Collegeadvies en -besluit 14feb23

14-2-2023 00:00:00

B&W advies

Openbaar Opsteller

R. Brink

Leidinggevende

Dienstverlening

Portefeuillehouder

Mevrouw D.H. Schmalschläger (burgemeester) bestandsomschrijving

Join-nummer Onderwerp Te nemen besluit

Datum in B&W

BenW\4023 Ontwerpbesluit onderbrengen ECGeo bij ICT NML en opheffing van de overeenkomst ECGeo 1. te besluiten tot het voornemen om de uitvoering van taken en bevoegdheden op het gebied van ECGeo, inclusief de uitvoering van de wet BGT en wet BAG, op te dragen aan de gemeenschappelijke regeling ICT NML; 2. het ontwerpbesluit vast te stellen tot opheffing van de bestuursovereenkomst ECGeo per 1-1-24; 3. het ontwerpbesluit te nemen tot toetreding tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML conform bijlage 1 (Ontwerp tweede wijziging Gemeenschappelijke Regeling ICT NML); 4. de gemeenteraad de gelegenheid te geven om zienswijze in te dienen ten aanzien van de beslispunten 1 tot en met 3 conform bijgevoegd raadsvoorstel. 14-2-2023

22-2-2023 15:31:00 Pagina 1 van 8

14-2-2023 00:00:00

B&W advies

1. Onderwerp Ontwerpbesluit onderbrengen ECGeo bij ICT NML en opheffing van de overeenkomst ECGeo

2. Inleiding/aanleiding inclusief beoogd resultaat Sinds 2017 hebben de gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert (LNRW-partners) een samenwerkingsverband op gebied van de geo(basis)registraties genaamd ECGeo. Bij ECGeo worden de wettelijke en ambtelijke taken geborgd waarvan de focus op geo-informatie ligt. Denk hierbij aan het landmeten, beheren van geo informatie maar ook verstrekken van kaarten en analyses ter ondersteuning voor gemeentelijke processen. Bij de bestuurlijk gewenste evaluatie in 2020 heeft Rijnconsult geconcludeerd dat ECGeo is uitgegroeid tot een kansrijke en robuuste organisatie. In het rapport worden enkele verbeterpunten benoemd om de organisatie toekomstbestendiger te maken door deze robuuster onder te brengen. Als motivatie wordt gegeven dat het geo-domein een zeer snelle ontwikkeling doorgaat die gedegen ondervangen dient te worden. Het huidige construct is erg afhankelijk van de inbrengende gemeenten, waardoor is geadviseerd om de samenwerking in een gedegen construct te beleggen. Met het oog op de gewenste ontwikkeling en het advies van Rijnconsult is een multi-criteria analyse opgesteld waarin de volgende scenario’s kwalitatief zijn onderzocht: 1. 2. 3. 4.

ECGeo bij gemeente Leudal ondergebracht laten ECGeo bij een andere deelnemer onderbrengen als centrum gemeente ECGeo bij ICT NML onderbrengen ECGeo bij Het Gegevenshuis onderbrengen

De ondernemingsraden van de vier gemeenten hebben geadviseerd over de gebruikte criteria en de afdelingshoofden hebben deze geaccordeerd. Bij de uitwerking van de analyse is Scenario 3 hierbij als het meest opportune scenario beoordeeld met als belangrijke punten dat de governance en ervaring aanwezig is om richting te geven aan de samenwerking. Daarnaast is de ICT impact van de migratie erg gunstig gezien ECGeo momenteel al gebruik maakt van de ICT NML omgeving. Er is binnen ICT NML een management en PIOFAH ondersteuning aanwezig die ECGeo op zijn huidige verbeterpunten kan ondersteunen. De medewerkers van ECGeo waren niet tegen het voorstel om ECGeo onder te brengen bij ICT NML. De secretarissen van de deelnemende gemeenten hebben vervolgens in 2021 Rijnconsult opdracht gegeven tot de uitwerking van de businesscase “Onderbrengen van ECGeo bij ICT NML”. Doel van de businesscase: De impact te bepalen van het onderbrengen van de geo samenwerking bij ICT NML. Deze business case is in 2021 opgeleverd. De uitkomsten van de businesscase waren gunstig en zijn als passend ervaren gezien de ontwikkelingen in het geo-domein die gaan komen. In april 2022 is door Leudal, Nederweert, Roermond en Weert een ontwerpbesluit genomen om de transitie te starten en ECGeo onder te brengen bij ICT NML. In de tussentijd zijn de nodige bescheiden opgesteld om de samenwerking verder uit te werken.

ECGeo is beoogd om per 1-1-24 als separaat programma in de ICT NML begroting te landen. ECGeo wordt een apart team met een eigen teamleider en zal haar diensten continueren voor haar afnemers. Deze diensten zijn na te slaan in bijlage 2 (dienstverleningsovereenkomst) . Bestuurlijk zal de samenwerking 22-2-2023 15:31:00 Pagina 2 van 8

14-2-2023 00:00:00

B&W advies

aansluiten bij de werkwijze van ICT NML waar het bestuurlijk overleg sturing geeft aan de GR middels stemrecht per inwonersaantal. De Bestuurlijke grip op de GR ICT NML is goed te noemen, zo zijn alle bestuurders lid van het bestuurlijk overleg en is het opdrachtgeversoverleg (OGO) bedoeld voor de ambtelijke en strategische vraagstukken. De gemeente Leudal heeft als beoogde toetreder het ontwerpbesluit genomen om Burgemeester Schmalschläger te benoemen als bestuurslid ICT NML. Het voorliggende voorgenomen besluit is nodig voor het proces van (gedeeltelijke) toetreding, meer in het bijzonder om de raad tijdig om zienswijze te vragen op de voorgenomen besluiten.

3. Voorstel aan College Met voorliggend voorstel wordt het college voorgesteld: 1. te besluiten tot het voornemen om de uitvoering van taken en bevoegdheden op het gebied van ECGeo, inclusief de uitvoering van de wet BGT en wet BAG, op te dragen aan de gemeenschappelijke regeling ICT NML; 2. het ontwerpbesluit vast te stellen tot opheffing van de bestuursovereenkomst ECGeo per 1-1-24; 3. het ontwerpbesluit te nemen tot toetreding tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML conform bijlage 1 (Ontwerp tweede wijziging Gemeenschappelijke Regeling ICT NML); 4. de gemeenteraad de gelegenheid te geven om zienswijze in te dienen ten aanzien van de beslispunten 1 tot en met 3 conform bijgevoegd raadsvoorstel.

4. Argumenten Met het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML ontstaat er een stabiele organisatie die in staat is om uitvoering te geven aan toekomstige ontwikkelingen in het Geo domein zoals de samenhangende objecten registratie (SOR), de omgevingswet en data gedreven werken. Daarnaast geeft de transitie invulling aan de verbeterpunten van de evaluatie van Rijnconsult. Denk hierbij aan: -

-

-

Positieve gevolgen voor de kwaliteit van de dienstverlening: ▪ Professionalisering, ontwikkelbaarheid van medewerkers; ▪ directe aansturing; medewerkers in eigen beheer in plaats van gedetacheerd/aangestuurd door gemeenten; ▪ ICT NML wordt gezien als een innovatieve omgeving, dit klimaat is daarmee gunstig voor de doorontwikkeling van ECGeo; ▪ Bedrijfsvoering en borging van de dienstverlening op planning & control en PIOFACH taken. Vermindering van de kwetsbaarheid: ▪ Eenmansfunctie coördinator beter op te vangen, mits achtervang geborgd; ▪ Door directe aansturing, functiedifferentiatie en achtervang beter te managen. De medewerkers krijgen meer kansen: ▪ Ontwikkelen professionaliteit; ▪ Mogelijkheden functiedifferentiatie; ▪ Voor meerdere gemeenten werken; ▪ Werken in een grotere Bedrijfsvoeringsorganisatie biedt meer doorgroeimogelijkheden en ontwikkelkansen.

22-2-2023 15:31:00 Pagina 3 van 8

14-2-2023 00:00:00

B&W advies

Met dit ontwerpbesluit wordt een volgende stap gezet in het professionaliseren en robuuster maken van de geo samenwerking in de regio. Dit is noodzakelijk vanwege het steeds groter wordende belang van geoinformatie in de uitvoering van de bedrijfsvoering in het fysieke domein en de reeds benoemde wettelijke taken. Vanwege de zorgvuldige procesgang wordt de tijd genomen om de samenwerking per 1 januari 2024 onder te brengen bij ICT NML. Nadat de gemeenteraad gelegenheid heeft gehad zienswijze in te dienen en toestemming heeft verleend en de ondernemingsraad advies heeft gegeven op basis van artikel 25 van de wet WOR, zal het college het definitieve besluit nemen.

5. Risico’s Het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML in Roermond kan gevolgen hebben voor de klanttevredenheid vanwege de fysieke afstand. Sinds het begin van de samenwerking werkt ECGeo deels op afstand en deel op locatie. Nu een meer klant-leverancier relatie zal ontstaan bestaat het risico dat de dienstverlening als afstandelijk ervaren wordt. Dit risico wordt gemitigeerd door maatwerk afspraken te maken aangaande fysieke aanwezigheid van ECGeo medewerkers in de gemeenten.

6. Motivering geheim / kabinet n.v.t.

7. Juridisch kader Opdracht tot de uitvoering van taken en toetreding tot de GR ICT NML(beslispunten 1 en 3) Het college van B&W is bevoegd om een samenwerkingsverband aan te gaan met o.a. andere gemeenten ten aanzien van college-taken. In dat kader brengt het college de uitvoering van Geo-taken onder in de gemeenschappelijke regeling ICT NML met inachtneming van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. De benodigde mandaatbesluiten voor uitvoering van de BAG en BGT worden voorgelegd bij het definitieve besluit. Met ingang van 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen gewijzigd. Aanleiding hiervoor is de behoefte om de betrokkenheid van volksvertegenwoordigers (zoals gemeenteraden) bij het bestuur van de gemeenschappelijke regeling te verbeteren. Deze wetswijziging maakt dat de gemeenschappelijke regeling ICT NML overeenkomstig de gewijzigde wet aangepast wordt en dat het onderbrengen van Geo-taken en de deelneming aan GR ICT NML met inachtneming van de gewijzigde wet gebeurt. Opheffing ECGeo (beslispunt 2) Op grond van artikel 14, derde lid van de Overeenkomst ambtelijke Geo-samenwerking LNRW wordt deze overeenkomst opgeheven bij gelijkluidend besluit van de colleges van B&W van de vier deelnemende gemeenten.

Zienswijze gemeenteraad (beslispunt 4) In artikel 1, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen is bepaald, dat de raden van de deelnemende gemeenten binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp hun zienswijze over het ontwerp van de regeling naar voren brengen. Indien zij hiervan geen gebruik maken stellen zij het college 22-2-2023 15:31:00 Pagina 4 van 8

14-2-2023 00:00:00

B&W advies

daarvan zo snel mogelijk op de hoogte. Ingevolge artikel 1 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) dient de raad vervolgens om toestemming tot toetreding gevraagd te worden. Onder het treffen van een regeling wordt in dit kader mede verstaan het wijzigen van, het toetreden tot en het uittreden tot een regeling ex art. 1 lid 5 van de Wgr.

8. Financiële samenvatting De bijgevoegde begroting en financiële consequenties zijn afgestemd in een financiële werkgroep van de deelnemende gemeente ECGeo. Als basis voor de financiële samenvatting dient de businesscase die begeleid is door Rijnconsult. Ten opzichte van deze businesscase zijn de BAG taken toegevoegd aan de begroting van de ECGeo. Tevens is een actualisatieslag gemaakt om een betere aansluiting te vinden met de grondslagen uit de begroting van ICT NML. Deze laatste actualisatie heeft met name betrekking op de indexering zoals deze wordt toegepast binnen ICT NML. Dit heeft geleid tot de bij dit stuk toegevoegde begroting. Op bijgevoegde begroting is de VPB plicht niet van toepassing, ICT NML is in goed overleg met de toezichthouder om dit zo te houden. Tevens zal de BTW op dezelfde wijze terug vorderbaar zoals dit in de huidige regeling bekend is. Door het onderbrengen van de ECGeo activiteiten binnen ICT NML, veranderen een aantal financiële punten zoals deze verwerkt worden in de ICT NML begroting. De geo module is voor deze besluitvorming separaat begroot zoals te zien in bijlage 3. Zodra ECGeo bij ICT NML onder gebracht is, zal ook de BBV van toepassing zijn op de regeling. Verbonden partij ICT NML is in tegenstelling tot de huidige samenwerking in ECGeo verband een verbonden partij (Gemeenschappelijke regeling).

Door de deelnemende partijen en het bestuur van ICT NML worden zoveel mogelijk zekerheden ingebouwd ten aanzien van de dekking van de vaste kosten. Dit leidt ertoe dat een verschuiving plaatsvindt van uitvoeringskosten naar collectieve kosten. Deze kosten zijn immers gedekt door de deelnemende gemeente als vaste bijdrage in de begroting. Voor de variabele (gemeente specifieke) kosten wordt betaald op basis van werkelijk aantal afgenomen uren. Indien deze niet worden afgenomen is betaling ook niet aan de orde. Geactualiseerde begroting Op basis van de geactualiseerde begroting is onderstaand het effect per deelnemende gemeente weergegeven.

22-2-2023 15:31:00 Pagina 5 van 8

14-2-2023 00:00:00

B&W advies

De financiële structurele consequenties voor de gemeenten op basis van de begroting zijn: Gemeente

Bijdrage

Leudal *

543.467

Nederweert

262.895

Roermond

731.047

Weert *

558.061

Dit overzicht bevat de geactualiseerde cijfers en sluit aan op de werkelijke begroting van ICT NML en is gebaseerd op de oorspronkelijke businesscase. * De bijdrage van de gemeente Leudal en de gemeente Weert is nagenoeg gelijk. Reden hiervan is dat de vaste kosten (grootste gedeelte van de begroting van ECGeo) worden verdeeld op basis van meetpunten binnen de gemeente. De gemeente Leudal heeft meer meetpunten dan de gemeente Weert. De gemeente Weert daarentegen betaald meer aan de incidentele kosten van de ECGeo. De incidentele kosten komen tot stand door het overnemen van activa (meetbus en apparatuur) en tegemoetkomen van personeel middels het sociaal plan. Gemeente

Kosten

Baten

Resultaat

Leudal *

37.000

5.800

- 31.200

Nederweert

2.793

2.793

Roermond

7.500

52.014

44.514

Weert

8.000

5.370

- 2.630

* De gemeente Leudal betaald € 1,- per inwoner voor het toetreden tot ICT NML. Financiële gevolgen gemeente Leudal De gemeente Leudal is op dit moment penvoerder en huisvader van de samenwerking binnen ECGeo verband. Dit betekent dat de gemeente een jaarlijkse vergoeding krijgt van € 47.801. Deze vergoeding is een tegemoetkoming voor het verhuren van “de Bron” en het leveren van ondersteunende diensten (financiële administratie, financieel adviseur, P&O etc.). Door het overgaan de samenwerking naar ICT NML zal deze vergoeding komen te vervallen. Echter kunnen de diensten die geleverd worden en de ruimte die verhuurd wordt niet direct ingezet worden als dekking van dit voorstel. Immers blijven de medewerkers van de ondersteunende op dezelfde contractbasis in dienst en zal ook “de Bron” gewoon geopend blijven. Daarnaast is in de vernieuwde businesscase rekening gehouden met de indexering zoals deze wordt toegepast binnen ICT NML. De huidige budgetten voor ECGeo zijn binnen de gemeente Leudal nog niet geïndexeerd met dit percentage, daar de reguliere begroting van de ECGeo wordt gevolgd. Voor de hogere structurele lasten die voortkomen uit de businesscase voor het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML zijn aanvullende middelen nodig. Het tekort op basis van de nu voorliggende begroting bedraagt € 90.952 structureel en € 31.200 incidenteel.

Van het structurele bedrag is € 46.294 als gevolg van de indexering in de businesscase. Voorgesteld wordt de indexering te dekken uit de hiervoor beschikbare stelpost. Het structurele tekort, dat zoals aangegeven veroorzaakt wordt door de wegvallende inkomsten, ad € 44.658 kan worden gedekt uit het beschikbare begrotingssaldo evenals de incidentele kosten in het jaar 2024.

22-2-2023 15:31:00 Pagina 6 van 8

14-2-2023 00:00:00

B&W advies

Actuele stand programmabegroting 2022-2026 2022

2023

2024

2025

2026

Primaire begroting 2022-2025 Mutaties kadernota 2022-2025 Mutaties na kadernota voor begroting Mutaties bij begroting 2022-2025 Stand begroting na raadsbesluit begroting 2022-2025 Mutaties voor 1e raadsrapportage 2022 Resultaat 1e raadsrapportage 2022 Bijstellingen raadsbesluiten na 1e raadsrapportage Meicirculaire 2022 Bijstelling kaderbrief en zomernota Stand voor 2e raadsrapportage 2022

-1.171.772 -447.123 1.070.282 -338.620 -887.233 2.140.589 -103.349 -265.416 1.425.839 0 2.310.430

-148.242 1.035 592.259 1.216.825 1.661.877 1.120.352 80.804 -92.754 6.124.384 -7.990.758 903.905

99.530 -50.163 279.189 1.122.002 1.450.558 669.502 48.654 -99.746 6.699.598 -7.678.025 1.090.541

735.896 142.238 302.806 1.008.853 2.189.793 319.037 -100.853 -101.258 8.677.048 -7.304.089 3.679.678

735.896 142.238 302.806 1.008.853 2.189.793 312.209 725.778 -168.500 4.095.974 -7.581.888 -426.634

Resultaat 2e raadsrapportage 2022 Begrotingssaldo na 2e raadrapportage 2022 B1Bijstelling verbonden partijen B2 Bijstelling Lijst subsidie B3 Afval B&W 3698/3789 Omnibuzz B&W 3704 Motie Afval B&W 3809 Septembercirculaire 2022 B&W 3791 Beheerplan Groen en Wegen 2023-2026 B&W 3842 Motie eenmalige uitkering B&W 3857 Energiekosten doorstart MFA De Postkoets B&W 3857 Rentebaten lening MFA De Postkoets B&W 3817 Dakrenovatie basisschool De Heihorst B&W 3859 energiecompensatie (max. € 500.000, indicatieve verdeling) B&W 3951 Armoedebeleid verruiming inkomensgrens tot 130% B&W 3907 Subsidie peuterprogramma en voorschoolse educatie B&W 3953 Decembercirculaire 2022 B&W 3961 Segment 1 Jeugd B&W 3962 Proceskosten Begrotingssaldo t/m besluitvorming B&W 4023 ECGeo Begrotingssaldo

-74.591 2.235.839

530.970 1.434.875 -8.194 -105.253 208.557 -60.063 -150.000 733.362 -110.000

147.438 1.237.979 36.752

75.242 3.754.920

44.222 -382.412

-62.687

-65.314

-68.161

645.216 -115.200

555.704 -120.400

2.108.788 -125.600

2.862

2.575

2.289

2.003

-184.950 -50.000 -393.389 9.467

-184.950 -50.000 -393.552

-50.000 -394.435

1.125.763 -44.658 1.081.105

3.498.697 -44.658 3.454.039

1.090.183 -44.658 1.045.525

603.220 -387.500 -11.272 -14.888 -250.000

262.258

2.437.657 2.437.657

-250.000 -384.950 -50.000 -356.209 61.383 -1.194 965.176 -31.200 933.976

9. Overige integrale afstemming Personele consequenties Tijdens het businesscase traject onder leiding van Rijnconsult heeft ook de werkgroep HR de personele consequenties in kaart gebracht. Het advies betreft: De medewerkers die momenteel vanuit de individuele gemeenten werkzaam zijn ten behoeve van het samenwerkingsverband EC Geo krijgen een dienstverband bij ICT NML. Een herijking van functies en rollen is onderdeel van het proces. In de huidige samenwerking waarbij met uitzondering van de gemeente Leudal, medewerkers gedetacheerd zijn, zijn verschillen in beloning voor gelijkwaardige functies zeer beperkt een gegeven. De verschillen zitten m.n. op de uitloopschalen van gemeente Roermond en verlofaanspraken. Deze verlofaanspraken worden al geharmoniseerd in de nieuwe CAO. Verder zijn er verschillen in de vergoeding van reiskosten woon/werkverkeer die niet iedere gemeente kent. In principe geldt hier ‘Overgang van Onderneming’ waar de medewerkers de overgedragen taak volgen en van rechtswege in dienst treden van ICT NML. Omwille van uniformiteit met de overige toekomstige 22-2-2023 15:31:00 Pagina 7 van 8

14-2-2023 00:00:00

B&W advies

collega’s en bedrijfsvoering van ICT NML is er voor gekozen om middels een sociaal plan de medewerkers onder de arbeidsvoorwaarden van ICT NML te laten vallen met dien verstande dat als de medewerker op dit moment een gunstigere arbeidsvoorwaarde heeft dan die van ICT NML, hij/zij zijn gunstigere arbeidsvoorwaarde mee overneemt naar ICT NML. Na een akkoord op dit ontwerpbesluit zullen de ondernemingsraden van de vier gemeenten in de gelegenheid wordt gesteld advies uit te brengen voor zowel de personele als organisatie gevolgen. Dit staat gepland in maart van 2023. In tegenstelling tot eerder bericht hebben de OR-en geen instemminsrecht in deze casus. De adviezen van de ondernemingsraden worden in overleg verwerkt in het definitieve besluit dat ter vaststelling aangeboden wordt. Planning: Februari:

Ontwerpbesluit colleges ECGeo deelnemers

Februari: Maart:

Ontwerpbesluit colleges ICT NML deelnemers Adviesaanvraag Ondernemingsraden Leudal, Nederweert, Roermond, Weert en ICT NML

Maart:

aangaande artikel 25 wet WOR Zienswijze gemeenteraden Leudal, Nederweert, Roermond en Weert

Juni: Juli:

Toestemming Raden ICT NML gemeenten en Leudal, Nederweert, Roermond en Weert Formeel besluit Colleges ICT NML gemeenten en Leudal, Nederweert, Roermond en Weert

10. Communicatie Openbaar: ☑ Actief: ☑ Informeren raad ☐ Ter inzage leggen voor ☐ Publiceren op Overheid.nl ☐ Plaatsen op gemeente info ViaLeudal ☐ Plaatsen op website ☐ Plaatsen op social media ☑ Versturen persbericht naar (lokale) media ☐ Plaatsen op intranet ☐ Overige communicatie Communicatiestrategie:

11. Bijlagen Bijlagen ter ondersteuning voor het ontwerpbesluit zijn: 1. Ontwerp Tweede wijziging Gemeenschappelijke regeling ICT NML 2. Dienstverleningsovereenkomst Module Geo bij ICT NML 3. Begroting ICT NML voor module Geo 2024 4. Raadsvoorstel indienen zienswijze ECGeo en toetreding geo taken ICT NML 5. Raadsbesluit indienen zienswijze ECGeo en toetreding geo taken ICT NML 22-2-2023 15:31:00 Pagina 8 van 8

B&W besluit Besluit betreffende voorstel BenW - 4023 Onderwerp: overeenkomst ECGeo

Ontwerpbesluit onderbrengen ECGeo bij ICT NML en opheffing van de

Steller:

Brink, Reiner

B&W-vergadering:

14 februari 2023

Openbaarheid:

Openbaar

Ambtelijk advies: 1. Te besluiten tot het voornemen om de uitvoering van taken en bevoegdheden op het gebied van ECGeo, inclusief de uitvoering van de wet BGT en wet BAG, op te dragen aan de gemeenschappelijke regeling ICT NML; 2. Het ontwerpbesluit vast te stellen tot opheffing van de bestuursovereenkomst ECGeo per 1-1-24; 3. Het ontwerpbesluit te nemen tot toetreding tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML conform bijlage 1 (Ontwerp tweede wijziging Gemeenschappelijke Regeling ICT NML); 4. De gemeenteraad de gelegenheid te geven om zienswijze in te dienen ten aanzien van de beslispunten 1 tot en met 3 conform bijgevoegd raadsvoorstel. Collegebesluit: Conform advies

Aanmaakdatum document: 17-2-2023 8:52