Collegemededeling 17nov21 aanbieding managemnetletter interimcontrole

Bezoekadres Leudalplein 1, 6093 HE Heythuysen Postadres Postbus 3008, 6093 ZG Heythuysen Aantal pagina's: 4

De gemeenteraad

Ons kenmerk

LE2021UIT/2766

Uw kenmerk BSN nummer Behandeld door

Roy Meertens

Telefoonnummer

(0475) 85 90 00

Fax

(0475) 85 99 22

E-mail

info@leudal.nl

Internet

www.leudal.nl

Datum

17 november 2021

Verzenddatum Onderwerp

Managementletter 2021 - Gemeente Leudal

Geachte raadsleden, In het kader van de controle op de jaarrekening 2021 heeft de accountant de tussentijdse controlewerkzaamheden afgerond en zijn bevindingen vastgelegd in de "Managementletter 2021 Gemeente Leudal" (zie bijlage). Daarnaast heeft de accountant de status van de opvolging van de bevindingen uit voorgaande managementletters en accountantsverslagen opgenomen. De IT audit is door de accountant nog niet uitgevoerd en vindt plaats voorafgaand aan de Final controle (jaarrekeningcontrole). Eventuele IT-bevindingen worden opgenomen in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2021. Algemene conclusie De algemene conclusie is positief. De accountant spreekt daartoe het volgende uit: "Het algemene beeld is dat de interne beheersing van Gemeente Leudal van voldoende niveau is voor de omvang van de organisatie, doch dat deze op specifieke aspecten kan worden aangescherpt en verbeterd. " "U heeft, net zoals in vorige jaren, weer slagen gemaakt ter verbetering van de positionering alsmede van de kwaliteit van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controlefunctie.

We concluderen dat deze werkzaamheden over de gehele lijn bezien gedegen worden uitgevoerd, met enkele aandachtspunten ter verbetering." Ten aanzien van het anticiperen op de nieuwe wet rechtmatigheid wordt het volgende uitgesproken: "Wat ons positief opvalt is de wijze waarop uw organisatie heeft geanticipeerd op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Met name het investeren in de bewustwording omtrent deze significante ontwikkeling, het herijken van uw processen en de aanscherping van de interne controlecyclus en aanpak vallen in positieve zin op. Hierin is Gemeente Leudal een voorbeeldgemeente. De gesignaleerde aandachtspunten rondom uitvoering en documentatie van interne controlewerkzaamheden worden voortvarend opgepakt." Het huidige niveau van de interne beheersing is naar de mening van de accountant voldoende om een getrouwe en rechtmatige jaarrekening te kunnen bewerkstelligen. Daarnaast heeft de accountant geen aanwijzingen van materiële fraude geconstateerd tijdens de interim-controle met betrekking tot het boekjaar 2021.

Bankrekening 28.51.28.205 IBAN NL68BNGH0285128205 BTW NL8169.63.228.B01

Datum Ons kenmerk Pagina

17 november 2021 LE2021UIT/2766 2 van 4

Gemeente ~

leudal

~

Opvolging en bevindingen voorgaande jaren In het rapport wordt middels bijlagen ingegaan op de status van de bevindingen van voorgaande jaren. Hierin is 1 bevinding/aanbeveling volledig opgevolgd en zijn er 7 onderhanden. Van de bevindingen die nog aangemerkt zijn als onderhanden is het goed om te vermelden dat hiervan 4 processen in overleg met de accountant uitgevoerd worden tussen de interim- en de pre-final controle op basis van plausibele overwegingen (IT-audit (door accountant), Participatiewet, WMO en subsidies-instellingen). De overige 3 processen (frauderisico, rechtmatigheid inkopen en prestatielevering inkopen) zijn reeds onderhanden. De definitieve toets door de accountant volgt tijdens de pre-final. Indien de accountant dan geen constatering meer doet, geldt deze vanaf dat moment als opgevolgd. Indien het een uitgebreidere reactie behoeft is dit hierna te vinden bij de reactie van het college. De aanbevelingen hebben betrekking op de volgende onderdelen: 1. IT- audit De accountant vermeld dat de IT-audit 2021 nog niet heeft plaatsgevonden (actiehouder is de accountant). De accountant heeft ervoor gekozen de bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande jaren, inclusief de eventuele opvolging ervan in 2021, in het geheel mee te nemen in het accountantsverslag 2021. Reactie college: De accountant voert zijn controlewerkzaamheden uit voorafgaand aan de Final 2021. 2.

Frauderisicoanalyse De accountant beveelt aan om de frauderisicoanalyse te actualiseren en bij het opstellen van de diverse P&C-documenten zichtbaar te refereren aan de frauderisicoanalyse. Tevens doet de accountant een aanbeveling om de beschreven (interne) beheersingsmaatregelen 'verbijzonderd' te toetsen. Reactie college: De frauderisico's zijn opgenomen in de interne controlememoranda. De frauderisico's worden jaarlijks geactualiseerd en de beheersingsmaatregelen worden aantoonbaar (en verbijzonderd) getoetst. 3. Controle rechtmatigheid inkopen (aanbestedingen) De accountant merkt op dat ten aanzien van het aanbestedingsproces verdere stappen zijn gezet om de rechtmatigheid van onze inkopen aan te tonen. Bevestigd wordt dat de organisatie al in een vroeg stadium is gestart met de controle op de aanbestedingen. Tevens wordt geadviseerd om: - Zorg te dragen dat de controle op aanbestedingen conform de SDO-notitie 'uitvoering van de controle op aanbestedinsrechtmatigheid' wordt uitgevoerd. - Het 4-ogen principe toe te passen op voornoemde controle. - Opvolging te geven aan het vervolgonderzoek op de geconstateerde onrechtmatigheid (1 dossier). - In de spendanalyse per crediteur aangeven of de inkopen rechtmatig zijn geweest. - Per jaareinde per crediteur aangeven of deze rechtmatig is geweest inclusies onderbouwing.

- Binnen de spendanalyse per crediteur inzichtelijk maken wat de onderliggende contractwaarde en contractduur is van de inkopen. Reactie college: Gedurende 2021 is dit een geprioriteerd proces waar nog stappen zijn te zetten. De spendanalyse zal in de maand, volgend op een kwartaal, uitgevoerd worden. Daarmee 4 maal per jaar een spendanalyse. Tevens worden voornoemde aanbevelingen opgenomen in de uitvoering ten behoeve van de Final 2021. De monitoring vindt plaats via de MT voorraadplanning (uiterlijk 4e week na afloop van elk kwartaal).

Datum Ons kenmerk Pagina

17 november 2021 LE2021UIT/2766 3 van 4

Gemeente

leudal

~~

4. Participatiewet De accountant adviseert om de financiële impact van de geconstateerde fouten naar aanleiding van de verrichte dossiercontroles op de sociale uitkeringen in het vervolg aan de rapportage van de VIC, lees, intern controlememorandum, toe te voegen. Tevens wordt aanbevolen om het aantal deelwaarnemingen door de VIC-functie in te perken om zodoende meer tijd vrij te maken voor de controles binnen andere processen. De accountant constateert dat de' VIC-werkzaamheden nog niet zijn uitgevoerd tijdens de interim controle. Dit in overleg met de ambtelijke organisatie. Reactie college: In overleg met de accountant is afgesproken dat de controlewerkzaamheden worden uitgevoerd ten behoeve van de pre-final (week 7). Dit als gevolg van het invulling geven aan de vacature 'kwaliteitsmedewerker afdeling Samenleving'. Overige aanbevelingen maken onderdeel uit van de interne controlewerkzaamheden. 5. Prestatielevering De accountant constateert dat in de praktijk enkel aan de hand van bijvoorbeeld een offerte of opdrachtbevestiging de inkoopfacturen digitaal worden geautoriseerd door de prestatieakkoordverklaarder (PAV-er). Opgemerkt wordt dat het risico resteert dat de gefactureerde prestatie helemaal niet geleverd is. Geadviseerd wordt om de PAV-er de daadwerkelijke levering van de prestatie vast te stelling en dit kort te documenteren binnen het autorisatieproces.

Tevens wordt een groeiproces voorgesteld om de administratieve lasten binnen de organisatie niet onevenredig te laten oplopen. Ten minste dient de VIC-functie te controleren dat de onderliggende prestatie ook daadwerkelijk wordt geleverd (steekproefsgewijs). Reactie college: Beleid omtrent prestatie-akkoordverklaring is in voorbereiding ( conform BADO-notitie 'vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen'). Binnen de organisatie is gedurende 2021 reeds gestart met het groeiproces om budgetbeheerders de PAV-ers te instrueren op het aantoonbaar vastleggen van de geleverde prestatie. In 2022 zal een besluit worden genomen over een nog te bepalen drempelwaarde. 6. Subsidieverstrekkingen De accountant constateert dat binnen het proces subsidieverstrekkingen niet structureel gewerkt wordt met checklisten waaruit blijkt dat aan de geldende subsidievoorwaarden is voldaan. Hierdoor kan hierdoor ontstaan dat subsidies aan de voorkant onrechtmatig worden verstrekt. Geadviseerd wordt om per subsidieregeling een checklist te hanteren waarmee aangetoond wordt dat aan de subsidievoorwaarden is voldaan. Tevens wordt vermeld dat tijdens de interim controle de interne controle op de subsidieverstrekkingen aan professionele instellingen nog onderhanden was. Reactie college: Per 1 januari 2022 is de evenementenregeling 2022 en andere subsidieregelingen van kracht.

Deze regeling bepaald, tezamen met andere subsidieregelingen het toetsingskader voor de interne controle. Op basis van deze evenementenregeling wordt een checklist opgesteld. De interne controle op professionele instellingen is op moment van schrijven onderhanden en wordt door de accountant gecontroleerd tijdens de Pre-final 2021.

Datum Ons kenmerk Pagina

17 november 2021 LE2021UIT/2766 4 van 4

Gemeente

leudal

:s ==-~

7. WMO Overeenkomstig het proces Participatiewet constateert de accountant dat er binnen de 'lijn' ruim voldoende besluiten worden getoetst door de kwaliteitsmedewerkers. Deze controles zijn voor de accountant onvoldoende zichtbaar. Aanbevolen wordt om, net als voorgaande jaren, ook een verbijzonderde controle op de WMO-verstrekkingen uit te voeren. Reactie college: Invulling van de vacant zijnde vacature 'kwaliteitsmedewerker Samenleving' was de reden dat, in overleg, met de accountant is afgesproken de controlewerkzaamheden tijdens de pre-Final uit te voeren. Aanvullende aanbevelingen uit de Managementletter 2021 De nieuwe aandachtspunten en bevindingen zijn: - VIC algemeen De accountant constateert dat de VIC werkzaamheden niet altijd volledig gereed zijn voor aanvang van diens (interim-) controle. Dit wordt veroorzaakt doordat er nog vragen openstaan, vanuit interne controlewerkzaamheden, binnen de organisatie. Tijdens de interim controle zijn deze vragen beantwoord en is de interim controle tijdig afgerond. Reactie college: Vermeld wordt dat gestelde vragen vanuit de accountant tijdens de interim controle tijdig zijn beantwoord (en naar wens van de accountant). De organisatie gaat voor 2022 de interim controle eerder in Q4 plannen en van daaruit terugwaarts plannen met een marge in oplevering om de volledigheid van werkzaamheden structureel te borgen.

Tevens zal de organisatie de bevindingen anders gaan formuleren zodat vragen vanuit de accountant tijdens de interim controle gereduceerd worden. - Lonen en Salarissen. De accountant constateert dat door de Hybride werkvariant controle op maandelijkse mutatieverslagen wel nog worden uitgevoerd maar adviseert deze controles meer zichtbaar en aantoonbaar te maken. Reactie college: De organisatie zal de controles meer zichtbaar en aantoonbaar gaan uitvoeren, mede als gevolg van de hybride werkvariant. De oplossing die momenteel onderzocht wordt is de aantoonbaarheid met inhoudelijke emailberichten ter bevestiging wat, wanneer en door wie is gecontroleerd. Procedure De rapportage van de accountant en de bijgevoegde reactie van het college wordt op 1 december 2021 in de commissie Bestuur en Middelen besproken. De accountant zal de managementletter 2021 toelichten.

Bijlage(n) - Managementletter 2021 - Gemeente Leudal