Document · PDF

Collegeadvies

Commissievergadering Bestuur en middelen 2 februari 2022, gemeente LeudalBij agendapunt: Raadsvoorstel Hybride werken1.693 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

18-1-2022 00:00:00

B&W advies

Openbaar Opsteller

N.E.H. Slothouwer

Leidinggevende

Gemeentesecretaris

Portefeuillehouder

De heer Mr. S.B.J. Backus (wethouder) bestandsomschrijving

Join-nummer

BenW\3186

Onderwerp

Raadsvoorstel en raadsbesluit t.b.v. een investeringskrediet hybride werken

Te nemen besluit Datum in B&W

1. In te stemmen met bijgevoegd raadsvoorstel en raadsbesluit voor het voteren van een investeringskrediet voor het hybride werken. 18-1-2022

13-1-2022 15:18:00 Pagina 1 van 6

18-1-2022 00:00:00

B&W advies

1. Onderwerp Raadsvoorstel en raadsbesluit t.b.v. een investeringskrediet hybride werken.

2. Inleiding/aanleiding inclusief beoogd resultaat Op 14-12-2022 is uw college in kennis gesteld over het voornemen hybride werken te gaan omarmen als de werkvorm voor de toekomst in Leudal. Daarnaast heeft uw college de OR formeel om advies gevraagd. Inmiddels heeft de OR positief geadviseerd met betrekking tot het hybride werken. Inmiddels is de inventarisatie afgerond door de leidinggevenden waardoor de raming die u vorige keer heeft ontvangen m.b.t. het investeringskrediet verder verfijnd kan worden. In totaal zijn er 151 medewerkers van de 258 medewerkers, die in de toekomst hybride gaan werken en 17 medewerkers waarbij de inventarisatie nog moet plaatsvinden. Door dit aantal en het positieve advies van de OR heeft de gemeente Leudal er alle vertrouwen in dat het hybride werken draagvlak heeft onder medewerkers en verder geïmplementeerd kan worden in het jaar 2022. Redenen om niet hybride te kunnen werken, betreffen functies als buitendienstmedewerkers en medewerkers die aan de receptie en afsprakenbalies werken, toezichthouders, bodes en Boa’s. Om het hybride werken vorm te geven voor de medewerker, is een investeringskrediet nodig om de benodigde devices aan te schaffen of aanpassingen aan de kantooromgeving te realiseren. Deze vorm van werken is nieuw beleid, waardoor dit niet in het reguliere MIP van de begroting 2022-2025 is meegenomen.

Tevens is in het verleden aangegeven dat deze vorm van werken en de bijbehorende kosten separaat aan de raad worden aangeboden. Het uitgangspunt dat hierbij gehanteerd is betreft een kostenneutraliteit voor de gemeente Leudal. Het advies is daarom om middels een separaat raadsvoorstel een krediet aan te vragen van € 336.000, waarna het hybride werken daarna in het MIP van de begroting als reguliere vervangingsinvestering kan worden opgenomen. De eerste stappen die we de komende periode gaan zetten, zijn het in gebruik nemen van een reserveringsapp die domein-overstijgend werken mogelijk maakt en medewerkers faciliteert in het kiezen van de juiste werkplek, thuis of op kantoor. Ook biedt het de organisatie de mogelijkheid een veilige werkplek te creëren door aanwezigheid te monitoren en de afspraken, maar zeker ook de coronamaatregelen na te leven. Een volgende stap, na het verkrijgen van het benodigde krediet, is het aanbieden van faciliteiten voor het inrichten van de thuiswerkplek. De overlegruimtes zullen tevens uitgerust worden voor hybride vergaderen.

3. Voorstel aan College 1. In te stemmen met bijgevoegd raadsvoorstel en raadsbesluit voor het voteren van een investeringskrediet voor het hybride werken.

13-1-2022 15:18:00 Pagina 2 van 6

18-1-2022 00:00:00

B&W advies

4. Argumenten De afgelopen twee jaar hebben medewerkers vanwege het coronavirus veelvuldig thuisgewerkt. Hierbij is veelal gebruik gemaakt van eigen devices, met de daarbij behorende risico’s en beheersmatige uitdagingen. Nu een kader is opgesteld voor het hybride werken is de logische vervolg stap het aanvragen van een investeringskrediet om te voldoen aan de zorgplicht vanuit de werkgever. We vragen nu een investeringskrediet aan voor de hoogst noodzakelijke faciliteiten in het kader van de zorgplicht.

5. Risico’s -

Er is momenteel sprake van langere levertijden (gemiddeld 4 tot 6 maanden) voor devices, waardoor implementatie vertraging op kan lopen en prijzen blijvend fluctueren;

Voor medewerkers kan het niet beschikbaar hebben van goede apparatuur leiden tot het niet optimaal uitvoeren van het werk. De coronapandemie moet daarbij worden gezien als noodsituatie, waarbij medewerkers “gedwongen” zijn op deze manier te werken ongeacht de werksituatie thuis. Nu deze pandemie langer duurt en wij voornemens zijn hybride te gaan werken (net als vele omliggende gemeenten), komt ook de zorgplicht van de werkgever in beeld. Zonder goede devices voldoen wij niet aan onze zorgplicht, die de werknemer wettelijk gezien van ons mag verwachten.

6. Motivering geheim / kabinet -

N.v.t.

7. Juridisch kader Eerder is er juridisch advies ingewonnen om te komen tot een regeling en overeenkomst hybride werken. Bij het verstrekken van de faciliteiten voor het inrichten van de thuiswerkplek tekent de medewerker de overeenkomst en verklaart daarmee dat de werkgever aan zijn zorgplicht heeft voldaan. De werkgever faciliteert instructie en het hybride werken wordt als onderwerp besproken in de gesprekscyclus tussen medewerker en leidinggevende.

8. Financiële samenvatting Het is altijd de bedoeling geweest om het hybride werken kosten neutraal te dekken. Daarvoor zijn binnen de beschikbare budgetten in de exploitatie mogelijkheden gezocht, waar ten tijde van het coronavirus reeds voordelen op zijn behaald. Deze voordelen hangen samen met het feit dat er minder personen aanwezig zijn binnen het gemeentehuis. Voorbeelden hiervan zijn de forenzen vergoeding en besparingen op facilitaire zaken. Tevens worden beschikbare investeringsbudgetten ingezet ter bekostiging van het voorstel, waarbij het krediet moet aansluiten bij de aard van het hybride werken (deze worden in het raadsvoorstel afgeraamd, waarna de vrijvallende kapitaallasten als dekking dienen voor het nieuwe voorstel). De bedoeling hiervan is dat de totale kosten van het hybride werken, zoals deze nu bekend zijn, in een voorstel aan de raad worden voorgelegd. 13-1-2022 15:18:00 Pagina 3 van 6

18-1-2022 00:00:00

B&W advies

Om over te gaan tot de aanschaf van de benodigde apparatuur voor het hybride werken dient de raad een besluit te nemen over de toekenning van het investeringskrediet. Ten aanzien van het hybride werken wordt voorgesteld om alle kredieten gelijktijdig te laten voteren waarbij een onderverdeling wordt gemaakt naar 2 onderdelen op basis van de afschrijvingstermijn. 1. € 257.250 ten behoeve van de aanschaf van devices voor het hybride werken. Hiertoe behoren een

laptop, tweede beeldscherm, muis, toetsenbord en een headset (dit om te voldoen aan de zorgplicht als werkgever). € 78.750 ten behoeve van de aanschaf van nieuwe bureaustoelen. Hierbij kan het nu geraamde bedrag in het MIP voor 2024 ad € 100.000 vervallen.

In totaal wordt de raad een bedrag van € 336.000 gevraagd, waarbij een bedrag van € 100.000 uit het MIP voor het jaar 2024 geschrapt zal worden. In dit voorstel is nog geen rekening gehouden met het inrichten van aanvullende faciliteiten in het gemeentehuis, denk aan akoestische aanpassingen en ruimten voor projectmatig (digitaal) werken en dit zal deel uitmaken van de 2e fase te implementeren vanaf Q3 2022 en verder. In onderstaande tabel is dekking van het gehele voorstel weergegeven, waarbij de investeringsbedragen zijn gekapitaliseerd naar de vigerende afschrijvingstermijn. Op basis van de nu bekende bedragen en berekeningen ontstaat in alle jaren een voordeel. Voorgesteld wordt om dit te reserveren voor eventuele toekomstige kosten in het kader van hybride werken op te vangen.

13-1-2022 15:18:00 Pagina 4 van 6

18-1-2022 00:00:00

B&W advies

Totale budgettaire lasten

2022

2023

2024

2025

in verband met hybride werken (exploitatie en afschrijvingslasten) 1*

Aanschaf faciliteiten

€ 64.313

€ 24.000

€ 7.875

€ 96.188

zorgplicht (excl. bureaustoelen) 2

MS teams licenties

Bureaustoelen

€ 7.875

Opleidingskosten

€ 30.000

Communicatiekosten

€ 5.000

Onvoorzien

€ 2.950

Totaal aan lasten Dekking op basis van

€ 134.138 2022

2023

2024

2025

beschikbare budgetten door het hybride werken 1

Besparing

-/- € 67.802

-/- € 7.966

forenzenvergoeding 2*

Beschikbaar budget vervanging tablets en notebooks

Besparing facilitaire zaken

-/- € 15.000

Onderbesteding budget

-/- € 7.078

-/- € 10.000

treinreizen/dienstreizen 5

Niet gebruiken gereserveerde kapitaallasten MIP

Verkoop devices

-/- € 7.000

Dekking studie en

-/- € 30.000

opleidingen B

Totaal aan besparingen

-/- € 134.846

-/- € 97.846

-/- € 107.846

Totaal kosten voorstel

-/- € 709

-/- € 1.659

-/- € 11.659

(a-b) (-/- is een voordeel) * De afschrijvingslasten tussen de punten A1 en B2 vertonen verschil. Dit heeft te maken met het feit dat in de oude situatie € 130.000 (3) beschikbaar was voor de aanschaf van laptops en iPads. De nieuwe situatie gaat uit van een groter aantal een uitgebreider aanbod aan faciliteiten. Daarnaast is van het initiële krediet reeds geld besteed aan noodzakelijke vervangingen van laptops en iPads. Tot slot wordt een bedrag gereserveerd voor vervanging van iPads van de raads- en commissieleden van de gemeente Leudal. Het krediet dat resteert na deze reservering wordt ingezet voor het hybride werken.

9. Overige integrale afstemming Personele consequenties Gedurende het gehele traject is er nauw overleg geweest met de OR over de personele consequenties. Knelpunten en best practices worden gedeeld en er wordt gezamenlijk gezocht naar oplossingen.

13-1-2022 15:18:00 Pagina 5 van 6

18-1-2022 00:00:00

B&W advies

Door de brede afspiegeling van afdelingen en functies binnen de projectgroep wordt er op voorhand nagedacht over het belang van en de consequenties voor het overgrote deel van de medewerkers. De OR heeft inmiddels positief geadviseerd richting de WOR-bestuurder over het hybride werken.

10. Communicatie Openbaar: ☑ Actief: ☑ Informeren raad ☐ Ter inzage leggen voor ☐ Publiceren op Overheid.nl ☐ Plaatsen op gemeente info ViaLeudal ☐ Plaatsen op website ☐ Plaatsen op social media ☐ Versturen persbericht naar (lokale) media ☐ Plaatsen op intranet ☐ Overige communicatie Communicatiestrategie: Gelijktijdig met de formele adviesaanvraag van uw college aan de OR zijn het kader en de adviesaanvraag gecommuniceerd met de medewerkers. Verder zijn medewerkers door de projectgroep steeds op de hoogte gehouden van de veranderende maatregelen n.a.v. de coronapandemie en zal de projectgroep naar de toekomst toe de stand van zaken rondom het hybride werken met medewerkers delen.

11. Bijlagen -

Raadsvoorstel hybride werken 15-02-2022 Raadsbesluit hybride werken 15-02-2022

13-1-2022 15:18:00 Pagina 6 van 6

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Leudal&id=6745d3ac-df29-4ed7-ad46-52542a1b88a6