Bestuurs- en managementsamenvatting Quick Scan Crisisorganisatie hoogwatercrisis 2021

Bestuurs- en managementsamenvatting Quick scan crisisorganisatie hoogwater juli 2021

Aanleiding en opdracht

Opdracht

In juli 2021 heeft zware regenval gezorgd voor hoogwater in de provincies Limburg en Noord-Brabant. Voor de aanpak van het hoogwater heeft de Veiligheidsregio Limburg-Noord (VRLN) de crisisorganisatie opgeschaald naar een GRIP-41. Ook de gemeente Leudal is getroffen door het hoogwater. Vanaf 14 juli 20212 is de crisisorganisatie in de gemeente operationeel geworden.

Wij hebben de gemeente Leudal geadviseerd een quick scan (in plaats van een evaluatie) te houden, zeker gelet op de deadlines.

De impact van deze periode op de bedrijfsvoering is groot geweest en er is veel ervaring opgedaan. Dit is de reden om de lessen van deze periode in kaart te laten brengen en te laten evalueren door middel van een quick scan. De gemeente Leudal wil kunnen leren van de ervaringen en deze quick scan kunnen gebruiken voor eventueel benodigde aanpassingen in plannen, procedures, werkwijze enzovoort.

1 Voor uitgebreidere informatie over de GRIP-structuur en de regionale

crisisstructuur verwijzen wij u naar het Regionaal Crisisplan Veiligheidsregio Limburg-Noord (2018): https://vrln.nl/application/files/1615/8998/3277/Regionaal_crisisplan_VRLN_2018_p ubl_24042018.pdf

Een quick scan houdt een globale verkenning in, waarbij de belangrijkste kansen, knelpunten en verbetermogelijkheden worden benoemd. De quick scan kan leiden tot een uitgebreidere analyse voor één of meer thema’s. Deze quick scan behelst de periode 14 juli 2021 tot en met 20 juli 2021. Ook nemen wij de eerste preparatie van de nafase mee in de quick scan.

Rerum omnium magister usus ‘De praktijk is de leermeester van alle dingen’ Julius Caesar

2 Volgens LCMS aflossings- en overdrachtsdocument ROT

Inhoud quick scan Doel en onderwerpen van de quick scan: 1. Het in beeld brengen van de gebeurtenissen rond de aanloop naar en het optreden tijdens het hoogwater. 2.

De interactie van het TBZ met het regionaal operationeel team (ROT) van de VRLN.

3.

In hoofdzaak via de lijn voorzitter TBZ en de algemeen commandant bevolkingszorg (AC-BZ) in het ROT. De interactie van het TBZ met de burgemeester.

4.

De interactie en communicatie van de burgemeester met college en gemeenteraad.

5.

De samenwerking met andere organisaties die bij deze crisis betrokken zijn geweest.

Veel mensen zien het woord ‘evalueren’ in de zin van ‘oordelen’ of ‘toetsen’. Het is goed te realiseren dat in het werkwoord ‘evalueren’ het woord ‘value’ (waarde) zit in de zin van waardevol, nuttig en appreciëren. Het is daarom mogelijk dat u het incident of momenten daarvan anders herinnert of waardeert dan dit quick scan verwoordt.

Grenzeloze betrokkenheid leden crisisorganisatie Vrijwel alle deelnemers aan de quick scan benoemen de mateloze betrokkenheid van de bestuurders en medewerkers van de crisisorganisatie tijdens de hoogwatercrisis. ‘We weten elkaar snel te vinden’ ‘We delen de informatie proactief’ ‘We handelen snel’ Deze betrokkenheid vinden de deelnemers een groot compliment waard.

Let op: bias of valkuilen

Véél deelnemers aan de quick scan ‘verlangen’ dat dit in de quick scan wordt benadrukt.

Laten we ons realiseren dat ons korte- en lange termijngeheugen selectief zijn. Onze zintuigelijke ervaringen moeten worden opgeslagen, vastgehouden en opgehaald.

Algemene aanbevelingen:

Daarnaast worden we bij het waarnemen van gebeurtenissen overstelpt door informatie en zijn we gedwongen keuzes te maken. Dit selecteren van informatie gebeurt voor het grootste deel onbewust. We onthouden de dingen die ons belangrijk lijken of waardoor onze aandacht getrokken wordt. Aan andere dingen besteden we geen aandacht en die komen dan ook niet in het geheugen terecht.

Op voorhand doen wij u de volgende aanbevelingen: 1. Deel deze quick scan met de gemeentelijke crisisorganisatie. 2.

Besluit welke conclusies en aanbeveling(en) leiden tot het aanpassen c.q. actualiseren van uw planvorming.

3.

Neem de aanbeveling(en) op in het scholingsprogramma (opleidingen, trainingen en oefeningen) van de crisisorganisatie.

4.

Beloon de mensen die zijn ingezet tijdens de hoogwatercrisis. Denk ook aan degenen die achter de schermen hebben bijgedragen.

Selectie top 10 aanbevelingen:

Tot slot

1.

Cuijpers Consultancy en Integrato hebben de samenwerking met de deelnemers aan deze quick scan als zeer prettig, open en professioneel ervaren. Onze dank en complimenten!

Houd rekening met het gegeven dat waterstanden moeilijk te voorspellen zijn. Zowel door een waterschap als door Rijkswaterstaat.

2.

Werk als burgemeester bij een GRIP-4 met een bestuurlijk kernteam voor advisering over de rollen van de burgemeester.

3.

Actualiseer het draaiboek hoogwater zo snel mogelijk.

4.

Denk aan voldoende crisismedewerkers, zodat de gemeente bij een veiligheidsregio-brede ramp of crisis de crisisrollen zelf kan invullen.

5.

Houd een persoonlijk logboek bij. Dit persoonlijk logboek kan dienen als geheugensteun tijdens de opschaling. Én als input voor een overdrachtsof aflossingsdocument, maar ook als verantwoordingsdocument.

6.

Waarborg de interne communicatie naar de gemeentelijke medewerkers die niet direct betrokken zijn bij de crisisbeheersing.

7.

handelingsperspectief voor de wethouders voor de denkbare situatie dat ze benaderd worden door journalisten, bewoners en bedrijven. Houd de gemeenteraad inderdaad zo veel mogelijk op de hoogte. Neem de gemeenteraad zo snel mogelijk mee in de stand van zaken van een ramp of crisis. 9.

Wij hebben voor deze quick scan alle nodige informatie ontvangen en een open houding van alle geïnterviewden ervaren.

Informeer het college van burgemeester en wethouders collegiaal. Een hoogwatercrisis raakt één of meerdere wethouders. Ontwikkel een

8.

Wij hebben ervaren dat er een open cultuur bestaat binnen de gemeente Leudal. We hebben geen voorbeeld van het opzettelijk achterhouden van relevante informatie.

Neem de tijd om met bewoners een dialoog aan te gaan, zowel tijdens als na een ramp of crisis. Mocht daar geen tijd voor zijn, leg dit dan uit (duiding).

10. Besteed aandacht aan het effectief en efficiënt wegzetten van de nafaseactiviteiten in de reguliere organisatie.

Dit is zeer positief. Ook hiervoor willen wij iedereen bedanken! De aanleg van de nooddijk in Leudal. Bron: dhr. R. Martens