Collegeadvies
Tekst van het document
29-3-2022 00:00:00
B&W advies
Openbaar Opsteller
T. Florie
Leidinggevende
Dienstverlening
Portefeuillehouder
De heer Mr. S.B.J. Backus (wethouder) bestandsomschrijving
Join-nummer
BenW\3334
Onderwerp
Budget ter vervanging van HRM systeem
Te nemen besluit
Datum in B&W
1. In te stemmen met bijgevoegd raadsvoorstel en de raad voor te stellen een krediet van € 150.000 te laten voteren ten aanzien van een nieuw HRM systeem. 29-3-2022
5-4-2022 11:01:00 Pagina 1 van 4
29-3-2022 00:00:00
B&W advies
1. Onderwerp Budget ter vervanging van HRM systeem.
2. Inleiding/aanleiding inclusief beoogd resultaat Het HRM-systeem van de gemeente Leudal is aangeschaft in 2007 en wordt per 1 januari 2023 niet meer ondersteund. Er zal een nieuw HRM systeem aanbesteed moeten worden. De vernieuwing zal opgestart kunnen worden met een meervoudig onderhandse aanbesteding, gezien het drempelbedrag binnen 4 jaar berekend is onder meer dan 215.000 euro voor diensten voor decentrale overheid (drempelbedrag per 1 januari 2022). Op dit moment is een bedrag van € 150.000 ingerekend in het MIP voor het jaar 2024. Gelet op de uitfasering is het van belang om nu een krediet beschikbaar te krijgen. De aanbesteding zelf zal apart worden voorgelegd aan het college conform de mandaatregeling, waarin is opgenomen dat Europese aanbesteding een bevoegdheid van het college is. De aanleiding om het systeem te gaan vernieuwen, komt in hoofdlijnen neer op onderstaande punten: • Huidig systeem is verouderd en wordt per 1 Januari 2023 niet meer ondersteund. • Huidig systeem voldoet niet meer aan diverse technische vereisten. • Het vernieuwen van het systeem sluit aan op de visie op IV en ICT, en aan de eisen voor informatieveiligheid en privacy.
3. Voorstel aan College Voorgesteld wordt om de raad een krediet te laten voteren van € 150.000, in het jaar 2022, dit is twee jaar eerder als oorspronkelijk begroot.
4. Argumenten Opbouw van de kosten zijn begroot als volgt: • Extern advies ten behoeve van het opstarten van de aanbesteding: €25.000 • Eenmalige implementatie-kosten: €75.000 voor inrichting systeem en nieuwe processen. Eventueel
• •
inhuur extra personeel. Training en opleiding €40.000 ten behoeve van gebruikers. Communicatie €10.000 ter ondersteuning van de implementatie en het meenemen van de organisatie.
5. Risico’s Indien geen krediet wordt verkregen zijn er geen middelen om het huidige pakket te vervangen. In dat geval zal per januari 2023 geen ondersteuning beschikbaar zijn voor het HRM pakket en de salarisadministratie. Hiermee komt de continuïteit van de salarisbetalingen in gevaar.
6. Juridisch kader Op grond van artikel 189 Gemeentewet heeft de gemeenteraad het budgetrecht. Op grond van artikel 5, vierde lid, van de Financiële verordening Gemeente Leudal 2018 is bepaald dat het college voorafgaand 5-4-2022 11:01:00 Pagina 2 van 4
29-3-2022 00:00:00
B&W advies
aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel aan de raad doet wanneer voor een investering het investeringskrediet niet is geautoriseerd met het vaststellen van de begroting. Reden waarom dit voorstel dient te worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Ten aanzien van de overheidsopdracht (dienst) geldt dat wanneer deze hoger is dan het vastgestelde drempelbedrag, de overheidsopdracht Europees moet worden aanbesteed. Hiervoor is de gemeente gebonden aan het aanbestedingsrecht.
7. Financiële samenvatting Binnen de begroting is rekening gehouden met kapitaallasten ad € 30.000 vanaf het jaar 2025 op basis van een investering van € 150.000. Dit voorstel gaat om een bedrag van € 150.000 en tevens een eerder jaartal van afschrijven. Voor het jaar 2024 kan dit voor een bedrag van € 25.404 worden gedekt uit de stelpost. Voor een bedrag van € 4.596 zal dit uit de begrotingsruimte gedekt moeten worden. 2024
2025
2026
Kostenplaats
60080101 Stelpost
Kostensoort
4073130 Vervangingsinvestering
Begroting
25.404
Realisatie
0
Verplichtingen
0
2027
30.761
30.761
30.761
Restant
25.404
30.761
30.761
30.761
Kosten dit advies
30.000
0
0
0
Restant
-4.596
30.761
30.761
30.761
2024
2025
2026
Kostenplaats
50045102 ICT
Kostensoort
4073130 Vervangingsinvestering
2027
Begroting
0
30.000
30.000
30.000
Realisatie
0
0
0
0
Verplichtingen
0
0
0
0
Restant
0
30.000
30.000
30.000
Kosten dit advies
0
30.000
30.000
30.000
Restant
0
0
0
0
8. Overige integrale afstemming Het voorstel is afgestemd met de inkoopadviseur van Inkoop Zuid.
9. Communicatie Openbaar: ☑ Actief: 5-4-2022 11:01:00 Pagina 3 van 4
29-3-2022 00:00:00
B&W advies
☑ Informeren raad ☐ Ter inzage leggen voor ☐ Publiceren op Overheid.nl ☐ Plaatsen op gemeente info ViaLeudal ☐ Plaatsen op website ☐ Plaatsen op social media ☐ Versturen persbericht naar (lokale) media ☐ Plaatsen op intranet ☐ Overige communicatie Communicatiestrategie:
10. Bijlagen 1. 2.
Raadsvoorstel kredietvotering vernieuwing HRM systeem. Raadsbesluit kredietvotering vernieuwing HRM systeem.
5-4-2022 11:01:00 Pagina 4 van 4