Collegemededeling 29jun21 reactie college op conceptaccountantsverslag bij jaarstukken 2020

Van: Steve van Ham Verzonden: woensdag 30 juni 2021 9:36 Aan: Raadsgriffie CC: Piet Verlinden Onderwerp: Reactie accountantsverslag.pdf Beste collega’s, Hierbij de reactie van het college op het accountsverslag zoals vanmorgen door Wim aangeboden aan de Raad. De bijlage zoals vermeld in de brief is komen te vervallen, door de eerdere toezending vanuit Wim.

Met vriendelijke groet, Steve van Ham Senior Financieel Adviseur t: 0475859038 e: s.vanham@leudal.nl

Bezoekadres Leudalplein 1, 6093 HE Heythuysen Postadres Postbus 3008, 6093 ZG Heythuysen Aantal pagina's: 3

De gemeenteraad

Ons kenmerk

LE2021UIT/1413

Uw kenmerk

Telefoonnummer

(047S) BS 90 00

Fax

(0475) 85 99 22

BSN nummer

E-mail

info@leudal.nl

Behandeld door

Internet

www.leudal.nl

Datum

29juni 2021 29juni 2021

Verzenddatum Onderwerp

Reactie op het accountantsverslag 2020

Geachte raad, De accountant van de gemeente Leudal Q-concepts heeft de controle over de jaarstukken 2020 verzorgd. Deze controle heeft geresulteerd in een concept accountsverslag, waarbij uit wordt gegaan van een goedkeurende verklaring. In deze raadsinformatiebrief worden de belangrijkste punten uit het verslag benoemd. Algemeen beeld Controle jeugdbestedingen Het algemene beeld van de controle is positief, waarbij wordt aangegeven dat met name door het zelf uitvoeren van controles bij het CJG en de aansluiting maken van de controleverklaring van zorgaanbieders met de eigen financiële administratie de kwaliteit en snelheid zijn verbeterd. Door het zelf uitvoeren van controles is het bedrag voor onzekerheden gedaald (van initieel€ 415.000 naar€ 178.000), tevens zijn we niet volledig afhankelijk van de controleverklaring van Roermond en kan onze accountant al een inschatting van het oordeel maken. Rechtmatigheid Tijdens de controle van de accountant zijn drie rechtmatigheidsfouten geconstateerd ten aanzien van de Europese aanbestedingsregels. Voor de gemeente Leudal komt dit niet als verrassing, daar dit tevens een eigen constatering betreft die in december 2020 is gemeld aan ons college in voorstel 2096. Hoewel dergelijke rechtmatigheidsfouten voorkomen moeten worden, is het positief om te melden dat we dit als organisatie reeds zelf geconstateerd en gemeld hebben.

De drie rechtmatigheidsfouten betreffen fouten met betrekking tot het inhuren van personeel. Inmiddels worden opdrachten middels een managet service provider verstrekt, waardoor problemen ten aanzien van aanbesteding voor personele inhuur worden voorkomen. BBV en het normenkader van de raad De jaarstukken 2020 zijn opgesteld in overeenstemming met het BBV en het vastgestelde normenkader van de raad. Hierbij wordt aangegeven dat de gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar zijn. Tevens geeft de accountant aan dat het niet verplicht is om vergelijkende cijfers uit het vorige jaar op te nemen, als gemeente Leudal doen we dit wel. De accountant ziet dit als een positieve toevoeging voor de leesbaarheid en vergelijkbaarheid van de stukken.

Bankrekening 28.51.28.205 IBAN NL68BNGH0285128205 BTW NL8169.63.228.B01

Datum Ons kenmerk Pagina

29 juni 2021 LE2021UIT/1413 2 van 3

Begrotingscriterium en schattingen in de jaarstukken Tijdens de controle van de jaarstukken worden overschrijdingen op de begroting altijd aangemerkt als onrechtmatig. Echter zijn er voorwaarden verbonden aan het eventueel opnemen van deze overschrijdingen in het accountantsverslag. De accountant heeft aangegeven hier geen aanleiding voor te zien. Tevens zijn de gemaakte schattingen en waarderingen in de begroting van de gemeente Leudal evenwichtig naar het oordeel van de accountant.

Interne beheersing Algemeen De accountant is van mening dat het huidige niveau van de interne beheersing gedegen is ingericht, waardoor een getrouwe en rechtmatige jaarrekening kan worden opgesteld. Daarbij zijn de afgelopen jaren handreikingen gegeven om onze VIC functie effectiever te maken. De accountant is positief gestemd dat dit voortvarend wordt opgepakt. Tevens is zij van mening dat het positief is dat de organisatie het lerend vermogen naar een hoger plan wilt tillen. Rechtmatigheidsverantwoording De gemeente Leudal heeft het boekjaar 2020 als 'testjaar' aangemerkt ten aanzien van de rechtmatigheidsverklaring 2021, waarbij een eerste proef wordt voorgelegd aan het college. Door de impuls die hiermee is gegeven aan de interne organisatie, acht de accountant ons in staat om over het jaar 2021 een gefundeerde rechtmatigheidsverklaring af te geven. Opvolging bevindingen 2020 en voorgaande jaren In voorgaande rapportages heeft de accountant diverse bevindingen gerapporteerd. Van de 16 gerapporteerde bevindingen zijn er reeds bij 9 de volledige aanbevelingen gerealiseerd. De overige 7 punten zijn de aanbevelingen van opgepakt en zijn we gestart met de implementatie van deze aanbevelingen. De implementatie is nog niet volledig afgerond de voortgang is als volgt: 1.

Controle rechtmatigheid aanbestedingen Er zijn stappen gezet met betrekking tot het beschikbaar hebben van een spend analyse en een memo met interne controlebevindingen. Wel is de accountant van mening dat de spend analyse ten minste tweemaal per jaar uitgevoerd dient te worden. Tevens wordt geadviseerd om deze controle conform de SDO-notitie "uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid" uit te voeren. Dit wordt meegenomen voor de interne controle 2021.

2.

Inkopen Ten aanzien van de inkopen adviseert de accountant om het proces rondom de vastlegging van de prestatielevering beter in te regelen. Gezien de administratieve last die dit met zich meebrengt is afgesproken dit ten minste te doen voor de deelwaarnemingen vanuit de VIC. Tevens is het verzoek om de vastlegging te borgen in het proces rondom de inkoopprestaties. Dit zal meegenomen worden in het traject rondom de rechtmatigheidsverklaring en de verbeterpunten die daaruit voortvloeien.

3.

Subsidieverstrekking De accountant heeft aanbevolen om te gaan werken met checklisten bij het verstrekken van subsidies. Hierdoor komt de controle vooraf te liggen in plaats van achteraf door de VIC. In het kader van de evaluatie van het subsidiebeleid is deze bevinding onderhanden. Dit doen we door te werken aan het opstellen van nieuw beleid waar nodig, het aanpassen van de regelingen. De gewijzigde algemene subsidieverordening het nieuwe subsidiebeleid zijn reeds vastgesteld door uw raad. Tevens zijn we onze website aan het verbeteren om de regelingen makkelijker vindbaar te krijgen. Tot slot worden de processen tot subsidieverstrekking onder handen genomen, waar ook het opnemen van een checklist onderdeel van is. De planning is om aanpassingen in Q3/Q4 voor te leggen aan de raad. Hiermee wordt rekening gehouden bij de interne controleaanpak over het boekjaar 2021.

Datum Ons kenmerk Pagina

29juni 2021 LE2021UIT/1413 3 van 3

Gemeente ~

4.

5.

leudal

~

WMO Binnen de 'lijn' worden ruim voldoende besluiten getoetst door de kwaliteitsmedewerkers, echter zijn de controles niet voldoende zichtbaar voor de accountant. Tussen de verantwoordelijk medewerker en de accountant zijn afspraken gemaakt voor het boekjaar 2021. Logische toegangsbeveiliging en gebruikersbeheer van Civision bij in- en uitdiensttreding van personeel In het verleden zijn een viertal bevindingen ten aanzien van de toegangsbeveiliging en het gebruikersbeheer van Civision opgenomen in het accountantsverslag. Inmiddels is het rechtenprofiel in de financiële applicatie goed ingericht op basis van de budgethouder regeling. Daarnaast is door het MT een projectplan goedgekeurd ten aanzien van het proces in-, door- en uitstroom van medewerker. In dit projectplan is specifieke aandacht voor de autorisaties. Wel vraagt de accountant aandacht voor de ADMIN/super user accountants.

6.

Frauderisico analyse Ten aanzien van de frauderisico analyse had de accountant in het verleden drie aanbevelingen/bevindingen. Bij de rechtmatigheidsverantwoording heeft een herijking van de processen plaatsgevonden. Hierbij zijn de frauderisico's en hun beheersmaatregelen onderdeel geworden van de processen. Naar aanleiding hiervan zal de accountant hierover in 2021 opnieuw rapporteren.

7.

Intern uitgevoerde IT-Controles De IT-controles werden in het verleden niet zichtbaar vastgelegd. Dit aandachtspunt is reeds opgepakt en hier wordt actief op gemonitord. Echter blijkt dat in 2020 nog enkele autorisatiecontroles niet zijn vastgesteld en dat testrapporten van updates nog ontbreken. Ter verbetering wordt op dit moment Topdesk aangevuld met release- en changemanagement processen. Het in-, door- en uitstroom proces is aangepast en verbeterd. Het applicatielandschap is geactualiseerd om in te spelen op toekomstige aanbestedingen en veranderingen in contracten. Als vervolgstap worden de rapportages vanuit Topdesk verder vormgegeven ten behoeve van dit onderdeel. De voortgang van dit punt wordt door de accountant meegenomen bij de IT-audit in 2021.

Wij zijn positief gestemd dat dat de accountant de groei binnen de organisatie ziet ten aanzien van de processen en controles. Daarbij heeft de keuze om het proces ten aanzien van de controle te vervroegen ervoor gezorgd dat we ruim op tijd de beschikking hebben over het concept accountantsverslag. Hoogachtend, B GEMEESTER EN WETHOUDERS VAN LEUDA

Bijlage(n) 1. concept accountantsverslag gemeente Leudal 2020