Collegeadvies en -besluit 7nov22

7-11-2022 00:00:00

B&W advies

Openbaar Opsteller

M. van Sambeek

Leidinggevende

Dienstverlening

Portefeuillehouder

Mevrouw D.H. Schmalschläger (burgemeester) bestandsomschrijving

Join-nummer

BenW\3758

Onderwerp

Voorgenomen besluit onderbrengen ECGeo bij ICT NML

Te nemen besluit

Datum in B&W

Met voorliggend voorstel vragen wij het college om als voorgenomen besluit: 1. Toe te treden tot BVO ICT NML aangaande de Geo taken waaronder de BGT en BAG per 1-1-24 1 en bijgevoegd toetredingsverzoek te versturen aan het bestuur van ICT NML ;; 2. Tot beleggen van de uitvoering van taken en bevoegdheden op het gebied van ECGeo waaronder de BGT en BAG aan het bestuur van ICT NML; 3. Burgemeester Schmalschläger aan te wijzen om plaats te nemen in het bestuur van ICT NML aangaande de geo taken van de samenwerking; 7-11-2022

7-11-2022 12:14:00 Pagina 1 van 7

7-11-2022 00:00:00

B&W advies

1. Onderwerp Voorgenomen besluit onderbrengen ECGeo bij ICT NML.

2. Inleiding/aanleiding inclusief beoogd resultaat Sinds 2017 hebben de gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert (LNRW-partners) een samenwerkingsverband op gebied van de geo(basis)registraties genaamd ECGeo. Bij ECGeo worden de wettelijke en ambtelijke taken geborgd waarvan de focus op geo-informatie ligt. Bij de bestuurlijk gewenste evaluatie in 2020 heeft Rijnconsult geconcludeerd dat ECGeo is uitgegroeid tot een kansrijke en robuuste organisatie. In het rapport worden enkele verbeterpunten benoemd om de organisatie toekomstbestendiger te maken door deze robuuster onder te brengen. Als motivatie wordt gegeven dat het geo-domein een zeer snelle ontwikkeling doorgaat die gedegen ondervangen dient te worden. Het huidige construct is erg afhankelijk van de inbrengende gemeenten, waardoor is geadviseerd om de samenwerking in een gedegen samenwerking te beleggen. Met het oog op de gewenste ontwikkeling is een multi-criteria analyse (zie bijlage) opgesteld waarin enkele scenario’s kwalitatief zijn onderzocht. Hierin zijn de volgende scenario’s onderzocht: 1. 2. 3. 4.

ECGeo bij Leudal ondergebracht laten ECGeo bij een andere deelnemer onderbrengen ECGeo bij ICT NML onderbrengen ECGeo bij Het Gegevenshuis onderbrengen

De ondernemingsraden van de vier gemeenten hebben geadviseerd over de criteria en de afdelingshoofden hebben deze geaccordeerd. Scenario 3 is hierbij als het meest opportune scenario beoordeeld met als belangrijke punten dat de governance en ervaring aanwezig is om richting te geven aan de samenwerking. Daarnaast is de ICT impact van de migratie erg gunstig gezien ECGeo momenteel al gebruik maakt van de ICT NML omgeving. Tevens is er binnen ICT NML een management en PIOFAH ondersteuning aanwezig die ECGeo op zijn huidige verbeterpunten kan ondersteunen. De medewerkers van ECGeo stonden ook niet tegen het voorstel om ECGeo onder te brengen bij ICT NML. De secretarissen van de deelnemende gemeenten hebben vervolgens in 2021 Rijnconsult opdracht gegeven tot de uitwerking van de businesscase “Onderbrengen van ECGeo bij ICT NML”. Doel van de businesscase: De impact te bepalen van het onderbrengen van de geo samenwerking bij ICT NML. Deze business case is in 2021 opgeleverd. De uitkomsten van de businesscase waren gunstig en zijn als passend ervaren gezien de ontwikkelingen in het geo-domein die gaan komen. Op 12 april 2022 is een voorgenomen principe besluit genomen door de gemeente Leudal om ECGeo onder te brengen bij ICT NML (BenW 3287). In deze periode hebben de gemeenten Nederweert, Roermond en Weert ook dit voorgenomen principe besluit genomen.

Het voorliggende besluit is nodig voor het proces van (gedeeltelijke) toetreding, meer in het bijzonder ter voorbereiding op de vervolgstap dat alle gemeenten naar de raad gaan om zienswijze voor de toetreding te vragen. Dit staat gepland voor februari 2023. Voor de gemeente Leudal zal het betekenen dat er minder inkomsten gegenereerd worden gezien “de Bron” voor 2 dagen verhuurd werd aan deze samenwerking. Daarnaast werd de gemeente Leudal gecompenseerd voor de PIOFAH ondersteuning die geleverd werd aan de ECGeo samenwerking. Om de 7-11-2022 12:14:00 Pagina 2 van 7

7-11-2022 00:00:00

B&W advies

gemeente Leudal tegemoet te komen is afgesproken dat de beoogde overgangsdatum op 1-1-24 werd gesteld.

3. Voorstel aan College Met voorliggend voorstel vragen wij het college om als voorgenomen besluit: 1. 2. 3.

Toe te treden tot GR ICT NML aangaande de Geo taken waaronder de BGT en BAG per 1-1-24 en bijgevoegd toetredingsverzoek te versturen aan het bestuur van ICT NML; Tot beleggen van de uitvoering van taken en bevoegdheden op het gebied van ECGeo waaronder de BGT en BAG aan het bestuur van ICT NML; Burgemeester Schmalschläger aan te wijzen om plaats te nemen in het bestuur van ICT NML aangaande de geo taken van de samenwerking;

4. Argumenten Met het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML ontstaat er een stabiele organisatie die in staat is om uitvoering te geven aan toekomstige ontwikkelingen in het Geo domein zoals de samenhangende objecten registratie (SOR), de Omgevingswet en data gedreven werken. Andere gevolgen van het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML die te benoemen zijn: Positieve gevolgen voor de kwaliteit van de dienstverlening  Professionalisering, ontwikkelbaarheid medewerkers, directe aansturing; medewerkers in eigen beheer in plaats van gedetacheerd/aangestuurd door gemeenten  ICT NML is een innovatieve omgeving en daarmee gunstig voor de doorontwikkeling van ECGeo  Bedrijfsvoering en borging van de dienstverlening op planning & control Vermindering van de kwetsbaarheid:  Eenmansfunctie coördinator beter op te vangen, mits achtervang geborgd  Door directe aansturing, functiedifferentiatie en achtervang beter te managen De medewerkers krijgen meer kansen:  Ontwikkelen professionaliteit  Mogelijkheden functiedifferentiatie  Voor meerdere gemeenten werken  Werken in een grotere bedrijfsvoeringsorganisatie biedt meer doorgroeimogelijkheden en ontwikkelkansen Met dit voorgenomen besluit wordt een volgende stap gezet in het professionaliseren en robuuster maken van de geo samenwerking in de regio.

Dit is noodzakelijk vanwege het steeds groter wordende belang van geo-informatie in de uitvoering van de bedrijfsvoering in het fysieke domein en de reeds benoemde wettelijke taken. Vanwege de zorgvuldige procesgang wordt de tijd genomen om de samenwerking per 1 januari 2024 onder te brengen bij ICT NML. Middels een volgend collegevoorstel met raadsinformatiebrief en onderliggende stukken zal aan uw college gevraagd worden om de raad om zienswijze te vragen voor (gedeeltelijke) toetreding met betrekking tot de geo-taken tot GR ICT NML.

7-11-2022 12:14:00 Pagina 3 van 7

7-11-2022 00:00:00

B&W advies

Nadat de raad diens zienswijze heeft gegeven en toestemming heeft verleend, kan het college het definitieve besluit nemen. Ten tijde van de zienswijze en het definitieve besluit zijn ook de overige onderhevige stukken van de samenwerking gereed. Denk hierbij aan de Dienstverleningsovereenkomst, Service Level Agreement, Producten en diensten, Mandaatregelingen en de verwerkersovereenkomst.

5. Risico’s Het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML in Roermond kan gevolgen hebben voor de klanttevredenheid vanwege de fysieke afstand. Sinds het begin van de samenwerking is de standplaats de gemeente Leudal. Dit risico wordt gemitigeerd door fysieke aanwezigheid van ECGeo medewerkers in Leudal vanaf 1-1-24.

6. Motivering geheim / kabinet N.v.t.

7. Juridisch kader Toetreding ICT NML: bevoegdheid college en zienswijze raad (beslispunt 1) Ingevolge artikel 1 lid 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is het college bevoegd om te besluiten tot (gedeeltelijke) toetreding tot GR ICT NML met betrekking tot de geo-taken. De raad dient om zienswijze gevraag te worden (artikel 1 lid 3 Wgr) en om toestemming tot toetreding (artikel 1 lid 4 Wgr). Bevoegdheidsverlening aan (bestuur) ICT NML (beslispunt 2) Voor de uitvoering van taken en bevoegdheden op het gebied van ECGeo door ICT NML is ook een toereikend mandaatbesluit nodig. Dit wordt aan uw college voorgelegd bij het definitieve besluit. Onderhavig voorstel heeft betrekking op een voorgenomen besluit. Toetreden tot bestuur ICT NML (beslispunt 3) Het takenpakket en de bevoegdheden van de burgemeester bij toetreding tot het bestuur zal duidelijk worden bij het definitieve besluit. Alsdan wordt ook de Dienstverleningsovereenkomst, producten en diensten catalogus (PDC) en de Service level agreement (SLA) vastgesteld, waarin inhoudelijk de verantwoordelijkheden worden beschreven.

8. Financiële samenvatting Bijgevoegde businesscase en financiële consequenties zijn afgestemd in een financiële werkgroep van de deelnemende gemeente aan de EC-GEO begeleid door Rijnconsult. De financiële consequenties zijn in de businesscase in beeld gebracht. Met de grondgedachte om de samenwerking ECGeo zo robuust en toekomstbestendig mogelijk te maken hebben de hoofden unaniem gekozen voor het voorliggende scenario 3 waarin enkele zaken zijn aangepast (waardoor de onderstaande cijfers niet aansluiten met de cijfers in de bijlage): De formatie is met 1 FTE verminderd Het aantal werkbare uren van de medewerkers is geactualiseerd 7-11-2022 12:14:00 Pagina 4 van 7

7-11-2022 00:00:00

B&W advies

-

Het uitvoeringsprogramma van gemeente Weert is realistischer geraamd op 4000 uur.

De financiële consequenties voor de gemeenten op basis van de businesscase zijn: Gemeente

Dekking

Kosten

Resultaat

Leudal

354.876

395.816

-40.940

Nederweert

232.714

221.252

11.462

Roermond

715.197

600.853

114.344

Weert

362.358

439.539

-77.181

Dit overzicht sluit niet aan bij de bijlage van Rijnconsult vanwege een aangepaste berekening in opdracht van de hoofden. Het afrekenen van de ECGeo activiteiten in de nieuwe organisatie (bij ICT NML) is anders van aard dan de huidige afrekensystematiek. Momenteel wordt er afgerekend op basis van een uitvoeringsplan en op basis van collectieve kosten. Het uitvoeringsplan wordt afgerekend op basis van realisatie. Neem je minder af, betaal je minder. Door de werkgroep zijn de afgenomen producten uit het uitvoeringsplan her beoordeeld met als resultaat dat er meer producten als collectieve producten worden aangewezen. Dit leidt ertoe dat nagenoeg 85% van de kosten (EC Geo dienstverlening) van ICT NML als collectieve kosten beschouwd worden. Op basis van een nieuwe verdeelsleutel (namelijk plaatsbepalingspunten in de geografische database) worden de collectieve kosten naar de deelnemers verdeeld. Het opnemen van meer taken als collectieve kosten was een vereiste vanuit ICT-NML. Anders zouden zij (en de deelnemers die niet tot de EC-GEO behoren) risico’s lopen indien alle gemeente de producten niet zouden afnemen. Er is gekozen om de overgangsdatum te verruimen naar 1 januari 2024, met het verzoek van de OR van Weert dat het de voorkeur heeft om indien mogelijk tot een eerdere effectuering te komen.

De ruime voorbereidingstijd geeft de gemeenten de ruimte om het proces ten behoeve van de personele gevolgen zorgvuldig te doorlopen. Daarnaast biedt dit de mogelijkheid om tot passende oplossingen te komen voor de gemeente Leudal, die door de afbouw van de ECGeo werkzaamheden inkomsten gaat verliezen. Dit komt door onder andere het wegvallen van inkomsten voor de verhuur van “de Bron” en de inkomsten voor het faciliteren van de ondersteunende diensten. Voor een bedrag van € 47.801 zal dit nadelig uitpakken daar wij deze inkomsten nu gebruiken ter dekking van de ECGeo. Het is daarom ook te verklaren waarom Leudal in de nieuwe situatie begrotingstechnisch duurder uit is. Daartegenover staat dat de nu verhuurde ruimte en de personele inzet voor de ECGeo ten aanzien van de ondersteunende diensten (financiële administratie, financieel adviseur, P&O etc.) vrij komt en anders ingezet kan worden. De uren komen vrij, maar zijn niet contant te maken aangezien de betreffende ambtenaren in dienst blijven van de gemeente met eenzelfde aantal uren. Voor deze hogere structurele lasten is op dit moment geen dekking voorhanden.

Voorgesteld wordt om bij een positieve besluitvorming deze kosten mee te nemen in het definitieve raadsvoorstel tot toetreding, waarbij de dekking gevonden moet worden binnen het begrotingssaldo, waarbij we er vanuit gaan dat de nieuwe samenwerking wordt gezien als een gemeenschappelijke regeling. Derhalve zijn we verplicht deze kosten op te nemen in onze begroting, zoals ook het geval is bij bijvoorbeeld de VRLN of de Westrom. Indien de gemeente Leudal niet instemt met dit voorstel blijft het huidige construct van kracht. In dat geval kost het de gemeente Leudal niet meer geld dan nu.

7-11-2022 12:14:00 Pagina 5 van 7

7-11-2022 00:00:00

B&W advies

9. Overige integrale afstemming Personele consequenties Tijdens het businesscase traject onder leiding van Rijnconsult heeft ook de werkgroep HR de personele consequenties in kaart gebracht, in deze werkgroep heeft ook gemeente Leudal zitting genomen. Het advies betreft: De medewerkers die momenteel vanuit de individuele gemeenten gedetacheerd worden krijgen een dienstverband bij ICT NML. Een herijking van functies en rollen zijn onderdeel van het proces na overgang. In de huidige samenwerking waarbij medewerkers gedetacheerd zijn, zijn verschillen in beloning voor gelijkwaardige functies zeer beperkt een gegeven. De verschillen zitten m.n. op de uitloopschalen van gemeente Roermond en verlof, dit wordt al geharmoniseerd in de nieuwe CAO en reiskosten woon/werkverkeer die niet iedere gemeente kent. Voor Leudal betreft het slechts 1 medewerker die voor onbepaalde tijd in dienst is en 1 medewerker die een tijdelijk dienstverband heeft. In principe geld hier ‘Overgang van Onderneming’ waar de medewerkers de uitbestede taak volgen. Omwille van uniformiteit met de overige toekomstige collega’s en bedrijfsvoering van ICT NML, is er voor gekozen om middels een sociaal plan de medewerkers een functie aan te bieden bij ICT NML, zodat alle medewerkers geharmoniseerde arbeidsvoorwaarden genieten.

Na een akkoord op dit voorgenomen besluit zullen de ondernemingsraden van de drie gemeenten die personeel inbrengen, gebruik maken van het adviesrecht voor de personele gevolgen. De adviezen van de ondernemingsraden worden in overleg verwerkt in het definitieve besluit die ter vaststelling aangeboden wordt. Planning: November: December:

Voorgenomen besluit college Leudal Brief van gemeente Leudal aan het bestuur van ICT NML tot voorgenomen toetreding met

Januari: Februari:

de geo taken Voorgenomen besluit colleges ICT NML gemeenten en Nederweert, Roermond en Weert Adviesaanvraag Ondernemingsraden Weert, Roermond, Leudal en ICT NML aangaande

Maart:

personele consequenties Zienswijze gemeenteraden ICT NML gemeenten en Leudal, Nederweert, Roermond en

Mei: Juni:

Weert Toestemming Raden ICT NML gemeenten en Leudal, Nederweert, Roermond en Weert Formeel besluit Colleges ICT NML gemeenten en Leudal, Nederweert, Roermond en Weert

7-11-2022 12:14:00 Pagina 6 van 7

7-11-2022 00:00:00

B&W advies

10. Communicatie

Communicatiestrategie: Bijgevoegd toetredingsverzoek naar het bestuur van ICT NML versturen.

11. Bijlagen Bijlagen ter ondersteuning voor het voorgenomen besluit zijn: 1 Rapport businesscase ECGeo ICT NML augustus 2021 2 Advies en wijziging op businesscase 3 Multi criteria analyse uitbesteden geo taken 4 Brief van gemeente Leudal inzake toetreden tot ICT NML met Geo taken

7-11-2022 12:14:00 Pagina 7 van 7

B&W besluit Besluit betreffende voorstel BenW - 3758 Onderwerp:

Advies 3758; Voorgenomen besluit onderbrengen ECGeo bij ICT NML

Steller:

Sambeek, Maarten van

B&W-vergadering:

7 november 2022

Openbaarheid:

Openbaar

Ambtelijk advies: Met voorliggend voorstel vragen wij het college om als voorgenomen besluit: 1.Toe te treden tot BVO ICT NML aangaande de Geo taken waaronder de BGT en BAG per 1-1-24 1 en bijgevoegd toetredingsverzoek te versturen aan het bestuur van ICT NML ;; 2.Tot b Collegebesluit: Conform advies

Aanmaakdatum document: 8-11-2022 18:57