en middelen + aan (b) de portefeuillehouder financiën om in de vergadering van de commissie bestuur en middelen van 7 april 2021 kenbaar te maken welke diensten de gemeentelijke accountant dient te verrichten ter gelegenheid van het jaarlijkse onderzoek van de gemeentelijke jaarstukken van de jaren 2021 t/m 2024. Die wensen van de commissie (namens de gemeenteraad) + van de portefeuillehouder (namens het college) worden door de griffier verwerkt in een nationale aanbesteding om de accountancy te kunnen inkopen. 1. 4-jarige overeenkomst met huidige accountant expireert In de raadsvergadering van 4 juli 2017 heeft de raad besloten het bureau Q-Concepts Accountancy BV te Maastricht aan te wijzen als accountant voor het onderzoek van de gemeentelijke jaarstukken van de boekjaren 2017, 2018, 2019 en 2020, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De werkzaamheden over het boekjaar 2020 expireren over enkele maanden. 2. Zoeken naar een accountant: de gemeenteraad is aan zet Aanbestedingen binnen onze gemeente gebeuren bijna allemaal door of uit naam van het college.

‘Bijna’, want een uitzondering betreft het aanbesteden van accountancy, dat is in handen van de gemeenteraad (en daarmee ligt de ondersteunings- en adviseringsfunctie bij de raadsgriffie). De gemeenteraad wijst op grond van artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet de accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan, belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening. De accountantscontrole is een belangrijk onderdeel van de controlerende taak van de raad. Het is bovendien een bijzondere taak, omdat de raad (en niet het college) opdrachtgever is van de accountant.

Datum Betreft

Pagina

7 april 2021 Voorbereiding aanbestedingsprocedure inkoop accountancy voor onderzoek jaarstukken 2021 t/m 2024 2 van 4

3. Hoe gaat de zoektocht in 2021 verlopen? De griffier heeft in de presidiumvergadering van 9 maart 2021 een voorstel voorgelegd om duidelijk te krijgen wat de mening van het presidium is over het proces om te komen tot de selectie van een accountant voor een aantal voor ons liggende boekjaren, bijvoorbeeld voor de jaren 2021 t/m 2024. Dat is makkelijker tegen het presidium gezegd dan dat ‘t door hem is gedaan want: a. Het is al 5 à 10 jaar zo dat kleine en middelgrote gemeenten zich zorgen maken over het vinden van een geschikt accountantskantoor (zo blijkt dat ook uit deze VNGinformatie van 2019). Voor die tijd hadden vier accountantskantoren nagenoeg de gehele markt van gemeenten in handen: Deloitte + PWC + E&Y + KPMG; zij hebben zich grotendeels teruggetrokken. ‘Instappers’ in de gemeentelijke markt werden Baker Tilly + Mazars. b. De gemeenteraad had bij z’n eerder al genoemde besluit van 4 juli 2017 tevens de intentie uitgesproken om - met wederzijds goedvinden - de aanwijzing van Q-Concepts als accountant ook voor de controle van de boekjaren ná 2020 stilzwijgend voort te zetten, met dien verstande dat (a) tot een acceptabele prijsafspraak (per jaar of voor meerdere jaren) kan worden gekomen, (b) de kwaliteit van de dienstverlening op een goed niveau blijft en (c) formele (landelijke) en materiële (lokale) wetgeving daaraan niet in de weg staat. c.

In paragraaf 5.5 ‘Bepalen van de inkoopprocedure’ van het in de raadsvergadering van 17 april 2018 vastgestelde ‘Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Leudal 2018’ staat: ‘De gemeente zal, met inachtneming van de Gids Proportionaliteit, bij de onderstaande drempelbedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren’. Die ‘tenzij-bepaling’ kon eventueel worden gebruikt (zie immers ‘a.’).

Het presidium stelde zich na breedvoerige over- en afwegingen op het standpunt dat het ’t beste is om via een nationale aanbesteding een accountant te werven. Een uittreksel van de conceptbesluitenlijst van de presidiumvergadering van 9 maart 2021 treft u bij uw vergaderstukken aan. 4. Nu is de commissie bestuur en middelen aan zet De commissie bestuur en middelen heeft op grond van artikel 2a van de Verordening op de raadscommissies 2014 specifiek tot taak: - het bevorderen van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole; - het voeren van afstemmingsoverleg over de verschillende controleactiviteiten van de gemeenteraad, het college en de rekenkamer; - het doen van voorstellen aan de gemeenteraad voor de benoeming van de accountant en de voorbereiding van eventuele aanbestedingsprocedures in dat kader; - het doen van voorstellen aan de gemeenteraad voor het jaarlijks vast te stellen controleprotocol voor de accountant; - het evalueren van het functioneren van de accountant.

Datum Betreft

Pagina

7 april 2021 Voorbereiding aanbestedingsprocedure inkoop accountancy voor onderzoek jaarstukken 2021 t/m 2024 3 van 4

5. Nationale aanbesteding Het presidium heeft zich, zoals gezegd, in z’n vergadering van 9 maart 2021 op het standpunt gesteld dat het ’t beste is om via een nationale aanbesteding een accountant te werven. Volgens het gemeentelijke ‘Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Leudal 2018’ zou weliswaar kunnen worden volstaan met het vragen van ten minste 3 en ten hoogste 5 onderhandse offertes (het drempelbedrag van € 214.000 wordt immers niet overschreden; zie paragraaf 5.5 van dat beleid) maar als naast grotere regionaal of landelijk werkende accountantskantoren ook lokale accountantskantoren een kans moeten krijgen dan is een nationale aanbesteding de enige mogelijkheid. 6. Welke diensten dient de accountant te verrichten? In het kader van uw taak (zie hiervoor paragraaf 4 van dit commissievoorstel) tot ‘voorbereiding van eventuele aanbestedingsprocedures’ vraag ik uw commissie om kenbaar te maken welke diensten de gemeentelijke accountant dient te verrichten ter gelegenheid van het jaarlijkse onderzoek van de gemeentelijke jaarstukken van de jaren 2021 t/m 2024. Een zelfde vraag heb ik uiteraard aan de portefeuillehouder als hij spreekt namens het college. Die wensen van de commissie (namens de gemeenteraad) + van de portefeuillehouder (namens het college) worden door mij als griffier verwerkt in de nationale aanbesteding om de accountancy te kunnen inkopen.

Om u op weg te helpen met uw gedachtegang heb ik in de bijlage bij dit voorstel de ‘offerteaanvraag accountantsdiensten’ gevoegd welke aanvraag in 2017, via een meervoudige onderhandse offerteaanvraag bij Baker Tilly Berk Eindhoven + BDO Maastricht + Q-Concepts Maastricht + Stolwijk Kelderman Doetinchem zijn uitgezet. Dan weet u in elk geval wat 4 jaar geleden van een accountant werd verlangd. Mijn vragen zijn nu: 1. Zijn de wensen van uw commissie + de portefeuillehouder wat betreft de door een accountant te verlenen diensten voor het jaarlijkse onderzoek van de gemeentelijke jaarstukken van de jaren 2021 t/m 2024 ongewijzigd t.o.v. 2017 óf hebt u andere wensen (moeten er sommige dingen niet meer worden gevraagd, moeten er juist andere dingen gaan worden gevraagd)? 2. Vindt u de prijs ‘t belangrijkste of vindt u de verwachte kwaliteit ’t belangrijkste? Indien u beide belangrijk vindt, dan is het zaak dat u de verhouding aangeeft: 50%/50% of 30%/70% of juist andersom etc. 3. Zijn er beperkende voorwaarden, bijvoorbeeld: mag een account die in de laatste 7 jaren door de gemeente Leudal is benoemd mee dingen naar de diensten?

Datum Betreft

Pagina

7 april 2021 Voorbereiding aanbestedingsprocedure inkoop accountancy voor onderzoek jaarstukken 2021 t/m 2024 4 van 4

Om uw beeld van de werkzaamheden van een accountant nóg concreter te maken heb ik voor uw commissie bij de vergaderstukken de volgende redelijk recente stukken gevoegd: a. Rapportage (november 2020) interim-bevindingen controle jaarrekening 2020; b. Accountantsverslag (juli 2020) controle jaarrekening 2019; c.

Controleverklaring (juli 2020) accountant jaarrekening 2019.

Heythuysen, 24 maart 2021. De griffier, Wim Cornelissen.