Collegeadvies en -besluit 9nov21

9-11-2021 00:00:00

B&W advies

Openbaar Opsteller

H.W.P. van Roij

Leidinggevende

Ruimte

Portefeuillehouder

De heer P.H.G. Verlinden (wethouder) bestandsomschrijving

Join-nummer Onderwerp Te nemen besluit

Datum in B&W

BenW\2946 Statutenwijziging Afvalsamenwerking Limburg en uitvoering van contractmanagement voor het circulair verwerken van GFT en GFE 1. In te stemmen met het ontwerpbesluit tot statutenwijziging van Afvalsamenwerking Limburg en de raad conform bijgevoegd raadsvoorstel voor te stellen om hiertegen geen wensen en bedenkingen uit te brengen; 2. Dat het ontwerpbesluit zoals genoemd in punt 1 een definitief besluit wordt indien de raad geen wensen en bedenkingen naar voren heeft gebracht; 3. De gemeenteraad via bijgevoegde raadsinformatiebrief te informeren over de wijze van aanbesteding conform de Rapid Impact Contracting (RIC); 4. Op voorwaarden dat de raad geen wensen en bedenkingen heeft uitgebracht over de statutenwijziging, besluit het college om: a. mandaat te verlenen aan ASL voor het uitvoeren van de Europese aanbesteding voor de verwerking c.a. van groente-, fruit- en tuinafval (GFT) en optioneel groente- en fruitafval en etensresten (GFE) volgens de methode RIC; b. volmacht te verlenen aan ASL om in deze Europese aanbesteding alle benodigde privaatrechtelijke rechtshandelingen tot aan de opdrachtverstrekking uit te voeren; Voor zowel a en b geldt dit, nadat de statuten van ASL zijn gewijzigd zoals bedoeld in punt 1; 5.

Het opleggen van geheimhouding op bijlage 3 en 4 van dit voorstel op grond van artikel 55 Gemeentewet juncto artikel 10 lid 2 sub g Wet openbaarheid van bestuur totdat de leidraad is gepubliceerd in het kader van de aanbestedingsprocedure. 9-11-2021

12-11-2021 14:14:00 Pagina 1 van 6

9-11-2021 00:00:00

B&W advies

1. Onderwerp Statutenwijziging Afvalsamenwerking Limburg en uitvoering van contractmanagement voor het circulair verwerken van GFT en GFE.

2. Inleiding/aanleiding inclusief beoogd resultaat Een aparte werkgroep van Afvalsamenwerking Limburg (ASL) heeft met betrekking tot de benodigde besluitvormingsprocedure over de statutenwijziging van ASL geadviseerd om uw college een besluit hierover te laten nemen (en de raad via een raadsinformatiebrief hierover te adviseren). Met dit voorstel wordt van dit advies afgeweken en wordt voorgesteld om besluitvorming betreffende de statutenwijziging van de ALS via de raad te laten lopen. Wel wordt tevens voorgesteld om de raadsinformatiebrief inzake de wijze van aanbesteding conform de Rapid Impact Contracting (RIC) voor te leggen. De verwerkingsovereenkomst voor GFT loopt op 31 december 2023 af. Limburgbreed bereidt ASL een nieuwe aanbesteding voor. Op de ALV-ASL van 24 juni 2021 hebben de leden ingestemd met een circulaire aanbesteding voor GFT en GFE volgens de methode RIC. Voor een slagvaardige aanbestedingsprocedure is het wenselijk en nuttig om aan ASL mandaat te verlenen voor de uitvoering van de aanbesteding en volmacht te geven voor de nodige privaatrechtelijke rechtshandelingen.

3. Voorstel aan College Dit voorstel heeft betrekking op de begrotingsdoelstelling Samen bouwen aan een duurzame en vitale fysieke leefomgeving uit het Programmaplan Leefomgeving. Voorgesteld wordt: 1. In te stemmen met het ontwerpbesluit tot statutenwijziging van Afvalsamenwerking Limburg en de raad conform bijgevoegd raadsvoorstel voor te stellen om hiertegen geen wensen en bedenkingen uit te brengen; 2. Dat het ontwerpbesluit zoals genoemd in punt 1 een definitief besluit wordt indien de raad geen wensen en bedenkingen naar voren heeft gebracht; 3. De gemeenteraad via bijgevoegde raadsinformatiebrief te informeren over de wijze van aanbesteding conform de Rapid Impact Contracting (RIC); 4. Op voorwaarden dat de raad geen wensen en bedenkingen heeft uitgebracht over de statutenwijziging, besluit het college om: a. mandaat te verlenen aan ASL voor het uitvoeren van de Europese aanbesteding voor de verwerking c.a. van groente-, fruit- en tuinafval (GFT) en optioneel groente- en fruitafval en etensresten (GFE) volgens de methode RIC; b. volmacht te verlenen aan ASL om in deze Europese aanbesteding alle benodigde privaatrechtelijke rechtshandelingen tot aan de opdrachtverstrekking uit te voeren; Voor zowel a en b geldt dit, nadat de statuten van ASL zijn gewijzigd zoals bedoeld in punt 1; 5.

Het opleggen van geheimhouding op bijlage 3 en 4 van dit voorstel op grond van artikel 55 Gemeentewet juncto artikel 10 lid 2 sub g Wet openbaarheid van bestuur totdat de leidraad is gepubliceerd in het kader van de aanbestedingsprocedure.

12-11-2021 14:14:00 Pagina 2 van 6

9-11-2021 00:00:00

B&W advies

4. Argumenten Op 14 juli 2021 heeft ASL een memo (bijlage 1) gestuurd met het verzoek om daarop te reageren. De inhoud en handelt over de statutenwijziging van ASL alsmede over de circulaire aanbesteding voor GFT en GFE: De statutenwijziging Het gaat hier over een aanpassing van de huidige doelomschrijving (zie bijlage) naar “het behartigen van de belangen van haar leden op het gebied van afvalverwerking, grondstoffenmanagement en circulaire economie”. In de doelomschrijving is sprake van een inkadering, waarmee wordt geregeld dat de vereniging op grond van één of meer lastgevingsovereenkomsten voor rekening van haar leden (rechts)handelingen kan aangaan en uitdrukkelijk niet (overeenkomstig artikel 2:46 van het Burgerlijk Wetboek) ten behoeve van haar leden rechten kan bedingen en/of ten laste van haar leden verplichtingen kan aangaan en (overeenkomstig artikel 2:53 van het Burgerlijk Wetboek) een bedrijf ten behoeve van haar leden uitoefent of doet uitoefenen. Gemeentelijk standpunt Artikel 160 lid 2 Gemeentewet bepaalt dat het college, onder bepaalde voorwaarden, kan overgaan tot oprichting van en de deelneming in o.a. stichtingen. Onder deelneming wordt verstaan een eigensoortige publiekrechtelijke kwalificatie van een samenstel van omstandigheden die maken dat de gemeente vanuit het publieke belang voor langere tijd bij een rechtspersoon is betrokken.

Er moet sprake zijn van een bestuurlijk en een financieel belang in de betreffende rechtspersoon. Onder bestuurlijk belang wordt verstaan: het hebben van een zetel in het bestuur, het hebben van stemrecht, of het kunnen uitoefenen van invloed door aanwijzing van bestuursleden. Met een financieel belang wordt bedoeld dat de gemeente middelen ter beschikking heeft gesteld aan de betreffende rechtspersoon. Bij de stichting ASL is sprake van zowel een bestuurlijk als een financieel belang. De voorgestelde statuutwijziging is een zogenaamde oprichting van een stichting, nu de doelomschrijving anders wordt. In het tweede lid van artikel 160 Gemeentewet staat daarover: het besluit tot goedkeuring van de statutenwijziging wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Dit standpunt wijkt af van het advies van de werkgroep ASL. Deze werkgroep adviseert namelijk om het besluit over de statutenwijziging in het college te nemen. De argumenten daartoe staan vermeld in de bijgevoegde memo van ASL. De circulaire aanbesteding voor GFT en GFE Inleiding Limburgbreed is er een verwerkingsovereenkomst voor GFT die op 31 december 2023 afloopt. Limburgbreed wordt een aanbesteding voorbereid, gecoördineerd door ASL.

Op de ALV-ASL van 24 juni 2021 hebben de leden (vertegenwoordigd door hun gemeentelijke portefeuillehouders) ingestemd met een circulaire aanbesteding voor GFT en GFE volgens de methode RIC. De aanbesteding moet leiden tot een overeenkomst met een looptijd tussen 8 en 14 jaar inclusief tweemaal een verlengingsoptie van 2 jaar, een (indexeerbaar) marktconform plafondbedrag van € 75,- per ton en een optie voor de aparte verwerking van GFE. Het aanbestedingsdocument (de Leidraad Aanbesteding GFT en GFE - zie toelichting in bijlage 3) ligt op 25 november a.s. voor ter besluitvorming bij het bestuur van ASL. Voor een slagvaardige aanbestedingsprocedure is het wenselijk en nuttig om aan ASL mandaat te verlenen voor de uitvoering van de aanbesteding en volmacht te geven voor de nodige privaatrechtelijke rechtshandelingen. Beoogd effect/doel Limburgbreed een nieuw contract afsluiten voor de verwerking van GFT en optioneel GFE vanaf 2024. 12-11-2021 14:14:00 Pagina 3 van 6

9-11-2021 00:00:00

B&W advies

Argumenten/overige opmerkingen 1. Limburgbrede contracten in samenwerking met ASL leveren voordelen op. De gezamenlijke aanbesteding van de Limburgse gemeenten levert een kostenbesparing op door de schaalgrootte en bundeling van kennis. 2. ASL coördineert al jarenlang naar tevredenheid langjarige contracten. Ook pakt ASL contractissues op (nascheiding restafval, addenda en juridische procedures bij PMD). 3. De individuele gemeenten zijn contracthouder. Het mandaat strekt tot aan de ondertekening van het verwerkingscontract. De gemeenten zijn zelf contracthouder. 4 De Algemene Leden Vergadering van ASL is binnen de vereniging het beslissingsbevoegde orgaan. In de ALV-ASL zijn alle gemeenten (door hun portefeuillehouder) vertegenwoordigd. De stemverdeling is gebaseerd op het aantal inwoners per gemeente. De ALV beslist bij meerderheid van stemmen. 5 Het is ongewenst dat de markt de aanbestedingsinhoud kent voordat deze is vastgesteld. Pas als de Leidraad voor de aanbesteding is vastgesteld, is de tekst definitief en kan deze gepubliceerd worden. Kanttekeningen en risico’s 1 Mandatering betekent niet dat de gemeente er geen tijd aan hoeft te besteden. Het mandaat aan ASL betreft met name een coördinerende en faciliterende rol. Bij de beantwoording van de vragen in de nota(‘s) van inlichtingen en het actief bijdragen aan de Workoutfase is gemeentelijke inzet nodig.

Uit het verleden weten we dat dit - naast de inhuur van specialistische kennis op het gebied van procestechniek, innovatie, financiën en dergelijke - van minimaal vijf gemeenten structureel minimaal 4 uur per week vraagt. Op korte termijn en bij voorkeur niet later dan op de ALV dienen deze gemeenten op te staan, zodat gefaciliteerd door ASL - met hen afspraken over inzet en vergoeding gemaakt kunnen worden. 2 De RIC-methode vraagt gedurende de looptijd om structureel contractmanagement. Een geslaagde RIC-aanbesteding betekent dat daarna, tijdens de looptijd van de verwerkingsovereenkomst, door of namens de gemeenten een structurele inzet nodig is. Centraal contractmanagement is hiervoor nodig en deze moet dan ook geformaliseerd worden. 3 De aanbesteding levert geen geschikte opdrachtnemer/partner op. Hoewel marktpartijen in de marktconsultatie hebben aangegeven dat innovatieve verwerkingsconcepten voor GFT en GFE (binnenkort) voorhanden zijn en het Limburgse volume aan GFT en GFE daarvoor voldoende is, bestaat de mogelijkheid dat er uit de RIC-aanbesteding geen of onvoldoende ambitieuze inschrijvingen komen. Er is dan nog voldoende tijd om alsnog een traditionele aanbesteding uit te schrijven. Financiële, personele en juridische gevolgen De mandatering aan ASL past binnen de begrotingssystematiek van ASL. Dit geldt ook voor de inhuur van specialistische kennis.

De kosten worden verrekend in de contributie van ASL, waarbij het uitgangspunt is dat gemeenten (of samenwerkingsverbanden) die inzet leveren aan het project daarvoor gecompenseerd worden. De prijsvorming is eerlijk, realistisch en transparant: de gemeenten betalen het plafondbedrag en de opdrachtnemer ontvangt een vergoeding voor de door hem daadwerkelijk gemaakte kosten met een opslag voor risico en winst (“kostprijs-plus”). Het verschil tussen plafondbedrag en kostprijs-plus is beschikbaar voor innovatie. Voor iedere gemeente levert dit voordeel op (schaalvoordeel en besparing op personele inzet bij deze gezamenlijke aanbesteding).

12-11-2021 14:14:00 Pagina 4 van 6

9-11-2021 00:00:00

B&W advies

Duurzaamheid De RIC-aanbesteding is bij uitstek gericht op een duurzame verwerking, die vervolgens voortdurend wordt verbeterd. Uitvoering/evaluatie De ambtelijke werkgroep van ASL zorgt ervoor dat de gemeenten sterk betrokken zijn bij de uitvoering van de RIC-aanbesteding. Gemeentelijk advies: Nu we de statutenwijziging eerst voor wensen en bedenkingen aan de gemeenteraad voorleggen, wordt de portefeuillehouder geadviseerd om dit kenbaar te maken tijdens de Algemene Leden Vergadering van ASL (ALV-ASL) van 10 december 2021.

5. Risico’s In de eerstvolgende Algemene ledenvergadering (10 december 2021) is het mogelijk dat op basis van het principe meeste stemmen gelden, besloten wordt conform het advies van de werkgroep. Dit terwijl de gemeenteraad in de raadsvergadering van 14 december 2021 anders kan besluiten.

6. Motivering geheim / kabinet Geheimhouding opleggen op bijlage 3 en 4 op basis van op grond van artikel 55 Gemeentewet jo. artikel 10 lid 2 sub g Wet openbaarheid van bestuur totdat de leidraad is gepubliceerd in het kader van de aanbestedingsprocedure. Dit omdat het ongewenst is dat de markt de aanbestedingsinhoud kent voordat deze is vastgesteld. Door eerdere openbaarmaking bestaat namelijk de kans dat er onevenredig bevoordeling van partijen ontstaat die deze stukken eerder in hun bezit krijgen.

7. Juridisch kader Dit is meegenomen in onderdeel 4 Argumenten van dit voorstel.

8. Financiële samenvatting Niet van toepassing.

9. Overige integrale afstemming Niet van toepassing.

10. Communicatie Openbaar: ☑ Actief: ☑ Overige communicatie Communicatiestrategie: Het gemeentelijk standpunt wordt meegedeeld in de eerstvolgende Algemene ledenvergadering van ASL.

12-11-2021 14:14:00 Pagina 5 van 6

9-11-2021 00:00:00

B&W advies

11. Bijlagen •

Bijlage 1: Memo van ASL: voorstel voor besluitvorming

• •

Bijlage 2: Ontwerpbesluit tot statutenwijziging van ASL Bijlage 3: Toelichting op RIC (GEHEIM)

• •

Bijlage 4: Toelichting op Leidraad Aanbesteding GFT en GFE (GEHEIM) Bijlage 5: Raadsvoorstel ten aanzien van de statutenwijziging met raadsinformatiebrief over de wijze

•

van aanbesteding Bijlage 6: Raadsbesluit

12-11-2021 14:14:00 Pagina 6 van 6

B&W besluit Besluit betreffende voorstel BenW - 2946 Onderwerp: Statutenwijziging Afvalsamenwerking Limburg en uitvoering van contractmanagement voor het circulair verwerken van GFT en GFE Steller:

Roij, Hen van

B&W-vergadering:

9 november 2021

Openbaarheid:

Openbaar

Ambtelijk advies: 1. In te stemmen met het ontwerpbesluit tot statutenwijziging van Afvalsamenwerking Limburg en de raad conform bijgevoegd raadsvoorstel voor te stellen om hiertegen geen wensen en bedenkingen uit te brengen; 2. Dat het ontwerpbesluit zoals genoemd in punt 1 een definitief besluit wordt indien de raad geen wensen en bedenkingen naar voren heeft gebracht; 3. De gemeenteraad via bijgevoegde raadsinformatiebrief te informeren over de wijze van aanbesteding conform de Rapid Impact Contracting (RIC); 4. Op voorwaarden dat de raad geen wensen en bedenkingen heeft uitgebracht over de statutenwijziging, besluit het college om: a. mandaat te verlenen aan ASL voor het uitvoeren van de Europese aanbesteding voor de verwerking c.a. van groente-, fruit- en tuinafval (GFT) en optioneel groente- en fruitafval en etensresten (GFE) volgens de methode RIC; b. volmacht te verlenen aan ASL om in deze Europese aanbesteding alle benodigde privaatrechtelijke rechtshandelingen tot aan de opdrachtverstrekking uit te voeren; Voor zowel a en b geldt dit, nadat de statuten van ASL zijn gewijzigd zoals bedoeld in punt 1; 5. Het opleggen van geheimhouding op bijlage 3 en 4 van dit voorstel op grond van artikel 55 Gemeentewet juncto artikel 10 lid 2 sub g Wet openbaarheid van bestuur totdat de leidraad is gepubliceerd in het kader van de aanbestedingsprocedure. Collegebesluit: Conform advies

Aanmaakdatum document: 12-11-2021 14:13

B&W besluit

Aanmaakdatum document: 12-11-2021 14:13