Collegemededeling 20okt21 met 'QuickScan Inzet crisisorganisatie hoogwater juli 2021' + Managementsamenvatting

17 Overzicht voortgang plateau 19-7-2021-1900

Gemeente Leudal Quick scan Crisisorganisatie hoogwater juli 2021

Pagina 31 van 34

Aanbevelingen 39. Houd rekening met het gegeven dat waterstanden moeilijk te voorspellen zijn. Zowel door een waterschap als door Rijkswaterstaat. 40. Zorg voor goede communicatielijnen met het waterschap en RWS. Bij voorkeur op diverse niveaus. Maak gebruik van de contacten van de wethouder watermanagement en havens. 41. Leg uit waarom de gemeente maatregelen juist wél of juist niét uitvoert. Dit voorkomt dat mensen spontane acties ondernemen.

Nafase In dit deel staat de quick scan stil bij hoe de crisisorganisatie van de gemeente Leudal de preparatie nafase inricht. De HTO nazorg heeft op 16 juli 2021 contact met het TBZ. De preparatie nafase start op 19 juli 2021 als de HTO nazorg aansluit bij het TBZ. Na de afschaling verandert het TBZ in een team nafase. Dit team bestaat uit de voorzitter TBZ, HTO nazorg, HTO omgevingszorg, HTO evacuatie, communicatieadviseur en verslaglegger. Het team nafase heeft geen directe lijn met de gemeentesecretaris. De voorzitter heeft contact met de gemeentesecretaris. Onderwerpen die voor de gemeente Leudal spelen in de nafase zijn onder andere: opruimwerkzaamheden, schadeafhandeling, nafasecommunicatie en evaluatie van het functioneren van de crisisorganisatie van de gemeente Leudal. De gemeente heeft op 4 oktober 2021 een bewonersbijeenkomst georganiseerd om de hoogwatercrisis met de bewoners te evalueren. Tijdens de bewonersbijeenkomst geeft een aantal bewoners aan dat zij een brief ontvangen met informatie over de Wet tegemoetkoming schade, en waar zij hun schade kunnen indienen. Analyse Hoewel de HTO nazorg op 16 juli 2021 met het TBZ contact heeft, sluit de HTO nazorg pas op 19 juli 202118 aan. Hierdoor voelt de HTO nazorg een achterstand. De deelnemers geven aan dat het prettig werkt om de nafase vanuit het TBZ op te pakken.

Een deelnemer verwoordt dit als “In feite is de crisisorganisatie nog actief”. Een aantal deelnemers geeft aan: “Eigenlijk zou voor de nafase een nieuwe organisatie moeten komen”. Bijvoorbeeld onder aansturing van de HTO nazorg en zijn teamleiders. Kanttekening hierbij is dat de HTO nazorg niet opgeleid is. Hij heeft deze rol gepakt, zodat het ingevuld is in de gemeente – complimenten hiervoor. Een deelnemer heeft een dubbelrol die lastig te combineren is. Zijn rol in het TBZ is acties uitzetten en zijn rol in de nafase is het uitvoeren van deze acties. De deelnemers geven aan dat het team nafase geen directe lijn heeft met de gemeentesecretaris, en dit eigenlijk wel zou moeten. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het plan van aanpak nafase van de gemeente Leudal.

18 20210716 Verslag TBZ hoogwater, pagina 13.

Gemeente Leudal Quick scan Crisisorganisatie hoogwater juli 2021

Pagina 32 van 34

Onderwerpen die voor de gemeente Leudal spelen in de nafase zijn onder andere het opruimen van de zandzakken, schadeafhandeling, nafasecommunicatie en evaluatie van de gemeentelijke crisisorganisatie. De gemeente communiceert in de nafase via social media (Facebook en Twitter) en op de eigen website. Op de website staat onder andere: • Schade • Nieuws • Veel gestelde vragen • Slachtofferhulp Een deelnemer geeft aan dat veel van bovengenoemde activiteiten weggezet zijn in de lijn. Een aantal deelnemers geeft aan dat de nafase veel inzet vraagt en tijd kost. Toch is de nafase volgens de deelnemers te combineren met hun reguliere werkzaamheden. Aanbevelingen 42. Zorg dat HTO nazorg tijdens de crisis eerder aansluit bij het TBZ, zodat de HTO nazorg weet welke thema’ spelen. Dan kan hij hierop anticiperen. Nafasecommunicatie door de gemeente 43. Zorg dat de bezetting van team nazorg uit andere mensen Leudal. Bron: Facebook, 24 september 2021. bestaat dan het TBZ. Op deze manier creëer je meer objectiviteit. 44. Zorg dat er korte lijnen zijn tussen het team nafase en de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het plan van aanpak nafase van de gemeente Leudal. En in de nafase heeft de gemeentesecretaris een rol om de activiteiten van de nafase weg te zetten in de reguliere organisatie. 45.

Besteed aandacht aan het effectief en efficiënt wegzetten van de nafase-activiteiten in de reguliere organisatie. 46. Houd rekening met het gegeven dat de nafase intensiever en tijdrovender kan zijn dan gedacht. 47. Organiseer inderdaad één of meer informatiebijeenkomsten voor de bewoners en bedrijven.

Gemeente Leudal Quick scan Crisisorganisatie hoogwater juli 2021

Pagina 33 van 34

3.

Onze dank en complimenten

Cuijpers Consultancy en Integrato hebben ervaren dat er een grote bereidwilligheid heeft bestaan binnen de gemeente Leudal om de hoogwatercrisis aan te pakken. Complimenten hiervoor. Voor deze quick scan hebben wij de beschikbare informatie ontvangen en een open houding van alle geïnterviewden ervaren. Dit is zeer positief. Wij willen de bewoners van de gemeente Leudal ook hartelijk bedanken voor hun openheid en input tijdens de bewonersbijeenkomst op 4 oktober 2021. De bijdragen van de bewoners waarderen wij buitengewoon en dragen zeker bij aan de inhoud van deze quick scan. Tot slot: Wij hebben de samenwerking met iedereen van de gemeente Leudal die hebben deelgenomen aan deze quick scan als prettig, zeer professioneel en open ervaren. Onze oprechte dank en complimenten hiervoor! Inge Bruggink, algemeen directeur.

Gemeente Leudal Quick scan Crisisorganisatie hoogwater juli 2021

Pagina 34 van 34

Van: Wim Cornelissen Verzonden: vrijdag 22 oktober 2021 13:35 Aan: Raadsleden <Raadsleden@leudal.nl>; Commissie B&M <CommissieB&M@leudal.nl> CC: Leon Jeurninck <l.jeurninck@leudal.nl> Onderwerp: Bestuurs- en managementsamenvatting bij rapport 'QuickScan Inzet crisisorganisatie hoogwater juli 2021' 19okt21 van Cuijpers Consultancy bv + Integrato bv Beste raadsleden en commissieleden bestuur en middelen, Onder referte aan mijn onderstaande e-mail van gisteren 21okt21 heeft het college inmiddels ook de ‘bestuurs- en managementsamenvatting’ aangeleverd die hoort bij het rapport 'QuickScan Inzet crisisorganisatie hoogwater juli 2021' d.d. 19okt21 van Cuijpers Consultancy bv + Integrato bv. Zie de bijlage. Wim Cornelissen Griffier.

Van: Wim Cornelissen Verzonden: donderdag 21 oktober 2021 11:54 Aan: Raadsleden <Raadsleden@leudal.nl>; Commissie B&M <CommissieB&M@leudal.nl> CC: College <College@leudal.nl>; Leon Jeurninck <l.jeurninck@leudal.nl> Onderwerp: Collegemededeling 20okt21 met rapport 'QuickScan Inzet crisisorganisatie hoogwater juli 2021' 19okt21 van Cuijpers Consultancy bv + Integrato bv Beste raadsleden en commissieleden bestuur en middelen, Bijgaand een collegemededeling d.d. 20okt21 met het rapport 'QuickScan Inzet crisisorganisatie hoogwater juli 2021' d.d. 19okt21 van Cuijpers Consultancy bv + Integrato bv. De mededeling wordt opgenomen in de lijst van ingekomen stukken van de raadsvergadering van 9nov21. M’n afhandelingsvoorstel zal luiden ‘Voor kennisgeving aannemen; is besproken in extra cievergadering BM 26okt21’. Deze of begin volgende week wordt nog door de opstellers van het rapport een managementsamenvatting nageleverd. De rapportage wordt besproken in de extra vergadering van de commissie bestuur en middelen van dinsdag 26okt21, aanvang 19.30 uur, in de raadzaal. Voor die commissievergadering worden door de portefeuillehouder met name ook álle raadsleden verwacht. Wim Cornelissen Griffier.

Bestuurs- en managementsamenvatting Quick scan crisisorganisatie hoogwater juli 2021

Aanleiding en opdracht

Opdracht

In juli 2021 heeft zware regenval gezorgd voor hoogwater in de provincies Limburg en Noord-Brabant. Voor de aanpak van het hoogwater heeft de Veiligheidsregio Limburg-Noord (VRLN) de crisisorganisatie opgeschaald naar een GRIP-41. Ook de gemeente Leudal is getroffen door het hoogwater. Vanaf 14 juli 20212 is de crisisorganisatie in de gemeente operationeel geworden.

Wij hebben de gemeente Leudal geadviseerd een quick scan (in plaats van een evaluatie) te houden, zeker gelet op de deadlines.

De impact van deze periode op de bedrijfsvoering is groot geweest en er is veel ervaring opgedaan. Dit is de reden om de lessen van deze periode in kaart te laten brengen en te laten evalueren door middel van een quick scan. De gemeente Leudal wil kunnen leren van de ervaringen en deze quick scan kunnen gebruiken voor eventueel benodigde aanpassingen in plannen, procedures, werkwijze enzovoort.

1 Voor uitgebreidere informatie over de GRIP-structuur en de regionale

crisisstructuur verwijzen wij u naar het Regionaal Crisisplan Veiligheidsregio Limburg-Noord (2018): https://vrln.nl/application/files/1615/8998/3277/Regionaal_crisisplan_VRLN_2018_p ubl_24042018.pdf

Een quick scan houdt een globale verkenning in, waarbij de belangrijkste kansen, knelpunten en verbetermogelijkheden worden benoemd. De quick scan kan leiden tot een uitgebreidere analyse voor één of meer thema’s. Deze quick scan behelst de periode 14 juli 2021 tot en met 20 juli 2021. Ook nemen wij de eerste preparatie van de nafase mee in de quick scan.

Rerum omnium magister usus ‘De praktijk is de leermeester van alle dingen’ Julius Caesar

2 Volgens LCMS aflossings- en overdrachtsdocument ROT

Inhoud quick scan Doel en onderwerpen van de quick scan: 1. Het in beeld brengen van de gebeurtenissen rond de aanloop naar en het optreden tijdens het hoogwater. 2.

De interactie van het TBZ met het regionaal operationeel team (ROT) van de VRLN.

3.

In hoofdzaak via de lijn voorzitter TBZ en de algemeen commandant bevolkingszorg (AC-BZ) in het ROT. De interactie van het TBZ met de burgemeester.

4.

De interactie en communicatie van de burgemeester met college en gemeenteraad.

5.

De samenwerking met andere organisaties die bij deze crisis betrokken zijn geweest.

Veel mensen zien het woord ‘evalueren’ in de zin van ‘oordelen’ of ‘toetsen’. Het is goed te realiseren dat in het werkwoord ‘evalueren’ het woord ‘value’ (waarde) zit in de zin van waardevol, nuttig en appreciëren. Het is daarom mogelijk dat u het incident of momenten daarvan anders herinnert of waardeert dan dit quick scan verwoordt.

Grenzeloze betrokkenheid leden crisisorganisatie Vrijwel alle deelnemers aan de quick scan benoemen de mateloze betrokkenheid van de bestuurders en medewerkers van de crisisorganisatie tijdens de hoogwatercrisis. ‘We weten elkaar snel te vinden’ ‘We delen de informatie proactief’ ‘We handelen snel’ Deze betrokkenheid vinden de deelnemers een groot compliment waard.

Let op: bias of valkuilen

Véél deelnemers aan de quick scan ‘verlangen’ dat dit in de quick scan wordt benadrukt.

Laten we ons realiseren dat ons korte- en lange termijngeheugen selectief zijn. Onze zintuigelijke ervaringen moeten worden opgeslagen, vastgehouden en opgehaald.

Algemene aanbevelingen:

Daarnaast worden we bij het waarnemen van gebeurtenissen overstelpt door informatie en zijn we gedwongen keuzes te maken. Dit selecteren van informatie gebeurt voor het grootste deel onbewust. We onthouden de dingen die ons belangrijk lijken of waardoor onze aandacht getrokken wordt. Aan andere dingen besteden we geen aandacht en die komen dan ook niet in het geheugen terecht.

Op voorhand doen wij u de volgende aanbevelingen: 1. Deel deze quick scan met de gemeentelijke crisisorganisatie. 2.

Besluit welke conclusies en aanbeveling(en) leiden tot het aanpassen c.q. actualiseren van uw planvorming.

3.

Neem de aanbeveling(en) op in het scholingsprogramma (opleidingen, trainingen en oefeningen) van de crisisorganisatie.

4.

Beloon de mensen die zijn ingezet tijdens de hoogwatercrisis. Denk ook aan degenen die achter de schermen hebben bijgedragen.

Selectie top 10 aanbevelingen:

Tot slot

1.

Cuijpers Consultancy en Integrato hebben de samenwerking met de deelnemers aan deze quick scan als zeer prettig, open en professioneel ervaren. Onze dank en complimenten!

Houd rekening met het gegeven dat waterstanden moeilijk te voorspellen zijn. Zowel door een waterschap als door Rijkswaterstaat.

2.

Werk als burgemeester bij een GRIP-4 met een bestuurlijk kernteam voor advisering over de rollen van de burgemeester.

3.

Actualiseer het draaiboek hoogwater zo snel mogelijk.

4.

Denk aan voldoende crisismedewerkers, zodat de gemeente bij een veiligheidsregio-brede ramp of crisis de crisisrollen zelf kan invullen.

5.

Houd een persoonlijk logboek bij. Dit persoonlijk logboek kan dienen als geheugensteun tijdens de opschaling. Én als input voor een overdrachtsof aflossingsdocument, maar ook als verantwoordingsdocument.

6.

Waarborg de interne communicatie naar de gemeentelijke medewerkers die niet direct betrokken zijn bij de crisisbeheersing.

7.

handelingsperspectief voor de wethouders voor de denkbare situatie dat ze benaderd worden door journalisten, bewoners en bedrijven. Houd de gemeenteraad inderdaad zo veel mogelijk op de hoogte. Neem de gemeenteraad zo snel mogelijk mee in de stand van zaken van een ramp of crisis. 9.

Wij hebben voor deze quick scan alle nodige informatie ontvangen en een open houding van alle geïnterviewden ervaren.

Informeer het college van burgemeester en wethouders collegiaal. Een hoogwatercrisis raakt één of meerdere wethouders. Ontwikkel een

8.

Wij hebben ervaren dat er een open cultuur bestaat binnen de gemeente Leudal. We hebben geen voorbeeld van het opzettelijk achterhouden van relevante informatie.

Neem de tijd om met bewoners een dialoog aan te gaan, zowel tijdens als na een ramp of crisis. Mocht daar geen tijd voor zijn, leg dit dan uit (duiding).

10. Besteed aandacht aan het effectief en efficiënt wegzetten van de nafaseactiviteiten in de reguliere organisatie.

Dit is zeer positief. Ook hiervoor willen wij iedereen bedanken! De aanleg van de nooddijk in Leudal. Bron: dhr. R. Martens