Collegeadvies en -besluit 26jul22

26-7-2022 00:00:00

B&W advies

Openbaar Opsteller

Ing. H.M. Verboeket

Leidinggevende

Ruimte

Portefeuillehouder

Mevrouw Ing. H. Wijers (wethouder) bestandsomschrijving

Join-nummer

BenW\3490

Onderwerp

Plaatsing laadpalen bedrijfsvoertuigen en aanpassing technische installatie

Te nemen besluit

Datum in B&W

1 Opdracht voor de uitvoering van de werkzaamheden, in afwijking van de geldende inkoopregels, rechtstreeks gunnen aan het bedrijf Unica, welk verantwoordelijk is voor de aanleg en het onderhoud van de huidige installatie 2 De raad voorstellen om te besluiten tot omvorming van het krediet Werkmaterieel 2019 naar een investeringskrediet Laadpalen 3 De raad voorstellen om in de bijlage van de Financiële Verordening, bijlage 1 Afschrijvingstabel in alfabetische volgorde, een item toe te voegen "Laadpalen voor voertuigen, met een afschrijvingstermijn van 10 jaar. 26-7-2022

20-7-2022 14:51:00 Pagina 1 van 5

26-7-2022 00:00:00

B&W advies

1.

Onderwerp

Plaatsing laadpalen bedrijfsvoertuigen en aanpassing technische installatie.

2. Inleiding/aanleiding inclusief beoogd resultaat In het kader van het organisatie breed vervoersplan, vastgesteld op 17-03-2021 BenW\2440, heeft aanbesteding plaatsgevonden van bedrijfswagens voor medewerkers van de teams VTH en Ruimtelijk Beheer. Met het oog op duurzaamheid, wat ook als speerpunt genoemd is dit gemeentelijk vervoersplan, is waar mogelijk gekozen voor elektrisch aangedreven bedrijfswagens. Om de bedrijfswagens op te laden zijn laadpalen nodig. De eerste bedrijfswagens worden, zoals het er nu uitziet, eind augustus geleverd. Deze laadpalen staan los van de laadpalen voor de deelmobielen, welke eigendom zijn van de aanbieder van de deelmobielen. Ook staan ze los van de overeenkomst die de gemeente Leudal is aangegaan voor de plaatsing en instandhouding van publieke laadpalen. Nader onderzoek heeft bovendien uitgewezen, dat de elektrotechnische installatie van het gemeentehuis niet toereikend is voor uitbreiding met laadpalen en aangepast dient te worden. Een en ander heeft tot gevolg, dat de eerste inschatting van de uitbreiding van bestaande laadpaalvoorzieningen en de daarmee gepaarde kosten anders ingevuld dient te worden.

3. Voorstel aan College Dit voorstel heeft betrekking op de bedrijfsvoering van de organisatie gemeente Leudal. Voorstel: Opdracht voor de uitvoering van de werkzaamheden, in afwijking van de geldende inkoopregels, rechtstreeks gunnen aan het bedrijf Unica. Unica is verantwoordelijk voor aanleg en onderhoud van -

de aanwezige installaties. Het omvormen van het reeds bestaande krediet werkmaterieel 2019 naar een investeringskrediet

-

voor laadpalen. Het aanpassen van de afschrijvingstabel van de financiële verordening en het item voor de laadinfrastructuur toe te voegen.

4. Argumenten Naar verwachting nog dit jaar zullen er minimaal 6 volledig elektrisch aangedreven bedrijfswagens bij het gemeentehuis parkeren voor medewerkers van de teams VTH en Ruimtelijk Beheer. In de nadere toekomst zullen ook voor andere organisatieonderdelen elektrische bedrijfswagens aangeschaft worden die gebruik maken van de laadpalen. Vooruitlopend op deze ontwikkelingen wordt nu gekozen voor een wat ruimere aanschaf van laadpalen vanwege minder werkzaamheden en kostenbesparing met het oog op plaatsing of aanpassing van het laadpalennetwerk in de komende jaren. Unica heeft de elektrotechnische installatie van het gemeentehuis aangelegd en onderhoudt deze. Hoewel de offerte boven de grens van enkelvoudig onderhandse aanbesteding uitkomt, is het raadzaam aanleg en onderhoud in één hand te houden. Twee kapiteins op één schip geeft afstemmingsproblemen. 20-7-2022 14:51:00 Pagina 2 van 5

26-7-2022 00:00:00

B&W advies

Bedrijf EPM heeft in het voortraject het idee over de buitenwerkzaamheden afgestemd met de binnenwerkzaamheden, die door Unica uitgevoerd zouden moeten worden. Hun offerte valt binnen de grens van enkelvoudig onderhandse aanbestedingen. Op dit moment is er in de financiële verordening Gemeente Leudal 2018 geen afschrijvingstermijn opgenomen voor laadinfrastructuur. Om de laadinfrastructuur te activeren moet dit onderdeel worden toegevoegd. De gemiddelde levensduur van een laadpaal is 10 jaar, dat houden we als gemeente Leudal aan.

5. Risico’s Gezien de mondiale ontwikkelingen zijn er risico’s op het gebied van - Mogelijke prijsstijgingen van materialen en werkzaamheden in het tijdsbestek tussen de offerte /opdrachtverstrekking en daadwerkelijke uitvoering. - Levertijd van goederen en uitvoering van werkzaamheden Momenteel is de geschatte levertijd van de laadpalen opgelopen naar 6 maanden. Voor uitvoering van werkzaamheden wordt gesproken over 3 maanden. - Levering van bedrijfswagens loopt niet gelijk met plaatsing van de laadpalen. Het kan noodzakelijk worden een overbruggingsoplossing voor het laden van de bedrijfswagens te zoeken. - Voor de plaatsing van deze laadpalen zal een verkeersbesluit opgesteld worden, omdat niet duidelijk is in hoeverre de parkeerplaats, toegankelijk voor publiek, als eigen terrein geldt. - Als wordt besloten om bovenstaande opdracht direct uit te zetten vanwege de te verwachten lange levertijd en urgentie is er sprake van een tijdelijke onrechtmatigheid omdat bij de eerstvolgende raadsvergadering in september pas een besluit genomen kan worden over het omvormen van het krediet. Bij positieve besluitvorming door de raad wordt de onrechtmatigheid na deze besluitvorming opgeheven. Omdat er reeds financiële dekking aanwezig is waardoor er geen extra lasten ontstaan verwachten we hier een beperkt risico. Bij een negatief raadsbesluit ontstaat er een blijvende onrechtmatigheid.

6. Motivering geheim / kabinet Niet van toepassing.

7. Juridisch kader Op grond van artikel 2.5. van het inkoop – en aanbestedingsreglement gemeente Leudal 2018 wordt afgeweken van het inkoopbeleid om niet meervoudig onderhands aan te besteden maar één op één te gunnen. Afwijking van het inkoop – en aanbestedingsreglement gemeente Leudal 2018 op grond van artikel 2.5 kan indien een belang van de gemeente Leudal zulks vordert en het voorstel om af te wijken van de voorgeschreven inkoopprocedure conform artikel 2.6 van dit reglement vergezeld gaat van het advies van de inkoopadviseur. Het advies van de inkoopadviseur is hieronder onder 9 opgenomen.

20-7-2022 14:51:00 Pagina 3 van 5

26-7-2022 00:00:00

B&W advies

8. Financiële samenvatting 2023

2024

2025

2026

Kostenplaats

50045201 Buitendienst

Kostensoort

40743100 Afschrijving vaste activa

Begroting

€151.355

€297.213

€305.932

€305.392

Restant

€151.355

€297.213

€305.932

€305.932

Kosten dit advies

-€ 5.100

-€5.100

-€5.100

-€ 5.100

Restant

€146.255

€292.113

€300.932

€300.932

Realisatie Verplichtingen

Toelichting: Het restantkrediet 70536023 Vervanging werkmaterieel 2019 wordt omgevormd naar een investeringskrediet voor laadpalen. Het gaat om een totaal investeringsbedrag van € 99.355 exclusief btw volgens bijgevoegde offertes van mei 2022 ( Uitvoering werkzaamheden Unica € 59.710 en plaatsing van laadpalen EPM € 39.645) Dit leidt tot een lagere jaarlijkse afschrijvingslast omdat de afschrijvingstermijn voor het restantkrediet 7 jaar is en voor de investering in de laadpalen 10 jaar. Op jaarbasis is dit een voordeel voor een bedrag van €5.100. De jaren 8, 9 en 10 zullen vervolgens € 11.900 meer kosten t.o.v. van de huidige raming. Na besluitvorming in de raad wordt dit als een separate begrotingswijziging verwerkt.

9. Overige integrale afstemming Inkoop en aanbesteding (advies van de inkoopadviseur) Er sprake is van een uitbreiding van een bestaande installatie waarbij verandering van installateur tot aanzienlijk ongemak c.q. moeilijkheden kan leiden bij installatie en onderhoud. Denk daarbij aan garantie en onderhoudsverantwoordelijkheid. Het is onwenselijk, een bestaande installatie door een andere partij dan de oorspronkelijke (in dit geval Unica, welke tevens het onderhoud in beheer heeft) aan te laten passen. Afwijking van het inkoop – en aanbestedingsreglement gemeente Leudal 2018 is in het belang van de gemeente Leudal en vindt in deze zin plaats op grond van artikel 2.5. van het inkoop – en aanbestedingsreglement gemeente Leudal 2018.

10. Communicatie Openbaar: ☑ Actief: ☑ Informeren raad

20-7-2022 14:51:00 Pagina 4 van 5

26-7-2022 00:00:00

B&W advies

11. Bijlagen Bijlage 1: Tabel Afschrijvingstermijnen dd. 01-07-2022 Bijlage 2: Raadsbesluit investeringskrediet laadpalen t.b.v. bedrijfswagens Bijlage 3: Raadsvoorstel investeringskrediet laadpalen Bijlage 4: Offerte Unica Bijlage 5: Offerte EPM

20-7-2022 14:51:00 Pagina 5 van 5

B&W besluit Besluit betreffende voorstel BenW - 3490 Onderwerp: technische installatie

Advies 3490; Advies Plaatsing laadpalen bedrijfsvoertuigen en aanpassing

Steller:

Verboeket, Marleen

B&W-vergadering:

26 juli 2022

Openbaarheid:

Openbaar

Ambtelijk advies: 1 Opdracht voor de uitvoering van de werkzaamheden, in afwijking van de geldende inkoopregels, rechtstreeks gunnen aan het bedrijf Unica, welk verantwoordelijk is voor de aanleg en het onderhoud van de huidige installatie 2 De raad voorstellen om te besluiten tot omvorming van het krediet Werkmaterieel 2019 naar een investeringskrediet Laadpalen 3 De raad voorstellen om in de bijlage van de Financiële Verordening, bijlage 1 Afschrijvingstabel in alfabetische volgorde, een item toe te voegen 'Laadpalen voor voertuigen, met een afschrijvingstermijn van 10 jaar. Collegebesluit: Conform advies

Aanmaakdatum document: 26-7-2022 12:58