Bestuursopdracht

Bestuursopdracht

Datum

Betreft

1 maart 2023

Bestuursopdracht 'Ontwikkelen ontmoetingsplekken in Leudal’ Bijlage 4 bij B&W4039 Ontmoetingsplekken in Leudal CONCEPT

Aanleiding Opdracht vanuit het College van B&W: ‘bestuurlijke keuzes langere termijn doorkijk/ visie op gemeenschapsvoorzieningen en sport- en cultuuraccommodaties’. Ambtelijk werd een ‘advies doorontwikkeling gemeentelijke accommodaties’ opgesteld in de vorm van een presentatie in B&W van 17 januari 2023. Met de presentatie als basis werd deze bestuursopdracht ‘Ontmoetingsplekken in Leudal’ opgesteld. Beoogd resultaat Bij de doorontwikkeling van de ontmoetingsplekken en bij (toekomstige) hulpvraagstukken vanuit de ontmoetingsplekken wordt er altijd getoetst aan dit basisuitgangspunt: de inzet op maatschappelijke functie(s) van de betreffende ontmoetingsplek en de borging hiervan. Uitwerking bestuursopdracht Fasering De eerste fase richt zich op de doorontwikkeling van onze ontmoetingsplekken; de sport- en cultuuraccommodaties worden in de tweede fase meegenomen, inclusief lopende initiatieven. Integraliteit borgen Bij de integraliteit van de doorontwikkeling van gemeentelijke accommodaties kan het zijn dat er een combinatie vanuit de ontmoetingsplekken uit fase 1 met sportaccommodaties uit fase 2 de wenselijke doorontwikkeling is. Opzet doorontwikkelproces in stappen Het proces wordt stapsgewijs uitgevoerd. Ondersteuning in onderzoeksfase in stap 1 In de onderzoeksfase hebben we expertise nodig welke wij niet in huis hebben, noch de personele capaciteit voor hebben.

Bureau Synarchis heeft deze expertise in huis om de onderzoeksfase van stap 1 op te zetten gericht op een volwaardige ‘Rapportage met implementatie- en transitieplan’. Stap 1 Onderzoeksfase en kaderstelling Verzamelen van geobjectiveerde kengetallen inclusief actuele bezettingsgraden van alle ontmoetingsplekken door een brede inventarisatie van de ontmoetingsplekken. Hierbij worden een aantal onderzoeken uitgezet. a. De situatie per ontmoetingsplek; b. Relevante trends en ontwikkelingen; c. Integrale analyse van de situatie in de gemeente Leudal. Basiskader voor toekomstbestendige ontmoetingsplekken Deze data worden ingezet om tot de ontwikkeling van een basiskader voor toekomstbestendige ontmoetingsplekken te komen. Dit in combinatie met een werksessie over onder meer: a. de functie en het (multifunctioneel) gebruik van de ontmoetingsplek; b. de bezetting van de ontmoetingsplek en spreiding van alle ontmoetingsplekken; c. kwaliteit en duurzaamheid van de ontmoetingsplek; d. eigendom en exploitatie/beheer van de ontmoetingsplek; e. financiën (exploitatie en gebruik) van de ontmoetingsplek. Deze werksessie leidt tot de aanlevering van een rapportage met een implementatie- en transitieplan met de nieuwe algemeen geldende uitgangspunten voor de bestaande ontmoetingsplekken: Implementatie- en Transitieplan Ontmoetingsplekken Leudal.

Stap 2 Toetsing Implementatie- en Transitieplan Ontmoetingsplekken Leudal per locatie

Bestuursopdracht Het scannen van een huidige bestaande ontmoetingsplek en deze te toetsen aan de ‘Implementatie- en Transitieplan Ontmoetingsplekken Leudal’. Na toetsing kan blijken dat huidige ontmoetingsplekken (nagenoeg) voldoen aan de maatwerk inrichting van de nieuwe ontmoetingsplek. Stap 3 Toepassen van Implementatie- en Transitieplan Ontmoetingsplekken Leudal per locatie Uitvoering geven aan het Implementatie- en Transitieplan Ontmoetingsplekken Leuda. In samenwerking met de huidige besturen van de ontmoetingsplekken, met vertegenwoordigers van de betrokken stakeholders, de belangenbehartiger van de nieuwe ontmoetingsplekken OOG en een onafhankelijk samengestelde klankbordgroep wordt door de gemeente de nieuwe toekomstbestendige ontmoetingsplek vormgegeven. Doel Nieuwe toekomstbestendige invulling per ontmoetingsplek met een breed draagvlak. Stap 4 Opstellen van een hernieuwd maatschappelijk contract met de ontmoetingsplekken Per ontmoetingsplek wordt een (maatschappelijk) contract opgesteld om onderlinge afspraken vast te leggen gebaseerd op voor alle nieuwe ontmoetingsplekken gelijke uitgangspunten. Eisen en verplichtingen worden vastgelegd. Additionele mogelijkheden Naast de maatschappelijke functie is er voor de besturen van de ontmoetingsplekken ook ruimte voor eigen activiteiten.

Deze eigen activiteiten maken nadrukkelijk geen deel uit van het maatschappelijk contract met de gemeente Leudal. Organisatie Voor de duur van het onderzoeksproject een projectgroep in te richten die bestaat uit een vertegenwoordiging van de bij het onderwerp gerelateerde disciplines binnen de organisatie van de gemeente Leudal: sociale domein, vastgoed, maatschappelijke ontwikkeling, financiën, communicatie en procesregie. De projectgroep beoordeelt de (tussentijds) opgestelde documenten en bewaakt de voortgang van het proces. Ten slotte het inrichten van een klankbordgroep bestaande uit betrokken vertegenwoordigers binnen onze gemeente. Bestuurlijke besluitvorming in doorontwikkelproces Bij bovengenoemde stappen zijn meerdere bestuurlijke beslismomenten: 1. vaststellen van het basiskader voor toekomstbestendige ontmoetingsplekken; 2. vaststellen rapportage implementatieplan en transitieproces; 3. vaststellen van de implementatie- en transitieplannen per ontmoetingsplek; 4. opstellen van maatschappelijk contracten per ontmoetingsplek. Communicatie Het doorontwikkelproces ontmoetingsplekken is gezien de doelstelling om de maatschappelijke functie te borgen in de ontmoetingsplekken een intensief proces zijn met meerdere belanghebbenden die niet per definitie op dezelfde lijn zitten als het om een toekomstbestendige ontmoetingsplaats gaat.

In dit proces moet uitgebreid en zorgvuldig gecommuniceerd worden; verslag gemaakt worden en met ondersteuning van team communicatie een gezamenlijke communicatie opgezet worden om na iedere bijeenkomst zorgvuldig te communiceren over de stand van zaken en tussentijdse ontwikkelingen rondom de ontmoetingsplek. Besluit Het College van B&W wordt gevraagd akkoord te gaan met deze bestuursopdracht