Collegeadvies en -besluit 5okt21

5-10-2021 00:00:00

B&W advies

Openbaar Opsteller

M. Baats

Leidinggevende

Samenleving

Portefeuillehouder

De heer Mr. S.B.J. Backus (wethouder) bestandsomschrijving

Join-nummer

BenW\2823

Onderwerp

Voorbereidingskrediet toekomstbestendig dorpshuis Neeritter

Te nemen besluit

Datum in B&W

1. De gemeenteraad voorstellen om een voorbereidingskrediet ad € 180.000 beschikbaar te stellen; 2. Het college en de gemeenteraad door middel van periodieke rapportages informeren over de voortgang in dit project. 5-10-2021

12-10-2021 09:20:00 Pagina 1 van 7

5-10-2021 00:00:00

B&W advies

1. Onderwerp Voorbereidingskrediet toekomstbestendig dorpshuis Neeritter.

2. Inleiding/aanleiding inclusief beoogd resultaat Op 11 februari 2020 is door de gemeenteraad het accommodatiebeleid vastgesteld. Met de vaststelling van het accommodatiebeleid heeft de gemeenteraad ook ingestemd met de in de nota accommodatiebeleid opgenomen prioritaire ontwikkelopgave “Haalbaarheidsonderzoek en realisatie van een toekomstbestendig dorpshuis in Neeritter”. Dorpsoverleg Itter Laeftj heeft het initiatief genomen om met verenigingen, inwoners en bewonersinitiatieven gesprekken te voeren over een toekomstbestendig dorpshuis. De ruimtebehoefte voor de activiteiten van de 37 verenigingen en initiatieven en de waarde van een dorpshuis is daarbij geïnventariseerd. De opbrengst van de gesprekken, evenals een toekomstbeeld van een toekomstig dorpshuis voor ‘de familie Itter’ (het geheel aan Itterse initiatieven) zijn door het Dorpsoverleg beschreven in het rapport ‘Een toekomstbestendig dorpshuis?! Voor en door bewoners van Neeritter’. Als vervolg daarop is door een onafhankelijk bouwkundig bureau een haalbaarheidsonderzoek verricht op 3 mogelijke locaties (zie bijlage 1). De werkgroep ‘Toekomstbestendig dorpshuis’ stelde samen met het bouwkundig bureau en de extern procesbegeleider (Dorpslab) een beoordelingsmatrix op om de drie locaties op toekomstbestendigheid te beoordelen.

Op basis daarvan is de werkgroep met het degelijk onderbouwde en unanieme advies gekomen om te kiezen voor de Sint Lambertusschool als toekomstige locatie. Dit advies is tijdens een bestuursvergadering van Dorpsoverleg Itter Laeftj en een digitale dorpsbijeenkomst bekrachtigd. Van dit onderzoek heeft uw college op 4 mei 2021 kennis genomen, waarbij u besloten hebt om voor verdere uitwerking van het onderzoek kaders aan te geven. Tevens hebt u door middel van een raadsinformatiebrief de gemeenteraad op de hoogte gesteld van deze ontwikkeling. Op 20 juli 2021 heeft de gemeenteraad ingestemd met de Kadernota 2022-2025. In deze kadernota is een investeringsbedrag ad € 1.300.000 opgenomen voor verbouw van de basisschool in Neeritter tot toekomstbestendig dorpshuis. Het kredietbedrag is gebaseerd op voornoemd haalbaarheidsonderzoek. Wat nu voorligt is een onder regie van Dorpsoverleg Itter Laeftj en met ondersteuning van bureau Dorpslab uitgewerkt ondernemingsplan “Ons Itters Thuis” en het daaraan gekoppelde verzoek om een voorbereidingskrediet voor verdere uitwerking van het initiatief.

3. Voorstel aan College Dit voorstel heeft betrekking op de volgende collegedoelstelling(en): • Programma 3: Voorzieningen. Uw college wordt voorgesteld om de gemeenteraad te verzoeken om een voorbereidingskrediet ad. € 180.000 inclusief b.t.w. beschikbaar te stellen.

12-10-2021 09:20:00 Pagina 2 van 7

5-10-2021 00:00:00

B&W advies

4. Argumenten Het komen tot een toekomstbestendig dorpshuis is een proces van onderop, waarbij er vanuit Neeritter veel tijd en vrijwillige inzet is geïnvesteerd om dit tot een succes te maken. Uitgaande van een gezamenlijke verantwoordelijkheid worden inwoners betrokken via werkgroepen en andere vrijwilligerstaken. Uitgangspunt voor het realiseren van een toekomstbestendig dorpshuis is een duurzame exploitatie. Bestuursleden van verenigingen, organisaties en vertegenwoordigers van bewonersinitiatieven hebben actief meegedaan aan twee online-bijeenkomsten. Daarnaast zijn er door bestuursleden van Itter Laeftj en de werkgroep ‘Toekomstbestendig dorpshuis’ nog een aantal aanvullende gesprekken gevoerd. Met de 47 direct omwonenden van de locatie Basisschool Sint Lambertus zijn persoonlijke gesprekken gevoerd en ook met de horeca ondernemers in Neeritter zijn de plannen besproken en zijn eerste inzichten ook voor wat betreft eventuele samenwerking gedeeld. In de volgende fase krijgen deze overleggen een verder vervolg. Op 17 juli jl. is er op twee momenten een dorpsbijeenkomst georganiseerd voor de inwoners van Neeritter. Communicatie en dialoog is voor Dorpsoverleg Itter Laeftj een permanent actiepunt in dit proces.

Op 4 mei 2021 heeft uw college voor verdere uitwerking van het onderzoek de volgende kaders meegegeven: • Uitgangspunt voor een toekomstbestendig dorpshuis in Neeritter is dat kapitaallasten en kosten groot onderhoud voor rekening van de gemeente komen en dat het toekomstbestendig dorpshuis zonder financiële bijdrage van de gemeente wordt geëxploiteerd. • •

De investeringskosten moeten redelijk zijn, uitgaande van “sober en doelmatig”. De bezettingsgraad voor de toekomstbestendig dorpshuis moet hoog zijn, minimaal zo hoog, dat de

•

toekomstbestendig dorpshuis kostendekkend wordt geëxploiteerd. De gemeente voorziet in een gebouw met een standaardinrichting aan apparatuur en voorzieningen. In specifieke inrichtingswensen en eventuele aanschaf van meubilair moet door de gemeenschap Neeritter zelf voorzien worden.

•

Finale besluitvorming is aan het college en de gemeenteraad.

Uitgaande van gevoerd overleg, een overzicht van de verenigingen die een intentieverklaring hebben overlegd (zie bijlage 3) en een openstelling van 8:00 tot 23:00 uur gedurende 7 dagen per week tijdens 48 weken per jaar, wordt een bezettingsgraad van 60% verwacht. Rekening houdend met een verwachte bezettingsgraad, een marktconforme tariefhantering voor consumpties en exploitatiekosten volgens kengetallen, wordt bij een dergelijke bezetting een kostendekkende exploitatie verwacht (zie bijlage 2). Feit is dat de basisschool in Neeritter op dit moment nog als zodanig in gebruik is. Naar verwachting zal dit gebruik nog 2 schooljaren duren. Er is door Dorpsoverleg Itter Laeftj contact gezocht met de directie van de basisschool schoolbestuur SPOLT. Over en weer zijn de plannen voor de nieuwbouw van de basisschool in Ittervoort en de plannen voor realisering van het dorpshuis constructief besproken. Met wederzijds begrip voor de beide processen is er bereidheid vanuit de directie om de komende tijd medewerking te verlenen aan de vervolgstappen die voor de omvorming tot dorpshuis nodig zijn. In het najaar van 2021, wanneer er de uitvoeringsplannen voor de nieuwe basisschool concreter zijn, vindt een vervolgoverleg plaats. Hier wordt de vraag gesteld of de basisschool eerder beschikbaar kan komen. Medewerking door onderzoek is toegezegd.

Een concrete toezegging in de vorm van een datum van volledig beschikbaar komen van de school is er nog niet. Op dit moment maken diverse verenigingen en organisaties binnen de gemeenschap Neeritter, in overleg met SPOLT, in overleg met de schooldirectie buiten schooltijden ook al gebruik van de school. Mogelijk kunnen vóór het volledig beschikbaar komen van de school al eventuele bouwkundige werken uitgevoerd worden.

12-10-2021 09:20:00 Pagina 3 van 7

5-10-2021 00:00:00

B&W advies

Voorbereidingskrediet Na afstemming met ambtelijke projectleiding wordt voorgesteld om een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen voor de volgende te verwachten kosten: Project- en bouwmanagement

€ 60.000

Procesbegeleiding, communicatie en organisatiekosten Architect, adviseurs

€ 30.000 € 50.000

Ambtelijke uren Totaal

€ 40.000 € 180.000 (inclusief b.t.w.)

In de komende fase zal het accent voor bouwmanagement vooral liggen op het inventariseren van de (on)mogelijkheden, de risico’s en het opstellen van een gedetailleerde raming. Doel is om een plan (nog geen definitief ontwerp) op te stellen met een raming van de investeringskosten (incl. vaste inrichting en losse inrichting). Deze stukken kunnen als bijlage worden toegevoegd aan de nog op te stellen samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente en gemeenschap Neeritter respectievelijk Itter Laeftj. Het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst kan via het projectmanagement (eventueel extern juridisch advies) verlopen. In dit proces van onderop wordt vanuit Neeritter samen met de gemeente (in co-creatie) regie gevoerd over de stappen in de ontwerpfase.

5. Risico’s •

De uitdaging is het halen van voldoende inkomsten en het laag houden van uitgaven. Het is zeer realistisch te veronderstellen dat een aanloopfase (van 3 jaar) geaccepteerd moet worden. Net als bij iedere startende onderneming is het voor de gemeenschap Neeritter en haar vrijwilligers ook ontdekken, ontwikkelen en groeien.

• •

Renteverlies en prijsstijgingen vanaf 2021. In de Kadernota is in principe een taakstellend budget op basis van geraamde kosten opgenomen. De kosten voor projectmanagement, procesbegeleiding en organisatiekosten zijn hierin niet meegenomen. De daadwerkelijke kosten zijn nog niet bekend.

•

Het is de uitdaging om in het samenspel tussen gemeente en de gemeenschap Neeritter, naast de gemeentelijke financiële bijdrage, na te gaan welke andere inkomsten uit sponsoring, subsidies en fondsen mogelijk zijn. De gemeente is bijvoorbeeld zelf verantwoordelijk om het plan voor de realisering van deze sociaal-maatschappelijke voorziening in te dienen bij de provincie Limburg. Omdat er aan een dergelijke subsidie een realisatie- en uitvoeringstermijn gebonden is, is nu niet bekend hoe deze mogelijkheden er over enige tijd uit zien.

Om deze risico’s te beheersen is het belangrijk dat er vooraf goede afspraken op papier gezet worden. Het gaat daarbij om afspraken over de verantwoordelijkheden behorende bij het taakstellend budget en de daarbij te maken keuzes. Daarnaast is het belangrijk dat er een goed inzicht gegeven wordt in alle te verwachten kosten, ook de kosten die voor rekening van de gemeenschap blijven zoals bijvoorbeeld inrichting.

12-10-2021 09:20:00 Pagina 4 van 7

5-10-2021 00:00:00

B&W advies

6. Juridisch kader Overdracht schoolgebouw Schoolbestuur SPOLT is juridisch eigenaar van het schoolgebouw. De gemeente is economisch eigenaar. Op basis van onderwijswetgeving zal het juridisch eigendom van een schoolgebouw, zodra het gebouw als zodanig zijn bestemming verliest, worden overgedragen aan de gemeente. De hiermee gemoeide kosten komen volgens de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Leudal voor rekening van de gemeente. Voor de overdrachtsbelasting geldt een vrijstelling op grond van artikel 15, lid 1, onder k., Wet op belastingen van rechtsverkeer. Aanbesteding Het aanbestedingsbeleid van de gemeente Leudal zal gevolgd worden. Subsidie Op basis van artikel 3 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening gemeente Leudal kan een subsidie ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld of goedgekeurd alleen worden verleend onder voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.

7. Financiële samenvatting In de kadernota 2022-2025 is voor het gemeenschapshuis Neeritter een investeringsbedrag opgenomen van € 1.300.000 (inclusief btw) in 2024. Start afschrijving vanaf 2025 € 52.000 (25 jaar afschrijving). Uit bijlage 2 bij dit voorstel blijkt dat het bedrag is gebaseerd op de verbouwing en een aantal aanvullende kosten. Hierbij zijn nog een aantal risico’s/onduidelijkheden, zoals e.e.a. is berekend op prijspeil 1.1.2021, overige bijkomende kosten, dekkende exploitatie, inkomsten van derden. Om een en ander nader uit te zoeken wordt gevraagd voor een voorbereidingskrediet van € 180.000. Voorgesteld wordt (zoals gebruikelijk) om dit bedrag te voteren uit het investeringsbedrag van € 1,3 miljoen zoals dit is opgenomen in de kadernota/begroting 2022-2025. Tenslotte worden middels het voorbereidingskrediet ook zaken onderzocht die normaliter in de investering thuis horen. Nadat nader onderzoek heeft plaatsgevonden over de verbouwingskosten, bijkomende kosten, bijdragen van derden en een actuele exploitatieopzet kan t.z.t. een raadsvoorstel worden opgesteld met concreter onderbouwde bedragen en de totale financiële impact (go-no go besluit). Mocht dan besloten worden om de investering niet door te zetten dan dient het voorbereidingskrediet in maximaal 5 jaar afgeschreven te worden.

Deze afschrijvingslasten van € 36.000 per jaar kunnen worden gedekt uit het bedrag voor kapitaallasten die opgenomen zijn in de kadernota/begroting 2022-2025. In dit op te stellen raadsvoorstel maken de voorbereidingskosten onderdeel uit van de totale investering. In dit voorstel zal ook rekening worden gehouden met de structurele lasten voor de gemeente (onderhoud, verzekering, heffingen, e.d.). Een structureel sluitende exploitatie van het gemeenschapshuis is belangrijk. Nader besloten moet nog worden hoe wordt omgegaan met eventuele aanloop verliezen (omvang en hoe lang/hoog deze duren/zijn). Tot slot is er een taakstelling op accommodaties. Eventuele budgettaire voordelen van het oude pand zal in eerste instantie ingezet moeten worden om deze taakstelling te realiseren en kunnen dus niet worden ingezet ter dekking van structurele lasten van het nieuwe pand (onderhoud, verzekering, heffingen, e.d.). 12-10-2021 09:20:00 Pagina 5 van 7

5-10-2021 00:00:00

B&W advies

8. Overige integrale afstemming Sociaal domein Vanuit de regionale werkgroep algemene voorzieningen Wmo zijn we in Midden Limburg-West aan het bekijken hoe we in iedere gemeente in één kern (om te beginnen, later uitbreiden) alle relevante organisaties, clubjes en initiatieven bij elkaar kunnen brengen. Het doel daarvan is om ze met elkaar in verbinding te brengen, te onderzoeken in hoeverre ze energie krijgen van het vormen van nieuwe samenwerkingsverbanden en hoe ze nu en in de toekomst de signaleringsfunctie goed vorm kunnen geven. Vanuit de inwoners van Neeritter bestaat in dit kader blijkbaar behoefte en zijn hierin al stappen te zetten. Neeritter is daarmee voor Leudal een goede kandidaat om als pilotkern te fungeren. Het initiatief in Neeritter vormt geen risico voor eventueel door de gemeente ondersteunde maatschappelijke initiatieven in Neeritter. APV en horeca •

Om in een gemeenschapshuis drank te kunnen verstrekken is een alcoholwetvergunning op grond van de Alcoholwet nodig en een exploitatievergunning op grond van de APV.

•

De exploitatievergunning en alcoholwetvergunning worden geweigerd als deze in strijd zijn met het geldend bestemmingsplan.

•

Zonder exploitatievergunning is het verboden een openbare inrichting te exploiteren.

Ruimte Door de afdeling Ruimte zal de bestemmingsplan-/omgevingswetprocedure opgepakt worden. Vastgoed •

Bij overdracht van het (juridische) eigendom van de basisschool aan de gemeente is er aandacht voor achterstallig onderhoud en een eventueel in oorspronkelijke staat terug brengen van het gebouw.

•

Er zal een meerjaren onderhoudsprognose (mjop) opgesteld worden. Tevens wordt inzichtelijk wat de overige eigenaarslasten zijn.

•

Op dit moment is niet voorzien in een definiëring van standaardinrichting aan apparatuur en voorzieningen. Een onderhoudsdemarcatielijst (een lijst met bouwkundige en installatietechnische zaken die tot een gehuurde woning of bedrijfsruimte behoren en waarover afspraken worden gemaakt voor wiens verantwoording onderhoud aan deze zaken wordt uitgevoerd) ontbreekt eveneens. In afstemming tussen accommodatiebeleid en te ontwikkelen vastgoedbeleid worden deze overzichten thans ambtelijk voorbereid en nog ter vaststelling aan uw college voorgelegd.

•

Door het beschikbaar komen van de basisschool zal ook het voormalige Groene Kruisgebouw aan de Driessensstraat 29 te Neeritter beschikbaar komen voor verkoop. Daarnaast komt ook de gymzaal vrij door de realisatie van een nieuwe sportzaal bij het Kindcentrum in Ittervoort.

Verkeer • Aangezien parkeren een grote impact heeft op ruimtegebruik enerzijds en op de omgeving anderzijds, zal inzichtelijk gemaakt moeten worden hoeveel parkeerplaatsen er nodig zijn bij normaal gebruik en wat een druk evenement aan parkeerbehoefte kent. •

Omdat er vooral lokale bewoners komen zal er meer met de fiets of te voet worden gekomen dan waar een parkeernorm van uit kan gaan. Een goede en veilige voorziening om voldoende fietsen te kunnen stallen is dan ook minstens zo belangrijk. 12-10-2021 09:20:00 Pagina 6 van 7

5-10-2021 00:00:00

B&W advies

Communicatie Na het doornemen van de stukken is de conclusie vanuit team Communicatie dat de werkgroep dit initiatief heel goed en grondig aanpakt. Subsidiemogelijkheden De werkgroep ‘Toekomstbestendig dorpshuis’ gaat op zoek naar subsidies en sponsoring bij het financieel of materieel ondersteunen van de realisatie van Itters Thuis of activiteiten. Ook de gemeente onderneemt actie voor subsidiemogelijkheden bij o.a. de Sociale Agenda van de provincie Limburg. Mogelijke subsidieverstrekkers die worden benaderd zijn onder meer: • Oranje Fonds • •

VSB Fonds Jantje Beton

• •

Prins Bernhardfonds BNG Cultuurparticipatie

• •

Gravin van Bijland Stg. Fonds 21

• •

Nationaal ouderen-fonds RCOAK

•

Provincie Limburg

9. Communicatie Openbaar: ☑ Actief: ☑ Informeren raad ☑ Versturen persbericht naar (lokale) media Communicatiestrategie: De inwoners van Leudal worden geïnformeerd door middel van een door gemeente en Dorpsoverleg Itter Laeftj op te stellen persbericht. De gemeenschap Neeritter met haar verenigingen, organisaties en bewonersinitiatieven worden daarnaast geïnformeerd via nieuwsbrief huis-aan-huis en via social media aanvullend geïnformeerd.

10.Bijlagen Bijlage 1: haalbaarheidsonderzoek; Bijlage 2: ondernemingsplan; Bijlage 3: intentieverklaringen; Bijlage 4: aanbiedingsbrief; Bijlage 5: raadsvoorstel; Bijlage 6: concept raadsbesluit.

12-10-2021 09:20:00 Pagina 7 van 7

B&W besluit Besluit betreffende voorstel BenW - 2823 Onderwerp:

Voorbereidingskrediet toekomstbestendig dorpshuis Neeritter

Steller:

Baats, Michelle

B&W-vergadering:

5 oktober 2021

Openbaarheid:

Openbaar

Ambtelijk advies:

1. De gemeenteraad voorstellen om een voorbereidingskrediet ad € 180.000 beschikbaar te stellen; 2. Het college en de gemeenteraad door middel van periodieke rapportages informeren over de voortgang in dit project. Collegebesluit: Conform advies met aanvulling. Wethouder Martens wenst aangetekend tegen het voorstel te hebben gestemd.

Aanmaakdatum document: 12-10-2021 9:21